Notulen
VvE 1613 Borger 266-272/2e Kostverlorenkade 136-141, gevestigd te Amsterdam
Notulen van de Algemene ledenvergadering, gehouden woensdag 12 juni 2019, aanvang 18:30 uur.
Totaal aantal stemmen: 214; aantal stemmen vertegenwoordigd: 142 (66,36 procent)
1. Opening
De beheerder, Jorg Koks, opent de vergadering om 18:40 uur en heet alle aanwezigen welkom. Er zijn voldoende stemmen vertegenwoordigd. Dit betekent dat er een rechtsgeldige vergadering plaats kan vinden. De beheerder stelt voor om de vergadering voor te zitten.
Namens de Alliantie (regio) is Patrick Pieron aanwezig.
Besluit:
- De vergadering besluit met unanieme stem om de beheerder als vergadervoorzitter aan te stellen voor de vergadering.
2. Agenda
Er zijn geen aanvullende vergaderpunten op de agenda.
Besluit:
- De vergadering besluit met unanieme stem om de agenda ongewijzigd vast te stellen.
3. Ingekomen stukken en mededelingen
De ingekomen stukken en/of mededelingen worden behandeld.
Duurzaamheid
Duurzaamheid begint een steeds grotere rol te spelen in onze maatschappij. Het klimaat verandert als gevolg van de CO2-uitstoot en grondstoffen worden schaarser. Meerdere akkoorden vragen om een plan van aanpak voor de korte en lange termijn als het gaat om het verduurzamen van gebouwen (CO2 neutraal, aardgasvrij en circulair). Daarnaast kan verduurzamen van het gebouw het wooncomfort verhogen en de maandelijkse energiekosten verlagen.
Iedere woningeigenaar krijgt dan ook met het onderwerp verduurzaming van de woonomgeving te maken. De landelijk opgave van de overheid is om in 2050 CO2 neutraal te zijn. In de komende jaren wordt dit een belangrijk onderwerp voor de VvE. Wij adviseren de leden hierover met elkaar in gesprek te gaan.
De vergadering denkt aan zonnepanelen en isolatie. De beheerder geeft aan dat een mogelijke DMJOP als eerste logische optie zou zijn in de weg naar de verduurzaming. De vereniging is geïnteresseerd en gaat dit bespreken bij punt 11.
Daarnaast is er vanuit de vereniging interesse om een duurzaamheidscommissie op te richten die als contact persoon kan optreden voor de beheerder bij ontwikkelingen binnen dit onderwerp. Dhr. Aalders heeft te kennen gegeven geïnteresseerd te zijn. De benoeming vind plaats bij punt 6.
Trapbekleding
De vergadering hakt knopen door en kiest voor de halve maan oplossing voor bekleding van de trappen in de trappenhuizen daar waar nog niets ligt. Per trappenhuis kan dit worden opgelost door de bewoners. Dit door zelf de halve maantjes te kopen en plaatsen. De kosten voor aanschaf (de halve maantjes plus lijm) kunnen worden gedeclareerd door één iemand uit het trappenhuis die hoofdbewoner is, door gespecificeerde bon en betaalbewijs aan te leveren. Voor een maximum van € 250,- per trappenhuis. Declaraties kunnen verzonden worden naar jkoks@deallaintievvediensten.nl
Duivenoverlast
Duivenoverlast komt vaak voor en is tevens vaak te wijden aan het voeren van de duiven. Dit is niet toegestaan en de vergadering vraagt de beheerder een brief te sturen naar alle bewoners incl. huurders.
Besluit: - De vergadering besluit met unanieme stem om het bestuur het mandaat te geven om tot het bedrag van € 3.000,- goedkeuring te geven voor de aanschaf van trapbekleding in de vorm van halvemaan
plaktreden.
- De beheerder krijgt het mandaat om de investering te onttrekken van het reservefonds.
Actiepunt: Duiven overlast
De beheerder gaat een brief opstellen waar hij uit naam van het bestuur de bewoners aanspreekt op het voeren van duiven.
4. Notulen algemene ledenvergadering 2018
De notulen van de vorige vergadering, gehouden op 8-5-2018 & 27-6-2019, zijn na akkoord van het bestuur gepubliceerd op de webportal. De vergadervoorzitter neemt de notulen met de aanwezigen door. De actiepunten zijn afgehandeld of komen terug op de agenda.
Besluit:
- De vergadering besluit met unanieme stem om de notulen van de algemene ledenvergadering van 8-5-2018
& 27-6-2019 vast te stellen en laat deze ondertekenen door het bestuur.
5. Jaarrekening 2018 negatief exploitatieresultaat
De kascommissie heeft enkele vragen gesteld aan de beheerder Jorg Koks en deze zijn naar tevredenheid beantwoordt.
De kascommissie geeft een positief advies aan de vergadering over het goedkeuren van de jaarrekening 2018. De beheerder geeft een korte toelichting op de jaarrekening 2018 met een balanstotaal van € 175.983,81. Er is een negatief exploitatieresultaat van € 1.823.22. Dit resultaat is met name ontstaan door kostenstijging van de verzekering en een toename van het niet planmatig onderhoud.
De jaarrekening 2018 wordt door de vergadering met unanieme stem vastgesteld en ondertekend door het bestuur. Conform de akte moet het negatieve exploitatieresultaat van € 1.823.22 aangezuiverd worden door de leden, tenzij de vergadering anders besluit. De vergadering besluit om het negatieve exploitatieresultaat van € 1.823.22. Het negatieve exploitatieresultaat aan te zuiveren door een eenmalige bijdrage van de leden.
De vergadering verleent het bestuur decharge over de boekhouding van 2018.
Besluit:
- De vergadering besluit met unanieme stem om de jaarrekening 2018 met een balanstotaal van
€ 175.983,81 vast te stellen en laat de jaarrekening 2018 ondertekenen door het bestuur.
- De vergadering besluit met unanieme stem om het negatieve exploitatieresultaat van € 1.823.22 ten laste te verrekenen met de eigenaren conform de kostenverdeling in de akte.
- De vergadering besluit met unanieme stem decharge te verlenen aan het bestuur over het gevoerde financiële beleid van 2018.
6. Bestuur & commissies
Het bestuur is voor onbepaalde tijd benoemd.
Het bestuur bestaat momenteel uit:
- Dhr. J.J. Visser
Het bestuur heeft aangegeven nog een jaar de bestuursfunctie te willen vervullen.
Het mandaat van het bestuur wordt verhoogd naar € 3000,- incl. btw per gebeurtenis, voor het nemen van noodzakelijke beslissingen.
De kascommissie bestaat momenteel uit:
- Dhr. Kloosterhof
De overige commissieleden zijn als volgt (her)benoemd - Dhr. R. Vrieze (lampen en technisch)
- Dhr. C Begemann (technisch)
Allen hebben aangegeven nog een jaar de functie te willen vervullen.
Besluit:
- De vergadering besluit met unanieme stem om het bestuur een mandaat te verlenen van € 3.000,- incl. btw per gebeurtenis voor het nemen van noodzakelijke beslissingen;
- De vergadering besluit met unanieme stem om Dhr. Kloosterhof te benoemen als kascommissie;
- De vergadering besluit met unanieme stem om Dhr. R. Vrieze (her)benoemen als lampencommissie.
- De vergadering besluit met unanieme stem om en Dhr. C. Begeman en Dhr. R. Vrieze te (her)benoemen als technische commissie.
- De vergadering besluit met unanieme stem om Dhr. L.E.A. Aalders te benoemen als duurzaamheidscommissie.
7. Mandaat VvE Beheerder bij klein dagelijks onderhoud
De kosten voor het klein dagelijks onderhoud is de afgelopen jaren gestegen, dit komt mede door de stijging van de loonkosten en materiaalkosten in de bouw. De beheerder stelt voor om het mandaat wat de beheerder heeft voor het laten uitvoeren van klein dagelijks onderhoud, te verhogen naar € 750,- excl. BTW.
Besluit:
- De vergadering besluit met unanieme stem om het mandaat wat de beheerder heeft voor het laten uitvoeren van klein dagelijks onderhoud, te verhogen naar € 750,- excl. BTW.
8. Procedure melden reparatieverzoeken - ter informatie
Reparatieverzoeken kunt u via het VvE Portal melden: www.dealliantievvediensten.nl dan naar inloggen mijn VvE. U logt hier in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. U kunt de voortgang van een reeds ingediend verzoek ook volgen op het VvE Portal. De eigenaren hebben een toelichting ontvangen bij de vergaderstukken en de toelichting staat ook gepubliceerd op het VvE Portal.
9. Procedure bij lekkage en schade - ter informatie
Een lekkage kan worden veroorzaakt door een plotseling gebrek in de eigen woning, in een andere woning, of in een VvE deel.
Niet in alle gevallen is de VvE verantwoordelijk voor het oplossen van de lekkage. De beheerder bespreekt de bijlage van de vergaderstukken. Deze bijlage staat ook op het webportal gepubliceerd.
10. Toegangsbeleid complex voor aannemers/leveranciers
Voor een correcte en snelle uitvoering van reparaties, contractonderhoudsbeurten e.d. is het noodzakelijk dat de uitvoerende partij een goede toegang heeft tot het complex. De VvE heeft de verschillende mogelijkheden besproken en kiest voor de optie:
Iemand in het complex beheert de sleutels die toegang geven tot alle algemene ruimten. Om dit te kunnen verzorgen dient van te voren een inventarisatie gemaakt te worden welke sleutel voor welke ruimte nodig is en of alle benodigde sleutels reeds in bezit zijn. Voor algemene ruimten waar geen sleutels van zijn dient een nieuwe cilinder geplaatst te worden. Deze kosten komen ten laste van de post ‘Niet planmatig onderhoud’ in boekjaar 2019.
Besluit:
- De vergadering besluit met unanieme stem om Dhr. J.J. Visser de sleutels te laten beheren die toegang geven tot alle algemene ruimten en de inventarisatie uit te laten voeren voor het in kaart brengen welke sleutel
waar toegang tot geeft en of deze sleutels reeds in bezit zijn. Voor algemene ruimten waar geen sleutels van zijn zal een nieuwe cilinder geplaatst worden. Deze kosten komen ten laste van de post ‘Niet planmatig onderhoud’ in boekjaar 2019.
11. Offerte opstellen duurzaam Meerjarenonderhoudsplan (DMJOP)
Volgens de akte moet het MJOP eens in de 5 jaar worden herzien. De Alliantie VvE Diensten adviseert om geen gewoon MJOP meer op te stellen maar een duurzaam MJOP(DMJOP). In het duurzaam
meerjarenonderhoudsplan (DMJOP) staan de algemene onderhoudshandelingen en kosten beschreven inclusief twee verduurzamingsmaatregelen uit een EPA-W advies. U ziet exact welke werkzaamheden u wanneer kunt verwachten. Daarbij wordt gekeken welke verduurzamingsopties er mogelijk zijn in uw object en wordt er een advies gegeven over te nemen maatregelen.
Verenigingen kunnen eenmalig subsidie ontvangen voor het laten opstellen van een DMJOP in combinatie met een energieadvies en eventuele procesbegeleiding. Met een energieadvies (EPA-maatwerkadvies) krijgt u een inzicht in de bouwkundige en installatie technische verbetermaatregelen. Verder dient u:
- In een algemene ledenvergadering (ALV) opdracht hebben gegeven voor het uitvoeren van een DMJOP.
- Minimaal 2 energieprestatie verhogende maatregelen uit te voeren in de komende 10 jaar.
De subsidie aanvraag wordt verzorgd door de opsteller van het DMJOP. De VvE geeft hiervoor een eenmalige machtiging af.
Besluit:
- De vergadering besluit met unanieme stem om het bestuur het mendaat te geven akkoord te gaan met de offerte van Laan 35 voor het opstellen van de duurzame meerjarenonderhoudsplan voor een bedrag van € 4.174,50 incl. BTW. en excl. de subsidie € 3.130,86
- De vergadering besluit met unanieme stem om Dhr. J.J. Visser te benoemen als contactpersoon voor het laten opstellen van het DMJOP. Mits hij ondersteuning krijgt van de technische commissie.
- De vergadering besluit met unanieme stem om Laan 35 te machtigen voor het aanvragen van de subsidie.
12. Mandaat voor het omzetten van het elektracontract
De beheerder vraagt mandaat voor het mogelijk omzetten van het huidige elektracontract indien de tarieven voordeliger zijn dan het huidig tarief. De Alliantie VvE Diensten is met meerdere partijen in gesprek voor het afsluiten van een mantelovereenkomst.
Besluit:
- De vergadering besluit met unanieme stem om de beheerder te mandateren om het elektracontract om te zetten naar een andere partij indien de tarieven voordeliger zijn dan het huidige tarief.
13. Valbeveiliging, lekkages & Dakcontract Valbeveiliging en lakkages
De beheerder heeft een offerte ontvangen van Patina voor het plaatsen van valbeveiliging . Zij kunnen dit doen voor bedrag van € 9.129,53 incl. BTW. De beheerder geeft aan dat het plaatsten van de valbeveiliging er voor kan zorgen dat de problemen die nu zijn ontstaan door lekkage op delen van het dak die niet zijn gerenoveerd en waar men niet bij kan, op een duurzamere wijze kan worden opgelost dan te kiezen voor een kraan. De vergadering geeft aan te kiezen voor valbeveiliging en geeft het bestuur het mandaat dit te beoordelen en goed te keuren.
De beheerder geeft aan dat in de offerte van Topdak van 2012 valbeveiliging is meegenomen voor een bedrag van € 7.235,00. Tevens heeft De Alliantie afdeling PO opdracht gegeven voor deze offerte. Bij de oplevering is geconstateerd dat er geen valbeveiliging aanwezig is echter is er geen actie ondernomen. Tevens geeft elk in opvolgend jaarlijks inspectierapport aan dat er geen valbeveiliging aanwezig is. De beheerder wacht nog op de factuur van topdak uit 2012. Als deze incl. het bedrag van de valbeveiliging is, dan is er voldoende bewijs om De Alliantie PO aansprakelijk te stellen en het bedrag dat betaald is voor de valbeveiliging terug te vorderen.
De beheerder adviseert dan om zsm de offerte van Patina goed te keuren om de lekkages zsm op te kunnen lossen.
Dakcontract
De vergadering geeft aan het vertrouwen in Patina volledig te zijn verloren. Men wil graag 3 nieuwe offertes voor inspectiecontracten laten opstellen door nieuwe bedrijven incl. Elro.
Besluit:
- De vergadering besluit met unanieme stem om het bestuur het mandaat te verlenen om akkoord te gaan met
een offerte voor valbeveiliging tot een bedrag van € 10.000,- incl btw.
- De vergadering besluit met unanieme stem om de beheerder het mandaat te geven het offerte bedrag te onttrekken van het reservefonds algemeen.
- De vergadering besluit met unanieme stem om het bestuur het mandaat te verlenen om akkoord te gaan met een offerte voor een jaarlijkse dak inspectie.
Actiepunt: Aanvraag factuur dak PO 2012 uitgevoerd door Topdak
De beheerder heeft de factuur aangevraagd bij de betreffende afdeling en zal het gehele dossier overdragen aan zijn manager ter beoordeling van de aansprakelijkheid van De Alliantie PO en hem om een passende schadeloosstelling vragen.
Actiepunt: Offerte valbeveiliging
De beheerder gaat de komende periode tezamen met het bestuur bekijken wat de beste optie is voor het laten plaatsen van de valbeveiliging. Tevens in het licht van de lopende lekkages.
Actiepunt: Aanvraag 3 offertes dakcontract en opzeggen huidig contract
De beheerder gaat het huidig contract met Patina opzeggen en 3 nieuwe offertes opvragen bij andere bedrijven incl. Elro
14. Begroting 2020 en de VvE bijdragen
.De beheerder geeft een toelichting op de begroting 2020 met een begrotingstotaal van € 57.389,-. Deze begroting laat zien wat de hoogte is van de te betalen bijdrage van de leden aan de VvE voor het jaar 2020.
Besluit:
- De vergadering besluit met unanieme stem de begroting 2020 met een begrotingstotaal van € 57.389,- en de daarbij behorende maandelijkse bijdrage vast te stellen en laat deze ondertekenen door het bestuur. De begroting 2020 en de maandelijkse bijdrage gaan in per 1 januari 2020.
15. Doorlopende incassoprocedure - ter informatie
De doorlopende incassoprocedure dient als machtiging voor de beheerder tot het nemen van
incassomaatregelen namens de VvE. De machtiging is in 2018 op de vergadering door de VvE afgegeven.
16. Samenwerkingsovereenkomst AVG
In mei 2018 is de "Algemene Verordening Gegevensbescherming" kortweg de AVG aangescherpt. De AVG heeft gevolgen voor alle organisaties die zich bezig houden met het verwerken van persoonsgegevens in de breedste zin van het woord. Dit houdt in dat het ons als beheerder van uw VvE raakt, maar ook het bestuur van de vereniging. In de bijlage vindt u aanvullende informatie hierover.
Het bestuur heeft de samenwerkingsovereenkomst nog niet ondertekend.
De vergadering wordt gevraagd een besluit te nemen over:
- Het akkoord gaan met de samenwerkingsovereenkomst en het bestuur te mandateren om de overeenkomst te ondertekenen.
17. Sluiting
De vergadervoorzitter sluit de vergadering om 20:30 uur en bedankt de aanwezigen voor hun komst.
Vastgesteld op de vergadering van . . . . voorzitter beheerder
. . . .
Besluitenlijst
VvE 1613 Borger 266-272/2e Kostverlorenkade 136-141, gevestigd te Amsterdam
Opening 1.
1.1
- De vergadering besluit met unanieme stem om de beheerder als vergadervoorzitter aan te stellen voor de vergadering.
Agenda 2.
2.1
- De vergadering besluit met unanieme stem om de agenda ongewijzigd vast te stellen.
Ingekomen stukken en mededelingen 3.
3.1 - De vergadering besluit met unanieme stem om het bestuur het mandaat te geven om tot het bedrag van € 3.000,- goedkeuring te geven voor de aanschaf van trapbekleding in de vorm van halvemaan plaktreden.
- De beheerder krijgt het mandaat om de investering te onttrekken van het reservefonds.
Notulen algemene ledenvergadering 2018 4.
4.1
- De vergadering besluit met unanieme stem om de notulen van de algemene ledenvergadering van 8-5-2018 & 27-6-2019 vast te stellen en laat deze ondertekenen door het bestuur.
Jaarrekening 2018 negatief exploitatieresultaat 5.
5.1
- De vergadering besluit met unanieme stem om de jaarrekening 2018 met een balanstotaal van
€ 175.983,81 vast te stellen en laat de jaarrekening 2018 ondertekenen door het bestuur.
- De vergadering besluit met unanieme stem om het negatieve exploitatieresultaat van € 1.823.22 ten laste te verrekenen met de eigenaren conform de kostenverdeling in de akte.
- De vergadering besluit met unanieme stem decharge te verlenen aan het bestuur over het gevoerde financiële beleid van 2018.
Bestuur & commissies 6.
6.1
- De vergadering besluit met unanieme stem om het bestuur een mandaat te verlenen van € 3.000,- incl. btw per gebeurtenis voor het nemen van noodzakelijke beslissingen;
- De vergadering besluit met unanieme stem om Dhr. Kloosterhof te benoemen als kascommissie;
- De vergadering besluit met unanieme stem om Dhr. R. Vrieze (her)benoemen als lampencommissie.
- De vergadering besluit met unanieme stem om en Dhr. C. Begeman en Dhr. R. Vrieze te (her)benoemen als technische commissie.
- De vergadering besluit met unanieme stem om Dhr. L.E.A. Aalders te benoemen als duurzaamheidscommissie.
Mandaat VvE Beheerder bij klein dagelijks onderhoud 7.
7.1
- De vergadering besluit met unanieme stem om het mandaat wat de beheerder heeft voor het laten uitvoeren van klein dagelijks onderhoud, te verhogen naar € 750,- excl. BTW.
Toegangsbeleid complex voor aannemers/leveranciers 10.
10.1
- De vergadering besluit met unanieme stem om Dhr. J.J. Visser de sleutels te laten beheren die toegang geven tot alle algemene ruimten en de inventarisatie uit te laten voeren voor het in kaart brengen welke sleutel waar toegang tot geeft en of deze sleutels reeds in bezit zijn. Voor algemene ruimten waar geen sleutels van zijn zal een nieuwe cilinder geplaatst worden. Deze kosten komen ten laste van de post ‘Niet planmatig onderhoud’ in boekjaar 2019.
Offerte opstellen duurzaam Meerjarenonderhoudsplan (DMJOP) 11.
11.1
- De vergadering besluit met unanieme stem om het bestuur het mendaat te geven akkoord te gaan met de offerte van Laan 35 voor het opstellen van de duurzame meerjarenonderhoudsplan voor een bedrag van € 4.174,50 incl. BTW. en excl. de subsidie € 3.130,86
- De vergadering besluit met unanieme stem om Dhr. J.J. Visser te benoemen als contactpersoon voor het laten opstellen van het DMJOP. Mits hij ondersteuning krijgt van de technische commissie.
- De vergadering besluit met unanieme stem om Laan 35 te machtigen voor het aanvragen van de subsidie.
Mandaat voor het omzetten van het elektracontract 12.
12.1
- De vergadering besluit met unanieme stem om de beheerder te mandateren om het elektracontract om te zetten naar een andere partij indien de tarieven voordeliger zijn dan het huidige tarief.
Valbeveiliging, lekkages & Dakcontract 13.
13.1
- De vergadering besluit met unanieme stem om het bestuur het mandaat te verlenen om akkoord te gaan met een offerte voor valbeveiliging tot een bedrag van € 10.000,- incl btw.
- De vergadering besluit met unanieme stem om de beheerder het mandaat te geven het offerte bedrag te onttrekken van het reservefonds algemeen.
- De vergadering besluit met unanieme stem om het bestuur het mandaat te verlenen om akkoord te gaan met een offerte voor een jaarlijkse dak inspectie.
Begroting 2020 en de VvE bijdragen 14.
14.1
- De vergadering besluit met unanieme stem de begroting 2020 met een begrotingstotaal van € 57.389,- en de daarbij behorende maandelijkse bijdrage vast te stellen en laat deze ondertekenen door het bestuur. De begroting 2020 en de maandelijkse bijdrage gaan in per 1 januari 2020.
Actiepuntenlijst
VvE 1613 Borger 266-272/2e Kostverlorenkade 136-141, gevestigd te Amsterdam
Aanvraag factuur dak PO 2012 uitgevoerd door Topdak
De beheerder heeft de factuur aangevraagd bij de betreffende afdeling en zal het gehele dossier overdragen aan zijn manager ter beoordeling van de aansprakelijkheid van De Alliantie PO en hem om een passende schadeloosstelling vragen.
Status: Vastgelegd Afhandeling voor: 21 juni 2019 Behandeld door: Jorg Koks (medewerker kantoor) Duiven overlast
De beheerder gaat een brief opstellen waar hij uit naam van het bestuur de bewoners aanspreekt op het voeren van duiven.
Status: Vastgelegd Afhandeling voor: 5 juli 2019 Behandeld door: Jorg Koks (medewerker kantoor) Offerte valbeveiliging
De beheerder gaat de komende periode tezamen met het bestuur bekijken wat de beste optie is voor het laten plaatsen van de valbeveiliging. Tevens in het licht van de lopende lekkages.
Status: Vastgelegd Afhandeling voor: 26 juli 2019 Behandeld door: Jorg Koks (medewerker kantoor)
Aanvraag 3 offertes dakcontract en opzeggen huidig contract
De beheerder gaat het huidig contract met Patina opzeggen en 3 nieuwe offertes opvragen bij andere bedrijven incl. Elro
Status: Vastgelegd Afhandeling voor: 29 november 2019 Behandeld door: Jorg Koks (medewerker kantoor)
