Raamovereenkomst (concept 24 november 2016) Stichting Huis van Eemnes
Overeenkomst tot overdracht van het beheer en de exploitatie van de sport- en ontmoetingscentrum De Hilt in Eemnes.
De ondergetekenden:
1. De gemeente Eemnes, vertegenwoordigd door de heer R. van Benthem RA, burgemeester, als zodanig handelend ter uitvoering van het besluit van het college van Eemnes van ….
december 2016, verder te noemen de Gemeente;
2. Stichting Huis van Eemnes, gevestigd in Eemnes, vertegenwoordigd door de heren W.
Jongmans en A.J.M. de Bruijn, respectievelijk voorzitter en secretaris, hierna te noemen: de Stichting.
In aanmerking nemend:
Dat de gemeente met ingang van 1 april 2017 het beheer en de exploitatie van het sport- en ontmoetingscentrum De Hilt, met alle daarbij behorende voorzieningen en installaties wenst over te dragen aan de stichting en de stichting bereid is zodanige overdracht te aanvaarden;
Dat de gemeente, in overleg met de stichting en de bibliotheek Gooi en Meer, bezig is met plannen voor nieuwbouw van het Huis van Eemnes, te realiseren in de periode 2017 – 2019;
Dat de stichting het maatschappelijk belang van genoemde accommodatie erkent, i.c. het in standhouden van de accommodatie voor recreatieve, maatschappelijke en culturele
activiteiten ten behoeve van de inwoners van Eemnes en zich zal inspannen voor instandhouding en exploitatie daarvan ter behartiging van dat maatschappelijk belang;
Dat de partijen de voorwaarden, waaronder de opdracht wordt verstrekt en aanvaard, alsmede de onderlinge rechtsverhouding tussen de gemeente en de stichting wenst vast te leggen.
Het besluit van de gemeenteraad d.d. 27 februari 2017 met betrekking tot verzelfstandiging van de Hilt per 1 april 2017;
Verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1 De overdracht van beheer en exploitatie
1.1 Met ingang van 1 april 2017 draagt de gemeente over aan de stichting, die van gemeente aanvaardt: het beheer en de exploitatie van sport- en ontmoetingscentrum de Hilt.
Exploitatie en beheer zullen met deze overdracht plaatsvinden in naam van en voor rekening van de stichting.
1.2 Het beheer en de exploitatie van de accommodatie wordt door de stichting uitgevoerd overeenkomstig de bestemming en de inrichting van sport- en ontmoetingscentrum De Hilt, aan partijen genoegzaam bekend en zoals weergegeven op de tekeningen, die als bijlagen bij deze overeenkomst zijn gehecht.
1.3 Wijzigingen in de bestemming en belangrijke wijzigingen in de inrichting van de accommodatie zullen door de stichting niet mogen worden aangebracht dan met
voorafgaande schriftelijke toestemming van het college van burgemeester en wethouders en wethouders van gemeente Eemnes (hierna te noemen: college).
1.4 De exploitatie van de accommodatie dient ter behartiging van hun maatschappelijk nut primair en in hoofdzaak te worden gericht op activiteiten zonder winstoogmerk met name voor lokale (sport) verenigingen, instellingen en inwoners van gemeente Eemnes.
1.5 Uitgaande van het gestelde onder 1.4 dient de accommodatie a priori te voorzien in de gebruiksbehoefte van de sportverenigingen, instellingen en inwoners. Gebruik van de accommodatie voor activiteiten die met het oogmerk van het maken van winst worden georganiseerd is daarnaast toegestaan. De evenementen die de stichting wenst te organiseren worden zoveel mogelijk in het bedrijfsplan vastgelegd.
1.6 De stichting voert het beheer van de accommodatie. Onder dit beheer wordt mede verstaan het verrichten van alle feitelijke – en rechtshandelingen, die nodig zijn voor een optimale exploitatie van de accommodatie met inachtneming van het bepaalde in artikel 1.4 en 1.5 en volgens de voorschriften en beperkingen van de statuten van de stichting.
1.7 De stichting heeft het recht de accommodatie geheel of gedeeltelijk aan derden in gebruik te geven, danwel te verhuren conform het bepaalde in artikel 1.4 en 1.5, zowel voor korte als voor lange perioden echter nooit voor een langere periode dan die welke resteert tot het einde van de periode voor welke deze overeenkomst is aangegaan.
1.8 De door de stichting vanaf het moment van overdracht te hanteren tarieven, zoals die op dat moment gelden voor toelating tot de accommodatie en de gebruikmaking van de daarin geboden faciliteiten worden vastgelegd in een overzicht t.b.v. het college.
1.9 Deze tarieven zullen ieder jaar opnieuw door de stichting als onderdeel van het bedrijfsplan en de begroting worden vastgesteld en met deze goedkeuring worden voorgelegd aan het college.
1.10 Tussentijdse wijzigingen van de tarieven mogen door de stichting worden aangebracht. Voor zover dat tariefswijzigingen betreft voor het gebruik van ruimtes of faciliteiten door lokale instellingen en verenigingen doet de stichting hiervan gemotiveerd mededeling aan het
college en behoeft die wijziging achteraf goedkeuring van het college. De stichting kan binnen haar verantwoordelijkheid ten aanzien van de exploitatie in incidentele gevallen afwijken van dit artikel, voorzover het gebruikers betreft mag dat niet een voor die gebruikers nadelige afwijking inhouden.
1.11 De stichting is gehouden aan de aansprakelijkheidsrisico’s, voortvloeiend uit de bij dezen aan haar verstrekte exploitatieopdracht, te verzekeren en verzekerd te houden bij een of meer verzekeraars in de zin van de Wet Toezicht Verzekeringsbedrijf. Voorts is de stichting verplicht een Rechtsbijstandsverzekering af te sluiten.
1.12 De stichting vrijwaart de gemeente ter zake van aanspraken op vergoeding van schade of anderszins, van welke aard of hoedanigheid ook, die direct of indirect voortvloeien uit de exploitatie en het beheer van de accommodatie volgens deze overeenkomst. Terzake aansprakelijkheid voor roerende en onroerende zaken wordt de stichting aangemerkt als bezitter van de zaak. De gemeente verklaart dat bij het aangaan van deze overeenkomst genoemde zaken voldoen aan de eisen die men in de gegeven omstandigheden aan die zaken mag stellen.
1.13 De stichting draagt zorg voor vaststelling van een gebruikersreglement annex verhuurstatuut.
Een afschrift van het gebruikersreglement wordt ter kennisneming aan het college gezonden.
Artikel 2 Personeel
2.1 De stichting draagt er zorg voor dat er gedurende de openstellingstijden van de
accommodatie voldoende medewerkers aanwezig zijn om het noodzakelijke toezicht te houden en de gebruikelijke diensten te verlenen.
2.2 De stichting neemt nieuw aan te trekken personeel rechtstreeks in dienst ten behoeve van de exploitatieopdracht. Bij aanvang van de exploitatie per 1 april 2017 verplicht de stichting zich om het sociaal convenant, afgesloten tussen de gemeente en de
werknemersvertegenwoordiging, na te leven en uit te voeren ten behoeve van het personeel dat in vaste en tijdelijke dienst is van de gemeente en werkzaam is bij de betreffende
accommodatie. De stichting draagt zorg voor een juiste inzet van personeel.
2.3 Ten aanzien van de inzet van de gedetacheerden worden de volgende aanvullende afspraken in acht genomen:
De gemeente draagt zorg voor het beschikbaar stellen van voldoende
personeelsinstrumentarium om het werkgeverschap goed in te vullen tegenover de gedetacheerden;
Per kwartaal vindt er overleg plaats tussen de werkgever/secretaris van Eemnes en het bestuur/bedrijfsleider van de stichting over personele en organisatorische zaken die van belang zijn voor de gedetacheerde medewerkers (uitvoering van de overeenkomst tussen Eemnes en de stichting), onverlet tussentijds overleg indien een der partijen dit
noodzakelijk acht;
HRM ondersteunt de stichting ten aanzien van de personele begeleiding van de gedetacheerde medewerkers; Er vindt overdracht plaats van voor de bedrijfsvoering noodzakelijke personele informatie die de stichting van de gedetacheerde medewerkers
nodig heeft om hun rol van inlener goed te kunnen vervullen. Het formele personeelsdossier blijft bij de gemeente;
Vanuit de gemeente Eemnes wordt geen nieuwe medewerker gedetacheerd bij het beëindigen van rechtswege van de detacheringsovereenkomst (conform het afbouwscenario/constructie die uitgaat van natuurlijk verloop). Er worden nadere afspraken gemaakt i.v.m. financiële verrekening bij het aannemen van een nieuwe medewerker in dienst van de stichting;
Bij (langdurige) ziekte worden nadere afspraken gemaakt i.v.m. financiële compensatie naar de stichting om voor vervanging zorg te dragen.
Artikel 3 Omvang beheer en exploitatie en exploitatiebijdrage
3.1 De exploitatie en het beheer omvat al hetgeen gebruikelijk, wenselijk en mogelijk is ter voorziening in een zo efficiënt mogelijke behartiging van het maatschappelijk nut van de accommodatie. De accommodatie wordt krachtens een separate huurovereenkomst aan de stichting ter beschikking gesteld. Op de huur zijn de artikelen 7A:1624 e.v. van het Burgerlijk Wetboek niet van toepassing aangezien de accommodatie in overwegende mate niet onder het desbetreffende wetsartikel valt, zowel wat betreft oppervlakte als economisch belang.
3.2 Voor rekening van de stichting komen alle zaken met betrekking tot een voortdurende instandhouding van de accommodatie, waartoe zowel het dagelijks en groot onderhoud van het gebouw als de inventaris behoort. De inventaris en inrichting worden om niet
overgedragen aan de stichting. De stichting draagt vervolgens zorg voor het benodigde onderhoud en vervanging, conform de af te sluiten huurovereenkomst. Binnen de exploitatie dienen door de stichting middelen te worden gereserveerd en gestort in een
onderhoudsfonds om hierin te kunnen voorzien. Ten aanzien van het groot onderhoud draagt de stichting zorg voor het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (MOP). Deze zal jaarlijks worden geactualiseerd.
3.3 Voor rekening van de stichting komt eveneens de verzekering van de inventaris van de bij haar in beheer zijnde accommodatie. De stichting neemt voorts voor haar rekening alle belastingen (met uitzondering van de eigenaarsbelasting ingevolge de OZB), verzekeringen, rechten, zakelijke lasten en overige heffingen, die met betrekking tot deze accommodaties zijn of worden verschuldigd dan wel worden of nog zullen worden geheven.
3.4 Voor rekening van de gemeente Eemnes blijven de per 1 april 2017 bestaande kapitaallasten die aan de accommodatie zijn verbonden. Inbreng van deze accommodatie in de exploitatie, waaronder de in de preambule van deze overeenkomst vermelde nieuw te bouwen
accommodatie Huis van Eemnes kan analoog daaraan slechts plaatsvinden zonder inbreng van de aan de nieuwbouw verbonden kapitaallasten.
3.5 In afwijking van het gestelde onder 3.4 brengt de stichting de kapitaallasten die voortvloeien uit vervangings- en nieuwe investeringen, wel binnen de exploitatie. Op basis van de
meerjarenraming geeft de stichting inzicht in toekomstige investeringen en de gevolgen daarvan voor de exploitatie.
3.6 Met het oog op de consequenties voor het exploitatieresultaat is voor het doen van nieuwe investeringen, boven een bedrag van € 5.000, als bedoeld in 3.5, voorafgaande goedkeuring
vereist door het college. Goedkeuring door het college van de begroting van de stichting, strekt eveneens tot goedkeuring van de in die begroting opgenomen investeringen.
3.7 Uitbreiding of nieuwbouw van de accommodatie door de stichting kan slechts plaatsvinden na uitdrukkelijke toestemming van het college. Deze toestemming laat de toepasselijke publiekrechtelijke voorschriften en vereisten onverlet.
3.8 De stichting exploiteert de accommodatie op basis van door haar vast te stellen bedrijfsplan, dat met de begroting en bijbehorend meerjarenoverzicht jaarlijks voor 1 april van het voorafgaande jaar ter goedkeuring aan het college dient te worden aangeboden. In het bedrijfsplan geeft de stichting algemeen inzicht in het beleid dat de stichting voert met betrekking tot de uit te voeren activiteiten, welke activiteiten voor het betreffende boekjaar zijn gepland en in welke mate deze bijdragen aan de realisatie van het beleid.
3.9 Jaarlijks voor 1 juni legt de stichting de door haar vastgestelde jaarrekening van het voorafgaande boekjaar ter goedkeuring voor aan het college. Deze jaarrekening gaat
vergezeld van een verklaring van een registeraccountant waaruit blijkt dat de jaarrekening is gecontroleerd en dat deze een juist beeld geeft van de grootte en samenstelling van het vermogen en het resultaat.
3.10 Het saldo van de door de stichting vastgestelde en door het college goedgekeurde jaarrekening komt voor rekening van de gemeente. De in de volgens artikel 3.8
goedgekeurde begroting geraamde gemeentelijke bijdrage in het exploitatietekort wordt door de gemeente in gelijke delen per kwartaal bij vooruitbetaling aan de stichting ter beschikking gesteld. Eventuele verrekening vindt plaats op basis van nacalculatie bij de vaststelling van de jaarrekening.
3.11 De gemeente staat toe dat de stichting een egalisatiereserve opbouwt met een maximum van een bedrag gelijk aan 5 % van de totale omzet van de stichting in het meest recent afgesloten boekjaar.
3.12 Bij een beëindiging van beheer en exploitatie krachtens deze overeenkomst, zoals nader beschreven in artikel 6 dient voortzetting daarvan door de gemeente te kunnen worden voortgezet. De stichting is in dat geval verplicht om de accommodatie en de daartoe behorende technische installaties en inventaris bedrijfszeker en in goede staat over te dragen.
3.13 Het college kan jaarlijks op basis van de Algemene subsidieverordening Eemnes besluiten een prestatiesubsidie (voor activiteiten) en/of een exploitatiesubsidie te verlenen aan de
stichting, onder de voorwaarden, zoals vermeld in de geldende subsidieverordening. De stichting zal in ieder geval aan de hand van het bedrijfsplan cq. een begroting de noodzaak en onderbouwing van de aanvraag om subsidie onderbouwen.
Artikel 4 Overleg, prestatieafspraken, gebruikersoverleg, programmaraad
4.1 Het bestuur van de stichting en het college hebben 1 tot 2 keer per jaar overleg met elkaar.
Hierin wordt in ieder geval gesproken over de prestatieafspraken, de begroting en de verantwoording/jaarverslag. Van het overleg wordt een verslag gemaakt.
4.2 Tussen de Stichting en de gemeente worden jaarlijks prestatieafspraken gemaakt. Deze worden separaat vastgesteld.
4.3 In de prestatieafspraken zal in ieder geval ook aandacht worden besteed aan de uitvoering van het sociaal cultureel werk, het belang van de maatschappelijke functie, maatschappelijk verantwoord ondernemen (waaronder social return, inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt), klanttevredenheid van gebruikers (organisaties, verenigingen, inwoners, inzet van vrijwilligers voor activiteiten.
4.4 De Stichting voert regelmatig overleg met een vertegenwoordiging van de gebruikers via een zogenaamd gebruikersoverleg inzake onder meer het gebruik en de klanttevredenheid.
4.5 Ten aanzien van de programmering wordt een programmaraad ingesteld, bestaande uit vertegenwoordigers namens de bibliotheek en andere regelmatige gebruikers. Deze maakt afspraken met de Stichting over de inhoudelijke invulling door het jaar heen, in samenhang met het jaarlijks vast te stellen rooster voor meerjarig gebruik. Hiertoe zal vanuit de Stichting budget beschikbaar worden gesteld aan de programmaraad t.b.v. het organiseren van activiteiten, onder meer in het kader van het sociaal cultureel werk.
4.6 De verantwoordelijkheden, bevoegdheden, rechten en plichten van de programmaraad en het gebruikersoverleg dienen vastgelegd te worden in het huishoudelijk reglement of een gebruikersstatuut.
Artikel 5 Geschillenregeling
5.1 Alle geschillen met betrekking tot de uitleg of de uitvoering van deze overeenkomst worden voorgelegd aan een geschillencommissie.
5.2 Een geschil is aanwezig zodra één partij de aanwezigheid hiervan heeft aangenomen en dit bij aangetekende brief kenbaar heeft gemaakt aan de andere partij.
5.3 Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de kennisgeving als bedoeld in artikel 5.2 gaan partijen over tot het instellen van een geschillencommissie. Deze geschillencommissie bestaat uit 1 lid aan te wijzen door het college, 1 lid aan te wijzen door het bestuur van de stichting en 1 lid, tevens voorzitter, aan te wijzen door de eerder aangewezen leden gezamenlijk.
5.4 Geen lid van de geschillencommissie kunnen zijn leden van het bestuur van de stichting, leden van de gemeenteraad van Eemnes en bij de stichting of gemeente in dienst zijnde personen.
5.5 De geschillencommissies doet uitspraak in de vorm van een op schrift gesteld bindend advies.
De gemeente Eemnes en de stichting verplichten zich te handelen overeenkomstig het advies van de geschillencommissie.
Artikel 6 Duur, herziening en beëindiging van de overeenkomst.
6.1 De overeenkomst is aangegaan voor een termijn van 4 jaar, ingaande 1 april 2017 en eindigt op 31 december 2020. Partijen doen afstand van het recht om tussentijds ontbinding van deze overeenkomst te vorderen.
6.2 Na afloop van de in 6.1 genoemde periode wordt deze overeenkomst telkens voor 4 jaar verlengd, tenzij de gemeente tenminste 2 jaren voorafgaand aan de expiratiedatum van de desbetreffende periode deze overeenkomst bij aangetekend schrijven per expiratiedatum aan de stichting heeft opgezegd en overigens met inachtneming van het bepaalde in artikel 6.3.
6.3 Bij verlenging van deze overeenkomst ingevolge artikel 6.2 treden partijen tenminste zes maanden voorafgaand daaraan met elkaar in overleg over een eventuele herziening van deze overeenkomst.
6.4 Door opzegging van de overeenkomst door de gemeente komt de exploitatie en het beheer van de accommodatie, met alle lusten en lasten die uit de exploitatie en het beheer daarvan voortvloeien, dan wel daaraan als gebruikelijk worden toegerekend, weer in handen en voor rekening van de gemeente.
6.5 Alle rechten en verplichtingen van de stichting gaan bij ontbinding over naar de gemeente, waarbij deze voor zover mogelijk worden toegerekend aan de accommodatie en daarmee aan de gemeente. Het liquidatiesaldo komt voor rekening van de gemeente.
6.6 Indien gedurende de looptijd van deze overeenkomst uitbreiding of nieuwbouw van de accommodatie heeft plaatsgevonden zoals bedoeld in de artikelen 2.5 tot en met 2.7 van deze overeenkomst , wordt de opzegging als bedoeld in artikel 6.4 of liquidatie ingevolge artikel 6.5 de per te noemen datum of liquidatiedatum resterende boekwaarde die aan die uitbreiding of nieuwbouw is toegerekend opgenomen. Bij de vaststelling van de financiële gevolgen wordt deze waarde door de gemeente, i.c. eigenaar van de accommodatie, ingebracht bij de vereffening, alvorens toerekening / verdeling van het liquidatiesaldo zal plaatsvinden.
Aldus in drievoud opgemaakt en ondertekend te Eemnes, op ………..
Gemeente Eemnes, Stichting Huis van Eemnes,
R. van Benthem RA W. Jongmans A.J.M. de Bruijn
Bijlagen:
1. Huurovereenkomst accommodatie 2. Statuten van de Stichting
3. Sociaal convenant
4. Detacheringsovereenkomst
