DEONTOLOGISCHE CODE
MANDATARISSEN
Deontologische code_14.12.2020 Pagina 1
Deontologische code voor lokale mandatarissen van Mechelen 1
Regels voor ethisch handelen en integriteit in de politiek
1 In uitvoering van het decreet lokaal bestuur: art. 39 (gemeenteraad), art. 74 (raad voor maatschappelijk welzijn), art. 55 (college), art. 83 (vast bureau) en art. 112 (BCSD).
Deontologische code_14.12.2020 Pagina 2
Inhoudsopgave
INLEIDING ... 3
Artikel 1 - Situering ... 3
Artikel 2 - Definiëring ... 3
Artikel 3 - Toepassingsgebied ... 4
ALGEMENE BEPALINGEN ... 5
Artikel 4 – Algemeen belang ... 5
Artikel 5 – Relatie tot de burger ... 5
Artikel 6 – Relatie tot het bestuur ... 5
Artikel 7 – Relatie tot het personeel ... 5
Artikel 8 – Gebruik van materialen en bestuurlijke uitgaven ... 5
Artikel 9 – Relatie tot informatie ... 6
Artikel 10 – Onafhankelijkheid ... 6
SPECIFIEKE BEPALINGEN ... 6
Artikel 11 – De lokale mandataris als informatiebemiddelaar ... 6
Artikel 12 – De lokale mandataris als doorverwijzer ... 7
Artikel 13 – De lokale mandataris als administratief begeleider ... 7
Artikel 14 – Het vermijden van begunstigingstussenkomsten ... 7
Artikel 15 – Het vermijden van schijndienstbetoon ... 8
Artikel 16 – Het vermijden van ongevraagd dienstbetoon ... 8
Artikel 17 – Onrechtmatige tussenkomsten ... 8
Artikel 18 – Bekendmaking van dienstverlening ... 8
NALEVING, CONTROLE EN SANCTIONERING ... 8
Artikel 19 – Transparantie ... 8
Artikel 20 – Melden van tussenkomsten in het administratief dossier ... 8
Artikel 21 – Aftoetsen bij twijfel ... 9
Artikel 22 – Melden van inbreuken ... 9
Artikel 23 – Onderzoek van meldingen ... 9
Artikel 24 – Uitspraak over meldingen ... 10
Artikel 25 – Andere maatregelen ... 10
BIJLAGEN ... 11
Deontologische code_14.12.2020 Pagina 3
INLEIDING
Artikel 1 - Situering
Deze code wil een leidraad zijn om als lokale mandataris deontologisch zorgvuldig te kunnen handelen bij de uitoefening van het mandaat en bijgevolg de bestuurlijke integriteit binnen de stad en het sociaal huis te versterken.
Als mandataris heb je een belangrijke maatschappelijke rol te vervullen. Hierdoor stelt de samenleving, terecht, hoge eisen aan mandatarissen. Als lokaal geëngageerd politicus stel je je bovendien kwetsbaar op. Je bevindt je voortdurend in een dubbele positie. Enerzijds moet je het algemeen belang voor ogen houden, er toe bijdragen en is het belangrijk dat je voor de bevolking bereikbaar en aanspreekbaar bent. Anderzijds verwachten bepaalde personen, groeperingen of bedrijven dat jij hun bijzondere belangen verdedigt en ben je bezig met het verwerven en het in stand houden van politiek draagvlak en het vertrouwen van de kiezer.
Een aantal gedragingen of functies zijn juridisch geregeld en daar is het duidelijk 2 (zie bijlage 1
‘Regelgeving’).
Maar buiten deze situaties zijn ook andere gevallen denkbaar waar, hoewel er strikt juridisch misschien geen bezwaren zouden zijn, het optreden van jou als lokale mandataris toch vragen kan oproepen.
De deontologische code is er in de eerste plaats als hulpmiddel bij situaties waar grenzen vervagen.
De code wil houvast bieden om integer te handelen in concrete situaties die zich kunnen voordoen in de dagelijkse bestuurspraktijk.
In de code staan zowel vaste voorschriften die heel duidelijk zeggen wat kan of niet kan, maar ook algemene beschouwingen over waarden die belangrijk zijn voor de stad en het sociaal huis.
Er zal steeds interpretatieruimte overblijven.
De waarden waar deze code op steunt, zijn volgende gedeelde waarden van de organisatie:
dynamisch, klantgericht en betrouwbaar.
Artikel 2 - Definiëring
“Deontologie” is een vak waar rechten en plichten worden bestudeerd. Dit vak is geen exacte wetenschap. Hierdoor kunnen de rechten en plichten niet exact worden afgebakend. Via een deontologische code wordt een handelingskader geschapen.
Deze “deontologische code voor lokale mandatarissen”, hierna “deontologische code” genoemd, omvat het geheel van beginselen, gedragsregels, richtlijnen en principes die de lokale mandatarissen
2 o.a. volgende regelgeving wordt bedoeld:
zie art. 10 van het decreet lokaal bestuur m.b.t. verboden functies zie art. 11 van het decreet lokaal bestuur m.b.t. onverenigbaarheden
zie art. 27 §2 en §3 van het decreet lokaal bestuur m.b.t. verboden handelingen
zie art. 27 §1, §3 en §4 van het decreet lokaal bestuur m.b.t. gedrag bij stemming en beraadslaging zie art. 29 §4 van het decreet lokaal bestuur m.b.t. geheimhoudingsplicht
zie art. 458 van het Strafwetboek m.b.t. het beroepsgeheim
zie art. 245 van het Strafwetboek m.b.t. corruptie in een openbaar ambt
zie art. 6 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten m.b.t. belangenconflicten
zie art. 13 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten m.b.t. vertrouwelijkheid van informatie zie art. 1596 van het Burgerlijk Wetboek m.b.t. deelname aan een openbare verkoop
Deontologische code_14.12.2020 Pagina 4 als leidraad kunnen gebruiken bij de uitoefening van hun mandaat en bij de dienstverlenende
activiteiten ten behoeve van de bevolking.
Indien in deze deontologische code de begrippen “burger” en “bevolking” worden gebruikt, wordt niet enkel verwezen naar personen, maar ook naar groepen, verenigingen, bedrijven en andere organisaties of entiteiten die particuliere belangen nastreven of behartigen.
Artikel 3 - Toepassingsgebied
De deontologische code is van toepassing op de lokale mandatarissen tijdens de uitoefening van hun politiek mandaat en politieke activiteiten.
Dit zijn:
- de burgemeester, - de schepenen,
- de voorzitter van het vast bureau, - de leden van het vast bureau, - de voorzitter van de gemeenteraad
- de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, - de gemeenteraadsleden,
- de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn,
- de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst, - de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Deze deontologische code is bij uitbreiding eveneens van toepassing op:
1° de medewerkers van de lokale mandatarissen, welke ook hun statuut of hoedanigheid is (kabinets- en fractiemedewerkers);
2° de vertrouwenspersonen van de lokale mandataris;
3° groepen van lokale mandatarissen die aan collectieve dienstverlening doen;
4° leden die op voorstel van de fracties in de gemeenteraad of door de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn zelf worden aangeduid om te zetelen in organen van AGB’s, stedelijke vzw’s, politieraad en andere extern verzelfstandigde agentschappen, adviesraden of overlegstructuren of andere organismen waarin de Stad of het Sociaal Huis vertegenwoordigd is;
5° leden die door het college of door het vast bureau zijn afgevaardigd om te zetelen in organen van extern verzelfstandigde agentschappen, adviesraden of overlegstructuren of andere
organismen waarin de Stad of het Sociaal Huis vertegenwoordigd is;
6° derden, handelend in opdracht van de lokale mandataris;
Indien een mandaat namens de stad/het sociaal huis wordt opgenomen door een extern persoon, niet vermeld hierboven, zal bij diens aanstelling gevraagd worden eveneens deze deontologische code te onderschrijven.
De mandatarissen zullen er tevens over waken dat zij, ook buiten hun politieke mandaten en activiteiten, steeds handelen in overeenstemming met de eer en de waardigheid van hun mandaat.
Uiteraard blijft de vrijheid van het politiek debat steeds gegarandeerd en kunnen de mandatarissen hun politiek mandaat ten volle uitoefenen.
Deontologische code_14.12.2020 Pagina 5
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 4 – Algemeen belang
De lokale mandatarissen geven voorrang aan het algemeen belang boven particuliere belangen en zij vermijden elke vorm of schijn van belangenvermenging.
Artikel 5 – Relatie tot de burger
De lokale mandatarissen staan op gewetensvolle manier ten dienste van alle burgers die op hun dienstverlening een beroep doen, zonder onderscheid naar geslacht, afstamming, sociale status, nationaliteit, filosofische en/of religieuze overtuiging, ideologische of politieke voorkeur of persoonlijke gevoelens.
Elke vorm van rechtstreekse dienstverlening, informatiebemiddeling of doorverwijzing gebeurt zonder enige materiële of financiële tegenprestatie van welke aard of omvang ook.
De lokale mandatarissen zorgen dat bij contacten met de burger nooit de schijn wordt gewekt dat particuliere belangen begunstigd (kunnen) worden.
Artikel 6 – Relatie tot het bestuur
De lokale mandatarissen zullen voor de omschrijving van hun dienstverlenende activiteiten geen termen gebruiken die verwarring kunnen scheppen met officiële, door de overheden ingestelde instanties belast met het verstrekken van informatie of met de behandeling van klachten.
Artikel 7 – Relatie tot het personeel
De lokale mandatarissen verbinden zich tot een duidelijke, tijdige en volledige formulering van een vraag of een opdracht. Zij stellen zich respectvol op t.a.v. het personeel en de taken die de
personeelsleden uitvoeren en kunnen uitvoeren, rekening houdend met de aanwezige capaciteit en competenties.
De lokale mandatarissen doen in het openbaar geen negatieve uitspraken over individuele personeelsleden.
Artikel 8 – Gebruik van materialen en bestuurlijke uitgaven
De lokale mandatarissen houden zich aan de regels die zijn vastgelegd over het gebruik van de middelen, materialen en faciliteiten.
Zo zijn voor het gebruik van de Ipad die de lokale mandatarissen ter beschikking krijgen van het bestuur, het bijhorend reglement en de ‘gedragscode veiligheid & privacy voor de mandatarissen’
van toepassing. (zie bijlage 2)
Zo is voor het gebruik van de badge die toegang geeft tot de lokalen van het bestuur, de bijhorende toelichting voor gebruik en beperkingen van toepassing. (zie bijlage 3)
Voor terugbetaling van onkosten, is het reglement statuut lokale mandataris3 van toepassing.
3 Dit reglement werd goedgekeurd door de gemeente- en ocmw-raad op 29.4.2019
Deontologische code_14.12.2020 Pagina 6
Artikel 9 – Relatie tot informatie
De lokale mandatarissen hebben een geprivilegieerde toegang tot informatie door hun inzagerecht en hun recht tot het bijwonen van besloten vergaderingen. Zij benutten deze informatie voor de uitoefening van hun democratische controle als lokale mandataris.
Zij gaan professioneel om met deze informatie.
Dit houdt in dat er:
1° uit besloten vergaderingen géén vertrouwelijke informatie wordt gedeeld met personen die geen lid zijn van deze vergadering, behalve dan de beslissing zelf;
2° géén informatie openbaar wordt gemaakt die in het kader van openbaarheid van bestuur ook niet openbaar mag worden gemaakt;
3° géén informatie openbaar wordt gemaakt waarmee de privacy van anderen wordt geschaad.
Deze vereisten van professionaliteit blijven gelden ook nadat het mandaat is afgelopen.
Artikel 10 – Onafhankelijkheid
De lokale mandatarissen zijn geheel vrij om zich in hun netwerken te bewegen en deel te nemen aan alle sociale activiteiten naar hun keuze. Zij zijn er zich van bewust dat het aannemen van geschenken van derden, of van uitnodigingen voor bijzondere gebeurtenissen, de schijn van partijdigheid kan wekken.
Tenzij dit past in het kader van een normale professionele verhouding die in het teken staat van het algemeen belang van het bestuur, aanvaarden de mandatarissen dan ook geen geschenken,
uitnodigingen of andere voordelen die een sfeer of schijn van partijdigheid kunnen doen ontstaan waardoor het lijkt dat zij niet langer onpartijdig, onafhankelijk en objectief kunnen beslissen.
Zij aanvaarden alleen geschenken of uitnodigingen met een geringe materiële waarde en die tot geen gunst of wederdienst verplichten.
In twijfelgevallen weigeren zij het geschenk of gaan ze niet in op de uitnodiging.
Indien zij namens het bestuur optreden, kunnen zij aan derden geschenken geven of derden voor activiteiten uitnodigen, op voorwaarde dat hierbij alle schijn van partijdigheid of
belangenvermenging wordt vermeden en binnen de algemene regels zoals vastgesteld door de raad.
SPECIFIEKE BEPALINGEN
Artikel 11 – De lokale mandataris als informatiebemiddelaar
Het behoort tot de wezenlijke taken van de lokale mandataris om informatie in te winnen en informatie te verstrekken, in het bijzonder over de diensten die instaan voor informatieverstrekking en over de manier waarop de burger zelf informatie kan opvragen.
Bepaalde informatie mag de lokale mandataris niet bezorgen aan de burger.
Het betreft o.m.:
- informatie waarop degene die erom verzoekt, geen recht kan laten gelden;
- informatie die overeenkomstig de bepalingen inzake de openbaarheid van bestuur niet mag worden meegedeeld.
De lokale mandatarissen kunnen bij de uitoefening van hun mandaat kennis krijgen van vertrouwelijke informatie die voor anderen van grote waarde kan zijn (het gaat hier om
‘voorkennis’).
Deontologische code_14.12.2020 Pagina 7 De lokale mandatarissen gebruiken deze vertrouwelijke informatie niet voor persoonlijk gewin.
Evenmin verstrekken zij vertrouwelijke informatie aan anderen zolang deze door het bestuur niet officieel openbaar is gemaakt.
Artikel 12 – De lokale mandataris als doorverwijzer
De lokale mandatarissen verwijzen de vraagsteller, waar mogelijk, naar de bevoegde administratieve, gerechtelijke of particuliere diensten.
Waar het gaat om de behandeling van klachten en/of conflicten met betrekking tot de werking van of de dienstverlening door de stadsdiensten, worden de belanghebbenden in eerste instantie
doorverwezen naar de bevoegde klachtendienst. Klachten geuit aan een uitvoerend mandataris kunnen rechtstreeks worden beantwoord.
Artikel 13 – De lokale mandataris als administratief begeleider
De lokale mandatarissen kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met de betrokken instanties.
Zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen nopens de stand van zaken in een dossier, daarover nadere uitleg en toelichting te vragen en vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers.
Bij de administratieve begeleiding en ondersteuning van de burgers respecteren de lokale
mandatarissen de onafhankelijkheid van de diensten en van de ambtenaren, de objectiviteit van de procedures en de termijnen die als redelijk moeten worden beschouwd voor de afhandeling van soortgelijke dossiers.
Artikel 14 – Het vermijden van begunstigingstussenkomsten
Begunstigingstussenkomsten waarbij de lokale mandatarissen hun voorspraak aanwenden om de afloop of het resultaat van een zaak of een dossier te beïnvloeden in de door de belanghebbende burger gewenste zin, zijn niet toegestaan.
Lokale mandatarissen die om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een functie, aanstelling of bevordering ambiëren, delen de betrokkene mee dat de aanstelling, benoeming of bevordering gebeurt op basis van de geldende normen en procedures. Zij verwijzen de
belanghebbende door naar de bevoegde dienst of instantie.
Tussenkomsten bij selectievoerende instanties, die tot doel hebben het verhogen van de kansen op benoeming, aanstelling en bevordering in de publieke sector, zijn niet toegelaten.
Lokale mandatarissen mogen occasioneel en op eigen initiatief personen aanbevelen bij werkgevers in de particuliere sector. Zij mogen geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers.
Worden niet beschouwd als begunstigingstussenkomsten en zijn bijgevolg toegestaan:
- het inwinnen en verstrekken van informatie en inlichtingen over de modaliteiten, voorwaarden en organisatie van selectieprocedures, examens, geschiktheids- en bekwaamheidstests en de procedures inzake benoemingen, aanstellingen en bevorderingen;
Deontologische code_14.12.2020 Pagina 8 - het uitoefenen van toezicht op het correcte verloop en de objectiviteit van de in het vorig lid bedoelde procedures, examens en tests, zonder zich in het verloop ervan te mengen of er in te interveniëren met het oog op de beïnvloeding van het resultaat en/of de
beoordeling;
- het informeren van de belangstellenden met betrekking tot werkaanbiedingen en vacatures in de particuliere en overheidssector.
Artikel 15 – Het vermijden van schijndienstbetoon
Alle vormen van schijndienstbetoon, waarbij lokale mandatarissen bewust, maar onterecht, de indruk wekken dat zij bij de goede afloop van een dossier daadwerkelijk tussenbeide zijn gekomen, zijn verboden.
Artikel 16 – Het vermijden van ongevraagd dienstbetoon
Alle vormen van ongevraagd dienstbetoon, waarbij lokale mandatarissen wel degelijk daadwerkelijk optreden om een gunstige afloop van een dossier te bewerkstelligen, maar zonder dat de burger daarom gevraagd heeft, zijn verboden.
Artikel 17 – Onrechtmatige tussenkomsten
Elke bevoordeling of poging tot bevoordeling, waarbij de burger door toedoen, bemiddeling of voorspraak van lokale mandatarissen iets probeert te bereiken wat onrechtmatig of wettelijk niet toelaatbaar is, is verboden.
Tussenkomsten van lokale mandatarissen met de bedoeling de toewijzing en/of de uitvoering van contractuele verbintenissen met de overheid te beïnvloeden, zijn verboden.
Artikel 18 – Bekendmaking van dienstverlening
De lokale mandataris kan geen gebruik maken van officiële communicatiekanalen van de stad om rechtstreeks of onrechtstreeks publiciteit te maken voor dienstverlenende activiteiten. Dit kan enkel via de eigen politieke kanalen (zoals bladen van politieke partijen of de eigen politieke publicaties).
Om hun bereikbaarheid voor de bevolking bekend te maken, kunnen ze evenwel een of meer eigen contactgegevens laten opnemen in een communicatiekanaal van de stad (zoals de website).
NALEVING, CONTROLE EN SANCTIONERING Artikel 19 – Transparantie
Om controle mogelijk te maken op de naleving van de deontologische code, zijn afspraken rond transparantie, zowel op administratief vlak als op politiek vlak, noodzakelijk.
Artikel 20 – Melden van tussenkomsten in het administratief dossier
De algemeen directeur neemt de nodige maatregelen om er voor te zorgen dat dossierbehandelende personeelsleden tussenkomsten opnemen in het desbetreffende administratieve dossier, wat ook de aard van de tussenkomst of de hoedanigheid van de tussenkomende persoon is.
Deontologische code_14.12.2020 Pagina 9 Het dossierbehandelend personeelslid deelt aan de tussenkomende persoon mee dat van de
tussenkomst melding wordt gemaakt in het administratief dossier.
Worden niet beschouwd als tussenkomsten die in het administratief dossier worden opgenomen:
- louter informatieve vragen van algemene of technische aard;
- vragen en/of tussenkomsten van uitvoerende mandatarissen in het kader van functionele en hiërarchische relaties ten aanzien van de behandelende personeelsleden of diensten.
Artikel 21 – Aftoetsen bij twijfel
Wanneer een lokale mandataris (of een persoon waarvan sprake in art. 3) twijfelt of een handeling die hij/zij wil verrichten een overtreding van de code zou kunnen zijn, wint betrokkene hierover advies in bij de algemeen directeur of bij het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.
Aanvullend kan de lokale mandataris ook steeds aftoetsen bij collega’s lokale mandatarissen of bij de eigen partij.
Wanneer een lokale mandataris (of een persoon waarvan sprake in art. 3) twijfelt over een nog niet uitgevoerde handeling van een andere lokale mandataris (of een persoon waarvan sprake in art. 3), dan waarschuwt hij/zij die persoon.
De lokale mandataris bezorgt zijn/haar twijfels aan de andere lokale mandataris en verwijst deze mandataris zo nodig door naar de algemeen directeur of naar het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.
Artikel 22 – Melden van inbreuken
Een ieder die geconfronteerd wordt met een handeling van een lokale mandataris of van een persoon vermeld in art. 3, die vermoedelijk in strijd is met deze deontologische code, maakt hiervan melding bij de algemeen directeur of bij het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen, en dit binnen de 10 dagen na kennisneming van de handeling.
Een kopie van de melding wordt onverwijld ter kennis gebracht van de betrokken mandataris én aan de voorzitter van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn door de algemeen directeur of door het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.
De lokale mandataris kan dit ook rechtstreeks melden aan de voorzitter van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn, die dan meteen doorverwijst naar de algemeen directeur of naar het personeelslid dat door de algemeen directeur daartoe werd aangewezen.
Anonieme klachten of meldingen zijn onontvankelijk.
Artikel 23 – Onderzoek van meldingen
Op vraag van de voorzitter van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn kan de algemeen directeur een personeelslid aanduiden om een vooronderzoek in te stellen.
Bij dit vooronderzoek wordt het recht van verdediging van de betrokken mandataris (of van de persoon vermeld in art. 3) gevrijwaard. Betrokkene kan worden gehoord door die persoon of er kan een schriftelijke reactie worden gevraagd.
Na onderzoek door het aangewezen personeelslid, geeft deze persoon aan in een
beoordelingsverslag of de lokale mandataris (of de persoon waarvan sprake in art. 3) een regel van
Deontologische code_14.12.2020 Pagina 10 de deontologische code heeft overtreden of niet.
Indien er een regel van de deontologische code werd overtreden, wordt in het beoordelingsverslag aangegeven om welke regel (of regels) het gaat en of er sprake is van verzwarende of verzachtende omstandigheden.
Het aangewezen personeelslid bezorgt dit beoordelingsverslag aan zowel de algemeen directeur als aan de voorzitter van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn.
Artikel 24 – Uitspraak over meldingen
De voorzitter van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn spreekt zich uit over de melding binnen de 60 dagen na ontvangst van de melding.
De voorzitter van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn kan beslissen om:
• Of geen verder gevolg te geven aan de melding;
• Of bij effectieve inbreuk op de deontologische code de betrokkene hier over politiek aan te spreken.
De voorzitter van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn deelt de beslissing mee aan de betrokken mandataris (of de persoon waarvan sprake in art. 3), aan de melder en aan de algemeen directeur.
Artikel 25 – Andere maatregelen
De afspraken en maatregelen die zijn opgenomen in deze deontologische code gelden ter aanvulling van de regelgeving. Dit betekent dat bij een inbreuk op de regelgeving, naast maatregelen uit deze deontologische code, ook formele stappen zoals voorzien in de regelgeving kunnen worden gezet. 4
______________________________________
4 Zie bijlage 1. Afhankelijk van de aard en de ernst van de inbreuk kan dit leiden tot de ongeldigheid van een beslissing en/of tot schorsing of afzetting van een uitvoerend mandataris en/of tot een gerechtelijke vervolging wegens schending van het beroepsgeheim.
Deontologische code_14.12.2020 Pagina 11
BIJLAGEN
BIJLAGE 1: Regelgeving (zie voetnoot 2) BIJLAGE 2: Richtlijnen gebruik Ipad
(=bijhorend reglement en de ‘gedragscode veiligheid & privacy voor de mandatarissen’) (zie art. 8)
BIJLAGE 3: Richtlijnen gebruik badge
(= bijhorende toelichting voor gebruik) (zie art. 8)
1
BIJLAGE: REGELGEVING
I. Onverenigbaarheden en verboden handelingen
I.I. ALGEMEEN
Artikel 10 Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (ook van toepassing op de OCMW- raadsleden op basis van art. 71 van hetzelfde decreet)
De volgende personen kunnen geen deel uitmaken van een gemeenteraad:
1° de provinciegouverneurs, de vicegouverneur van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad, de hoge ambtenaar die de Brusselse Hoofdstedelijke Regering aanwijst overeenkomstig artikel 48, derde lid, van de bijzondere wet van 12 januari 1989 betreffende de Brusselse Instellingen en de adjunct van de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant, de provinciegriffiers, de arrondissementscommissarissen en de adjunct-
arrondissementscommissarissen als de gemeente in kwestie deel uitmaakt van hun ambtsgebied;
2° de magistraten, de plaatsvervangende magistraten en de griffiers bij de hoven en de rechtbanken, de administratieve rechtscolleges en het Grondwettelijk Hof;
3° de leden van het operationeel, administratief of logistiek kader van de politiezone waar de gemeente toe behoort;
4° de personeelsleden van de gemeente in kwestie of van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat die gemeente bedient of van de gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen van de gemeente;
5° de leden van een districtsraad;
6° de personen die in een lokale decentrale overheid van een andere lidstaat van de Europese Unie een ambt of een mandaat uitoefenen dat gelijkwaardig is aan dat van gemeenteraadslid, voorzitter van de gemeenteraad, schepen of burgemeester;
7° de bloedverwanten tot en met de tweede graad, de aanverwanten in de eerste graad of de echtgenoten in de gemeenteraad van dezelfde gemeente.
Als bloed- of aanverwanten in een graad als vermeld in het eerste lid, 7°, of twee echtgenoten worden verkozen bij dezelfde verkiezing, wordt de voorkeur bepaald door de grootte van de quotiënten op grond waarvan de zetels die kandidaten hebben verkregen aan hun lijst zijn toegekend.
Als twee bloed- of aanverwanten in een verboden graad of twee echtgenoten worden verkozen, de ene tot raadslid, de andere tot opvolger, geldt het verbod om zitting te nemen alleen voor de opvolger, tenzij de plaats waarvoor hij in aanmerking komt, is opengevallen voor de verkiezing van zijn bloed- of aanverwant of echtgenoot.
Tussen opvolgers die voor opengevallen plaatsen in aanmerking komen, wordt de voorrang allereerst bepaald volgens de tijdsorde van de vacatures.
Voor de toepassing van dit artikel worden personen die een verklaring van wettelijke samenwoning als vermeld in artikel 1475 van het Burgerlijk Wetboek hebben afgelegd, met echtgenoten gelijkgesteld.
Aanverwantschap die later tot stand komt tussen raadsleden, brengt geen verval van hun mandaat mee. Dat geldt niet bij een huwelijk tussen raadsleden en als er een verklaring van wettelijke samenwoning als vermeld in artikel 1475 van het Burgerlijk Wetboek, is afgelegd.
De onverenigbaarheid wordt geacht op te houden door het overlijden van de persoon door wie ze tot stand is gekomen, door echtscheiding of door de beëindiging van het wettelijk samenlevingscontract.
Overeenkomstig artikel 71 en 72 van de Nieuwe Gemeentewet is het eerste lid, 1° en 2°, ook van toepassing op de niet-Belgische onderdanen van de Europese Unie die in België verblijven voor de uitoefening in een andere lidstaat van de Europese Unie van ambten die gelijkwaardig zijn aan de ambten, vermeld in deze bepalingen.
Artikel 11 Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (ook van toepassing op de OCMW- raadsleden op basis van art. 71 van hetzelfde decreet)
2
Het verkozen gemeenteraadslid dat zich op het ogenblik van zijn installatie als gemeenteraadslid in een situatie bevindt die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de gemeenteraad, kan de eed niet afleggen en wordt bijgevolg geacht afstand te doen van het mandaat dat aan hem toegekend is.
Een gemeenteraadslid dat tijdens zijn mandaat in een met zijn mandaat onverenigbare situatie terechtkomt en dat binnen vijftien dagen na het tot hem gerichte verzoek van de voorzitter van de gemeenteraad geen einde maakt aan die situatie, wordt door de gemeenteraad vervallen verklaard van zijn mandaat, overeenkomstig artikel 9, § 1, tweede lid, § 2 en § 3, nadat het betrokken gemeenteraadslid is gehoord.
Als de betrokkene, zelfs bij ontstentenis van enige kennisgeving, na de vervallenverklaring zijn mandaat blijft uitoefenen hoewel hij kennis heeft van de oorzaak van het verval, is hij strafbaar met een gevangenisstraf van acht dagen tot een jaar en met geldboete van zesentwintig euro tot vijfhonderd euro.
Artikel 27 §2 en §3 Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (ook van toepassing op de OCMW-raadsleden op basis van art. 74 van hetzelfde decreet)
§ 2. Het is voor een gemeenteraadslid verboden:
1° rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris tegen betaling te werken in geschillen ten behoeve van de gemeente. Dat verbod geldt ook voor de personen die in het kader van een associatie, groepering,
samenwerking of op hetzelfde kantooradres met het gemeenteraadslid werken;
2° rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris ten behoeve van de tegenpartij van de gemeente of ten behoeve van een personeelslid van de gemeente te werken bij geschillen die betrekking hebben op beslissingen over de tewerkstelling binnen de gemeente. Dat verbod geldt ook voor de personen die in het kader van een associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres met het gemeenteraadslid werken;
3° rechtstreeks of onrechtstreeks een overeenkomst te sluiten, behalve in geval van een schenking aan de gemeente of een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap, of deel te nemen aan een opdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten, verkoop of aankoop ten behoeve van de gemeente of een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap, behalve als het gemeenteraadslid een beroep doet op een dienstverlening van de gemeente of van een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap en ten gevolge daarvan een overeenkomst aangaat;
4° op te treden als afgevaardigde of deskundige van een vakorganisatie in het bijzonder onderhandelingscomité of het hoog overlegcomité van de gemeente.
§ 3. Dit artikel is van toepassing op de vertrouwenspersoon, vermeld in artikel 16 en 155.
I.II. OVERHEIDSOPDRACHTEN
Artikel 6 Wet van 17 juni 2016 op de overheidsopdrachten
Belangenconflicten
Art. 6. § 1. De aanbesteder treft de nodige maatregelen om tijdens de plaatsing en de uitvoering belangenconflicten doeltreffend te voorkomen, te onderkennen en op te lossen, teneinde vertekening van de mededinging te vermijden en de gelijke behandeling van alle ondernemers te verzekeren.
Het begrip belangenconflict beoogt ten minste iedere situatie waarin een bij de plaatsing of de uitvoering betrokken ambtenaar, openbare gezagsdrager of andere persoon die op welke wijze ook aan de aanbesteder verbonden is, met inbegrip van de namens de aanbesteder optredende aanbieder van aanvullende aankoopactiviteiten, alsook elke persoon die bij de plaatsing of op het resultaat ervan invloed kan hebben, direct of indirect, financiële, economische of andere persoonlijke belangen heeft die geacht kunnen worden hun onpartijdigheid en onafhankelijkheid bij de plaatsing of de uitvoering in het gedrang te brengen.
De Koning kan ook andere situaties benoemen als belangenconflicten.
3
§ 2. Het is elke ambtenaar, openbare gezagsdrager of ieder ander persoon die op welke wijze ook aan de aanbesteder verbonden is, met inbegrip van de namens de aanbesteder optredende aanbieder van aanvullende aankoopactiviteiten, verboden, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks tussen te komen bij de plaatsing of de uitvoering van een overheidsopdracht zodra hij daardoor, persoonlijk of via een tussenpersoon, zou kunnen terechtkomen in een toestand van belangenconflict met een kandidaat of inschrijver. In uitzonderlijke omstandigheden is dit verbod evenwel niet van toepassing, indien dit verbod de aanbesteder zou beletten te voorzien in haar behoeften.
§ 3. Een belangenconflict wordt alleszins vermoed te bestaan :
1° zodra de ambtenaar, de openbare gezagsdrager of de natuurlijke persoon bedoeld in paragraaf 1, tweede lid, bloed- of aanverwant is in de rechte lijn tot de derde graad en in de zijlijn tot de vierde graad of in geval van wettelijke samenwoning, met een van de kandidaten of inschrijvers of met ieder ander natuurlijk persoon die voor rekening van een van hen een vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid uitoefent;
2° indien de ambtenaar, de openbare gezagsdrager of de natuurlijke persoon bedoeld in paragraaf 1, tweede lid, zelf of via een tussenpersoon eigenaar, mede-eigenaar of werkend vennoot is van één van de kandiderende of inschrijvende
ondernemingen dan wel in rechte of in feite, zelf of desgevallend via een tussenpersoon, een vertegenwoordiging-, beslissings- of controlebevoegdheid uitoefent.
De ambtenaar, de openbare gezagsdrager of de natuurlijke persoon die zich in een toestand van belangenconflict bevindt, is verplicht zichzelf te wraken. Hij stelt er de aanbesteder schriftelijk en onverwijld van op de hoogte.
§ 4. Indien de ambtenaar, de openbare gezagsdrager, de natuurlijke persoon of rechtspersoon bedoeld in paragraaf 1, tweede lid, zelf of via een tussenpersoon, één of meer aandelen of deelbewijzen ter waarde van ten minste vijf percent van het maatschappelijk kapitaal van een van de kandiderende of inschrijvende ondernemingen bezit, is hij verplicht de aanbesteder daarvan in kennis te stellen.
I.III. OPENBARE VERKOOP
Artikel 1596 van het Burgerlijk Wetboek
Bij een openbare verkoping mogen, op straffe van nietigheid, noch door henzelf noch door tussenpersonen, kopers worden:
- Voogden, wat betreft de goederen van hen over wie zij de voogdij hebben;
- Lasthebbers, wat betreft de goederen met de verkoop waarvan zij belast zijn;
- Bestuurders, wat betreft de goederen van de gemeenten of van de openbare instellingen, die aan hun zorg zijn toevertrouwd;
- Openbare ambtenaren, wat betreft de goederen van de Staat, waarvan de verkoop door hun tussenkomst geschiedt.
I.IV. CORRUPTIE
Artikel 245 Strafwetboek
Iedere persoon die een openbaar ambt uitoefent, die, hetzij rechtstreeks, hetzij door tussenpersonen of door
schijnhandelingen, enig belang, welk het ook zij, neemt of aanvaardt in de verrichtingen, aanbestedingen, aannemingen of werken in regie waarover hij ten tijde van de handeling geheel of ten dele het beheer of het toezicht had, of die, belast met de ordonnancering van de betaling of de vereffening van een zaak, daarin enig belang neemt, wordt gestraft met
gevangenisstraf van een jaar tot vijf jaar, en met geldboete van 100 [euro] tot 50 000 [euro] of met één van die straffen en hij kan bovendien, overeenkomstig artikel 33, worden veroordeeld tot ontzetting van het recht om openbare ambten, bedieningen of betrekkingen te vervullen. De voorafgaande bepaling is niet toepasselijk op hem die in de gegeven omstandigheden zijn private belangen door zijn betrekking niet kon bevorderen en openlijk heeft gehandeld.
4
II. Stemming en beraadslaging
Artikel 27, §1, §3 en §4 decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (ook van toepassing op de OCMW-raadsleden op basis van art. 74 van hetzelfde decreet)
§ 1. Het is voor een gemeenteraadslid verboden deel te nemen aan de bespreking en de stemming over:
1° aangelegenheden waarin hij een rechtstreeks belang heeft, hetzij persoonlijk, hetzij als vertegenwoordiger, of waarbij de echtgenoot, of bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Dat verbod strekt niet verder dan de bloed- en aanverwanten tot en met de tweede graad als het gaat om de voordracht van kandidaten, benoemingen, ontslagen, afzettingen en schorsingen. Voor de toepassing van deze bepaling worden personen die een verklaring van wettelijke samenwoning als vermeld in artikel 1475 van het Burgerlijk Wetboek hebben afgelegd, met echtgenoten gelijkgesteld;
2° de vaststelling of goedkeuring van het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening van een instantie waaraan hij rekenschap verschuldigd is of van een instantie tot het uitvoerend orgaan waarvan hij behoort.
Het eerste lid is niet van toepassing op het gemeenteraadslid dat zich in de omstandigheden, vermeld in het eerste lid, bevindt louter op grond van het feit dat hij als vertegenwoordiger van de gemeente is aangewezen in andere rechtspersonen.
§ 3. Dit artikel is van toepassing op de vertrouwenspersoon, vermeld in artikel 16 en 155.
§ 4. Als een gemeenteraadslid zich in de situatie, vermeld in paragraaf 1, bevindt, moet dat punt op de vergadering behandeld worden, en kan de vergadering niet gesloten worden voor het punt in kwestie is behandeld of voor beslist is om het punt uit te stellen.
III. Vertrouwelijkheid en beroepsgeheim
III.I. ALGEMEEN
Artikel 29 §4 Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (ook van toepassing op de OCMW- raadsleden op basis van art. 74 van hetzelfde decreet)
§ 4. De gemeenteraadsleden, alsook alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
Dit artikel doet geen afbreuk aan de mogelijkheid van strafrechtelijke vervolging van de gemeenteraadsleden, alsook van alle andere personen als vermeld in het eerste lid wegens schending van het beroepsgeheim, overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek.
III.II. OVERHEIDSOPDRACHTEN
Artikel 13 Wet van 17 juni 2016 op de overheidsopdrachten Vertrouwelijkheid
Art. 13.§ 1. Zolang de aanbesteder geen beslissing heeft genomen over, naargelang het geval, de selectie of kwalificatie
5
van de kandidaten of deelnemers, de regelmatigheid van de offertes, de gunning van de opdracht of de beslissing om af te zien van het plaatsen van de opdracht, hebben de kandidaten, deelnemers, inschrijvers en derden geen toegang tot de documenten betreffende de plaatsingsprocedure, met name de aanvragen tot deelneming of kwalificatie, de offertes en de interne documenten van de aanbesteder.
Van het eerste lid kan afgeweken worden mits het schriftelijk akkoord van de kandidaat of inschrijver die deelneemt aan de onderhandelingen, overeenkomstig de artikelen 38, § 6, tweede lid, 39, § 3, derde lid, 40, § 4, tweede lid en § 5, vierde lid, 41, § 4, tweede lid, 121, § 3, derde lid, en 122, § 4, tweede lid, en dit enkel voor wat de vertrouwelijke informatie betreft die door deze kandidaat of inschrijver werd meegedeeld.
§ 2. Onverminderd de verplichtingen inzake de bekendmaking van gegunde overheidsopdrachten en de
informatieverstrekking aan kandidaten, deelnemers en inschrijvers, maakt de aanbesteder de informatie die hem door een ondernemer als vertrouwelijk is verstrekt, met inbegrip van eventuele fabrieks- of bedrijfsgeheimen en de vertrouwelijke aspecten van de offerte, niet bekend.
Hetzelfde geldt voor elke persoon die in het kader van zijn functie of van de hem toevertrouwde opdrachten, kennis heeft van dergelijke vertrouwelijke informatie.
III.III. BEROEPSGEHEIM
Artikel 458 van het Strafwetboek
Geneesheren, heelkundigen, officieren van gezondheid, apothekers, vroedvrouwen en alle andere personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hun zijn toevertrouwd, en deze bekendmaken buiten het geval dat zij geroepen worden om in rechte (of voor een parlementaire onderzoekscommissie) getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hen verplicht die geheimen bekend te maken, worden gestraft met gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met geldboete van honderd euro tot vijfhonderd euro.
1
BIJLAGE II: RICHTLIJNEN GEBRUIK IPAD
ICT Reglement
RICHTLIJNEN VOOR DE MANDATARISSEN
In gebruik vanaf:
01 januari 2019
I. Volgende afspraken omtrent deze ter beschikking stelling zijn van toepassing.
1. Er wordt één toestel ter beschikking gesteld en dit voor de duur van de bestuursperiode. Indien het toestel na 36 maanden stuk of verloren gaat, kan dit eenmalig vervangen worden door een nieuw toestel.
a. Het toestel wordt éénmalig geconfigureerd door de afdeling ICT van de Stad Mechelen.
b. Op het toestel is één jaar garantie. Het raadslid zal zelf contact opnemen met de dienst ICT voor herstelling van het toestel binnen de garantieperiode. Indien de herstelling niet binnen de garantie valt zal het raadslid zelf voor de reparatie zorgen.
2. Bij verlies of diefstal:
a. Bij verlies of diefstal doet het raadslid zelf de nodige aangifte bij politie.
b. Daar het een éénmalig ter beschikking stellen is van één toestel voor de bestuursperiode dient het raadslid zelf een nieuw toestel aan te kopen. Van deze regel kan één maal afgeweken worden indien het defecte of verloren toestel ouder is dan 36 maanden.
3. Bij beschadiging:
a. Het raadslid staat zelf in voor een goed gebruik van het toestel.
b. Bij beschadiging van het toestel regelt het raadslid zelf de herstelling en is de kost voor hem persoonlijk.
4. Ondersteuning bij problemen.
a. Technische problemen
De afdeling ICT is bereikbaar op het nummer 015/29 79 00 en dit tijdens de werkuren op werkdagen. Voor de raadzitting zal er iemand bereikbaar zijn tot 20 uur.
2 b. Administratieve problemen
De ondersteuning van de administratieve toepassing nl.
Cobra@home zal door de dienst Notulenbeheer gebeuren. De dienst Notulenbeheer is bereikbaar op het nummer 015/297808 en dit tijdens de werkuren op werkdagen.
5. Toestellen die terug afgeleverd worden aan de Stad Mechelen worden volledig gewist en terug op standaard instellingen geplaatst. Er zullen bijgevolg geen gegevens meer bewaard worden en dus ook niet meer na inlevering kunnen opgevraagd worden. Het is ieder zijn
verantwoordelijkheid om voor de nodige back-ups te zorgen.
II. Wat verstaan we onder ondersteuning?
Het opnieuw instellen van paswoorden die nodig zijn om gebruikt te kunnen maken van de Stadtoepassingen. Bv. het paswoord om te verbinden naar het Stadsnetwerk.
Dit zijn dus paswoorden en logingegeven die door de Stad Mechelen beheerd worden. Login en paswoordgegevens van bv. een iTunes account worden niet door de Stad Mechelen beheerd en kunnen bijgevolg ook niet door de
medewerkers van de Stad Mechelen veranderd worden. Dergelijke paswoorden zijn persoonlijke paswoorden.
III. Eigendom.
De door de Stad Mechelen verstrekte apparatuur is en blijft eigendom van de Stad Mechelen. Vanaf het moment van ingebruikname is het raadslid persoonlijk verantwoordelijk voor de ter beschikking gestelde apparatuur.
Bij het vroegtijdig uit dienst treden van het raadslid wordt de mogelijkheid geboden om het toestel over te nemen. De overname prijs zal bepaald worden door onderstaande formule:
Indien Ag<36:
Overnameprijs=aankoopbedrag –[ (Ag * aankoopbedrag)/36]
Indien Ag>36 Overnameprijs=0
Ag=Aantal maanden in gebruik vanaf de datum van ondertekening van het
ontvangstbewijs. Er wordt rekening gehouden met de volledige maanden en dus niet met de maand die juist begonnen is of indien de ondertekening op de 3de dag van een maand is, dan wordt deze maand ook niet in rekening gebracht. Dus enkel volledige maanden vanaf ondertekening.
Aankoopbedrag= Dit is het bedrag dat de stad Mechelen heeft moeten betalen voor één toestel inclusief BTW alsook toebehoren (beschermende hoes).
3 Het uittredend raadslid of vertegenwoordiger dient binnen de maand na
uitdiensttreding het toestel binnen gebracht hebben of aangegeven hebben dat hij het toestel wenst over te nemen. Indien het raadslid binnen de maand niet heeft aangegeven of hij dit wenst over te nemen zal automatisch door de Stad Mechelen een factuur verzonden worden volgens de hierboven beschreven formule van de overnameprijs.
Indien het toestel ouder is dan 36 maanden wordt er verondersteld dat dit
toestel niet meer terug zal bezorgd worden aan de Stad Mechelen en dient er ook geen overnameprijs meer betaald worden.
IV. Gebruik algemeen.
− Het raadslid stelt de apparatuur niet aan derden ter beschikking.
− Het raadslid is verantwoordelijk voor het in goede staat en operationeel houden van de apparatuur. Hij neemt de nodige zorgvuldigheid in acht ter voorkoming van diefstal, verlies of beschadiging van de apparatuur.
− De apparatuur dient beveiligd te zijn met een toegangscode.
− De apparatuur is bedoeld voor zakelijk gebruik voortvloeiend uit de uitoefening van de functie.
− Privégebruik is toegestaan voor zover dit de normale werking van de softwaretoepassing voor het uitoefenen van de politieke functie niet in het gedrag brengt.
− Het gebruik van de apparatuur is functie gebonden en niet overdraagbaar.
− Het raadslid dient zich te houden aan voorschriften die door de Stad Mechelen is vastgesteld over het gebruik van de apparatuur.
V. Programmatuur en instellingen
− De tablet is voorzien van de noodzakelijke programmatuur en basisinstellingen.
− Het raadslid is verplicht regelmatig kennis te nemen van de regels en
bepalingen ten aanzien van o.a. het gebruik van internet en e-mail en conform deze regels te handelen. Genoemde regels en bepalingen zijn opgenomen op het Intranet van de groep Mechelen.
4
Gedragscode Veiligheid & Privacy
RICHTLIJNEN VOOR DE MANDATARISSEN
In gebruik vanaf:
01 januari 2019 TOEPASSINGSGEBIED
Deze gedragscode is van toepassing op alle mandatarissen van de Stad en het Sociaal Huis die in contact komen met of instaan voor de verwerking van persoonsgegevens1, vertrouwelijke of zeer vertrouwelijke gegevens.
Elke mandataris is persoonlijk verantwoordelijk voor de aan hem toevertrouwde persoons- en andere gegevens krachtens het beroepsgeheim en de discretieplicht. Bijzondere aandacht geldt voor de gegevens uit de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ), het Rijksregister, het Centraal Strafregister en/of andere bronnen met gevoelige persoonsgegevens (bijvoorbeeld GAS boetes).
Deze gedragscode is niet beperkt tot persoonsgegevens, maar is ook toepasbaar op gevoelige en vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
Elke mandataris is persoonlijk verantwoordelijk voor het gebruik van het aan hem/haar ter beschikking gestelde materiaal (ongeacht in welke vorm) waarmee hij/zij toegang krijgt tot de gegevens en gebouwen. Zoals daar zijn ipad, USB sticks, toegangsbadges, sleutels, … enzoverder. Alsook de aan hem/haar toegewezen toegangscodes, gebruikersaccounts, wachtwoorden, … enzoverder.
PROFESSIONEEL WERKEN
De mandataris is professioneel in het gebruik van e-mail, intranet, internet, sociale media, enzoverder.
Wat doe je absoluut niet via hard- of software van de organisatie? (niet limitatieve lijst)
• Berichten, die als een aantasting van iemands menselijke waardigheid kunnen beschouwd worden, doorsturen. Bijvoorbeeld berichten, die door de ontvanger, ervaren kunnen worden als racistisch, discriminerend (op basis van geslacht, seksuele geaardheid, godsdienst, afkomst, handicap, …), seksueel intimiderend, enzoverder.
• Bestanden met aanstootgevende, pornografische of racistische inhoud consulteren, downloaden, openen of verspreiden. Zelfs niet indien het gaat om wettelijk toegelaten publicaties. ICT blokkeert ongepaste sites zo veel mogelijk.
• Deelnemen aan kettingmails.
• Ontvangen e-mails systematisch doorsturen naar een elektronisch adres buiten de organisatie (bijvoorbeeld naar een privé e-mailadres).
• Gegevens in strijd met auteursrechten verspreiden of downloaden.
• Spelletjes, ontspanningsprogramma’s, muziek, films, foto’s, enz., downloaden of starten voor niet-professioneel gebruik.
• Bestaande veiligheidsmaatregelen of richtlijnen niet in acht nemen, omzeilen of neutraliseren, of proberen dit te doen. Bijvoorbeeld ‘verboden’ bestanden hernoemen om deze toch te kunnen raadplegen.
- 1 De Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (EU) (AVG/GDPR) van 27 april 2016 en toepasselijke regelgeving(en) inzake privacy en gegevensbescherming zijn van toepassing.
5
• Zich onrechtmatig toegang verschaffen tot de informaticasystemen van de organisatie.
• Zich onrechtmatig toegang verschaffen tot afgesloten en/of beveiligde ruimtes.
• De goede werking van de informatiesystemen belemmeren of verhinderen.
• Op eender welke manier, ongeautoriseerd, vertrouwelijke persoons-, klant- of bedrijfsgegevens verspreiden.
• De vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens schenden of hun beschikbaarheid belemmeren.
• Foutieve informatie, om de organisatie of medewerkers in een slecht daglicht te plaatsen, bewust doorgeven.
Mandatarissen verbinden zich ertoe enkel in opdracht van de organisatie te handelen bij het verwerken van gegevens. Je verschaft je enkel toegang tot de gegevens, die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de aan jouw toevertrouwde opdracht(en). Je vertrouwt gegevens, waarvan je kennis neemt, enkel toe aan anderen in de mate dat dit voor de uitvoering van jouw opdracht noodzakelijk is en op voorwaarde dat deze persoon (aan wie je de gegevens kenbaar maakt) gemachtigd is er kennis van te nemen. Elke mandataris is verantwoordelijk voor zijn/haar communicatiegedrag.
Het bewaren van vertrouwelijkheid van gegevens en informatie, waarmee je in aanraking komt, blijft gelden na beëindiging van de opdracht of taken, die je toegewezen werden, ook na het beëindigen van je legislatuur. Je bezorgt op het einde van je opdracht (bijvoorbeeld bij einde legislatuur) of op het einde van tewerkstelling alle eventuele gegevensdragers of kopieën (papier, digitaal, …) met vertrouwelijke en zeer vertrouwelijke gegevens terug aan de organisatie.
WACHTWOORDEN
Álle wachtwoorden zijn strikt persoonlijk en worden niet gedeeld. Dit houdt in dat een mandataris enkel met zijn eigen gebruikersnaam en wachtwoord mag inloggen.
De sterkte van een wachtwoord is voornamelijk afhankelijk van de lengte ervan. Hoe langer een wachtwoord, hoe sterker. Het gebruik van een mengeling van hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens zijn aan te raden. Meer informatie over hoe je een goed wachtwoord kan kiezen, vind je terug in het wachtwoordbeleid op Lunaweb (https://luna.mechelen.be/).
Wees zeer voorzichtig met het opschrijven of bewaren van je wachtwoorden. Zo vermijd je dat een derde toegang krijgt tot alle informatie (bedrijfsinformatie en/of persoonsgegevens) waar jij toegang tot hebt (bijvoorbeeld via netwerkdrives, jouw e-mails, de door jouw gebruikte applicaties, Lunaweb, enzoverder). Dit is extra belangrijk bij gebruik van ipads, laptops, externe gegevensdragers en andere mobiele toestellen.
Bijvoorbeeld
• Schrijf nooit je wachtwoord op een post-it of sticker, die je plakt op je, ipad, laptop of scherm van een desktop.
• Bewaar je wachtwoorden niet in een bestand dat je “paswoorden.txt” noemt.
• Gebruik geen standaardwachtwoorden, zoals M3ch3l3n, Cipal123, Paswoord123, enzoverder.
• Maak eventuele pincodes voor het ontgrendelen van je GSM niet voor de hand liggend en lang genoeg. Dus geen 1111, 1234, je geboortedatum, enzoverder. Kies liever voor een code die langer is dan de standaard 4 cijfers als dat technisch mogelijk is. Vanuit diverse vaktechnische literatuur wordt een code met minstens 6 cijfers aangeraden.
6 CLEAN DESK &CLEAN SCREEN
Dankzij de toepassing van onderstaande goede praktijken beperk je het risico van ongewettigde toegang of beschadiging van hard- en software.
Voorbeelden
• Zet je ipad in sluimerstand als je hem niet gebruikt of je je plaats verlaat. Zo kan niemand je ipad gebruiken in jouw naam of alle gegevens en applicaties erop raadplegen.
• Het is een goede gewoonte om je computer te vergrendelen (toets + L) wanneer je je plaats verlaat. Op deze manier is je computer beveiligd met je wachtwoord en kan niemand je computer in jouw naam gebruiken.
• Zorg ervoor dat alle gevoelige papieren of elektronische documenten zich achter slot bevinden in de daartoe bestemde kasten bij het verlaten van de werkruimte.
• Probeer er, in de mate van het mogelijke, voor te zorgen dat documenten met gevoelige informatie niet onbewaakt achtergelaten worden op printer, fax, etc.
• Waak erover dat opslagtools (zoals bijvoorbeeld USB-sticks, sd kaartjes, cd roms, dvd’s, …) niet onbewaakt achtergelaten worden.
• Ruim 's avonds voor je vertrekt, je bureau op, sluit je pc en ipad af en berg alle gevoelige informatie en/of dragers (ook papieren) op een veilige plaats, bijvoorbeeld een locker, op.
HARDWARE/SOFTWARE
Als je met persoons-, bedrijfs-, vertrouwelijke en gevoelige informatie werkt, wees je dan bewust van een aantal veiligheidsrisico’s die hier aan verbonden zijn:
• Verlies van vertrouwelijke, gevoelige of persoonsinformatie ten gevolge van diefstal, verlies of schade van het toestel
• (Niet-)intentionele verspreiding van vertrouwelijke, gevoelige of persoonsinformatie
• Kwaadwillige aanvallen zoals malware, ransomware, spyware, virussen, phishing, enz.
• Frauduleuze aanvallen of pogingen om toegang te verkrijgen tot vertrouwelijke, gevoelige of persoonsinformatie
• Continuïteit en beschikbaarheid van de informatiesystemen
• Naleving van de wetgeving betreffende de persoonlijke levenssfeer, informatieveiligheid en gegevensbescherming
• …
Je mag op je laptop voor elke vorm van communicatie uitsluitend gebruik maken van software die door de afdeling ICT geïnstalleerd is. ICT zorgt voor de juiste licenties. Heb je nood aan andere software op je laptop, neem dan contact op met ICT.
Intellectuele eigendomsrechten moeten steeds gerespecteerd worden.
Je transfereert geen software, die door de organisatie, aan jou ter beschikking wordt gesteld over naar eigen apparatuur, behoudens toestemming van ICT.
7 DATA OPSLAG & BACK-UP
ICT zorgt voor een automatische back-up van alles wat gebruikt wordt via de netwerkinfrastructuur (netwerkdrives en lokale SharePoint) van de organisatie.
Er wordt echter geen back-up gemaakt van wat in de Microsoft publieke Cloud (OneDrive, SharePoint) staat.
Bij e-mail wordt een retentietijd gegarandeerd tot 90 dagen.
ICT kan geen back-up maken van gegevens, die je lokaal bewaart op je mobiele toestel(len).
Het is dan ook af te raden om persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie lokaal op je toestel te bewaren. Indien je dit niet kan vermijden, kopieer de informatie dan zo snel mogelijk terug naar het netwerk en verwijder ze (grondig) van je lokale harde schijf.
Van je iPad dien je zelf een back-up te maken via de iCloud van Apple.
Het wordt ten zeerste afgeraden gebruik te maken van publiek aangeboden kanalen (bijvoorbeeld de gratis aangeboden versie van Dropbox), onbeveiligde of onvoldoende beveiligde platformen om gevoelige of vertrouwelijke gegevens te bewaren of uit te wisselen.
USB-STICKS OF ANDER MOBIELE OPSLAGMEDIA
Als je bestanden van een USB stick of ander mobiel opslagmedium op je laptop wil plaatsen, scan dit dan eerst op virussen of andere bedreigingen.
Als iemand je vraagt om bestanden vanop jouw pc te kopiëren naar zijn of haar pc, gebruik dan je eigen USB stick. Scan je stick opnieuw met je virusscanner wanneer je deze terugkrijgt en zeker vooraleer je hem terug gebruikt. Je kan een USB stick verkrijgen bij ICT indien nodig.
Het is aan te raden geen vertrouwelijke gegevens en/of persoonsgegevens op een USB stick of andere mobiele gegevensdrager te plaatsen. USB sticks worden makkelijk vergeten of raken verloren.
Eén van de tactieken van cybercriminelen is USB sticks te laten rondslingeren op openbare plaatsen (bv. Café, stations, bedrijfsparking, …). Deze sticks zijn mogelijk besmet met virussen of spionagesoftware. Steek een USB stick, die je vindt of waarvan je de oorsprong niet kent, dus nooit in je toestel.
Vind je een vergeten USB stick na een presentatie in een vergaderzaal, bezorg deze dan aan ICT of de functionaris voor gegevensbescherming.
Als je op een publieke computer een presentatie geeft, is het best je presentatie op je USB stick te laten staan en vandaar op te starten. Als je toch eerst je presentatie naar de andere pc kopieert, vergeet dan zeker niet de presentatie nadien te verwijderen (shift + delete). Anders blijft jouw presentatie voor altijd op de publieke pc (al dan niet in de prullenmand) staan.
8 BEVEILIGING
Het netwerk van de organisatie is standaard beveiligd.
Als je via andere (gratis) aangeboden verbindingen werkt (hotspots, wifi, hotels, ..), is dit niet altijd het geval. Beperk dit tot het absolute minimum. Raadpleeg geen persoonsgegevens of andere gevoelige informatie via een onbeveiligde verbinding of een verbinding waarvan je niet zeker weet dat ze veilig is.
Beveiligingssoftware (antivirus, antispam, firewall, …) op dienst- of bedrijfstoestellen schakel je niet uit of wijzig je niet.
Als je toegang wil op het netwerk of de applicaties van de organisatie (bv om e-mails te lezen) via een ander toestel dan je bedrijfs- of diensttoestel, kan dit enkel indien er op dit toestel up-to-date beveiligingssoftware geïnstalleerd en geactiveerd is.
Mobiele toestellen (tablet, smartphone, …) moeten verplicht beveiligd zijn met een voldoende sterke pincode. Hou hierbij in het achterhoofd “hoe meer cijfers hoe veiliger”. Probeer op z’n minst een code met 6 cijfers in te stellen. Je kan het toestel ook beveiligen met een vingerafdruk of dergelijke, maar niet alle toestellen bieden deze mogelijkheid.
ICT kan verifiëren of de configuratie en veiligheidssoftware van een toestel conform is. In geval van afwijkingen, brengt ICT verslag uit aan het informatieveiligheidsteam.
DERDEN
De door de groep Mechelen ter beschikking gestelde dienst- en bedrijfstoestellen mogen niet gebruikt worden door derden. Ook niet indien er geen gebruik wordt gemaakt van een netwerkverbinding.
Tenzij onder toezicht van een medewerker van de organisatie. Bijvoorbeeld in het kader van een opleiding, presentatie, … voor onze organisatie.
Indien je werkt via een data-abonnement met tussenkomst van de groep Mechelen, mag een derde geen gebruik maken van dit abonnement.
Als je werkt in een omgeving in aanwezigheid van derden, zorg er dan voor dat deze geen toegang hebben tot de bedrijfsinformatie of persoonsgegevens. Als je bijvoorbeeld in een druk station je e- mails leest, zorg er dan voor dat niemand over je schouder kan meelezen.
PRIVACY VAN DE MANDATARIS
De organisatie verzamelt, bewaart en verwerkt gegevens van de mandatarissen van de organisatie. Deze gegevens worden opgenomen en bewaard in bestanden, zowel op papier als digitaal, en worden enkel gebruikt in het kader van personeelsadministratie/loonadministratie.
De houder van de bestanden is het bevoegd bestuursorgaan, College van Burgemeester & Schepenen of Vast Bureau, Grote Markt 21 te 2800 Mechelen. De verantwoordelijke voor het dagelijks bestuur is de Algemeen Directeur.
9 Elke mandataris heeft het recht om zijn/haar gegevens op te vragen. Dit kan via de personeelsdienst.
Elke wijziging van je gegevens wordt, zo snel en volledig mogelijk, doorgegeven aan de dienst notulenbeheer.
Als je vragen of bezorgdheden hebt over de verwerking van je gegevens kan je je in eerste plaats wenden tot de functionaris van de gegevensbescherming (DPO) van groep Mechelen via privacy@mechelen.be.
In tweede instantie kan je je wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). De contactgegevens kan je vinden op hun website http://vtc.corve.be/.
CONTROLE
De groep Mechelen respecteert de privacy van de mandatarissen. Toch zullen een aantal controlemaatregelen genomen worden. Dit om de goede werking van de apparatuur en naleving van toepasselijk regelgeving te verzekeren. De Algemeen Directeur, ICT en functionaris voor gegevensbescherming (DPO) waken over de naleving.
Bij controles of screening door middel van aangepaste software worden in eerste instantie inhoudelijke gegevens niet ingekeken. In de mate zij zouden ingekeken moeten worden, wordt de vertrouwelijkheid door ICT gegarandeerd.
De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) zal controles uitvoeren op de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, gedragscodes, richtlijnen, afspraken, enzoverder in het kader van informatieveiligheid en gegevensbescherming.
Bij vermoeden van misbruik of overtredingen wordt de algemeen directeur ingelicht. Hij geeft opdracht om een onderzoek in te stellen. In dat geval kan bijvoorbeeld het e-mail- en internetgebruik van een medewerker nader bekeken worden. De controles zullen beperkt zijn en evenredig met de aard van het vermoede misbruik. Doorgedreven onderzoek, waarbij alle gegevens en inhoud van alle verrichtingen via e-mail en internet onderzocht worden, is enkel mogelijk bij aantoonbare en ernstig vermoeden van misbruik.
MELDPLICHT VAN INBREUKEN, RISICO’S EN GEGEVENSLEKKEN
Elke mandataris is verplicht, waar nodig, gegevens en informatiesystemen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verandering, openbaring, vernietiging, verlies of overdracht ervan.
De mandataris meldt inbreuken, of een vermoeden ervan, zo snel mogelijk aan het informatieveiligheidsteam. Dit kan via het meldformulier op Lunaweb (https://luna.mechelen.be/meld- een-probleem-met-informatieveiligheid) of via e-mail naar privacy@mechelen.be.
Je meldt elk (mogelijk) probleem met het netwerk, elk misbruik van de internet- en e- mailfunctionaliteiten (virussen, pogingen tot intrusie of hacking, ...), ongeacht of dit op het niveau van de centrale computers, het netwerk, de lokale computers of de software is, zo snel mogelijk aan ICT.
ICT verwittigt de functionaris voor gegevensbescherming (DPO).
De mandataris neemt de gepaste geheimhouding in acht ten opzichte van anderen met betrekking tot (vermoedelijke) inbreuken, risico’s en problemen.
10 Bij diefstal van een toestel dat informatie, waarvan de groep Mechelen eigenaar is, bevat, doe je aangifte bij de politie (zie ook reglement mobiele toestellen).
Je neemt ook zo snel mogelijk contact op met ICT. Ze gaan samen met jou na of er effectief sprake is van een inbreuk met betrekking tot persoonsgegevens (gegevenslek). ICT verwittigt de functionaris voor gegevensbescherming (DPO).
