ASR Handleiding
Handleiding bij de app Aangiftes en Attesten in DOTS 01/04/2021
Introductie
Elektronische aangifte sociale risico’s (ASR) – aangiftes worden via het Sociaal secretariaat Attentia
verstuurd naar de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). De RSZ zet de gegevens centraal ter beschikking voor de mutualiteiten in het kader van ziekte, geboorte, zwangerschap, etc. en voor de RVA in het kader van werkloosheid.
De RSZ zorgt voor de correcte betaling van de uitkeringen aan de werknemers die er recht op hebben.
Deze handleiding legt uit:
• hoe je moederschapsrust, ziekte, geboorte- of vaderschapsverlof en volledige werkverwijdering in het kader van moederschapsbescherming (ZIMA001) aangeeft;
• hoe je een werkhervatting ná een periode van moederschapsrust, ziekte of volledige werkverwijdering in het kader van moederschapsbescherming (ZIMA006) aangeeft;
• hoe je een automatisch verzonden aangifte voor gedeeltelijke werkhervatting na arbeidsongeschiktheid (ZIMA002) kan terugvinden;
• hoe je een automatisch verzonden aangifte voor jeugd-of seniorvakantie (WECH009 en WECH010) kan terugvinden;
• hoe je kan aanpassen welke aangiftes automatisch worden verzonden of niet (configuratie)
• welke mogelijkheden er zijn om de aanvragen op te volgen, te wijzigen of te annuleren.
De werking van de andere ASR-modules (niet in DOTS) kan je terugvinden in een aparte handleiding.
Inhoudsopgave
1 Opstarten app ‘Aangiftes en Attesten’ ... 4
2 Overzicht te behandelen berichten ... 4
2.1 Overzicht berichten ... 4
2.2 Bericht behandelen ... 5
3 Opmaken aangifte - algemeen ... 6
4 Opmaken inlichtingenblad – ZIMA001 ... 7
4.1 Algemeen ... 7
4.2 Risico moederschapsrust – Risico volledige werkverwijdering in kader van moederschapsbescherming ... 9
4.3 Risico ziekte of privé-ongeval ... 10
4.3.1 Stap 1: registratie ziekteperiode(s) ... 10
4.3.2 Stap 2: Registratie aard van de dag TIJDENS de ziekteperiode ... 12
4.3.3 Stap 3 : Registratie aard van de dag TUSSEN de ziekteperiodes bij herval ... 15
4.4 Risico geboorte- of vaderschapsverlof ... 16
5 Opmaken aangifte werkhervatting – ZIMA006 ... 17
6 Configuratie automatische aangiften ... 18
7 Aangifte gedeeltelijke werkhervatting bij arbeidsongeschiktheid – ZIMA002 (automatisch) ... 20
8 Aangifte jeugd- of seniorvakantie – WECH009 en WECH010 (automatisch) ... 21
9 Opvolgen aangiftes mutualiteit ... 22
9.1 Overzicht van aangiftes mutualiteit ... 22
9.2 Opzoeken van een aangifte ... 22
9.3 Consulteren van de details van een aangifte ... 23
9.4 Een aangifte wijzigen ... 24
9.5 Een aangifte annuleren ... 25
9.6 Behandelen van een aangifte in fout ... 25
10 Opvolgen aangiftes RVA ... 26
10.1 Overzicht van aangiftes ... 26
10.2 Opzoeken van een aangifte ... 27
10.3 Consulteren van de details van een aangifte ... 27
10.4 Behandelen van een aangifte in fout ... 29
11 Raadplegen details van facturatie ... 29
Bijlage – Opzoeken jobnummer/WKN-nummer van de werknemer ... 32
1 Opstarten app ‘Aangiftes en Attesten’
1) Open de landingspagina van DOTS.
2) Klik bovenaan in de landingspagina van DOTS op "DOTS startpagina"
3) Klik onder de categorie "Aangiftes" op het icoontje "Aangiftes en Attesten"
4) Je komt op de startpagina van aangiftes en attesten van hieruit kan je meteen een nieuwe aangifte naar de mutualiteit of aangifte werkloosheid (RVA) starten of navigeren naar
a) de te behandelen berichten,
b) het overzicht van aangiftes naar de mutualiteit,
c) de aangiftes naar de mutualiteit die in fout staan of geweigerd zijn indien die er zijn, d) het overzicht van de aangiftes naar de RVA,
e) de aangiftes naar de RVA die in fout staan of geweigerd zijn indien die er zijn, f) overzicht van de facturen
2.1 Overzicht berichten
Dit overzicht vervangt de papieren formulieren die de mutualiteiten verzenden met de vraag om een aangifte ZIMA001 (inlichtingenblad) of ZIMA006 (werkhervatting) op te maken voor een medewerker.
Alle nog te behandelen berichten van de mutualiteiten/RSZ worden weergegeven.
Hiermee kan je de berichten filteren.
• Wil je alle berichten zien (ook reeds beantwoorde of gewiste berichten)?
o Vink in de filter alle statussen aan
• Wil je enkel berichten behandelen waarvoor de loongegevens reeds verwerkt zijn?
o Geef in de filter bij tijdstip risico als “tot en met” de datum op tot wanneer de loongegevens verwerkt zijn. bv. in de maand december zou je 30/11/2019 kunnen opgeven.
Is de optie “beantwoorden” niet beschikbaar bij het bericht (bv. risico ‘adoptieverlof’), behandel de berichten dan als volgt:
• Bekijk de gevraagde aangifte van het bericht (werknemer, scenario-risico aangifte, datum risico).
• Is het een aangifte die je via onze app kan opmaken?
o Ga naar tab “overzicht aangiftes” om een nieuwe aangifte op te maken.
o Gebruik de gegevens die vermeld zijn in het bericht en verstuur de aangifte.
• Is het een aangifte die je niet via onze app kan opmaken (bv. risico ‘adoptieverlof’) o Ga naar de portaalsite van de sociale zekerheid om de aangifte op te maken.
o Gebruik de gegevens die vermeld zijn in het bericht en verstuur de aangifte.
• Daarna wis je de behandelde aanvraag van de mutualiteit uit de lijst “Te behandelen” via de knop .
• Klik op
• Wens je een aangifte op te maken:
o Na bevestiging, kom je terecht in de standaard schermen voor de aangifte. Naast de standaard voor ingevulde velden, zullen de gegevens uit het bericht van de mutualiteit/RSZ worden ingevuld:
werknemer
type risico
datum risico : in geval van ziekte/arbeidsongeschiktheid zal je deze datum eerst moeten bevestigen, omdat het mogelijk is dat het bericht niet de datum heeft van de eerste ziekteperiode, maar van de tweede/derde/…periode van herval. Dit kan niet afgeleid worden uit het bericht.
datum werkhervatting in geval van vraag tot ZIMA006
commentaarveld indien het bericht meldt dat het gaat over een geweigerd arbeidsongeval of arbeidsongeval onder voorbehoud.
o Vul de rest van de aangifte aan (meer info zie: opmaken inlichtingenblad/opmaken aangifte werkhervatting).
o Kijk de aangifte grondig na alvorens te verzenden. Een aangifte als antwoord op een bericht mag je immers niet annuleren.
o Zodra de aangifte verstuurd is, zal het bericht automatisch op “Beantwoord” staan.
• Wens je te antwoorden dat je de gevraagde aangifte al verzonden hebt (via onze app of op een andere manier):
o Na bevestiging, zal het bericht automatisch op “Beantwoord” staan. Je komt terug op het overzichtsscherm van de berichten.
3 Opmaken aangifte - algemeen
1) Klik op "Nieuwe aangifte"
2) Kies het type risico waarvoor je een aangifte wil opmaken, het bijhorende scenario zal automatisch bepaald worden:
• Ziekte of privé-ongeval – ZIMA001 inlichtingenblad
• Moederschapsrust – ZIMA001 inlichtingenblad
• Moederschapsbescherming – volledige werkverwijdering – ZIMA001 inlichtingenblad
• Geboorteverlof – ZIMA001 inlichtingenblad
• Werkhervatting – ZIMA006 Werkhervatting
4 Opmaken inlichtingenblad – ZIMA001
4.1 Algemeen
1) Vul de gevraagde basisgegevens in.
a) Vul de data in op basis van het formaat dd/mm/yyyy of duid de dag aan via de kalender die opent wanneer je op het kalender-symbooltje klikt.
b) Zoek een werknemer op via zijn jobnummer1 of naam.
c) Bij ziekte
• die aanvangt met een onderbroken arbeidsdag, is de begindatum van het risico dezelfde dag.
• met herval, is de begindatum van het risico de begindatum van de initiële ziekteperiode.
• van een bediende met een contract van minder dan 3 maanden (bepaalde duur of bepaald werk), duid je het desbetreffende vinkje aan zodat de duur van de referteperiode correct kan bepaald worden.
d) Bij geboorte- of vaderschapsverlof
• kan je ten vroegste een aangifte opmaken op datum van de opname van de laatste dag van het geboorteverlof.
• is de eerst opgenomen dag geboorteverlof de begindatum van het risico.
e) De datum laatste werkdag zal automatische ingevuld worden op basis van de ingevulde datum risico/werknemer, indien we reeds over deze gegevens beschikking in de loonberekening.
f) Het is verplicht om een e-mail adres op te geven waarop de mutualiteit je kan contacteren bij vragen. Als default wordt hier het e-mail adres ingevuld van de gebruiker die ingelogd is, maar dit kan je gerust aanpassen. Bij de aangiftes opgemaakt door een medewerker van Attentia is standaard het e-mailadres van het service team opgenomen.
2) Voeg de voordelen in natura toe waar de werknemer recht op heeft tijdens de periode van het risico.
Opgelet! Registreer in deze rubriek enkel de voordelen in natura (onderworpen aan RSZ) wanneer deze zijn opgenomen in het basisbedrag van de bezoldiging dat wordt doorgegeven aan de mutualiteit.
Deze zone staat standaard op "Neen" maar kan indien nodig gewijzigd worden.
a) Om een voordeel toe te voegen, klik je op de knop "Voordeel in natura toevoegen".
b) Er komt een nieuw scherm tevoorschijn. Vul de gevraagde periode van het voordeel in alsook het bedrag en klik op "Bewaren".
1 Het jobnummer is een uniek nummer in DOTS dat verschillend is van het WKN-nummer in eVolution. In de bijlage staat beschreven hoe je deze nummers terugvindt.
c) Je komt terug op het aanvraagscherm, het toegevoegde voordeel wordt hier nu getoond.
• Wil je nog een voordeel toevoegen? Klik opnieuw op de knop "Voordeel in natura toevoegen".
• Wil je een toegevoegd voordeel wijzigen? Klik op .
3) Invullen van de code "Aard van de dag".
Afhankelijk van het type risico moet je voor bepaalde dagen de code "Aard van de dag" doorgeven.
Deze code wordt verder in de handleiding per risico in detail beschreven.
4) Aanvraag doorsturen of annuleren
• Is je aanvraag klaar?
• Wens je meteen een nieuwe aanvraag op te maken, klik dan onderaan op "Bevestigen en nieuwe aangifte"".
• Wens je geen nieuwe aanvraag op te maken, klik dan onderaan op "Bevestigen en terug naar overzicht"
• Heb je je vergist, klik dan op "Terug". Alle ingevulde informatie gaat verloren.
4.2 Risico moederschapsrust – Risico volledige werkverwijdering in kader van moederschapsbescherming
In geval van moederschapsrust en volledige werkverwijdering in het kader van moederschapsbescherming registreer je bijkomend alle feestdagen of vervangingsdagen van wettelijke feestdagen tijdens de eerste maand van het risico, op dewelke er een loon wordt betaald. Je kent ook een code "aard van de dag" toe:
• Om een dag toe te voegen, klik je op "Code aard van de dag toevoegen".
• Je krijgt een nieuw scherm te zien. Vul de gevraagde data en aard van de dag in ("1" in geval van een feestdag, "4" als het om een vervangende feestdag gaat) en klik op "Bewaren".
• Je komt terug op het aanvraagscherm, de toegevoegde datum wordt hier nu getoond.
• Wil je nog een dag toevoegen? Klik opnieuw op "Code aard van de dag toevoegen".
• Wil je een toegevoegde dag wijzigen? Klik op ..
• Wil je een toegevoegde dag verwijderen ? Klik op .
4.3 Risico ziekte of privé-ongeval
In geval van ziekte/privé-ongeval moet je 2, of in geval van herval, 3 stappen doorlopen om de correcte codes "aard van de dag" te kunnen registeren.
o Stap 1: bepaal de ziekteperiodes (invullen of controleren a.d.h.v. ziektebriefje)
o Stap 2: controleer of vul de codes "aard van de dag" in of aan, voor de automatische bepaalde referteperiode tijdens de ziekteperiodes
o Stap 3: geef in geval van herval bijkomende info over de periodes tussen de ziekteperiodes.
4.3.1 Stap 1: registratie ziekteperiode(s)
• Registreer elke periode van arbeidsongeschiktheid veroorzaakt door dezelfde ziekte, zoals vermeld op het ziektebriefje. Het is zeer belangrijk dat deze gegevens correct staan om ook de volgende stappen goed te laten verlopen. In geval van herval dient elke ziekteperiode geregistreerd te worden vanaf de aanvang van de initiële ziekteperiode.
• De ziekteperiodes en onderbroken arbeidsdag waarover we beschikken n.a.v. de loonberekening2 zullen vooraf ingevuld zijn. Controleer ze a.d.h.v. het ziektebriefje en corrigeer waar nodig.
• Is de einddatum van de laatste ziekteperiode correct?
Deze datum zal vaak afgerond zijn naar de laatste dag van de maand omdat dit de laatste dag is
2 Ziektegegevens die nog niet naar Attentia werden doorgestuurd, zullen dus nog niet mee opgenomen zijn.
waarvoor we over ziektegegevens beschikken (naar aanleiding van de laatste loonberekening).
Indien dit niet correct is, pas je de periode aan .
• Indien er meerdere periodes worden weergegeven:
o Behoren zij allemaal tot dezelfde ziekte? Zo niet, verwijder de periode die er niet bij hoort door te klikken op .
o Zijn de periodes terecht opgesplitst of gaat het eigenlijk over 1 periode met enkel bv. niet- werkende dagen tussen? Indien het 1 periode moet zijn, verwijder je de tweede periode en pas je de eerste periode aan .
• Is er een onderbroken arbeidsdag? Dan moet je die als afzonderlijke periode registreren.
• Andere ziekteperiodes voeg je toe door te klikken op "+ Ziekteperiode toevoegen":
Duid bij "ziekteperiode" aan of het een onderbroken arbeidsdag of ziekte betreft, vul de begin- en einddatum van de periode in en klik op "Bewaren".
• Wil je nog een ziekteperiode toevoegen? Klik opnieuw op de knop "Ziekteperiode toevoegen".
• Wil je een ziekteperiode wijzigen? Klik op .
• Wil je een ziekteperiode verwijderen? Klik op .
• Zijn alle ziekteperiodes geregistreerd? Klik dan op "Bewaar ziekteperiodes".
• Heb je alle ziekteperiodes bewaard? Je kan nog wijzigen aanbrengen door op de knop "Wijzigen"
bovenaan stap 1 te klikken.
4.3.2 Stap 2: Registratie aard van de dag TIJDENS de ziekteperiode
• Nadat je stap 1 hebt bewaard verschijnt de kalender van de ziektedagen in de referteperiode.
Deze referteperiode start op de begindatum van het risico en eindigt 29 kalenderdagen na de begindatum van de laatste ziekteperiode, begrensd tot de einddatum van de laatste ziekteperiode.
In bovenstaand voorbeeld start de referteperiode op 01/09/2020 en eindigt deze 29 dagen na 01/09/2020, dus op 30/09/2020.
• De kalender toont standaard de hierna opgesomde dagen, waarvoor steeds een code "aard van de dag"
moet registreren:
o Onderbroken arbeidsdagen
o De eerste 30 dagen van ziekte ( van 1 tem 30), of korter indien de ziekteperiode korter is.
o Elke eerste dag van herval buiten gewaarborgd loon
• Vergeet zeker niet om in deze periode van 30 dagen de (vervangende) feestdagen te registeren als code aard van de dag “1”, want deze moet betaald worden door de werkgever.
• De dagen ná de eerste 30 dagen van ziekte zijn verborgen. Je kan de dagen zichtbaar maken door op
">" te klikken. We hoeven echter geen info versturen over deze dagen.
• Er wordt automatisch een code aard van de dag voorgesteld
o op basis van de looncodes (enkel mogelijk voor de dagen waarvan de loonberekeningen reeds werden afgesloten);
o indien er meerdere looncodes zijn op eenzelfde dag worden deze (en de overeenstemmende codes aard van de dag) via een drop down getoond;
o indien de opgehaalde looncodes niet overeenstemmen met de actuele situatie, kan je ze verwijderen door op de knop ,, uiterst rechts van de lijn te klikken;
o indien er geen looncode wordt gevonden, wordt de volgende default voorgesteld in de periode van gewaarborgd loon op basis van de ingevoerde ziekteperiode:
• I.g.v. arbeiders :
1ste tem 7de ziektedag : 2.4
8ste tem 14de ziektedag: 2.5
15de tem 30ste ziektedag: 2.7
• I.g.v. bedienden3 :
1ste tem 30ste ziektedag: 2.6
• Om een code "aard van de dag" toe te kennen of te wijzigen, klik je op de drop down die bij je dag hoort. Als hulpmiddel kan je er ook voor kiezen om de looncode in te vullen, de bijhorende code aard van de dag wordt dan automatisch ingevuld.
Hieronder vind je een overzicht van de meest gebruikte codes "aard van de dag":
Soort dag Vaak voorkomende code aard van de dag
onderbroken arbeidsdag 2.1
periode binnen gewaarborgd loon 2.4, 2.5, 2.6 of 2.7 1ste dag herval buiten gewaarborgd loon 6.6 (vervangende) wettelijke feestdag die valt
binnen de 30 kalenderdagen vanaf aanvang van elke ziekteperiode
=> opgelet zitten mogelijks verborgen!
1 i.g.v. feestdag, 4 i.g.v. vervangende feestdag
• Nadat alle vereiste codes zijn toegekend, klik je op "Bewaren".
• Wens je achteraf nog iets aan te passen? Klik op "Wijzigen" naast stap 2.
3 Bedienden met een contract van bepaalde duur of bepaald werk van minder dan 3 maand, volgen de regels van de arbeiders
4.3.3 Stap 3 : Registratie aard van de dag TUSSEN de ziekteperiodes bij herval
• In het geval er sprake is van herval moet je in de periode tussen de ziekteperiodes ook de volgende dagen registreren:
• Om deze dagen te registreren, klik je op de knop "+ Code aard van de dag".
Soort dag Toegelaten codes aard van de dag 1ste (gelijkgestelde) prestatiedag na elke
ziekteperiode 1.1
dagen van tijdelijke werkloosheid 5.1 tem 5.11
o Vul de datum in en selecteer de juiste code "aard van de dag". Klik vervolgens op
"Bewaren", je ingevoerde dag verschijnt op het overzichtsscherm:
o Wil je nog een dag toevoegen? Klik opnieuw op de knop "+ Code aard van de dag".
o Wil je een dag wijzigen? Klik op . o Wil je een dag verwijderen? Klik op .
4.4 Risico geboorte- of vaderschapsverlof
In geval van geboorte- of vaderschapsverlof geef je alle opgenomen dagen geboorteverlof in (met een maximum van 10). De opgenomen dagen geboorteverlof waarover we beschikken n.a.v. de
loonberekening4 zullen reeds vooraf ingevuld zijn. Controleer ze en corrigeer waar nodig, rekening houdend met de volgende regels:
• de eerst opgenomen dag geboorteverlof moet gelijk zijn aan de begindatum van het risico;
• alle dagen moet gelegen zijn in de periode van 4 maand te starten met de geboortedatum van het kind;
• je kan geen aangifte doen met een datum in de toekomst;
• voor de eerste 3 dagen (betaald door de werkgever) ken je de code aard van de dag "1" toe;
• voor de volgende dagen (betaald door de mutualiteit) ken je de code aard van de dag "6.10" toe;
• voor geboortes van vóór 01/01/2021 beperk je het aantal dagen tot maximum 10, voor geboortes vanaf 01/01/2021 beperk je het aantal dagen tot maximum 15.
Om een dag toe te voegen, klik je op de knop "Dag geboorteverlof toevoegen".
4 Opgenomen dagen geboorteverlof die nog niet naar Attentia werden doorgestuurd, zullen dus nog niet mee opgenomen zijn.
• Er wordt een dag toegevoegd in het overzicht. Vul de datum en aard van de dag in.
• Wil je nog een dag toevoegen? Klik opnieuw op de knop " Dag geboorteverlof toevoegen".
• Wil je een toegevoegde dag verwijderen ? Klik op .
5 Opmaken aangifte werkhervatting – ZIMA006
1) Vul de gevraagde basisgegevens in.
• De datum van werkhervatting kan niet in de toekomst liggen.
• Vul de datum in op basis van het formaat dd/mm/yyyy of duid de datum aan op de kalender die opent als je op het kalender-symbooltje klikt.
• Zoek een werknemer op via zijn jobnummer5 of op naam.
2) Het systeem zoekt alle aanvaarde aangiftes ZIMA001 (inlichtingenblad) op voor deze werknemer waarvoor je via onze app nog geen datum werkhervatting hebt verstuurd.
• Klik op de ZIMA001-aangifte waarvoor je de werkhervatting wenst te versturen.
• Wens je eerst het detail van die aangifte te bekijken, klik dan op .
• Is er geen enkele aangifte gevonden in ons systeem6, dan zal je enkel de onderste mogelijkheid krijgen.
3) Aanvraag doorsturen of annuleren
5 Het jobnummer is een uniek nummer in DOTS dat verschillend is van het WKN-nummer in eVolution. In de bijlage staat beschreven hoe je deze nummers terugvindt.
6 Inlichtingenbladen (ZIMA001) verstuurd op papier of via de portaalsite van de RSZ worden niet getoond, maar dit belemmert je niet om de werkhervatting via onze app door te sturen.
• Is je aanvraag klaar?
• Wens je meteen een nieuwe te maken, klik dan onderaan op "Bevestigen en nieuwe aangifte".
• Wens je geen nieuwe aanvraag te maken, klik dan onderaan op "Bevestigen en terug naar overzicht".
• Indien er een ZIMA001 gelinkt werd met de ZIMA006 (werkhervatting), zal je na bevestiging (1) in het overzicht van de aangiftes de datum van werkhervatting ook zien bij deze ZIMA001;
(2) in het detail van beide aangiftes een link naar de andere aangifte terugvinden.
6 Configuratie automatische aangiften
De automatische aangiftes staan standaard geactiveerd voor elke klant met een ASR-licentie.
Via de app "Configuratie" kan je dit aanpassen.
Ga naar de app “Configuratie” en klik op “ASR scenario’s” onder “Aangiftes en attesten”. (Indien deze optie niet beschikbaar is neem dan contact op met je klantenbeheerder)
Je komt terecht op het scherm "Configuratie ASR-Scenario's". Hier zie je welke configuraties 'by default' gedefinieerd zijn. Je kan de configuratie aanpassen indien je dat wenst. Om dit te doen moet je afwijkende configuratie toevoegen. De default wordt dan overschreven.
Klik op de bovenaan rechts.
Er opent een zijpaneel waarin je de mogelijkheid krijgt om afwijkend gedrag te configureren voor de verschillende scenario’s.
• ZIMA001 – Inlichtingenblad: Voor dit scenario kan je momenteel nog geen afwijkingen configureren.
• ZIMA006 – Werkhervatting: Voor dit scenario kan je momenteel nog geen afwijkingen configureren.
• ZIMA002 – Gedeeltelijke werkhervatting:
• Je kan ervoor kiezen om voor één, meerdere of voor alle ondernemingen de aangiftes niet automatisch te verzenden naar aanleiding van de loonberekening, maar om de aangiftes
“manueel” te laten opmaken. Let wel op, want in dat geval kan enkel je klantenbeheerder de aangiftes verzenden. Maak dus duidelijke afspraken met je klantenbeheerder als je hiervoor kiest.
• Je kan ervoor kiezen om voor één, meerdere of alle ondernemingen de aangiftes noch automatische noch manueel op te maken. Dit doe je in de app via de keuze “niet actief”.
• WECH010 – Jeugd- of seniorvakantie:
• Je kan ervoor kiezen om voor één, meerdere of voor alle ondernemingen de aangiftes niet automatisch te verzenden naar aanleiding van de loonberekening, maar om de aangiftes
“manueel” te laten opmaken. Let wel op, want in dat geval kan enkel je klantenbeheerder de aangiftes verzenden. Maak dus duidelijke afspraken met je klantenbeheerder als je hiervoor kiest.
• Je kan ervoor kiezen om voor één, meerdere of alle ondernemingen de aangiftes noch automatische noch manueel op te maken. Dit doe je in de app via de keuze “niet actief”.
7 Aangifte gedeeltelijke werkhervatting bij
arbeidsongeschiktheid – ZIMA002 (automatisch)
De ZIMA002 aangifte moet maandelijks verzonden worden voor werknemers die in een stelsel zitten van gedeeltelijke werkhervatting na arbeidsongeschiktheid.
Deze aangifte wordt standaard automatisch verzonden op basis van loonverwerking. Indien gewenst kan dit anders ingesteld worden in de configuratie (zie hoofdstuk configuratie).
Wanneer zal een aangifte automatisch verzonden worden voor een werknemer? Dit gebeurt ’s nachts als aan alle volgende voorwaarden voldaan wordt:
• Er is een afgewerkte loonberekening van de werknemer.
• De werknemer heeft een schorsing DW/ZH (gedeeltelijke werkhervatting/gedeeltelijke werkhervatting vanaf 1 jaar) in die betreffende maand.
• Indien het een berekening over de huidige maand is, dan zal de aangifte nooit eerder verzonden worden dan 5 kalenderdagen voor het einde van de huidige maand, dit is een wettelijke beperking.
• Indien het een loonberekening is die enkel de eerste quinzaine van de maand bevat, zal er gewacht worden op de volgende quinzaine berekening (mits enkele specifieke uitzonderingen) .
• Er is nog geen identieke aangifte verzonden (soms heeft een correctieberekening geen impact op de inhoud van de aangifte, dan moet en wordt er uiteraard ook geen nieuwe aangifte verzonden).
Annulaties zullen op dezelfde manier automatisch verlopen als er een gewijzigde loonberekening is voor een werknemer die nu geen, maar vroeger wel een schorsing DW/ZH had in de maand van die
loonberekening.
Indien de aangiftes volgens de configuratie enkel manueel moeten opgemaakt worden, dan is het de klantenbeheerder die moet aangeven voor welke periode en voor welke populatie er aangiftes moeten verzonden worden. Dit heeft als bijzonder groot nadeel dat aangiftes, correcties of annulaties enkel verzonden worden indien de klantenbeheerder hiervoor op een of andere manier een instructie heeft gekregen. Deze werkwijze is mogelijk, maar wordt eigenlijk sterk afgeraden.
De opgemaakte aangiftes zijn te raadplegen in het overzicht van de aangiftes. Via het detail, kan je de aangegeven uren terugvinden. Indien een werknemer een bewijs wenst van de aangifte, dan volstaat het een screenshot te nemen van het detail, daarin staat alle nodige informatie (uren, status, ticketnummer gekend bij RSZ/mutualiteit) .
Vermits de aangiftes volledig worden opgemaakt op basis van de persoons- en loonberekeningsgegevens, is het niet mogelijk om deze aangiftes manueel aan te passen.
8 Aangifte jeugd- of seniorvakantie – WECH009 en WECH010 (automatisch)
De WECH010 aangifte moet maandelijks verzonden worden voor werknemers die voldoen aan de
voorwaarden voor het opnemen van jeugd- of seniorvakantie indien ze jeugd- of seniorvakantie opnemen in een bepaalde maand. Indien het de eerste keer is dat ze jeugd- of seniorvakantie opnemen in een kalenderjaar zal ook eenmalig een WECH009 opgesteld moeten worden en verzonden voor dat kalenderjaar.
Deze aangifte wordt standaard automatisch verzonden op basis van loonverwerking. Indien gewenst kan dit anders ingesteld worden in de configuratie (zie hoofdstuk configuratie).
Wanneer zal een aangifte automatisch verzonden worden voor een werknemer? Dit gebeurt ’s nachts als aan alle volgende voorwaarden voldaan wordt:
• Er is een afgewerkte loonberekening van de werknemer.
• De werknemer moet:
o op 31 december van het vakantiedienstjaar (het kalenderjaar dat onmiddellijk voorafgaat aan het kalenderjaar waarin de werknemer de jeugdvakantie neemt) jonger zijn dan 25 jaar (in geval van jeugdvakantie), of
o Op 31 december van het vakantiedienstjaar (het kalenderjaar dat onmiddellijk voorafgaat aan het kalenderjaar waarin de werknemer de vakantie neemt) de leeftijd van 50 bereikt hebben (in geval van seniorvakantie).
• Indien het een loonberekening is die enkel de eerste quinzaine van de maand bevat, zal er gewacht worden op de volgende quinzaine berekening (mits enkele specifieke uitzonderingen) .
• Er is nog geen identieke aangifte verzonden (soms heeft een correctieberekening geen impact op de inhoud van de aangifte, dan moet en wordt er uiteraard ook geen nieuwe aangifte verzonden).
Annulaties zullen op dezelfde manier automatisch verlopen als er een gewijzigde loonberekening is voor een werknemer die nu geen, maar vroeger wel jeugd- of seniorvakantie opgenomen had in de maand van die loonberekening.
Indien de aangiftes volgens de configuratie enkel manueel moeten opgemaakt worden, dan is het de klantenbeheerder die moet aangeven voor welke periode en voor welke werknemers er aangiftes moeten verzonden worden. Dit heeft als bijzonder groot nadeel dat aangiftes, correcties of annulaties enkel verzonden worden indien de klantenbeheerder hiervoor op een of andere manier een instructie heeft gekregen. Deze werkwijze is mogelijk, maar wordt eigenlijk sterk afgeraden.
De opgemaakte aangiftes zijn te raadplegen in het overzicht van de aangiftes onder de titel “Werkloosheid RVA” via de link “Overzicht aangiftes”. Via het detail kan je onder andere de periode, status en elektronisch ticketnummer gekend bij de RVA vinden van de aangifte. Indien een werknemer een bewijs wenst van de aangifte, dan kan een PDF worden gedownload.
Vermits de aangiftes volledig worden opgemaakt op basis van de persoons- en loonberekeningsgegevens, is het niet mogelijk om deze aangiftes manueel aan te passen.
9 Opvolgen aangiftes mutualiteit
9.1 Overzicht van aangiftes mutualiteit
Op de startpagina van de app "Aangiftes en attesten" vind je een link naar het overzicht van de laatste versie van alle aangiftes voor de mutualiteit voor de betrokken firma, gesorteerd op creatiedatum van de aangifte.
• Een aangifte waarvoor een wijzigende aangifte werd opgemaakt, vind je niet terug in het overzicht.
Enkel de laatste versie is opgenomen. Je kan wel via het detailscherm van die laatste versie de historiek opvragen.
• Datum: de creatiedatum van de aangifte
• Scenario-Type risico: bv. ZIMA001 -Moederschapsrust
• Medewerker: naam en voornaam van de medewerker
• Datum risico
• Datum werkhervatting
• Referentie: de unieke interne referentie van de aangifte volgens formaat: JJJJMMDD (datum creatie aangifte) + D (via DOTS) + xxxx (4 cijfers/letters). Deze referentie zal door Attentia gebruikt worden in het kader van foutopvolging.
• Status:
o In verwerking: aangifte nog in opmaak (nog niet doorgestuurd)
o Fout: aangifte is in fout getreden nog voor ze doorgestuurd werd naar de RSZ o Aanvaard: aangifte aanvaard door de RSZ
o Geweigerd: aangifte geweigerd door de RSZ
o Annulatie in verwerking: de annulatie, aangevraagd door de gebruiker, is nog niet afgerond o Geannuleerd: aangifte werd geannuleerd door de gebruiker.
o Time-out: de aangifte is verzonden, maar de normale tijdspanne waarin we antwoord van RSZ verwachten is verstreken.
9.2 Opzoeken van een aangifte
Klik op om specifieke aangiftes op te zoeken via de filter. Je kan filteren op verschillende gegevens.
• Vul de gewenste filtercriteria in. De resultatenlijst wordt onmiddellijk aangepast. Je hoeft deze dus niet te bevestigen. Door opnieuw op het "trechter"-symbool te klikken, klap je het filterscherm in en worden alle kolommen van je gefilterde lijst zichtbaar.
• Wil je je filters volledig opnieuw instellen? Klik dan op "Nieuwe zoekopdracht" in het filter-scherm: alle ingevoerde filtercriteria worden gewist.
• Er kan gefilterd worden op:
o Loonberekeningsgroep7,
o Medewerker (via WKN-nummer8 of naam) o Statuut ( Bediende/Arbeider)
o Datum aanvraag waarop de aangifte werd opgemaakt o Type risico
o Datum werkhervatting o Tijdstip risico
o Status van de aangifte .
9.3 Consulteren van de details van een aangifte
1) Zoek de aangifte in het overzichtsscherm
2) Raadpleeg de details van de aangifte. Klik rechts van de aangifte op
Het detailscherm toont:
• Alle geregistreerde gegevens van de aangifte,
• De doorgestuurde tewerkstellings- en loongegevens,
• Door wie en wanneer de aangifte werd opgemaakt,
• Het elektronisch ticketnummer: de unieke referentie van de aangifte, ontvangen van de RSZ als de aangifte aanvaard werd.
o Op basis van deze referentie kan je de aangifte op de portaal site van de RSZ terugvinden.
o Deze referentie wordt ook regelmatig opgevraagd door de mutualiteit.
• Link naar gelinkte aangifte (ZIMA001 waarvoor een werkhervatting werd meegedeeld via ZIMA006).
• Historiek van de aangifte indien er oudere (gewijzigde) versies bestaan. Om de vorige versie te kunnen raadplegen klik op “historiek bekijken”, dan verschijnen de datums van de vorige versies en kan je hun detail zien door op het vergrootglas te klikken.
7 De loonberekeningsgroep komt overeen met de “firma” in eVolution.
8 Het wkn-nummer is een uniek nummer voor de werknemer in eVolution dat verschillend is van het jobnummer in DOTS. Hoe je deze nummers kan terugvinden is beschreven in de bijlage.
9.4 Een aangifte wijzigen
1) Zoek de aangifte in het overzichtsscherm
2) Raadpleeg de details van de aangifte. Klik rechts van de aangifte op 3) Klik bovenaan links op “Aangifte wijzigen”.
a. Het proces wordt opgestart, net als bij een nieuw op te maken aangifte. Alleen staan de gegevens die ingevuld werden in de vorige versie van de aangifte reeds ingevuld.
b. Pas de gegevens aan waar nodig. Let wel: de datum werkhervatting kan niet gewijzigd worden in een ZIMA001 indien de datum werd doorgestuurd via een ZIMA006, dan moet de ZIMA006 gewijzigd worden.
c. Verzend de aangifte
d. De aangifte zal status “in verwerking” krijgen, de oorspronkelijke versie zal in status “gewijzigd”
komen te staan.
Je kan ook de aangifte verzenden (wijzigen) zonder een gegeven aan te passen op het scherm, de achterliggende gegevens zoals het loon, werkregime Q/S van de werknemer, worden wel altijd opnieuw bepaald.
Een ZIMA002-aangifte gedeeltelijke werkhervatting kan niet manueel worden gewijzigd, vermits ze volledig gebaseerd is op persoons- en loonberekeningsgegevens. De aangiftes zullen automatische worden
gecorrigeerd.
9.5 Een aangifte annuleren
1) Zoek de aangifte op in het overzichtsscherm.
2) Klik op het symbool rechts van de aangifte9.
3) Er verschijnt een bevestigingsscherm. Klik op 'Ja' om de annulatie te bevestigen, klik op 'Nee' om de annulatie ongedaan te maken.
4) In het overzichtsscherm wijzigt de status van de aangifte naar "Annulatie in verwerking" of
"Geannuleerd". Om de wijzigingen te zien doe je een "refresh" van de pagina indien nodig .
• Indien de te annuleren aangifte reeds werd aanvaard door de RSZ, wordt er automatisch een annulatie-aangifte verstuurd naar de RSZ. Pas als deze annulatie aanvaard wordt, krijgt de oorspronkelijke aangifte de status "Geannuleerd".
• Indien de te annuleren aangifte geweigerd was door het RSZ, wordt de aanvraag onmiddellijk afgesloten. Er is geen annulatie-aangifte naar de RSZ nodig. De status wordt “Geannuleerd”.
• Indien de te annuleren aangifte nog niet werd doorgestuurd naar de RSZ wordt de aangifte verwijderd.
9.6 Behandelen van een aangifte in fout
1) Je kan een aangifte met de status "Fout" steeds zelf annuleren, indien je je bijvoorbeeld vergist hebt van datum of van medewerker (werkwijze zie 2.4).
2) Aangiftes met de status "Fout", worden opgevolgd door Attentia.
Afhankelijk van de oorzaak van de fout zijn er twee mogelijk scenario’s:
• Je wordt door Attentia gecontacteerd om achterliggende gegevens aan te passen, bv. in de signalitiek.
In dat geval kan je, na rechtzetting van de gevraagde gegevens, de aangifte opnieuw zelf doorsturen:
(a) Zoek de betrokken aangifte in het overzichtsscherm
9 Annuleren van een aanvaarde aangifte die verstuurd werd als antwoord op een bericht van de mutualiteit is niet toegelaten. De aangifte wijzigen mag en kan wel.
(zie Opzoeken van een aangifte) (b) Klik op rechts van de aangifte
(c) De oorspronkelijke aangifte wordt geannuleerd en er wordt een nieuwe aangifte aangemaakt met dezelfde specifieke gegevens als die van de oorspronkelijke aangifte (bv. begindatum risico), maar de bijkomende informatie wordt opnieuw opgehaald (bv. de gecorrigeerde signalitiek).
• Attentia lost de technische fout op. Je zal verder niets moeten ondernemen.
10 Opvolgen aangiftes RVA
10.1 Overzicht van aangiftes
Op de startpagina van de app "Aangiftes en attesten" vind je een link naar het overzicht van alle aangiftes voor de RVA gesorteerd op creatiedatum van de aangifte (onder de titel “Werkloosheid RVA”).
• Tijdstip: de creatiedatum van de aangifte
• Scenario / Risico: bv. WECH009 -Vaststellen van het recht op jeugdvakantie
• Medewerker: naam en voornaam van de medewerker en frm-ab-wkn
• Periode: Datum waarover de aangifte werd opgesteld
• Referentie: de unieke interne referentie van de aangifte volgens formaat: JJJJMMDD (datum creatie aangifte) + D (via DOTS) + xxxx (4 cijfers/letters). Deze referentie zal door Attentia gebruikt worden in het kader van foutopvolging.
• Status:
o In verwerking: aangifte nog in opmaak (nog niet doorgestuurd)
o Fout: aangifte is in fout getreden nog voor ze doorgestuurd werd naar de RSZ o Aanvaard: aangifte aanvaard door de RSZ
o Geweigerd: aangifte geweigerd door de RSZ
o Annulatie in verwerking: de annulatie, aangevraagd door de gebruiker, is nog niet afgerond o Geannuleerd: aangifte werd geannuleerd door de gebruiker.
o Time-out: de aangifte is verzonden, maar de normale tijdspanne waarin we antwoord van RSZ verwachten is verstreken.
Enkel de laatste versie van de aangifte wordt weergegeven in het overzicht. Via het detail van de aangifte zie je de historiek die de wijzigingen weergeeft die op de aangifte werden uitgevoerd. Klik op “details” in de historiek - bij het tijdstip dat je wenst te bekijken - om de vorige versie van de aangifte in detail te bekijken.
10.2 Opzoeken van een aangifte
• Vul de gewenste filtercriteria in. De resultatenlijst wordt onmiddellijk aangepast. Je hoeft deze dus niet te bevestigen. Door uit het filterkader te klikken sluit de filter.
• Je kan filteren op elke kolom die in de tabel weergegeven wordt.
10.3 Consulteren van de details van een aangifte
1) Zoek de aangifte in het overzichtsscherm
2) Raadpleeg de details van de aangifte door te klikken op het scenario / Risico van de aangifte
Het detailscherm toont:
• Alle geregistreerde gegevens van de aangifte,
• Door wie en wanneer de aangifte werd opgemaakt,
• Het elektronisch ticketnummer: de unieke referentie van de aangifte, ontvangen van de RSZ als de aangifte aanvaard werd.
o Op basis van deze referentie kan je de aangifte op de portaal site van de RSZ terugvinden.
o Deze referentie wordt ook regelmatig opgevraagd door de mutualiteit.
• De status van de aangifte.
• De eventuele historiek van de aangifte.
• Mogelijke acties die kunnen worden uitgevoerd op de aangifte.
Indien de status van de aangifte aanvaard is zal het ook mogelijk zijn om via de “Acties”-knop de PDF van de aangifte te downloaden via de actie “PDF downloaden”.
10.4 Behandelen van een aangifte in fout
1) Je kan een aangifte met de status "Fout" steeds zelf annuleren, indien je je bijvoorbeeld vergist hebt van datum of van medewerker (werkwijze zie 12.5).
2) Aangiftes met de status "Fout", worden opgevolgd door Attentia.
Afhankelijk van de oorzaak van de fout zijn er twee mogelijk scenario’s:
• Je wordt door Attentia gecontacteerd om achterliggende gegevens aan te passen, bv. in de signalitiek.
In dat geval kan je, na rechtzetting van de gevraagde gegevens, de aangifte opnieuw zelf doorsturen:
(a) Zoek de betrokken aangifte in het overzichtsscherm
(b) Klik de drie bolletjes rechts van de aangifte en kies voor “aangifte opnieuw verzenden”
(c) De oorspronkelijke aangifte wordt geannuleerd en er wordt een nieuwe aangifte aangemaakt met dezelfde specifieke gegevens als die van de oorspronkelijke aangifte, maar de bijkomende informatie wordt opnieuw opgehaald (bv. de gecorrigeerde signalitiek).
• Attentia lost de technische fout op. Je zal verder niets moeten ondernemen.
11 Raadplegen details van facturatie
Je kan de details van de gefactureerde aangiftes uit DOTS en ontvangen berichten van de mutualiteit opvragen via de DOTS-app. Dit detail in Excel vermeld elke gefactureerde aangifte/bericht uit DOTS met referentie, prijs, frm-ab-wkn, type aangifte….
1) Klik op de startpagina op “overzicht facturen”.
2) Je komt op een lijst terecht met alle facturen waarin DOTS-aangiftes gefactureerd werden.
Via het filtertje naast “factuurnummer” kan je het gewenste factuurnummer ingeven.
3) Klik op het download-symbooltje naast de factuur en klik dan op “genereer xls”.
Bijlage – Opzoeken jobnummer/WKN-nummer van de werknemer
1) Open de app "Medewerkersgegevens" in Personeelsbeheer
2) Typ de naam van de medewerker in het zoekveld en druk op enter. Gebruik eventueel de medewerkersfilter om medewerkers op te zoeken.
3) Klik op het blauwe vierkantje ("avatar") vóór de naam van de werknemer (1), je krijgt de quickcard van de medewerker te zien(2). Klik vervolgens op het symbool (3) je ziet nu zowel het DOTS-jobnummer als het eVolution-FRM-AB-WKN nummer (4).
1 1
2 4
3
