Documenten opslaan in AFAS
Je kunt op meerdere manieren documenten opslaan in AFAS.
Voor iedere manier dient PCC (Profit Communication Center) geïnstalleerd én goed gekoppeld te zijn op je werkplek.
Via het pijltje omhoog van je Verborgen pictogrammen kun je controleren of PCC op je werkplek geïnstalleerd is. Controleer of je het icoontje van Profit Communication Center erbij hebt staan.
Als dit icoon ontbreekt bij jou, of als er een rood kruis bijstaat, raadpleeg dan de beschrijving Uitwerking Profit Communication Center op onze Toolbox om na te kijken wat je moet doen om PCC te activeren. PCC dient namelijk goed te werken op je werkplek vóórdat je documenten kunt opslaan in AFAS!
Documenten opslaan via Office (Word lokaal, Outlook lokaal)
Voor het opslaan via Office dient binnen Word, Outlook of Excel de knop Vastleggen in Profit beschikbaar te zijn. Als deze knop ontbreekt, raadpleeg dan de beschrijving Uitwerking Profit
Communication Center op onze Toolbox om na te kijken wat je moet doen om deze knop te activeren binnen Office (lokaal geïnstalleerd). In Office 365 is deze knop voor het opslaan in AFAS namelijk niet beschikbaar!
In Word (lokaal geïnstalleerd!) kan ik via de knop Vastleggen in Profit mijn word-bestand direct opslaan in AFAS.
Onderstaand scherm wordt geopend in de browser:
Kies het dossieritem waaronder je het document wilt opslaan.
Mogelijk werkt voor jullie alléén de optie Dossier – Loopbaan doordat jullie vaak
alleen (jaar)gesprekken opslaan voor de medewerkers.
In het voorbeeld heb ik gekozen voor Dossier – Loopbaan. In het volgende scherm worden de velden getoond die bij dit dossieritem gevuld kunnen worden. Dit kan verschillen per dossieritem.
Alle velden met een * zijn verplichte velden om in te vullen.
Bij de Bestemming, Medewerker dient de betreffende medewerker gekoppeld te worden.
Er verschijnt een veld extra velden, Dienstverband die ook gevuld dient te worden. Door op de … te klikken krijg je de keuzemogelijkheden bij deze medewerker. Kies het betreffende dienstverband.
Het veld Kenmerken, kenmerk 1 dient ook gevuld te worden. Door op de … te klikken, zie je de lijst met te kiezen opties. Kies de optie/het kenmerk die het beste bij je document past.
De aanleiding bij het Speciale veld hoeft niet ingevuld te worden. Volgens mij kan dit veld niet weggehaald worden.
Klik op de knop Aanmaken om je document op te slaan binnen het dossier van deze medewerker.
Bij het dossier van de medewerker vind je het opgeslagen document terug.
De medewerker ziet onderstaande als hij/zij dit document opent bij zijn/haar dossier:
Via het aanklikken van de bijlage kunnen ze het word-document openen en inzien.
Het opslaan van documenten via Outlook of Excel werkt op dezelfde manier via de knop Vastleggen in Profit. Mogelijk dien je de knop hier nog apart toe te voegen via de Invoegtoepassingen. (zie hiervoor de beschrijving Uitwerking Profit Communication Center op onze Toolbox)
Documenten opslaan via Windows Verkenner
Ga binnen de Windows Verkenner naar het bestand dat je wilt opslaan.
Klik op je rechtermuis en kies binnen het menu voor Vastleggen in Profit.
Onderstaand scherm wordt geopend in de browser:
Kies het dossieritem waaronder je het document wilt opslaan.
Mogelijk werkt voor jullie alléén de optie Dossier – Loopbaan doordat jullie vaak alleen jaargesprekken opslaan voor de medewerkers.
In het voorbeeld heb ik gekozen voor Dossier – Loopbaan. In het volgende scherm worden de velden getoond die bij dit dossieritem gevuld kunnen worden. Dit kan verschillen per dossieritem.
Alle velden met een * zijn verplichte velden om in te vullen.
Bij de Bestemming, Medewerker dient de betreffende medewerker gekoppeld te worden.
Er verschijnt een veld extra velden, Dienstverband die ook gevuld dient te worden. Door op de … te klikken krijg je de keuzemogelijkheden bij deze medewerker. Kies het betreffende dienstverband.
Het veld Kenmerken, kenmerk 1 dient ook gevuld te worden. Door op de … te klikken, zie je de lijst met te kiezen opties. Kies de optie/het kenmerk die het beste bij je document past.
De aanleiding bij het Speciale veld hoeft niet ingevuld te worden. Volgens mij kan dit veld niet weggehaald worden.
Klik op de knop Aanmaken om je document op te slaan binnen het dossier van deze medewerker.
Bij het dossier van de medewerker vind je het opgeslagen document terug.
De medewerker ziet onderstaande als hij/zij dit document opent bij zijn/haar dossier:
Via het aanklikken van de bijlage kunnen ze het word-document openen en inzien.
Documenten opslaan via InSite, via de knop Notitie
Zoek de medewerker op via Mijn medewerkers.
Bij het onderdeel Dossier zie je de knop Notitie. Klik deze aan om een document als bijlage bij een notitie te koppelen aan het dossier van deze medewerker.
Onderstaand scherm wordt geopend binnen AFAS InSite.
Vul een onderwerp in en koppel een bestand. Het vullen van de toelichting is optioneel.
Klik op Aanmaken om de notitie aan te maken binnen het dossier van de medewerker.
Na het opslaan van de notitie komt je weer terug op Mijn PSW.
Als je de medewerker opnieuw opzoekt, zie je dat je notitie is toegevoegd bij het dossier van de medewerker.
De medewerker kan deze notitie ook inzien bij zijn/haar dossier en ziet onderstaande als deze notitie geopend wordt:
