RAADSBESLUIT
Onderwerp: Dagtekening: Agendanummer:
Archiefverordening gemeente Asten 2014 3 november 2014 14.11.12
De raad van de gemeente Asten;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 2 september 2014 met zaaknummer AST/2014/007566;
gehoord het advies van de Commissie Algemene Zaken en Control van 16 oktober 2014;
gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995;
b e s l u i t:
Vast te stellen de Archiefverordening 2014.
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1.
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. de wet: de Archiefwet 1995;
b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
d. beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met (de aansturing van) het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar een
archiefbewaarplaats;
e. beheereenheid: een door het college van burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel dat zelf documenten registreert, ordent en beheert;
f. informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;
g. e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.
*140008699*
2/3 Hoofdstuk 2 De zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden Artikel 2.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en de instandhouding van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, hierbij inbegrepen een e- depot. Zij dragen zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van een beheereenheid.
Artikel 4.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5.
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een ander overheidsorgaan of belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor hen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd om de kosten te dekken die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7.
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen nadere regels vast.
Artikel 8.
Burgemeester en wethouders doen ter uitvoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezich en van artikel 30 van de wet tweejaarlijks verslag aan de raad omtrent de staat van de informatiehuishouding binnen de gemeente.
Hoofdstuk 3 Slotbepalingen
Artikel 9.
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
3/3 Artikel 10.
De Archiefverordening gemeente Asten 2007 vastgesteld op 18 december 2007 wordt ingetrokken.
Artikel 11.
Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Asten 2014.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 3 november 2014.
De raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,
mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans mr. H.G. Vos
