HUISREGLEMENT ZALEN GILDENHUIS Londerzeel Sint Kristoffel

(1)

HUISREGLEMENT ZALEN GILDENHUIS

Londerzeel Sint Kristoffel

Gildenhuis 21 1840 Londerzeel St. Kristoffel

Zetel: Burcht 1 1840 Londerzeel BE 0410.134.212 BE68 7341 4200 0834 www.gildenhuislonderzeel.be info@gildenhuislonderzeel.be Unisono nr.: 292 99 54

DOEL

Het Gildenhuis Londerzeel staat voor iedereen van deze leefgemeenschap ter beschikking.

De gemeenschapszaal wordt per dag of korter verhuurd, zo krijgt iedereen een kans.

Londerzeel St. Kristoffel stelt grote polyvalente zaal, kleine zaal, keukens op gelijkvloers en vergaderzalen op 1ste verdiep – 2^de verdiep te huur voor verenigingen en particulieren met hun respectievelijke huurprijzen. Voorlopig is er geen wifi-verbinding.

Culturele, educatieve, feestelijke, maatschappelijke, sociale, solidariteit, ontmoetingen en activiteiten kunnen hier plaats hebben. Eénmalige verhuringen voor privé gebruik, met uitsluitend commercieel doel worden voor reservatie besproken.

Aanvragen voor manifestaties/fuiven met commerciële doelen moeten in samenspraak vooraf besproken worden en ter goedkeuring worden voorgelegd. Eigen catering is mogelijk.

Parkeren in de buurt van de locatie is mogelijk en deze is goed bereikbaar.

I. ALGEMENE INFORMATIE

I. 1 Voorwaarden

- Afspraken en opstellen van documenten gebeuren in het Nederlands. Er wordt bij voorkeur via mail gecommuniceerd en telefonisch via 052 30 18 09

- De zaal wordt niet verhuurd aan minderjarigen.

- Huren van een zaal wordt beschouwd als akkoordverklaring met het huisreglement. Wij danken u om het reglement als zodanig te respecteren.

- De afstand van verhaal, qua brandverzekering eigenaar, voor huurders/gebruiker is van toepassing tot een aantal verhuringen (50x) aan zelfde huurder, behalve bij kwaadaardig

opzet. Pagina 1 van 16

Versie 01/09/2020

(2)

- Behoudens de lokalen die gehuurd werden en het daaraan verbonden sanitair mogen er door bezoekers en huurders geen andere lokalen benomen of betreden worden.

- Er is een rookverbod in het gehele gebouw (ook sanitair)

- Bij vaststelling van misbruik kan vereniging/groepering/particulier voor onbepaalde tijd uitgesloten worden (minimum 1 werkjaar)

- Naleving veiligheids- en gezondheidsvoorschriften, opvolging van bijkomende opgelegde eisen Nationale Veiligheidsraad zijn ten laste van de huurder/gebruiker.

- Huurders betalen een schoonmaakbeurt (reiniging met water van zaal, ev. keuken gang en sanitair) vanaf 09.2020. Permanente gebruikers dragen bij aan de schoonmaakbeurt. De verenigingen en particulieren blijven verantwoordelijk voor het opruimen zoals gevraagd in het huisreglement en het terugzetten van de zaal in standaardopstelling.

- Er is altijd verplichte afname drank bij brouwerij Vercauteren of via bestelling (14 dagen op voorhand) of via basisvoorraad drankenkelder met invulling verbruik bon (kleine aantallen) of caféhoudster.

- Materiaal keuken is voorradig. Bij meer dan 50 stuks of glazen is aanvraag altijd nodig (8 dagen)

I. 2 BESCHRIJVING ZALEN

GELIJKVLOERS (600 m²) Lokalen zijn bereikbaar met rolstoel

De grote zaal (324m² GZ L 25,98m B10,26 – 12m) GZ + RZ + KK 394,31 m2 (kleine dan 400m²)

Inclusief een aparte bar met drankinstallatie, dranktoog, spoelbak, frigo’s, glazen en drank in drankenberging aan vastgestelde prijzen. De grote zaal heeft een capaciteit van 240

personen en heeft mobiele kleerhangers. Er staan 33 tafels (1,20m op 0,80m) en 176 stoelen. 19 ronde tafels (1,50m) met bijhorende tussenstukken alsook reserve stoelen staan in de grote berging. Standaardopstelling van de zaal: voor de activiteit staan de tafels en de stoelen per drie gestapeld tegen de muur, na de activiteit staan de tafels en de stoelen per drie gestapeld in het midden van de zaal achteraan (tegen de erker). Tenzij anders

bedongen.

Receptiezaal (RZ)-Onthaalzaal (L 10,26m X 6,74m= 45,83m²) kan afgesplitst worden voor een capaciteit van 60 personen. Hier staan 11 tafels (1,20m op 0,80m) en 22 stoelen.

Er is een rechtstreekse verbinding met een kleine keuken (kitchenette Kk) en sanitair.

Standaardopstelling voor en na de activiteit, tafels en stoelen per drie gestapeld tegen de muur. De kleine keuken kan gratis gebruikt worden bij huren van Kleine Zaal en Receptiezaal.

Hier wordt telkens alles opgeruimd, en eigen materiaal(afwasproduct, handdoeken, vaatdoeken, plastiek zak) wordt meegebracht. Hier staat een voorraad van 50 stuks. Bij dubbel gebruik wordt er onderling afgesproken.

Versie 01/09/2020 Pagina 2 van 16

(3)

De kleine zaal (66m² L 11m x B 6m)

Links bij de hoofdingang (tegenover café) heeft een capaciteit van 50 personen. Hier zijn 15 tafels (1,20) m op 0,80m) en 67 stoelen. Er is toegang tot sanitair aan de straatzijde. Aantal stoelen en tafels blijven hier altijd staan tenzij anders bedongen. Standaardopstelling voor en na de activiteit worden de tafels en de stoelen per drie gestapeld tegen de muren (nooit voor de ramen).

De Keuken GK 100m² ( L 8.91 B 6,60m) + L 10.32 m B 4.47m) Kleine Keuken 24,48m² ( L 6,80m B 3.60 m )

De grootkeuken (GK) beschikt over verschillende gasfornuizen, koelcel, frigo, friteuses (4), percolator(2), koffiemachines(2), meerdere afwasbakken en industriële afwasmachine.

Er is een standaardvoorraad aan keukenmateriaal van 50 stuks, glazen en meer stuks dienen op voorhand (8 dagen) gevraagd te worden. Cateraar, kok, traiteur is eigen keuze.

De kleine Keuken (KK) mag vrij gebruikt worden door iedereen die een zaal op het

gelijkvloers huurt. Hier is beperkt materiaal aanwezig dus gelieve op voorhand af te spreken wat u nodig heeft. Achteraf wordt de KK volledig proper achter gelanten door de huurder.

Blokken sanitair (3)

Heren en damestoiletten zijn aanwezig

1^ste en 2^de VERDIEP (80m²)

Deze zalen worden als vergaderzalen/samenkomst verhuurd voor 5 - 15 personen. Tafels en stoelen zijn voorzien. Op elk verdiep is er sanitair.

Ze zijn enkel bereikbaar met trappen en worden vooraf geboekt.

De inrichter/vereniging zorgt zelf voor het klaarzetten en opruimen van de zaal, tafels en stoelen hebben achteraf hun standaardopstelling)

I. 3. TARIEVEN Tijdelijke binnen activiteiten

De huurprijzen zijn gebruiksvergoedingen inclusief elektriciteit, energiekosten, gas, water, verwarming, billijke vergoeding en BTW (op de schoonmaak, drank en deel van de kuis).

De vergoedingen kunnen jaarlijks herbekeken worden door de verhuurder.

I. 4 BESCHIKBAARHIED – KALENDER

De kalender is te vinden via onze website www.gildenhuislonderzeel.be. Bekijk hier wanneer de zalen nog beschikbaar zijn.

Pagina 3 van 16 Versie 01/09/2020

(4)

I. 5 CONTACTGEGEVENS

De persoonsgegevens worden enkel gebruikt in kader van onze dienstverlening en doorgegeven aan de brouwerij Vercauteren omwille van geplaatste bestellingen bij hen.

De contact gegevens (naam, adres, telefoon, email) van de meerderjarige persoon, aanvrager/ inrichter/ vereniging van het evenement en van de persoon van de afrekening (indien niet dezelfde) wordt in de boekhouding opgenomen.

We nemen de nodige maatregelen om uw gegevens correct te verwerken in overeenstemming met de algemene vordering gegevensbescherming.

Bij reservering kan de naam op website verschijnen. Verenigingen/ groeperingen worden bij naam met activiteit vermeld omwille controle bevestiging en mogelijks beter afspreken bij opeenvolging van activiteiten. Particulieren worden aangeduid met Particulier-Fam./X.

I. 6 RESERVERING

Bij voorkeur wordt er via e-mail op de website www.gildenhuislonderzeel.be een aanvraag reservatie ingediend en contact gegevens doorgegeven. Telefonisch kan dit op week- dagen Ma-Di-Do-Vr 18.00u – 20.00u en op Wo tussen 9u-11u. Voor nieuwe

verenigingen/particulieren volgt er altijd een schriftelijke reservering met doorgeven van de contactgegevens en een akkoordverklaring. Er kan gereserveerd worden gedurende het lopende kalenderjaar en twee opeenvolgende jaren. (3 jaren in totaal)

I. 7 AFREKENING

Na de activiteit wordt de factuur per post of mail, naar eigen keuze, toegestuurd.

II. 1 AFSPRAKEN – SPECIFIERING

II. 1 A RESERVERING

Bekijk eerst de beschikbaarheid in de online kalender www.gildenhuislonderzeel.be en dien dan een aanvraag in via het reservatie formulier in. Is het adres/mail verschillend van het facturatieadres/mail specifieer dit dan op voorhand. Is er voor éénzelfde opdrachtgever bij meerdere diverse activiteiten een afzonderlijke factuur nodig omwille van verscheidenheid in de boekhouding vermeld dit dan eveneens op voorhand. Zo zijn de toegestuurde facturen In de boekhouding meteen correct. Bij schrapping van activiteiten laat u dit best schriftelijk weten aan de afdeling reservatie en vermijd je het ontvangen van een betalingsfactuur.

Bij telefonische reservatie worden de gegevens schriftelijk per post of via gekende brievenbus altijd schriftelijk bezorgd.

(5)

Bij een eerste verhuring ontvangen we van de vereniging/groepering/particulier altijd de gevraagde contactgegevens en een akkoordverklaring huisreglement.

Een laattijdige aanvraag kan enkel aanvaard worden als het organisatorisch haalbaar is.

Bij reservering particulieren wordt er bij feesten een waarborg van €100 – 300€ gevraagd.

Dit is over te schrijven op BE68 7341 4200 083 met duidelijke vermelding van waarborgnummer

Een optie kan genomen worden en vervalt na 14 dagen, kleur geel en met vermelding van data op de website. Zonder bericht, wordt deze geschrapt op de website of zoals gevraagd in bevestiging omgezet.

De aanvrager wordt beschouwd als verantwoordelijke van de activiteit en is altijd akkoord met het huisreglement vanaf de huuraanvraag.

II. 1B ANNULATIE

DOOR DE VERHUURDER

Voor lokalen die door overmacht onmogelijk ter beschikking kunnen gesteld worden blijft de huurder strikt beperkt tot het terugbetalen van de door de gebruiker gestorte sommen.

DOOR DE PARTICULIER

Annulering is kosteloos indien deze gebeurt méér dan 6 maanden voor de gereserveerde datum of wegens heirkracht.

20% van de huurprijs moet betaald worden indien de annulering gebeurt in de periode van 6 maanden en 2 maanden voor de gereserveerde datum.

50% van de huurprijs indien de annulering gebeurt minder in de periode van 2 maanden en tot de maand voor de gereserveerde datum.

100% van de huurprijs vanaf 2 weken voor de gereserveerde datum.

II. 1C FUIVEN

Bij eventuele goedkeuring en zeker bij fuiven zijn er extra beveiligingsmaatregelen nodig o.a.

- Toezicht 2 personen (of zelf door ons aangeduid en op voorhand betalend of bij ons gelegitimeerd door kopie van voorgelegde identiteitskaart), de ganse avond, aan de uitgang (omwille controle geen drank meenemen in de zaal)

- Toezicht in de zaal, waarbij 2 personen (op voorstel van de gebruiker, door ons gekend en gelegitimeerd, kopie identiteitskaart) een oog in het zeil houden ook bij de WC ‘s - Het is verboden op de tafels te dansen of van eventueel podium te springen

- Er worden geen glazen gebruikt. Drank wordt in bekers geserveerd. Bekers worden door de inrichter zelf aangekocht en voorzien

- Bij handgemeen moeten de toezichthouders de gemoederen bedaren door verwijdering uit de zaal. Bij escalatie stopzetting van de muziek en ontsteking van zaalverlichting

Versie 01/09/2020 Pag. 5 van 16

(6)

- In de zaal is een geluidsmeter geïnstalleerd. Deze kan door de huurder gebruikt worden, maar hiervan wordt geen registratie bijgehouden. Indien de huurder aan de gemeente een Registratie moet voorleggen, dient hij zelf een extra geluidsmeter met registratie te

voorzien.

- Er mag tot maximum 3u muziek gespeeld worden. Daarna dient de zaal volledig ontruimd te worden.

II. 2A BEGIN - TOEGANG – GEVRAAGD OPSTARTMOMENT (gevraagd door nieuwe huurder)

Tenzij anders bedongen begint het gebruik van de zaal voor 1 dag om 10 u ’s morgens en eindigt ’s anderendaags om 3.00u ’s morgens bij feesten. Dit om onze medewerkers nog de kans te geven de zalen ’s morgens extra met water te poetsen en de algemene hygiëne te controleren. De zaal wordt in gebruik genomen vanaf het moment van aanwezigheid.

Sleutels worden nooit tenzij bij specifieke afspraken gegeven, bij verlies wordt er €30 per sleutel aangerekend. Document met aandachtspunten bij afsluiten ligt altijd ter beschikking en is terug te vinden op de website.

Indien omwille van de aard van de activiteit, de lokalen vroeger beschikbaar dienen te zijn, dan dient dit vooraf afgesproken te worden en kan dit ten vroegste ingaan de dag voordien vanaf 17.00u.

De muziek wordt stopgezet om 3.00 s ’morgens. Indien de zaal na 3.00u ’s morgens verder gebruikt wordt zullen er overuren aangerekend worden aan €50 per uur. Er blijft niemand slapen in de zaal.

Enkel de tijd die nodig is voor het opruimen van de feestzaal (1u) maakt integraal deel uit van het gebruik van de zaal en wordt aanvaard zonder aanrekening uren. Uiterlijk 7.00u ’s morgens is de gehuurde zaal opgeruimd en verlaten.

Bij vraag naar een opstartmoment (nieuwe huurder), kan de toezichter, na afspraak 0496 58 57 68 (Wim) langslopen en dan is er een momentinfo van de infrastructuur en apparatuur. De huurder kan nagaan dat de te gebruiken goederen onbeschadigd zijn Bijkomende uitleg kan gevraagd worden. Eventuele opmerkingen, zichtbare gebreken, worden aan de toezichter gemeld die deze noteert en doorgeeft.

Bij inroepen, tot meer ondersteuning waarvoor er opnieuw verplaatsing van de toezichter of keukenverantwoordelijke nodig is, geeft dit een vaste oproepkost van €25 per uur. Het tarief wordt op weekdag en zaterdag na 20u en tussen 7u met 50% verhoogd, op zon- en

feestdagen is dit 100%. Deze prijzen zijn inclusief BTW.

(7)

De aanvrager, verantwoordelijke dient bij opstartinfo aanwezig te zijn en kan bij vraag door de toezichter zich moeten legitimeren. Afspraken o.a. geluid, veiligheid, opruim worden doorgenomen en document met aandachtspunten afgegeven.

Tijdens de activiteit heeft de toezichter/verhuurder steeds het recht om de activiteit te bezoeken en moet het reglement gerespecteerd worden. Controle van de zaal achteraf kan, na afspraak met de toezichter/sleutelbezorger. Bij voorkeur is de aanvrager-verantwoordelijke, die ook ’s morgens aanwezig was, hier eveneens aanwezig.

De toezichter bepaalt of de zaal al dan niet correct achtergelaten wordt.

Bij discussie, kan fotomateriaal als stavingstuk dienen. Het opstart/controle detail wordt dan door beide partijen ondertekend.

In geval van een zware overtreding, ernstige veiligheidsrisico’s of gezondheidsrisico’s zal de politie ingeschakeld worden, die indien nodig de zaal kan ontruimen of GAS-PV kan opstellen met GAS-boete als gevolg.

Het afval wordt door de huurder op de juiste manier gesorteerd/afgevoerd Papier & Karton: in de voorziene kar in de grote berging deponeren

Glas (gebroken glas en lege flessen): wordt door de huurder zelf naar de glas bol gebracht.

Ook lege flessen wij en cava aangekocht via de brouwer dienen zelf afgevoerd te worden.

Restafval: Op sommige plaatsen (KK) kan je het afval deponeren in de daartoe voorziene vuilnisbakken of meenemen. Bij grote evenementen dient de huurder zelf extra zwarte vuilniszakken te voorzien. Daarin wordt het afval gedeponeerd en in de container geplaatst.

Voor het niet opruimen/meenemen van het afval kan een schadevergoeding aangerekend worden.

De huurder dient zelf mee te brengen: handdoeken, vaatdoeken, afwasmiddel, tafelpapier, servetten, tafelversiering, keukenrol, flessenopeners, kurkentrekkers, aardappelschillers, frituurolie, lege containerhouders, vuilniszakken. Enkel bij huren van de Grote Keuken staat de container voor restafval ter beschikking.

2B 1. GELUIDSOVERLAST

- De geluidsnorm van 85-95 DBA mag niet overschreden worden, wil men geen hinder hebben van geplaatste veiligheidsapparatuur. Deze mag niet verplaatst worden.

Indien de gebruiker hiervan toch wenst af te wijken zal hij/zij een aanvraag aan het College van Burgemeester en Schepen moeten indienen

(8)

- Alle toegangen, buitendeuren en binnendeuren zijn steeds dicht.

- Het laden en lossen dient in tijd tot minimum beperkt te blijven. Er is een rechtstreekse

levering aan de keuken mogelijk

- Bij het verlaten van de feestzaal keren de gebruikers in stilte huiswaarts uit respect voor de nachtrust van de buren.

-Bij meerdere klachten over geluidoverlast tijdens de activiteit kan voor komende activiteiten de toegang tot de infrastructuur ontzegd worden.

-Bij blijvende overlast kan er een GAS-PV worden opgesteld waaraan een GAS-BOETE gekoppeld is.

2 B2. VERANTWOORDELIJKHEDEN van de HUURDER

- De gebruiker is verantwoordelijk voor zijn activiteiten (inhoud-organisatie-veiligheid- deelnemers-geluidvergunning). Auteursrechten (makers) en billijke (uitvoerders) vergoedingen zijn ten laste van de huurder.

- De gebruiker is verantwoordelijk voor verlies, schade (uitrusting, gebouwen), diefstal, ongevallen, schade aan de bezoekers van welke aard dan ook. De gebruiker is burgerlijk en contractueel aansprakelijk.

- De verhuurder is niet burgerlijk aansprakelijk bij eventuele schadegevallen.

- Veroorzaakte schade wordt spontaan gemeld. De kosten worden verhaald op de huurder.

- De verhuurder treedt in geen geval op als bewaarnemer van tentoongestelde voorwerpen en is dus niet verantwoordelijk voor diefstal, schade die tijdens de duur van de eventuele tentoonstelling aan de tentoongestelde voorwerpen zouden aangebracht worden.

- Dieren zijn in de infrastructuur niet toegelaten met uitzondering van begeleidingshonden voor anders validen.

2. B3. VEILIGHEIDSREGELINGEN voor de HUURDER

- Er is een volledig rookverbod ook voor de toevallige bezoeker.

- De gebruiker mag niet meer personen toe laten dan de capaciteit van de zalen toelaat.

- Alle uitgangen, nooduitgangen, en wegen die ernaartoe leiden moeten gedurende het gebruik van de lokalen vrij blijven van hindernissen.

- De brandbestrijdingsmiddelen, pictogrammen enz. moeten bereikbaar en zichtbaar blijven.

Het is ook geen speelgoed. Bij misbruik worden de kosten vervanging/herstelling gefactureerd aan de gebruiker.

- Op de muren, in de zalen mag ere geen reclame gehangen worden. In de inkomsthal kan dit enkel op de voorziene prikborden. Is er een wijziging van vergadering, zaal dank kan dit met plakband op de glazen tussendeur als blikvanger en wordt achteraf verwijderd.

Er mogen geen nagels, nietjes, duimspijkers of tape gebruikt worden noch in/op de muren noch in/op het houtwerk of enige andere plaats.

(9)

Op de vloeren mogen geen blijvende afbakening of aanlijning gebeuren.

- Gebruik van brandbare materialen is verboden.

- Muziek, meegebracht apparatuur, achtergebleven kleding, andere decoratie dient na de activiteit meegenomen te worden. Er is geen dienst “Verloren voorwerpen”

- Eventuele extra opgelegde veiligheidsmaatregelen, gezondheidsmaatregelen federale of lokale instanties moeten nageleefd worden en zijn de verantwoordelijkheid van de huurder qua uitvoerbaarheid en financies.

Niet naleving van de veiligheidsregels heeft verplichte stopzetting van de activiteit tot gevolg.

II. 3 VERPLICHTE DRANKAFNAME EN BESTELLING

II. 3.1 FEEST MET TAP IN GROTE ZAAL

Alle frisdranken, bieren, wijnen moeten 14 dagen op voorhand besteld worden bij Brouwerij Vercauteren Malderen Malderendorp 57 052 39 92 99 info@brouwerijvercauteren.be Op alle dranken wordt BTW aangerekend. De drankencentrale factureert per gebruiker op basis van hun bestelling (Levering bon) en deze worden samen met de huur afgerekend.

Halfvolle flessen, begonnen vat, worden als ledig aangerekend (=volledige betaling)

Leeggoed-gebroken of ontbrekende flessen van 1 liter worden aangerekend aan €0.40/fles en de kleinere flesjes 20-25-33 cl aan €0.20/fles.

De lijst van de beschikbare wijnen is te verkrijgen bij Brouwerij Vercauteren.

De wens om zelf wijn mee te brengen wordt op voorhand voorgelegd en stopselrecht wordt dan afgesproken.

Bij gebruik van eigen dranken, zonder bespreking, zal een boete van €100 worden aangerekend.

De huurder dient de dranken zelf vanuit de drankenberging in de frigo te plaatsen. Na de activiteit dienen de frigo’s leeggemaakt te worden en de drank (ook het leeggoed) opnieuw in de respectievelijke bakken in oorspronkelijke berging geplaatst te worden.

De gebruikers dienen de drankenvoorraad mooi geordend (zelfde bakken op elkaar) achter te laten en eventueel de deur af te sluiten.

(10)

Glasbreuk kan achtergelaten worden in rode emmer. De geplaatste bestelling dranken is aanwezig op de afgesproken plaats en is toegankelijk door de huurder

II. 3.2 GROTE ZAAL ZONDER TAP

Er is een basisvoorraad dranken, frisdranken, koffie (poeder/filter) en thee (citroen/roze bottel) via gebruik van waterkoker (groene opbergbak) in drankenberging. De tarieven worden jaarlijks bepaald door de brouwerij Vercauteren en staan in voorraad in de drankenberging. Op vraag kunnen deze gebruikt worden en wordt de deur geopend. De dranken moeten zelf, indien gewenst, in de frigo gelegd worden. De verbruikte dranken worden door de huurder genoteerd op de daarvoor voorziene blanco standaarddocumenten (zie opbergmap drankenberging). Na volledige invulling mag dit bij de ingevulde standaarddocumenten in dezelfde opbergmap vooraan gestoken worden of de dag na de activiteit gemaild worden naar info@brouwerijvercauteren.be en info@gildenhuislonderzeel.be.

Werd er geen gebruik bezorgd, dan wordt er een raming gedaan, met een te betalen minimum van €50. Het verbruik dranken, huur wordt verrekend in de eindafrekening. Bij einde activiteit worden de frigo’s geledigd, uitgeschakeld, alles afgewassen, gedroogd, flessen weggezet zoals voorzien in het huisreglement. Glasbreuk wordt verzameld in rode emmer.

II. 3.3 ANDERE ZALEN

Bij drankgebruik moet deze besteld worden bij de caféhoudster Mevr. Violeta Paronikian Gildenstraat 19 1840 Londerzeel en kan er rechtstreeks “cash” afgerekend worden.

Zij brengt de drank op gevraagd tijdstip. Het leeggoed wordt tijdig teruggebracht met oog voor sluitingsuur of het leeggoed wordt op de tafel in de hoofdingang geplaatst.

Donderdag is sluitingsdag van het café, en wordt indien nodig de hoofdingang geopend en afgesloten door Mevr. Heymans José te bereiken via 052 30 90 30.

Indien drank nodig op donderdag dan kan dit op voorhand of aan Mevr. Heymans gevraagd Worden. Zij opent de deur van de drankenberging en sluit deze ’s avond opnieuw af. Voor meer informatie over gebruik van de dranken zie pagina 9 van 15 II.32

De verbruikte drank wordt genoteerd, per mail de dag nadien doorgestuurd en zal aangerekend worden aan tarieven opgemaakt door de brouwerij Vercauteren voor

vereniging/groepering of particulier. Bij geen toesturen van een nota, dan doen we zelf een raming met minimum van €50. Glazen worden afgewassen en leeggoed teruggeplaatst in de drankenberging en in de respectievelijke bakken.

Pagina 10 van 16 Versie 01.09.2020

(11)

II. 4 BENODIGDHEDEN KEUKEN

In de grote keuken is er een voorraad van 50 stuks: kopjes – schoteltjes – koffielepeltjes – dessertborden – platte en diepe borden maar nooit glazen. Koffielepeltjes noch glazen worden uitgeleend aan activiteiten buiten de zaal. Bij uitlening ander materiaal krijgt de keuken niet alleen het uitgeleende aantal stuks terug maar ook het eigen materiaal. Zo niet beschikt de keuken na verloop van tijd over een te grote verscheidenheid aan bestek en borden. Zijn er glazen, specifiekere of meer stuks nodig dan wordt er minstens 8 dagen op voorhand gevraagd om dit klaar te zetten via info@gildenhuislonderzeel.be of via

052 30 52 93( Wiske), 0479 64 27 87(Chris), 0479 98 52 51(Pats).

II. 5 OPRUIM - TERUGZETTING STANDAARDOPSTELING DOOR HUURDER - EINDCONTROLE

- Handdoeken, vaatdoeken, afwasmiddel, tafelpapier, tafellinnen, servetten, flessenopeners kurkentrekkers, aardappelschillers, keukenrol, frituurolie, vuilzakken andere worden

voorzien door de gebruiker.

- De gebruikte tafels worden met vochtige doek gereinigd en gedroogd.

- Tafelpapier, verpakking, leeggoed wordt meegenomen of op de voorziene vaste plaats in

de grote berging.

- De zaal, het sanitair, de keuken, het keukenmateriaal dient door de gebruiker na de activiteit teruggeplaatst te worden in de standaardopstelling. Gebroken glazen en flessen worden in de daartoe voorziene rode emmer voorlopig verzameld en op het einde van de activiteit naar de glas bol gebracht.

- Eventuele te gebruiken ronde tafels, middenstukken, stoelen zullen door de gebruikers in de grote berging gehaald en terug gebracht worden op de daartoe aangeduide plaats.

De standaardopstelling van de zalen wordt teruggezet.

- Leeggoed en drank wordt gedeponeerd in de respectievelijke bakken. Drankenvoorraad wordt mooi geordend en deur afgesloten. Detailverbruik wordt bij gebruik, de dag nadien via mail doorgegeven en verrekend op basis bestelbon.

- Koeltoog wordt leeggemaakt, uitgeschakeld en deuren op kier gezet (=anti-geur maatregel) - Toog zelf wordt gereinigd met water en afgedroogd

- Gebroken glazen en flessen worden in de daartoe voorziene rode emmer verzameld.

- Borden, glazen, bestek en al het ander gebruikt materiaal wordt afgewassen en gedroogd met eigen meegebrachte handdoeken (voldoende voorraad meebrengen).

Zij zijn klaar voor de volgende huurder. Beschadigde meubelen, ontbrekende bestekken of keukenmateriaal wordt doorgerekend aan vastgestelde prijs of nieuwprijs.

- De vloeren moeten leeg en borstelschoon achtergelaten worden, zodat de poetsdienst onmiddellijk kan starten met poetsen (= nat schuren). De vloer van de keuken en de koele berging worden na vegen, gedweild (eerste reiniging) door de gebruiker/huurder

(Onderhoudsmateriaal in opkuis berging).

(12)

De poetsdienst zorgt enkel voor grondige reiniging. (= nat schuren) van de keukenvloeren. Zij doen al het mogelijke om alles hygiënisch te houden.

- Het geproduceerde keukenafval wordt enkel bij huur Grote Keuken in de containers gedeponeerd. Anders wordt dit door de gebruiker zelf meegenomen in meegebrachte vuilniszak.

- De gebruikte friteuses, koffiezetten en ander apparaten moeten worden geledigd, behoorlijk afgewassen worden en uitgeschakeld worden anders is er oververhitting en

brandgevaar.

Het frituurvet kan door de gebruiker meegenomen worden in zelf meegebrachte container (o.a. de plastiek containers van de gebruikte olie zelf, e.a.)

In het voordeel van de gebruiker zelf (qua minder opruim) is het raadzaam om bij langdurig gebruik van de friteuse in de Grote Keuken, tussenin de opvang bakken vuile frituurolie te ledigen.

Anders is er overloop van frituurvet en intensief reinigingswerk voor de huurder.

Bij achtergelaten afval opgemerkt door toezichter, dan wordt een deel of de hele waarborg ingehouden of boete aangerekend.

- De gebruiker sluit de ramen en deuren, dooft alle lichten en schakelt de gebruikte apparaten, verwarming uit. Zo niet is er een aanrekening van gebruiksvergoeding

van €10 per dag van vaststelling. Alle materialen zoals decors, schermen enz.., die niet tot de zalen behoren moeten verwijderd worden. Achter gebleven goederen, inclusief kleding worden verwijderd.

II. 6. SCHADEMELDING – SCHADELOOSSTELLING

Veroorzaakte schade, nalatigheden tijdens de activiteit moet onmiddellijk en spontaan gemeld worden aan de toezichter/verantwoordelijke gebruiker. Deze geeft dit door aan de verhuurder en afdeling facturatie.

De gebruiker dient de voor zijn activiteit vastgestelde schade onmiddellijk, bij de terug ter beschikking stelling van de zaal te rapporteren via gekende communicatiekanalen op risico dat de schade anders te zijnen laste gelegd wordt.

In gezamenlijk overleg en bij oproeping van de verantwoordelijke/aanvrager zal de schade vastgesteld worden.

Indien er materiaal beschadigd of verdwijnt zal de vastgestelde of nieuwe aankoopprijs aan de gebruiker worden aangerekend.

Bij niet verschijning van de gebruiker of niet-vermelding van de schade, wordt er een schaderaming aangemaakt en gefactureerd aan de aanvrager-verantwoordelijke van de activiteit voor betaling zonder weerwoord.

(13)

II. 7. BOETES

Boetes zijn een gevolg van gebrek aan respect voor het werk van onze vrijwilligers en het niet naleving van het integrale huisreglement (Voorwaarde I.1) voor deze verhuring.

(www.gildenhuislonderzeel.be)

Indien taken niet zijn uitgevoerd zoals gevraagd zal een boete aangerekend worden. Ook schade aan goederen en of aan het gebouw die het gevolg zijn van het niet gebruiken als een goede huisvader zal de huurder vergoeden.

- Etensresten NOOIT dumpen in leidingen, putjes wegens verstopping. Er is een boete tussen 50€ en 100€.

Afwasmachine wordt volledig leeggemaakt. Plakkerige borden (etensresten) worden afgewassen in de afwasmachine op stand 2 en geven het beste resultaat bij onmiddellijk

afdrogen.

- Materiaal niet wegbergen zoals gevraagd o.a. drank en leeggoed terug in de respectievelijk voorziene bakken en drankenvoorraad mooi geordend (zelfde bakken op elkaar) tussen 50€

en 100€.

Gebroken glas, flessen worden na de activiteit gedeponeerd in rode emmer.

- Materiaal vuil achterlaten, zaal niet uitvegen, tafels, stoelen niet in standaardopstelling tussen de 50€ en 100€.

- Friteuse niet leegmaken/ koffiezetten niet ledigen en/of reinigen of olie achterlaten 100€

Bij langdurig gebruik van de friteuses is het ledigen van vuil opgevangen frituurvet onderaan noodzakelijk anders wordt het intensief reinigen door de gebruiker.

De rode knop op de gasbrander wordt na gebruik vastgeklemd om toevoer gas af te sluiten.

- Niet meenemen van afval 50€ en 100€.

We kenen liever geen boetes door. Maar willen wij de zalen goed onderhouden, ter

beschikking en ten dienste stellen van onze Londerzeelse leefgemeenschap dan worden we gedwongen, om bij niet naleving van het aanvaarde huisreglement te sanctioneren.

II.8 CORONATIJDEN

De vrijwilligers – poetshulplijnen doen er alles aan om huurders/gebruikers tegen

besmetting Coronavirus te beschermen. Zij doen al het mogelijke om alles hygiënisch te houden.

Bescherm jullie zelf en maak gebruik van de handgels en doekjes ter beschikking gesteld door de huurder/organisator. Zorg voor ventilatie, sluit achteraf ramen.

Gebruik van het mondmasker is aangeraden/verplicht als je de afstand van 1,5 m niet kan aanhouden en zeker bij elke verplaatsing in binnenruimtes.

(14)

Zorg voor de anderen bij het verlaten van de zaal en ontsmet je eigen tafel en stoel en ander gebruikt materiaal.

Blijf in je bubbel. Zorg ook voor de nodige toelatingen, meldingen van en aan de lokale instanties. Contacteer bij twijfel het draaiboek van de hoofdzetel van de vereniging.

Registreer je vrijwillig bij de organisator, zodat contact bij latere infectiemelding makkelijk en zonder tijdverlies door de contact opvolger mogelijk is. Het algemeen belang primeert.

II. 9 SUCCES

We hopen dat jullie activiteit, feest, restaurant op een vlotte, aangename en leuke manier kan

verlopen.

Bij problemen kan je bellen naar een van de voorradige telefoonnummers vermeld in de aanwezig infokaft (Keuken en drankenberging).

III. AFREKENING

III. 1 FACTURATIE

De verenigingen krijgen, volgens hun keuze, de factuur per post of via e-mail, per kwartaal.

Dit is een totale eindfactuur, huur van de zaal, verbruikte dranken, verplichte schoonmaak, eventuele gebruiksvergoedingen, schadevergoedingen en mogelijke boete (bij niet naleven van ..)

Gevraagde en betaalde waarborgen (GZ €300 en KZ 100), voor feestende particulieren wordt pas na betaling van factuur terugbetaald. De betaling van de waarborg is tevens de definitieve boeking. Het ontvangstbewijs dat ze krijgen heeft een vast refertenummer dat steeds wordt vermeld. Betaling van de factuur gebeurt uiterlijk 14 dagen na datum opmaak van de factuur met vermelding referentienummer eventuele waarborgbetaling, factuur- nummer en naam van de gebruiker die reserveerde.

III. 2. LAATTIJDIGE BETALING

Betaal tijdig en vermijd het verstrijken van de vervaldag. Een eerste herinneringsbrief is kosteloos. Bij het niet betalen of de kans niet benutten om te reageren via mail

info@gildenhuislonderzeel.be of 052 30 18 09 volgt er binnen de 14 dagen een aanmaning met referentiedatum ingebrekestelling en een administratiekost €15.

(15)

III. 3. OPVOLGING

Alle inningskosten, van welke aard ook, vallen ten laste van de niet-betaler. Bovenop is er de schadeloosstelling van 10% met minimum bedrag van €50 en vertragingsintresten die loopt van de datum van in gebrekestelling tot en met de betaling.

Bij annuleren wordt de aangerekende en betaalde waarborg in mindering gebracht zoals vermeld onder punt II. 1 B van het huisreglement.

IV DOWNLOAD PDF HUISREGLEMENT

Op vraag stellen wij het huisreglement ter beschikking op papier en vragen we bij afhalen te ondertekenen voor Kennisgeving en ontvangst.

Per werkjaar, september-augustus, wordt het huisreglement tegen het licht gehouden voor eventuele aanpassing, verduidelijking, aanvulling.

WIJ DRAGEN ZORG VOOR ONSZELF EN VOOR DE ANDEREN

V AKKOORD VERKLARING

(bij uitdrukkelijk vraag o.a. bij Feesten en niet-bewoner Londerzeel met vraag naar huurovereenkomst)

Huren van een zaal in Gildenhuis Gildenstraat 21 1840 Londerzeel wordt beschouwd als akkoordverklaring met het huisreglement en is voorwaarde van verhuring.

Wij danken u het reglement als zodanig te respecteren. (Huisreglement Voorwaarden I.1 www.gildenhuislonderzeel.be)

Pagina 15 van 16

Versie 01/09/2020

(16)

AKKOORDVERKLARING

(met huur en huisreglement Gildenhuis Londerzeel)

VERENIGING / GROEPERING PARTICULIER *

………. ………

- Ik nam kennis van het Huisreglement via www.gildenhuislonderzeel.be * - Ik ontving een manuele versie van het Huisreglement Gildenhuis Londerzeel *

NAAM : ………..

ADRES: ………

………

TELEFOON / GSM :

EMAILADRES

Voor akkoord ondertekend door de groepsverantwoordelijke (blijft juridisch aanspreekbaar)

………

HANDTEKENING

NAAM ………..

DATUM VAN ONDERTEKENING ……….