Reglement Melding (vermoeden van een) misstand
(Klokkenluidersreglement)
Vastgesteld op 18 november 2013 en bijgewerkt d.d. 9 februari 2015.
Kenmerk: 2015000820
Pagina | 2
Begrippen
Procedure
Melding
Algemene bepalingen
Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Betrokkene: iedere studerende aan en medewerker van Saxion Hogeschool en die een melding doet van (een vermoeden van) een misstand.
b. (Vermoeden van een) misstand:
Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de Saxion Hogeschool betreffende:
een (dreigend) strafbaar feit
een (dreigende) schending van regelgeving of beleidsregels
een (dreigende) misleiding van justitie
een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.
De melding
Artikel 2
1. Betrokkene meldt (een vermoeden van) een misstand bij de integriteitfunctionaris.
2. In afwijking van het bepaalde onder lid 1 meldt betrokkene (een vermoeden van) een misstand bij de Voorzitter van het College van Bestuur, indien a. het (vermoeden van) een misstand de integriteitfunctionaris betreft of b. betrokkene het niet eens is met de toepassing van artikel 6 door de integriteitfunctionaris.
3. Het College van Bestuur behandelt de melding zoveel mogelijk in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.
Artikel 3
1. De melding dient op schrift te worden gesteld en dient ten minste te bevatten:
a. de naam en het adres van betrokkene;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van het vermoeden van de misstand waarop de melding betrekking heeft;
d. de ondertekening door betrokkene.
2. Indien de melding in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling noodzakelijk is, dient de betrokkene zorg te dragen voor een vertaling.
3. Indien de melding niet voldoet aan de voorwaarden als bedoeld in dit artikel, wordt de betrokkene zo mogelijk in de gelegenheid gesteld alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen.
Pagina | 3
Bevestiging
Werkterrein
Mededeling geen onderzoek
Eigen initiatief
Horen
Artikel 4
1. De integriteitfunctionaris bevestigt de ontvangst van de melding aan de betrokkene schriftelijk binnen vijf dagen na ontvangst.
2. Indien daartoe aanleiding is, zulks ter beoordeling van de
integriteitfunctionaris, informeert de integriteitfunctionaris de Voorzitter van het College van Bestuur eveneens binnen vijf dagen na ontvangst van de melding over de aard van de melding. Daarbij wordt de anonimiteit van de betrokkene gewaarborgd, tenzij betrokkene daar door middel van een schriftelijke verklaring geen prijs op stelt.
Artikel 5
De integriteitfunctionaris is niet verplicht een onderzoek als bedoeld in artikel 8 en volgende in te stellen of voort te zetten indien:
a. de melding niet voldoet aan de vereisten van artikel 3 lid 1 en 2;
b. meer dan een jaar is verstreken sinds de feiten of omstandigheden waarop de melding betrekking heeft, hebben plaatsgevonden;
c. de melding kennelijk ongegrond is;
d. over de – in de melding bedoelde - misstand reeds eerder door de integriteitfunctionaris een oordeel is uitgesproken.
Artikel 6
Indien de integriteitfunctionaris geen onderzoek instelt, dan wel het onderzoek niet voortzet, doet hij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan betrokkene onder vermelding van de redenen.
Artikel 7
De integriteitfunctionaris is bevoegd uit eigen beweging een vermoeden van een misstand te onderzoeken.
Het onderzoek
Artikel 8
1. De integriteitfunctionaris stelt het instellingsorgaan en/of de medewerker op wiens gedraging de melding betrekking heeft en de betrokkene in de
gelegenheid schriftelijk of mondeling en al dan niet in tegenwoordigheid van elkaar - zulks ter beoordeling van de integriteitfunctionaris - hun standpunt toe te lichten.
2. De integriteitfunctionaris kan in contact treden met de Voorzitter van de Raad van Toezicht als het onderzoek betrekking heeft op het College van Bestuur.
3. De integriteitfunctionaris kan, indien hij zulks ter beoordeling van de melding noodzakelijk acht, ook anderen in de gelegenheid stellen van het verzoek kennis te nemen en daaromtrent mondeling of schriftelijk verklaringen af te leggen.
Pagina | 4
Inlichtingen
Deskundigen
Geheimhouding derden
Rapport
4. Instellingsorganen en medewerkers zijn verplicht binnen de door de
integriteitfunctionaris aangegeven termijn te voldoen aan het gestelde in het vorige lid.
Artikel 9
1. De integriteitfunctionaris is bevoegd bij instellingsorganen en medewerkers van Saxion inlichtingen te vragen, dan wel bescheiden op te vragen en in te zien, die de aangelegenheid betreffen waarop een onderzoek betrekking heeft.
2. Instellingsorganen en medewerkers zijn verplicht binnen de door de integriteitfunctionaris aangegeven termijn te voldoen aan een verzoek als bedoeld in het vorige lid.
3. Indien de betrokkene daartoe schriftelijk toestemming verleent, heeft de integriteitfunctionaris inzage in op hem betrekking hebbende persoonlijke gegevens.
Artikel 10
1. De integriteitfunctionaris is bevoegd, indien dit naar zijn oordeel ten behoeve van het onderzoek is vereist, deskundigen in te schakelen.
2. De integriteitfunctionaris kan, indien dit naar zijn oordeel ten behoeve van het onderzoek is vereist, zonder voorafgaande toestemming alle plaatsen
betreden waar het instellingsorgaan wiens gedraging wordt onderzocht, zijn taak verricht.
Artikel 11
Alle bij het onderzoek betrokken derden, hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hen uit hoofde van hun betrokkenheid daarbij bekend is geworden.
Artikel 12
1. Wanneer een onderzoek is afgesloten, stelt de integriteitfunctionaris een rapport op, waarin hij zijn bevindingen en zijn oordeel weergeeft. Tevens wordt in het rapport vermeld of, en zo ja, welke aanbevelingen worden gedaan.
2. De integriteitfunctionaris zendt zijn rapport aan het College van Bestuur.
3. Indien het onderzoek berust op een melding als bedoeld in artikel 2, zendt de integriteitfunctionaris het rapport tevens aan de betrokkene.
4. De integriteitfunctionaris verstrekt op verzoek, een afschrift of uittreksel van het rapport. In deze gevallen wordt de anonimiteit van de in het rapport genoemde personen gewaarborgd.
Pagina | 5
Oordeel College van Bestuur en
mededeling betrokkene
Geheimhouding
Rechtsbescherming
Artikel 13
1. Het College van Bestuur doet binnen een maand na ontvangst van het in artikel 12 bedoelde rapport, mededeling aan de integriteitfunctionaris op welke wijze aan de aanbeveling gevolg zal worden gegeven.
2. Indien het College van Bestuur om zwaarwegende redenen van beleidsmatige aard overweegt de aanbeveling niet op te volgen, deelt hij dat met redenen omkleed mee aan de integriteitfunctionaris.
3. De integriteitfunctionaris informeert betrokkene over het standpunt van het College van Bestuur binnen vijf dagen na ontvangst daarvan.
Artikel 14
1. De integriteitfunctionaris is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem bij de uitoefening van zijn taak bekend is geworden, voor zover dat uit de aard van de zaak volgt.
2. Deze geheimhouding strekt zich uit tot alle voor de integriteitfunctionaris werkzame personen.
Artikel 15
De betrokkene die, met inachtneming van de bepalingen van deze regeling een (vermoeden van) een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld voor zover die benadeling het gevolg zou zijn van de melding.
===============================================
