Overeenkomst Stad Genk – Stad Antwerpen Europees project
“CONFINE”
HOME/2015/ISFP/AG/THBX/8416
Tussen stad Genk, Stadsplein 1 te 3600 Genk, vertegenwoordigd door de heer Wim Dries, burge- meester, en de heer Rudi Haeck, secretaris, hierna genoemd stad Genk, enerzijds
en
stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door de heer Bart De Wever, voorzitter van de gemeenteraad, en de heer Roel Verhaert, secretaris, hierna genoemd de opdracht- houder, anderzijds
Gelet op:
Het door de Stad Genk en partners bij het Internal Security Fund of the European Union (ISF) ingediende Europees projectvoorstel met subsidieaanvraag, getiteld “CONFINE: Towards operational cooperation on local administrative financial investigations in the fight against human trafficking”
De goedgekeurde en ondertekende grant agreement HOME/2015/ISFP/AG/THBX/8416
De co-applicant declaration die door de stad Antwerpen binnen bovengenoemd project werd ondertekend en ingediend
De Forecast Budget Calculation die integraal deel uitmaakt van bovengenoemde grant agreement
wordt het volgende overeengekomen:
Artikel 1: Opdracht
1.1 Algemene bepalingen
De bovengenoemde contractanten beslissen tot samenwerking om de doelstellingen van het Europe- se project “CONFINE” te realiseren. De opdrachthouder verbindt er zich toe de hierna omschreven opdracht te realiseren binnen de voorziene periode, het voorziene budget, het vooropgestelde sa- menwerkingsverband en met de realisatie van de overeengekomen objectieven. De opdrachthouder verklaart uitdrukkelijk akkoord te gaan met alle bepalingen van deze opdracht.
1.2 Situering van de opdracht
De opdracht van de opdrachthouder omvat de specifieke activiteiten en samenwerkingsmodaliteiten zoals vastgelegd in de ISF co-applicant declaration :
This project proposal aims to organise a financial screening of local sectors vulnerable to human trafficking, by focussing on indicative financial criteria. As such, human traffickers are denied the op- portunity to develop their illegal practices. At the very least human trafficking could be detected and stopped in very early stages.
A financial screening as described above would require:
- An investigation into the financial criteria that could point to human trafficking
- A systematic screening of open data sources, such as the Registry of Commerce, cadastral data, official publications of enterprises (locally, nationally, internationally)
- A structural collaboration with tax administrations, Carin , Belgian Fiancial Intelligence Processing Unit (CTIF-CFI), fiscal investigation units, the public prosecutor’s office, police forces and other natio- nal and international financial serviceproviders
- Scientific research into the possibilities local administration has to obtain financial information re- garding the concerned businesses;
- Develop systems to exchange financial information with different stakeholders, within legal bounda- ries and legal framework.
The project will result in a clear methodology to develop operational cooperation in administrative financial screening. Immediate beneficiaries will be the local administrations fighting trafficking in human beings (THB), as well as their (judicial and financial) partners fighting organized crime in gene- ral. European decision makers will profit from the scientific advisory report.
The project aims to organize 2 operational workshops, an intermediate seminar, a dissemination con- ference, and training of municipal staff. This will result in a manual, a scientific advisory report, and training syllabus that can be used in any other European municipality.
1.3. Concrete invulling van de opdrachten
• Member of taskforce and staff, co-director of this project.
• Actively participating in all activies described above.
• Actively participating in delivering output and results for this project, with regards to content, method and practicalities.
• Organisation of the final dissemination conference (1 day in November 2018)
Artikel 2: Financiering 2.1. Door te storten subsidie
Stad Genk verbindt er zich toe voor de uitvoering van de opdracht aan de opdrachthouder een subsi- die van 85.984,56 EUR te geven. Dit bedrag is conform de ISF Forecast Budget Calculation als volgt samengesteld:
Personeelskosten :
and WP2) Reiskosten :
Stad Antwerpen Travel for 1 person to executive committees (8 in total, of which 6 not in Antwerp), steering com- mittees (4 in total, of which 3 not in Antwerp), workshops (2 in total), and intermediate seminar
360,00
Kosten voor organisatie van internationale conferentie :
Stad Antwerpen Catering (lunch, coffee/tea, reception) dissemi- nation conference for 75 participants
3.750,00
Stad Antwerpen Dinner project partners and 10 invited experts from EU countries
700,00
Stad Antwerpen Rent conference location for 1 day 1.500,00 Stad Antwerpen Hotel stay (1 night) for 10 invited experts from
EU countries
1.200,00
Stad Antwerpen Editing/design conference brochure with pro- gram
400,00
Stad Antwerpen Print conference brochure with program (5 pa- ges in folder for 75 participants)
375,00
Stad Antwerpen Badges for 75 participants 75,00
Overhead :
Stad Antwerpen Overhead 7% of direct costs 5.625,16
De opdrachthouder verbindt zich ertoe de subsidie enkel te gebruiken voor kosten die gepaard gaan met de uitvoering van deze overeenkomst. De betaling gebeurt door storting op rekeningnummer IBAN BE 79091010166033 van de stad Antwerpen met vermelding “ISF subsidie CONFINE”. De stad Genk zal dit bedrag doorstoren van zodra de prefinanciering door de Europese Commissie werd ont- vangen.
2.2. Co-financiering
De opdrachthouder verbindt er zich toe een co-financiering te realiseren ten belope van 13.311,39 EUR, dit conform de ISF Forecast Budget Calculation (regel 65).
Artikel 3: Financiële verantwoording
Stad Antwerpen Co-financing 13.311,39
De opdrachthouder verbindt er zich toe voor de uitvoering van het project een afzonderlijke boek- houdkundige rekening bij te houden die dienst zal doen als financieel verslag. Deze rekening mag een afdruk zijn van de gebruikte boekhouding (klasse 6 en 7) indien er één van toepassing is, voor zover de diverse uitgaven, die betrekking hebben op onderhavige overeenkomst, afzonderlijk en met eigen nummering worden geregistreerd. Alle nodige bewijsstukken worden per kostenrubriek chronolo- gisch gerangschikt en kunnen door het bestuur bij een plaatselijke controle worden geraadpleegd.
Indien de opdrachthouder geen boekhouding in gebruik heeft, wordt voor het financieel verslag een formulier gebruikt, steeds aangevuld met alle nodige bewijsstukken, chronologisch gerangschikt per kostenrubriek en vergezeld van een overzichtslijst.
Financiële stavingstukken worden zesmaandelijks overgemaakt aan de stad Genk, zodat zij vanuit haar coördinerende rol deze kan beheren en opmerkingen tijdig kan overmaken.
In het kader van het overmaken van het afsluitend technisch implementatierapport aan de EUCOM zal de opdrachthouder voor wat zijn stukken betreft ervoor zorgen dat de Stad Genk conform de bepalingen van de “grant agreementHOME/2015/ISFP/AG/THBX/8416 ” en bijhorende annexen, ten laatste 2 maanden na het afsluiten van het project (niet later dan 01.03.2019) een volledig afsluitend administratief en financieel dossier kan neerleggen.
De opdrachthouder dient de originele stavingsstukken ter beschikking te houden voor eventuele externe controles in opdracht van de EUCOM, en dit voor een termijn van 5 jaar vanaf het beëindigen van het project.
Artikel 4: Duur van de overeenkomst
De overeenkomst geldt voor de duur van het boven genoemde ISF-project, in principe van 01/01/2017 tot en met 31/12/2018.
Artikel 5: Inhoudelijke evaluatie van het project
Gedurende de looptijd van het project zal de stad Genk samen met de opdrachthouder en de exter- ne evaluatoren een inhoudelijke evaluatie en procesevaluatie maken, en dit op basis van de in de ISF- overeenkomst overeengekomen resultaten en indicatoren voor resultaatsmeting. De opdrachthou- der verklaart zich akkoord met de door de stad Genk voorgestelde wijze van inhoudelijke evaluatie en registratie van de uitvoering van de actie en van de resultaten en verbindt er zich toe de gegevens op de gevraagde tijdstippen aan de stad Genk te leveren.
De opdrachthouder aanvaardt de administratieve, technische en wetenschappelijke controles die nodig zijn om na te gaan of het project wordt uitgevoerd zoals omschreven in de opdracht. Hiertoe hebben de voor het ISF-project aangewezen evaluatoren en de stad Genk, of hun gemachtigden, tijdens de hele duur van de overeenkomst toegang tot de lokalen waar het project wordt uitgevoerd en tot de documenten die betrekking hebben op de uitvoering van de actie.
Artikel 6: Afwijkingen in de uitvoering
Wanneer de opdrachthouder vaststelt dat hij de overeenkomst niet kan uitvoeren zoals overeenge- komen, dient de opdrachthouder onmiddellijk de stad Genk hiervan schriftelijk op de hoogte bren- gen. In onderling overleg en met kennisname daarvan door het dagelijks bestuur van het project
Artikel 7: Briefwisseling en communicatie
Alle briefwisseling m.b.t. de uitvoering van de opdracht moet gericht worden aan:
Stad Genk
College van burgemeester en schepenen Stadsplein 1
3600 GENK
Treden op als contactpersonen tussen beide organisaties:
Voor de stad Genk : Annemie De Boye, coördinator bestuurlijke aanpak van georganiseerde criminali- teit
Voor de opdrachthouder: Anne Lambers, projectleider
Artikel 8: Publiciteit
In publiciteit, drukwerken, verslagen, e.d., m.b.t. de actie moet conform de ISF Grant Agreement volgende vermelding gebruikt worden : “Co-funded by the Internal Security Fund of the European Union”, dit vergezeld van het logo van de Europese Unie.
Artikel 9: Geschillen
In geval van geschillen tussen de stad Genk en de opdrachthouder zijn de rechtbanken van het ge- rechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Tongeren bevoegd.
Artikel 10 : Vertrouwelijkheid
De partijen verbinden zich ertoe om het vertrouwelijk karakter te bewaren van de informatie waar- van ze kennis nemen of waartoe ze toegang hebben in het kader van de uitvoering van de overeen- komst.
Wordt beschouwd als vertrouwelijke informatie (hierna “ vertrouwelijke informatie “ genoemd), alle informatie die door de ene partij aan de andere partij wordt doorgegeven en als dusdanig wordt geïdentificeerd, alsook alle informatie waarvan vermoed kan worden vertrouwelijk te zijn.
Iedere partij verbindt zich ertoe om deze vertrouwelijke informatie vertrouwelijk te houden en niet te verspreiden, onder welke vorm ook, uitgezonderd ten overstaan van de autoriteiten die de over- handiging ervan zouden kunnen eisen, inclusief iedere rechtbank of regulerende overheid.
Iedere partij treft de noodzakelijke maatregelen opdat deze vertrouwelijkheidsverbintenis nauwge- zet zou worden opgelegd aan en gerespecteerd door haar medewerkers, evenals door alle personen die de vertrouwelijke informatie op een geldige wijze zouden ontvangen zonder dat ze door een van beide partijen zijn tewerkgesteld maar zich toch onder hun verantwoordelijkheid bevinden.
Iedere partij zal de volledige eigendom over haar vertrouwelijke informatie behouden, inclusief wan- neer bedoelde informatie aan de andere partij wordt medegedeeld.
Iedere schending van onderhavige vertrouwensverbintenis zal worden beschouwd als een ernstige fout uit hoofde van de partij die aldus haar verbintenis heeft geschonden.
De vertrouwensverbintenis blijft gedurende 10 jaar na afloop van de overeenkomst tussen beide partijen van toepassing.
Artikel 10: Slotbepaling
Deze overeenkomst is enkel mits onderling akkoord tussen de partijen aanpasbaar.
Opgemaakt te Genk op ….. ……. in 2 exemplaren waarvan beide partijen erkennen één (1) exemplaar ontvangen te hebben.
Voor de stad Antwerpen, Voor de stad Genk
namens de gemeenteraad
Roel Verhaert, stadssecretaris Rudi Haeck, secretaris
Bart De Wever, voorzitter van de gemeenteraad Wim Dries, burgemeester
