PLAN VAN AANPAK REALISATIE HUTGRAAF
juni 2014
Hendriks Projectontwikkeling
Registratiekenmerk :
* Fout Bladwijzer niet ! gedefinieerd.*
Versiedatum : maandag 30 juni 2014 Versie : Def. concept
Auteur : Sigrid van Buul/ Ben Berendsen Registratienummer : Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Documentnaam : Plan van aanpak REALISATIE HUTGRAAF
INHOUDSOPGAVE
1 Inleiding ... 3
2 Doelstelling ... 4
3 Uitgangspunten ... 5
4 Projectafbakening ... 6
5 Projectfasering ... 7
5.1 Procesbeschrijving ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.2 Realisatie ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.3 Beheer ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6 Organisatie ... 11
7 Middelen ... 14
1 INLEIDING
In juli 2013 is een niet-openbare Europese aanbesteding gestart voor ontwikkeling van de Hutgraaf.
Na beoordeling van de drie aanbiedingen is Hendriks Projectontwikkeling uit Oss als winnaar uit de bus gekomen. Hendriks gaat een vitale wijk met 140 woningen bouwen. Het plan werkt Hendriks uit om te starten met de realisatie. Bij de realisatie van het project heeft de gemeente een rol.
In dit plan van aanpak staan:
• de projectdoelen: wat gaat de gemeente voor planrealisatie wel of niet doen?
• de voorwaarden die aan de resultaten worden gesteld. We vertalen de betekenis van de contractuele afspraken voor onze organisatie. Welke rol nemen we in?:
- procesbegeleider - regisseur
- netwerker - analist - verbinder - facilitator
• criteria over de kwaliteit van het product: sturing op algemene vereisten aan de aanbieding
• de middelen
• de organisatorische planning van het project
Stand van zaken juni 2014
De afgelopen periode is Hendriks druk geweest met de voorbereiding en uitvoering van de informatieavonden, het inventariseren van de onderzoeken en het maken van afspraken met geïnteresseerden voor de locatie (Standvast, belegger(s), zorginstellingen). Een aantal gesprekken loopt nog. Met deze informatie maakt Hendriks een definitief ontwerp.
2 DOELSTELLING
De doelstelling van de gemeente van dit project:
Hendriks voor eigen rekening en risico in vijf fasen een vitale woonwijk van 140 woningen laten realiseren conform de aanbieding / het ontwerp van 12 februari 2014, Koop- en realisatieovereenkomst Hutgraaf (SC14.00890) en Basisovereenkomst Hutgraaf (SC14.00889).
3 UITGANGSPUNTEN
1. Aanbieding / het ontwerp van 12 februari 2014, Koop- en realisatieovereenkomst Hutgraaf (SC14.00890) en Basisovereenkomst Hutgraaf (SC14.00889).
2. Projectopdracht Realisatie vitale woonwijk Hutgraaf (INT14.0319). Hierin staan de probleemstelling, de doelstelling, het resultaat/product en de randvoorwaarden.
3. Begeleiding van Hendriks bij de realisatie van vitale woonwijk Hutgraaf volgens planning en binnen budget.
Wij gaan hierbij:
• toezien op uitvoering van de aanbieding door Hendriks (toetsen en accepteren)
• bewaken dat proces en uitvoering buitenshuis blijft
• bewaken dat het contract wordt uitgevoerd
• waar nodig faciliteren en stimuleren
Het begeleiden van de realisatie van de Hutgraaf is vastgelegd in het contract. Met de contractvorming is “loslaten” het uitgangspunt geweest. Dit werkt door in de uitvoering. Dit betekent dat de gemeente de verantwoordelijkheid bij Hendriks neerlegt.
Waar nodig faciliteren wij Hendriks. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij ons netwerk inzetten om de voortgang van het project er in te houden. Wij denken mee, zonder daarbij de rol van de
projectontwikkelaar over te nemen. Ook stimuleren we Hendriks waar nodig. Het contract is altijd uitgangspunt, maar wensen die voor ons van belang zijn geven we mee. We moedigen Hendriks aan om bij deze wensen te kijken wat er mogelijk is.
4 PROJECTAFBAKENING
Het gebied
Project Hutgraaf betreft de voormalig voetbalvelden en is 5,84 ha bruto groot. Er is nu nog tijdelijk gebruik door stichting Perspectief van het voormalig clubgebouw voor een jongerencentrum. Dit loopt tot uiterlijk 31 december 2015. Opzeggen van de overeenkomst kan alleen als een vervangende accommodatie wordt geboden. De afdeling Sociale Zaken is momenteel hierover in gesprek met de stichting.
Het terrein is momenteel formeel nog geen bouwterrein in de zin van Wet op de omzetbelasting 1968.
In bijlage 1 van dit plan van aanpak de kaart. Het project omvat niet zwembad de Plons en het midgetgolfterrein. Omschrijving van de omgeving van het plangebied staat in bijlage K van de gunningleidraad.
Omliggende wegen
Er zijn plannen voor reconstructie Burgemeester Geradtslaan en Houtduiflaan. Hiervoor is nieuw beleid (en eenmalig € 120.000,-) in de programmabegroting opgevoerd. In 2016 wordt naar verwachting de nieuwe woonwijk Hutgraaf (deels) opgeleverd. De aanliggende Houtduiflaan is in het GVVP
bestempeld als gebiedsontsluitingsweg, maar momenteel nog niet zo ingericht (geen vrijliggende fietspaden). Met de grens van uitgeefbare grond voor de nieuwbouwwijk Hutgraaf is rekening gehouden met de aanleg van deze fietspaden, als ook de herinrichting van de kruising met de Burgemeester Geradtslaan. In 2016 wordt een voorbereidingskrediet ingezet voor de
verkeersonderzoeken en voor het ontwerp. In 2014 worden in de Houtduiflaan voorlopige maatregelen getroffen voor de veiligheid van de fietsers. Dit betreft de aanleg van fietsstroken met markeringen (mede door komst bouwverkeer Hutgraaf).
Afbakening activiteiten in het project
Hendriks zal voor haar risico vervaardigen/uitvoeren (resultaatverplichting) en is verantwoordelijk voor:
• vervaardigen VO en DO voor openbare ruimte;
• Het maken van een stedenbouwkundige plan;
• het voorbereiden en indienen van de aanvraag voor wijziging van het bestemmingsplan
• het voorbereiden en indienen van de aanvragen voor vereiste omgevingsvergunningen
• voor eigen rekening en risico het verkochte te bebouwen of te doen bebouwen cq in te richten en daarmee het project Hutgraaf te realiseren
• de onderhoudsperiode en nazorg
Er zijn een aantal hoofdzaken waar wij ons als gemeente op richten:
• het administratief begeleiden van de procedure ter vaststelling van het bestemmingsplan
• toetsen en accepteren van de ontwerpen en oplevering openbare ruimte
• het toetsen en in procedure brengen van de gebruikelijke (omgevings)vergunningprocedures
• de verkoop en levering van de benodigde gronden aan Ontwikkelaar (onderdeel van de overeenkomst)
• toezicht houden
• Inmeten voor overdracht en BAG
• overdracht naar beheer
Verder kunnen wij waar nodig:
• Contacten leggen tussen partijen, als contactpersoon fungeren
• Volgen en toezien op uitvoering aanbieding
• Ondersteunen, faciliteren en stimuleren
5 PROJECTFASERING
In bijlage 1 staat de recente planning Hendriks. Hierin staan de fasen met activiteiten genoemd en de periode waarin zij dit uitvoeren. Hendriks heeft zich contractueel te houden aan de volgende deadlines:
Deadlines Hendriks
Indienen voorontwerp bp uiterlijk 6 maanden na definitieve gunning: 25 september 2014 Overdracht grond (laatste fase) uiterlijk 60 maanden na onherroepelijk bp
Start realisatie (laatste fase) uiterlijk 60 maanden na onherroepelijk bp
Nazorg 24 maanden na oplevering van de laatste fase van de betreffende fase
*bp = bestemmingsplan
Daarnaast heeft Hendriks een fasering gemaakt die meer inzicht geeft in de planning van de projectontwikkeling:
Planning Hendriks
Start verkoop 1e fase januari 2015 Start bouwrijp maken 1e fase juli 2015 Start bouw 1e fase september 2015
In de planning van Hendriks komen de volgende taaknamen/activiteiten terug:
• Beoordelen VO met toetsingen
• Technische onderzoeken
• Opstellen beeldkwaliteitsplan
• Omgevingsmanagement
• Definitief ontwerp (DO)
• Publiekrechtelijke procedures: bestemmingsplan
• Ontwerp inrichtingsplan
• Ontwerpen woningen fase 1 (voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, bestektekeningen)
• Omgevingsvergunning bouwen
• Start verkoop fase 1
• Start bouw fase
In dit hoofdstuk staat beschreven wat onze rol is in de genoemde fase en hoe wij hier invulling aan gaan geven.
Beoordelen VO
Het beoordelen van het VO heeft plaatsgevonden en is afgerond. Dit heeft geleid tot vragen die opgenomen zijn in het verificatieverslag en die Hendriks meeneemt voor het maken van het DO.
Opmerkingen van Waterschap en Brandweer neemt Hendriks ook mee bij het definitief ontwerp.
Technische onderzoeken
Hendriks moet de technische onderzoeken uitvoeren, compleet maken of actualiseren. Sommige onderzoeken hebben wij al gedaan, de rest moet Hendriks aanvullen. Onze rol binnen deze fase is: het toetsen van de onderzoeken en om aanpassing vragen van de onderzoeken bij Hendriks (indien aan de orde).
Omgevingsmanagement
Hendriks is verantwoordelijk voor het omgevingsmanagement. Op pagina 6 van het plan van aanpak van Hendriks (van de inschrijving) staat beschreven hoe zij dit aanpakken. Ter aanvulling hierop hebben zij een kwartiermaker ingehuurd om te adviseren hoe en met welke partijen Hendriks de vitale wijk kan/gaat creëren. Ook gaat Hendriks op de koffie bij omwonenden om draagvlak te creëren voor het project.
Onze rol binnen deze fase is: fungeren als contactpersoon, contacten leggen tussen partijen en aspecten die de gemeente aangaan (en niet zozeer Hendriks of het plangebied) constateren en overnemen. Wij hebben een breed netwerk die wij kunnen inzetten om de voortgang van het project te borgen of om
het project nog meer te optimaliseren. Als wij met minimale inspanning hier een rol in kunnen
vervullen dan pakken we die op. Vragen, opmerkingen of klachten rondom het plangebied (niet binnen de plangrens) zijn voor ons en pakken we op.
Verder willen wij ook het communicatieplan van Hendriks inzien en afspraken maken over: wanneer is wie in the lead, wat zijn de verwachtingen en wat is onze rol?
Definitief ontwerp Toetsen en accepteren
Met de kennis van de overleggen en de output van het verificatieverslag wordt het VO uitgewerkt tot een DO. Dit DO zal als basis dienen voor het opstellen van het ontwerp-bestemmingsplan.
Het DO komt tot stand door uitwerking van het inrichtingsplan. Dit inrichtingsplan wordt door
Hendriks ter acceptatie aangeboden aan de gemeente. De projectleider toetst op de volledigheid en zet binnen de organisatie de plannen uit bij de toets coördinator OR (Marco Vissers).
In de vraagspecificatie Annex III staat beschreven welke onderdelen van het inrichtingsplan overlegd moeten worden (3.3.1 t.e.m. 3.3.7) ter acceptatie of ter toetsing. De termijn van beoordelen door de gemeente bedraagt 28 dagen. In dezelfde Annex onder 3.4.1 t.e.m. 3.4.9 staan de onderdelen voor het bouwrijp maken waar ook 28 dagen voor staat ter beoordeling. Voor het toetsen en accepteren van de woonrijp onder 3.5.1 t.e.m. 3.5.5 staat eveneens 28 dagen. Opmerkingen als gevolg van de toetsing of acceptatie van de ingediende plannen worden door Hendriks verwerkt. De verwerkte gegevens worden duidelijk gemarkeerd weergegeven op de opnieuw ter toetsing aangeboden plannen. Deze kunnen binnen 5 dagen verwerkt worden. Ook wijzigingen die Hendriks aanbrengt moeten gemarkeerd worden. Als de 2e toets- en acceptatieronde geen opmerkingen meer opleveren, worden de stukken als definitief geaccepteerd of getoetst. Als dit wel het geval is volgt een derde ronde net zo lang tot de stukken definitief zijn. Elke ronde kost minimaal 5 dagen extra ter beoordeling door de gemeente na ontvangst mits wijzigingen duidelijk gemarkeerd zijn aangegeven.
Het inrichtingsplan wordt voor het gehele plan gemaakt. De bouw- en woonrijp maken plannen worden per fase door Hendriks ingediend. Hendriks moet wijzigingen van het plan middels een VTW (verzoek tot wijziging) indienen bij de projectleider. Hendriks levert het format voor de VTW.
Vraagspecificatie – Annex II De Planning
Hendriks moet de overall planning uitwerken naar detailplanningen. De overall planning bevat alle werkzaamheden met start- en einddata. De detailplanning bevat alle activiteiten met een doorkijk van zes weken.
Publiekrechtelijke procedures: bestemmingsplan
Hendriks moet een bestemmingsplan opstellen, de nodige aanvullende onderzoeken laten uitvoeren en deze gegevens ter goedkeuring zenden aan de gemeente. Hendriks moet uiterlijk 25 december 2014 een procedure-gereed (en dus definitief) ontwerpbestemmingsplan opgesteld hebben en deze ter procedure aan de gemeente aanbieden (inspraakfase van het voorontwerp is dan al geweest).
De gemeente moet na ontvangst van alle benodigde stukken, de benodigde planologische procedure binnen drie maanden in procedure brengen.
Wat is onze rol: wij sturen de standaardopmaak van onze bestemmingsplannen aan buro Waalbrug toe.
In onze standaard staat hoe wij het bestemmingsplan graag zien ingericht. Het concept-voorontwerp ontvangen de RO-specialist (bestemmingsplan juridisch) en stedenbouwkundige (ruimtelijk verhaal) toetsing; zij zetten dit verder uit binnen de organisatie (bijvoorbeeld verkeer naar verkeerskundige en archeologie naar de betreffende beleidsmedewerker). De toetsing is op hoofdlijnen en om eventuele
‘grote fouten’ er uit te halen. Het voorontwerp wordt in procedure gebracht (4 weken inspraak). De opmerkingen die wij binnen krijgen naar aanleiding van het voorontwerp en ontwerp bestemmingsplan nemen wij in behandeling, Hendriks zorgt voor een concept-beantwoording. Hendriks verwerkt de antwoorden in het bestemmingsplan. Bij verschil van inzicht over de beantwoording heeft de gemeente het laatste woord.
Het ontwerp bestemmingsplan krijgt de gemeente in concept toegestuurd en moet gedetailleerd getoetst worden. Het ontwerp gaat naar het college met het voorstel om het in procedure brengen. Het ontwerp bestemmingsplan ligt 6 weken ter inzage. Eventuele zienswijzen die ingediend worden nemen
we in samenwerking (gemeente en Waalbrug) in behandeling. Er wordt bepaald of deze wel of niet worden overgenomen. Dit resulteert in een zienswijzenotitie. Uiteindelijk laten we de gemeenteraad instemmen met het ontwerp-bestemmingsplan, de zienswijzenotitie en eventuele aanpassingen aan het plan. Vervolgens ligt het zes weken ter inzage en tijdens deze periode kan er alleen beroep bij de Raad van State worden ingediend. Afhankelijk van eventuele beroep en uitspraak Raad van State wordt het plan onherroepelijk. Bij vertraging door bijvoorbeeld onthouding van goedkeuring aan de plannen of door bezwaar- en beroepsprocedures gaat Hendriks in overleg met gemeente.
Borging ruimtelijke kwaliteit in beeldkwaliteitsplan bij bestemmingsplanprocedure
Hendriks maakt een beeldkwaliteitsplan (voorwaarde uit het contract). Hiervoor worden geen eisen meegegeven. Wel sturen we een voorbeeld opzet ter inspiratie mee. Openbare is ruimte is
onlosmakelijk verbonden met bebouwde ruimte en deze relatie komt bij voorkeur terug in het beeldkwaliteitsplan. De wijze waarop is door Hendriks/Waalbrug in te vullen. Via de projectleider is ondersteuning vanuit de gemeente beschikbaar als sparringpartner voor Hendriks.
De gemeente toetst het beeldkwaliteitsplan op samenhang met het voorlopige ontwerp. Hierbij ligt de focus op de nadere stedenbouwkundige invulling, landschap, massa etc. Deze toets heeft als doel om een op hoofdlijnen logisch plan te krijgen dat samenhang vertoont met de eerder gepresenteerde ontwerpen. De architectonische uitwerking van het beeldkwaliteitsplan wordt mede getoetst door de vergunningverlener (en eventueel anderen binnen onze organisatie). Indien nodig kan architectonische expertise, als sparringpartner worden ingehuurd. We denken hierbij aan bijvoorbeeld de architect van gemeente Nijmegen. Het beeldkwaliteitsplan wordt door de raad gelijktijdig vastgesteld met het bestemmingsplan en is een uitwerking van het contract. Het vastgestelde beeldkwaliteitsplan wordt toetsingskader voor de latere vergunningsfase en de verlening vergunningen.
Afspraken rondom plangebied
De realisatie van vitale woonwijk Hutgraaf en de reconstructies van Burgemeester van Geradtslaan en Houtduiflaan worden waar dit mogelijk is, samen opgepakt. In de 2014 wordt de planvorming over de nieuwe invulling voor die wegen verder vorm gegeven. Wanneer het zover is, worden ook
omwonenden betrokken in de planvorming. In het bestemmingsplan voor vitale wijk Hutgraaf dat Hendriks realiseert kijken we in hoeverre we de herinrichting van de wegen rondom het plangebied kunnen meenemen. Ook wordt het bestemmen van een voetpad op de Geradtslaan opgenomen.
Ontwerp plangebied - Ontwerpen woningen fase 1
(voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, bestektekeningen)
Na de ter visie legging van het ontwerp-bestemmingsplan wordt het DO uitgewerkt tot een Technisch Ontwerp (TO). Onze rol binnen deze fase is: toetsen/accepteren van het technisch ontwerp.
Duurzaamheid - GPR
In het contract is vastgelegd dat Hendriks met GPR een minimale gemiddelde waarde van 7,5 behaald.
De gemeente toetst dit bij de aanvraag omgevingsvergunning. Om te voorkomen dat we in een laat stadium lager dan een score van 7,5 uitkomen vragen we Hendriks om periodiek op hoofdlijnen te informeren over de vorderingen. Daarnaast bieden we Hendriks interne en externe advisering aan (interne uren zijn hiervoor beschikbaar vanuit onderdeel Duurzaamheid en externe kosten voor rekening van Stadsregio). Dit in de vorm van uren en kennis om het proces te stroomlijnen. Het is aan Hendriks om te bepalen of zij hiervan gebruik willen maken.
Omgevingsvergunning bouwen
Hendriks verzorgt het aanvragen van de benodigde vergunning(en). Wij zijn verantwoordelijk voor het toetsen en in procedure brengen van de vergunningen.
Borging van ruimtelijke kwaliteit door omgevingsvergunningaanvraag te toetsen aan beeldkwaliteitsplan Voor het plangebied geldt de vigerende Nota ruimtelijke kwaliteit en bijbehorende procedures. Omdat de huidige nota geen ruimte biedt voor woningbouw vormt het beeldkwaliteitsplan na vaststelling het kader samen met de algemene regels. Bij de bouwaanvraag gaat de Commissie ruimtelijke kwaliteit het plan toetsen aan het beeldkwaliteitsplan en de algemene regels. Deze route geeft inhoud aan “loslaten”
door verantwoordelijkheid bij de markt te laten. “Grove fouten” worden voorkomen door betrokken te
blijven bij de ontwikkeling van de ruimtelijke kwaliteit en borging van het gegunde ontwerp gedurende de uitwerking en realisatie van het plan Hutgraaf.
Hoe gaan wij te werk tijdens de werkzaamheden?
De beheerders van de gemeente moeten door Hendriks tijdig geïnformeerd worden om de
verantwoordelijkheid voor beheer en onderhoud te nemen. Hendriks neemt dit op. Per fase wordt een deel openbare ruimte opgeleverd waar Hendriks een beheerplan voor schrijft. Openbare Ruimte gaat aan de slag met een intern plan van aanpak wat gaat over beheer en onderhoud van de Openbare Ruimte in de toekomst.
6 ORGANISATIE
De opdracht wordt projectmatig opgepakt. We onderscheiden zeven rollen: bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtgever, projectmanager, projectleider, projectmedewerker, capaciteitsleverancier en adviseur. In de handleiding projectmatig werken staan de zes basisrollen nader beschreven in termen van taken, verantwoordelijkheden en houding. Bij onduidelijkheid over de organisatie is deze
handleiding ons uitgangspunt.
Bestuurlijk opdrachtgever
Het college is bestuurlijk opdrachtgever voor deze opdracht. Zij stellen de benodigde projectbudgetten beschikbaar. Zij zijn de bestuurlijke setting van het project en bieden het project aan de raad aan.
Ambtelijk opdrachtgever/projectmanager
De gemeentesecretaris is ambtelijk opdrachtgever. Het afdelingshoofd Ruimtelijke Ontwikkeling is gedelegeerd ambtelijk opdrachtgever en daarnaast projectmanager. Hij bewaakt dat het project binnen gestelde kaders blijft en legt verantwoording af richting de bestuurlijk opdrachtgever. De ambtelijk opdrachtgever stelt de specificatie vast en faciliteert het project waar nodig.
Projectleider
Sigrid van Buul is de projectleider. Zij is verantwoordelijk voor het realiseren van het project binnen de gestelde kaders. Zij doet de verantwoording naar de projectmanager en is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de projectgroep, begeleidingsgroep en externe projectgroepen.
Capaciteitsleverancier
Afdelingshoofd Ruimtelijke Ontwikkeling is capaciteitsleverancier. Hij is verantwoordelijk voor het leveren van voldoende projectcapaciteit en het leveren van capaciteit met voldoende kwaliteit. Hiervoor is afstemming met capaciteitsleveranciers van andere afdelingen van belang (bijvoorbeeld met
afdelingshoofd Openbare Ruimte).
Projectmedewerkers
In het kernteam zitten de volgende projectmedewerkers:
• Sigrid van Buul (projectleider)
• Ben Berendsen (openbare ruimte)
• Nancy van de Zande (bestemmingsplan)
• Marco Vissers (toetscoördinator openbare ruimte)
• Marloes Holleman (openbare ruimte)
• Helmie Tromp (projectsecretaris)
In de begeleidingsgroep zitten de volgende projectmedewerkers:
• Henk Palm (grondbedrijf)
• Harm Bekker (vergunningverlening)
• Elma van Heerde (wonen)
• Yvonne Kuijpers (zorg en welzijn)
De projectmedewerker levert zijn specifieke bijdrage aan het project. Hij denkt mee in het belang van het totale project en trekt tijdig aan de bel bij te verwachten afwijkingen.
Verder zijn er ook nog collega’s die bij de uitvoering van het project een rol spelen:
• Karin Eppink (openbare ruimte)
• Koen Knippenberg (verkeer)
• Gijs Gerrits (duurzaamheid)
• Robina Graveth (juridische ondersteuning/contract)
• Albertine van Binsbergen (wegbeheerder)
• Pierre van de Geijn (groenbeheerder)
• Leo van Haalen (rioolbeheerder)
Zij vervullen een rol bijvoorbeeld bij de toetsing en acceptatie van documenten, toetsing bij het bestemmingsplan of vergunningen of bij contractbeheersing.
Adviseur (ksg = klein slim groepje) In het adviesteam zitten:
• Joost van Diemen
• Guido Woutersen
• Ben Berendsen
• Henk Palm
Met de adviseurs kan de projectleider sparren.
Overleggen
Eén keer per vier weken zit het kernteam bij elkaar. Afhankelijk van de onderwerpen op de agenda worden medewerkers uit de begeleidingsgroep uitgenodigd.
Helmie Tromp maakt de verslagen en deze worden in CC ook naar de begeleidingsgroep verstuurd.
Eén keer per vier weken is er het overleg tussen Hendriks en het kernteam. Hendriks maakt de verslagen en worden geaccordeerd door de gemeente. Eén keer per half jaar is er een bestuurlijk overleg tussen wethouder, projectleider en Hendriks.
De projectleider is het contactpersoon voor de interne organisatie en doet ook de communicatie met Hendriks. In sommige gevallen kan contact met Hendriks door projectteamleden in principe 1-op-1.
Wel is het van belang dat de projectleider van de communicatie op de hoogte wordt gebracht en bij eventuele beslispunten is de projectleider altijd betrokken. Dit om overzicht te bewaren.
Archivering
Er wordt een map aangemaakt door ICT waar alle betrokken medewerkers in kunnen voor informatie, verslagen, etc.
De ambtelijke uren van medio 2014 t/m medio 2015 worden geschat op:
Sigrid van Buul 600 uur
Kernteamoverleg: om de vier weken 2 uur + 2 uur voorbereiding/nazorg (totaal 20x4=80 uur), overleg met Hendriks: om de vier weken 2 uur + 2 uur voorbereiding/nazorg (totaal 20x4=80 uur) 8 uur per week uitvoerend (totaal 432 uur)
Nancy van de Zande 120 uur
Marloes Holleman 250 uur
Kernteamoverleg: om de vier weken 2 uur + 2 uur voorbereiding/nazorg (totaal 20x4=80 uur), begeleiding beeldkwaliteitsplan inclusief voor- en nazorg (60 uur), begeleiding bestemmingsplan inclusief voor- en nazorg (60 uur), overige communicatie, sparring, etc. (50 uur)
Ben Berendsen 130 uur
Kernteamoverleg: om de vier weken 2 uur + 2 uur voorbereiding/nazorg (totaal 20x4=80 uur), sparringpartner (50 uur)
Marco Vissers 330 uur
Kernteamoverleg: om de vier weken 2 uur + 2 uur voorbereiding/nazorg (totaal 20x4=80 uur), uren als toetsing coördinator:
Henk Palm
50 uur Helmie Tromp
Kernteamoverleg: om de vier weken 2 uur + 2 uur voorbereiding/nazorg (totaal 20x4=80 uur)
Harm Bekker 100 uur
Kernteamoverleg: om de vier weken 2 uur + 2 uur voorbereiding/nazorg (totaal 20x4=80 uur), sparringpartner (20 uur)
Floor van Beek (vergunningverlening) 31,5 uur (betaald uit leges)
Er van uitgaande dat het om 3 vergunningen zal gaan (gemiddelde zoals afgesproken) en ingediend via de OLO. Administratie: 1,5 uur inboeken (0,5 uur per vergunning). Casemanager/interne adviseurs: 24 uur (8 uur per vergunning). Opstellen beschikking: 6 uur (2 uur per beschikking).
Elma van der Heerde (wonen) 20 uur
Bijdrage wonen in het kader van het bestemmingsplan en verantwoording ladder duurzame verstedelijking. En terugkoppeling naar mij voor wat betreft realisatie programma van de prijsvraag.
Yvonne Kuijpers (zorg en welzijn) 40 uur Bijdrage zorg en welzijn
Koen Knippenberg 50 uur
Overleg begeleidingsgroep 3 x 4 uur (totaal 12 uur), advisering onder andere randprojecten herinrichting wegen (32 uur)
Toetsers 330 uur
(Albertine van Binsbergen, Pierre van de Geijn, Leo van Haalen)
Per fase een toetsing en acceptatieplan en voor het totaal (1x inrichtingsplan en 5x BRM en 5x WRM) minimaal 11x. De ervaring leert 2x zoveel omdat er altijd een wijziging aangebracht wordt (1e plan 11 x 8 uur x 3 personen = 264, 2e plan 11 x 2 x 3 personen = 66)
Guido Woutersen 20 uur
Robina Graveth 20 uur
Gijs Gerrits 20 uur
Toezicht 200 uur
Alle uren getotaliseerd betekend dit ca. 2300 uur aan interne uren. Op basis van een uurtarief van gemiddeld € 100,- betekent dit aan V+T kosten € 230.000,--
Dekking
7 MIDDELEN EN RISICO´S
Middelen
De kosten voor het begeleiden, ondersteunen, beoordelen en toetsen van Hendriks Projectontwikkeling voor realisatie van vitale wijk de Hutgraaf worden geschat op € 300.000,-. Dit krediet bestaat uit:
Kostenraming omgevingsdienst
Appartementen complex € 2400,-
Rijwoningen € 1350,-
2 o 1 kapwoningen € 2650,-
Vrijstaande woningen € 1250,- De werkzaamheden betreffen:
- ontvankelijkheidstoetsing;
- Bouwbesluittoetsing;
- het bepalen van het gebruiksoppervlakte per gebruiksfunctie.
Risico´s
Technisch/uitvoerend
Het contract is het uitgangspunt. In principe kunnen er geen wijzigingen worden doorgevoerd omdat op basis hiervan het plan is gegund. Het is dan ook taak aan iedereen om scherp te blijven op de uitvoering van het project. Mocht er na overleg aan beide kanten behoefte zijn aan een verandering van de inhoud van het project dan gaat dit via een ‘Verzoek tot wijziging’, een VTW-tje. Hier zit een risico in qua planning en financiering.
Loslaten is binnen onze organisatie een nieuw fenomeen. We kijken veelal op hoofdlijnen mee, om
‘grote fouten’ te voorkomen. Om dit te voorkomen moeten projectleider en kernteam hier regelmatig over communiceren richting de uitvoerende medewerkers. Ook komt er een startoverleg met de beheerders om de aanpak van project Hutgraaf en specifiek het loslaten over te brengen.
Organisatorisch
Op de meeste functies is maar 1 medewerker werkzaam. Zo is er binnen de gemeente maar 1
stedenbouwkundig ontwerper en 1 beleidsmedewerker grondbedrijf, vaak ook nog met dubbele rollen.
De voortgang van het project kan in het geding komen als een projectteamlid voor een langere periode afwezig is. We kunnen de effecten van dit risico voorkomen door het gehele traject zorgvuldig te communiceren met elkaar en te weten waar een ieder mee bezig is. Dan kan ook bij afwezigheid van een collega snel bepaald worden hoe de voortgang er in kan blijven.
Financieel/economisch
Gebrek aan budget is een beperking waar we rekening mee moeten houden. We moeten financiële tegenvallers voorkomen en scherp zijn op de interne uren. De financiën zijn een vast onderdeel op de agenda.
Van alle projectteamleden wordt verwacht dat zij bij elk overleg afwegen of zij aanwezig moeten zijn.
Men moet zichzelf de vraag stellen: wat is de toegevoegde waarde van mijn aanwezigheid? Een projectteamlid kan in afstemming met projectleider zich wel/niet aanmelden.
De projectleider is alert op interne ureninzet en heeft een signaalfunctie richting de projectteamleden maar ook richting de beleidsmedewerker van het grondbedrijf. De projectleider en de
beleidsmedewerker grondbedrijf bespreken 1x per half jaar de financiële consequenties van de ureninzet.
