Nederlandse Culturele Sportbond Afdeling Wedstrijdzwemmen

(1)

Afdeling Wedstrijdzwemmen

(2)

Afdeling Wedstrijdzwemmen

(3)

INHOUDSOPGAVE

1.Opstarten...4

2.Leden toevoegen / wijzigen...6

2.1.Invoeren nieuw lid...6

2.2.Gegevens wijzigen lid...6

2.3.Wijzigen voorlopig startnummer...7

2.4.Zoeken lid...7

3.Wedstrijd toevoegen / wijzigen...9

3.1.Wedstrijd importeren...9

3.2.Wedstrijd handmatig toevoegen...12

4.Inschrijvingen...14

4.1.Persoonlijke inschrijving maken...14

4.2.Estafette inschrijving maken...15

4.3.Inschrijving exporteren...17

4.4.Inschrijving afdrukken...18

5.Tijdenadministratie...18

5.1.Importeren uitslag...18

5.2.Handmatig tijden invoeren / wijzigen...21

5.3.Gegevens lid verwijderen...23

(4)

1. OPSTARTEN

Na het opstarten van het programma komt u direct in het hoofdscherm terecht. Het hoofdscherm is in twee gedeeltes opgedeeld. In het linker gedeelte staan alle zwemmers en in het rechter gedeelte staan de wedstrijden. In het wedstrijd gedeelte staan 3 lettercodes vermeld:

• I : programmastructuur aanwezig.

• E : inschrijving aanwezig.

• R : uitslag aanwezig.

Bovenaan in het hoofscherm bevind zich een knoppenbalk om een aantal functies snel te kunnen gebruiken.

Van links naar rechts:

• Programma afsluiten.

• Bekijken en bewerken verenigingslijst.

• Bekijken en bewerken groepenlijsten.

• Nieuw lid toevoegen.

• Lid bewerken.

• Lid verwijderen (inclusief alle uitslagen en inschrijvingen).

• Lid zoeken.

• Adres van geselecteerd lid naar klembord kopieren.

• E-mails versturen naar verschillende leden.

• Bewerken algemene wedstrijdinformatie van huidige wedstrijd.

• Alle gegevens van huidige wedstrijd verwijderen (uitslag, inschrijvingen, programmastructuur).

• Programmastructuur van huidige wedstrijd bewerken.

• Inschrijvingen bewerken van geselecteerd lid van huidige wedstrijd.

• Uitnodiging opstellen voor huidige wedstrijd (per e-mail verzenden of afdrukken).

• Inschrijving exporteren in Splash / Lenex bestand.

• Uitslag importeren vanuit Splash / Lenex bestand.

(5)

In het menu Gegevens kunt u met de functie Instellingen een aantal instelling aanpassen van Team Manager. In het tabblad Gegevens dient u het aantal dagen op te geven voor het maken van een automatisch backup van de database. Hier kunt u tevens het land opgeven welke standaard voor de adressen gebruikt zal worden. Doormiddel van de landen code NED in het veld Speciale functie voor land activeren kunnen er ook extra functies geactiveerd worden voor Nederland (op het moment nog niet aanwezig). In het tabblad Afdrukken kunt u het Valuta opgeven welke standaard in Team

Manager gebruikt zal worden.

(6)

2. LEDEN TOEVOEGEN / WIJZIGEN 2.1. Invoeren nieuw lid

U kunt een nieuw lid toevoegen door in het menu Leden de functie Nieuw lid te kiezen. Hiermee opent een scherm voor het invoeren van alle gegevens. Een aantal velden zijn verplicht!

• Naam en voornaam

• Geslacht

• Geboortedatum (nodig voor het berekenen van de leeftijd)

• Lid is actief (een lid die als niet actief is opgeslagen kan niet voor wedstrijden worden ingeschreven)

• Kies in het tabblad Extra info de juiste vereniging in (er kunnen gegevens van meerdere verenigingen bijgehouden worden, het is dus belangrijk om hier de juiste vereniging in te vullen)

• Startnummer in het tabblad Startvergunning

Probeer alle gegevens zo volledig mogelijk in te vullen. Team Manager bevat zeer veel functies en veel van deze functies maken gebruik van gegevens die hier vermeld staan.

2.2. Gegevens wijzigen lid

U kunt de gegevens van een lid eenvoudig wijzigen door op zijn/haar naam met de muis te dubbel klikken. Hiermee opent u het scherm waarin alle persoonsgegevens van dit lid staan. Door op Ok te klikken worden alle gewijzigde gegevens opgeslagen. U kunt het wijzigen van de gegevens afbreken door op Annuleren te klikken of op de Esc toets te drukken.

(7)

2.3. Wijzigen voorlopig startnummer

Een zwemmer die door de bond nog geen officieel startnummer toegewezen heeft gekregen, kan met een voorlopig startnummer ingeschreven worden. Ken voorlopige startnummers zo veel mogelijk toe volgens een vast principe: geboortejaar, gevolgd door de eerste letter van de voornaam en de eerste twee letters van de achternaam.

Indien de bond een officieel startnummer toewijst, is het belangrijk dit voorlopig startnummer te wijzigen. Het wijzigen van het voorlopig startnummer kunt u doen door zoals hierboven beschreven in Gegevens wijzigen lid. Het startnummer bevindt zich in het tabblad Startvergunning.

2.4. Zoeken lid

Team Manager bevat een uitgebreide selecteer functie om zwemmers te selecteren / zoeken. Als u snel een zwemmer wilt zoeken, kunt een gewoon de achternaam van de zwemmer beginnen in te typen (de selectiebalk in het ledengedeelte dien blauw te zijn). Meestal zijn maar de eerste 3 letters nodig om het lid te vinden. Door vervolgens op de Enter toets te drukken zal Team Manager de best gelijkende naam proberen te zoeken.

Door op een van de letters bovenaan het scherm te kiezen, zullen alleen de zwemmers waarvan de achternaam begint met die letter geselecteerd worden. Door nogmaals op deze letter klikken zal Team Manager weer alle leden laten zien.

Afdrukken leden lijsten

Bij het afdrukken van leden lijsten heeft u verschillende mogelijkheden. In het menu Leden, Lijsten afdrukken kunnen uit een aantal verschillende lijsten gekozen worden. In het scherm dat verschijnt, na u keuze, vind u onder de knop Wijzigen zeer veel verschillende selectie methodes voor het selecteren van de leden die u wilt afdrukken.

(8)

U kunt de selectie wijzigen met de volgende drie knoppen. Van links naar rechts:

• Alle leden selecteren.

• Selectie van het hoofdscherm overnemen.

• Extra scherm met tabbladen met zeer veel verschillende selectie / filter mogelijkheden.

(9)

3. WEDSTRIJD TOEVOEGEN / WIJZIGEN

In het menu Wedstrijden bevinden zich alle functies die met toevoegen van een nieuwe en wijzigen van een bestaande wedstrijd te maken hebben. Een aantal van deze functies zullen in dit hoofdstuk behandeld worden. Er zijn een aantal manieren om een wedstrijd toe te voegen. U kunt een wedstrijd geheel handmatig toevoegen of een wedstrijd toevoegen door middel van het importeren van een uitnodigingsbestand.

3.1. Wedstrijd importeren

In het menu Wedstrijden bevindt zich de functie Nieuw (vanuit Splash / Lenex bestand). Met deze functie kunt u een nieuwe wedstrijden toevoegen door middel van het importeren van een

uitnodigingsbestand (*.lxf).

Met de gemarkeerde knop kunt u het uitnodigingsbestand zoeken en vervolgens met de knop Inlezen kunt u het uitnodigingsbestand inlezen. U krijgt vervolgens een overzicht te zien van de

wedstrijdinformatie.

Door vervolgens op de knop Inlezen te klikken wordt de wedstrijd toegevoegd aan Team Manager. U krijgt het volgende overzichtscherm.

(10)

In dit overzichtsscherm bevinden zich drie tabbladen. In het eerste tabblad, Algemeen, bevindt zich alle algemene wedstrijdinformatie. In het tabblad Startgeld kan alle informatie ingevuld worden wat te maken heeft met het berekenen van startgeld voor de wedstrijd.

In het derde tabblad, Overige, kan informatie ingevuld worden voor het selecteren van de zwemmers voor de inschrijvingen (inschrijftijden vanaf, limiettijden vanaf, e.d.).

(11)

Onder de knop Programmastructuur bevindt zich de programmastructuur van de wedstrijd.

In dit scherm krijgt u een overzicht van de programmastructuur. Met de knop wijzigen (gemarkeerd) kunt u een programmanummer wijzigen. Met de knoppenbalk heeft u een aantal functies tot uw beschikking.

• Nieuw programmanummer toevoegen.

• Programmanummer wijzigen.

• Programmanummer verwijderen.

• Programmastructuur afdrukken.

• Sortering (knop niet actief).

• Zoeken (knop niet actief).

• Sessies definieren.

(12)

U kunt een programmanummer wijzigen door op de knop Programmanummer wijzigen te klikken. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

Linker scherm is voor een Persoonlijk programmanummer en het rechter scherm is voor een Estafette programmanummer.

In het veld Nummer staat het programmanummer. In het keuzemenu Sessie, kunt u een sessie kiezen. In het keuzemenu Programmatype, kunt u kiezen of het een Voorronde / directe finale, swim- off, halve finale of een finale is. Voorronde / directe finale is wat er meestal tijdens wedstrijden van de NCS gebruikt zal worden. In het keuzemenu Zwemslag kunt u de afstand en zwemslag kiezen. In het keuzemenu Geslacht, kunt u kiezen voor Dames, Heren of gemengd. In de invoervelden voor

Leeftijdsgroep kan de van / tot leeftijd veranderd worden. Het keuzemenu Leeftijdsberekening is alleen actief als het om een estafette programmanummer gaat. Hier kan gekozen worden tussen de leeftijd per zwemmer of totale leeftijd van alle zwemmers. In het invoerveld Startgeld per start kan het startgeld voor dit programmanummer ingevuld worden. Met de groene pijlen kan er vooruit en achteruit gesprongen worden tussen de verschillende programmanummers.

3.2. Wedstrijd handmatig toevoegen

In het menu Wedstrijden bevindt zich de functie Nieuw. Met deze functie kunt u handmatig een nieuwe wedstrijd toevoegen.

(13)

U kunt nu alle gegevens voor de wedstrijd invoeren. De programmastructuur kan pas ingevoerd worden nadat u op Ok hebt geklikt. Hiermee wordt de wedstrijd daadwerkelijk aangemaakt en kan er ook een programmastructuur toegevoegd worden.

In het menu Wedstrijden kunt u met de functie Programmastructuur de programmastructuur van deze wedstrijd aanmaken.

Met de knoppenbalk heeft u een aantal functies tot uw beschikking.

• Nieuw programmanummer toevoegen.

• Programmanummer wijzigen.

• Programmanummer verwijderen.

• Programmastructuur afdrukken.

• Sortering (knop niet actief).

• Zoeken (knop niet actief).

• Sessies definieren.

• Programmastructuur van een andere wedstrijd laden.

• Programmastructuur importeren van Splash / Lenex bestand.

• Overnemen (knop niet actief).

(14)

4. INSCHRIJVINGEN

Als u een inschrijving voor een wedstrijd wilt maken dient hiervoor een wedstrijd aanwezig te zijn met een programmastructuur. Het inschrijven van een zwemmer en een estafette ploeg wordt apart behandeld in dit hoofdstuk.

4.1. Persoonlijke inschrijving maken

Via het menu Wedstrijden en de functie Persoonlijke inschrijvingen bewerken kunt u een zwemmer(ster) voor de huidige wedstrijd inschrijven. Team Manager zal automatisch bepalen of er programmanummers aanwezig zijn voor een zwemmer(ster).

Door middel van vinkjes te plaatsen kunt een zwemmer inschrijven. Er zal automatisch gezocht worden naar de snelste inschrijftijd binnen de aangegeven periode in de algemene wedstrijd informatie.

Achter de inschrijftijd bevinden zich een aantal knoppen.

• Inschrijftijd 1 % sneller.

• Inschrijftijd 1 % langzamer.

• Selectielijst voor inschrijftijden.

• Alle aanwezige tijden bekijken en een inschrijftijd selecteren.

Als u op de knop Selectie lijst voor inschrijftijden klikt, kunt u makkelijk de snelste tijd selecteren.

(15)

Met de knop Bestaande uitslag bekijken krijgt u een extra scherm een overzicht van alle tijden van de zwemmer voor dit programmanummer.

Met de knop Kiezen kunt u een tijd selecteren als inschrijftijd.

4.2. Estafette inschrijving maken

In het menu Wedstrijden bevindt zich de functie Estafette inschrijvingen bewerken.

Ook hier bevindt zich een knoppenbalk voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen van estafette inschrijvingen.

• Nieuwe estafette inschrijven

(16)

• Zoeken (knop niet actief)

• Overnemen (knop niet actief)

Met de knop Nieuw kunt u een nieuwe estafette inschrijving maken.

In het veld Programma kunt het programmanummer selecteren. In het veld Vereniging selecteerd u de vereniging die u wilt inschrijven. Het Geslacht wordt automatisch ingevuld, dit is namelijk ingesteld in de programmastructuur. In de velden voor Leeftijdsgroep kunt u de leeftijdsgroep aanpassen voor de estafette, mits deze binnen de grenzen blijft ingesteld in de programmastructuur. In het veld Ploegnr. kunt u nummer van de estafette ploeg in vullen. Vult u hier niets in dan komt wordt hier automatisch ingevuld. De Inschrijftijd kan automatisch ingevuld worden te dubbel klikken op de som van de inschrijftijden.

U kunt nu de zwemmers selecteren die u wilt inschrijven. Door op de groene pijl te klikken verschijnt er een scherm met alle zwemmers. U kunt in deze lijst zoeken, net zoals u in het hoofdscherm leden kunt zoeken.

Op deze manier kunt u alle estafette zwemmers selecteren.

(17)

Links naast <- Som staat de inschrijftijd welke automatisch berekent is. Als u hier op te dubbelklikt dan wordt deze tijd als inschrijftijd ingevuld. Net als bij de persoonlijke inschrijving kunt u hier ook op dezelfde manier inschrijftijden voor een zwemmer selecteren. Als u op Ok klikt dan is de inschrijving voor deze estafette klaar.

4.3. Inschrijving exporteren

In het menu Wedstrijden, Inschrijvingsdiskette schrijven bevindt zich de functie Splash / Lenex bestand. Met deze functie kunt u de inschrijving die u zojuist gemaakt heeft exporteren en versturen naar de organisatie.

(18)

Met de gemarkeerde knop kunt u aangeven wat de naam van het bestand is en waar u het bestand wilt opslaan. Tevens kunt u in het invoerveld Contactadres een contact persoon opgeven. Het bestand wordt aangemaakt zodra u op de knop Bestand aanmaken klikt.

4.4. Inschrijving afdrukken

U kunt de zojuist gemaakt inschrijving op een aantal verschillende manieren afdrukken. In het menu Wedstrijden, Lijsten afdrukken staan een aantal mogelijkheden om lijsten af te drukken.

5. TIJDENADMINISTRATIE

Nadat de gegevens van een zwemmer zijn ingevoerd kunnen er tijden bijgehouden worden voor deze zwemmer. Voordat er een tijd aan zwemmer toegevoegd kan worden dient er een wedstrijd aanwezig te zijn. Tijden kunnen handmatig toegevoegd worden of door middel van het importeren van een uitslag bestand.

5.1. Importeren uitslag

Via het menu Uitslag, Uitslag importeren kunt u de uitslag van een wedstrijd importeren. U heeft de keuze uit een aantal verschillende formaten. Als de uitslag gegenereerd is met Splash Meet Manager dient u het Splash / Lenex formaat te kiezen met behuld van de functie Splash / Lenex - bestand.

LET OP: de functie NED: W.A.S. DBF uitslag bestand is voor het inlezen van uitslag bestanden van de KNZB en NIET geschikt voor het inlezen van WAS bestanden van de NCS!!!

(19)

Met de aangegeven knop kunt u het uitslag bestand (*.lxf) dat u wilt inlezen selecteren. Door op de knop Inlezen te klikken wordt het uitslag bestand geladen en gecontrolleerd.

Het scherm zal een overzicht laten zien van de wedstrijdinformatie in het bestand. U kunt in het invoerveld Wedstrijd toewijzen (groene pijl klikken) een wedstrijd selecteren voor het importeren van de uitslag. Wilt u de uitslag aan een nieuwe wedstrijd toevoegen dan laat u het veld leeg. Tevens kunt u nog kiezen om de algemene wedstrijd informatie te updaten en / of de programmastructuur te importeren. Door op de knop Volgende te klikken gaat u naar het volgende scherm. Hier kunt u kiezen welke uitslag (vereniging / zwemmer) u wilt invoeren.

(20)

U kunt nu de uitslag per vereniging of zelfs per zwemmer invoeren. In het bovenstaande figuur is de vereniging Watervrienden Geleen gekozen. Voordat u verder gaat, dient u eerst de zwemmers die in de uitslag aanwezig zijn toe te wijzen aan de zwemmers in de Team Manager database. Dit doet u door op de knop Toewijzen te klikken. Hierbij kan het voorkomen dat een zwemmer niet goed herkent wordt (bijv. door een typfout in de naam). U krijgt dan het volgende scherm te zien.

Hier kunt u de niet gevonden zwemmer toevoegen aan de juiste naam of er voor kiezen deze

zwemmer nieuw toe te voegen. Nadat alle zwemmers zijn toegewezen krijgt u het volgende scherm en kunt u verder gaan door op de knop Volgende te kiezen.

(21)

In de linkerbovenhoek zit u een overzicht van de selectie die u gemaakt heeft. Rechts kunt u nog een aantal keuzes maken. Door een vinkje te plaatsen bij de eerste optie, wordt een reeds bestaande uitslag eerst verwijderd voordat de nieuwe uitslag geimporteerd wordt. Met de tweede optie kunt u voor zwemmers waarvoor geen uitslag bestaat (bijv. door diskwalificatie of niet gestart) de inschrijving verwijderen. Als er tussentijden zijn ingevoerd tijdens de wedstrijd, dan kunnen deze tussentijden ingevoerd worden als officiele tijden. Door op de knop Importeer te klikken wordt de door u geselecteerde uitslag geimporteerd.

5.2. Handmatig tijden invoeren / wijzigen

Via het menu Uitslag en de functie Uitslag wedstrijd bewerken kunnen tijden handmatig toegevoegd worden of tijden gewijzigd worden. Het handmatig invoeren van de uitslag kan op twee manieren, dit is afhankelijk of er reeds een inschrijving voor de wedstrijd aanwezig is.

Inschrijving niet aanwezig

Als er geen inschrijving aanwezig is voor deze wedstrijd dan zal het scherm leeg zijn. In het scherm Wedstrijd – Uitslag bewerken bevinden zich twee tabbladen. Het eerst tabblad is voor het

invoeren/bewerken van de indivuele uitslagen. Het tweede tabblad is voor het invoeren/bewerken van de estafette uitslagen.

Met de knop Nieuw kunnen de nieuwe tijden ingevoerd worden. Hiervoor hoeft er geen programma structuur gedefinieerd te zijn in deze wedstrijd.

Inschrijving aanwezig

Als er een inschrijving aanwezig is voor de wedstrijd, dan zullen de ingeschreven zwemmers in dit scherm vermeld staan.

(22)

In het invoerveld Eindtijd kunt u de behaalde tijd van de zwemmer invoeren. In het veld rechts ernaast kunt u opgeven of deze tijd behaald is tijdens een Voorronde/directe finale (dit zal het meeste voorkomen tijdens wedstrijden van de NCS), swim-off, halve finale of finale. In het invoerveld Plaats kunt u de plaats invoeren die de zwemmer tijdens de wedstrijd heeft behaald. In het veld rechts ernaast kunt u eventueel nog aangeven of deze tijd van een startzwemmer van een estafette is, of van een andere estafette zwemmer, of een split tijd was (LET OP: deze tijden zullen dan gezien worden als officiele tijden).

Met de knop Details kunt u nog extra gegevens invoeren, zoals o.a.: tussentijden en of het een record is (LET OP: voor meer uitleg of het bijhouden van Records zie ………).

Tijden wijzigen

De tijden van een wedstrijd kunnen ook gewijzigd worden met dezelfde functie (menu Uitslag, functie Uitslag wedstrijd bewerken).

(23)

Met de functies Persoonlijke uitslag bewerken en Estafette uitslag bewerken in het menu Uitslag kunnen de tijden van een zwemmer gezocht worden en bewerkt worden. Tevens kunnen hier ook voor een zwemmer tijden handmatig toegevoegd worden.

5.3. Gegevens lid verwijderen

In het menu Leden staat de functie Lid verwijderen. Met deze functie worden alle inschrijvingen en uitslagen van het gekozen lid verwijdert.

LET OP: Een zwemmer die een clubrecord houder is kunt u niet verwijderen!!!! U kunt het beste een lid op niet actief zetten!!