Voorlopige notulen van de Statutaire Algemene Vergadering van de VZW Vlaamse Zwemfederatie (zoom vergadering) 05 september 2020
Volgende leden van de Raad van Bestuur waren aanwezig
• Pieterjan Vangerven, Voorzitter – Bestuurder topsport
• Ingrid De Kimpe, Bestuurder recreatieve sportbeoefening
• Arne Devriese, Bestuurder Juridisch Verontschuldigd:
• Lieven Dornez, Ondervoorzitter – Bestuurder ICT/communicatie
• Hendrik Wallijn, Bestuurder financiën & Bestuurder Ethisch Verantwoord Sporten
• Koen De Carne, Bestuurder competitieve sportbeoefening
Volgende personeelsleden van de Vlaamse Zwemfederatie waren aanwezig
• An Rydant, Algemeen Directeur
• Lode Grossen, Technisch Directeur
• Martine Vloeberghen, Financieel Directeur
• David De Wandel, Directeur sportkaderopleiding
• Inge Leeten, Teamleader zwemmen
• Pascale Verbauwen, Sporttechnisch medewerker zwemmen
• Willem-Jan Langaskens, Sporttechnisch medewerker zwemmen
• Wim Symoens, Sporttechnisch medewerker waterpolo
• Sarah Sturtewagen, Administratie/communicatiemedewerker Verontschuldigd:
• Els Audenaert, Sporttechnische coördinator artistiek zwemmen en schoonspringen
• Gretl Vandamme, sporttechnische medewerker leren zwemmen
• Sanne Waumans, medewerker zwemschool
1) Registratie effectieve clubafgevaardigden
Overzicht van de aanwezige en vertegenwoordigde stemgerechtigde leden, alsook de afwezige en verontschuldigde leden vind je in bijlage.
An Rydant, Algemeen Directeur, verwelkomt iedereen en geeft een kleine toelichting ivm verloop van de ZOOM vergadering.
2) Openingswoord voorzitter
Voorzitter opent de Algemene Vergadering. Verwelkomt iedere afgevaardigde.
Voorzitter geeft een toelichting van verloop van 2019 en geeft al mee dat er nog een bijzondere Algemene Vergadering in december komt vooral voor wijziging van de statuten en huishoudelijk reglement.
3) Via forms goedkeuring voor
Notulen Algemene Vergadering 30/03/2019
De notulen AV 30/03/2019 werden kort na de AV aan alle clubs bezorgd & op de website geplaatst. Deze notulen worden door de A.V. van vandaag via forms anoniem goedgekeurd.
Definitieve aanvaarding/ontslag van clubs Aanvaarding:
• BSB - The British School of Brussels
• COREQ - Today's Mood BV
• DZA - De Zwemaquademie
• LZK - Lichterveldse Zwemclub
• TRUST - Tiense Regio United Swimming Team (fusie van STT en TZ) Bovenstaande clubs werden reeds door de Raad van Bestuur ‘voorlopig’ aanvaard.
De Algemene Vergadering geeft nu anoniem definitieve goedkeuring.
Volgende clubs dienden in 2019 ontslag in en zijn met alle financiële verplichtingen in orde.
• BEST - Brabant East Swimming Team
• LOR - Zwemclub Lorelei Londerzeel
• SDM - Schoonspringen/Deurne Muggenberg
Het ontslag van bovenstaande clubs werd reeds ‘voorlopig’ aanvaard.
De Algemene Vergadering geeft nu definitieve goedkeuring.
Volgende clubs dienden in 2019 naamswijziging door
• AART - AART Zwemvereniging Meise > ALZV - AART-Lorelei-Zwemvereniging
• AEGIR (AEGIR) > BEST - Brabant East Swimming Team Diest
• LSVZ > KLSVZ - Koninklijke Landense Sportvereniging Afd. Zwemmen Bovenstaande clubs werden reeds door de Raad van Bestuur ‘voorlopig’ aanvaard.
De Algemene Vergadering geeft nu anoniem definitieve goedkeuring.
Jaarverslagen 2019 & acties 2020
De jaarverslagen geven een stand van zaken weer m.b.t. de doelstellingen die de Vlaamse Zwemfederatie tegen 2020 wil realiseren, met specifiek een toelichting van de realisaties van het afgelopen jaar en de
geplande acties voor het komende jaar 2019. Er werden meer cijfergegevens aan toegevoegd om een duidelijk beeld te geven van de ontwikkelingen en verwezenlijkingen van de sportfederatie. Sinds dit jaar is er ook een opsplitsing gemaakt tussen het Bestuurlijk Jaarverslag en Sportieve Jaarverslagen.
In het Bestuurlijk Jaarverslag wordt een stand van zaken gegeven van alle gestelde strategische en operationele doelen die de Vlaamse Zwemfederatie tegen 2020 wil realiseren. In dit bestuurlijk gedeelte wordt ook de nodige aandacht besteed aan de code “Goed Bestuur” alsook “Gezond Sporten” (Ethisch en Medisch verantwoord Sporten).
De aparte Sportieve Jaarverslagen werden opgemaakt per sportdiscipline om de leesbaarheid, en dus ook de betrokkenheid, voor onze clubs en leden te verhogen. Voor de Facultatieve Opdracht Jeugdfonds werd een apart jaarverslag opgemaakt zoals decretaal verplicht.
Voor Topsport Zwemmen werd een apart jaarverslag opgemaakt zoals decretaal verplicht.
Alle jaarverslagen staan op de website.
Een uiteenzetting werd gegeven van de belangrijkste highlights uit de jaarverslagen 2019 en korte vooruitblik werd gegeven van de belangrijkste acties in 2020
Bestuurlijk
Vanuit Sport Vlaanderen werden indicatoren opgesteld waarop de VZF jaarlijks wordt beoordeeld in het kader van “Goed Bestuur van de Sportfederatie”. Uitvoerige rapportering vind je terug in het jaarverslag.
We zijn op alle parameters erop vooruitgegaan, in vergelijking met alle andere federaties behoren we tot de betere leerlingen van de klas.
Via Minder meldingen EVS door betere structuur in de clubs, hebben we minder meldingen EVS In 2019 hebben we een actiever zwembadbeleid ingezet.
De Vlaamse Zwemfederatie heeft in 2020 een nieuwe Algemeen Directeur: An Rydant aangesteld Vanaf 2020 wordt de nieuwe AQUALITY uitgetest in verschillende clubs
Digitalisering Leren Zwemmen
GES: medische keuring wordt herzien i.s.m. andere federaties
De voorzitter overloopt de sportieve werking van topsport, zwemmen, open water, waterpolo, artistiek zwemmen en schoonspringen. Daarnaast wordt ook ingegaan op de beleidsfocussen Jeugdsportfonds, Beachwaterpolo Multiskillz for Swim, digitalisering Leren Zwemmenn en G-zwemmen
De acties zijn ook opgenomen in het Meerjarenplan 2017-2020, dat jaarlijks wordt bijgestuurd, de laatste versie staat op de website.
Er zijn geen opmerkingen gegeven door de clubs. De jaarverslagen 2019, acties 2020 en de aanpassingen aan
het Meerjarenplan 2017-2020 werden door de Algemene Vergadering unaniem goedgekeurd.
Resultatenrekening + balans 2019
Nick Meerlaen SBB Accountants & Adviseurs, geeft een korte toelichting over de balans en resultatenrekening 2019. Nick Meerlaen legt de vastgelegde waarderingsregels die de raad van bestuur samen met audit comité hebben vastgelegd.
Vanaf 2021 zal de Vlaamse Zwemfederatie gedeeltelijk BTW plichtig zijn. Nick Meerlaen legt deze uit en ook de gevolgen naar de clubs toe.
Verslag van de audit comité voor 2019 en Kwijting aan Raad van Bestuur
De Algemene Vergadering keurt unaniem de jaarrekening en balans 2019 goed en geeft kwijting aan de Raad van Bestuur het Huishoudelijk Reglement van de VZF en om de 3 onafhankelijke rekeningnazichters van 2019 het mandaat te geven om in het auditcomité te blijven zetelen t.e.m. de AV 2021.
4) Benoeming 3 auditcomité voor 2020 (bestaan uit 4 leden, penningmeester en 3)
Een lid van auditcomité is kandidaat bestuurder en bij verkiezing kan hij niet meer zetelen in auditcomité. Joeri Jacobs (ZCK) heeft zich al kandidaat gesteld en deze is unaniem goedgekeurd.
5) Begroting 2020 toelichting
De voorzitter overloopt de Jaarbegroting 2020 die is afgeleid van het Meerjarenplan, en geeft toelichting bij deze begroting. Ook de inpak van corona wordt besproken.
Tijdens de vergadering zijn er twee interpellaties. Fabrice Weise (Nieuwpoort) vraagt of er gezien de winst van 2019 en de betoelaging van 25.000 euro voor beachwaterpolo meer geld voor waterpolo vrijgemaakt kan worden. De voorzitter meldt hem dat waterpolo zeer fair behandeld wordt en er geen sprake is van benadeling. Hij klaart de situatie mbt beachwaterpolo uit en verklaart dat de kosten die voor waterpolo in andere rubrieken van de jaarrekening terug te vinden zijn (personeel, materiaal, …).
Annemarie Wittewrongel (WIOS) vraagt wat er na het ontslag van Els Audenaert gaat gebeuren qua opvolging bij de Vlaamse Zwemfederatie. De voorzitter verklaart dat Ingrid De Kimpe hier momenteel inspringt en dat er een verdere toelichting zal komen in de volgende week of weken.
De Jaarbegroting 2020 wordt unaniem goedgekeurd door de Algemene Vergadering via forms.
6) Voorstelling (via filmpjes) nieuwe bestuurders
Arne Devriese werd gecoöpteerd als bestuurder Juridisch en Pieterjan Vangerven nam de functie van Voorzitter over en bestuurder Topsport, Hendrik Wallijn als bestuurder financiën.
Koen De Carne, bestuurder competitie, Lieven Dornez, Bestuurder ICT/communicatie en Hendrik Wallijn bestuurder financiën en ethisch verlengen hun mandaat niet.
Hierdoor komen volgende de functies vacant Bestuurder competitie (2020-2024)
• Geert Heuninck - SWEM
Bestuurder ICT/communicatie (2020-2024)
• An Audenaert – STA
• Diederik Delen - KAZS
Bestuurder juridische zaken (2020-2022)
• Arne Devriese – GOLD
•
Bestuurder Ethisch Verantwoord Sporten (2020-2024)
• Luc Van Landeghem - WZK
• Hilde van Houte - TSZ Bestuurder Financiën (2020-2022)
• Kris Geeroms - SCZ
De stemming gebeurt via programma ElectionRunner
7) Verkiezing via ElectionRunner
Elke afgevaardigde kreeg een link om vanaf 9u00 tot 10u30 zijn stem uit te voeren.
Bestuurder competitie (2020-2024)
• Geert Heuninck – SWEM 99% ja - 1% onthouding – 0% nee Bestuurder ICT/communicatie (2020-2024)
• Ann Audenaert – STA 57% ja - 0% nee
• Diederik Delen – KAZS 37% ja - 0% nee 6% onthouding
Bestuurder juridische zaken (2020-2022)
• Arne Devriese - GOLD 94% ja - 4% onthouding – 8% nee
Bestuurder Ethisch Verantwoord Sporten (2020-2024)
• Luc Van Landeghem – WZK 25% ja - 1% nee
• Hilde van Houte – TSZ 68% ja - 1% nee 1% onthouding
Bestuurder Financiën (2020-2022)
• Kris Geeroms - SCZ 97% ja - 2% onthouding – 1% nee
8) Voorstelling structuur Vlaamse zwemfederatie – aparte zoom vergadering, samen met nieuw beleidsplan in de maand oktober
An Rydant geeft een beknopt uiteenzetting over de 4 grote strategische doelstellingen in ons nieuw beleidsplan 2021-2024.
Dit zal uitgebreid worden toegelicht op een aparte zoommeeting in oktober, waar meer mogelijkheid is tot interactiviteit.
9) Eventuele interpellaties
Er werd een vraag ontvangen van Bart Dewulf, secretaris van KZK.
Ik werd op de hoogte gebracht van de plannen van onze Federatie omtrent de werking van provinciale besturen en de intentie tot afschaffing hiervan.
Dat baart mij zorgen en ik wens daaromtrent enkele vragen te stellen. Die vragen belangen specifiek West-Vlaanderen, maar kunnen uiteraard ook een link hebben naar/met de andere provinciale besturen.
Mijn vragen gaan omtrent de financiële ondersteuning die wij als club mogen ontvangen, de organisatie van de Provinciale Kampioenschappen, de organisatie van West-Vlaanderen Sprint, de organisatie van de Provinciale Kampioenschappen Open Water, de organisatie van het Provinciale criterium in West-Vlaanderen, de opleiding van de officials in eigen streek, de bijscholingen en de ondersteuning van de officials, de huldiging en waardering van de officials, het homologeren en belonen van de Provinciale records, de organisatie van de Vijfkamp, de ondersteuning van de Provinciale werking van de andere aquatische sporten (waterpolo, synchro), de ondersteuning in de organisatie van het Zomercriterium, de visie van onze Federatie omtrent het vervangen 30 vrijwilligers door één ondersteunend personeelslid van de VZF, de samenstelling van de zwemkalender en het oplossen van mogelijke conflicterende wedstrijddata, het verdwijnen van een klankbord uit elke provincie.
De vraag zal uiteindelijk zijn of onze Federatie éénzelfde ondersteuning kan én zal bieden, zodat de (West-Vlaamse) clubs (en bij uitbreiding alle Vlaamse clubs) uiteindelijk op dezelfde manier
ondersteund zullen worden/blijven? Hoe zal de Federatie garant staan dat het verdwijnen van het Provinciale niveau - specifiek in West-Vlaanderen - niet zal leiden tot een verarming van onze zwemsport? Ik verwijs hiervoor uitdrukkelijk naar het Provinciaal Criterium, een unieke formule van wedstrijden over diverse locaties van de provincie heen, die ervoor zorgt dat elke zwemmer - ongeacht zijn of haar niveau - zijn/haar favoriete sport kan beoefenen.
Mijn vragen zijn niet bedoeld als kritiek, maar als uitdrukking van een grote bezorgdheid omtrent de delokalisering van een aantal zaken, die ervoor zorgen dat onze sport door een breed veld van deelnemers kan beoefend worden.
Antwoord: het is de bedoeling om bottom - up te werken en zeker niet vanuit een ivoren toren zaken te dicteren. De zwemfed wil dichter bij en met de clubs werken en daar hoort ook een regionale aanpak bij. Er is echter nood aan eenduidigheid qua regels en financiële afspraken. In het kader van goed bestuur moeten tussenniveaus ook zoveel mogelijk beperkt worden. De regionale werking zal besproken worden op de proviciale zoom-meetings in oktober waar ook het beleidsplan wordt toegelicht.
10) Slotwoord voorzitter
De voorzitter bedankt de clubafgevaardigden voor het gestelde vertrouwen, dankt iedereen voor het vlotte verloop en de goede medewerking en sluit de Algemene Vergadering.
Verslaggeving: An Rydant
Getekend,
Pieterjan Vangerven Voorzitter
An Rydant
Algemeen Directeur
Bijlage : Registratie effectieve clubafgevaardigden
provincie # stemmen club officiële afgevaardigde aanwezig
ANT 3 AC Jane Koevoets ja
LIM 1 ADC Goele Swentens ja
BRA 3 ALZV Jan Cocquyt nee
OVL 3 AST Karoline Blondeel ja
BRA 2 ATLZ Babette Forsyth ja
OVL AZ/ZWEM ZWEM ja
ANT 4 AZK Wendy Gabriëls ja
OVL 4 AZL Hans Van Hauteghem nee
ANT 6 AZSC Patrick Van Ginneken ja
ANT 4 AZV Agnes Torfs ja
BRA 7 BEST Johan Morren ja
WVL 2 BOAS Marieke Verraes ja
ANT 5 BRABO Luc Buys ja
BRA BSB Monique Lescrauwaet verontschuldigd
WVL BYK/BZK BZK ja
WVL 2 BZC Mariann Masschelein ja
WVL 7 BZK Robert Van Hecke ja
WVL 7 BZV Marleen Bonte ja
OVL COOL/MEGA MEGA ja
LIM 5 DBT Jurie Van de Ven ja
BRA 5 DDAT Elsie Nulens ja
OVL 4 DDZZ Zjef Laureyns ja
ANT 2 DIJ Eddy Hollé nee
BRA 4 DIZV Pascal Dom ja
LIM 5 DMB Peter Melders ja
WVL 4 DMI Evelien Bulcke ja
OVL 2 DYB Yorick De Plecker ja
ANT DZA vrijgesteld
OVL 6 DZO Sven Vekemans ja
WVL 3 DZV Wim Merlevede ja
OVL 2 EZV Karel Van Nieuwenhove ja
OVL 6 FIRST Koen Van Heghe ja
ANT 1 FITCO Corinne Heyrman ja
OVL GBZ/STW STW ja
WVL 4 GOLD Danny Buysens ja
OVL 3 GZV Koen Colpaert ja
LIM 6 GZVN Jurgen Huys ja
OVL 1 HFLOW Frederic Ghys ja
ANT 3 HOZT Olivier Pingnet ja
ANT 1 HSA Glenn Heirman nee
ANT 4 HZA Rudy Van Looy ja
ANT 2 HZC Frederik De Jonge ja
LIM 7 HZS Jochen Gos ja
ANT 1 IBK Christophe Rubbrecht ja
WVL 5 IKZ Greet Cappelle ja
WVL 4 ISWIM Johan De Geeter ja
WVL 3 IZV Hooghe Geert ja
BRA 5 KAZS Diederik Delen ja
BRA 5 KLSVZ Karolien Dumon ja
WVL KORF/IZV IZV ja
ANT 5 KST Nancy Van Tigchelt ja
WVL 4 KVO Micheline Linard ja
BRA 4 KVZP Philippe Lescue ja
WVL 3 KWK Filip Vermeirsche ja
WVL 6 KWZC Marc Boone ja
ANT 1 KZ An Raicich ja
WVL 4 KZK Bart Dewulf ja
BRA 6 LAQUA Jeroen Lecoutere ja
LIM 3 LIZV Ronny Blockx ja
WVL LRZ/FiRST FIRST ja
LIM 4 LWB Toon Verbeeck ja
WVL 2 LZK Mia Debaene ja
OVL 3 LZV Frank Bracke ja
OVL 6 MEGA Loones Matthias ja
ANT 5 MOZKA Gerd Boets ja
OVL 2 MZE Martine Engels ja
WVL 1 MZK Pascal De Saedeleer ja
OVL 1 MZM Johan De Deyne ja
OVL 4 MZV Hans Cryspin ja
ANT 5 MZVA Daniel Van Deuren ja
OVL 1 OCTO Deborah De Moor ja
WVL 1 OK nee
LIM 1 ORCA Thomas Henckens ja
OVL 4 OZEKA Saskia Goeminne ja
LIM 3 OZV Dany Geuens ja
OVL 4 RGSC Sascha Van den Branden ja
WVL 6 ROSC Wouter Vanhauwaert ja
OVL 4 RSC Patricia Lepez ja
ANT 6 RSCM Guido Claes ja
WVL 4 RYSC Vanessa Huylebroeck ja
WVL 6 RZV Ruben Berteloot ja
LIM 3 SCB Evi Van der Gucht ja
BRA 2 SCHAR Koen Muylle ja
BRA 6 SCSG Thierry Timmermans ja
BRA 4 SCWR Yves Lejeune ja
BRA 4 SCZ Kris Geeroms ja
ANT 5 SHARK Frederik De Jonge ja
WVL 3 SKF Bert Dekyvere ja
OVL 2 SOS Koen Thienpont nee
BRA 2 SPLBR Herman Honée ja
OVL 3 STA Sam Lasoen ja
OVL 10 STW Nicole Goossens ja
BRA STZ/WLW WLW ja
LIM 3 STZC Ria Beckers ja
ANT 2 SVAZ Frank Baart ja
OVL 5 SWEM Danny Inghels ja
LIM 3 TESS Linda Vanuytrecht ja
BRA 5 TRUST Joël Smeyers ja
OVL 4 TSZ Koen Hofman ja
WVL TZK/BZV BZV ja
WVL 3 TZT Carl Desmet ja
WVL 4 UZKZ Hein Avet ja
ANT 6 VWZ Dirk Duymelinck ja
OVL 2 VZG Blokland Jan-Willem ja
WVL 4 VZV Jan Bartholomeus ja
BRA 3 WIOS Anne Marie Vindevogel ja
BRA 6 WLW François Vandersteen ja
WVL 1 WNB Wilfried Van Hee ja
WVL 1 WPCN Fabrice Weise ja
WVL WPW/KWZC KWZC ja
OVL 2 WSD Miranda Kolkman ja
ANT WST/BEST BEST ja
OVL 4 WZK Lien Van de Voorde ja
ANT 1 ZALM Greet Moers ja
WVL 4 ZB Ronny Buggenhout ja
ANT 4 ZBD Gaëlle Van der Venne ja
LIM ZBM/ZWIM ZWIM ja
BRA 5 ZCK Joeri Jacobs ja
LIM 4 ZCM Jacqueline Geelen ja
BRA 5 ZCT Heidi Bervoets ja
LIM 1 ZCW Rony Devuyst ja
ANT ZCY/VWZ VWZ ja
LIM ZD/HZS HZS ja
LIM 3 ZDKB Wim Vlekken ja
OVL 3 ZDKK Maggy Favyts ja
ANT 5 ZGEEL Peggy Verstrepen ja
BRA 3 ZGG Roland Ganseman ja
ANT 4 ZIK Danny Van Rompaey ja
BRA 5 ZIOS Eddy De Luyck ja
OVL 1 ZKB Eric Souffriau nee
OVL 2 ZLZ Petra Meremans ja
ANT ZN/SHARK SHARK ja
OVL 6 ZNA Joachim Hoebeeck ja
ANT 4 ZOLA Jacob Bakker ja
BRA 4 ZORO Michel Gahy ja
OVL 1 ZRO Koenraad D'hont ja
ANT 4 ZS Inge De Gendt ja
WVL 3 ZTB Franck Tack ja
WVL 4 ZTZ Greetje Dewitte ja
ANT 4 ZVL Johan Wijns ja
OVL 3 ZVW Julien Mertens ja
WVL 5 ZWEM David De Wandel ja
LIM 4 ZWIM Kris Vinken ja
