Reglement Burgerbudget Halle
Artikel 1: Doelstelling van het reglement
Het doel van het reglement 'Burgerbudget Halle’ is om burgerparticipatie te bevorderen en een kader te creëren waarbinnen burgers subsidies
(burgerbudgetten) kunnen aanvragen en daarmee zelf projecten mogen realiseren.
Deze projecten kunnen in een wijk, een stadsdeel of stadsbreed uitgevoerd worden.
Artikel 2: Voorwaarden m.b.t. de aanvragers
Alle inwoners van Halle vanaf 14 jaar kunnen een aanvraag doen voor het burgerbudget.
De aanvraag moet gebeuren door minimum 3 personen. Minstens 1 van de
aanvragers moet ouder zijn dan 18 jaar. Minstens 3 aanvragers moeten elk op een verschillende woonplaats gedomicilieerd zijn.
Artikel 3: Voorwaarden m.b.t. de projecten
Projecten die aan de volgende voorwaarden voldoen, komen in aanmerking:
1. Het project vindt plaats op Hals grondgebied (Halle, Buizingen, Lembeek, Essenbeek & Breedhout)
2. Het project is van algemeen belang en komt een wijk, stadsdeel of de volledige stad ten goede. Het project heeft als specifiek doel om de
leefbaarheid in de stad te verhogen, het moet het samenleven bevorderen en stimuleren en de buurtbetrokkenheid bij burgers te stimuleren. Projecten of activiteiten die zich in de persoonlijke levenssfeer van iemand afspelen en/of geen openbaar karakter hebben komen niet in aanmerking.
3. Het project heeft geen religieus, filosofisch of partijpolitiek karakter.
4. Het project heeft geen commercieel karakter. Dit wil zeggen dat er geen persoonlijk winstbejag mee gepaard mag gaan.
5. Het project behoort niet tot de reguliere taken van de aanvragers of de organisatie waarmee zij willen samenwerken voor de realisatie van hun project.
6. Het project behoort niet tot het vast takenpakket van de stad Halle of het beleid dat in het Strategisch Meerjarenplan 2020-2025 van de stad Halle goedgekeurd werd.
Artikel 4: Subsidiebedrag en wijze van uitbetaling
1. De Stad Halle stelt een totaalbudget ter beschikking van € 200.000.
2. Het bedrag van de subsidie bedraagt minimum € 500 en maximum € 50.000 per project.
3. Alle directe kosten die noodzakelijk zijn om het project uit te voeren komen in aanmerking voor de subsidie. Het gaat om kosten die rechtstreeks en
uitsluitend gelinkt zijn aan het project. Alle kosten moeten achteraf bewezen worden met facturen, onkostennota’s en betaalbewijzen. Wat de aankoop van
roerende en/of onroerende goederen en eventuele andere specifieke kosten betreft, kunnen er vooraf concrete afspraken vastgelegd worden in de overeenkomst die wordt afgesloten met de stad voor de realisatie van het project.
4. Co-financiering is toegelaten, tenzij andere subsidies cofinanciering uitsluiten en op voorwaarde dat de indiener hierover transparant communiceert, zowel bij de projectaanvraag als bij de afrekening.
5. Dubbelfinanciering is niet toegelaten. De subsidie uit dit reglement mag de kosten die verbonden zijn aan de realisatie van het project niet overschrijden.
Indien dat wel het geval is, zal de stad het saldo van de subsidie niet uitbetalen en/of het teveel betaalde bedrag terugvorderen.
6. Deze subsidie en elke andere onkostenvergoeding voor diensten en/of
producten die de aanvragers via het project aanbieden, mogen enkel besteed worden voor de realisatie en de eventuele verderzetting van het project. Er mag geen sprake zijn van persoonlijke verrijking van de aanvrager en/of deelnemers aan het project.
7. Indien het project na de gesubsidieerde periode niet wordt verdergezet en er een positief saldo rest, zal het saldo opnieuw aan de stad overgemaakt worden.
Om de betaling van het burgerbudget vlot te laten verlopen moeten de
aanvragers een apart rekeningnummer aanmaken dat specifiek voor het project gebruikt wordt en waar de stad het toegekende bedrag naar kan overschrijven.
Indien de aanvragers dit wensen, kan de subsidie ook uitbetaald worden aan : (i) verenigingen en/of organisaties met een werking of maatschappelijke-of exploitatiezetel in Halle, (ii) een Halse adviesraad, (iii) een Halse school of (iv) een vzw met maximaal 2 voltijdse equivalenten met hun maatschappelijke zetel in Halle of waarvan een deel van de activiteiten op het grondgebied van Halle plaatsvindt of voor de inwoners van Halle bestemd is. Zij motiveren dit in hun aanvraag en bij de voorstelling van hun project.
8. De uitbetaling van de subsidies gebeurt via een overschrijving op de
bankrekening die voor het project goedgekeurd werd. De uitbetaling gebeurt in verschillende schijven:
• Een voorschot van 50% van de goedgekeurde subsidie wordt na de goedkeuring van het project overgemaakt op het rekeningnummer.
• Na verantwoording van de besteding van het eerste voorschot a.d.h.v.
bewijsstukken kunnen de aanvragers een tweede schijf van 40% van het subsidiebedrag opvragen ter uitbetaling.
• Het resterende saldo van 10% wordt overgemaakt na controle en aanvaarding van de bewijsstukken.
9. Voor projecten waaraan een subsidie van € 10.000 of minder wordt toegekend, worden de eerste 2 schijven samengevoegd en is er sprake van een eerste voorschot van 90% en een saldo van 10%.
10. Het college van burgemeester en schepenen kan bij de uitbetaling van de subsidies afwijken van de voorschriften voor deze uitbetaling, indien dit na motivatie noodzakelijk geacht wordt voor het project.
11. Binnen de 60 kalenderdagen na de door de aanvrager opgegeven einddatum van het project en maximaal 25 maanden na de ontvangst van 90% van de subsidie wordt een evaluatieverslag ingediend. Dit verslag omvat minstens:
• een inhoudelijke evaluatie van het project
• een financieel overzicht
• een overzichtsstaat en kopieën van de facturen of andere
betalingsbewijzen die betrekking hebben op het project. Belangrijk: deze afrekeningen moeten op naam staan van de aanvragers of de
organisatie van het project.
12. Indien na indiening van het evaluatieverslag blijkt dat de reeds uitbetaalde voorschotten meer bedragen dan de subsidie waar de aanvragers recht op hadden, dan zal het college van burgemeester en schepenen het voorschot deels of volledig terugvorderen. Het saldo wordt in dat geval niet uitbetaald.
Artikel 5: Procedure
1. Fase 1: indienperiode. De stad Halle lanceert een oproep via de stadskanalen.
Na de oproep kunnen aanvragers gedurende 5 maanden voorstellen indienen via het digitaal participatieplatform van de stad Halle
(https://participatie.halle.be). Voorstellen kunnen ook per post
(Oudstrijdersplein 18, 1500 Halle) of per e-mail (burgerbudget@halle.be) ingediend worden.
In hun voorstel omschrijven de aanvragers zo duidelijk mogelijk hun beoogde actie en een duidelijke raming van de kostprijs. Voordat de voorstellen
gepubliceerd worden op het digitaal platform, worden ze gecontroleerd op ontvankelijkheid door de Commissie Burgerbudget. De Commissie
Burgerbudget is samengesteld uit minstens 4 ambtenaren van 4 verschillende diensten.
Indien nodig neemt de Commissie Burgerbudget contact op met de aanvragers om extra informatie op te vragen. De ideeën kunnen in deze fase nog verfijnd en aangepast worden door de aanvragers. De voorstellen die niet voldoen aan de voorwaarden zoals opgenomen in dit reglement zijn onontvankelijk en worden bijgevolg niet weerhouden voor de volgende fases. De aanvragers die een voorstel indienden dat niet weerhouden werd, worden hiervan op de hoogte gebracht door de stad Halle.
De ontvankelijke voorstellen worden voorgelegd aan het college van
burgemeester en schepenen. Na kennisname worden ze gepubliceerd op het digitaal participatieplatform van de stad Halle.
2. Fase 2: stemperiode voor de gepubliceerde voorstellen. De weerhouden voorstellen worden gepubliceerd op het digitaal participatieplatform van de stad Halle. Er kan nu op de voorstellen gestemd worden door alle Halse inwoners. Bezoekers moeten zich registreren op het platform om te kunnen deelnemen aan het stemproces. Enkel bezoekers die gedomicilieerd in Halle op het moment van registratie en minstens 14 jaar zijn op het moment van
registratie kunnen deelnemen aan het stemproces. Inwoners die niet zelf digitaal kunnen stemmen, kunnen hun stem uitbrengen op verschillende
locaties doorheen de stad. De stad zal hier computers ter beschikking stellen en de nodige ondersteuning voorzien.
Elke geregistreerde bezoeker kan het virtueel totaalbudget verdelen over de weerhouden voorstellen. De bezoeker kan voorstellen kiezen door ze in een virtueel winkelmandje te plaatsen tot wanneer zijn totaalbudget opgebruikt is.
Elk voorstel moet door minstens 15 unieke bezoekers in het winkelmandje geplaatst worden om door te gaan naar de volgende fase. Aanvragers mogen
hun eigen voorstel in hun winkelmandje plaatsen. Deze stemperiode duurt 1 maand.
3. Fase 3: jurering. Een burgerjury nodigt de aanvragers van de overgebleven voorstellen uit voor een gesprek. In het gesprek kunnen de aanvragers hun voorstel mondeling toelichten. De beoordeling gebeurt aan de hand van de criteria zoals omschreven in artikel 6. Elke beoordeling moet ofwel ‘gunstig’, ofwel ‘ongunstig’ zijn. Aan de als ‘gunstig’ beoordeelde aanvragen wordt door de jury een bedrag toegekend. Dit kan ofwel het aangevraagde bedrag zijn, of een kleiner bedrag. Indien het bedrag kleiner is dan het aangevraagde bedrag verduidelijkt de jury deze beslissing in de motivatie. Het toegekende bedrag mag per ‘gunstig’ beoordeeld project het bedrag van 50.000,00 euro niet overschrijden.
Na de beoordeling wordt elk voorstel van een motivatie voorzien. Aan
‘gunstige’ beoordelingen’ kunnen in de motivatievoorwaarden gekoppeld worden. De motivatie wordt bezorgd aan de aanvragers. Deze fase duurt maximaal 3 maanden.
4. Fase 4: bekrachtiging. De definitieve toekenning van het Burgerbudget wordt bekrachtigd door het College van Burgemeester en Schepenen.
Vanaf de bekrachtiging van de beslissing door het College van
burgemeester en schepenen hebben de aanvragers 2 jaar de tijd om hun voorstel uit te voeren. De definitief geselecteerde voorstellen worden nu ook kenbaar gemaakt op het digitaal participatieplatform.
Artikel 6: Burgerjury
1. Om de burgerjury samen te stellen lanceert de stad Halle een open oproep.
Elke inwoner van de stad Halle die minstens 14 jaar oud is, kan zich kandidaat stellen. Aanvragers van projecten volgens dit reglement kunnen niet in de burgerjury zetelen.
De kandidaturen worden onderverdeeld in 4 categorieën.
• Categorie 1: van 14 tot en met 25 jaar op het moment van indienen kandidatuur.
• Categorie 2: van 26 tot en met 40 jaar op het moment van indienen kandidatuur.
• Categorie 3: van 41 tot en met 65 jaar op het moment van indienen kandidatuur.
• Categorie 4: 66 jaar of ouder dan 66 jaar op het moment van indienen kandidatuur.
In elke categorie worden 2 leden onderverdeeld via een loting, in één willekeurige categorie zijn dit 3 leden. De burgerjury telt dus in totaal 9 personen.
We voorzien één jurylid per Hoplr-wijk. Op die manier zorgen we voor een geografisch evenwicht in de jury. Elk lid heeft gelijkwaardig stemrecht.
De burgerjury van 9 personen wordt aangevuld met 1 medewerker van de stad Halle uit de Commissie Burgerbudget. Deze medewerker neemt de leiding over de burgerjury vergaderingen. De medewerker is aanwezig bij de jurering als secretaris en heeft geen stemrecht.
2. Bij de beoordeling van de voorstellen houdt de jury rekening met de volgende criteria:
• Het aantal keren dat het voorstel werd gekozen op het digitaal burgerplatform.
• Het vernieuwend karakter en de originaliteit van het voorstel.
• De ingeschatte impact van het project op de lokale samenleving.
• De mate waarin de vooropgestelde doelstellingen van het voorstel realistisch, haalbaar en uitvoerbaar zijn.
• De mate waarin het financieel plan klopt voor het project.
• De mate waarin het voorstel tegemoet komt aan een bepaalde nood die aanwezig is bij de bevolking.
3. De definitieve jurybeslissing over de toekenning van het Burgerbudget moet gevolgd worden door minstens 6 van de 9 juryleden.
4. Indien de jury er niet in slaagt om een beslissing te nemen waar minstens 6 juryleden zich achter scharen, maakt de jury dit over in een verslag aan het College van Burgemeester en schepenen. Het College van Burgemeester en schepenen beslist in dat geval over de toekenning van het Burgerbudget.
Artikel 7: Uitvoering
1. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project ligt bij de aanvragers.
2. De projecten waaraan burgerbudgetten worden toegekend, krijgen 2 jaar de tijd om hun project te realiseren, te rekenen vanaf de bekrachtiging van de beslissing van de burgerjury door het college van burgemeester en schepenen.
De opvolging van de uitvoering van de projecten gebeurt door de Commissie Burgerbudget, die waar nodig ook andere collega’s en diensten kan betrekken.
Indien zich een geval van overmacht voordoet dat gevolgen met zich meebrengt voor de realisatie van het project, zal er door de stad en/of de indieners alles in het werk gesteld worden om, in de mate van het mogelijke, de uit deze situatie voortvloeiende negatieve gevolgen te beperken. De termijn van uitvoering kan desgevallend eventueel verlengd worden door het college van burgemeester en schepenen.
3. De stad Halle behoudt zich in het kader van dit reglement het recht de
aanwending, het Burgerbudget en de voortgang en uitvoering van de actie op elk moment ter plaatse te controleren.
Artikel 8. Sancties
Het college van burgemeester en schepenen kan de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen van de aanvragers in de volgende gevallen:
• als de uitgaven lager zijn dan het toegekende subsidie.
• als uitgaven niet voldoende verantwoord worden.
• als de uitgaven niet conform de projectaanvraag zijn.
• bij niet of onvolledige uitvoering van de actie.
• bij vastgestelde fraude.
• als de actie niet binnen 2 jaar na de bekrachtiging ervan door het college van burgemeester en schepenen werd uitgevoerd.
Bij elke terugvordering kan de subsidieontvanger persoonlijk aansprakelijk gesteld worden voor de met de terugvordering verband houdende kosten. Elk bedrog, poging tot bedrog of overtreding van dit reglement zal eveneens kunnen leiden tot gehele of gedeeltelijke intrekking of terugvordering van de subsidie door het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 9. Vrijwaringsclausule
Ieder die een subsidie ontvangt, neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid en met respect voor elkaar samenleven.
Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de Belgische wetgeving,
Europese wetgeving zoals o.a. het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens alsook de reglementering van stad Halle.
Activiteiten die ingaan tegen het streven naar een harmonieus Halle, die
bevolkingsgroepen oproepen zich af te scheiden (van de lokale samenleving) en die dus niet beantwoorden aan dit engagement kunnen niet aanvaard worden.
Subsidies aanwenden of trachten aan te wenden op een wijze die in strijd is met dit engagement leidt steeds tot sancties, bv. het verminderen van de subsidie of de uitsluiting van de toepassing van dit reglement.
Artikel 10. Aanvaarding van het reglement
Door zijn deelname aan het Burgerbudget aanvaardt de aanvrager dit reglement.
Artikel 11. Bevoegdheid
De gemeenteraad is bevoegd om de voorwaarden van dit reglement goed te keuren en aan te passen. Het college van burgemeester en schepenen staat in voor de toepassing ervan.
Artikel 12. Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2022 en eindigt op 31 december 2024.
