KENNISGEVING INZAKE EERLIJKE VERWERKING

(1)

KENNISGEVING INZAKE EERLIJKE VERWERKING Inleiding

WEX Europe Services BV en onze gelieerde bedrijven ("WEX", "wij/we", "onze" of "ons") bewaart en verwerkt gegevens over alle huidige en voormalige werknemers, medewerkers, individuele aannemers, tijdelijke werknemers, sollicitanten, kandidaten, stagiairs, uitzendkrachten, consultants, directeuren, leden (d.w.z. partners) en derden wiens gegevens u aan ons verstrekt in verband met de arbeidsrelatie (bijv. familie, contactgegevens voor noodgevallen en/of personen ten laste) ("personeel"

of "u" of "uw").

Wij nemen uw gegevensbeschermingsrechten en onze wettelijke verplichtingen serieus. Uw persoonlijke informatie zal alleen zoals hieronder uiteengezet op een veilige en vertrouwelijke manier worden behandeld.

De volgende kennisgeving inzake deugdelijke verwerking beschrijft de categorieën van persoonlijke gegevens die we mogelijk verwerken, hoe uw persoonlijke gegevens kunnen worden verwerkt en hoe uw privacy wordt beschermd in de loop van onze relatie met u. Deze dient te voldoen aan onze verplichtingen om u te voorzien van informatie over de verwerking door WEX van uw persoonlijke gegevens op grond van privacywetgeving, dat wil zeggen in Nederland, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Het maakt geen deel uit van uw arbeidsovereenkomst of verbintenis.

Als u vragen hebt over de verwerking van uw persoonlijke gegevens of als u meent dat uw privacyrechten zijn geschonden, neem dan contact op met privacy@wexinc.com. Als u ongeoorloofde openbaarmaking van gegevens opmerkt, maak dan ook hier melding van bij privacy@wexinc.com en ontvang richtlijnen voor de toepasselijke rapportagevereisten.

De contactgegevens van elk van de gegevensbeheerders van WEX en, in voorkomend geval, hun vertegenwoordigers en relevante gegevensbeschermingscontacten zijn toegevoegd aan het einde van deze kennisgeving onder de kop Bijlage A.

Verwerking van persoonlijke gegevens

WEX verzamelt en verwerkt uw persoonlijke informatie voor de doeleinden die worden beschreven in deze kennisgeving inzake eerlijke verwerking. Persoonlijke gegevens zijn alle informatie die een geïdentificeerde of identificeerbare persoon beschrijft of met hem/haar verband houdt. Een identificeerbaar individu is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name door te verwijzen naar een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online- identificator of één of meerdere factoren die specifiek zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van dat individu.

Het relevante gelieerde bedrijf van WEX dat in uw arbeidsovereenkomst of dienstencontract wordt vermeld (ongeacht of het door WEX of een derde partij is uitgegeven), is de gegevensbeheerder van uw persoonlijke gegevens. Wanneer verwerkingen van de persoonlijke informatie door andere gelieerde bedrijven van WEX worden uitgevoerd voor hun eigen onafhankelijke doeleinden, kunnen deze gelieerde bedrijven bovendien gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor uw persoonlijke gegevens.

Welke gegevens verwerken we?

Persoonlijke gegevens

Wij kunnen verschillende soorten persoonlijke gegevens over u verzamelen voor de doeleinden die worden beschreven in deze kennisgeving inzake eerlijke verwerking, waaronder:

● Personeelsgerelateerde gegevens: uw titel, voornaam, tweede naam en achternaam, geboortenaam, gewenste naam, eventuele aanvullende namen, geslacht, nationaliteit, tweede nationaliteit, burgerlijke staat, geboortedatum, leeftijd, contactgegevens (bijv. adres,

(2)

telefoonnummer, e-mail), nationaal identificatienummer, gegevens over immigratie en geschiktheid voor werk, gesproken talen; contactgegevens van familie/personen ten laste;

● Gegevens met betrekking tot uw verbintenis met WEX: werkcontactgegevens (bijv. adres, telefoonnummer, e-mail), werklocatie, standaarduren, standaardtaal, tijdzone en valuta voor locatie, uw werknemer-ID en verschillende systeem-ID's, uw prestatiebeoordelingsinformatie, uw werkgeschiedenis, uw rapportagelijn, uw type werknemer/tijdelijke uitzendkracht, uw begin- /einddatum van uw contract, uw kostenplaats, uw functie en functieomschrijving, uw werktijden en patronen, of u voltijds of deeltijds werkt; de einddatum/beëindiging van uw contract; de reden van beëindiging; uw laatste werkdag; exitinterviews, referenties, status (actief/inactief/beëindigd); functietitel; de reden voor elke wijziging van baan en datum van wijziging; de startdatum van uw uitkering;

● Wervingsgegevens: kwalificaties, referenties, cv en sollicitatie, interview- en beoordelingsgegevens, doorlichting en verificatie-informatie;

● Gegevens over regelgeving: registratiegegevens van uw registratie bij elke toepasselijke regelgevende instantie, uw gereguleerde status en eventuele wettelijke referenties;

● Loon- en uitkeringsgegevens: uw looninformatie (inclusief salaris/uurtarief/contractlooninformatie zoals van toepassing, toelagen, bonussen en emolumenten), bankgegevens, rang, sofinummer, belastinginformatie, informatie over derden;

● Verlofinformatie: afwezigheidsrapporten (inclusief data en categorieën van verlof/vrijaf), vakantiedata en informatie met betrekking tot ouderschapsverlof;

● Gegevens over HR-processen: aantijgingen, onderzoeken en voortgangsrapporten en resultaten, feedback van collega's en managers, beoordelingen, talentprogramma's, formele en informele processen voor prestatiebeheer, flexibele werkprocessen, herstructurerings- en afvloeiingsplannen, documenten ter raadpleging, selectie- en overplaatsingsgegevens, gezondheids- en veiligheidsaudits, risicobeoordelingen, incidentrapporten, gegevens met betrekking tot opleidings- en ontwikkelingsbehoeften of gekregen training;

● Controleren van gegevens (voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving en in overeenstemming met de aanvaardbare gebruikswijzen van WEX): 'Closed Circuit' cameratoezicht (CCTV), aanmeldings- en toegangsrecords van systemen en gebouwen, toetsaanslagen, download- en printrecords, opnames van telefoongesprekken, gegevens die worden opgevangen door IT-beveiligingsprogramma's en -filters;

● Gegevens over claims, klachten en onthullingen van werknemers - opzeggingsregelingen en - betalingen, onderwerpen van werkgerelateerde geschillen en klachten, betrokkenheid van medewerkers bij incidentrapportage en informatieverschaffing.

Bepaalde aanvullende informatie kan worden verzameld indien dit noodzakelijk is en is toegestaan door de lokale toepasselijke wetgeving.

Speciale categorieën van persoonlijke gegevens

Voor zover vereist door de toepasselijke wetgeving mag WEX ook een beperkte hoeveelheid persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken die in speciale categorieën vallen, soms ook wel

"gevoelige persoonlijke gegevens" genoemd. Deze term omvat informatie met betrekking tot zaken als raciale of etnische afkomst, religieuze overtuigingen, fysieke of mentale gezondheid (inclusief details over wijzigingen of aanpassingen), bepaalde informatie over moederschap/adoptie, vakbondslidmaatschap, seksuele geaardheid, informatie over seksueel leven, biometrische gegevens, genetische gegevens, strafregisters en informatie over strafbare feiten of procedures.

Hoe verzamelt WEX gegevens?

WEX verzamelt en registreert uw persoonlijke gegevens uit verschillende bronnen, maar voornamelijk rechtstreeks van u. U zult deze informatie meestal direct aan uw managers of lokale Human

(3)

Resources-contactpersoon verstrekken of deze invoeren in onze systemen (bijvoorbeeld tijdens het wervingsproces, uw deelname aan HR-processen, e-mails die u verzendt of via mondelinge informatie die kan worden vastgelegd). Verdere informatie over u is ook afkomstig van uw managers of van Human Resources.

Wij kunnen ook enige informatie van derden verkrijgen, bijvoorbeeld referenties van een vorige werkgever, belastingautoriteiten, uitkeringsverstrekkers of wanneer we een derde in dienst nemen om een achtergrondcontrole uit te voeren (in overeenstemming met de Nederlandse wetgeving)

In sommige omstandigheden kunnen gegevens indirect worden verzameld via bewakingsapparatuur of op andere manieren (bijvoorbeeld toegangscontrole en bewakingssystemen van gebouwen en locaties, 'Closed Circuit' cameratoezicht, telefoonbestanden en -opnames en logs van e-mail- en internettoegang). In deze omstandigheden kunnen de gegevens worden verzameld door WEX of een derde partij die de relevante service levert. Dit type gegevens wordt doorgaans niet routinematig geopend, maar toegang is wel mogelijk. Ze kunnen bijvoorbeeld worden geopend bij situaties waarin WEX mogelijke inbreuken op het WEX-beleid onderzoekt, zoals deze met betrekking tot reis- en onkostenvergoeding, gebruik van het telefoonsysteem en internet, of gedrag van medewerkers in het algemeen, of waar de gegevens nodig zijn voor nalevings- of factureringsdoeleinden. Frequentere toegang tot dergelijke gegevens kan incidenteel voorkomen bij een e-mailbewakingsprogramma, in overeenstemming met de Nederlandse wetgeving.

Wanneer wij u vragen om ons op verplichte basis persoonlijke gegevens te verstrekken, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen op het moment van verzameling. Als bepaalde informatie vereist is vanwege het contract of statuut zal dit worden aangegeven. Het niet verstrekken van verplichte informatie betekent dat we bepaalde HR-processen niet kunnen uitvoeren. Als u ons bijvoorbeeld uw bankgegevens niet verstrekt, kunnen we u niet betalen. In sommige gevallen kan dit betekenen dat wij niet in staat zijn om uw tewerkstelling of verbintenis verder te zetten, omdat WEX niet over de persoonlijke gegevens beschikt die wij nodig achten voor het effectief en efficiënt verwerken en beheren van onze relatie met u.

Naast persoonlijke gegevens met betrekking tot uzelf, kunt u WEX ook persoonlijke gegevens verstrekken van derden, met name uw personen ten laste en andere familieleden, ten behoeve van HR-administratie en -beheer, inclusief het beheer van emolumenten en om contact op te nemen met uw familie in een noodgeval. Voordat u persoonlijke gegevens van derden aan WEX verstrekt, moet u deze derden eerst op de hoogte brengen van alle gegevens die u aan WEX wilt verstrekken en van de verwerking door WEX, zoals beschreven in deze kennisgeving inzake eerlijke verwerking.

Wat is het doel en de wettelijke basis voor de verwerking van gegevens?

Uw persoonlijke gegevens worden verzameld en verwerkt voor verschillende zakelijke doeleinden in overeenstemming met de Nederlandse wetgeving. Gegevens kunnen af en toe worden gebruikt voor doeleinden die u niet duidelijk zijn wanneer de omstandigheden dergelijk gebruik rechtvaardigen (bijvoorbeeld in onderzoeken of disciplinaire procedures). We kunnen uw persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken voor de verschillende doeleinden die worden uiteengezet in deze kennisgeving inzake eerlijke verwerking.

Over het algemeen verwerken we uw persoonlijke gegevens op basis van een van de volgende rechtsgronden:

● de verwerking is noodzakelijk voor de legitieme belangen die WEX nastreeft (te weten de doeleinden die in het bovenstaande gedeelte worden beschreven), behalve wanneer dergelijke belangen worden ondermijnd door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die bescherming van persoonlijke gegevens vereisen;

● de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan WEX onderhevig is; of

● de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarbij u een partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek voorafgaand aan het aangaan van een dergelijk contract.

(4)

Wij kunnen uw persoonlijke informatie af en toe verwerken met het oog op de legitieme belangen van een derde partij, behalve als dergelijke belangen worden geschonden door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die bescherming van persoonlijke informatie vereisen.

We hebben de volgende doelen voor het verwerken van persoonlijke gegevens geïdentificeerd. Deze doeleinden hebben elk betrekking op een wettelijke basis voor verwerking, zoals vereist door de Nederlandse wetgeving. Deze doelen omvatten:

Nr. Doel voor verwerking Wettige basis

a) Werving en selectie

Deze verwerking is nodig om stappen te ondernemen op verzoek van de sollicitant om een arbeidsovereenkomst aan te gaan.

Deze verwerking is ook noodzakelijk met het oog op de legitieme belangen van WEX.

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft bij het volledig beoordelen van sollicitaties om ervoor te zorgen dat alleen geschikte kandidaten worden

beoordeeld en geselecteerd. WEX is van mening dat dit belangrijk is om ervoor te zorgen dat WEX de juiste mensen identificeert die in staat zullen zijn om bij te dragen aan de activiteiten en cultuur van het bedrijf.

WEX streeft ernaar om de beste persoon voor elke vacature aan te trekken via eerlijke, systematische en effectieve wervings- en selectieprocedures. Dit zal ervoor zorgen dat WEX zijn zakelijke doelstellingen blijft bereiken, zijn reputatie behoudt en voortdurend hooggekwalificeerde werknemers aantrekt.

b)

Passende doorlichting voor werving en teamtoewijzing, inclusief, waar relevant en passend kredietcontroles, verificatie van recht op werken,

identiteitsfraudecontroles, strafregistercontroles (indien en voor zover toegestaan door de Nederlandse wetgeving), relevant arbeidsverleden, relevante regelgevende status en professionele kwalificaties;

Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan WEX onderhevig is.

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn bedrijfsactiviteiten op de meest effectieve manier te beheren. WEX moet beslissingen nemen met betrekking tot de toekomst van het bedrijf om zijn bedrijfsactiviteiten te behouden of laten groeien. Deze belangen omvatten de belangen van het personeel als geheel en het

klantenbestand van WEX.

WEX beschouwt bedrijfstransformatie als een steunpilaar van zijn langetermijndoelstellingen en resultaten. WEX wenst zijn reputatie te behouden en blijvend

hooggekwalificeerde werknemers aan te trekken.

c)

Het aanbieden en beheren van lonen, emolumenten en incentives en vergoedingen van bedrijfskosten en - uitgaven en het aftrekken en bijdragen van belasting- en

socialezekerheidsbijdragen;

Deze verwerking is nodig om het contract tussen u en WEX uit te voeren.

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. Dit houdt onder meer in dat werknemers op de

(5)

juiste manier worden vergoed en dat deze vergoeding op een passend niveau wordt vastgesteld en de normale bedrijfsvoering wordt uitgevoerd.

WEX beschouwt effectief beheer van werknemers als een steunpilaar van zijn langetermijndoelstellingen en

resultaten. WEX wenst zijn reputatie te behouden en blijvend hooggekwalificeerde werknemers aan te trekken.

d)

Toewijzen en beheren van taken en

verantwoordelijkheden en de bedrijfsactiviteiten waarop zij betrekking hebben, inclusief zakenreizen;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. Dit houdt onder meer in dat elke medewerker passende taken moet uitvoeren, goed is opgeleid en zijn/haar rol op de juiste manier en in overeenstemming met de toepasselijke procedures en normale

bedrijfsvoering moet uitvoeren.

resultaten. WEX wenst zijn reputatie van wereldklasse te behouden en blijvend hooggekwalificeerde werknemers aan te trekken.

e)

Identificatie en communicatie met personeel;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. Dit omvat het ondernemen van normale

bedrijfsactiviteiten en het onderhouden van een dialoog met werknemers.

resultaten.

f)

Beheren en uitvoeren van beoordelingen,

gedragingen, prestaties, bekwaamheid, verzuim- en griefgerelateerde

beoordelingen,

beschuldigingen, klachten, onderzoeken en processen en andere informele en formele HR-processen en het nemen van

gerelateerde

managementbeslissingen;

Deze verwerking is noodzakelijk om het contract tussen u en WEX uit te voeren en te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan WEX onderhevig is.

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. Dit houdt onder meer in dat elke medewerker passende taken moet uitvoeren, goed is opgeleid en zijn/haar rol op de juiste manier en in overeenstemming met de toepasselijke procedures moet uitvoeren. Het omvat ook het aanpakken van aan

werknemersgerelateerde bezorgdheden en problemen en

(6)

het oplossen ervan en het voldoen aan de toepasselijke weten regelgeving.

resultaten.

g)

Training, ontwikkeling, promotie, loopbaan- en successieplanning en bedrijfsplanning voor onvoorziene

omstandigheden;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. Dit houdt onder meer in dat elke medewerker passende taken moet uitvoeren, goed is opgeleid en zijn/haar rol op de juiste manier en in overeenstemming met de toepasselijke procedures moet uitvoeren.

resultaten.

h)

Overleg of

onderhandelingen met vertegenwoordigers van het personeel;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. Dit omvat het ondernemen van normale

bedrijfsactiviteiten en het onderhouden van een dialoog met werknemers en voldoen aan de toepasselijke (Nederlandse) weten regelgeving.

resultaten. WEX wenst zijn reputatie van wereldklasse te behouden en blijvend hooggekwalificeerde werknemers aan te trekken.

i)

Het voeren van enquêtes voor benchmarking en het identificeren van verbeterde manieren van werken en werknemersrelaties en betrokkenheid op het werk (deze zullen vaak anoniem zijn maar kunnen

profileringsgegevens bevatten zoals leeftijd om analyse van resultaten te ondersteunen);

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. Dit houdt onder meer in dat ervoor wordt gezorgd dat elke werknemer de juiste taken op zich neemt, goed is opgeleid en zijn/haar rol op de juiste manier en in

overeenstemming met de toepasselijke procedures op zich neemt; normale bedrijfsvoering uitvoeren en een dialoog met werknemers onderhouden; ervoor zorgen dat werknemers naar behoren worden beloond en dat deze vergoeding op een passend niveau wordt vastgesteld; en

(7)

voldoet aan de toepasselijke (Nederlandse) weten regelgeving.

j)

Verwerking van informatie over afwezigheid of medische informatie met betrekking tot fysieke of mentale gezondheid of toestand om: te beoordelen of iemand in aanmerking komt voor aan

arbeidsongeschiktheid of blijvende invaliditeit gerelateerde uitkeringen of voordelen; de geschiktheid voor het werk te bepalen;

een terugkeer naar het werk te vergemakkelijken;

aanpassingen of

wijzigingen door te voeren aan taken of op de werkplek; beslissingen te nemen over het

management met betrekking tot werk of betrokkenheid of

voortgezette tewerkstelling of verbintenis of

herschikking; en gerelateerde

managementprocessen uit te voeren;

Medische gegevens worden niet door WEX als uw werkgever verkregen. Desalniettemin is WEX wettelijk verplicht te registreren dat u ziek bent en moet in dat geval inspanningen leveren voor uw herintegratie en/of u

ondersteunen bij uw herstel. In geval van ziekte zal de bedrijfsarts worden ingeschakeld en zal deze

gezondheidsgegevens over u verwerken om u zodoende de benodigde medische zorg te kunnen bieden, onder voorbehoud van medische vertrouwelijkheid.

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. Dit houdt onder meer in dat elke medewerker passende taken moet uitvoeren, goed is opgeleid en zijn/haar rol op de juiste manier en in overeenstemming met de toepasselijke procedures moet uitvoeren en het beheer van werknemersverzuim en verlofrechten.

Dit omvat ook het ondernemen van normale

bedrijfsactiviteiten en het onderhouden van een dialoog met werknemers en voldoen aan de toepasselijke weten regelgeving.

k)

Voor het plannen, beheren en uitvoeren van

herstructureringen of ontslagen of andere veranderingsprogramma's, waaronder passend overleg, selectie, zoeken naar alternatieve banen en gerelateerde

managementbeslissingen;

WEX beschouwt bedrijfstransformatie als een steunpilaar van zijn langetermijndoelstellingen en resultaten. WEX wenst zijn reputatie van wereldklasse te behouden en blijvend hooggekwalificeerde werknemers aan te trekken.

(8)

l)

Het voldoen aan

referentieaanvragen waarbij WEX door de persoon als referentie wordt genoemd;

WEX is van mening dat het in het legitieme belang van een nieuwe werkgever is om bevestiging van

werkgegevens van WEX te ontvangen met het oog op de bevestiging van het arbeidsverleden van de voormalige werknemer.

m)

Verwerken van e-mail, IT, internet, sociale media, HR, en het uitvoeren van het bedrijfsbeleid en overige procedures. WEX voert toezicht uit op de IT- systemen van WEX om de integriteit van de IT-

systemen en -infrastructuur van WEX te beschermen en te handhaven; om ervoor te zorgen dat het IT- beleid van WEX wordt nageleefd en om indien nodig informatie te vinden via zoekopdrachten voor een legitiem zakelijk doel;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. De HR IT-functie is essentieel om ervoor te zorgen dat dit op de meest efficiënte manier kan worden uitgevoerd. Dit omvat het handhaven van de integriteit en beveiliging van gegevens en het faciliteren van

dossierbeheer.

WEX beschouwt effectief IT-beheer als een steunpilaar van zijn langetermijndoelstellingen en resultaten. WEX wenst zijn reputatie van wereldklasse te behouden en blijvend hooggekwalificeerde werknemers aan te trekken.

n)

Voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen om toezicht te houden op de

tewerkgestelde of

aangestelde personen die namens hen zakendoen, met inbegrip van het voorkomen, opsporen en onderzoeken van een breed scala van activiteiten en gedragingen, of het nu gaat om specifieke

zakelijke transacties of om de werkplaats in het

algemeen, en om contact te houden met regulerende instanties;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om ervoor te zorgen dat zijn bedrijf, klanten, werknemers en systemen worden beschermd. Dit omvat het opsporen en voorkomen van misdaden of criminele activiteiten; ervoor zorgen dat alleen geschikte werknemers verbonden zijn aan ons bedrijf; en zorgen voor de naleving van de eisen die aan ons worden gesteld (zowel door EU- en niet-EU- wetgeving).

WEX beschouwt effectieve bedrijfsbescherming als een steunpilaar van zijn langetermijndoelstellingen en resultaten. WEX wenst zijn reputatie te behouden en blijvend hooggekwalificeerde werknemers aan te trekken.

o)

Bescherming van de privé-, vertrouwelijke en

eigendomsinformatie van WEX, zijn werknemers, klanten en derden;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om ervoor te zorgen dat zijn bedrijf, klanten, werknemers en systemen worden beschermd. Dit omvat het beschermen van onze activa en de integriteit van onze systemen en het detecteren en voorkomen van verlies van onze

vertrouwelijke informatie en bedrijfseigen informatie.

(9)

WEX beschouwt effectieve bedrijfsbescherming als een steunpilaar van zijn langetermijndoelstellingen en resultaten. WEX wenst zijn reputatie te behouden en blijvend hooggekwalificeerde werknemers aan te trekken.

p)

Voldoen aan de Nederlandse weten regelgeving (bijvoorbeeld wetgeving inzake

moederschaps- of ouderschapsverlof,

arbeidstijd en gezondheids- en veiligheidswetgeving, belastingregels, vereisten voor werknemersoverleg, andere arbeidswetten en - voorschriften waaraan WEX onderhevig is bij het

uitvoeren van zijn activiteiten);

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. Dit houdt onder meer in dat elke medewerker passende taken moet uitvoeren, goed is opgeleid en zijn/haar rol op de juiste manier en in overeenstemming met de toepasselijke procedures moet uitvoeren. Het is ook nodig om normale bedrijfsactiviteiten uit te voeren en voor het onderhouden van een dialoog met werknemers en te voldoen aan de toepasselijke weten regelgeving.

q)

Monitoren van programma's om gelijkheid van kansen en diversiteit te waarborgen met betrekking tot

persoonlijke kenmerken die worden beschermd aan de hand van de toepasselijke antidiscriminatiewetgeving;

WEX is van mening dat het legitieme belangen heeft bij het ondernemen van stappen om discriminatie te voorkomen en een inclusieve en diverse werkplek te bevorderen.

WEX beschouwt effectieve gelijkheid en diversiteit als een steunpilaar van zijn langetermijndoelstellingen en

r)

Planning, due diligence en implementatie in verband met een commerciële transactie of overdracht van diensten waarbij WEX betrokken is en die invloed heeft op uw relatie met WEX, bijvoorbeeld fusies en overnames of een overdracht van uw

dienstbetrekking volgens de toepasselijke regels voor automatische overdracht;

WEX beschouwt bedrijfstransformatie als een steunpilaar van zijn langetermijndoelstellingen en resultaten. WEX wenst zijn reputatie te behouden en blijvend

(10)

s)

Voor zakelijke operationele en rapportagedocumentatie zoals het opstellen van jaarverslagen of offertes voor werk- of klantenteams, inclusief het gebruik van fotografische afbeeldingen;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. Dit houdt onder meer in dat elke medewerker passende taken moet uitvoeren en normale

bedrijfsactiviteiten moet ondernemen.

t)

Om de relatie met externe klanten en leveranciers te beheren, inclusief de openbaarmaking van relevante

doorlichtingsinformatie aan klanten in

overeenstemming met de geschikte vereisten van klanten, contact- of

professionele cv-gegevens of fotografische

afbeeldingen voor identificatie tegenover klanten of openbaarmaking van informatie aan

gegevensverwerkers voor het verstrekken van diensten aan WEX;

u)

Waar relevant voor het publiceren van geschikte interne of externe communicatie of publiciteitsmateriaal, inclusief via sociale media in gepaste

omstandigheden;

v)

Het ondersteunen van HR- administratie en beheer en het bijhouden en verwerken van algemene gegevens die nodig zijn voor het

(11)

beheer van het dienstverband, de

werknemer of een andere relatie en het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst of opdracht;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. Dit houdt onder meer in dat ervoor wordt gezorgd dat elke werknemer de juiste taken op zich neemt, goed is opgeleid en zijn/haar rol op de juiste manier en in

overeenstemming met de toepasselijke procedures op zich neemt; het beheer van werknemersverzuim en

verlofrechten; normale bedrijfsvoering uitvoeren; een dialoog met werknemers onderhouden; en voldoen aan de toepasselijke weten regelgeving.

w) Toegangsrechten wijzigen;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. De HR IT-functie is essentieel om ervoor te zorgen dat dit op de meest efficiënte manier kan worden uitgevoerd. Dit omvat het voldoen aan het beleid en toegangscontroles van WEX.

WEX beschouwt effectief IT-beheer als een steunpilaar van zijn langetermijndoelstellingen en resultaten. WEX wenst zijn reputatie te behouden en blijvend

x)

Technische ondersteuning en onderhoud bieden voor HR-informatiesystemen;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om zijn personeel te beheren en zijn zakelijke activiteiten uit te voeren. De HR IT-functie is essentieel om ervoor te zorgen dat dit op de meest efficiënte manier kan worden uitgevoerd. Dit omvat het handhaven van de integriteit en beveiliging van gegevens en het faciliteren van

dossierbeheer.

WEX beschouwt effectief IT-beheer als een steunpilaar van zijn langetermijndoelstellingen en resultaten. WEX wenst zijn reputatie te behouden en blijvend

(12)

y)

Om onze wettelijke rechten en plichten te handhaven en voor alle doeleinden in verband met juridische claims van of tegen u of waar u anderszins bij betrokken bent;

WEX is van mening dat het een legitiem belang heeft om haar organisatie te beschermen tegen inbreuken op wettelijke verplichtingen die het is verschuldigd en om zich te verdedigen tegen rechtszaken. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat de wettelijke rechten en belangen van het bedrijf op de juiste manier worden beheerd.

WEX beschouwt wettelijke naleving en het beheer van wettelijke rechten als een steunpilaar van zijn

langetermijndoelstellingen en resultaten. WEX wenst zijn reputatie te behouden en blijvend hooggekwalificeerde werknemers aan te trekken.

z)

Om te voldoen aan wettige verzoeken van

overheidsinstanties

(inclusief maar niet beperkt tot het voldoen aan

nationale veiligheids- of wetshandhavingsvereisten), informatieverzoeken, of waar anderszins vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving, rechterlijke bevelen, overheidsregelgeving of regelgevende instanties (inclusief maar niet beperkt tot gegevensbescherming), belasting en

werkgelegenheid), zowel nationaal als internationaal;

WEX is van mening dat het een gerechtvaardigd belang heeft om ervoor te zorgen dat het voldoet aan alle wettelijke vereisten waaraan het onderhevig is, ongeacht of het EU-verplichtingen of niet-EU-verplichtingen betreft.

WEX wenst zijn reputatie als een goede zakelijke burger te behouden en op gepaste wijze te handelen in alle landen waar het zakendoet. Dit omvat samenwerking met autoriteiten en overheidsinstanties. WEX is inderdaad verplicht om te voldoen aan weten regelgeving in de landen waar het zakendoet en handelen in strijd daarmee zou leiden tot conflicten van juridische aard.

WEX beschouwt wettelijke naleving en het beheer van wettelijke rechten als een steunpilaar van zijn

langetermijndoelstellingen en resultaten. WEX wenst zijn reputatie te behouden en blijvend hooggekwalificeerde werknemers aan te trekken.

Aanvullende informatie met betrekking tot de specifieke verwerking van persoonlijke gegevens kan lokaal ter kennis worden gebracht of zoals uiteengezet in het toepasselijk beleid.

Juridische basis voor verwerking

Verwerking van speciale categorieën van persoonlijke of gevoelige gegevens

In deze kennisgeving inzake eerlijke verwerking worden de gevoelige of speciale categorieën van persoonlijke informatie uiteengezet die mogelijk door WEX worden verwerkt.

(13)

Voor zover van toepassing volgens de Nederlandse wetgeving inzake gegevensbescherming moeten wij dergelijke speciale categorieën van persoonlijke gegevens verwerken op basis van een specifieke wettige rechtvaardiging. Wij verwerken deze op een van de volgende basissen:

● de verwerking is noodzakelijk met het oog op het nakomen van de verplichtingen en het uitoefenen van de rechten van u of WEX op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en socialezekerheidsrecht, voor zover toegestaan onder de Nederlandse wetgeving.

● de verwerking is noodzakelijk met het oog op preventieve of arbeidsgeneeskunde, voor de beoordeling van uw arbeidsvermogen, medische diagnose, het verstrekken van gezondheids- of sociale zorg of behandeling of het beheer van gezondheids- of sociale zorgsystemen en - diensten, voor zover toegestaan door de Nederlandse wetgeving;

● de verwerking is noodzakelijk om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen waar u fysiek of juridisch niet in staat bent om toestemming te geven (bijvoorbeeld in uitzonderlijke noodsituaties, zoals een medisch noodgeval);

● de verwerking is noodzakelijk voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische vorderingen.

Dit kan het volgende omvatten, hoewel dit geen uitputtende lijst is:

Nr. Doel voor verwerking Wettige basis

a)

Beoordelen en evalueren van de geschiktheid om voor WEX te werken in het rechtsgebied waarin u werkt

Deze verwerking is noodzakelijk met het oog op het nakomen van de verplichtingen en het uitoefenen van de rechten van u of WEX op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en socialezekerheidsrecht, voor zover toegestaan onder de toepasselijke wetgeving.

b)

Het verzamelen van statistische gegevens die onder de Nederlandse wetgeving vallen, of waar nodig om dergelijke kenmerken vast te leggen om op deze wijze te kunnen voldoen aan gelijkheids- en diversiteitsvereisten van toepasselijke lokale wetgeving of ter controle van de inzet van WEX op het gebied van gelijke kansen.

Deze verwerking is noodzakelijk met het oog op het nakomen van de verplichtingen en het uitoefenen van de rechten van u of WEX op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en socialezekerheidsrecht, voor zover toegestaan onder de Nederlandse wetgeving.

(14)

c)

Naleving van de wetgeving inzake werkgelegenheid, gezondheid en veiligheid of sociale zekerheid. Om bijvoorbeeld wettelijke arbeidsongeschiktheid of moederschapsuitkeringen te bieden, het schenden van wettelijke plichten tegenover u te vermijden, te zorgen voor een eerlijk en rechtmatig beheer van uw dienstverband, onwettige beëindiging van uw dienstverband te voorkomen, private medische en langdurige arbeidsongeschiktheidsreg elingen van WEX toe te passen, redelijke aanpassingen of wijzigingen te maken en onwettige discriminatie of het behandelen van klachten die in dit verband ontstaan te vermijden;

Voor zover deze gegevens worden beheerd door onze bedrijfsarts, is deze verwerking noodzakelijk met het oog op preventieve of arbeidsgeneeskunde, voor de

beoordeling van uw arbeidsvermogen, medische diagnose, het verstrekken van gezondheids- of sociale zorg of behandeling of het beheer van gezondheids- of sociale zorgsystemen en -diensten, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving;

d)

Uw vakbondslidmaatschap vaststellen en ervoor zorgen dat alle relevante rechten die u heeft in verband met een vakbondslidmaatschap worden nageleefd, zodat wij onze verplichtingen op grond van het arbeidsrecht na kunnen komen;

Voor deze verwerking is uw goedkeuring vereist, tenzij de verwerking als noodzakelijk wordt geacht met het oog op de legitieme belangen van WEX

Deze verwerking is noodzakelijk met het oog op het nakomen van de verplichtingen en het uitoefenen van de rechten van u of WEX op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en socialezekerheidsrecht, voor zover toegestaan onder de toepasselijke wetgeving.

e)

Beheer en onderzoek van elke klacht onder het klachtenbeleid van WEX (of andere relevante

beleidsregels), wanneer dergelijke kenmerken of informatie relevant zijn voor de specifieke klacht, om te voldoen aan de

arbeidsrechtelijke verplichtingen.

Wij kunnen uw toestemming vragen voor bepaalde bewerkingen die niet op andere wijze gerechtvaardigd zijn op grond van een van de bovenstaande basissen. Als toestemming is vereist voor de verwerking in kwestie, wordt deze apart bij u gezocht om ervoor te zorgen dat deze vrijelijk, geïnformeerd en expliciet wordt gegeven. Informatie over dergelijke verwerking zal aan u worden verstrekt op het moment dat om toestemming wordt gevraagd, samen met de impact van het niet verstrekken van een dergelijke toestemming. U dient zich ervan bewust te zijn dat het niet een voorwaarde of vereiste van uw dienstverband is om akkoord te gaan met elk verzoek om toestemming van WEX.

(15)

Verwerking van gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten

We kunnen besluiten om een Verklaring Omtrent het Gedrag aan te vragen in overeenstemming met de Nederlandse wetgeving.

Retentie van persoonlijke gegevens

WEX spant zich in om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens zo actueel mogelijk worden gehouden en dat irrelevante of buitensporige gegevens zo snel als redelijkerwijs mogelijk worden verwijderd of anoniem worden gemaakt. Sommige persoonlijke gegevens kunnen echter gedurende verschillende perioden worden bewaard om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen en om andere legitieme zakelijke redenen.

Wij zullen uw persoonlijke gegevens over het algemeen alleen bewaren zolang deze nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Dit is meestal de periode van uw dienstverband/contract bij ons plus de duur van een eventueel van toepassing zijnde wettelijke verjaringstermijn na uw vertrek (in de meeste gevallen is dit zeven jaar na de einddatum van het dienstverband), hoewel sommige gegevens, zoals pensioeninformatie, mogelijk langer moeten worden bewaard. Wij kunnen bepaalde soorten gegevens bewaren, bijvoorbeeld belastinggegevens, voor verschillende perioden zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.

Toegang tot gegevens

Binnen WEX kunnen uw persoonlijke gegevens intern geraadpleegd of bekendgemaakt worden op een 'need-to-know'-basis door:

● Human Resources, inclusief managers en teamleden;

● management dat verantwoordelijk is voor het beheren of nemen van beslissingen in verband met uw relatie met WEX of wanneer betrokken bij een HR-proces met betrekking tot uw relatie met WEX;

● systeembeheerders; en

● personeel in WEX-teams zoals Finance, IT en het HR-team waar nodig voor de uitvoering van specifieke taken of systeemonderhoud.

Uw persoonlijke informatie kan ook worden gebruikt door externe partijen met wie wij samenwerken om ons diensten te verlenen, zoals het hosten, ondersteunen en onderhouden van onze HR- informatiesystemen.

Persoonlijke informatie kan ook worden gedeeld met bepaalde onderling verbonden systemen, zoals wervingssystemen en lokale loon- en uitkeringsstelsels. Gegevens in dergelijke systemen zijn mogelijk toegankelijk voor aanbieders van die systemen, hun gelieerde bedrijven en onderaannemers.

Voorbeelden van derden waarmee uw gegevens worden gedeeld, zijn onder meer belastingautoriteiten, regelgevende instanties, verzekeraars van WEX, bankiers, IT-beheerders, advocaten, accountants, investeerders, adviseurs en andere professionele adviseurs, loonadministratieproviders en beheerders van de uitkeringsprogramma's van WEX. WEX verwacht dat dergelijke derden alle gegevens verwerken die hen worden bekendgemaakt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, inclusief met betrekking tot de vertrouwelijkheid en beveiliging van gegevens.

Wanneer deze derden optreden als gegevensverwerker (bijvoorbeeld een loonadministratieprovider), voeren zij hun taken namens ons uit en volgens onze instructies voor de bovengenoemde doeleinden.

In dit geval zullen uw persoonlijke gegevens alleen aan deze partijen bekend worden gemaakt voor zover nodig om de vereiste diensten te verlenen.

Bovendien kunnen we persoonlijke gegevens delen met de nationale autoriteiten om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan we onderhevig zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval in het kader van nakende of lopende gerechtelijke procedures of een wettelijke controle.

(16)

Beveiliging van gegevens

WEX gebruikt verschillende technische en organisatorische methoden om uw persoonlijke gegevens te beveiligen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

WEX is toegewijd aan de beveiliging van de persoonlijke gegevens die u met ons deelt. Ter ondersteuning van deze verbintenis hebben we passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op het risico.

Als u in het bezit bent van persoonlijke gegevens van welke aard dan ook (bijvoorbeeld gegevens verzameld in e-mails, adresboeken, Excel-spreadsheets of opgenomen in cv's of anders), moet u ervoor zorgen dat de gegevens op een veilige plaats worden bewaard waar ongeoorloofde toegang niet kan plaatsvinden. Wanneer gegevens op papier worden bewaard, is opslag in een afgesloten lade of kast die alleen toegankelijk is voor bevoegde personen over het algemeen het meest efficiënte middel om de gegevens te beveiligen. Wanneer gegevens in elektronische vorm worden bewaard, moeten een geschikte wachtwoordbeveiliging en correct beveiligde gebieden worden gebruikt.

Overdragen van persoonlijke gegevens

Van tijd tot tijd worden uw persoonlijke gegevens (inclusief speciale categorieën van persoonlijke gegevens) overgedragen aan gelieerde bedrijven van WEX of externe partijen (zoals hierboven beschreven) voor de doeleinden die worden beschreven in deze kennisgeving inzake eerlijke verwerking. Deze bedrijven kunnen binnen de Europese Unie en elders in de wereld zijn gevestigd.

Als gevolg hiervan kunnen uw persoonlijke gegevens worden overgedragen naar landen buiten het land waar u werkt waar de wetgeving inzake gegevensbescherming mogelijk minder streng is dan in uw land.

WEX zal ervoor zorgen dat passende of geschikte voorzorgsmaatregelen worden getroffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen, en dat de overdracht van uw persoonlijke informatie in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Indien vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, heeft WEX ervoor gezorgd dat dienstverleners (inclusief andere WEX-gelieerde bedrijven) standaard contractuele clausules ondertekenen zoals goedgekeurd door de Europese Commissie of een andere toezichthoudende autoriteit met jurisdictie over de betreffende WEX-exporteur. Neem contact op met privacy@wexinc.com om een exemplaar aan te vragen van alle bestaande standaardcontractbepalingen die betrekking hebben op de overdracht van uw persoonlijke gegevens.

Uw rechten

Recht op toegang tot, correctie en wissen van persoonlijke gegevens

WEX streeft ernaar dat alle persoonlijke gegevens correct zijn. U bent ook verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat wijzigingen in persoonlijke omstandigheden (bijvoorbeeld adreswijzigingen en bankrekeningen) worden gemeld aan WEX zodat we ervoor kunnen zorgen dat uw gegevens up-to- date zijn.

U hebt het recht om toegang te vragen tot uw persoonlijke gegevens die WEX mogelijk vasthoudt en om correctie aan te vragen van eventuele onjuiste gegevens die op u betrekking hebben. U hebt bovendien het recht op een verzoek tot verwijdering van alle irrelevante gegevens die wij over u bewaren.

Dataportabiliteit

Waar we op uw toestemming vertrouwen of als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent als de wettelijke basis voor verwerking en dat persoonlijke gegevens automatisch worden verwerkt, hebt u het recht om alle dergelijke persoonlijke gegevens die u aan WEX hebt verstrekt in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen, en ook om ons te verplichten het naar een andere beheerder te verzenden waar dit technisch mogelijk is.

(17)

Recht op beperking van verwerking

U hebt het recht om onze verwerking van uw persoonlijke informatie te beperken wanneer:

● u de juistheid betwist van de persoonlijke gegevens totdat we voldoende stappen hebben ondernomen om de juistheid ervan te corrigeren of te verifiëren;

● de verwerking onwettig is maar u niet wilt dat wij de gegevens wissen;

● we de persoonlijke informatie niet meer nodig hebben voor de doeleinden van de verwerking, maar u deze nodig hebt voor het starten, uitvoeren of verdedigen van juridische claims; of

● u bezwaar hebt gemaakt tegen verwerking dat is gerechtvaardigd op basis van legitieme belangen (zie hieronder) in afwachting van verificatie of als WEX dwingende legitieme redenen heeft om door te gaan met de verwerking.

Als persoonlijke informatie op deze manier aan beperkingen wordt onderworpen, zullen we deze alleen verwerken met uw toestemming of voor het starten, uitvoeren of verdedigen van juridische claims.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer u ons toestemming hebt gegeven om gegevens te verwerken, hebt u het recht om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken. U kunt dit doen door (i) in sommige gevallen de relevante gegevens uit het relevante HR-systeem te verwijderen (hoewel u er rekening mee moet houden dat het in dit geval mogelijk aanwezig blijft in back-ups en gekoppelde systemen totdat het wordt verwijderd in overeenstemming met ons beleid voor gegevensretentie) of (ii) contact op te nemen met uw lokale Human Resources-contactpersoon.

Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking gerechtvaardigd op grond van legitieme belangen Als we vertrouwen op legitiem belang om gegevens te verwerken, dan hebt u het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking. Als u bezwaar maakt, moeten we stoppen met die verwerking, tenzij we kunnen aantonen dat we gerechtvaardigde redenen hebben voor de verwerking die uw belangen, rechten en vrijheden overschrijden of waar we de gegevens moeten verwerken voor het starten, uitvoeren of verdedigen van juridische claims. Waar wij ons baseren op legitiem belang als basis voor verwerking, zijn wij van mening dat we dergelijke dwingende legitieme redenen kunnen aantonen, maar we zullen elke zaak op individuele basis behandelen.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in het land waar u woont, als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonlijke gegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving.

Neem voor meer informatie over uw rechten of om uw rechten uit te oefenen contact op met privacy@wexinc.com.

Aanvullende kennisgeving inzake eerlijke verwerking

We kunnen bepaalde verwerkingen van persoonlijke gegevens uitvoeren die onderhevig zijn aan aanvullende kennisgevingen inzake eerlijke verwerking en we zullen deze onder uw aandacht brengen waar nodig.

Kennisgeving van wijzigingen

WEX kan deze kennisgeving inzake eerlijke verwerking op elk moment wijzigen of bijwerken.

Mochten we onze benadering van gegevensbescherming wijzigen, wordt u op de hoogte gebracht van deze wijzigingen of wordt u ervan op de hoogte gebracht dat we de kennisgeving inzake eerlijke verwerking hebben bijgewerkt, zodat u weet welke informatie we verwerken en hoe we deze informatie gebruiken. De kennisgeving inzake eerlijke verwerking is het laatst bijgewerkt en gecontroleerd op 1 april 2019

(18)

Bijlage A Naam van de juridische

entiteit

Bedrijf # Adres E-mailadres

WEX Europe Services BV 853709186 IABC 5196

NL-4814 RA BREDA NEDERLAND

privacy@wexinc.com

WEX Europe Services Limited

08284241 Emperor Court Emperor Way, Crewe Business Park, Crewe, Cheshire, CW1 6BD, England

privacy@wexinc.com

WEX Europe Services (UK) Limited

08903805 Emperor Court Emperor Way, Crewe Business Park, Crewe, Cheshire, CW1 6BD, England

privacy@wexinc.com

WEX Inc. 3058125 97 Darling Avenue

South Portland Maine 04106

privacy@wexinc.com