Anonimiseren
www.octobox.nl
Henk de Vries Boomgaardlaan 12
Henk de Vries
BSN 123456789
Stap 1: Bestanden verzamelen
Het proces begint met het verzamelen van losse e-mails en documenten van het ‘te anonimiseren dossier’. Deze bestanden worden bijvoorbeeld in een map op de netwerkschijf gezet. De documenten bevatten vaak diverse formaten als Word, Excel, PDF of bijvoorbeeld
foto’s. De e-mails (.msg) staan willekeurig door elkaar en kunnen nog diverse andere mails en
bijlagen bevatten.
De stappen van OCTOBOX anonimiseringssoftware
Anonimiseren
in de praktijk
Stap 2: Voorbereiding door OCTOBOX
De verwerking is afhankelijk van het soort dossier.
De verschillende documenten worden in de bijbehorende map geplaatst. OCTOBOX start automatisch wanneer het dossier compleet is.
Er wordt een tijdslijn opgebouwd: elke mail wordt gesorteerd van de oudste naar de meest recente.
Dubbele emails en documenten worden verwijderd.
Documenten worden door middel van OCR
‘gelezen’ zodat deze doorzocht kunnen worden.
Stap 3: Automatisch anonimiseren door OCTOBOX
De software zoekt naar de te anonimiseren teksten.
Waar naar gezocht wordt, is op voorhand afgesproken. Dit kunnen generieke teksten zijn of specifieke woorden en termen. Ook kan het om standaard formats gaan. Voorbeelden van vaak voorkomende zoekregels zijn:
- Emailadressen;
- Voor- en achternamen;
- Postcodes, straten en huisnummers;
- Telefoonnummers, IBAN of BSN.
Maar dit kunnen ook meer gerichte regels zijn:
- Woordenlijsten over bepaalde onderwerpen;
- Namen en adressen die niet afgelakt mogen worden (bijvoorbeeld van een publiek persoon).
Ook kan er gebruik gemaakt worden van waardelijsten waarin
opgesomd staan welke woorden expliciet wel of niet moeten worden geanonimiseerd.
Indien afgesproken kan er aan de gevonden resultaten ook een weigeringsgrond worden meegegeven.
Er wordt een bericht gestuurd naar de behandelaar van het dossier.
Stap 4: Het valideren van het dossier
De gebruiker krijgt een melding zodra een dossier klaarstaat. In het validatiescherm kan per pagina gecheckt worden of alle woorden juist gemarkeerd zijn en waar mogelijk moet worden aangepast.
Naarmate de gebruiker de regels beter en correcter definieert, zal de noodzaak om elke pagina of elk veld te bevestigen verminderen. De gebruiker zal steeds sneller door de documenten kunnen gaan en de correcte resultaten kunnen opleveren.
Overige mogelijkheden:
Zelf velden toevoegen.
Velden benoemen met de bijbehorende weigeringsgrond.
Velden doortrekken over alle documenten (extrapoleren).
Het resultaat previewen voor het definitief anonimiseren.
Henk de Vries Boomgaardlaan 12
Henk de Vries
BSN 123456789
Stap 5: Het resultaat
Het resultaat is een geanonimiseerd dossier. Alle bestanden zijn in één PDF samengevoegd of worden los gehouden. In het document zijn alle woorden en teksten die automatisch of handmatig
geanonimiseerd werden, definitief vervangen door een zwarte balk. Weg is ook echt weg.
Indien gewenst staat er in de zwarte balken een weigeringsgrond.
Ook kunnen er een aantal bijlagen worden toegevoegd, zoals een leeswijzer van de weigeringsgronden of een inventarisatielijst van de
verwerkte bestanden.
Het eindresultaat kan worden doorgestuurd naar de interne medewerker of direct worden gepubliceerd.
Dit kan een eenvoudig bericht zijn of een hyperlink waarmee de ontvanger direct het bestand zelf kan
openen, bekijken en kopiëren.
NOTE: De kracht van OCTOBOX Anonimiseren is dat de software zeer flexibel is en geheel is aan te opassen aan de wensen van de
organisatie en de gebruiker.
