D E A D M IN IS T R A T IE A LS C O N T R O L E R E N D O R G A A N door Th. M . van Erp.
In het M .A .B. v an Juni 1954 is een uiteenzetting opgenom en v an de h and van P ro fesso r v an R ietschoten over een der m eest actuële v ra a g stukken in de kring van de N ederlandse accountants. H e t principiële
k a ra k te r v an h et artikel, gevoegd bij het gezag v an de schrijver zullen tot gevolg hebben, d a t in de toekom st op zijn beschouw ingen nog v aa k zal w o rd en teruggegrepen, terw ijl geen zesde zintuig nodig is om te be grijpen, d a t n a a r aanleiding v an deze publicatie een stroom v an a r tikelen de re d actie zal bereiken.
Ik w eersta dan ook de verleiding het gehele betoog v an P rof. V a n R ietschoten aa n een critische bespreking te o n derw erpen, m aar w el wil ik pogen enkele aanvullingen te geven ten aanzien v an hetgeen is opge m erkt o m trent het begrip in tern e controle en de functie v an de adm ini stratie in de ondernem ing.
O v e r de functie v an de adm inistratie en in het bijzonder o ver de on t w ikkeling die hierbij in de na-oorlogse jaren is w a a r te nem en, is reeds verscheidene m alen in dit blad geschreven 1), terw ijl in het buitenland en in h et bijzonder in de U .S.A . zeer veel literatu u r o ver dit o n d erw erp is verschenen. D e „co n tro ller” heeft in de grote bedrijven zijn in tred e ge d aan en v erk rijg t d a a r een steeds k ra ch tig er positie en dit niet uit m achtsbegeerte, niet als re su ltaa t v an een soort b elangenstrijd m et de accountant, m aar om dat de vitale contróle-functies in de ondernem ing slechts door de adm inistratie op de juiste wijze kunnen w o rd e n vervuld.
D e begripsbepaling v an de in tern e controle, zoals deze door P rof. V a n R ietschoten op pag in a 240 w o rd t gegeven, en in het bijzonder de daarbij gegeven serie voorbeelden, lijkt mij dan ook onvoldoende als uitgangspunt vo o r een discussie o ver een zo belangrijk onderw erp. U it de voorbeelden toch m een ik te m oeten opm aken, d at de schrijver, w a n n eer hij aan in tern e controle denkt, deze v o o ra l of m isschien zelfs u it sluitend ziet in de zin v an de juiste financiële v eran tw o o rd in g : kas beheer, debiteuren, v o o rra d e n en dergelijke. N atu u rlijk is een goede regeling v an al deze punten v e rre v an onbelangrijk, m aar vo o r de d irec tie v an een g rote ondernem ing is het toch een axiom a, d a t de interne controle ■— in deze b ep erk te zin o pgevat —- p erfect is: hoe dit moet w o rd e n bereikt, w o rd t o vergelaten aa n de vakm ensen, i.c. de adm ini stratiev e leiders.
E r is echter een gro o t arbeidsveld v an de m oderne adm inistratie dat door de schrijver niet w o rd t genoemd en deze activiteiten vorm en n aar mijn oordeel nu juist h et m eest essentiële deel v an de contróle-functie van de adm inistratie. W e lisw a a r noem t P rof. V a n R ietschoten de verho
ging v an de betekenis der adm inistratie v oor de controle op de bedrijfs- verrichtingen, w aarbij de b u d get-techniek een belangrijke rol speelt en kom t dan to t de conclusie, d at deze ontw ikkeling het o n d erw erp op nieuw in discussie doet komen.
H et w il mij echter voorkom en, d at op deze wijze gesteld, het k a ra k te r v an de nieuw e ontw ikkeling v an de adm inistratieve functie gew eld w ordt aangedaan. H et gaat toch immers niet om bepaalde nieuw e tech
nieken, m aar om een principiële functie-w ijziging en het lijkt mij d a a r om ook onjuist het v ra a g stu k v an de betekenis v an de in tern e controle !) o.m. Prof. Van der Schroeff: Een pleidooi voor de invoering van de „controllers” functie (M.A.B. 1953)
Th. M. van Erp: Enkele opmerkingen over de administratieve organisatie in grote ondernemingen (M.A.B. 1951)
voor de accountantscontrole te behandelen m et de budgetfec/miefc als enig nieuw gezichtspunt.
D e contróle-functie v an de adm inistratie — o.m. bij de budgetering, de kostprijsberekening, de planning, de prijspolitiek en de nacalculatie -—' begint op het allerlaag ste niveau bij de kleinste budg et-een h eid en eindigt bij een de gehele ondernem ing om vattende controle. D eze con tro le w o rd t zow el v o o ra f uitgeoefend (bijv. bij de beoordeling v a n de a a n v a a rd b a a rh e id v an de b u d g etten ) als ac h te raf (bijv. bij de n acalcu latie) en in beide fasen w o rd en zow el het beleid v an de laagste chef als het totale beleid v an de directie in de controle betro k k en en w o rd t door de adm inistratie op elk niveau een oordeel gegeven. H e t is hier niet de plaats d a a ro v e r uit te w eiden en ik w il mij d an ook to t deze zeer korte aa nduiding beperken.
H e t volkom en o p g aan in de problem en v an h et bedrijf, in de feite lijke om standigheden, in de specifieke m oeilijkheden en de nauw e sam en w erking m et alle bedrijfsonderdelen die h ierv o o r 52 w eken per ja a r noodzakelijk is, m aken het onm ogelijk de ac co u n tan t hierm ede te b e lasten.
A an de an d e re k a n t is h et echter op zijn m inst onw aarschijnlijk, dat een dergelijke v eelom vattende in tern e controle op het beleid in alle onderdelen van het bedrijf zonder invloed zou zijn op de accountants
controle. Ik m een dan ook in het betoog v a n P rof. V a n R ietschoten een zodanige leem te te m oeten co n stateren , d a t ik de algem ene strekking v an zijn conclusies -— nog afgezien v a n an d e re overw egingen -— als onvoldoende gem otiveerd v an de h an d m oet wijzen.
T o t slot wil ik nog een persoonlijke opm erking m aken. Ik voel mij b e p aald gegriefd door de opm erkingen w elke P rof. V a n R ietschoten op bladzijde 247 m aakt ten aanzien van de adm inistratieve functionarissen. D e aa n de uitvoering v an hun w erkzaam h ed en v erb o n d en beslom m e ringen zouden hun h o o fd taa k vorm en en telkens m oet (d o o r de accoun tan ts) w o rd en geconstateerd, d a t zij onvoldoende critisch w aarnem en, onvoldoende objectief zijn, oorzaken van afw ijkingen onvoldoende o n
derzoeken, afw ijkingen n iet of onjuist herstellen en niet system atisch w aarnem en. W a n n e e r principiële v ra a g stu k k e n op deze wijze m oeten w o rd en behandeld, d an zou kunnen w o rd e n v erw ach t, d at bij een an d e re gelegenheid een adm in istratief leider, zich rich ten d e tot zijn collega’s, co nstateert d a t voor de accountants de aan de controle verbonden be
slom m eringen hun h o o fd taa k vorm en, d a t hun w aarn em in g en onvol doende critisch zijn enz. enz.
D e ad m in istratiev e leiders hebben groot belang bij de ontw ikkeling v an de o n d erh av ig e discussie in ac co u n tan tsk rin g en , zij w illen stellig g aa rn e m edew erken aa n de opinie-vorm ing, doch dit w o rd t w el m oei lijk gem aakt w a n n eer op een dergelijke w ijze o ver hen w o rd t gesproken. N u kan men zeggen, d a t de g econtroleerden in deze geen stem in het kapittel hebben en d a t dit een zaak is v an de acco u n tan ts o n d er elkaar. D e acco u n tan ts zullen ech ter goed doen zich n iet te zeer als k aste te d istanciëren v an hen die de veran tw o o rd elijk h eid vo o r de prak tisch e o r ganisatie d ragen. D e b elangen lopen volkom en parallel; de ad m in istra teurs en de ac co u n tan ts hebben een gem eenschappelijk doel, nl. een juiste v e ran tw o o rd in g m et m inim ale kosten. B eiden d ra g en hierin hun verantw oordelijkheid, de ac co u n tan t teg en o v er h et m aatschappelijk v e r keer en de ad m in istrateu r tegen o v er zijn ondernem ing. Ik verm ag niet in te zien w aarom deze la atste veran tw o o rd elijk h eid persoonlijk m inder zw aar zou w eg en d an de eerste.
