Inhoudsopgave Werving en selectie. 1. Schema procedure werving en selectie blz Vacature blz Sollicitatiecommissie blz.

Inhoudsopgave Werving en selectie

1. Schema procedure werving en selectie blz. 2

1.1 Vacature blz. 3

1.2 Sollicitatiecommissie blz. 3

1.3 De selectie, keuze en voordracht intern blz. 4 1.4 De selectie, keuze en voordracht extern blz. 6 1.5 Werven van inval-/oproepkrachten blz. 7 1.6 Na de selectie: activiteiten personeelszaken t.b.v. nieuwe

medewerker blz. 7

1.7 Arbeidsovereenkomsten blz. 9

1.8 Proeftijd blz. 9

1.9 Inwerk- en introductieprogramma blz. 9

1.10 Taken voor de coach voor nieuwe inval-/flexmedewerkers blz. 10

1.11 Uitbetaling salarissen blz. 12

Bijlage: Checklist coach nieuwe medewerkers blz. 13

1 Procedure werving en selectie

Moet de vacature worden opgevuld?

Ja Nee

Stel de profielschets op Reorganiseer de taken en stop de procedure

Zijn er medew. met psycho sociale of med.

bep. die in 1e inst. aan de profielschets voldoen? Of die uren verliezen door bedrijfsecon. redenen?

Ja Nee

Roep deze medewerkers op voor een gesprek

Geschikte kandidaten?

Ja Nee

Selecteer de

Start de interne sollicitatie procedure

Geschikte kandidaten?

Ja Nee

Start de externe sollicitatie procedure

Geschikte kandidaten?

Ja Nee

1.1 Vacature

Voordat er een vacature ontstaat moet eerst worden nagegaan of de functie wel opgevuld dient te worden. Is er bijvoorbeeld een reorganisatie van taken mogelijk? Deze taak ligt bij de manager. Wanneer volgens de manager de vacature opgevuld moet worden, dan vindt er overleg plaats tussen de manager en de directeur. In dit overleg beargumenteert de manager waarom de vacature opgevuld moet worden. Er moet tevens aan de orde komen hoe de vacature in ingevuld moet worden en hoe de vacature zich verhoudt met het voor de groep/locatie beschikbare budget. De directeur toets het voorgenomen besluit.

Indien de directeur de vacature goedkeurt volgt de locatie manager de volgende stappen:

1. Verifiëren bij de andere locatiemanagers of hier medewerkers zijn die niet alle contract uren ingezet kunnen worden ten behoeve van het aantal bezette kindplaatsen.

2. Indien dit wel het geval is, maar er onduidelijk is welke medewerker dit betreft, dan zal de medewerkers gevraagd worden wie, op basis van vrijwilligheid, de vacature op de andere locatie zou willen vervullen. De betreffende medewerkers krijgen 10 dagen om te reageren. Wanneer meerdere personen op de vacature reageren zal de standaard sollicitatieprocedure worden gevolgd.

Wanneer er geen vrijwillige bereidheid is de vacature op de andere locatie te vervullen dan zal de locatiemanager (van de locatie waar iemand boventallig is) de meest geschikte kandidaat overplaatsen in samenspraak met de locatiemanager van de locatie waar de vacature openstaat.

3. Wanneer dit niet zo is wordt de sollicitatieprocedure gevolgd.

In overleg kunnen het bestuur en de directeur van de selectieprocedure afwijken.

1.2 De sollicitatiecommissie

De sollicitatiecommissie wordt benoemd en bestaat Bij een externe sollicitant uit:

 één teamlid van de desbetreffende groep (tenzij het een invalkracht betreft);

 medewerker P&O

 één lid van het managementteam en

Bij een interne sollicitant uit:

 één teamlid van de desbetreffende groep (tenzij het een invalkracht betreft);

 één lid van het managementteam

Tweede onderdeel van de sollicitatie bij een externe sollicitant is dat de kandidaat een paar uur meedraait op een van de groepen.

Bij de aanstelling van een lid van het managementteam bestaat de sollicitatiecommissie uit:

 de directeur

 twee leden van het managementteam

 de medewerker P&O

 een pedagogisch medewerker

Vaak zal er een tweede gesprek plaats vinden met twee- of drie voorkeurskandidaten om tot een goed besluit te komen.

Bij aanstelling van een directeur beslist het bestuur over de samenstelling van de

sollicitatiecommissie. Verder wordt de lijn van de selectieprocedure gehanteerd. Op basis

van de opdracht en de procedure gaat de commissie te werk. Het werk van de

sollicitatiecommissie kan in drie fasen onderverdeeld worden. Deze selectiefasen worden in de volgende paragraaf beschreven.

1.3 De selectie, keuze en voordracht intern Fase 1. Voorbereiding

1. Als eerste maakt de medewerker P&O een tijdsplanning en een taakverdeling.(wanneer brieven lezen, datum oproepen sollicitanten etc.). Tevens moet het verloop van de procedure worden vastgelegd.

2. Vervolgens maakt de medewerker P&O een profielschets voor de nieuwe medewerker, op aanwijzing van de manager die advies kan vragen bij het team. Er komt een concrete omschrijving van de functie-eisen: opleiding, vaardigheden en attitudes en formulering van overige voorwaarden die op de specifieke functie betrekking hebben (b.v. opleiding ervaring etc.). Dit wordt op schrift gesteld samen met de functiebenaming,

omschrijving van de plaats van de functie in de organisatie, doel van de functie en een taakomschrijving.

Met betrekking tot het deskundigheidsniveau en opleidingsniveau van medewerkers streeft de SKH naar stelt de commissie Gunning dat minimaal 20% van de pedagogisch medewerkers op de werkvloer moet beschikken over een relevante, praktijkgerichte HBO-opleiding of over een opleiding tot pedagogisch medewerker op MBO-4 niveau. In dit kader kan de opleidingseis voor de functie worden verhoogd als daar, gezien het bovenstaande, aanleiding toe is. Hierbij wordt dan afgeweken van de minimum eis die in de cao vermeld staat.

De kwaliteitsagenda stelt dat pedagogisch medewerkers voor mondelinge en

leesvaardigheden moeten voldoen aan niveau 3F. Schriftelijke vaardigheden moeten worden beheerst op niveau 2F (m.b.t. uitleg niveaus: zie bijlage bij dit hoofdstuk

“Gedragscode beheersing van de Nederlandse taal”). Standaard functie-eis zal dan ook zijn: goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

3. Op basis van de volledige profielschets wordt een advertentie/vacaturetekst opgesteld, en er wordt beslist waar en wanneer de advertentie opgehangen zal worden. Eerst wordt een interne procedure gestart, later volgt eventueel een externe. De directeur kan besluiten van deze procedure af te wijken. Bij een interne procedure worden alle medewerkers op de hoogte gebracht van de vacature. In de advertentie moet duidelijk worden aangegeven of het een interne of externe vacature betreft. Tevens wordt de inschrijfperiode vastgelegd.

 In de advertentietekst komen de volgende punten aan de orde:

 naam, adres en korte omschrijving van de organisatie;

 de functieomschrijving, het aantal uren, en eventueel de duur van de vacature.

 de functie-eisen;

 salariëring;

 sluitingstermijn van het reageren;

 vermelding waar, bij wie, wanneer (tijden/dagen) informatie kan worden verkregen.

4. In de vacature staat altijd aangegeven bij wie de sollicitant informatie kan inwinnen m.b.t. de functie. Op verzoek kan nadere info aan de kandidaat gestuurd worden (bijvoorbeeld een functie omschrijving).

5. Er wordt een voorselectieformulier samengesteld. Hierin staan de ‘harde’ criteria uit het functieprofiel vermeld, zoals opleiding, ervaring en leeftijd. De binnenkomende brieven kunnen op grond van deze criteria geselecteerd worden.

6. De sollicitatiecommissie kan een aandachtspunten-/vragenlijst samenstellen. Dit is een lijst met punten die in elk sollicitatiegesprek ter sprake moeten komen en die bij de evaluatie en beoordeling van de sollicitatiegesprekken een richtlijn kan vormen.

 Om de validiteit en betrouwbaarheid van het selectieproces te waarborgen dienen de selectiecriteria geoperationaliseerd te worden, d.w.z.: omschrijven in concreet gedrag (b.v. een criterium als ‘flexibiliteit’ kun je omschrijven als ‘op meerdere locaties kunnen werken’ of “op meerdere werksoorten kunnen werken” ). Voor het

sollicitatiegesprek bepaalt de sollicitatiecommissie bij welk geoperationaliseerd criterium welke vragen gesteld worden.

 Een hulpmiddel dat vervolgens bij de selectie gebruikt kan worden is een scoringslijst voorzien van scoringsmogelijkheid 1 tot en met 4:

 1 = voldoet niet aan dit criterium;

 2 = voldoet onvoldoende aan dit criterium;

 3 = voldoet voldoende aan dit criterium;

 4 = voldoet meer dan voldoende aan dit criterium.

 Na elk sollicitatiegesprek bepaalt elk lid van de sollicitatiecommissie per

geoperationaliseerd criterium zijn/haar score. Deze scoringsmethode heeft als doel, na afloop van de selectieronde, op objectieve gronden een besluit te kunnen nemen.

7. De sollicitatiecommissie stelt een taakverdeling vast t.a.v. de sollicitatiegesprekken, o.a.: wie leidt het gesprek en wie maakt aantekeningen. Tevens maakt de

sollicitatiecommissie procedureafspraken. Hierbij wordt o.a. vastgelegd wat de handelwijze is ingeval van stakende stemmen of conflicten en wat de inbreng van het team is.

8. In geval van een externe sollicitant beslist de meerderheid van de commissie of iemand voor meedraaien op de groep in aanmerking komt. Hierover moet overeenstemming bestaan.

Fase 2. Selectie

1. Medewerkers met psychosociale of medische beperkingen (dit zijn medewerkers die om medische of andere redenen niet meer werkzaam kunnen zijn in hun oorspronkelijke werksituatie/team) welke in eerste instantie voldoen aan de eisen, moeten met

voorrang gevraagd worden om te solliciteren, i.v.m. de wettelijk verplichte herplaatsing binnen de instelling. Bovenstaande geldt ook voor medewerkers van wie de uren

mogelijk wegvallen door bedrijfseconomische omstandigheden.

2. Alle overige medewerkers worden schriftelijk geïnformeerd over de vacature. Het lezen en beoordelen gebeurt door de leden van de sollicitatiecommissie. Het privacybelang van de sollicitant wordt daarbij gewaarborgd.

 Mensen die intern mogen solliciteren zijn vaste krachten die naar een andere locatie of groep willen, stagiaires of vrijwilligers met een afgeronde opleiding en invalkrachten.



3. Alle interne sollicitanten die aan de profielschets voldoen worden uitgenodigd voor een gesprek met de sollicitatiecommissie.

4. De afgewezen interne sollicitanten krijgen zo spoedig mogelijk een goede onderbouwde afwijzing. Indien gewenst kunnen zij hierover een gesprek aangaan met hun manager of de medewerker P&O.

Fase 3. Keuze en voordracht

1. De sollicitanten worden uitgenodigd en de commissie voert de sollicitatiegesprekken aan de hand van de aandachtspunten-/vragenlijst.

2. Op basis van de gesprekken maakt de commissie een keuze uit de sollicitanten. De aldus geselecteerde sollicitant draait indien gewenst 1 dagdeel mee op de groep waar een vacature is. Men kan ook besluiten alsnog een externe procedure te starten.

3. De interne sollicitanten worden persoonlijk of via de telefoon bericht (met motivatie) of ze al dan niet zijn aangenomen voor de functie. Indien gewenst kunnen zij hierover een gesprek aangaan met hun manager of met P&O.

4. De verantwoordelijkheid voor de verdere afhandeling ligt moment bij de medewerker P&O, die er zorg voor draagt dat er een arbeidscontract wordt opgesteld. De directeur ondertekent het contract.

Wanneer de sollicitatiecommissie geen kandidaat geschikt acht wordt een externe procedure gestart.

1.4 De selectie, keuze en voordracht extern Fase 4. Selectie

1. De advertentie wordt geplaatst en de sollicitanten kunnen reageren.

2. Op grond van de beoordeling van de sollicitatiebrieven wordt in de sollicitatiecommissie besloten welke sollicitanten afgewezen worden en welke in aanmerking komen voor een gesprek. Uit deze laatste groep selecteert de sollicitatiecommissie geschikte kandidaten voor de gespreksronde.

3. Afgewezen sollicitanten worden middels een brief of mail hiervan in kennis gesteld. De afgewezen sollicitanten kunnen telefonisch vragen om toelichting op de afwijzing.

Hiervoor kan men contact opnemen met de medewerker P&O.

Fase 5. Keuze en voordracht

1. De sollicitanten worden uitgenodigd en de commissie voert de sollicitatiegesprekken aan de hand van de aandachtspunten-/vragenlijst.

2.

Op basis van de gesprekken maakt de commissie een keuze uit de sollicitanten. In dit stadium wordt besloten wie voor de meedraaiprocedure in aanmerking komt/komen.

Wanneer bij een geschikte kandidaat twijfel bestaat omtrent de mondelinge en/of schriftelijke beheersing van Nederlandse taal, kan een kandidaat gevraagd worden een tekstuele opdracht uit te voeren om inzicht te krijgen in het schriftelijk taalgebruik.

3.

In de procedurebeschrijving moet vastgelegd zijn hoe een besluit genomen dient te worden om te voorzien in gevallen van stakende stemmen, conflicten, enzovoort. De meerderheid van de commissie beslist of iemand meedraait. Als er geen

overeenstemming is gebeurt dit niet.

4.

De kandida(a)t(en) draaien (1 dagdeel) mee op de groep ( indien mogelijk) daar waar de vacature is. De teamleden observeren de sollicitant op de groep, waarbij het gebruik van de Nederlandse taal een van de onderdelen is waarop de sollicitant wordt

beoordeeld. Na onderling overleg stelt het team de sollicitatiecommissie op de hoogte van haar oordeel/bevindingen.

5.

Na de meedraaiprocedure komt de sollicitatiecommissie tot een keuze. De sollicitatie- commissie weegt bij haar oordeel mee of zij de beheersing van de Nederlandse taal door de betreffende kandidaat voldoende acht. De sollicitanten krijgen thuis

telefonisch bericht of ze al dan niet in aanmerking komen voor de vacature; afwijzing wordt met redenen omkleed. De afgewezen sollicitanten krijgen, indien gewenst een schriftelijke bevestiging. De medewerker P&O draagt er zorg voor dat deze schriftelijke afwijzingen worden verstuurd.

6.

De commissie komt tot een voordracht. Na de procedure worden de brieven van de afgewezen kandidaten vernietigd. Wanneer brieven ‘in portefeuille‘ gehouden worden dienen de betreffende sollicitanten daarmee in te stemmen. Brieven worden maximaal een half jaar in portefeuille gehouden.

1.5 Werven van inval-/oproepkrachten

Werving en selectie van inval- en oproepkrachten vinden volgens dezelfde procedures plaats als de werving van werknemers in vaste dienst.

1.6 Na de selectie: Activiteiten Personeelszaken t.b.v. nieuwe medewerker Wanneer bekend is welke kandidaat n.a.v. de sollicitatiegesprekken geselecteerd is, ontvangt hij/zij direct bericht. Er wordt een afspraak gemaakt op korte termijn voor een contract-gesprek. Wanneer een sollicitant als potentiële kandidaat voor de functie uit de sollicitatiegesprekken is gekomen worden de volgende activiteiten door de medewerker P&O:

1. Telefonisch referentie inwinnen bij vorige werkgever (of stage-instelling).

Er worden gerichte vragen gesteld.

Bij ontslag bij de vorige werkgever wordt de kandidaat naar de reden gevraagd, hetgeen gecheckt wordt bij de referentie-navraag. Aan de kandidaat wordt van tevoren

toestemming gevraagd.

2. Er wordt informatie over de sollicitant ingewonnen via de sociale media als Facebook, Hyves, Linked in en dergelijke (d.m.v. 'wieiswie' of de naam tussen sterretjes).

3. Bij diploma's van buitenlandse opleidingen wordt een waarderingscertificaat gevraagd, zodat goed bepaald kan worden of de genoten opleiding voldoet.

4. Tijdens het contract-gesprek worden onderstaande zaken besproken:

 datum van indiensttreding

 arbeidsvoorwaarden (salaris, uren en dagen)

Wanneer de kandidaat en de medewerker P&O hier overeenstemming bereiken wordt via de site van Dienstjustis een VOG aanvraag gedaan en dient de kandidaat de VOG (m.b.v. DigiD en Internetbankieren) z.s.m. aan te vragen.

Vervolgens kan het contract opgesteld en ondertekend worden (door directeur en kandidaat). In het contract is de voorwaarde opgenomen dat er zonder VOG geen sprake kan zijn van een arbeidsovereenkomst.

5. Het personeelsdossier wordt aangemaakt. Dit bestaat uit:

- Ingevuld formulier “nieuwe medewerker” (Handboek Documenten P1) - Sollicitatiebrief

- Kopie Paspoort/Rijbewijs/ID kaart; zowel pasfoto-zijde, als silhouet-kant dienen te zijn gekopieerd

- Kopie relevante diploma’s

- Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) - Kopie ziektekosten verzekeringspolis

- Door nieuwe medewerker ingevulde loonbelastingverklaring - Kopie loonstrook indien iemand uit dezelfde branche komt - Ondertekend contract

- Referentieverslag

6. Medewerker ontvangt (informatie over):

- Naam leidinggevende en naam coach (collega die de inwerkperiode verzorgt) - Declaratieformulier (Handboek documenten P6, P7), met uitleg hoe uren te

declareren (bij invalkrachten)

- Uitleg over Inval-/Flexpool, de registratie van de beschikbaarheid en het emailadres waarop wekelijks de beschikbaarheid kan worden doorgegeven (bij inval- en flexkrachten)

- Er wordt doorgenomen en afgesproken hoeveel dagdelen de flexwerker beschikbaar moet zijn

- Informatiefolder voor nieuwe personeelsleden (Handboek documenten P14) wordt globaal doorgenomen, waarbij extra aandacht wordt besteed aan: ziekmelding, vakantieverlof, verzekeringen, pauzeregeling en informatievoorzieningen.

- Adressenlijst, waarop de namen, adressen en telefoonnummers van de locaties en medewerkers van de SKH staan vermeld.

- Plattegrond Gemeente Haren, met daarop de locaties van de SKH aangekruist.

- Beroepscode Kinderopvang - Gedragscode SKH

- Informatie over ergonomisch werken.

7. P&O zorgt dat de nieuwe medewerker op de Inval-/Flexpoollijst wordt gezet en dat de nieuwe medewerker wordt geïntroduceerd in het Bijdehandje en de Kriebels.

8. P&O zorgt voor aanmelding bij het Salarisadministratie-kantoor en het pensioenfonds (PFZW) en kijkt naar reiskosten en ziektekosten-vergoeding. De medewerker P&O draagt tevens zorg voor aanmelding van de nieuwe medewerker bij de ARBO-dienst.

9. Na het gesprek aan het einde van de proeftijd (na 2 maanden) wordt, indien gewenst, door P&O een alarmpasje aangevraagd voor de nieuwe medewerker.

1.7 Arbeidsovereenkomsten

De arbeidsovereenkomst is een overeenkomst tussen de Stichting Kinderopvang Haren en de medewerker. In deze arbeidsovereenkomst zijn de rechten en plichten van de werkge- ver en de medewerker vastgesteld.

De Stichting Kinderopvang Haren zorgt ervoor, dat zowel zijzelf als de nieuwe medewerker vóór aanvang van het dienstverband een ondertekend contract en een recente (= minder dan 2 maanden oude) VOG in hun bezit hebben.

In de loop van de tijd kunnen er wijzigingen in de arbeidsovereenkomst plaatsvinden. Deze worden aan de bestaande overeenkomst toegevoegd door middel van een schriftelijk aanhangsel.

Wat voor soort overeenkomsten gebruiken wij?

Wij gebruiken vijf soorten arbeidsovereenkomsten:

1. Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;

2. Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd .

3. Arbeidsovereenkomst voor ‘flexkracht’ voor maximaal 36 uur gemiddeld per week (flexibel inzetbaar);

4. Contract voor bepaalde tijd ter vervanging wegens arbeidsongeschiktheid of (studie) verlof met een maximale duur van een half jaar, ter vervanging van maximaal het aantal uren van degene die arbeidsongeschikt of met studieverlof is. Deze

arbeidsovereenkomst kan indien nodig zo vaak worden verlengd tot de maximum termijn van 2½ jaar bereikt is.

5. Oproepovereenkomst voor bepaalde tijd in de vorm van een 0-urenovereenkomst.

1.8 Proeftijd

De proeftijd dient twee doelen. Enerzijds moet de organisatie trachten een antwoord te geven op de vraag of men bij de aanstelling van een nieuwe medewerker de juiste keuze heeft gemaakt. Anderzijds moet de nieuwe medewerker zich een oordeel kunnen vormen over de vraag of hij/zij zelf de juiste keuze heeft gemaakt.

Zowel de medewerker als de Stichting Kinderopvang Haren kunnen zonder opgaaf van reden(en) het dienstverband binnen deze proeftijd beëindigen.

Indien de direct leidinggevende van mening is dat het dienstverband moet worden

beëindigd, dient de directeur hierover tijdig geïnformeerd te worden. Deze vormt zich een oordeel aan de hand van een gesprek hierover met de leidinggevende en deelt direct leidinggevende wel of niet het ontslag aan betrokkene mee.

Arbeidscontracten met een looptijd van 6 maanden of korter mogen geen proeftijd bevatten.

Arbeidscontracten met een looptijd van 6 maanden of langer hebben een proeftijd van 2 maanden. Hierin wijkt de CAO kinderopvang af van de wettelijke bepaling.

1.9 Inwerk- en introductieprogramma

Bij het inwerken van nieuwe medewerkers wordt het inwerk- en introductieprogramma voor de pedagogisch medewerkers van het Kinderdagverblijf (KDV) en de Buiten Schoolse Opvang (BSO) toegepast. Het inwerk- en introductieprogramma wordt toegespitst op de omstandigheden van elke individuele werknemer die in dienst treedt.

Iedere nieuwe medewerker krijgt een coach toegewezen. Deze coach wordt geacht de nieuwe medewerker gedurende het eerste half jaar dat hij/zij binnen de SKH werkt te ondersteunen.

Binnen de SKH zijn er 4 medewerkers aangesteld als coach. Zie verder 1.10.

1.10 Taken voor de coach van nieuwe inval-/flexmedewerkers 1.10A De functie van coach

De vaste coaches zijn geworven via een selectieprocedure. Tegenover het coachwerk staat geen vaste vergoeding, het coachen wordt gezien als horizontale verbreding van het takenpakket van de betreffende pedagogisch medewerker. De uren kunnen worden gecompenseerd, zoals uren voor deelname aan een werkgroep. Voor het informeren en rondleiden van een nieuwe medewerker mag de coach 5 uur rekenen.

Bij aanname worden de coaches ingepraat door de manager BSO omtrent de verwachting van de invulling van de functie. Tevens krijgen ze het takenpakket van een coach op schrift uitgereikt.

1.10B Taken van de coach zijn:

● invulling van/begeleiding bij inwerkprogramma

● informeren van de nieuwe medewerker omtrent de ergonomische aspecten van het werk

● postvakje maken (indien nodig op diverse locaties)

● introductie van nieuwe medewerker in teams op de locatie

● betrekken van de nieuwe medewerker bij de diverse (sociale) activiteiten binnen de Stichting

● (na enige tijd) checken van bekendheid van nieuwe medewerker met relevante protocollen

Op de eerste werkdag van de nieuwe medewerker vindt er een introductiegesprek plaats tussen de medewerker en de manager. Onderwerpen die in elk geval aan bod komen, zijn:

 kennismaking van nieuwe medewerker met direct leidinggevende

 nieuwe medewerker krijgt informatie over de branche, de instelling, de afdeling en de doelgroep waarmee hij/zij gaat werken;

 kennismaking met de stafmedewerkers;

Op de eerste werkdag van de nieuwe medewerker wordt onder begeleiding van de direct leidinggevende of collega pedagogische medewerker een aantal activiteiten ondernomen:

 rondleiding door het gebouw

 kennismaking met de directe collega's

 kennismaking met de administratie

 kennismaking met de dagindeling

 kennismaking met de doelgroep

 kennismaken met de inhoud van het werk.

 Op hoogte brengen van calamiteitenplan en protocol ongevallen

De teamleden (indien mogelijk de coach) verzorgen de verdere kennismaking met personeel, ouders en kinderen.

Het inwerken van de nieuwe medewerker gebeurt bij KDV en BSO op de werkvloer door de directe collega's. Om de kennismaking en het inwerken te vergemakkelijken wordt de nieuwe werknemer de eerste twee dagdelen niet ingeroosterd maar is boventallig. De manager draagt zorg voor de begeleiding. Bij het inwerken wordt de aftekenlijst

‘Inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers’ (voor respectievelijk KDV en BSO; P 28 en P29 in het Handboek Documenten) langsgelopen, waarbij toegelichte onderdelen van een paraaf worden voorzien door de medewerker die informatie rond het betreffende

onderwerp heeft verstrekt.

Na twee maanden vindt een evaluatiegesprek plaats onder leiding van de manager. In het evaluatiegesprek komen de volgende onderwerpen naar voren:

 ervaringen van beide partijen tot nu toe

 werkdoelen voor de komende tijd

 afspraak voor eventueel vervolggesprek(ken)

 afspraak voor eventuele vervolgactiviteiten als begeleiding of opleiding

 Aftekenlijst inwerkprogramma

Van het gesprek wordt door de leidinggevende een verslag gemaakt. De leidinggevende is tevens verantwoordelijk voor de opvolging van de in het verslag opgenomen actiepunten.

De locatie-manager zorgt ervoor dat de medewerker een sleutel van de panden krijgt.

Voor nieuwe leden van het Managementteam wordt een inwerk- en introductieprogramma

‘op maat’ gemaakt in overleg met de directeur en de leden van het Management Team.

In overleg kan van bovenstaande procedure worden afgeweken.

1.10C Begeleidingsmomenten door de coach

A. De coach krijgt van de medewerker P&O door welke medewerkers in dienst gaan komen, per wanneer, wat voor contract het betreft, adresgegevens van de nieuwe medewerkers en welke manager de leidinggevende van de nieuwe medewerker is.

B. De coach neemt minimaal 1 week voor ingang van het contract contact op met de nieuwe medewerker om een afspraak te maken voor een gesprek en een rondleiding.

Dit wordt bij voorkeur gepland op de eerste werkdag.

C. De inwerk-dag wordt doorgegeven aan de manager D. Tijdens de inwerk-dag geeft de coach uitleg over:

- Wat kan de medewerker van de coach verwachten

- Inwerkprogramma (aftekenlijst) KDV en BSO wordt uitgedeeld, en er wordt

toegelicht wat ermee moet worden gedaan. Binnen 1 maand dienen alle onderdelen te zijn afgetekend en moet de inwerklijst worden ingeleverd bij de coach.

- Uitleg geven over invullen van flex-registratieformulier en waar dit bewaard moet worden.

- De Handboeken, het Pedagogisch Beleid en de Werkplannen worden samen doorgekeken.

- Er wordt uitleg gegeven over het gebruik van de Handboeken, de HKZ audit en de controle GGD.

- Calamiteitenplan (Handboek Beleid C11) wordt doorgenomen, evenals het Protocol Zieke kinderen en ongevallen (Handboek Beleid C3).

- Pedagogisch Werkplan BSO, TSO, VSO en één van de Werkplannen KDV wordt meegegeven.

- Het papier met informatie/aandachtspunten betreffende de ergonomische aspecten van het werk (Handboek Personeel, Bijlage bij 4.Arbeidsomstandigheden algemeen) wordt uitgereikt en toegelicht.

- De manager, die de leidinggevende van de nieuwe medewerker wordt, en de directeur worden door de coach voorgesteld, indien aanwezig. Tijdens het kennismaken met de manager wordt een afspraak gemaakt voor het proeftijdgesprek. Als de manager niet aanwezig is schrijft de coach een briefje aan de manager met het verzoek tot inplannen van het proeftijdgesprek. De datum van de ingang van het contract wordt hierbij ook aangegeven.

- Er wordt een postvak gemaakt voor de nieuwe medewerker; de medewerker wordt geïnformeerd op welke locatie het postvak komt te staan

- De coach vraagt een badge aan voor de nieuwe medewerker bij de manager Thema BSO’s.

- Er wordt één dagdeel KDV en één dagdeel BSO gepland voor het inwerken op de groep.

Indien mogelijk wordt één van de dagdelen ingepland met de coach.

E. De coach betrekt de nieuwe medewerker bij activiteiten van de SKH (zoals feesten, OR- avond, etentjes etc.)

F. Na het inwerken neemt de coach binnen 1 week contact op met de groepen om te horen hoe het is gegaan, of er bijzonderheden waren en of deze zijn besproken met de nieuwe medewerker.

Tevens neemt de coach telefonisch contact op met de nieuwe medewerker om van de medewerker zelf te horen hoe het is gegaan.

G. Deze bevindingen worden binnen 1 week teruggekoppeld naar de manager.

H. De coach houdt in de gaten of zij binnen 1 maand de inwerklijsten KDV en BSO heeft ontvangen van de nieuwe medewerker. Er wordt gecontroleerd of deze volledig ingevuld zijn, vervolgens worden ze doorgestuurd naar de manager. Als de inwerklijsten niet tijdig worden aangeleverd neemt de coach contact op met de nieuwe medewerker en maakt afspraken hieromtrent. Deze afspraken worden ook doorgegeven aan de manager.

I De locatie-manager vraagt voorafgaand aan het proeftijdgesprek bij collega-managers en coach na wat de bevindingen zijn m.b.t. het functioneren van de nieuwe

medewerker.

J. Na 3 maanden neemt de coach telefonisch contact op met de medewerker om te

informeren hoe het gaat. Als er eerder signalen zijn van bijzonderheden neemt de coach al tussentijds contact op.

K. Na 6 maanden neemt de coach voor een laatste maal telefonisch contact op met de medewerker om te informeren hoe het gaat, en geeft aan dat het coaching-traject daarmee is afgerond.

De coach maakt bij de begeleiding gebruik van de checklist, welke op blz. 13 van het hoofdstuk Werving en selectie als bijlage is toegevoegd.

1.11 Uitbetaling salarissen

Het salaris wordt maandelijks rond de 23e gestort op de door de medewerker opgegeven bank- of girorekening.

Medewerkers dienen de urenformulieren, waarop oproepkrachten de uren dat ze gewerkt hebben registreren en vaste krachten de uren dat ze extra hebben gewerkt (bijvoorbeeld voor een collega) vóór de eerste van de volgende kalendermaand in te leveren bij de administratie. Bij te late inlevering kunnen ze pas in de maand daarop worden verwerkt, en wordt ook het aan de uren gekoppelde salaris later uitbetaald.

Salarisstroken zijn digitaal in te zien door de medewerker, via www.raet.nl Hiervoor krijgt iedere medewerker een persoonlijke inlogcode.

Wijzigingen in de persoonlijke omstandigheden, bijvoorbeeld verhuizing of trouwen, dienen, om een juiste salaris betaling te garanderen, zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de administratie te worden doorgegeven.

Nadere inlichtingen over het salaris zijn op te vragen bij de administratie.

Checklist voor coach m.b.t. inwerken nieuwe medewerker

Taak Datum

afronding

Paraaf Opmerking Naam, adresgegevens, telefoonnummer en

contractgegevens nieuwe medewerker bekend?

Medewerker is (minimaal 1 week voor

aanvang contract) gebeld voor het maken van een afspraak voor de inwerkdag.

De badge voor de BSO is aangevraagd bij de manager BSO.

De inwerk-dag is doorgegeven aan de betreffende manager.

Op de inwerk-dag is uitleg gegeven over:

- wat medewerker van coach kan verwachten - Uitleg werking inwerklijst KDV en BSO;

- Informatie over wanneer en bij wie inwerklijsten moeten worden ingeleverd - Handboeken; doorgenomen

- Pedagogisch beleid en Werkplannen;

doorgenomen

- Calamiteitenplan; doorgenomen

- Protocol Zieke kinderen en ongevallen (C3 Handboek beleid); doorgenomen

- HKZ audit, GGD controle, zaken rond RIVG - Postvak; gemaakt en aan medewerker meegedeeld waar deze komt te staan - Intern postsysteem

- Ergonomische aspecten/aandachtspunten Op de inwerk-dag is verstrekt:

- Inwerklijsten KDV en BSO - werkplan KDV, BSO en TSO - Badge voor BSO

Papier informatie rond ergonomische aspecten v/h werk

Rondleiding langs alle locaties heeft plaatsgevonden.

Manager (leidinggevende van de nieuwe medewerker) en directeur zijn voorgesteld Afspraak Proeftijdgesprek is gemaakt tijdens kennismaking met manager of

Brief naar manager gestuurd met verzoek afspraak proeftijdgesprek te maken.

Bij groepen geïnformeerd hoe inwerken verlopen is (binnen 1 week).

Bij nieuwe medewerker geïnformeerd hoe inwerken verlopen is (binnen 1 week).

Bevindingen teruggekoppeld naar manager Inwerklijsten retour en doorgestuurd aan manager

Twee maanden na ingangsdatum contract bij nieuwe medewerker geïnformeerd hoe het gaat

Taak Datum

afronding Paraaf Opmerking 6 maanden na ingangsdatum contract bij

nieuwe medewerker geïnformeerd hoe het gaat + afspraak om de coaching te evalueren Gespreksverslag van evaluatie coaching gemaakt en verzonden aan manager