Archieven vormen het unieke geheugen van een maatschappij. Daarom. worden ze zo zorgvuldig bewaard en toegankelijk gemaakt.

(1)

200 2

Een uitgave van het Nationaal Archief Den Haag, juli 2003

Postbus 90520 2509 LM Den Haag

Prins Willem-Alexanderhof 20 www.nationaalarchief.nl

Archieven vormen het unieke geheugen van een maatschappij. Daarom worden ze zo zorgvuldig bewaard en toegankelijk gemaakt. Dat geheugen hebben we nodig om te werken in het heden en om op een verantwoorde manier de toekomst voor te bereiden. Tot voor kort maakte slechts een zeer klein deel van de bevolking gebruik van archieven.

Door de mogelijkheden van Internet is die groep aanmerkelijk uitge- breid. Het Nationaal Archief beheert het geheugen van onze staat: de archieven van de volksvertegenwoordiging, van de ministeries en van belangrijke nationale instellingen en personen, in totaal ruim 90 kilo- meter. In 2002 vierden we het 200-jarig bestaan van dit nationale geheugen. Dat was aanleiding om onze taak te herijken. Het Nationaal Archief wil niet alleen archieven beheren, maar op basis van zijn deskundigheid het historisch bewustzijn helpen bevorderen. Dat gaan we doen met educatieve projecten, publicaties, ondersteuning van tentoonstellingen en met een fraaie interactieve website met vele databases op het gebied van persoons- en omgevingsgeschiedenis. We hopen hiermee een veel groter publiek te bereiken, dat kan genieten van de rijkdom en verrassingen in de archieven. Dit alles is in 2002 in gang gezet. Veel publiciteit hebben we in het jubileumjaar gekregen: televisie en dagbladen deden herhaaldelijk verslag van onze activiteiten. Informatie hierover vindt u uitgebreider terug in dit jaarverslag. De medewerkers van het Nationaal Archief putten uit dit succesvolle jaar de energie en motivatie om op de ingeslagen weg voort te gaan. Alles ten behoeve van een excellente dienstverlening aan een groeiend publiek.

Dr. Maarten W. van Boven

Directeur Nationaal Archief

1

(2)

2

Samenvatting van het afgelopen jaar

Nieuw beleid

Geschiedenis binnen handbereik

2002 was om diverse redenen een bijzonder jaar voor het Nationaal Archief. Het was om te beginnen een jubileumjaar voor het archiefwezen; op 17 juni was het precies 200 jaar geleden dat de volksvertegenwoordiging Hendrik van Wijn aanstelde als eerste nationale archivaris.

Van fundamenteler belang was dat het Algemeen Rijksarchief zich met ingang van 4 juni transformeerde tot Nationaal Archief. Achter deze naamswijziging gaan een herijking van het beleid en een herpositio- nering van de organisatie schuil. De naamsverandering geeft aan dat het Nationaal Archief meer dan voorheen een actieve, informatie- verschaffende en publieksgerichte instelling is. De unieke collectie die in het Nationaal Archief bewaard wordt zal meer zichtbaar en toegankelijk worden gemaakt voor groepen in de samenleving die het Nationaal Archief nog niet of nauwelijks kennen.

(3)

3

De belangrijkste uitgangspunten van het nieuwe beleid zijn beschreven in de Beleidsverkenning 2002 – 2005 ‘Geschiedenis binnen handbereik’, die tezamen met het Jaarverslag 2001 op 4 juni uitkwam. In de beleidsverkenning is een nieuwe missie opgenomen waarin de ambities zijn vastgelegd. Ook zijn in de beleidsverkenning de verschillende publieks- groepen waarop het Nationaal Archief zich richt nader gedeﬁnieerd:

het onderwijs en de jeugd, breed geïnteresseerden in onze geschiedenis (de zogenaamde ‘grasduiners’), professionele onderzoekers en geïnteresseerden in de eigen persoonlijke geschiedenis (de genealogen). Om die verschillende groepen te kunnen bedienen wordt een gericht en gedifferentieerd aanbod ontwikkeld. Een belangrijke doelstelling van het Nationaal Archief is dat geschiedenis thuis kan worden bekeken en bestudeerd en dat het publiek online van diverse diensten en producten wordt voorzien.

Behalve tot nationaal historisch informatiecentrum ontwikkelt het Nationaal Archief zich de komende jaren ook tot volwaardig kenniscen- trum. Het is belangrijk dat de kennis over conservering, digitalisering, selectie, particuliere archieven en institutionele geschiedenis niet ver- loren gaat en wordt aangewend voor het gehele archiefwezen.

Kennisoverdracht is internationaal al een van de zwaartepunten in de samenwerking met andere landen.

Passend binnen het nieuwe beleid is het Nationaal Archief in 2002 volop naar buiten getreden, onder meer door het organiseren van een pers- dag, de lancering van de nieuwe website www.nationaalarchief.nl, de presentatie van een digitale zoekgids (‘archieven van bewindslieden’), en een symposium, tentoonstelling en boek (over de ontwikkeling van het Nederlandse landschap). In dit jaarverslag leest u over deze activiteiten meer.

Huisvestingsnotitie

Op 4 juni kwam naast de beleidsverkenning en het jaarverslag ook een Huisvestingsnotitie uit. Onder de noemer ‘Ruimte voor een breed publiek’ werd een lange termijn visie gepresenteerd hoe de ambities op

het gebied van het publieksbereik kunnen worden vertaald naar het gebouw en zijn omgeving. Duidelijk is dat de omslag van een vooral beherende naar een meer publieksgerichte organisatie ook in het gebouw tot uiting moet komen. Er werd een gefaseerde aanpassing van het gebouw ontwikkeld, die met alle partners verder uitgedacht en geconcretiseerd moet worden. Aanpassing van entree en hal staan daarbij voorop. Daarnaast ligt er een wens voor een expositieruimte, een ruimte voor het ontvangen van groepen en de inrichting van een aantrekkelijke (boek)winkel. In de daarop volgende fasen zouden de kantoren moeten worden aangepast aan de eisen van de tijd.

Boulevard van het Actuele Verleden

In 2002 werd het bureau, dat de ontwikkeling van een Boulevard van het Actuele Verleden voorbereidt, in het gebouw van het Nationaal Archief gehuisvest. Het Nationaal Archief is als een van de partners betrokken bij de ontwikkeling en uitwerking van het concept. Naast de levering van een aantal materiële voorzieningen werd door het Nationaal Archief ook menskracht ter beschikking gesteld voor de secretariële ondersteuning en werkzaamheden op het gebied van communicatie. In het verslagjaar werd de oprichting van een stichting Actueel Verleden voorbereid. Daarmee werd een solide basis gelegd voor de verdere activiteiten in het kader van de Boulevard.

Advies Raad voor Cultuur

Op 10 juli 2002 legde de Staatssecretaris van Cultuur, dr. F. van der Ploeg, de beleidsverkenning ter advisering voor aan de Raad voor Cultuur. Op 1 november 2002 bracht de Raad zijn advies uit. In zijn uit- voerige advies, dat grotendeels positief was, toonde de Raad zich wat gereserveerd ten aanzien van het publieksgerichte beleid van het Nationaal Archief. De Raad benadrukte dat dit beleid niet ten koste zou mogen gaan van de wettelijke taken van het Nationaal Archief, te weten het in goede, geordende en toegankelijke staat overnemen, beheren en beschikbaar stellen van archieven van de rijksoverheid.

De Raad betwijfelde in het advies ook of de ambities zonder extra geld zouden kunnen worden gerealiseerd en onderstreepte dat de in het Strategisch Akkoord aangekondigde bezuinigingen een serieuze bedreiging vormden. Het Nationaal Archief zou volgens de Raad moeten ‘kunnen rekenen op een daartoe geëigend budget’ passend ‘bij een organisatie met de statuur van het Nationaal Archief, dat door de omvang en betekenis van de door hem beheerde archieven immers een centrale positie in het archiefveld inneemt’.

(4)

Organisatie

Bezuinigingen

De omvang van de bezuinigingen waarover in het advies van de Raad werd gesproken was in september duidelijk geworden. Voortvloeiend uit het Strategisch Akkoord van het kabinet-Balkenende kreeg het Nationaal Archief een taakstelling opgelegd van 11%. Deze taakstelling, die ook de andere diensten op het terrein van het cultureel erfgoed trof, kwam als een verrassing aangezien in het regeerakkoord cultuur juist uitgezonderd was van efﬁciency-kortingen en volume-taakstellingen.

Bij het ministerie werd dit punt middels een brief onder de aandacht gebracht. Tevens werden in het Kamerdebat over de cultuurbegroting door verschillende fracties vragen gesteld over de bezuinigingen die de cultuurdiensten troffen.

In dezelfde periode startte Berenschot in opdracht van het ministerie van OCenW een onderzoek naar de oplossing van de ﬁnanciële knel- punten bij de cultuurdiensten. Het onderzoek zou half december moeten zijn afgerond. De feitelijke afronding vond echter in het verslagjaar niet meer plaats.

Besturingsmodel en organisatieontwikkeling

In 2002 werd er voor het eerst gewerkt aan de hand van een nieuw besturingsmodel. Basis voor dit besturingsmodel is het zogenaamde resultaatgericht management. Onderdeel van het model is de VBTB- systematiek (van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording), die ook elders binnen de rijksoverheid is ingevoerd. Deze heeft als doel de effectiviteit en efﬁciency van het werk te vergroten, de mogelijkheden tot (bij)sturing te verbeteren en de resultaatgerichtheid te bevorderen.

Voor het middelmanagement werd een workshop ‘resultaatgericht management’ georganiseerd onder leiding van een extern bureau. De lessen daaruit konden worden toegepast bij de voorbereiding van het jaarplan 2003.

Vanuit organisatorisch oogpunt zijn er belangrijke stappen gezet. Mede als gevolg van de nieuwe, meer publieksgerichte koers zijn op verschillende plaatsen binnen de organisatie proefopstellingen ontwikkeld (tij- delijke organisatieonderdelen), waarin – vooruitlopend op een reorga- nisatie – al in een nieuwe setting gewerkt werd.

4

(5)

Opleidingen

In 2002 is € 74.000 uitgegeven aan opleidingen en trainingen. Gemid- deld komt dit neer op € 500,- per fte.

Het Nationaal Archief streeft ernaar de behoefte aan opleiding en trai- ning van de individuele medewerker zoveel mogelijk te honoreren. Wel werd in 2002 meer dan in voorgaande jaren bij het toekennen van opleidingen gekeken naar de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker, gezien vanuit een meerjarenperspectief, en de daarvoor beno- digde competenties. Deze lijn zal de komende jaren worden door- getrokken.

In 2002 is tevens een start gemaakt met een Management Development traject. De persoonlijke drijfveren van het voltallige management zijn in kaart gebracht, en is een ‘karakterschets’ gemaakt van de aanwezige managementstijlen. Deze analyse zal als uitgangspunt fungeren bij de verdere ontwikkeling van hoger en middelmanagement.

Medezeggenschap

In mei 2002 zijn er verkiezingen gehouden voor de Onderdeel- commissie van het Nationaal Archief. Desondanks lag de bezetting van de Onderdeelcommissie in 2002 onder het gewenste niveau: na de verkiezingen konden slechts drie van de vijf zetels bemand worden.

Toch konden dankzij de grote inzet van de Onderdeelcommissie de adviesaanvragen in het kader van de WOR binnen de gestelde termijnen afgehandeld worden. De Onderdeelcommissie heeft daarnaast aandacht besteed aan het verbeteren van de communicatie richting de medewerkers. Hiertoe is onder andere een maandelijkse nieuwsbrief ontwikkeld. Deze aanpak bleek succesvol: medewerkers weten steeds vaker hun weg te vinden naar de Onderdeelcommissie.

De Onderdeelcommissie heeft in januari 2002 de bestuurder verzocht een zelfstandige Ondernemingsraad bij het Nationaal Archief in te stellen. Over dit onderwerp kon in 2002 nog geen overeenstemming worden bereikt met de Ondernemingsraad van de Rijksarchiefdienst.

Personeel

Het personeel van het Nationaal Archief is zijn belangrijkste kapitaal.

De kennis, vaardigheden, motivatie en inzet van de medewerkers zijn in hoge mate bepalend voor het functioneren van de organisatie. De medewerkers van het Nationaal Archief zijn professionals die staan voor hun werk, verantwoordelijkheid willen dragen en zich willen ont- plooien in hun werk.

P&O beleidsplan

In de eerste helft van 2002 is een beleidsplan opgesteld waarin de grote lijnen van het personeelsbeleid voor de komende jaren zijn vastgelegd.

Het beleidsplan volgt de koers die in de beleidsverkenning is uitgezet en slaat een brug tussen de gewenste koers van de organisatie en de wijze waarop dit met inzet van de medewerkers bereikt kan worden.

Aan de afdeling P&O wordt hierbij een belangrijke sturende en facilite- rende rol toegekend. Met het oog hierop is in 2002 besloten aan de formatie een hoofd P&O toe te voegen.

Formatie/bezetting

In 2002 is een aantal belangrijke managementposities ingevuld. Naast een nieuw hoofd Publiek en een nieuw hoofd Collectie is ook een direc- tiesecretaris aangetrokken. Hiermee is het managementteam van het Nationaal Archief gecompleteerd. Met het aantrekken van de directie- secretaris is ook de vorming van een Beleidsstaf gestart. Daarnaast zijn er in het middelmanagement een aantal verschuivingen geweest, met name bij Publiek en Bedrijfsvoering. De meeste posities zijn hier door interne kandidaten opgevuld.

Eind 2002 telde het Nationaal Archief in totaal 173 medewerkers, die tezamen 150,0 fte vervulden. Daarmee is er sprake van een daling van 1,2 fte ten opzichte van het begin van 2002. Er is echter wel sprake van een overbezetting van 4,6 fte boven het ofﬁciële formatieplan. Het ver- loop in 2002 kwam uit op 8,3%.

Ziekteverzuim

In 2002 bedroeg het verzuimpercentage exclusief zwangerschap 8,3%.

Met name in de eerste helft van 2002 zag het Nationaal Archief zich geconfronteerd met sterk oplopende verzuimcijfers. Onder andere door verbeterde verzuiminformatie en meer managementaandacht is het verzuimcijfer in de tweede helft van het jaar dermate gedaald dat het gemiddelde jaarcijfer toch nog op het niveau van 2001 (8,2%) is uit- gekomen.

5

(6)

6

Publiek

Op weg naar een publieksgericht archief:

200 jaar Nationaal Archief

Het jubileumjaar 2002 is aangegrepen om het Nationaal Archief bij een breed publiek onder de aandacht te brengen.

Op 4 juni werd de nieuwe naam Nationaal Archief gepresenteerd. Mr.

R.H.L.M. van Boxtel, demissionair minister van Grote Steden- en Integratiebeleid, verrichtte de ofﬁciële handelingen tijdens een druk- bezochte bijeenkomst in het auditorium van het Nationaal Archief.

Hierbij bood hij zijn eigen website www.ministervanboxtel.nl ter bewa- ring in het Nationaal Archief aan.

Ook de nieuwe website van het Nationaal Archief en de nieuwe huisstijl werden op 4 juni ofﬁcieel gelanceerd. De website richt zich op verschillende doelgroepen en bevat onder andere:

– een archievenoverzicht, toegangen en thematische databases;

– een tijdbalk waar in woord en beeld verhalen verteld worden over belangrijke momenten in de vaderlandse geschiedenis;

– lespakketten voor het voortgezet onderwijs;

– informatie ten behoeve van genealogisch onderzoek;

– informatie over archiefbeleid, digitalisering van erfgoed, archiefzorg en conservering.

(7)

7

Op 17 juni werd voor het personeel en partners een feestelijke dag georganiseerd, waarop onder andere de voorpremière van het toneelstuk

‘Afstammelingen’ getoond werd. Deze theatervoorstelling over gelui- den uit de vaderlandse geschiedenis was speciaal voor het Nationaal Archief geschreven door Pieter Hilhorst. Na de voorpremière werd de voorstelling gedurende een week in theater de Regentes in Den Haag gespeeld.

Op 31 oktober vond een relatieavond plaats voor alle werkrelaties van het Nationaal Archief. Binnen de speerpunten was gekozen voor het thema nieuwe Nederlanders. Op deze avond werd de essaybundel ‘Wat is Nederlands nog in dit land?’ gepresenteerd. In deze bundel, in opdracht van het Nationaal Archief uitgegeven, beschrijft een aantal moderne ‘nieuwkomers’ hun ervaringen met Nederland.

Voor de overige jubileumactiviteiten was gekozen voor het speerpunt

‘het Nederlandse landschap’. Op 28 november werd het symposium ‘De kaarten op tafel’ georganiseerd. Thema van dit symposium was de geschiedenis en de toekomst van het Nederlandse landschap. In de sfeervolle Grafelijke Zaal op het Binnenhof gaven diverse landschaps- deskundigen hun visie op het Nederlandse landschap. Tevens is daar het boek ‘Nederland in de maak’ aan Staatssecretaris van Cultuur mr.

drs. C.H.J. van Leeuwen aangeboden. Aansluitend aan het symposium vond de opening van de tentoonstelling ‘Op zoek naar het ideale land’

plaats, die in samenwerking met het Haags Historisch Museum was georganiseerd. Topstuk van deze tentoonstelling was de circa 20 m² grote kaart van Krayenhoff, gemaakt tussen 1798 en 1823. Deze kaart is de eerste topograﬁsche weergave van de Bataafse Republiek.

Digitale zoekgids archieven van de bewindslieden

Deze zoekgids op de website van het Nationaal Archief verwijst naar de vindplaats van de archieven van Nederlandse ministers en staatsse- cretarissen sinds 1798. Het betreft ongeveer 450 archieven van 300 personen. De archieven kunnen zich in heel Nederland en ook daarbuiten bevinden. Vermeld worden: vindplaats, omvang, periode, toegangen, eventuele beperkingen op de openbaarheid en een korte toelichting over aard en inhoud van het materiaal. In deze database kan worden gezocht op naam, op kabinet, op jaartal, op departement en op politieke richting.

Stichting Vrienden van het Nationaal Archief

Bij de lancering van het Nationaal Archief op 4 juni is tevens de stichting Vrienden van het Nationaal Archief opgericht. Met de oprichting van deze stichting werd beoogd mensen met interesse in het Nationaal Archief te verenigen en (ﬁnanciële) steun te verwerven. Doelstelling van de stichting Vrienden is het behoud van de bronnen voor de nationale en internationale geschiedenis van Nederland en het gebruik ervan door de samenleving.

Archiefprijsvraag 2002

Om de leerlingen uit het voortgezet onderwijs meer te interesseren voor het historisch erfgoed heeft het Nationaal Archief een archiefprijsvraag uitgeschreven. Hierbij konden scholen of individuele leerlingen op origineel archiefmateriaal gebaseerde producten of projecten inzenden. Uiteindelijk werden er in totaal 29 werkstukken ingezonden door 11 scholen uit het voortgezet onderwijs. De inzendingen varieerden van projecten voor en door leerlingen in de basisvorming tot vuistdikke proﬁelwerkstukken van leerlingen uit eindexamenklassen. De jury, bestaande uit docenten geschiedenis in het voortgezet onderwijs en medewerkers van het Nationaal Archief, koos uit drie genomineerden het werkstuk van regionale scholengemeenschap ‘De Nieuwe Veste’ uit Coevorden als beste inzending. De leerlingen van deze school ver- vaardigden een maquette en website over historisch Coevorden. De winnaars ontvingen op 3 december in het Nationaal Archief hun prijzen uit handen van oud-politicus en kinderboekenschrijver prof.dr.

J. Terlouw. De archiefprijsvraag zal voortaan elke twee jaar worden uitgeschreven.

(8)

Pers en publicaties

Op 23 mei werd een persmiddag georganiseerd voor alle Nederlandse media. Aan de hand van enkele interessante lezingen werd duidelijk gemaakt dat het Nationaal Archief de journalistiek heel wat te bieden heeft. Tevens was een archiefmarkt opgezet, zodat men ook zelf even kon snuffelen in archiefstukken. Meer dan 30 vertegenwoordigers van de Nederlandse pers waren op deze geslaagde middag aanwezig.

De aandacht van de verschillende media voor het Nationaal Archief was groot in 2002. Er is ruimschoots aandacht besteed aan het jubileumjaar en de naamsverandering, zowel in de geschreven pers (dagbladen en vakbladen) als op radio en televisie. Ook de tentoonstelling ‘Op zoek naar het ideale land’ en het boek ‘Nederland in de maak’ mochten zich verheugen in de belangstelling van de pers. Daarnaast zijn enkele pers- berichten over de collectie en reguliere activiteiten van het Nationaal Archief goed opgepikt door de diverse media. De berichten over de hulp aan Tsjechië na de watersnood, het onderzoek naar inktvraat en een videoband over bouwfraude leverden de meeste reacties op. Overigens was niet alleen de actieve persbenadering succesvol: steeds vaker blij- ken programmamakers van producties als OVT en Andere Tijden de weg naar het Nationaal Archief te vinden als bron voor hun uitzendin- gen.

Om de activiteiten en de collectie meer onder de aandacht van het publiek te brengen is in het voorjaar van 2002 een speciale uitgave, het Nationaal Archief magazine, uitgebracht. Het werd verspreid onder relaties, pers, studiezaalbezoekers en Vrienden van het Nationaal Archief en werd zeer enthousiast ontvangen. Daarom werd besloten het Nationaal Archief magazine in 2003 als kwartaalblad te laten verschijnen.

8

Nederland in de maak

Dit boek, samengesteld door dr. F. Egmond, gaat over de geschiedenis, identiteit en toekomst van het Nederlands landschap. Het laat aan de hand van kaarten, bouwtekeningen en foto’s uit de collectie van het Nationaal Archief zien hoe het Nederlands landschap in de afgelopen twee eeuwen is veranderd. Drie thema’s staan centraal. In Nederland en water gaat de aandacht vooral uit naar de gespannen relatie van

Nederland met het water, dat zowel dreiging als bescherming, zowel barrière als verbindingslijn vormt en daarnaast een bron van overleven (drinkwater) en vermaak is. In Nederland ontsloten wordt een beeld gegeven van de aanleg van nieuwe infrastructuur en de komst van nieuwe vervoermiddelen. Nederland ruimtelijk geordend, tenslotte, laat zien hoe het landschap door inpoldering, ruilverkaveling en steden- bouw opnieuw werd ingericht. De thema’s komen niet alleen tot uiting in het beeldmateriaal, maar komen ook terug in interviews met drie vernieuwers in de landschapsarchitectuur en stedenbouwkunde: Dirk Sijmons, Eric Luiten en Joost Schrijnen.

(9)

Inburgering met cultureel erfgoed

In 2002 zijn enkele nieuwe educatieve producten ontwikkeld, naast de rondleidingen en cursusdagen die het Nationaal Archief al een aantal jaren verzorgt. Zo is meegewerkt aan een lespakket rond het thema

‘Leed en lief in het archief’. Dit lespakket maakt deel uit van een gezamenlijk erfgoedproject. In dit project, waarin lesmateriaal wordt ontwikkeld in het kader van de cursus Nederlands als tweede taal, werken 6 erfgoedinstellingen en de ROC’s samen onder auspiciën van de Nederlandse Museum Vereniging. De ontwikkelde interculturele lespakketten zijn bestemd voor nieuwe Nederlanders die inburgerings- cursussen volgen.

Ook werd er samen met de Haagse Hogeschool een les over rituelen rond geboorte, huwelijk, begrafenis en verjaardag verzorgd. De cur- sisten kregen op het Nationaal Archief foto’s en documenten over de verjaardag, het huwelijk en de begrafenis van Koningin Wilhelmina te zien. Vervolgens werd er gediscussieerd over de vraag hoe er met belangrijke gebeurtenissen in verschillende culturen wordt omge- gaan.

In 2002 werd ook het virtueel museum KunststuK voltooid. Dit volledig getekende museum kan worden bezichtigd op het onderwijsnetwerk Kennisnet en heeft vier verdiepingen met kunstzinnige en historische objecten. Op alle verdiepingen zijn objecten uit het Nationaal Archief te zien. Achter al deze objecten zitten animaties met verhalen, spelletjes en quizzen. Op deze wijze kunnen leerlingen op speelse èn gedegen wijze iets leren over kunst, cultuur en geschiedenis. Ook KunststuK is een samenwerkingsproject van een groot aantal erfgoedinstellingen.

Studiezaalbezoek

In 2002 is het aantal bezoekers en bezoeken aan de studiezaal enigs- zins afgenomen. Belangrijke oorzaak was de wat afnemende vraag naar de archieven van de bijzondere rechtspleging. Het aantal bezoeken door niet-wetenschappelijke onderzoekers en genealogen was daarentegen hoger dan in 2001. Ook werden er meer originele stukken geraadpleegd dan in het voorgaande jaar. Uit een enquête naar de waardering voor de informatieverstrekking en ondersteuning bleek dat de waardering van de bezoekers gemiddeld ruim voldoende is.

9

Thijs en de geheime VOC-kaart

Naast een jubileumjaar voor het archiefwezen was 2002 ook het VOC- herdenkingsjaar. Ter gelegenheid hiervan heeft het Nationaal Archief een spannend kinderboek uitgegeven, ‘Thijs en de geheime VOC- kaart’. Dit boek werd geschreven door Lizette de Koning, medewerker van het TANAP-project. De uitgave was een doorslaand succes; in 2003 is een tweede druk verschenen. Met KIT Publishers is overeengekomen dat ‘Thijs en de geheime VOC-kaart’ in 2003 deel zal uitmaken van de Leespiramide, een leesbevorderingsproject voor leerlingen in groep 7 en 8 van het basisonderwijs.

Bij het boek ontwikkelde het Nationaal Archief een lespakket, dat mogelijkheden biedt om het leergebied ‘Oriëntatie op mens en wereld’

in groep 7 en 8 te behandelen. De leespiramide en het lespakket dragen bij aan historische kennis en historisch besef bij jonge kinderen.

Verrassend is dat het boek en het lespakket ook aftrek vinden bij docenten in het VMBO, die het materiaal in de brugklas gebruiken.

(10)

10

Collectie

Selectie en verwerving van bronnen

Het verwerven van archieven is een wettelijke taak. De Archiefwet 1995 bepaalt dat archieven van de centrale overheid na twintig jaar worden overgedragen aan het Nationaal Archief. Ook in de toekomst zal er dus nauw contact blijven met de rijksinstellingen en zal de collectie blijven groeien. Voordat overdracht plaatsvindt moet een selectie gemaakt worden in de papieren en digitale overheidsarchieven. Niet alles is immers de moeite van het bewaren waard.

(11)

11

Selectiebeleid

Het Nationaal Archief streeft bij haar selectiebeleid naar het opbouwen van een zo breed mogelijke collectie, waarin voor alle groepen uit de Nederlandse samenleving interessante informatie te vinden is. De afgelopen 10 jaar heeft het Nationaal Archief in samenwerking met de ministeries in het kader van het Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn (PIVOT) de methode institutioneel onderzoek ontwikkeld. Daarbij wordt het overheidshandelen binnen de verschillende beleidsterreinen van de rijksoverheid in kaart gebracht. Op basis van die onderzoeken wordt overheidsarchief geselecteerd. Als belangrijkste criterium geldt dat met de archieven het overheidshandelen ten opzichte van haar omgeving op hoofdlijnen moet kunnen worden gereconstrueerd. Deze methode blijkt te weinig ruimte te bieden om de rol van individuen, groepen of gebeurtenissen die voor een bepaald beleidsterrein van belang zijn geweest te laten meewegen in de selectie. Daarom heeft het Nationaal Archief in 2002 twee nieuwe selectie- instrumenten ontwikkeld: de historisch-maatschappelijke analyse en de archiefanalyse.

In een historisch-maatschappelijke analyse wordt een inventarisatie gemaakt van gebeurtenissen, individuen of groepen die voor een bepaald beleidsterrein van belang zijn geweest en die in het oorspronkelijke institutioneel onderzoek onderbelicht zijn gebleven. Over de historisch-maatschappelijke analyse heeft het Nationaal Archief in juni 2002 een workshop georganiseerd, waaraan vertegenwoordigers van onder andere het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, de Raad voor Cultuur en de Rijksarchieﬁnspectie deelnamen. In de aan- loop tot de workshop is door de groep Selectie een pilot uitgevoerd op het beleidsterrein burgerluchtvaart. Verder presenteerde de groep Selectie een model voor de uitvoering van een archiefanalyse, het tweede nieuwe selectie-instrument. Bij een archiefanalyse wordt naar speciﬁeke neerslag van bepaald overheidshandelen gezocht en wordt nagegaan wat de informatiewaarde daarvan is. Inmiddels zijn er pilots uitgevoerd bij de ministeries van Justitie (internationale rechtshulp) en VWS (welzijn), aan de hand waarvan het model inmiddels is bijgesteld.

Voorlichting

Het Nationaal Archief heeft voor de zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s) verschillende voorlichtingsactiviteiten ontplooid. Veel van deze instellingen zijn nog onbekend met de Archiefwet en hebben geen erva- ring met het opstellen van selectielijsten. Het Nationaal Archief heeft daarom een brochure samengesteld waarin wordt uitgelegd voor welk deel van hun archief de Archiefwet geldt, hoe de vaststellingsprocedure in elkaar zit en aan welke eisen een selectielijst moet voldoen. Daar- naast heeft het Nationaal Archief bijgedragen aan de workshops die de Rijksarchieﬁnspectie heeft georganiseerd om de ZBO’s voor te lichten, en zijn ook enkele spreadsheet presentaties ontwikkeld die op verzoek gegeven kunnen worden aan ZBO’s.

De projectgroep Documentaire Informatievoorziening en archief- beheer Defensie

In april 2002 bracht de Raad voor Cultuur advies uit over de selectielijst militaire operatiën. Het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumen- tatie (NIOD) kwam in dezelfde maand met haar eindrapport inzake de val van de Nederlandse enclave in Srebrenica. Zowel de Raad als het NIOD waren kritisch over het archiefbeheer van het ministerie van Defensie. Dit leidde er toe dat de plaatsvervangend secretaris-generaal van het ministerie van Defensie de projectgroep Documentaire Informatievoorziening en archiefbeheer (DIVAB) instelde. In deze projectgroep zijn de vier krijgsmachtdelen vertegenwoordigd en heeft het hoofd Selectie van het Nationaal Archief een adviserende rol.

In de tweede helft van 2002 is in opdracht van de DIVAB een audit uitgevoerd naar het archiefbeheer, zijn beheersregels opgesteld en is een e- mail regeling ontwikkeld. Naast de DIVAB is er een Begeleidings- commissie Defensiearchieven waarin ook door het Nationaal Archief wordt deelgenomen. Dit alles heeft bij het ministerie van Defensie een omslag in het denken teweeg gebracht: de medewerkers zijn zich meer bewust van de noodzaak van een goed archiefbeheer. De kwaliteit van inventarissen en selectielijsten krijgt meer aandacht. Bovendien is de samenwerking tussen het Nationaal Archief en het ministerie van Defensie geïntensiveerd en kwalitatief verbeterd.

(12)

Het archief van Johan Rudolf Thorbecke

Op 29 november 2002 hebben W. Thorbecke en de directeur van het Nationaal Archief de ‘verklaring van opneming en bewaring’ getekend van het archief van Johan Rudolf Thorbecke. Daarmee is dit belangrijke archief voor onderzoek beschikbaar gekomen. Het archief ligt al sinds 1951 in het depot van het Nationaal Archief. Maar al die tijd was het raad- plegen van dit archief aan beperkende bepalingen gebonden. Iedere onderzoeker moest eerst schriftelijk toestemming vragen aan de eige- naar van het archief, de heer W. Thorbecke. Aan deze voorwaarde is nu een einde gekomen.

Johan Rudolf Thorbecke (1798 – 1872) is een van de belangrijkste poli- tici uit de Nederlandse geschiedenis en zeker de belangrijkste politicus uit de negentiende eeuw. Hij is de man die Nederland in 1848 aan een liberale Grondwet hielp. Aanvankelijk was Thorbecke hoogleraar in Gent en Leiden. Vanaf 1840 gaat hij zich actief met politiek bezighouden.

In het revolutiejaar 1848, accepteert Koning Willem II een wijziging van de Grondwet zoals Thorbecke die voorstaat. Hij wordt in de jaren daarna tot aan zijn dood driemaal minister van Binnenlandse Zaken en tevens minister-president. In de perioden tussen zijn ministerschap is Thorbecke lid van de Tweede Kamer.

Het archief heeft een omvang van 29 strekkende meter. Dat is veel voor een archief van één persoon. Het is dan ook vrij volledig, alle belangrijke zaken die Thorbecke als minister of als kamerlid heeft behandeld zijn in het archief terug te vinden. De belangrijkste onderwerpen zijn de grondwetsherziening, de armenzorg, de gemeentewet, de aanleg van spoorwegen en het Noordzeekanaal, de regeling van de dienstplicht, het onderwijs, verkiezingen en de volksgezondheid. Iedereen die geïn- teresseerd is in de nationale geschiedenis van Nederland in de periode 1840 tot 1872 kan eigenlijk niet om Thorbecke’s archief heen.

Het archief van de Hoge Raad der Nederlanden

De Hoge Raad is het hoogste rechtscollege van ons land. De belangrijkste taak van de Hoge Raad is de cassatierechtspraak, het toetsen van uitspraken van lagere rechters. Daarmee wordt de rechtseenheid bewaakt. In 2002 werd het archief van de Hoge Raad over de periode 1940 – 1979 naar het Nationaal Archief overgebracht. Het archief heeft een omvang van ruim 170 strekkende meter. Het archief van de Hoge Raad over de periode 1838 – 1939 was al in het bezit van het Nationaal Archief.

Veel van de uitspraken van de Hoge Raad zijn al bekend uit de literatuur.

Maar behalve de uitspraken zelf bevat het archief ook de voorbereidende stukken, die meestal niet eerder gepubliceerd zijn. Ook bevat het archief de adviezen van de Hoge Raad aan de regering over tal van wets- voorstellen. Tot slot geeft het archief een goed beeld van de rechtspraak en de positie van de Hoge Raad tijdens de Duitse bezetting. Dit archief biedt dan ook veel onderzoeksmogelijkheden voor (rechts)historici en juristen.

12

Uitbreiding collectie

In 2002 werden 75 overheidsarchievenverworven, met een totale omvang van circa 1060 strekkende meter. Een belangrijk deel daarvan was afkomstig van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (ambassades, gezantschappen en consulaten in een groot aantal landen). Een greep uit de overige aanwinsten:

Ministerie van Defensie

– Beleidsterrein militair materieel, 1949 – 1980 – Militair personeel, (1947) 1948 – 1980, 1982 Ministerie van Marine

– Scheepsjournalen, aanvulling, 1883 – 1995 Ministerie van Economische Zaken

– Bureau voor de Industriële Eigendom, Nederlandse Merkendossiers, 1881 – 1973 – Centraal Planbureau, 1947 – 1989

Ministerie van Financiën

– Nederlands Clearing Instituut, 1934 – 1946 (1960)

– Generale Thesaurie, Directie Buitenlands Betalingsverkeer, 1935 – 1965 – Directie der Domeinen, 1945 – 1979

Ministerie van Justitie

– Staatscommissie Bezettingsrecht, 1946 – 1955 – Raadsadviseurs, 1945 – 1965

– Commissies tot opsporing van oorlogsmisdadigers, (1942) 1944 – 1949 (1984) Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij

– Stichting Landelijke Bezettingsschade, (1938) 1941 – 1945 – Stichting Beheer Landbouwgronden, 1946 – 1982 (1988) Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

– Directoraat-Generaal voor het basis- en speciaal onderwijs, 1975 – 1991 Ministerie van Verkeer en Waterstaat

– PTT-archieven, (1837) 1893 – 1954 (1972) Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

– Commissariaat voor de Ambonezenzorg, aanvulling, (1924) 1952 – 1970 (1979) Hoge Raad der Nederlanden, 1940 – 1979

(13)

Het archief van Guus van Bladel

Op 3 april 2002 wordt een container met acht verhuisdozen bij het Nationaal Archief afgeleverd. De dozen zijn vanuit Maleisië verzonden per diplomatieke post en bevatten documenten van Guus van Bladel over de processen tegen Johannes van Damme en Maria Krol-Hmelak in Singapore. Beiden werden gearresteerd op verdenking van heroï- nesmokkel. Van Damme is hiervoor uiteindelijk ter dood veroordeeld.

Op 23 september 1994 werd Van Damme opgehangen in de Changi Prison. Krol werd daarentegen onverwacht vrijgesproken.

Vanaf het moment dat Van Bladel als onbezoldigd sociaal raadsman bij beide zaken betrokken raakte, heeft hij alles verzameld en bewaard wat met de processen te maken had. Ook heeft hij vanaf het begin dagboe- ken bijgehouden over beide zaken. Daarnaast bevat het archief de rap- porten die hij na elk bezoek aan Van Damme en Krol schreef en naar de Nederlandse ambassade stuurde. Ook zijn niet alledaagse stukken als verklaringen van undercoveragenten van de Amerikaanse Drug Enforcement Administration, een rapport van de Centrale Recherche Informatiedienst en een dossier over de praktijken van de Nigeriaanse mafﬁa in het archief aanwezig.

Het bestand biedt allerlei onderzoeksmogelijkheden. Het geeft informatie over het psychologische proces dat beide gevangenen door- maakten en over de situatie in de Singaporese gevangenissen.

Daarnaast kunnen ook de juridische aspecten van beide zaken aan de hand van dit archief gereconstrueerd worden. Tenslotte geeft het een beeld van het optreden van de Nederlandse overheid ten aanzien van gedetineerden in het buitenland. Het archief is beperkt openbaar.

Teruggave van archieven

In 2002 werd door teruggave van bestanden aan gemeente- en streek- archieven uitvoering gegeven aan het door de Staatssecretaris gevoerde beleid van spreiding van cultuurbezit. Zo ontving het gemeen- tearchief in Dordrecht 26 bestanden van omliggende gemeenten met een totale omvang van 48,3 meter. De regionale historische centra in Friesland, Zeeland en Overijssel ontvingen de onderdelen uit het archief van het Militair Gezag die op hun provincies betrekking hebben.

Ook verzorgde het Nationaal Archief de verdeling van de uit Rusland gerecupereerde particuliere archieven onder de Nederlandse recht- hebbenden.

13

Particuliere archievenzijn een noodzakelijke aanvulling, die tezamen met overheidsarchieven een completer beeld van de (politieke) geschiedenis geven. In 2002 werden 23 particuliere archieven verwor- ven, met een totale omvang van circa 60 strekkende meter. Voor een deel ging het om aanvullingen op al in het Nationaal Archief aanwezige bestanden. Met enkele personen werden afspraken gemaakt over de bewerking van hun archief. Enkele aanwinsten in 2002:

Archief van Guus van Bladel inzake de processen tegen Van Damme en Krol, (1986) 1991 – 2001

Collectie J.R. Thorbecke, 1796 – 1929, aanvulling Collectie Familie Roëll, 1658 – 1974, aanvulling Collectie C. Egas, 1945 – 1996

Collectie Ter Veer, directeur-generaal Bijzondere Rechtspleging, circa 1944 – circa 1952 Collectie Vonhoff (aanvulling), 1946 – heden

Collectie Wttewaal van Stoetwegen, 1748 – 1985, aanvulling Collectie Mr. M.P.L. Steenberghe, 1934 – 1961, aanvulling Bilderberg Conferenties, 1994 – 1999, aanvulling

Nationaal Fonds voor de Geestelijke Volksgezondheid, 1959 – 1990 Nederlands Bibliotheek- en Lectuurcentrum, 1972 – 1993 Stichting het Nederlands Studentenorkest, 1952 – 1999 Vereniging Guinee – Nederland, 1994 – 1998

(14)

Restauratie en conservering

Archieven moeten voor de huidige en toekomstige generaties worden veiliggesteld. Om te kunnen garanderen dat de bronnen ook in de toekomst kunnen worden geraadpleegd worden de archieven geconserveerd. Het Nationaal Archief is deskundig op het gebied van archief- conservering in brede zin en gebruikt deze deskundigheid om de collectie in optimale conditie te brengen en te houden. Daarbij gaat het Nationaal Archief selectief te werk. Het Nationaal Archief heeft in zijn Collectiebehoudsplan bepaald welke archieven met voorrang behandeld worden. Dit zijn veel geraadpleegde archieven, topstukken en archieven met autonoom verval.

Veel geraadpleegde archieven worden verﬁlmd om het gebruik van de originelen te beperken. Om bestanden met een slechte materiële conditie op verantwoorde wijze te kunnen verﬁlmen, is eerst restauratie nodig. Een voorbeeld hiervan is het belangrijke maar ernstig aange- taste archief van de Nederlandse Portugees-Israëlitische Gemeente.

Bij de restauratie is een innovatieve methode voor inktvraat behande- ling toegepast. In 2002 werden onder meer de archieven van de Admiraliteitscolleges, de Ereraden en Centrale Ereraad voor de Kunst, de Staatssecretarie en het Ministerie van Koloniën verﬁlmd.

Bij de topstukken is de doelstelling een optimaal behoud van de originelen. In 2002 werden de archieven van de Graven van Holland en de Nederlandse Factorij Japan (onderdeel van het VOC-archief) gerestau- reerd en werd een aantal charters geconserveerd. Voor de restauratie- behoefte van het Remissorium Philippi (boekwerk uit 1450 met enkele vergulde miniaturen. Het betreft een beschrijving van de archieven van de graafschappen Holland en Zeeland, in opdracht van Filips de Goede opgetekend door Pieter van Renesse van Beoostenzwene) werd vooronderzoek verricht.

Van archieven met autonoom verval komt, als er geen maatregelen getroffen worden, de raadpleging op langere termijn in gevaar. Zo zijn de negatieven uit de unieke Anefo-fotocollectie aangetast door het zogenaamde azijnzuursyndroom. Het Nationaal Archief deed in het verslagjaar onderzoek naar een oplossing voor dit belangrijke probleem; een doorbraak wordt in 2003 verwacht. De Anefo-negatieven werden adequaat verpakt en ingevroren om het verval te stoppen.

Kennisoverdracht

Het Nationaal Archief past zijn conserveringskennis niet alleen toe op de eigen collectie, maar stelt deze ook beschikbaar aan anderen in binnen- en buitenland. Veel van de activiteiten in 2002 waren gericht op het uitdragen van kennis. Zo werden 25 rondleidingen in het restaura- tieatelier gegeven, was er contact met diverse journalisten en camera- ploegen, en verschenen er twee artikelen in de vakliteratuur. Twee workshops werden in eigen huis gegeven, waaronder een voor collega’s van het archief in Suriname. In het kader van TANAP werden workshops in Sri Lanka (twee maal) en in India georganiseerd.

14

Watersnood in Tsjechië

De zomer van 2002 werd in Midden-Europa gekenmerkt door overvloe- dige regenval. In Praag trad de Moldau met zoveel kracht buiten zijn oevers dat vrijwel alle laaggelegen stadsdelen ernstige waterschade opliepen. Een groot aantal culturele instellingen werd getroffen. Op 16 augustus vroeg de Nederlandse cultureel attaché in de Tsjechische hoofdstad om steun aan de getroffen Tsjechische zusterinstellingen.

Een week later vloog een conservingsdeskundige van het Nationaal Archief naar Praag voor een eerste inventarisatie van de schade. Zij ging bovendien na, aan welke hulp de Tsjechen behoefte hadden.

Vervolgens vloog zij door naar Polen om zich te verzekeren van Poolse steun en expertise. Op 29 augustus vond overleg over de hulp aan Tsjechië plaats op het ministerie van OCenW.

Besloten werd dat het Nationaal Archief de hulpactie zou coördineren.

Conform de wens van de Tsjechen bestond de Nederlandse bijdrage uit de levering van luchtdrogers, een vacuümdroger en een generator voor stroomvoorziening. Een vriesdroger werd voor rekening van Nederland van de Polen gehuurd. Op 28 september overhandigde de Staats- secretaris van Cultuur, mr. drs. C.H.J. van Leeuwen, de goederen aan de Tsjechische autoriteiten tijdens een bezoek aan Praag.

(15)

GRIP

In 2002 hebben de European Committee on Preservation and Access (ECPA) en het Nationaal Archief samen een database met informatie over conservering gemaakt voor professionals uit het bibliotheek-, museum- en archiefwezen. GRIP staat voor Gateway for Resources and Information on Preservation. In de database wordt het trefwoorden- systeem gebruikt van de Art and Architecture Thesaurus (AAT), ont- worpen door het Getty Research Institute. De database is benaderbaar via de websites van de ECPA en het Nationaal Archief, waarmee een groot bereik gegarandeerd is. GRIP wordt regelmatig geactualiseerd door medewerkers van het Nationaal Archief en door de Scientiﬁc Board van de ECPA.

InkCor

Tekeningen van Rembrandt die vervagen, composities van Bach die onleesbaar worden, archiefstukken van de VOC waar gaten in vallen: als onderzoekers geen oplossing vinden voor inktvraat wordt de toekomst van duizenden eeuwenoude documenten bedreigd. Vanaf de Middeleeuwen tot de twintigste eeuw is de zogenaamde ijzergallusinkt gebruikt. Deze inkt bevat ijzer, koper en andere metaaldeeltjes en kan daardoor oxideren. Als dat gebeurt, is op het papier een bruine ver- kleuring zichtbaar die zich gemakkelijk uitbreidt. Wordt de schade niet aangepakt, dan vallen zelfs gaten in het document.

Een deel van de collectie van het Nationaal Archief loopt gevaar als gevolg van inktvraat. Vele culturele instellingen in Europa kampen met hetzelfde probleem. Zeven van hen, waaronder het Nationaal Archief, het Instituut Collectie Nederland en het Louvre in Parijs, hebben zich in 2002 verenigd in het Europese samenwerkingsverband InkCor. De Europese Unie draagt bijna 1 miljoen euro bij aan de ontwikkeling van een behandelmethode voor inktvraat. Het is voor het eerst dat biblio- theken, musea en archieven op dit gebied op zo’n grote schaal samen- werken.

Het Nationaal Archief levert een belangrijke bijdrage aan InkCor door middel van toegepast onderzoek. Om te beginnen inventariseert het Nationaal Archief de schade aan zijn archiefstukken. In 2002 testte een team restauratoren 100 archiefstukken uit de collectie, uit elke eeuw 10 documenten. Met behulp van UV-licht werd gekeken naar sporen van aantasting en absorptietests moesten duidelijkheid geven over de conditie van het papier. Ook hebben restauratoren metingen verricht om het ijzergehalte van de gebruikte inkt te bepalen. De gegevens zijn opgeslagen in een database die dient als startpunt voor verder wetenschappelijk onderzoek. Het InkCor project loopt door tot en met 2004.

15

Wijk bij Duurstede

In de nacht van 17 op 18 oktober 2002 stroomde het archiefdepot in de kelder van het gemeentehuis in Wijk bij Duurstede vol met water.

Binnen korte tijd stond het water 1.80 meter hoog. In het depot bevon- den zich de archieven van het streekarchief Kromme Rijngebied- Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede, in totaal 2000 strekkende meter archief. Oud archief maar ook semi-statische archieven, een fotocollectie, ﬁlms, microﬁches, prentencollectie en oude kranten vie- len ten prooi aan het water. Adviseurs van het Nationaal Archief hielpen op tal van manieren bij het beperken van de schade en gaven bouwkun- dige adviezen om het kelderdepot weer geschikt te maken als archiefbewaarplaats.

(16)

16

Internationale

samenwerking

Nederland en de wereld

De contacten van het Nationaal Archief met instellingen in het buitenland sluiten naadloos aan bij het internationaal cultuurbeleid zoals dat is geformuleerd door de ministeries van OCenW en Buitenlandse Zaken. Het gemeenschappelijk historisch en cultureel erfgoed en de vaak eeuwenoude onderlinge banden vormen in belangrijke mate de basis voor dit beleid.

De vooraanstaande rol van Nederland in de wereld in vroeger eeuwen vindt zijn weerspiegeling in de vele contacten met tal van landen. Met twee nationale archieﬁnstellingen, het ROS-Archiv in de Russische Federatie en het Arsip Nasional in Indonesië, bestaan sinds enige jaren bilaterale raamakkoorden. Doel van beide akkoorden is een grotere mate van toegankelijkheid van het gezamenlijk erfgoed dat in deze archiefbewaarplaatsen ligt opgeslagen.

(17)

17

TANAP

Towards a New Age of Partnership (TANAP) is een wereldwijd programma tot redding, toegankelijk maken en gebruik van de VOC- archieven. De Universiteit Leiden en het Nationaal Archief werken in dit project samen met de nationale archieven van Indonesië (Jakarta) en Sri Lanka (Colombo), alsmede met de Kaapse Archiefbewaarplaats in Zuid-Afrika en het Tamil Nadu-archief in India (Chennai). TANAP wordt geﬁnancierd uit HGIS-gelden en door NWO.

Het Nationaal Archief coördineert het archievenonderdeel van TANAP (het behouden en veiligstellen van de informatie in de VOC-archiefstukken en het verbeteren van de toegankelijkheid en daarmee het gebruik van die archieven) en de Universiteit Leiden het wetenschappelijk onderdeel (onderzoek en kennisontwikkeling). Het Nationaal Archief stelt tevens faciliteiten ter beschikking aan de TANAP-studenten, bij- voorbeeld voor colloquia.

Bij elkaar omvat het archievenonderdeel van TANAP rond dertig deel- projecten, en ziet er in elk van de deelnemende landen weer anders uit.

De positie die de archieﬁnstellingen innemen, de hoeveelheid VOC- materiaal, de staat waarin dit verkeert en de aanpak verschillen enorm van elkaar. Gemeenschappelijk is de wil tot samenwerking. In 2002 werden onder meer de volgende resultaten geboekt.

Restauratie en conservering

In Jakarta verliepen de restauratieactiviteiten door problemen met de aanvezelmachine trager dan gehoopt. De verpakking vorderde wel voldoende. Van het zogenaamde ‘onvermengd’ VOC-archief, dat circa 1700 strekkende meter beslaat, werd tot dusver ca. 30% in zuurvrije omsla- gen verpakt, omgenummerd en geëtiketteerd. Van circa 70% werd in het kader van schade-inventarisatie de fysieke toestand vastgelegd. In Colombo werden in april 2002 twee aanvezelunits geleverd en is een workshop conservering gehouden. De Nederlandse ambassade heeft bij die gelegenheid een persconferentie georganiseerd. De herverpakking van de VOC-archiefstukken in Colombo werd in 2002 voltooid. Er werd gestart met de verﬁlming van de VOC-documenten. Ook aan het archief in Chennai werden begin 2002 twee aanvezelunits geleverd en werd aansluitend een workshop gehouden. In Den Haag kreeg het VOC- archief mede met het oog op het VOC-jaar prioriteit. De herverpakking van dit archief werd afgerond.

Toegankelijkheid

Bij het nationaal archief in Jakarta waren in 2002 twee medewerkers gedetacheerd die het personeel aldaar begeleidden. Dit resulteerde in de publicatie van twee belangrijke inventarissen: de toegang op het archief van de Hoge Regering (Gouverneur-generaal en Raden, 1612 – 1811), in feite de ruggen-graat van het VOC-archief in Jakarta, en het archief van de Hoge Commissie (commissarissen-generaal, 1791 – 1799). De inventarissen op de VOC-archieven in Colombo en Chennai

werden in Den Haag samengesteld en gedigitaliseerd. In Kaapstad werden enkele inventarissen uit het Afrikaans in het Engels vertaald.

Bovendien werd doorgewerkt aan de transcriptie en digitalisering van het centrale VOC-bestand: de Resoluties van de Gouverneur en Raad tussen 1652 en 1795. In Den Haag is gewerkt aan het omzetten van alle inventarissen in EAD-format. EAD – Encoded Archival Description – is een internationale standaard voor de publicatie van inventarissen op het internet. Het converteren van de inventarissen bleek een tijdro- vende zaak. Dit kwam doordat het Nationaal Archief de nodige expertise moest opbouwen met deze nieuwe internationale standaard. Om de toegankelijkheid van de TANAP-website (www.tanap.net) te verbete- ren werd een zoekmachine toegevoegd.

(18)

Recuperatie

Begin januari 2002 kwam de eerste tranche Nederlands archiefmateriaal – tijdens de Tweede Wereldoorlog door Duitsland ontvreemd en afgevoerd naar Berlijn en vervolgens door het Rode Leger in 1945 getransporteerd naar Moskou – weer terug naar Nederland. Tijdens een plechtige overhandiging in december 2001 in het Russisch Militair Staatsarchief in Moskou was dit materiaal al in ontvangst genomen door de Nederlandse ambassadeur. Op 30 januari werden in het Natio- naal Archief, in aanwezigheid van de Staatssecretaris van Cultuur, dr. F. van der Ploeg, en de Russische ambassadeur, A.G. Khodakov, de 30 meter archieven overhandigd aan de oorspronkelijke archiefvor- mers.

Over de tweede tranche met het resterende materiaal heeft de Nederlandse regering in 2002 verder overleg gevoerd met de Russische autoriteiten. Hierin bevinden zich belangrijke bestanden van Joodse organisaties, de Vrijmetselaars, het Internationaal Informatiecentrum en Archief voor de Vrouwenbeweging en het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis.

Rossica-Neerlandica

Dit driejarige programma, gestart in de zomer van 2000, beoogt het toegankelijk maken van Russisch archiefmateriaal over Nederland en Nederlanders. Rossica-Neerlandica is een samenwerkingsproject van het Nationaal Archief en de Rijksuniversiteit van Groningen. Uitvoerder van het project is het Nederlands-Russisch Archiefcentrum (NRAC) in Groningen.

Binnen dit project, geﬁnancierd met gelden uit het HGIS-Cultuurfonds van de ministeries van Buitenlandse zaken en OCenW, wordt onder andere een website gerealiseerd waarop toegangen op het archiefmateriaal over Nederland in Rusland en publicaties zullen verschijnen.

Op 25 januari 2002 werden tijdens een symposium in het Nationaal Archief de website en de eerste drie publicaties gepresenteerd. Andere publicaties werden in het verslagjaar voorbereid.

18

Bezoeken van buitenlandse delegaties

Tweemaal ontving het Nationaal Archief een hoge Zuid-Afrikaanse regeringsdelegatie, op 13 juni onder leiding van de directeur-generaal Cultuur en op 2 september onder leiding van de onderminister van Cultuur. Beide delegaties oriënteerden zich op mogelijkheden voor samenwerking met Nederlandse cultuur- en archieﬁnstellingen. Ook de Iraanse cultureel attaché in Nederland bezocht het Nationaal Archief om samenwerking met archieﬁnstellingen in Iran te bepleiten.

Ter voorbereiding op deze gesprekken hebben consultaties met het ministerie van Buitenlandse Zaken en de Nederlandse ambassades in deze landen plaatsgevonden.

Verder kwam tweemaal een delegatie uit Indonesië op bezoek. De eerste delegatie kwam op bezoek door bemiddeling van de Bestuursdienst van de gemeente Rotterdam en werd gevormd door directeuren van cultuurdiensten uit Jakarta en omgeving. Het tweede gezelschap bestond uit archivarissen uit Oost-Java.

(19)

Suriname

Er is in 2002 zeer intensief contact geweest tussen het Nationaal Archief en de Archiefcommissie van Suriname. Vooruitlopend op de bouw van een nieuw Landsarchief in Paramaribo – een geschenk van de Nederlandse regering – heeft Nederland, daartoe uitgenodigd door Suriname, samen met de Archiefcommissie ook de opbouw van een moderne archieforganisatie ter hand genomen. In nauw overleg met de Archiefcommissie, de Surinaamse overheid en de Nederlandse ver- tegenwoordiging ter plaatse, is in de zomer van 2002 een Plan van Aanpak Ondersteuning Surinaams Archiefwezen ontwikkeld. Dit Plan van Aanpak, geﬁnancierd met HGIS-Cultuurgelden, maar ook met subsidies van het ministerie van OCenW en met gelden van het Nationaal Archief, kent een sectorbrede aanpak. De nadruk ligt op scholing van het Surinaamse archiefpersoneel, zowel op locatie als in Nederland.

Op 1 oktober 2002 is een Nederlandse archivaris als adviseur aange- steld. Het Plan van Aanpak voorziet ook in maatregelen als het opstellen van een nieuwe Surinaamse Archiefwet en tal van acties voor adequaat behoud en beheer van archieven. Uiteindelijke doelstelling is het behoud en het (met ICT-middelen) toegankelijk maken van het gemeenschappelijk erfgoed van Suriname en Nederland voor geïnte- resseerden in Suriname, Nederland of elders.

Oostzee-project

In het najaar werden de eerste stappen gezet om te komen tot een ambitieus projectplan rond de vroegere Oostzeehandel. Het Nationaal Archief zal de trekker zijn van dit project, waarin naar verwachting de collega-archiefinstellingen uit een 10-tal landen Oostzeelanden en uit Nederland zullen participeren. De uitbreiding van de EU met een aantal Baltische staten in 2004 biedt een unieke mogelijkheid om deze ambitie te realiseren. In overleg met de ministeries van Buitenlandse Zaken en OCenW zal in 2003 worden gezocht naar (financiële) mogelijkheden om via de weg van een vooronderzoek de haalbaarheid - inhoudelijk en financieel- van dit project te onderzoeken.

19

Herdenkingen

Met het oog op de herdenking van de eeuwenoude banden met Brazilië en Marokko (respectievelijk in 2004 en 2005) zijn in het verslagjaar de eerste voorbereidende activiteiten gestart. Met de Braziliaanse ambassade in Den Haag en de Universiteit Leiden is een aantal malen overlegd over het op moderne wijze toegankelijk maken van de oudste bronnen over Brazilië van het Nationaal Archief. Enkele van deze bronnen werden gescand en voor verdere bewerking en publicatie aangeboden aan de Universiteit Leiden. In het geval van Marokko werd een eerste idee ontwikkeld voor een virtuele expositie over de banden tussen Nederland en Marokko.

(20)

20

Kengetallen

2002 2001 2000

Bezit

Archief 94 km 93 km

Kaarten en tekeningen 300.000 300.000

Foto’s en negatieven 1.000.000 1.000.000

Acquisitie

Archief 1,0 km 0,8 km 5,2 km

Dequisitie

Archief 200 m 151 m 73,2 m

Beheer

Archief verplaatst 7 km 8 km 15 km

Archief herverpakt 5 km 2 km 4 km

Archief verﬁlmd 41 m 81,9 m 21 m

Openingsuren

Per week 40 40 40

Bezoek

Bezoekers 8.212 8.756 7.319

Bezoeken 28.783 29.661 28.400

Gebruik

Aanvragen studiezaal 89.916 87.065 75.000

Tentoonstellingen 26 28 25

Uitleen tentoonstellingen 378 362 350

Bezoek aan de website 1.352.624 1.018.341 975.000

Telefonische vragen 5.900 5.800 6.500

Schriftelijke vragen 1.926 2.800 2.000

E-mail vragen 4.023 2.100 1.450

Betaalde opdrachten 412 400 375

Educatie

Cursussen/deelnemers 30/364 28/319 36/500

Rondleidingen/deelnemers 55/475 65/636 56/960

Themalezingen/deelnemers 13/385 11/279 16/550

Open dagen/deelnemers 4/295 4/320 12/3.700

Personeel

Fte’s/medewerkers 150/173 148,3/183 121,9/140

Activa(x € 1.000) 31 12 2002 01 01 2002

Vaste activa 1.774 1.054

Voorraden 100 -142

Vorderingen 1.425 570

Liquide middelen 1.822 4.043

5.121 5.525

Passiva(x € 1.000) 31 12 2002 01 01 2002

Eigen vermogen 161 473

Voorzieningen 18 826

Leningen 1.328 945

Schulden 3.614 3.281

5.121 5.525

Bestedingen(x € 1.000) 2002 2001

Personele lasten 6.631 5.481

Organisatie- en huisvesting 5.021 1.053

Kapitaallasten 305 290

Directe bestedingen projecten 1.480 1.138

Diversen en voorzieningen 24 62

13.461 8.024

Baten(x € 1.000) 2002 2001

Rijksbijdrage 9.979 6.797

Programmagelden en subsidies 859 1.029

Reguliere dienstverlening 232 145

Dienstverlening aan derden 980 193

Overige baten 1.101 211

13.151 8.375