Functieboek Brandweer Zone Rand niet - operationele functies

(1)

Algemeen

Dit functieboek bevat de functiebeschrijvingen van het niet-operationeel personeel van Brandweer Zone Rand. Per functie worden er 4 delen beschreven:

● Doel

Dit segment geeft de lange termijn doelstellingen van de functie weer. In het functiegesprek en tijdens de evaluatiecyclus zullen deze doelstellingen vertaald worden naar taken en korte termijn doelstellingen en doorheen de evaluatiecyclus bijgestuurd worden.

● Plaats in de organisatie

Dit segment bevat de hiërarchisch en functioneel meerdere van de functie binnen de structuur van Brandweer Zone Rand. De hiërarchische meerdere is tevens de evaluator voor de functie en de bewaker van de belasting van de werknemer bij meerdere functionele meerderen. Deze vraagt input van de functioneel meerdere waar nodig.

● Technische kenmerken

Dit segment bevat de kenmerken zoals inschaling van de functie, vereiste technische competenties en voorwaarden. Het gaat over de specifieke theoretische en/of praktische kennis die nodig is om een job goed uit te oefenen.

● Functie competenties

Bevat de gedragscompetenties nodig voor de functie succesvol uit te oefenen.

Verder vraagt Brandweer Zone Rand voor alle onze medewerkers dat zij in de uitvoering van de functie zich flexibel opstellen en op eigen initiatief en/of op vraag van de leidinggevende andere taken uitvoeren om een efficiënte werking van de dienst te realiseren. Daarnaast vraagt Brandweer Zone Rand dat onze medewerkers zich collegiaal opstellen ten opzichte van de andere diensten en ondersteunende taken verrichten voor andere diensten van Brandweer Zone Rand op vraag van de directie of de zonecommandant. Competenties die Brandweer Zone Rand verwacht van elke medewerker, ongeacht de functie, zijn:

● Teamspeler

● Hulpvaardig

● Positief

● Oplossingsgericht

Functieboek Brandweer Zone Rand niet - operationele functies

TYPE DOCUMENT Draft functieboek

VERSIE V1

CONTACTPERSOON AV

DATUM 19/01/2021

(2)

NOTA

Functiebeschrijving O-OFF

BELEIDSGERICHTE KANT

Bedrijfsvoering

Directeur Bedrijfsvoering

Doel

■ Strategisch beleid bedrijfsvoering uittekenen in functie van de organisatiestrategie.

■ Ondersteunt de zoneraad, het zonecollege, de zonecommandant en het strategisch Management Team (SMT) bij de ontwikkeling van een zonale visie en strategie ten aanzien van het beleid en de organisatie.

■ De diensten binnen je pijler ondersteunen, aansturen, coachen en begeleiden in hun ontwikkeling zodat zij zich maximaal kunnen ontplooien binnen hun werkterrein.

■ Verantwoordelijk voor de strategische beleidslijnen en de uitvoering, de opvolging, kwaliteitsbewaking, evaluatie en bijsturing van het beleid binnen je pijler.

■ Opvolgen van wetgeving, evoluties en ontwikkelingen die een invloed hebben op of te maken hebben met bedrijfsvoeringsprocessen (communicatie, IT, zonale administratie, patrimonium en financiën). Deze wijzigingen vertalen in de zonale werking en het borgen van kennisdeling en opleiding rond deze thema’s binnen de organisatie waar nodig.

■ Instaan en borgen van een gestroomlijnde werking van het beleid door het uittekenen van processen en/of methodieken, het ontwikkelen van procedures, het organiseren van overleg, het borgen van goede en vlotte informatiedoorstroming, ....

■ Afstemmen van de werking van de verschillende pijlers op elkaar en de operationele werking. Coördineren van de dienstoverschrijdende dossiers.

■ Instaan voor de organisatie van overleg binnen de pijler bedrijfsvoering om kruisbestuiving te bevorderen.

■ Contacten onderhouden met stakeholders en de brandweerzone vertegenwoordigen richting het beleid, zowel lokaal als federaal, op vlak van bedrijfsvoering.

■ Intern draagvlak creëren/zoeken en onze medewerkers betrekken binnen het vakgebied.

Plaats in de organisatie

■ Maakt deel uit van het SMT (Strategisch Management Team).

■ Rapporteert aan de zonecommandant.

■ Geeft leiding aan de diensten zonale administratie, IT , communicatie, financiën, regioadministratie en patrimonium.

Technische kenmerken

■ 80% VTE (VolTijdse Equivalent) koude taakinvulling

■ Contractuele functie niveau: A

■ Graad: A5a-5b

■ Goede kennis van Google en MS Office toepassingen (Docs, Word, Sheet, Excel, Gmail, ....)

■ Vertrouwd zijn met organisatie- en veranderingsmanagement.

(3)

NOTA

■ Blijk geven van een grondige kennis van projectmanagement.

■ Kennis van personeelsmanagement en kunnen omzetten in de praktijk.

■ Standplaats: zonaal kantoor.

In functie van de uitvoering van de job, kan worden gevraagd zich te verplaatsen naar de posten verspreid over de zone.

■ Minstens een masterdiploma (of gelijkgesteld) of daarmee gelijkgesteld door ervaring.

Functiecompetenties

■ Analyseren en conceptualiseren

■ Innoveren

■ Inspireren

■ Visie ontwikkelen - strategisch inzicht

■ Vertrouwen geven - delegeren

■ Teams ondersteunen/ aansturen

Zonesecretaris

Doel

■ Borgen en stroomlijnen van de bestuurlijke processen en de werking van het zonecollege en de zoneraad.

■ Contacten met bestuurlijke kant onderhouden. De bestuurlijke besluitvorming stroomlijnen en ondersteunen.

■ Vertalen van de inbreng van de in de organisatie aanwezige technische deskundigheid naar bestuurlijke besluiten.

■ Voorbereiden van de vergaderingen van de zoneraad en van het zonecollege.

■ Garanderen van de openbaarheid van bestuur.

■ Bijhouden van de agenda van de vergaderingen van de zoneraad en van het zonecollege.

■ Bezorgen van de beslissingen, de zonale beraadslagingen, alsook van alle nodige stukken voor

de uitoefening van het toezicht aan de bevoegde toezichthoudende overheid.

■ Opstellen van de notulen van de vergaderingen van de zoneraad en van het zonecollege.

■ Rapporteren aan het zonecollege over het gevoerde beleid samen met de zonecommandant.

Plaats in de organisatie

■ Rapporteert aan de zonecommandant

Technische kenmerken

■ 20% VTE (VolTijdse Equivalent) koude taakinvulling

■ Contractuele functie niveau: A

■ Graad: A5a-5b

(4)

NOTA

■ Grondige kennis van de organisatie, de structuren, de reglementering en de verschillende bevoegdheden van de gemeente en de brandweerzone.

■ Inzicht in het verloop en de begeleiding van bestuurlijke processen.

Functiecompetenties

■ Plannen en organiseren

■ Klantgerichtheid

■ Accuraat

■ Innoveren

Juridisch Deskundige

Doel

■ Ondersteunt de werking van de organisatie door het geven van juridische adviezen en uitwerken van processen die de wettelijke naleving borgen en bij te dragen tot de beleidsdoelstellingen van Brandweer Zone Rand.

■ Organiseert en optimaliseert de juridische ondersteuning in lijn met de zonale visie en doelstellingen.

■ Borgt de coördinatie en opvolging van zowel de gemelde vragen en/of problemen komende van de eigen organisatie als de doorgestuurde juridische vragen en/of problemen richting externe partners en staat mee in voor de behandeling ervan en stemt deze af met de directeur bedrijfsvoering.

■ Borgt de documentatie van processen, procedures, enz. binnen het ruimer geheel van documentbeheer binnen de dienst bedrijfsvoering en de zonale werking.

■ Borgt de opmaak, het delen en het ter beschikking stellen van documentatie en ondersteunende materialen waar nodig om de juridische accuraatheid te ondersteunen.

■ Ondersteunt de directeur bedrijfsvoering/zonesecretaris op vlak van juridische vraagstukken en opdrachten.

■ Verrichten van ondersteunende taken (m.i.v. notuleren en voorbereiden van zonale besluitvorming) voor de directeur bedrijfsvoering/zonesecretaris.

■ Leidt afgelijnde projecten op aangeven van de directeur bedrijfsvoering en betrekt de stakeholders binnen de organisatie hierin.

■ Doorgeven van kennis door het geven van opleidingen en presentaties te geven.

■ Onze medewerkers betrekken binnen het vakgebied.

Plaats in de organisatie

■ Rapporteert aan de directeur bedrijfsvoering/zonesecretaris.

(5)

NOTA

Technische kenmerken

■ 100% VTE koude taakinvulling.

■ Contractuele functie niveau: B.

■ Graad: B1-B3.

■ Goed vertrouwd met informaticatoepassingen en databanken.

■ Goede kennis van procedures, regelgeving en richtlijnen.

■ Minstens een bachelordiploma (of gelijkgesteld) of daarmee gelijkgesteld door ervaring binnen een juridische specialisatie.

Functiecompetenties

■ Accuraatheid

■ Structureren

■ Analyseren

■ Innoveren

■ Presenteren

■ Opleidingen geven

Administratief medewerker zone

Doel

■ Coördineert, organiseert en optimaliseert de dagelijkse werking van de zonale administratie in lijn met de zonale visie en doelstellingen en werkt processen en procedures uit om het dagelijkse takenpakket te stroomlijnen en stemt deze af met de directeur bedrijfsvoering.

■ Ondersteunt de zonale dienstverlening administratief en volgt de lopende dossiers op om de medewerkers en burgers binnen Brandweer Zone Rand te informeren en ondersteunen.

■ Borgt de coördinatie en opvolging van zowel de gemelde vragen en/of problemen komende van de eigen organisatie als de doorgestuurde vragen en/of problemen richting externe partners en staat mee in voor de behandeling ervan.

■ Borgt de documentatie van processen, procedures, enz. voor de eigen werking binnen het ruimer geheel van documentbeheer binnen de dienst bedrijfsvoering.

■ Bewaakt de goede werking van de dienst en onderneemt actie bij het opduiken van problemen. Borgt hierbij een interne verwittiging van diverse actoren bij acute problemen.

■ Leidt afgelijnde projecten op aangeven van de directeur bedrijfsvoering.

■ Ondersteunt de directeur bedrijfsvoering/zonesecretaris op vlak van administratieve vraagstukken en opdrachten (notuleren tijdens vergaderingen, administratieve ondersteuning van projecten,...).

■ Verricht ondersteunende taken (m.i.v. notuleren, telefonie, bestelbon administratie, zonaal klassement, briefwisseling ) voor de zonale administratie of voor andere diensten binnen de brandweerzone.

(6)

NOTA

Plaats in de organisatie

■ Rapporteert aan de directeur bedrijfsvoering.

Technische kenmerken

■ Contractuele functie niveau: C.

■ Graad: C1-C3.

■ Minstens een diploma van secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs.

Functiecompetenties

■ Klantgericht

■ Communiceren

■ Accuraat

IT

Deskundige IT

Doel

■ Opzetten, organiseren, coördineren en optimaliseren van een zonaal IT beleid in lijn met de zonale visie en doelstellingen en de operationele werking.

■ Adviseren en ondersteunen op organisatorisch, administratief en/of inhoudelijk vlak teneinde bij te dragen tot de IT doelstellingen van Brandweer Zone Rand en de uitbouw van de IT-infrastructuur van Brandweer Zone Rand, rekening houdend met de toekomstige ontwikkelingen en het toenemend aantal applicaties en digitale toepassingen.

■ Coördineert de dagelijkse werking van de dienst IT en draagt met zijn kennis bij aan het systeem- en netwerkbeheer.

■ Verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de zonale IT; meer specifiek opvolgen van aankoopdossiers, opvolging en praktische organisatie van bestellingen en leveringen, voorbereiding lastenboeken, opvolging en organisatie van periodiek onderhoud en vervanging van materiaal, keuringen, opvolging en praktische organisatie van distributie, bestellingen en leveringen ...

■ Overlegt intensief met de coördinator operationele technologie teneinde de IT-werking en infrastructuur af te stemmen op de operationele werking en conflicten of incompatibiliteit van systemen te voorkomen.

(7)

NOTA

■ Werkt voor de dienst IT processen en procedures uit om de dagelijkse werking en het dagelijkse beheer van de dienst te stroomlijnen en stemt deze af met de directeur bedrijfsvoering.

■ Borgt de documentatie van processen, procedures, … .

Anticipeert op mogelijke problemen op vlak van uitval en crisissituaties die de operationele processen in gevaar kunnen brengen en werkt hiervoor procedures uit.

■ Organiseert, geeft en werkt zonale opleidingen uit omtrent IT.

■ Borgt de opmaak en het ter beschikking stellen van documentatie en ondersteunende materialen voor de gebruikers.

■ Praktische ondersteuning van de IT-antennes als deskundige op hun deelterrein zodat zij zich maximaal kunnen ontplooien binnen hun werkterrein.

■ Expertise opbouwen en opvolgen van wetgeving en evoluties op vlak van IT en deze vertalen naar concrete actieplannen.

■ Graad: B1-B3.

■ IT- vaktechnische kennis met accent op toepassingen en toepassingsbeheer.

■ Minstens een bachelordiploma (of gelijkgesteld) of daarmee gelijkgesteld door ervaring binnen een IT specialisatie.

■ Analyseren

■ Probleemoplossend vermogen

■ Structureren

■ Klantgericht

(8)

NOTA

Communicatie

Deskundige Communicatie

Doel

■ Opzetten, organiseren, coördineren en optimaliseren van een zonaal communicatiebeleid in lijn met de zonale visie en doelstellingen en de operationele werking.

■ Adviseren en ondersteunen op organisatorisch, administratief en/of inhoudelijk vlak teneinde bij te dragen tot de communicatiedoelstellingen van Brandweer Zone Rand.

■ Coördineert de dagelijkse werking van de dienst communicatie, evalueert en stuurt bij waar nodig.

■ Bewaakt de kwaliteit van de zonale communicatie, zowel intern als extern.

■ Overlegt intensief met de verschillende stakeholders teneinde de werking van de communicatiedienst af te stemmen op de organisatie en de operationele werking.

■ Werkt voor de dienst communicatie processen en procedures uit om de dagelijkse werking en het dagelijkse beheer van de dienst te stroomlijnen en stemt deze af met de directeur bedrijfsvoering.

■ Borgt de documentatie van processen, procedures… .

■ Organiseert, geeft en werkt zonale opleidingen uit omtrent communicatie.

■ Borgt de opmaak en het ter beschikking stellen van documentatie en ondersteunende materialen voor de gebruikers.

■ Praktische ondersteuning van de communicatie antennes als deskundige op hun deelterrein zodat zij zich maximaal kunnen ontplooien binnen hun werkterrein.

■ Expertise opbouwen en opvolgen van wetgeving en evoluties op vlak van communicatie en deze vertalen naar concrete actieplannen.

■ Onze medewerkers betrekken binnen het vakgebied en de communicatiebehoeften in de organisatie bevragen.

■ Graad: B1-B3.

(9)

NOTA

■ Goed vertrouwd met informaticatoepassingen waaronder intranet.

■ Beheersen van grafische en audiovisuele toepassingen.

■ Perfecte kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

■ Minstens een bachelordiploma (of gelijkgesteld) of daarmee gelijkgesteld door ervaring.

■ Analyseren

■ Structureren

■ Klantgericht

■ Innoveren

■ Netwerken

Financiën

Hoofd Financiën

Doel

■ Strategisch beleid vertalen naar concrete actieplannen op vlak van financiën. Organiseren, coördineren en optimaliseren van de zonale financiële aanpak. Het financieel beleid afstemmen op de noden van de organisatie, de operationele noden en het wettelijk kader.

Vertaling van de strategische visie naar een financieel beleid met daaraan gekoppelde timings, opvolging, ...

■ Ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering bij de ontwikkeling van een visie en strategie vanuit de financiële expertise.

■ Team financiën ondersteunen, aansturen, coachen en begeleiden in hun ontwikkeling zodat zij zich maximaal kunnen ontplooien binnen hun werkterrein.

■ Waarborgen van de afstemming van de initiatieven binnen financiën en met de zonale visie.

■ Interne contacten onderhouden met stakeholders. Overleg initiëren vanuit je expertise rond financiën wanneer er raakvlakken zijn of impact is bij andere pijlers binnen de organisatie.

Verschillende stakeholders intern samenbrengen wanneer nodig.

■ Opvolgen van wetgeving, evoluties en ontwikkelingen die een invloed hebben op of te maken hebben met financiën. Deze wijzigingen vertalen in de zonale werking en het borgen van kennisdeling en opleiding rond deze thema’s binnen de organisatie waar nodig.

■ Instaan en borgen van een gestroomlijnde werking van de dienst financiën door het uittekenen van processen en/of methodieken, het ontwikkelen en opvolgen van procedures, het organiseren van overleg, het borgen van goede en vlotte informatiedoorstroming,... en hierover rapporteren aan de directeur bedrijfsvoering.

■ Intern en extern netwerk opbouwen rond financiën.

(10)

NOTA

■ Verantwoordelijk voor de voorbereiding, opvolging, evaluatie en bijsturing van de concrete actieplannen rond financiën.

■ Instaan voor de organisatie van overleg binnen de dienst financiën om kruisbestuiving te bevorderen.

Plaats in de organisatie

■ Rapporteert aan de directeur bedrijfsvoering en de bijzonder rekenplichtige.

■ Geeft leiding aan de dienst financiën.

Technische kenmerken

■ 100% VTE (VolTijdse Equivalent) koude taakinvulling.

■ Contractuele functie niveau: A.

■ Graad: A1a-3a.

■ Kennis van personeelsmanagement en kunnen omzetten in de praktijk.

Functiecompetenties

■ Accuraat

■ Innoveren

Deskundige Boekhouding

Doel

■ Opzetten, organiseren, coördineren en optimaliseren van de zonale boekhouding in lijn met de zonale visie en doelstellingen en de operationele werking

■ Zorgen voor een correcte boekhoudkundige registratie, verwerking en opvolging van inkomsten en uitgaven.

■ Adviseren en ondersteunen op organisatorisch, administratief en/of inhoudelijk vlak teneinde bij te dragen tot de doelstellingen van Brandweer Zone Rand.

■ Coördineert de dagelijkse werking van de dienst boekhouding.

■ Verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de boekhouding; meer specifiek boekhoudkundige registratie, verwerking en opvolging van de inkomsten en uitgaven,

(11)

NOTA

controle en rapportage, omzetten van bestuurlijke beslissingen in boekhoudkundige verwerking.

■ Werkt voor de boekhouding processen en procedures uit om de dagelijkse werking en het dagelijkse beheer van de dienst te stroomlijnen en stemt deze af met het hoofd financiën.

■ Borgt de documentatie van processen, procedures, ... .

■ Leidt afgelijnde projecten op aangeven van het hoofd financiën en betrekt de stakeholders binnen de organisatie hierin.

■ Organiseert, geeft en werkt zonale opleidingen uit omtrent boekhouding.

■ Borgt de opmaak en het ter beschikking stellen van documentatie en ondersteunende materialen voor de gebruikers en voorziet praktische ondersteuning.

■ Expertise opbouwen en opvolgen van wetgeving en evoluties op vlak van boekhouding en deze vertalen naar concrete actieplannen.

■ Rapporteert aan het hoofd financiën.

■ Graad: B1-B3.

■ Goed vertrouwd met informaticatoepassingen, boekhoudpakketten en databanken.

■ Goede kennis van procedures, regelgeving, richtlijnen en de toepasselijke wetgeving, Standplaats: zonaal kantoor.

■ Minstens een bachelordiploma (of gelijkgesteld) of daarmee gelijkgesteld door ervaring binnen een boekhoudkundige specialisatie.

■ Accuraat (Kwaliteit en nauwgezetheid)

■ Analyseren

■ Structureren

■ Klantgericht

(12)

NOTA

Deskundige Aankoop

Doel

■ Opzetten, organiseren, coördineren en optimaliseren van een zonaal aankoopbeleid in lijn met de zonale visie en doelstellingen en de operationele werking.

■ Adviseren en ondersteunen op organisatorisch, administratief en/of inhoudelijk vlak teneinde bij te dragen tot de aankoopdoelstellingen van Brandweer Zone Rand.

■ Coördineert de dagelijkse werking van de dienst aankoop.

■ Verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de dienst aankoop: meer specifiek plannen en organiseren van overheidsopdrachten, voorbereiden van de gunningsprocedures, opmaken van bestekken en uitschrijven van prijsvragen, publiceren van de overheidsopdrachten, procesbeheer, controle & rapportering in overheidsopdrachten, ...

■ Werkt voor de dienst aankoop processen en procedures uit om de dagelijkse werking en het dagelijkse beheer van de dienst te stroomlijnen en stemt deze af met het hoofd financiën

■ Leidt afgelijnde projecten op aangeven van het hoofd financiën en betrekt de stakeholders binnen de organisatie hierin.

■ Organiseert, geeft en werkt zonale opleidingen uit omtrent aankoop.

■ Expertise opbouwen en opvolgen van wetgeving en evoluties op vlak van aankoop en deze vertalen naar concrete actieplannen.

■ Graad: B1-B3.

■ Kennis van de toepasselijke wetgeving, bij voorkeur in de openbare sector en 3P.

■ Minstens een bachelordiploma (of gelijkgesteld) of daarmee gelijkgesteld door ervaring binnen een financiële specialisatie.

(13)

NOTA

■ Accuraat (Kwaliteit en nauwgezetheid)

■ Analyseren

■ Structureren

■ Klantgericht

Administratief medewerker financiën

Doel

■ Instaan voor de uitgaande facturatie & debiteuren administratie

○ Borgen van de coördinatie en opvolging van gemelde vragen en/of problemen komende vanuit de eigen organisatie alsook van externe klanten en mee instaan voor de behandeling ervan.

○ Instaan voor het opvolgen van binnenkomende betalingen in overleg met de deskundige boekhouding.

○ Leggen van contact (zowel schriftelijk als mondeling) met de klant (burgers,..) en bespreken van betalingsachterstand.

○ Overdragen van dossiers aan het deurwaarderskantoor indien de doorlopen herinneringstermijn overschreden werd.

○ Aangaan van geschikte betalingsregelingen, dit zowel zelfstandig als in overleg met het hoofd financiën.

○ Constateren van eventuele (administratieve) disputen en deze communiceren naar het diensthoofd financiën.

○ Voorbereiden van besluiten en notulen met betrekking tot de uitgaande facturatie en debiteuren administratie.

○ Opzetten van systeem van een gedisciplineerde opvolging van het debiteurenbestand.

○ Frequent intern rapporteren.

■ Instaan voor de algemene administratieve ondersteuning van de dienst financiën & aankoop

○ Meewerken aan de opmaak van processen en procedures om het dagelijks takenpakket te stroomlijnen en te optimaliseren.

○ Borgen van de documentatie van processen, procedures, enz. voor de eigen werking binnen het ruimer geheel van documentbeheer binnen de dienst financiën.

○ Organiseren en optimaliseren van de dagelijkse werking van de financiële administratie in lijn met de visie en doelstellingen van de dienst en deze afstemmen met het hoofd financiën.

○ Mee bewaken van de goede werking van de dienst en actie ondernemen bij het opduiken van problemen.

○ Meewerken aan financiële projecten op aangeven van het hoofd financiën.

(14)

NOTA

○ Ondersteunen van het hoofd financiën op vlak van administratieve vraagstukken en opdrachten (notuleren tijdens vergaderingen, administratieve ondersteuning van projecten,...)

○ Overleggen met zowel interne als externe partners inzake lopende dossiers in overleg met het hoofd financiën.

○ Verrichten van algemeen ondersteunende taken (m.i.v. notuleren, telefonie, bestelbon administratie, zonaal klassement, briefwisseling,... ) voor de dienst financiën of voor andere diensten binnen de brandweerzone.

Plaats in de organisatie

Technische kenmerken

■ Graad: C1-C3.

■ Minstens een diploma van secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs.

Functiecompetenties

■ Accuraat

■ Klantgericht

■ Assertief en daadkrachtig

■ Zeer communicatief

■ Zelfstandig

Administratieve ondersteuning Regio’s

Deskundige regioadministratie

Doel

■ Coördineert de dagelijkse werking van het team regioadministratie door het ondersteunen, aansturen en begeleiden van de verschillende medewerkers in het team.

■ Organiseert, ondersteunt en optimaliseert de werking van het team, in lijn met de zonale visie en doelstellingen.

■ Ondersteunt de regio’s om de administratieve taken gestructureerd te borgen.

(15)

NOTA

■ Werkt voor het team regioadministratie de processen en procedures uit om de dagelijkse werking en het dagelijkse beheer van de dienst te stroomlijnen en stemt deze af met de directeur bedrijfsvoering en de regiomanagers.

■ Borgt de documentatie van processen, procedures, enz. binnen het ruimer geheel van documentbeheer binnen de dienst bedrijfsvoering.

■ Leidt afgelijnde projecten op aangeven van de directeur bedrijfsvoering.

■ Borgt de opmaak, het delen en het ter beschikking stellen van documentatie en ondersteunende materialen waar nodig voor de werking van de regioadministratie.

■ Zorgt voor praktische ondersteuning van de administratieve antennes.

■ Administratieve ondersteuning van de regiowerking bij verschillende kerntaken van de medewerkers van het team regioadministratie.

■ Ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering/zonesecretaris op vlak van administratieve vraagstukken en opdrachten (notuleren tijdens vergaderingen, administratieve ondersteuning van projecten,...)

■ Verrichten van ondersteunende taken (m.i.v. notuleren) voor andere diensten of posten binnen de brandweerzone.

■ Doorgeven van kennis door het geven van opleidingen en presentaties.

■ Rapporteert functioneel aan de regiomanagers.

■ Coördineert het team regio administratie

■ Graad: B1-B3.

■ Structureren

■ Analyseren

(16)

NOTA

■ Innoveren

■ Presenteren

Administratief medewerker regio

Doel

■ Coördineert, organiseert en optimaliseert de dagelijkse werking van de regionale administratie in lijn met de zonale visie en doelstellingen en werkt processen en procedures uit om het dagelijkse takenpakket te stroomlijnen en stemt deze af met de deskundige regioadministratie.

■ ondersteunt de regio’s om de administratieve taken te borgen en volgt de lopende dossiers op om de medewerkers en burgers binnen Brandweer Zone Rand te informeren en ondersteunen.

■ Verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de regioadministratie meer specifiek:

telefonie, bestelbon administratie, zonaal klassement, interventieverslagen aanvullen, preventieverslagen administratief afwerken, prestaties verwerken, personeelsdossiers bijhouden, arbeidsongevallen opvolgen...

■ Borgt de documentatie van processen, procedures, enz. voor de eigen werking binnen het ruimer geheel van documentbeheer binnen de dienst regioadministratie.

■ Leidt afgelijnde projecten op aangeven van de deskundige regioadministratie, de directeur bedrijfsvoering en de regiomanager.

■ Ondersteunt de regiomanager en regio-officieren op vlak van administratieve vraagstukken en opdrachten (notuleren tijdens vergaderingen, administratieve ondersteuning van projecten,...)

■ Verricht ondersteunende taken (m.i.v. notuleren, ) voor de regioadministratie of voor andere diensten binnen de brandweerzone.

Plaats in de organisatie

■ Rapporteert aan de deskundige regioadministratie.

■ Rapporteert functioneel aan de regiomanagers.

Technische kenmerken

■ Graad: C1-C3.

(17)

NOTA

■ Standplaats: te bepalen

■ Minstens een diploma van secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs of ervaring.

Functiecompetenties

■ Klantgericht

■ Communiceren

■ Accuraat

Risicobeheersing

Technische brandpreventie

Coördinator Technische brandpreventie

Doel

● Strategisch beleid risicobeheersing vertalen naar concrete actieplannen op vlak van technische brandpreventie samen met de specialist/supervisor technische brandpreventie.

● Organiseren, coördineren en optimaliseren van de zonale aanpak rond technische brandpreventie.

● Ondersteunen van de directeur risicobeheersing bij de ontwikkeling van een visie en strategie rond risicobeheersing vanuit de expertise op vlak van technische brandpreventie.

● Verantwoordelijk voor de opvolging, evaluatie en bijsturing van de concrete actieplannen.

● Ondersteunen, aansturen, coachen en begeleiden van de referentiepersonen als deskundige op hun deelterrein zodat zij zich maximaal kunnen ontplooien binnen hun werkterrein.

● Expertise opbouwen op vlak van technische brandpreventie en opvolgen van wetgeving en evoluties op vlak van technische brandpreventie en deze vertalen binnen de organisatie en actieplannen.

● Interne contacten onderhouden met stakeholders. Overleg initiëren vanuit je expertise wanneer er raakvlakken zijn of impact is bij andere pijlers binnen de organisatie.

Verschillende stakeholders intern samenbrengen wanneer nodig.

● Opvolgen van de processen rond de technische brandpreventie en hierover rapporteren aan de directeur risicobeheersing.

● Intern en extern netwerk opbouwen rond risicobeheersing.

● Intern draagvlak creëren/zoeken en het betrekken van onze medewerkers binnen het vakgebied.

■ Rapporteert aan de directeur risicobeheersing

■ Coördineert de dienst technische brandpreventie

(18)

NOTA

■ Gekoppelde functiebeschrijvingen:

○ Federaal functieprofiel deskundige brandpreventie

■ Goed vertrouwd met informaticatoepassingen.

■ Rijbewijs B

■ Analyseren

■ Innoveren

■ Structureren

■ Netwerken

■ Projectmanagement

HRM

Directeur HR

Doel

■ Strategisch HR beleid uittekenen in functie van de organisatiestrategie.

■ Ondersteunen van de zoneraad, zonecollege, de zonecommandant en het strategisch Management Team (SMT) bij de ontwikkeling van een zonale visie en strategie ten aanzien van het beleid en de organisatie.

■ De diensten binnen je pijler ondersteunen, aansturen, coachen en begeleiden in hun ontwikkeling zodat zij zich maximaal kunnen ontplooien binnen hun werkterrein.

■ Verantwoordelijk voor de strategische beleidslijnen en de uitvoering, de opvolging, kwaliteitsbewaking, evaluatie en bijsturing van het beleid binnen je pijler.

■ Opvolgen van wetgeving, evoluties en ontwikkelingen die een invloed hebben op of te maken hebben met HR. Deze wijzigingen vertalen in de zonale werking en het borgen van kennisdeling en opleiding rond deze thema’s binnen de organisatie waar nodig.

■ Instaan en borgen van een gestroomlijnde werking van het beleid door het uittekenen van processen en/of methodieken, het ontwikkelen van procedures, het organiseren van overleg, het borgen van goede en vlotte informatiedoorstroming,....

■ Afstemmen van de werking van de verschillende domeinen op elkaar en de operationele werking. Coördineren van de dienstoverschrijdende dossiers.

■ Instaan voor de organisatie van overleg binnen de pijler HR om kruisbestuiving te bevorderen.

■ Contacten onderhouden met stakeholders en de brandweerzone vertegenwoordigen richting het beleid, zowel lokaal als federaal, op vlak van HR.

(19)

NOTA

Plaats in de organisatie

■ Maakt deel uit van het SMT (Strategisch Management Team)

■ Rapporteert aan de zonecommandant

■ Geeft leiding aan de diensten VTO en personeelsdienst

Technische kenmerken

■ 100% VTE (VolTijdEquivalent) koude taakinvulling.

■ Contractuele functie niveau: A.

■ Graad: A1a-3a.

■ Kennis van personeelsmanagement en deze kennis kunnen omzetten in de praktijk.

Functiecompetenties

■ Innoveren

■ Inspireren

Instroom

Deskundige Instroom

Doel

■ Opzetten, organiseren, coördineren en optimaliseren van een zonaal instroom beleid in lijn met de zonale visie en doelstellingen en de operationele werking.

■ Adviseren en ondersteunen op organisatorisch, administratief en/of inhoudelijk vlak teneinde bij te dragen tot de instroomdoelstellingen van Brandweer Zone Rand.

■ Coördineert de dagelijkse werking van de dienst instroom, evalueert en stuurt bij waar nodig.

■ Verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de zonale instroom meer specifiek: het uitschrijven van vacatureteksten, opvolgen en publiceren van vacatures, behandelen van solicitatiedossiers, opvolgen van procedures, samenstellen van jury,...

■ Ondersteunt en bewaakt de kwaliteit van de zonale employer branding.

(20)

NOTA

■ Overlegt intensief met de verschillende stakeholders teneinde de werking van de dienst af te stemmen op de organisatie en de operationele werking.

■ Helpt de medewerkers van Brandweer Zone Rand verder met betrekking tot personeelsgerelateerde vragen.

■ Werkt voor de dienst instroom processen en procedures uit om de dagelijkse werking en het dagelijkse beheer van de dienst te stroomlijnen en stemt deze af met de directeur HR.

■ Leidt afgelijnde projecten op aangeven van de directeur HR en betrekt de stakeholders binnen de organisatie hierin.

■ Neemt constructief deel aan HR-overleg en brengt onderwerpen aan waar kruisbestuiving en/of informatiedeling belangrijk is.

■ Organiseert, geeft en werkt zonale opleidingen uit omtrent instroom.

■ Expertise opbouwen en opvolgen van wetgeving en evoluties op vlak van instroom en deze vertalen naar concrete actieplannen.

■ Kan als back up fungeren voor de basisprocessen en procedures binnen HR.

■ Rapporteert aan de directeur HR.

■ Graad: B1-B3.

■ Kennis van de sociale wetgeving, bij voorkeur in de openbare sector.

■ Minstens een bachelordiploma (of gelijkgesteld) of daarmee gelijkgesteld door ervaring

■ Procesmatig kunnen denken..

■ Analyseren

■ Structureren

(21)

NOTA

■ Klantgericht

■ Innoveren

■ Resultaatgericht

■ projectmatig denken

Loonverwerking

Deskundige loonverwerking

Doel

■ Opzetten, organiseren, coördineren en optimaliseren van een zonaal loonverwerkingsbeleid in lijn met de zonale visie en doelstellingen en de operationele werking.

■ Adviseren en ondersteunen op organisatorisch, administratief en/of inhoudelijk vlak teneinde bij te dragen tot de loonverwerkingsdoelstellingen van Brandweer Zone Rand.

■ Coördineert de dagelijkse werking van de dienst loonverwerking, evalueert en stuurt bij waar nodig. Bewaakt de kwaliteit van de loonverwerking.

■ Verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de zonale loonverwerking meer specifiek:

correcte en tijdige verwerking van de loonadministratie, actueel houden van personeelsdata noodzakelijk voor een correcte verloning, communicatie met het sociaal secretariaat, zorgen dat statuten en reglementen correct toegepast worden,...

■ Helpt de medewerker van Brandweer Zone Rand verder met betrekking tot personeelsgerelateerde vragen.

■ Werkt voor de dienst loonverwerking processen en procedures uit om de dagelijkse werking en het dagelijkse beheer van de dienst te stroomlijnen en stemt deze af met de directeur HR.

■ Borgt de documentatie van processen, procedures, ....

■ Organiseert, geeft en werkt zonale opleidingen uit omtrent loonverwerking.

■ Expertise opbouwen en opvolgen van wetgeving en evoluties op vlak van loonverwerking en deze vertalen naar concrete actieplannen.

(22)

NOTA

■ Graad: B1-B3.

■ Procesmatig kunnen denken.

■ Analyseren

■ Structureren

■ Klantgericht

■ Innoveren

■ Projectmatig denken

Loopbaan

Deskundige loopbaan

Doel

■ Opzetten, organiseren, coördineren en optimaliseren van een zonaal loopbaanbeleid in lijn met de zonale visie en doelstellingen en de operationele werking.

■ Adviseren en ondersteunen op organisatorisch, administratief en/of inhoudelijk vlak teneinde bij te dragen tot de loopbaandoelstellingen van Brandweer Zone Rand.

■ Coördineert de dagelijkse werking van de dienst loopbaan, evalueert en stuurt bij waar nodig.

(23)

NOTA

■ Verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de zonale loopbaanwerking meer specifiek:

ontwikkeling, implementatie en operationele ondersteuning van het onthaalbeleid, ondersteunen van de leidinggevenden binnen de functionerings- en evaluatiecyclus.

■ Helpt de medewerker van Brandweer Zone Rand verder met betrekking tot personeelsgerelateerde vragen;

■ Werkt voor de dienst loopbaan processen en procedures uit om de dagelijkse werking en het dagelijkse beheer van de dienst te stroomlijnen en stemt deze af met de directeur HR.

■ Organiseert, geeft en werkt zonale opleidingen uit omtrent loopbaan.

■ Expertise opbouwen en opvolgen van wetgeving en evoluties op vlak van loopbaan en deze vertalen naar concrete actieplannen.

■ Graad: B1-B3.

■ Minstens een bachelordiploma (of gelijkgesteld) of daarmee gelijkgesteld door ervaring

(24)

NOTA

■ Analyseren

■ Structureren

■ Klantgericht

■ Innoveren

Administratie HRM

Administratief medewerker HR

Doel

■ Coördineert, organiseert en optimaliseert de dagelijkse werking van de HR administratie in lijn met de visie en doelstellingen van de dienst en werkt processen en procedures uit om het dagelijkse takenpakket te stroomlijnen en stemt deze af met de directeur HR.

■ Ondersteunt de dienstverlening van de dienst HR administratief en volgt de lopende dossiers op om de medewerkers binnen Brandweer Zone Rand te informeren en ondersteunen.

■ Verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de HR administratie meer specifiek: beheren van de personeelsdossiers, opmaken en verwerken van contracten, opmaken van ontwerpbesluiten, arbeidsongevallen dossiers, verzekeringsdossiers, arbeidsgeneeskundige onderzoeken, in en uit dienst administratie, briefwisseling, bestelbon administratie, pensioen dossiers … .

■ Borgt de documentatie van processen, procedures, enz. voor de eigen werking binnen het ruimer geheel van documentbeheer binnen de dienst HR.

■ Bewaakt mee de goede werking van de dienst en onderneemt actie bij het opduiken van problemen. Borgt hierbij een interne verwittiging van diverse actoren bij acute problemen.

■ Leidt afgelijnde projecten op aangeven van de directeur HR.

■ Ondersteunen van de directeur HR op vlak van administratieve vraagstukken en opdrachten (notuleren tijdens vergaderingen, administratieve ondersteuning van projecten, rapportage...)

■ Verrichten van ondersteunende taken (m.i.v. notuleren, telefonie, bestelbon administratie, zonaal klassement, briefwisseling, contacteren werknemers, inplannen werknemers ) voor de dienst HR of voor andere diensten binnen de brandweerzone.

(25)

NOTA

■ Kan als back up fungeren voor de basisprocessen en procedures binnen HR.

Plaats in de organisatie

■ Rapporteert aan de directeur HR

Technische kenmerken

■ Graad: C1-C3.

■ Minstens een diploma van secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs of ervaring.

Functiecompetenties

■ Klantgericht

■ Communiceren

■ Accuraat (kwaliteit en nauwkeurigheid)

VTO

Adjunct coördinator VTO

Doel

■ Opzetten, organiseren, coördineren, implementeren en optimaliseren van een zonaal VTO in lijn met de zonale visie en doelstellingen en de operationele werking.

■ Adviseren en ondersteunen op organisatorisch, administratief en/of inhoudelijk vlak teneinde bij te dragen tot de VTO-doelstellingen van Brandweer Zone Rand.

■ Coördineert de dagelijkse werking van de dienst VTO, evalueert en stuurt bij waar nodig.

Bewaakt de kwaliteit van de VTO-werking en borgt dat de wettelijke verplichtingen rond VTO worden nagekomen.

■ Verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de zonale VTO-werking. Meer specifiek:

ontwikkelen van oefenprogramma’s binnen de daarvoor gestelde wettelijke voorwaarden, evalueren en registreren van de oefenresultaten, opmaken en implementeren van een zonaal opleidingsplan, inventariseren van de opleidingsbehoeften en het oefenniveau,...

(26)

NOTA

■ Helpt de medewerker van Brandweer Zone Rand verder met betrekking tot VTO-gerelateerde vragen.

■ Werkt voor de dienst VTO processen en procedures uit om de dagelijkse werking en het dagelijkse beheer van de dienst te stroomlijnen en stemt deze af met de coördinator VTO.

■ Leidt afgelijnde projecten op aangeven van de coördinator VTO en betrekt de stakeholders binnen de organisatie hierin.

■ Neemt constructief deel aan VTO- en HR-overleg en brengt onderwerpen aan waar kruisbestuiving en/of informatiedeling belangrijk is.

■ Expertise opbouwen en opvolgen van wetgeving en evoluties op vlak van VTO en deze vertalen naar concrete actieplannen.

■ Rapporteert aan de coördinator VTO

■ Graad: B1-B3.

■ Analyseren

■ Structureren

■ Klantgericht

(27)

NOTA

■ Innoveren

Administratief medewerker VTO

Doel

■ Coördineert, organiseert en optimaliseert de dagelijkse werking van de VTO-administratie in lijn met de visie en doelstellingen van de dienst en werkt processen en procedures uit om het dagelijkse takenpakket te stroomlijnen en stemt deze af met de coördinator VTO.

■ Ondersteunt de dienstverlening van de dienst VTO administratief en volgt de lopende dossiers op om de medewerkers binnen Brandweer Zone Rand te informeren en ondersteunen.

■ Verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de VTO-administratie.

Meer specifiek: verwerken van attesten en diploma’s, input van prestaties, verzorgen administratieve flow m.b.t. opleidingen, beheer van opleidingsdossiers,helpdeskfunctie, … .

■ Borgt de documentatie van processen, procedures, enz. voor de eigen werking binnen het ruimer geheel van documentbeheer binnen de dienst VTO.

■ Leidt afgelijnde projecten op aangeven van de coördinator VTO.

■ Ondersteunen van de coördinator VTO op vlak van administratieve vraagstukken en opdrachten (notuleren tijdens vergaderingen, administratieve ondersteuning van projecten,...)

■ Verrichten van ondersteunende taken (m.i.v. notuleren, telefonie, bestelbon administratie, zonaal klassement, briefwisseling ) voor de dienst HR of voor andere diensten binnen de brandweerzone.

Plaats in de organisatie

■ Rapporteert aan de coördinator VTO

Technische kenmerken

■ Graad: C1-C3.

(28)

NOTA

■ Minstens een diploma van secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs of ervaring

Functiecompetenties

■ Klantgericht

■ Communiceren

■ Accuraat

Bijzondere functies

Bijzonder rekenplichtige

Doel

■ De bijzonder rekenplichtige beheert de financiële middelen van de brandweerzone. Hij/zij is er persoonlijk aansprakelijk voor dat de ontvangsten van de brandweerzone worden geïnd en dat de regelmatig betaalbaar gestelde uitgaven worden gedaan.

■ Hij/zij voert het budgettair en financieel beheer van de brandweerzone uit.

Plaats in de organisatie

■ Rapporteert aan het zonecollege en de zonecommandant.

■ Geeft leiding aan het hoofd financiën.

Technische kenmerken

■ Maakt deel uit van een van onderstaande:

○ De financieel beheerders van de gemeenten die deel uitmaken van de zone of van een andere zone.

○ De financieel beheerders van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van de gemeenten die deel uitmaken van de zone of van een andere zone.

○ De gewestelijke ontvangers.

○ De bijzondere rekenplichtige van de politiezones.

○ De personeelsleden van een gemeente die al dan niet deel uitmaakt van de zone en die voldoen aan de voorwaarden om benoemd te worden tot financieel beheerder van een gemeente, financieel beheerder van een openbaar centrum voor

maatschappelijk welzijn, gewestelijke ontvanger of bijzondere rekenplichtige van de politiezone.

○ Federaal bijzonder rekenplichtige

(29)

NOTA

■ Kennis van de organisatie, structuren en de verschillende bevoegdheden van de gemeente- en de brandweerorganisatie.

■ Kennis van de eigen organisatie: visie, missie, waarden, permanente nota’s,zonaal veiligheidsplan, enz.

■ Kennis van de interne organisatie en de onderrichtingen.

■ Kennis van het financieel beheer van de brandweerzone.

■ Kennis van algemene gemeentelijke boekhouding en fiscaliteit.

■ Kennis van financiële technieken en aanleg bezitten om deze technieken te hanteren.

Kosten- batenanalyse, financiële meerjarenplanning, kostenanalytische boekhouding.

■ Kennis van de wetgeving inzake overheidsopdrachten.

■ Kennis van de wetgeving inzake de brandweerorganisatie en het statuut van het operationeel brandweerpersoneel en van het niet-operationeel personeel.

■ Technische en administratieve vakkennis – uitvoerende vaardigheid.

■ Kennis van beleidsontwikkeling en beleidsopvolging.

■ Vlotte omgang met courante IT toepassingen, goede omgang met rekenbladen.

Functiecompetenties

■ Innoveren

■ Structureren

■ Netwerken

Preventieadviseur

Doel

■ De preventieadviseur beheert de veiligheidsprocessen zoals beschreven in de wettelijke verplichtingen uit het ARAB, de welzijnswet, codex welzijn op het werk, de veiligheidscodex en de specifieke regelgeving van toepassing op de brandweer en het veiligheidsbeleid. Door de functie uit te oefenen met het oog op het welzijn van de personeelsleden en het

voorkomen van arbeidsongevallen worden de arbeidsomstandigheden in het algemeen en de arbeidsveiligheid in het bijzonder geoptimaliseerd in de brandweerzone en de posten van de zone.

Plaats in de organisatie

■ Rapporteert aan de zonecommandant.

■ Geeft indien nodig operationeel leiding aan andere personeelsleden binnen de organisatie en aan de externe diensten op vlak van veiligheid en gezondheid.

Technische kenmerken

(30)

NOTA

○

■ Goede kennis van de wetgeving m.b.t. welzijn en preventie op het werk.

■ Aanvullende vorming preventieadviseur (veiligheidskunde) niveau 1 zoals bepaald in het koninklijk besluit van 17 mei 2007 betreffende de vorming en bijscholing van de interne en externe diensten voor preventie en bescherming op het werk.

Functiecompetenties

■ Analyseren

■ Initiatief

■ Innoveren

■ Projectmanagement

■ Netwerken

■ Inspraak faciliteren - kennis delen

■ Beïnvloeden