Structuurplan Documentaire Informatievoorziening

Ministen'e van Verkeer en Waterstaat

Diredoraat-Ceneraal Rijkswaterstaat

Directie llsselmeergebied

Structuurplan Documentaire

Informatievoorziening

Dienstkring Afsluitdijk

Deelplan m.b.t. het beleidstenein "Waterstar april 2002

(definitieve versie)

DisConsult. Zoetermeer E. de long

i.0.v.:

Rijkswaterstaat

Directie llsselmeergebied Dienstkring Afsluitdijk

Minirterie van Verkeer en Waterstaat

Directoraat-Ceneraa1 Rijkswaterstaat

Directie llsselmeergebied

. . :. . ,. . ... .

. ^.c:'-.- _{- 2 : . .:'-::.:} - " , _{,. ...,..} 8 ..,. CI _{; ; I} ,..- !uc,,~"bied

. --

fi2.29

AF

Lelystod

- -

^{-.r2--- av -d}

Structuurplan Documentaire

Informatievoorziening

Dienstkring Afsluitdijk

Deelplan rn.b.t. het beleidsterrein "Waterstaar april2002

Documentidentificatie:

I

Structuurplan Documentaire Informatievoorziening

RDlJ werkdocument 12002.8

Opsteller:

I

E. de long

(Wijrigings)datum:

I

april 2002

1

^Versie

I

Definitieve, vastgestelde versie Bestandsnaam:

I

SDI Afsluitdijk

Documentstatus

I

^{1' concept} 2' concept Definitief Coedkeuring (naarn + paraa0:

1

Dienstkringhoofd

I

Autorisatie:

I

Ing. 1. Reeder

Bladzijde 1. Inleiding

2. Doel van het SDI voor de Dienstkring Afsluitdijk 3. Opbouw van het SDI Dienstkring Afsluitdijk

4. Organisatie en beschrijving van taken van de Dienstkring Afsluitdijk

5. Organisatie en beschrijving van taken m.b.t. de documentaire informatievoorziening 6. Het RIO en BSD "Waterstaat" als basis voor het SDI van de dienstkring

7. De fysieke structuur van het archief

8. Werkinstructie documentaire informatievoorziening SDI Dienstkring Afsluitdijk 8.1 Postbehandeling

8.2 Postregistratie

8.3 Verblijfplaats- en voortgangsadministratie 8.4 Deponeren ter archivering

8.5 Archivering

8.6 Raadpleging en uitlening van losse documenten en dossiers 8.7 Overdracht van dossiers naar het semi-statisch archiefdepot 8.8 Selectie van archiefbescheiden (overbrengen en vernietigen) 8.9 Bijzondere categorieen van archiefbescheiden

9. Onderhoud van het RIO/BSD "WaterstaatMen het SDI Dienstkring Afsluitdijk 10. Lijst van gehanteerde begrippen, definities en afkortingen

11. Toelichting op het gehanteerde formulier

12. Trefwoordenlijst

hamkkgen

Dienstkring Afsluitdijk

13. Trefwoordenlijst activiteiten (bij handelingen) Dienstkring Afsluitdijk 14. Classificatienummer-lijst in relatie tot de handelingen

15. Handelingen en bijbehorende gegevens Dienstkring Afsluitdijk

+. 16. Overzicht van activiteiten bij de uitvoering van werken 16.1. Contractvorming en materiaalverwe~ing

16.2. Activiteiten m.b.t. contractvorming en materiaalverwe~i?g 16.3. Opdrachtrealisatie en -acceptatie

16.4. Activiteiten m.b.t. opdrachtrealisatie en -acceptatie 16.5. De besteksarchivering

Bijlagen:

Verklaring voor raadpleging van niet openbare archieven (door derden) Verklaring van vernietiging van archiefbescheiden

- -

~erklaring van overbrenging

1. Inleiding '

Voor u ligt het Structuurplan Documentaire lnformatievoorziening (SDI) t.b.v. de Dienstkring Afsluitdijk van Rijkswaterstaat.

Het Structuurplan Documentaire lnformatievoorziening (SDI) wordt gebruikt als leidraad voor de inrichting en het beheer van het archief van de dienstkring en geeft aan hoe de organisatie rond het archiefbeheer is geregeld.

Door het Hoofdkantoor Rijkswaterstaat is op basis van dit Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO) en Basis Selectiedocument (BSD) "Waterstaat" een overkoepelend SDI voor heel Rijkswaterstaat samengesteld.

Het SDI Dienstkring Afsluitdijk behelst een nadere uitwerking te zijn van dit overkoepelend SDI en is specifiek samengesteld t.b.v. de docurnentaire informatievoorziening van deze dienstkring.

Die onderwerpen betreffende de documentaire informatievoorziening waarmee de dienstkring in zeer beperkte mate te maken heeft, zijn in dit SDI weggelaten.

Naast dit "maatwerkWSDI blijft het dus van belang rekening te houden met de regels die zijn gesteld in:

1. de " Beheersregeling documentaire informatieverzorging ministerie van Verkeer en Waterstaat"

2. het tekstdeel van het overkoepelend Structuurplan Docurnentaire lnformatievoorzienina

-

Rijkswaterstaat

Het Structuurplan Documentaire lnformatievoorziening Dienstkring Afsluitdijk is door het hoofd van de dienstkring, als zijnde hoofd van het archiefvorrnend orgaan in de zin van de Archiefwet 1995,

vastgesteld.

2. Doel van het SDI voor de

Dienstkring Afsluitdijk

De Archiefwet en het Archiefbesluit zijn in 1995 herzien. Op grond van deze wet- en regelgeving is ieder overheidsorgaan (lees de dienstkring) verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

Naast deze verplichting is de formele (wettelijke) zorgdrager (lees de minister van V&W) op grond van artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 verplicht, t.a.v. de archiefbescheiden, nadere beheersregels vast te stellen.

Voor het ministerie van Verkeer en Waterstaat is dit de "Beheersregeling documentaire informatie- verzorging ministerie van Verkeer en Waterstaat", vastgesteld d.d. 30 juni 1998 door secretaris- generaal, mr. R.J.J.M. Pans.

Artikel 3, sub 2 "Ceordende en toegankelijke staat" van de Beheersregeling schrijft 0.a. het volgende voor:

a. Dossiervorming en archiefordening geschiedt volgens een door het hoofd van het archiefvormend orgaan opgesteld ordeningsplan, zoals een Structuurplan Documentaire lnforrnatieverzorging (hierna: SDI), waarvan de indeling wordt ontleend aan de organisatie en de beschrijving van taken van het archiefvormend orgaan in relatie met de door dat orgaan uit te voeren handelingen.

b. De vorming van de dossiers geschiedt zodanig dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met de in selectielijsten (BSD's) opgenomen criteria voor t e bewaren en te vernietigen archiefbescheiden.

Eerste doelstelling is dat, met het Structuurplan Documentaire lnformatievoorziening voor de Dienstkring Afsluitdijk, wordt voldaan aan de in deze artikelen gestelde eisen.

Naast de doelstelling te kunnen voldoen aan de bij ministeriele regels gestelde eisen, beoogt het SDI voor de dienstkring te zorgen voor een consistent en efficient archiefbeheer en het waarborgen van continuiteit hierin. Met de vaststelling van het SDI, zijn keuzes gemaikt en normen vastgesteld voor de

3

inrichting van het archief van de dienstkring. De medewerkers, die binnen de dienstkring zijn belast met de documentaire informatievoorziening. weten aan de hand van dit instrument archiefbescheiden te plaatsen, toegankelijk te maken en terug te vinden en zijn bekend met de regels volgens welke methode dit verloopt.

Tenslotte dient het SDI voor leidinggevenden als beoordelingsinstrument met behulp waarvan de uitvoering van het documentbeheer kan worden getoetst en zo nodig worden (bij)gestuurd.

3.

Opbouw van het

^SDI

Dienstkring Afsluitdijk

Het SDI dient als leidraad en als naslagwerk voor diegene die bij de dienstkring met de documentaire informatievoorziening is belast of via zijn werkzaamheden hiermee raakvlakken heeft. Cezien het gegeven dat documentaire informatievoorziening geen doel op zich is maar als onderdeel dient te worden gezien van het totale werkproces van de dienstkring, is het van belang dat de documentaire informatievoorziening ook vanuit die optiek wordt benaderd en ingericht.

Daarom voorziet het SDI in een beschrijving van de organisatie en de taken, op hoofdlijnen, die door de dienstkring worden uitgevoerd. De handelingen en activiteiten (processtappen) die worden uitgevoerd om deze taken te volbrengen zijn eveneens beschreven in het SDI.

De handelingen die voor de dienstkring van toepassing zijn, zijn onttrokken uit een serie van ruim 800 handelingen die voor het gehele beleidsterrein Waterstaat in het overkoepelend SDI zijn opgenomen.

Het feit dat de handelingennummers niet doorlopend zijn, is er dan ook in gelegen dat tussenliggende handelingen die niet voor de dienstkring van toepassing zijn, zijn weggelaten.

Archiefbescheiden vormen de administratieve neerslag van de uitvoering van deze handelingen.

Zij dienen als hulpmiddel voor de bedrijfsvoering, als bewijs- en verantwoordingsinstrument en een deel van deze bescheiden is in een later stadium van historisch belang voor onderzoekers.

De functie van het archief als hulpmiddel voor de bedrijfsvoering komt alleen dan tot uitdrukking wanneer dit archief op een goede en toegankelijke wijze is ingericht, aansluitend aan het gebruik hiewan door de medewerkers van de dienstkring. Daarnaast is het van belang bij de inrichting van het archief al rekening te houden met de selectie van archiefbescheiden en de daarvoor te hanteren methode, de methode Institutioneel Onderzoek. Naast een beschrijving van de organisatie, taken en de handelingen, voorziet het SDI Dienstkring Afsluitdijk daarom ook in een uiteenzetting van de fysieke opzet van het archief. Dit wil zeggen, de fysieke structuur waarvoor is gekozen bij de werkelijke inrichting van de archiefkast (de onderlinge ordening van dossiers t.0.v. elkaar), afgestemd op beide wensen en eisen.

Bij de opzet van het overkoepelend SDI voor heel Rijkswaterstaat is gebruik gemaakt van een formulier waarbinnen alle gegevens betreffende het archiefbeheer, per handeling, zijn opgenomen. Door te werken met dit formulier wordt de verwerking van deze gegevens vereenvoudigd en gestandaardiseerd.

Alle gegevens zijn hierdoor (per handeling) overzichtelijk weergegeven.

Bij het selecteren van de handelingen die voor de dienstkring van toepassing zijn (het maatwerk), is het gebruik van dit formulier overgenomen.

Binnen het formulier voor de uitwerking van de handelingen BSD van het overkoepelend SDI zijn, per handeling, een 20-tal onderwerpen (archieftermen) opgenomen. Zie voor de formulieren voor de uitwerking van de handelingen BSD op pagina 33 tot en met 71. Bij latere actualisering van het SDI Dienstkring Afsluitdijk, kunnen aanvullingen en wijzigingen op Cen en dezelfde wijze (herkenbaar) met dit formulier worden weergegeven.

4. ~ r ~ a n i s a t i e i e n beschrijving van taken van de Dienstkring Afsluitdijk

De Dienstkring Afsluitdijk te Den Oever maakt deel uit van Rijkswaterstaat, directie Ilsselrneergebied.

De dienstkring is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van dat gebied, waarin het gedeelte van de rijksweg A7 over de Afsluitdijk is gelegen. Het beheersgebied van de Dienstkring Afsluitdijk is gelegen in zowel de provincie Friesland als Noord-Holland en op de zoet-zoutscheiding llsselmeer en Waddenzee met daarin een waterkering, een rijksweg en tenslotte een vaarweg'.

De Dienstkring Afsluitdijk verricht de volgende kerntaken:

De zorg voor waterbeheer, de watersystemen, waterkeringen en vaarwegen en de daarbij behorende technische infrastructuur van dammen, sluizen, vaargeulen, enz. in het beheersgebied van de

dienstkring en tevens het beheren, instandhouden en exploiteren van rijksinfrastructuur van wegen.

bruggen, enz.. het zorgdragen voor een veilige en vlotte afwikkeling van het verkeer op de

rijksinfrastructuur en het voorbereiden, ontwerpen, begeleiden en uitvoeren van civieltechnische en elektromechanische werken in het beheersgebied van de dienstkring2.

De dienstkring is opgebouwd uit drie afdelingen3:

De afdeling Beheer. Bestuur en Administratie (BBA);

de afdeling Onderhoud. Verbetering en Technisch beheer ( O W ; de afdeling Dagelijks Beheer en Bediening (DBB).

De dienstkring wordt geleid door het dienstkringhoofd.

De kerntaken van de dienstkring zijn onder te verdelen in een aantal 'natte' taken en 'droge' taken

!A 'natte' we ^4.

Het o n d e r h e e n d ehaven- en

leidammen;

het op diepte houden van de vaargeulen, haventoegangen en havens;

de zorg voor de vaarwegmarkeringen;

het bedienen en de exploitatie van schutsluizen, uitwateringssluizen en draaibruggen;

het onderhouden en verbeteren van deze objecten en de daarbij behorende remmingwerken, steigers en overige waterbouwkundige constructies;

de zorg voor verkeersmaatregelen te land en op of langs het vaarwater;

het uitvoeren van het peilbeheer van het Ilsselmeer;

.

het uitvoeren van de visintrek via de uitwateringssluizen;

de zorg voor het tegengaan van de zoutindringing naar het llsselmeer via de schut- en uitwateringssluizen.

De"droge' taken van de dienstkring Afsluitdijk bestaan in algemene zin uit het uitvoeren van beheer- en onderhoudstaken van Rijksweg 7, gedeelte Afsluitdijk. De deeltaken die daarbij kunnen worden

onderscheiden zijn het verbeteren van en het plegen van onderhoud aan:

Verhardingen RW7;

verhardingen fietspad;

verhardingen parallelwegen;

verkeersvoonieningen, zoals: wegmeubilair, wegmarkeringen, verkeerssignaleringssysternen;

draaibruggen, voetbruggen en viaducten;

'

Bron: Diendiringplan 2W1 : dienstkring Afsluitdijk

'

^Idem

ldem

'

^ldem

I d e m

gladheidbestrijding;

schadeathandeling;

ontheffing- en vergunningverlening

5.

Organisatie en beschrijving van taken m.b.t. de documentaire informatievoorziening (DIV)

De afdeling Beheer. Bestuur en Administratie (BBA) is verantwoordelijk voor de uitvoering van

werkzaamheden m.b.t. de documentaire informatievwrziening (post & archie0 van de dienstkring. De functionele verantwoordelijkheid is weggelegd bij het Hoofd van de afdeling. Betreffende functionaris geeft leiding aan 0.a. het onderdeel post & archief en draagt zorg voor de uitdeze taak voortkomende werkzaamheden.

Binnen de afdeling zijn, naast het Hoofd, twee medewerkers belast met de werkelijke uitvoering van de DIV-taken. Het gaat om twee functies van medewerker BBA. Het betreft een functie voor 24 uur per week en een functie voor 36 uur per week.

De uit te voeren DIV-taken betreffen:

1. het verwerken van inkomende en uitgaande post a) sorteert inkomende post

b) registreert inkomende en uitgaande post

C) voegt relevante stukken bij en zoekt stukken op verzoek op d) bewaakt de voortgang van de post(behandeling1

e) maakt uitgaande post verrendklaar 2. het beheren van de archieven

a) archiveert dossierstukken en -gegevens b) beheert en onderhoud archieven

/I,

Documenten bestemd voor de sluizen en de steunpunten worden centraal ontvangen, geregistreerd en (in een later stadium) gearchiveerd bij/door de afdeling BBA. Het archief is dus centraal ondergebracht bij de dienstkring. In principe worden er binnen de sluizen en steunpunten geen originele documenten in beheer gehouden. Er wordt alleen gewerkt met kopieen als ondersteuning bij de uitvoering van werken.

6.

Het Rapport lnstitutioneel Onderzoek en Basis Selectiedocument "Waterstaat" als basis voor het SDI van de dienstkring

De Archiefwet verplicht oveheidsorganen hun archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren en zorg te dragen voor de vemietiging van d a a ~ o o r in aanmerking komende

archiefbescheiden.

Om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen is het noodzakelijk een selectie toe te passen m.b.t. te bewaren (lees naar het Rijksarchief over te brengen) dan we1 (op termijn) te vernietigen

archiefbescheiden. Selectie van archiefbescheiden mag alleen plaatsvinden aan de hand van

vastgestelde selectielijsten. Artikel 5 van de Archiefwet verplicht de zorgdrager (lees de minister) om selectielijsten te ontwerpen.

Naast deze verplichtingen, is in de nieuwe Archiefwet van 1995 de overbrengingstermijn teruggebracht van 50 naar 20 jaar. Dit wil zeggen dat archiefbescheiden, die volgens een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 j a r , in principe dienen te worden overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief.

Door deze verkorting is er een achterstand ontstaan in de overbrenging van archieven van zo'n 30 jaar.

Om deze achterstand in te lopen is gekozen voor een projedmatige aanpak.

Het hier bedoelde project betreft het Project lnvoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT).

De projectrnatige aanpak dient b e e doelen t.w:het inhalen van de achterstand m.b.t. de selectie van archleven (30 j a r ) en het creeren van een ~nstrumentywr de toekomst.

Het inhalen van de achterstanden kan niet meer op de oudenvetse manler worden u~tgevoerd Microselectie, waarb~j per dossier bekeken wordt'of d ~ t voor bewanng dan we1 vern~ebgmg in

aanmerking komt, neemt te veel tijd in beslag. Een vorm van macroselectie dient de oplossing hierin te brengen. De methode die hiewwr werd ontwikkeld betreft de methode lnstitutioneel Onderzoek.

Bij de methode lnstitutioneel Onderzoek wordt per beleidsterrein, in het geval van de dienstkring het beleidsterrein "Waterstaat", gekeken naar de taakontwikkeling en de daaraan gekoppelde

organisatorische ontwikkeling van actoren die op dit terrein actief zijn geweest of nog zijn.

Per actor wordt aangegeven welke handelingen er in een bepaalde periode zijn uitgevoerd (of nog worden uitgevoerd) en wat de grondslag is voor deze handelingen (veelal wet- en regelgeving).

De resultaten van dit institutioneel onderzoek worden vastgelegd in een .

. Ondenoek

(RIO)

Het RIO vormt de basis voor de selectielijst nieuwe stijl, het (BSD). Het BSD is een lijst van handelingen, die de beschrijving van het institutioneel onderzoek volgt. In het BSD wordt per handeling aangegeven of de neerslag van deze handeling (het archie0 moet worden overgebracht naar het Algemeen Rijksarchief of dat deze neerslag (op termijn) kan worden vernietigd. De afspraak die per handeling hierover wordt gemaakt en vastgesteld middels het zgn. driehoeksoverleg, geldt voor alle documenten en dossiers die de neerslag vormen van deze handeling. Selectie per dossier is dus niet meer nodig.

Rijkswaterstaat heeft voor wat betreft het beleidsterrein "Waterstaat" het RIO en BSD gei'ntegreerd:

Er is dus naar aanleiding van het lnstitutioneel Onderzoek &en vastgesteld product, rapport nummer 28

"Waterstaat", vastgesteld d.d. 11 februari 1999 (Stcrt.nr. 44 van 4 maart 1999)

Aan de hand van het RIO en BSD is het overkoepelend SDI RWS opgesteld en met gebruikmaking daawan het SDI voor de Dienstkring Afsluitdijk. Hierin is 0.a. vastgelegd hoe de neerslag van de handelingen en/of activiteiten in het archief wordt geordend.

7.

De fysieke struduur van het archief

Onder fysieke ordening wordt verstaan, de manier van ordenen van dossiers in de archiefkast.

De hier bedoelde fysieke ordening is alleen van toepassing op de dossiers die ontstaan als neerslag van de handelingen behorende binnen het beleidsterrein "Waterstaat". De overige dossiers van de

dienstkring blijven voorlopig geordend volgens de oude methode.

De fysieke ordening van dossiers staat over het algemeen 10s van de logische ordening volgens de structuur van het BSD. Feitelijk kan iedere praktische opbergstructuur worden gehanteerd, zolang er maar een relatie blijft met de structuur volgens het BSD6. Dit geldt ook voor de fysieke opzet van het archief van de Dienstkring Afsluitdijk. Het gebruik van classificatienummers is voor zover al mogelijk, met betrekking tot dit beleidsterrein, afgeschaft. Hiewoor in de plaats zijn de handelingennummers opgenomen op de dossiers. Door het toekennen van het nummer van de handeling (uit het SDI) aan elk afzonderlijk dossier wordt de relatie naar het BSD tot stand gebracht en worden de gegevens uit het SDI en BSD gekoppeld aan de dossiers.

Het . . . & van de Dienstkring Afsluitdijk is

acbkttm. D.w.2. dat de dossiers opeenvolgend per object of proces in de archiefkasten zijn geplaatst.

Binnen hetzelfde object zijn de dossiers gerangschikt op handelingnummer. Hoe deze verdere ordening is geregeld is terug te vinden onder het kopje "ordeningskenmerk" op de formulieren voor de

uitwerking van handelingen. Een

u i h d a h g

hierop vormen de

. -

. ^,,

Bestekdossiers zijn terug te vinden onder verschillende handelingen. Toch is het voor het gebruik wenselijk deze dossiers bij elkaar als groep onder te brengen in het archief. Alle (van meerdere handelingen) worden als apart archiefblok bij elkaar geplaatst ^{, -}

Het nummer van de handeling waaronder de bestekdossiers thuis horen wordt we1 vermeld op het dossier. Dit betekent echter we1 dat de dossiers, voor wat betreft de handelingennummers, door elkaar komen te staan binnen dit archiefblok.

Zie: Overkoepelend SDI Rijkswaterstaat (SDI RWS)

7

8. Werkinstruetie documentaire inforrnatievoorziening SDI Dienstkring Afsluitdijk

8.1 Postbehandeling

Onder postbehandeling wordt verstaan, de postontvangst, postdistributie en postverzending Postontvanpst

Door een medewerker van de Dienstkring Afsluitdijk wordt dagelijks rond 09.00 uur de post opgehaald bij het PTT-postkantoor te Den Oever.

In het dienstkringkantoor wordt de post geselecteerd op te openen en niet te open post, drukwerk en reclamemateriaal.

Bij de Directie llsselmeergebied te Lelystad wordt ook post ontvangen die v.w.b. de verdere behandelinn bestemd is voor de dienstkrinn. Ter beoordelinn hiewan is deze postal neopend bii de Directie. ~ e v o o r de dienstkring bestemdepost komt, van daar uit in een vekamel-eiveloppe via de PTT uiteindelijk terecht bij de dienstkring.

Onder

nlet

wordt verstaan7:

a. poststukken welke zijn gericht aan medewerkers van de dienstkring met de melding persoonlijk dan we1 vertrouwelijk erbij;

b. poststukken als zijnde prive-post (ook p/a) c. (personeels)vertrouwelijke stukken

d. stukken gericht aan bijzondere samenwerkingsverbanden (commissies en projectgroepen)

Prive-post mag volgens circulaire BSC188/30189 niet aan het dienstadres worden toegezonden. Het is niet altijd eenvoudig prive-post als zodanig te herkennen. Het criterium om een ingekomen stuk als priv.6-post aan t e merken zou kunnen zijn de adressering uitsluitend op naam met alleen het

dienstadres, zonder vermelding van het dienstonderdeel en eventueel voonien van een aanduiding als

"priv.6", vertrouwelijk

...

enz. Ontvangen prive-post wordt aan de afzender geretourneerd.

Alle post, ook aangetekende post, wordt in ontvangst genomen op de administratie Bij het

oDenen

wordt op het volgende gelets:

a. er wordt gecontroleerd of de in de brief genoemde bijlagen zijn meegezonden. Wanneer dit niet het geval is wordt dit vermeld op de brief. De medewerker die de brief in behandeling krijgt, neemt naar aanleiding hiewan contact op met de afzender.

b. er wordt gecontroleerd of het adres van de afzender op het stuk is vermeld. Zo niet dan wordt gecontroleerd of deze we1 op de enveloppe staat. De enveloppe kan dan worden gevoegd bij het stuk.

c. wanneer geldwaarde is ingesloten, wordt het bijgevoegde bedrag overhandigd aan de kasbeheerder van de dienstkring. Op het stuk wordt deze actie vermeld.

d. bijgesloten ontvangstbewijzen worden ondertekend en geretourneerd e. er vindt een laatste controle plaats of de enveloppe werkelijk leeg is

Poststukken (documenten) die voor registratie in aanmerking komen worden direct na ontvangst geregistreerd. (zie bij 8.2)

Drukwerk en reclamemateriaal wordt direct na ontvangst met gebmikmaking van een postmap met parafenlijst rondgestuurd binnen de dienstkring. Deze postmap circuleert ongeveer twee dagen binnen de dienstkring. Alle overige documenten (geregistreerd en niet geregistreerd) worden, voordat zij in behandeling worden genomen door de medewerkers van de dienstkring, met gebruikmaking van dezelfde postmap rondgestuurd binnen de dienstkring.

'

Bron: Ove*oepelend SDI Rijkswaterstaat (SDI RWS) Idem

8

Alle medewerkers van de dienstkring kunnen op deze wijze vernemen welke poster ontvangen en in omloop is.

Het hoofd van de dienstkring maakt eventueel een aantekening op de originele ingekomen brief welke medewerker voor de afhandeling verantwoordelijk is.

Na ongeveer twee dagen wordt de postmap weer in ontvangst genomen op de administratie. In het geautomatiseerde systeem RapidFile wordt vastgelegd welke medewerker welke stukken in behandeling kriiet. _,"

Na terugontvangst van de postmap op de administratie worden de

n l e t

documenten direct gedeponeerd in het postvak van diegene voor wie het document bestemd is. Er wordt geen kopie achtergehouden. Het betrefk hier documenten van gering belang die ter informatie zijn toegezonden (afschriften/documenten die niet direct zijn gerelateerd aan een taak van de dienstkring).

Van de

eereelstreerde

(bericht en raadstukken), wordt in de

rechter bovenhoek van het registratiestempel een rood driehoekje geplaatst. Het hoofd van de dienstkring bepaalt welke medewerker voor de afhandeling verantwoordelijk is.

De

eereeistreerde

(stukken met een informatief karakter) worden direct opgeborgen in het archief. lmmers de stukken zijn al bii ontvangst ter circulatie (ter informatie) twee dagen rond gegaan binnen de dienstkring.

Voor faxberichten is dezelfde procedure van toepassing. (zie verder bij 8.2)

Antwoordbrieven en initiatiefstukken (op initiatief van de dienstkring) worden door de medewerkers van de dienstkring aangemaakt met gebruikmaking van de huisstijl Rijkswaterstaat. Dit is te vinden binnen Word achter de button met het Waterstaatlogo. Wanneer deze button wordt ingedrukt verschijnt een keuzemenu. Door het aanklikken van de keuze "brief" verschijnt het volgende invoerscherm:

De velden binnen dit invoerxherm worden zoveel mogelijk ingevuld. Het vakje "toevoegen minute"

dient te worden aangevinkt.

Wanneer de button "OK" wordt ingedrukt verschijnt het volgende invulscherm:

Na het invullen van dit scherm drukt men op "OK" waarna de brieflayout inclusief die van de minute wordt aangemaakt. Concepten worden veelal aangemaakt door medewerkers BBA in opdracht van andere dienstkringmedewerkers.

De amuq&k& wordt uitgeprint en eventueel samen

met

waar de uitgaande brief betrekking op heeft aangeboden bij de medewerker van de dienstkring. Dit met gebruikmaking van het reeds genoemde

mlnuteformulier.

De dienstkringmedewerker parafeert voor akkoord op het

minuteformulier en het concept.

De uitgaande brief wordt v e ~ o l ~ e n s geprint op origineel briefpapier en ter ondertekening aangeboden aan het hoofd van de dienstkrinn. Tenslotte ontvand de administratie de orininele brief na

-

ondertekening terug ter verzen&ng.

-

Op het minuteformulier wordt het registratienummer van de uitgaande brief vermeld. Ook wordt op het minuteformulier vermeld welk ingekomen stuk er bij het uitgaande stuk hoort.

Wanneer de tekst van de brief grote wijzigingen moet ondergaan, omdat het hoofd van een afdeling of het hoofd van de dienstkring het niet eens is met de inhoud, gaat het concept met het minuteformulier terug naar de behandelend medewerker. De cyclus wordt dan als het ware herhaald.

Kleine tekstuele wijzigingen worden door de administratie in de concepttekst verwerkt voordat de tekst op het originele briefpapier wordt geprint en ter ondertekening wordt aangeboden aan het hoofd van de dienstkring.

Van het te verzenden stuk wordt een kopie gemaakt (inclusief de bijlagen op wit papier). Met een zelfde postmap als die wordt gebruikt voor de nieuw ontvangen en geregistreerde stukken, wordt een kopie van het uitgaande document binnen de dienstkring in circulatie gebracht. Na terugontvangst uit circulatie wordt het stuk gedeponeerd bij de administratie ter archivering.

De originele brief wordt met eventuele bijlageh) voorzien van een dienstenveloppe en gefrankeerd bij de administratie.

V w r 17.00 uur wordt de post door een medewerker van de dienstkring bij het PTT-postkantoor te Den Oever afgeleverd voor de definitieve verzending.

8.2

Postregistfatie

Formele stukken worden direct na ontvangst of voor de verrending geregistreerd in het

postregistratiesysteem. Onder formele stukken worden verstaan, documenten die een relatie hebben met de taak van de dienstkring. Anders gezegd.

zijn beleidswaarde. juridische waarde, procesondersteunende waarde, culturele of historische waarde9.

Het registreren van documenten voor de dienstkring vindt plaats op de administratie.

Het komt voor dat medewerkers van de dienstkring via diverse overlegvormen of op andere wijze documenten in ontvangst nemen. Veelal komen deze documenten in aanmerking voor registratie. Het is dan ook van belang dat medewerkers die op een dergelijke wijze documenten ontvangen deze zelf ter registratie aanbieden bij de administratie dan we1 navraag doen of een bepaald stuk voor registratie in aanmerking komt.

Voor het vastleggen van de registratiegegevens wordt gebruik gemaakt van een geautomatiseerd postregistratiesysteem. Binnen dit systeem is het mogeliik een aantal kenmerken van de t e reaistreren documenten vast te leggen. Het is eveneens moge~ijk

06

basis van de afzonderlijke kenmerken binnen het systeem te zoeken naar de volledige registratiegegevens van een document wanneer in een later stadium het document dient te worden getraceerd.

Het postregistratiesysteem van de Dienstkring Afsluitdijk betreft een RapidFile-applicatie voorzien van het volgende invoerxherm:

_.,

i _{. <}

. .

.

.. ,,. . ' .) .,' . . ,

i

Zie v w r een toelichting hlerop: rnlnisterie van V&W.

Voor het vastleggen van de registratiegegevens wordt verder, t.b.v. ontvangen documenten, gebruik gemaakt van een postregistratiestempel zoals hieronder aangegeven. Bij te verzenden documenten wordt het registratienummer opgenomen op het uitgaande document.

Van de te registreren

ontvaneen

documenten worden tenminste de volgende registratiekenmerken in het postregistratiesysteem opgenomenlO:

rijkswaterstaat

Directie IJsselmeergebied Dienstkring afsluitdijk Dat.:

Nr.

a. het unieke registratienummer b. afzender

c. door de afzender aan het document gegeven datum en nummer d. het onderwerp

e. een afdoeningstermijn

f. de behandelend ambtenaar

'

g. de archiefcode (was classificatienummer. is nu voorlopig" nummer van de handeling)

'

h. de verblijfplaats van het stuk i. retro acta (vorig nummer)' Class.

De registratiekenmerken voorzien van een worden opgenomen in het registratiestempel.

Vorig nr.

Volgend nr.

Van de te registreren u ~documenten worden tenminste de volgende registratiekenmerken in w het postregistratiesysteem opgenomen":

a. het unieke registratienummer b. de dienstkringcode

c. geadresseerde d. het onderwerp

e. de archiefcode (voorlopig handelingennummer) f. de datum van het stuk

lo Bron: Handboek Documentaire Informatieverzorging V&W / vasigesteld door R.J.J.M. Pans.

-

1998

" Het definitieve handelingennummer wordt twgekend bij de werkelijke dossie~orming.

" Bron: Handbwk Documentaire Informatieverzorging V&W I vastgesteld door R.J.J.M. Pans.

-

1998 1 2

Het registratienummer van de dienstkring bestaat uit een uniek volgnummer dat wordt toegekend aan het document.

Tijdens de registratie wordt een handeling uit het BSD voorlopig gekoppeld aan het inkomend- of uitgaand document. Deze handeling is terug te vinden in het SDI van de dienstkring. Het zoeken naar een passende handeling vindt plaag op basis van de formele kenmerken (vorm, adres of onderwerp) of op basis van inhoudelijke kenmerken (waar gaat het precies over) van het inkomend of uitgaand document. Hulpmiddelen voor het vinden van een passende handeling zijn de trefwoordenlijst uit het SDI en de taken, produden en activiteiten van de dienstkring Afsluitdijk

Aan de afhandeling van bepaalde documenten is een (wettelijk) vastgestelde termijn verbonden. De datum van ontvangst van zo'n document is dan bepalend voor de afdoeningstermijn waarbinnen de dienstkring het betreffende document dient af te handelen. dient te beantwoorden.

~aarnaast-is de verplichting tot het verzenden van een ontvangstbevestigingen bij bepaalde specifieke administratieve procedures vastgelegd in de regelgeving. Vanuit de Dienstkring Afsluitdijk wordt dan ook een ontvangstbevestiging verzonden wanneer er sprake is van

van V e k r en W W

aaneemerkt.

lngekomen documenten dienen, mits deze beantwoording behoeven, binnen redelijke termijn te worden afgedaan. Voor het vaststellen van een redelijke termijn worden de criteria uit de Wet op de Nationale Ombudsman (WNO) gehanteerd. Uitgangspunt van de WNO is dat brieven binnen twee d drie weken worden afgedaan. Wanneer deze termijn niet haalbaar is en dit al vooraf kan worden ingeschat, dient dit aan de afzender bekend te worden gemaakt via een

behandellnesberlcht

^waarin

ondermeer dient te staan hoe lang de beantwoording op zich zal laten wachten. Wanneer de behandeling langer gaat duren dan vermeld in het behandelingsbericht wordt de afzender hierover gei'nformeerd via een

tussenbericht"

In beide berichten wordt minimaal vermeld'":

a. het registratienummer waaronder het document in behandeling is genomen;

b. naam en telefoonnummer van de afdelinghedewerker waar het document in behandeling is

-

genomen;

c. reden van niet-directe beantwoording;

d. de te verwachten behandelingstermijn (voor zover mogelijk bij datum genoemd).

De fax binnen de dienstkring gebruikt voor formele en informele communicatie om snel een bericht over te brengen. De op deze wijze ontvangen en verzonden documenten hebben daarom meestal een informele status. Dit neemt niet weg dat met dit medium ook archiefbescheiden (documenten met een officiele status) kunnen worden ontvangen dan we1 verzonden. In dat geval komen ook deze

documenten voor registratie in aanmerking en worden zij door de administratie van een

registratienummer en bij ontvangen berichten van een registratiestempel voorzien. De medewerkers van de dienstkring dienen er zelf op toe te zien dat berichten met een officiele status worden geregistreerd, dan we1 ter registratie worden aangeboden.

Faxberichten met een officieel karakter worden opgeborgen in een dossier, bij de zaak waar het faxbericht onderdeel van uitmaakt.

Bron: Handboek Omrnentaire lnformatievenorging VhW I vastgesteld door R.J.J.ly\. Pans.

-

1998

''

^Idem

13

Ook e-mail wordt steeds vaker gebmikt om informatie uit te wisselen. Het ligt in de verwachting dat het gebruik van e-mail in de toekomst nog meer zal toenemen. Waar nu e-mail voornamelijk gebruikt wordt voor het uitwisselen van informele (persoonlijke) berichten zal in de (nabije) toekomst een intensiever gebruik van e-mail er toe leiden dat ook steeds meer formele documenten in de

elektronische uitwisseling van documenten betrokken zullen worden. Voor formele e-mailberichten geldt dat deze voor registratie en archivering in aanmerking komen.

Binnen de dienstkring bestaat nog niet de mogelijkheid tot elektronische archivering. Zolang dit het geval is worden officiele documenten, die om welke reden dan ook, elektronisch worden

-,

uitgeprint en ter registratie aangeboden bij de administratie. Ook eventueel meegezonden bijlagen (zogenaamde attachments) worden hierbij gevoegd.

Een aantal juridische aspecten. zoals rechtsgeldigheid, is nu nog niet goed geregeld waardoor elektronische berichtenuitwisseling een aantal risico's met zich meebrengt. Zolang dit het geval is kunnen aan de documenten die per e-mail worden ontvangen, dan we1 worden verzonden slechts in beperkte matet6 rechten worden ontleend. In Nederland geldt het systeem van de vrije bewijslast. Dit betekent dat de rechter zelf kan beslissen of e-mailberichten worden toegelaten als bewijs.17 E-mail wordt daarom binnen de dienstkring, voor zover mogelijk, vooralsnog uitsluitend voor het informele (zowel intern als extern) berichtenverkeer gebruikt.

Het elektronisch

venenden

van officiele berichten kan dan ook alleen plaatsvinden als een papieren, ondertekend exemplar wordt nagezonden aan adressant. Deze werkwijze is conform de regels die gesteld worden in: Richtsnoer E-mail gebruik voor het ministerie van Verkeer en Waterstaat, vastgesteld door mr. R.J.J.M. Pans en die in werking zijn getreden met ingang van 1 januari 2002.

8.3

Verblijfplaats- en voortgangsadrninistratie

Van de geregistreerde post wordt de verblijfplaatsadministratie bijgehouden. D.w.2. dat per document wordt vastgelegd bij welke medewerker van de dienstkring het document in behandeling is.

Op aanwijzing van het hoofd van de dienstkring worden bepaalde documenten, tijdens de postmapronde, aan de medewerkers van de dienstkring toebedeeld ter verdere behandeling. Bij terugontvangst op de administratie wordt in het postregistratiesysteem vastgelegd welk document bij welke medewerker in behandeling wordt gegeven.

In het registratiesysteem worden deze verschuivingen, van medewerker naar medewerker, bijgehouden zodat altijd duidelijk is waar een geregistreerd document zich bevindt. Het is dan ook van belang dat medewerkers hiervan mededeling doen bij de administratie.

Binnen de dienstkring wordt geen voortgangsadministratie gevoerd. Dit wil zeggen dat de medewerkers van de dienstkring niet worden geattendeerd op de voortgang van de afhandeling van stukken. Het behoort we1 tot de mogelijkheden doch de hoeveelheid documenten en het geringe aantal mensen werkzaam binnen het dienstkringkantoor maakt het voeren van een voortgangsadministratie nagenoeg overbodig. Aan de volgende mogelijkheid kan eventueel gedacht worden:

Aan het eind van iedere maand genereert de administratie uit het postregistratiesysteem, per medewerker, een lijst van openstaande stukken en biedt deze bij de betreffende medewerker aan.

Naar aanleiding van deze lijst controleert de medewerker of betreffende stukken inderdaad, voor wat betreft de behandeling ervan, nog open staan. Wanneer de stukken al zijn afgehandeld, biedt hij/zij deze aan bij de administratie ter archivering.

p~

" U~tgebre~de toelichting In : Richknoer E-mail gebruik voor VhW I vastgerteld door R I J.M. Pans. . 2001

"

Cornputerrnaterlaal heeft vnle bewliskracht, hetneen betekent dat parblen tot de rechterll~ke ulhpraak in het ongewlsse blllven over de waarderine van dit materiaal.~~ornouterm~teriaal r~~~ ^{~~~~ ~~~~} wordt alr dewti;rniddel aanvaard.-echterkelke bewiisw&de de ^{~ ~~~ ~} rechter verbindt a& het gebmik van cornputerrnateriaal bliift erg afhankelijk van de omstandigheden van het ipedfieke geval. In het alRerneen is in het Nederlandr recht rnateriaal dat wordt vwlt~ebracht rnetbehulp van computertechnieken alr bewijrmiddel twlaaibaar. Tenzij de wet uitdmkkdijk rchriftelijk bewljr vwrschrijil.

" Bron: Overkoepelend SDI Rijkswaterstaat (SDI RWS)

14

Van de nog openitaande stukken doet hij mededeling aan de administratie omtrent het verwachte termijn ter verdere afhandeling.

8.4

Deponeren ter archivering

Direct na behandeling en afdoening van ontvangen documenten worden deze ter archivering

aangeboden aan de afdeling Bestuur. Beheer en Administratie. Van elk te verzenden document wordt, door de administratie, een volledige kopie (inclusief de bijlagen) ve~aardigd ter deponering en archivering (zie bij 8.1 postverzending).

Voordat tot werkelijke archivering wordt overgegaan, wordt per document gecontroleerd of dit werkelijk is afgedaan. Dit wordt ook we1 de afdoeningscontrole genoemd. Een document is afgedaan wanneer:

a. van het originele ontvangen document met registratiestempel, waar geen antwoord op wordt verwacht een kopie is uitgereikt aan diegene voor wie het stuk bestemd is. Het origineel wordt dan direct gearchiveerd.

b. het originele ontvangen document met registratiestempel, waar we1 een antwoord op wordt verwacht (B&R-stuk), is voorzien van een afschrift van het uitgaande document (compleet in minuteformulier)

c. van een op initiatief van de dienstkring (dus geen antwoordbriefl verzonden brief een afschrift is gemaaktfontvangen (compleet in minuteformulier)

d. de originele te verzenden brief ook werkelijk is verzonden

In het registratiesysteem wordt genoteerd dat een document is gedeponeerd bij de administratie.

De gedeponeerde docurnenten kunnen tijdelijk op numerieke volgorde opgeborgen worden, ter latere archivering. lngekomen documenten waarop een antwoord is geschreven worden samen aangeboden ter archivering. Op het minuteformulier wordt de link tussen inkomende en uitgaande brief gelegd.

8.5

Archivering

Archieven worden gevormd als neerslag van het handelen van overheden, instellingen en personen. Een archief heeft een tweeledige functie. Het is het geheugen van de overheid en de archiefstukken dienen als instrumenten van het bestuur.

Zonder goed geordende en toegankelijke archieven zijn bestuurlijke zorgvuldigheid en continuyteit loze begrippen en is een goede democratische controle op het bestuur vrijwel onmogelijk. Er zijn een viertal belangen te onderkennen welke het gewenst maken om bescheiden te registreren en te bewarenla.

Het bedrijfsvoeringsbelang;

Het verantwoordingsbelang;

Het informatiebelang;

.

Het cultureel historisch belang

Wanneer tot werkelijke archivering wordt overgegaan, wordt voor de dossie~orming gebruik gemaakt van de dossieromschrijvingen (de . - standaardomschrijvin~en), .

-

die in het SDI voor de dienstkring ziin vastgesteld. Op de dossiers wordt vermeldlg:

a. de naam van de dienstkring b. het unieke dossiernummer c. het nummer van de handeling d. de dossieromschrijving e. de looptijd van het dossier

"

Bron: Handboek Documentdire lnformatievenorging VlLW I vastgesteld door R.J.J.M. Pans.

-

¹⁹⁹⁸

'*

^Idem

15

Voorbeeld:

Wbr 28.874 RlKZ

Het verlenen van een Wbr-vergunning aan het Rijksinstituut voor Kust en Zee voor het plaatsen van een temperatuur- meetopstelling op het remmingwerk in de spuikolom te Komwerderrand

Periode 1999 V. 20 jr. VJ0

Van de aangelegde dossiers wordt een dossierinventaris bijgehouden naast het registratiesysteem door de afdeling Bestuur. Beheer en Administratie.

Per dossier wordt hierin vastgelegd:

a. het unieke dossiernummer b. het nummer van de handeling c. de dossieromschrijving

d. de looptijd van het dossier

In het registratiesysteem wordt bij elk op te bergen document genoteerd in welk dossier het document is opgeborgen.

d

Bij het daadwerkelijk archiveren van documenten (het vewaardigen van dossiers) gaat men als volgt te werk:

a. het te archiveren document wordt uit de postmap van de administratie genomen

b. 0.a. met gebruikmaking van de trefwoordenlijst uit het SDI van de dienstkring wordt de juiste handeling bij het document gezocht

c. het voorlopige handelingnummer dat bij de registratie op het document is vermeld, wordt

gecontroleerd aan de hand van de gevonden handeling, het definitieve nummer wordt genoteerd d. bij de handeling staat een standaardomschrijving voor op het dossier, waarin het stuk wordt

opgeborgen. vermeld

e. aan de hand van deze standaardomxhrijving wordt in het archief gecontroleerd of er al een dossier is aangelegd, m.b.t. de betreffende zaak, waarin het te archiveren stuk kan worden opgenomen f. indien er al een dossier aanwezig is, kan het stuk worden toegevoegd aan het dossier

g. indien er nog geen dossier aanwezig is, wordt een nieuw dossier aangelegd

h. het archief van de dienstkring is opgebouwd uit buitenmappen en hangmappen met een ruiter (voorzien van een objedaanduiding met een BSD-nummer)

i. de standaard(dossier)omxhrijving wordt overgenomen uit het SDI en de variabele gegevens worden ingevuld

j. het document kan worden opgeborgen in het dossier nadat het van alle bindmiddelen is ontdaan (dit geldt alleen voor documenten die v w r bewaring in aanmerking komen)

k. nadat het document is opgeborgen in het dossier wordt de administratie zoals eerder aangegeven bijgewerkt (vermelden weik document in welk dossier is opgeborgen)

I. het dossier wordt volgens de in het SDI aangegeven ordening opgeborgen in het archief

. . . . ^.I<',,

^{.: .. , . .}

-t

al

handelingen islondk~erd+ld in (proces)sllppen. ook we1 activiteiten genoemd. Dit is met name het geval bij handelingen.d~e betrekking hebben op een bestek.

,,)A'.'s446:

. . . , , : , . * p ,

.

^.* &, >':C.:.~;I .,;,v.v ^'I .',, . ,;i~$:&{:{;c16? , :F,C"J - \ '"

. ,.!, .,,? ~u.$!,$!!.~.. ,,

' .

..

^.. ~'.".L?.I

..,:?.?,i$kp&~;.

<.... ? .,,>,;

Voorbeeld:

Het uitvoeren van een stuk onderhoud aan de Afsluitdijk volgens besteknr. IJA

...

. Dit wordt veelal uitbesteed aan een aannemer. De bijbehorende processtappen zien er als volgt uit:

1. Het RWS-intern voorbereiden van uit te besteden werken

2. Het publiceren in de Staatscourant van voornemens om werkzaamheden openbaar aan te besteden 3. Het selecteren van inschrijvers voor de uit te voeren werkzaamheden

4. Het voeren van onderhandelingen met de uitgenodigde gegadigden en inschrijvers 5. Het beschikbaar stellen van bestekken

6. Het aanbesteden zelf

7. Het verlenen van de opdracht 8. etc.

Voor het onderhoud van wegen is een handeling terug te vinden in het SDI van de dienstkring.

Wanneer men nu alle stukken, ongeordend in het bij deze handeling behorende dossier op zou bergen.

ontstaat een onoverzichtelijk pakket aan informatie. Het aanbrengen van structuur is hier noodzakelijk.

Dit kan door de neerslag (het archie0 van de verschillende activiteiten die worden uitgevoer'd binnen deze handeling, per activiteit, samen te voegen. Dit kan op twee manieren.

a. Er wordt per activiteit een "facetdossier" aangelegd.

b. Er wordt &en dossier aangelegd met daarbinnen tabs waarachter per activiteit de archiefbescheiden worden opgeborgen.

De voor de dienstkring van toepassing zijnde activiteiten zijn opgenomen in het SDI. Met . . .

gebruikmaking van de wordt de juiste activiteit (procedurestap) opgezocht.

De activiteiten zijn in het SDI beschreven na de handelingen.

Activiteiten worden niet uitgedrukt met een nummer (zoals bij de handelingen) maar met een letter.

Per activiteit is een bepaalde letter van toepassing. Bij deze letter is de tekst van de activiteit beschreven.

. . .

Wanneer men er voor kiest

7

aan te leggen (mogelijkheid a.) dan wordt

op alle dossiers dezelfde standaard(dossier)omschrijving genoteerd en kan men er verder mee volstaan

de . . .

van het dossier op te nemen.

. . .

Wanneer men er voor kiest

7

op te nemen, waarachter de stukken

. .. .. .

komen van de bepaalde activiteit, kan men de

overnemen. Er wordt dan dus CCn (totaal)dossier aangelegd, met het handelingennummer erop, met daarin tabs op alfabetische volgorde.

Per dossier zal moeten worden bekeken of er gewerkt wordt met gebruikmaking van activiteiten.

Wanneer hiewoor wordt gekozen dient nog te worden beoordeeld welke variant voor betreffende dossiers toepasbaar is.

Het archief van de dienstkring BEA bevat veel documenten, we1 of niet geregistreerd, waarop geen actie van de dienst gevraagd is. De documenten zijn ter kennisname van behandelend medewerkers bedoeld als ondersteuning bij de uitvoering van hun taken. Deze groep documenten zijn samen te vatten als documentatie. Het BSD is op het documentatie-archief niet van toepassing. Naast de archiefvorming op basis van handelingen moet er een archief komen met documentatiemateriaal. Ordening en

vernietiging van het documentatie-archief kan naar eigen inzicht van de archiefbeheerders plaatshebben.

Als laatste onderdeel van het archief van BEA worden documenten die niet in het officide BEA archief of documentatie-archief te plaatsen zijn in een apart blok geplaatst. Het betreft dan documenten met een informatieve waarde van maximaal een j a r . Zendbrieven, algemene mededelingen etc. vallen hieronder. De bewaartijd is dan CCn jaar.

8.6 Raadpleging en uitlening van losse docurnenten en dossiers Raadpleging en uitlening van losse documenten en dossiers

.

.

van de admmhk.

Originele documenten worden slechts uitgeleend als geheel dossier. De medewerker kan indien gewenst een kopie van het originele stuk maken.

Als dossiers aan medewerkers van de dienstkring worden uitgeleend, wordt dit vastgelegd op een uitleenkaart. De uitleenkaart vormt onderdeel van een dossier. De administratie noteert op deze kaart de volledige naam van het dossier (inclusief dossiernummer), wie het dossier heeft geleend en op welke datum.

De uitleenkaart wordt in het archief teruggeplaatst op de plaats van het dossier.

Op deze wijze is altijd te achterhalen waar een dossier zich bevindt.

Wanneer de betreffende medewerker het document of het dossier niet meer nodig heeft, retourneert hijlzij het bij de administratie.

Een dossier wordt door de medewerkers van de administratie teruggeplaatst in het archief. De uitleenkaart blijft hierbij bewaard i.v.m. een mogelijk volgende uitlening.

Bij raadpleging van niet openbare archiefbescheidenldossiers door derden (bijvoorbeeld i.v.m.

archiefonderzoek) wordt eerst een "verklaring van archiefonderzoek" opgesteld welke door beide partijen (de aanvrager en het hoofd van de Dienstkring) wordt ondertekend. Een voorbeeld van deze verklaring is als bijlage toegevoegd aan het SDI van de dienstkring.

8.7 Overdracht van dossiers naar het semi-statisch archiefdepot

Overdracht van archiefbexheiden is een VenW-interne aangelegenheid. Er zijn twee situaties waarin archieven worden overgedragen:

Bij overdracht van het dynamisch archief naar het semi-statisch archief;

Bij organisatiewijzigingen waarbij taken van het ene onderdeel van het departement overgaan naar het anderez0

De Dienstkring Afsluitdijk beschikt over een eigen semi-statisch archief. Wanneer dossier langere tijd niet meer worden geraadpleegd, de actualiteitswaarde van het dossier is dan nihil, worden zij overgedragen naar het semi-statisch archief. Aan de hand van de gegevens op de

uitleenkaarvuitleenlijst kan eventueel worden bepaald wat de actualiteitswaarde is van het dossier. Als dit al voor lange tijd niet meer is uitgeleend, kan men er van uit gaan dat het dossier kan worden overgedragen naar het semi-statisch archief. Wel dient vooraf te worden nagegaan of de zaak die in het dossier is opgenomen is afgerond. Met de datum van het laatste document uit het dossier wordt het dossier dan afgesloten.

Zo ontstaat er bijvoorbeeld een dossier dat loopt van 2000 tot en met 2001.

De dossiers worden gelicht uit het dynamisch archief en geplaatst in archiefdozen.

De dozen met te bewaren (lees naar het Algemeen Rijksarchief over te brengen archiefl worden in het semi-statisch archiefdepot bij elkaar geplaatst. Dossiers worden zoveel mogelijk op jaar van

overbrenging bij elkaar in een doos geplaatst.

De dozen met op termijn te vernietigen archief worden eveneens als aparte groep bij elkaar geplaatst.

Dossiers worden zoveel mogelijk op jaar van vernietiging bij elkaar in een doos geplaatst.

ledere doos wordt vwrzien van een etiket waarop is vermeld:

a. de naam van de dienstkring

b. het unieke dossiernummer met daarachter het nummer van de handeling (bijv: 3761128,550, 3766/28.550. etc.) of classificatie-. besteksnummer met de dossieromschrijving.

c. het jaar van overbrenging naar het Rijksarchief dan we1 het jaar van vernietiging.

In verband met het raadplegen en uitlenen van dossiers uit het semi-statisch archief wordt een inventaris bijgehouden, zodat duidelijk is waar een dossier zich bevind. Mutaties worden in de dossierinventaris bijgehouden.

Van de overdracht van archiefbescheiden wordt een verklaring van overdracht opgesteld die als bijlage bij het structuurplan is bijgevoegd als dossiers worden overgedragen aan de Directie llsselmeergebied te Lelystad.

8.8

Selectie van archiefbescheiden (overbrengen en vernietigen)

De selectie van archiefbescheiden in te bewaren en te vernietigen dossiers vindt plaats aan de hand van de gegevens die hierover zijn vastgelegd bij iedere handeling. Op de formulieren in het SDI van de dienstkring is per handeling aangegeven of de neerslag ervan (het archiefl dient te worden bewaard dan we1 op termijn kan worden vernietigd. Bij de vorming van het semi-statisch archief moet een gedeelte met op termijn te vernietigen dossiers en een gedeelte met aan de RAD over te dragen dossiers worden onderscheiden. In de "Beheersregeling documentaire informatieverzorging ministerie van V&WM en het overkoepelend SDI RWS zijn nadere regels gesteld voor het bewaren dan we1 vernietigen van dossiers. Deze regels zijn eveneens van toepassing voor de Dienstkring Afsluitdijk.

Onder bewaren wordt verstaan:

het ter eeuwige bewaring overdragen van de zorg en het beheer van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden aan een Archiefbewaarplaats (het Algemeen Rijksarchiefl.

"

Bron: Handboek Documentaire lnfonnatievenorging V&W I vastgesteld door R.J.J.M. Pans.

-

¹⁹⁹⁸

19

Onder vernietiging wordt verstaan:

het zodanig materieel bewerken van de informatiedrager (papier, geluidsband, film, diskette) dat de daarop vastgelegde informatie niet meer te reconstrueren is, doch niet eerder dan het daarvoor vastgestelde termijn verstreken is.

Bij de verschillende handelingen wordt "bewaren"aangegeven met de letter B.

Vernietigen wordt aangegeven met de letter V met daarachter vermeld de termijn waarna mag worden

In artikel4, sub 6 "Vernietigingr'en sub 7 "Overbrenging naar Rijksarchiefdienst" van de Beheersregeling documentaire informatieverzorging ministerie van V&W zijn de volgende regels opgenomen:

a Het hoofd van een archiefvormend orgaan (lees het hoofd van de dienstkring) draagt zorg dat vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen geschiedt, zodra de d a a ~ o o r in de selectielijst vastgestelde termijn is verstreken en voordat overbrenging van het archief naar de Rijksarchiefdienst (hierna: RAD) plaatsvindt.

b Van de vernietiging van archiefbestanddelen wordt een verklaring opgemaakt.

a Het hoofd van een archiefvormend orgaan (lees het hoofd van de dienstkring) draagt zorg dat de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden na 20 jaar, in goede.

geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van 10 jaar, worden overgebracht naar de RAD.

b Het hoofd van een archiefvormend orgaan (lees het hoofd van de dienstkring) draagt, in overleg met de RAD, zorg dat voor blijvende bewaring in aanmerking komende afgesloten archiefbestanddelen. die door de administratie niet meer veelvuldig behoeven t e worden geraadpleegd, worden overgebracht .

c De over te brengen archiefbescheiden worden voorzien van een document waarin is opgenomen op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid van deze archiefbescheiden zijn geregeld

.

d Bij de overbrenging van archiefbestanddelen naar de RAD kan het hoofd van een archiefvormend orgaan (lees het hoofd van de dienstkring) beperkingen stellen aan de openbaarheid

.

e De overbrenging wordt vastgelegd in een verklaring welke ten minste bevat een specificatie van de archiefbescheiden en de eventuele beperkingen aan de openbaarheid

.

De feitelijke overbrenging van archiefbescheiden naar de RAD wordt verzorgd door de medewerkers binnen de Diredie Ilsselmeergebied.

Bij de selectie van archiefbescheiden dient men secuur te werk te gaan. Men dient ervan overtuigd te zijn dat de inhoud van het dossier werkelijk overeenkomt met de context van de handeling. Bij twijfel dient eerst een korte inhoudelijke analyse plaats te vinden van de (mogelijke) diversiteit van de inhoud van het dossier in relatie tot het BSD.

Bij het overdragen van dossiers van het dynamisch archief naar het semi-statisch archief zijn de gegevens met betrekking tot het nummer van de handeling en het vernietigingsjaar op de dozen geplaatst. Aan de hand van deze gegevens worden die dozen waarvan het termijn verstreken is en waarvan de inhoud kan worden vernietigd uit het semi-statisch archief gelicht.

In de administratie betreffende het semi-statisch archief wordt bii de dossiers die vernietigd gaan

- -

worden, hiervan melding gemaakt.

Alvorens tot vernietiging wordt overgegaan, wordt een verklaring van vernietiging opgesteld.

(zie bijlage SDI).

De vernietiging van archiefbescheiden van het Rijk wordt uitgevoerd door de firma Van Cansewinkel.

De administratie draagt er zorg voor dat werkelijke vernietiging plaatsvindt en onderhoud de contacten hierover met dit bedrijf.

Het overbrengen van archiefbescheiden van de Dienstkring Afsluitdijk geschiedt in overleg met de archiefcwrdinator van de Directie llsselmeergebied en het Algemeen Rijksarchief.

De bewerking voor de overbrenging wordt uitgevoerd door de Centrale Archiefselectiedienst (CAS) te Winschoten. In het kader van de hiewoor door het ministerie afgesloten bewerkingsconvenanten wordt in overleg met de archiefcoordinator van de Oirectie llsselrneergebied een planning gemaakt met betrekking tot de uit te voeren bewerkingsprojecten. Ter uitvoering van het bewerkingsproject wordt een projectconvenant tussen de dienstkring en de CAS opgesteld.

Bij het overdragen van dossiers van het dynamisch archief naar het semi-statisch archief zijn de gegevens met betrekking tot het nummer van de handeling en het jaar van overbrenging naar het Algerneen Rijksarchief op de dozen geplaatst. Bij de start van het bewerkingsproject met de CAS worden aan de hand van de gegevens op de archiefdozen die dozen die voor overbrenging in aanmerking komen uit het semi-statixh archief gelicht. Van de dozen die mee gaan in het bewerkingsproject wordt een lijst vewaardigd.

In de administratie betreffende het semi-statisch archief wordt bij de dossiers die overgebracht gaan worden, hiewan melding gemaakt.

Alvorens de dozen worden overgebracht naar de CAS, vindt een preventief schirnmelonderzoek plaats, Dit gebeurt in samenspraak met de Rijksarchiefdienst. Wanneer schimmel in de archiefbexheiden wordt aangetroffen, dient het archief eent te worden gegammastraald bij de firma Gammaster International BV te Ede of Ettenleur.

Na goedkeuring van het schimrnelonderzoek of na gammastraling worden de dozen in overleg met de CAS daar naartoe verplaakt.

De CAS bewerkt de archiefbescheiden 0.a. aan de hand van het BSD "Waterstaat". De CAS draagt zorg voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van het over te brengen archief, inclusief de vewaardiging van een toegang daarop.

Controle op de uitvoering van het bewerkingsproject gebeurt rniddels een regelmatig toetsingsoverleg waarbij de dienstkring, het Algemeen Rijksarchief en de CAS betrokken zijn. Het toetsingsoverleg vindt in principe plaats in ~ i n s c h o t e n bij de CAS.

Na de bewerking worden de archiefbescheiden overgebracht naar het Rijksarchief. Bij deze overdracht kunnen op grond van artikel 15 van de Archiefwet 1995 beperkende bepalingen worden gesteld m.b.t.

de openbaarheid van archiefbescheiden.

Deze beperkingen kunnen slechts worden gesteld:

nadat advies van de beheerder van het Algerneen Rijksarchief is verkregen;

voor een bepaalde termijn;

met het oog op:

a) de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;

b) het belang van de Staat of zijn bondgenoten;

C) het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan we1 van derden.

Nadat de overbrenging werkelijk heeft plaatsgevonden, wordt een verklaring van overbrenging opgesteld.

8.9 ~ijzondere categorieen van archiefbescheiden

Een commissie wordt veelal tijdelijk ingesteld met een bepaald doel. Een commissie dient als apart archiefvormend orgaan te worden beschouwd, hetgeen betekent dat de archiefbescheiden van een commissie niet mogen worden vermengd met de overige archiefbescheiden van de dienstkring.

De secretaris van een officieel ingestelde raad of commissie is verantwoordelijk voor de registratie van documenten van de commissie en de uiteindelijke archivering hiewan. Hij voert ook een administratie hieromtrent.

Na opheffing van de commissie wordt het archief, inclusief de hierover gevoerde administratie, overgedragen aan de administratie van de dienstkring, die vewolgens het archief als afzonderlijk blok opneemt in het totale archief van de dienstkring.

Ook een projectgroep wordt meestal tijdelijk ingesteld met een bepaald doel, echter een projectgroep wordt niet gezien als een apart archiefvormend orgaan maar als een specifieke groep van penonen (specialisten op hun vakgebied) die zijn belast met de projectmatige uitvoering van een

(deel)taak/handeling van de dienstkring.

De projectleider is verantwoordelijk voor het projectarchief. Hij voert zomogelijk ook een administratie hieromtrent.

Na opheffing van de projectgroep wordt het archief, inclusief de hierover gevoerde administratie.

overgedragen aan de administratie van de dienstkring. Nadere regels over deze overdracht zijn opgenomen in het overkoepelend SDI RWS.

De administratie draagt er zorg voor dat het archief van de projectgroep wordt opgeborgen onder de handeling waarop het project van toepassing is.

Bij de behandeling van gerubriceerde bescheiden zijn de bepalingen uit de Wet bescherming

Staatsgeheimen en de Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de rijksdienst van toepassing. De behandeling van gerubriceerde stukken is op de Dienstkring Afsluitdijk niet van toepassing gezien het gegeven dater geen gerubriceerde stukken worden ontvangen dan we1 zelf opgemaakt.

9. Onderhoud van het RIO/BSD "Waterstaat" en het SDI Dienstkring Afsluitdijk Gezien het gegeven dat deze bronnen die als basis dienen voor het RIO en BSD aan verandering onderhevig zijn, betekent dit ook dat het RlOlBSD "Waterstaat" geen statisch document betreft maar telkenmale zal moeten worden aangepast aan deze veranderingen. Dit betekent dat nieuwe

handelingen zullen worden toegevoegd, handelingen zullen wijzigen en handelingen zullen komen te vewallen. Dit betekent ook dat bij regelmaat het RlOlBSD weer opnieuw, middels de daawoor bij Archiefwet vastgestelde procedure, zal moeten worden vastgesteld.

Wanneer dit het geval is, kan dit invloed hebben op het SDI van de dienstkring. Het zal derhalve naar aanleiding van deze veranderingen moeten worden onderhouden. De veranderingen zullen van invloed zijn op de archivering binnen de dienstkring. Daar waar handelingen verdwijnen, zal ook de neerslag ewan, het archief verdwijnen. Wanneer er handelingen bij komen, d.w.2. er komen taken bij voor de dienstkring, zal ook de neenlag van deze handelingen volgens de daawoor gekozen structuur opgenomen moeten worden in het archief.

Per directie en dienst wordt &en persoon aangesteld als "coordinator BSD". De coordinator" heeft tot taak:

vragen m.b.t. toepassing van het BSD binnen de dienst of directie te beantwoorden

problemen bij het matchen van stukken aan handelingen op te lossen en zo nodig een voorstel voor een nieuwe handeling te formuleren

nieuwe handelingen binnen de organisatie op te sporen

Ten behoeve van de Dienstkring Afsluitdijk zal in de toekomst moeten worden bekeken hoe deze functie ingevuld zal worden binnen de Diredie Ilsselmeergebied. In onderling overleg met deze functionaris zal het SDI voor de dienstkring, op basis van de door deze functionaris aangeleverde gegevens, regulier moeten worden onderhouden.

"

Zie: Overkoepdend SDI Rijkwaterstaat (SDI RWS)

23

I

10. Lijst van gehanteerde begrippen, definities en afkortingen

Actoren

Archiefbescheiden

Archiefvormend orgaan

BSD

CAS DIV

Dossier

Dynamisch archief Handeling

onderverde~in~ van de handeling. De handeling wordt verdeeld in

opeenvolgende activiteiten die tezamen de uitvoering van de gehele handeling (de uit te voeren procedure) weergeven.

Actoren zijn instellingen, binnen of buiten de rijksoverheid, die handelingen verrichten op een bepaald beleidsterrein

Bescheiden, ongeacht hun vorm, door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten

Een onderdeel van het ministerie van VenW, dan we1 van een ander

overheidsorgaan, dat een deel van een taak, een of meer taken uitoefent, onder de ministeriele verantwoordelijkheid van de minister van VenW en waarvoor afionderlijk wordt gearchiveerd.

Basis Selectiedocument: een wettelijk voorgeschreven selectie-instrument (selectielijst) voor de selectie van overheidsarchieven in te bewaren of te vernietigen bestanddelen

I

Centrale Archiefselectiedienst te Winschoten

Documentaire lnformatieverzorging van de ingekomen, interne en uitgaande bexheiden, verzorging, archiefvorming en archiefbeheer, alsmede

toegankelijkheid t.b.v. de eigen organisatie en derden.

Een dossier is het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een archiefvormend orgaan bij het verrichten van werkzaamheden behorende bij een zaak.

I

Actueel archief met regelmatige raadpleegfrequentie

Een complex van activiteiten, gericht op de omgeving, voor de verrichting waarvan een orgaan op grond van attributie of delegatie verantwoordelijkheid draagt en die door dat orgaan worden verricht of die onder

verantwoordelijkheid van het orgaan door mandatering door een of meerdere organisaties (lees dienstkring) of organisatieleden worden verricht.

Rapport Institutioneel Onderzoek: een context-beschrijving van een

beleidsterrein, waarop de overheid handelend optreedt of in het verleden heeft Informatiedrager

RAD

I 1

opgetreden.

1

Medium waarmee informatie kan worden overgebracht en opgeslagen.

bijvoorbeeld papier, celluloid, elektromagnetische en optische media.

Rijksarchiefdienst

SDI Struduurplan Documentaire lnformatievoorziening: een ordeningsplan waarin de archieforganisatie en archiefstructuur zijn vastgelegd, op basis van het institutioneel onderzoek en het BSD, de indeling van het archief in afdelingen en bestanddelen, de wijze waarop bestanddelen worden geordend, de manier waarop de bestanddelen worden gerangschikt en de wijze waarop bestanddelen toegankelijk zijn gemaakt.

Semi-statisch archief Niet meer actueel archief met lage raadpleegfrequentie.

Statisch archief Het naar de Rijksarchiefdienst overgebracht afgesloten archief.

Zaak Een zaak is een eindigend complex van handelingen/activiteiten gericht op een bepaald doel, met een duidelijk begin en eindpunt.