Beste gebruikers,
De lente is eindelijk hier, en lente betekent lenteschoonmaak! Waarom niet van de gelegenheid gebruik maken om de contactgegevens van je organisatie op orde te brengen? Met actuele contactgegevens kunnen alle ICMS-gebruikers snel contact opnemen met de juiste personen wanneer zich een incident voordoet.
In deze nieuwsbrief leggen wij uit hoe je kan controleren of je eigen contactgegevens correct zijn, en hoe je ze kunt bijwerken indien nodig..
Contactgegevens: contactentiteiten en personen
Als je deze nieuwsbrief ontvangt dan ben je waarschijnlijk een ICMS-gebruiker. En zoals elke gebruiker maakt je deel uit van een organisatie (gemeente, politiezone, hulpverleningszone, federale diensten van de gouverneur, ziekenhuis, Seveso-bedrijf,...).
In de ICMS-databank met contactgegevens zal normaal gezien je organisatie ingegeven zijn als een contactentiteit. Een contactentiteit moet de gegevens bevatten die in een noodsituatie noodzakelijk zijn: permanentienummer, e-mailadres, locatie en contactgegevens van de contactpersonen.
Let op: het is niet omdat je toegang hebt tot ICMS (login) dat je contactgegevens in de contacten databank staan! De gebruikersgegevens (die je kan zien in je "profiel" door rechtsboven op je naam te klikken) zijn niet gekoppeld aan de gegevens van de contactpersonen. Je contactgegevens moeten apart ingegeven worden door de gegevensbeheerders (Data Admin) van je organisatie.
1 – Contactgegevens opzoeken en nakijken
Om naar contactgegevens te zoeken, hebt je meerdere opties:
- Klik in het linkermenu op "Planning" en vervolgens op "Contactgegevens opzoeken".
- Klik op de ICMS startpagina op de knop "Contactgegevens”
In de "tekst"-zoekfunctie (eerste tab) voert u de naam (of een deel van de naam) van uw organisatie in. Bijvoorbeeld: "hulpverleningszone”
Je kan ook "per categorie" zoeken bvb op "Openbare besturen en diensten", als je voor een overheid werkt.
Klik op de naam van de contactentiteit (in het blauw) om de fiche te raadplegen.
Controleer eerst of de gegevens van de contactentiteit volledig en correct zijn: de belangrijkste gegevens zijn het permanentienummer en het e-mailadres.
Controleer dan de gegevens van de contactpersonen.
Ben je opgenomen in de lijst van contactpersonen van je organisatie?
Als je voor een gemeente werkt, controleer dan of de gegevens van de noodplancoördinator, de D5-verantwoordelijke en de burgemeester up-to-date zijn.
2 - Wat als bepaalde gegevens ontbreken of onjuist zijn?
➔ Als je "User" toegang hebt:
- Neem contact op met iemand in je organisatie die data admin toegang heeft met de vraag om de gegevens bij te werken.
- Als je organisatie geen data admin toegang heeft, klik je op de rode knop "aanpassing vragen" bovenaan in de contactfiche. In het tekstveld geef je aan welke gegevens moeten worden toegevoegd of gewijzigd. De personen die als verantwoordelijke voor de gegevens staan ingegeven (data admins) ontvangen een e-mail melding en kunnen vervolgens de gevraagde wijzigingen doorvoeren.
3 – Contactgegevens bijwerken (*Data Admin)
/!\ Deze functies zijn voorbehouden aan gebruikers met een "Data Admin" profiel.
Om de contactgegevens van een contactentiteit te wijzigen, klik je op "Administration" (icoon met een moersleutel en een schroevendraaier links onderaan), en vervolgens op de knop "Contact Entiteit".
Op deze pagina zie je een lijst van de contact entiteiten voor jouw organisatie.
Dit betekent dat je organisatie verantwoordelijk is voor het bijwerken van de gegevens hiervan.
Als je een noodplancoördinator bent, zie je de meeste entiteiten van je gemeente.
Als je sommige contacten niet ziet, is dat normaal! Politiezones, hulpverleningszones en ziekenhuizen worden gewoonlijk rechtstreeks door deze organisaties beheerd. De contactgegevens van Seveso-bedrijven worden soms beheerd door de Federale diensten van de gouverneur.
➔ Pas op voor dubbele ingaves! Alvorens nieuwe gegevens toe te voegen, moet eerst worden nagegaan of deze niet reeds bestaan (door een zoekopdracht uit te voeren - zie punt 1). Het feit dat een contactentiteit niet in je "Admin"-lijst staat, betekent niet dat die entiteit niet bestaat. Het kan gewoon door een andere organisatie worden beheerd.
Als je een contactentiteit ziet die NIET in je gemeente ligt, is dat een bug. Neem in dat geval contact met ons op via e-mail (icms@nccn.fgov.be) en vertel ons om welke entiteit het gaat (link, naam en exact adres).
Vul de verschillende velden in: permanentienummer, telefoonnummer, e-mail adres, 180-dagen e- mail adres*, aantal aanwezigen overdag en 's nachts,...
(*Voor meer informatie over de 180-dagen update, kan je deze pagina in onze gebruikershandleiding raadplegen: ICMS e-learning – Data eigenaar)
Vul vervolgens de gegevens van de contactpersonen in.
Als er iemand ontbreekt, klik dan op "Contactpersoon aanmaken"
Je hoeft niet alle werknemers van je organisatie toe te voegen, maar denk aan degenen die een rol spelen in de noodplanning of met wie contact moet worden opgenomen in een noodsituatie:
noodplancoördinator, verantwoordelijke D5, burgemeester, directeur van een gemeente,...
Vul de volgende velden in: voornaam, naam, telefoonnummer (ten minste één telefoonnummer), e- mailadres, 180-dagen e-mailadres, beroep en moedertaal.
Geef als "gegevens eigenaar" uw organisatie aan. Geef als "secundaire eigenaar" bij voorbeeld de federale diensten van de gouverneur van uw provincie aan (indien toepasselijk).
Zodra de fiche is ingevuld, klikt je op "Opslaan". Je keert dan terug naar de fiche van de contactentiteit. Klik opnieuw op "Opslaan" wanneer alle contactgegevens voor de entiteit zijn bijgewerkt.
Hartelijk dank voor je medewerking!be-alert@nccn.fgov.be
