Presentatie bijl Cockit directie 2011;

(1)

K1 K2 K3 K4

Programma 1 Bestuur en dienstverlening

A3: 1.2 Gevolgen kerntakendiscussie uitwerken en uitvoeren.

De afdeling ID werkt dit doel uit in het jaarplan (A-3 en cockpit).

9.3: Sluitende meerjarenbegroting 2012- 2014.

x x x x Theo Koolen Wethouder

Van Bussel

A3: 1.3 De directie versterkt de bedrijfsvoering door uitvoering van de

samenwerkingsovereenkomst met de

gemeente Someren.

De focus ligt in 2011 op:

De directie voert het programma Samenwerking en E-overheid uit.

Bestuurlijk commitment tussen Asten en Someren blijft overeind.

6.6: Ondertekende samenwerkingsovereen komst Asten-Someren.

x x x x Wil Verberkt Burge-

meester

a) Samenvoeging van vier organisatie onderdelen van de bedrijfsvoering.

Het sociaal statuut wordt in 2010 vastgesteld in het GO.

b) Gelijk trekken invoering Antwoord©. 9.4: Structurele besparing

van €120.000 op bedrijfsvoering en E- overheid per 1-1-2012 gerealiseerd.

Programma 10

Financien

A3: 4.1 Asten financieel gezond maken. 1. De afdeling ID werkt dit doel uit in het jaarplan (A-3 en cockpit).

9.3 x x Theo Koolen Wethouder

Van Bussel 2. De directie toetst goed budgetbeheer

tijdens de MG's met de afdelingshoofden.

Organisatie- gebied 1

Leiderschap

A3: 1.1 MT strategie uitvoeren met focus op:

a) Klantgerichtheid:

De klant is tevreden, omdat hij krijgt wat hij wil op basis van wat kan en dit snel en dit professioneel gebeurt tegen zo weinig mogelijk kosten.

1. De afdeling PZ werkt dit doel uit in het jaarplan (A-3 en cockpit).

6.1: 7 Score in verkort KTO in 2011.

x x x x Erik Bodewitz Burge- meester

6.2: Max. 5 formele klachten en max. 20 % gegrond.

6.3: Max. 20 afwijkingen servicenormen.

6.4: Max. 5 boetes wegens overschrijding wettelijke termijnen.

COCKPIT BRON 1: ACTIES VOORTKOMEND UIT AFSPRAKEN MET HET BESTUUR = PROGRAMMABEGROTING 2011

COCKPIT BRON 2: ACTIES VOORTKOMEND UIT AFSPRAKEN MET DIRECTIE / MT = DIRECTIEPLAN 2011 / STRATEGIENOTA 2009-2015

(2)

K1 K2 K3 K4 6.5: Max. 70

bezwaarschriften en max.

20% gegrond.

6.6: Ondertekende Samenwerkingsovereenko mst Asten-Someren.

6.7: 25% Extern georiënteerde pi’s.

2. De directie toont voorbeeldgedrag op klantfocus en basisgedragsnormen.

b) PDCA cyclus:

Slim plannen, doen wat is afgesproken, meten is weten en bijsturen.

1. Het MT maakt een realistische jaarplanning. Realistisch op inzet van capaciteit, op haalbaarheid van resultaten en op meetbaarheid van de prestaties.

7.8: Sluitend jaarplan 2011 (taken-capaciteit).

x x x x Wil Verberkt Tiny Sprangers

Burge- meester

7.7: 65%-35% productief- improductief

2. De directie bepaalt vooraf met het MT wat we willen weten en meten. Het team K&C meet volgens het Check-proces en -planning en rapporteert aan directie en

afdelingshoofden in de managementreview.

7.4: 90% behaalde pi's in cockpit.

x

3. De directie voert 5 MG met de afdelingshoofden gericht op prestaties, gedrag en inzet middelen.

Gebruik format MG. x x x x

Gebruik van de cockpit.

Afdelingshoofd neemt Civision overzicht mee van (dreigende)

budgetoverschrijdingen.

c) Resultaat gericht sturen:

Vaststellen wat je wil bereiken en daarop sturen.

1. Directie en afdelingshoofden beschrijven de beoogde prestaties zo SMART mogelijk in de jaarplannen en cockpits en koppelen er pi's aan.

Vast koersen op de MT- strategie.

6.7 x x x Wil Verberkt

Tiny Sprangers

2. Directie en afdelingshoofden zorgen voor een goede en juiste uitvoering van de jaarplannen en de aansturing op basis van A- 3 en cockpit. De directie volgt de voortgang op de voet via de kwartaalactualisaties van de cockpits, de MG gesprekken en de managementreviews van het TK&C.

De directie stuurt consequent op het nakomen van afspraken.

9.2: 90% behaalde pi's in programmabegroting 2011.

x x x x

(3)

K1 K2 K3 K4 Directie, afdelingshoofden

en MT zijn besluitvaardig.

d) Processturing:

Vaststellen hoe je je doel wilt bereiken en daarop sturen.

1. Directie en afdelingshoofden sturen dmv processen op resultaten en op gemotiveerd geïnspireerde medewerkers.

x x x x Wil Verberkt Tiny Sprangers

2. Het MT betrekt de sleutelpersonen en coördinatoren bij de uitvoering en het uitdragen van de MT-strategie.

x x x x

3. De directie en het MT benutten de verscheidenheid in de kwaliteiten van de MT- leden om het MT collectief sterker te maken.

x x x x

Strategie en beleid

A3: 2.1 Handelen in lijn met het Coalitie akkoord 2010- 2014.

1. Directie en afdelingshoofden toetsen B&W voorstellen aan het coalitieakkoord.

9.1: 7,3 score in verkort BTO in 2011.

x x x x Wil Verberkt Burge-

meester

8.1: Aantal externe bestuursfuncties ingevuld door Astense

besestuurders.

2. Directie en afdelingshoofden toetsen jaarplannen aan het coalitieakkoord.

A3: 2.2 Stimuleren burgerparticipatie. De afdeling MO werkt dit doel uit in het jaarplan (A-3 en cockpit).

Projecten van zowel RO, OW en MO.

8.2: Burgerparticipatie:

100% voor in de cockpit van MO benoemde projecten waarbij burgerparticipatie is aangegeven.

x x x x Diane van

Zwet

A3: 2.3 Sturen op bestuurderstevredenheid met focus op:

x x x x

a) Ondersteuning kerntakendiscussie. Zie hierboven doel 1.2. Theo Koolen Wethouder

Van Bussel b) Realiseren sluitende meerjarenbegroting

2012 tm 2014.

Zie hierboven doel 1.2. 9.3 Theo Koolen Wethouder

Van Bussel c) Uitvoering programmabegroting 2011. Alle afdelingen werken dit doel uit in de

jaarplannen (A-3 en cockpit).

9.1 + 9.2 Wil Verberkt Burge-

meester 9.5: Goedkeurende

accountantsverklaring inclusief rechtmatigheid over 2010.

(4)

K1 K2 K3 K4 A3: 2.4 Werken aan aantrekkelijk werkgeverschap. De afdeling ID werkt dit doel uit in het

jaarplan (A-3 en cockpit).

Rapport 'Aantrekkelijk werkgeverschap in een turbulente arbeidsmarkt' en het MT besluit hierover is leidend.

7.1: 7,9 score in verkort MTO in 2011.

x x x x Theo Koolen Burge-

meester

Management van medewerkers

A3: 3.1 Medewerkers sturen naar maximale prestaties en arbeidsvreugde.

1. Directie en Afdelingshoofden zorgen ervoor dat individuele medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt (o.b.v. het jaarplan).

Goede en bewuste balans tussen resultaatsgericht en mensgericht managen.

7.1 x x x x Wil Verberkt Burge-

meester

2. Directie, afdelingshoofden en het MT besteedt voortdurende aandacht aan de verhouding tussen beschikbare en benodigde capaciteit (beheersing werkdruk).

7.8

7.2: 4,3% gemiddeld arbeidsverzuim.

7.3: 1,1 gemiddelde verzuimfrequentie.

3. De directie voert 5 MG met de afdelingshoofden gericht op prestaties, gedrag en inzet middelen.

Gebruik format MG.

Gebruik van de cockpit.

Afdelingshoofd neemt Civision overzicht mee van (dreigende)

budgetoverschrijdingen.

4. De afdelingshoofden voeren 3 MG met de medewerkers gericht op prestaties, gedrag en inzet middelen. Daarvan maakt ook 'Arbeidsvreugde' deel uit.

7.5: 100% uitgevoerde BG.

5. Het MT voert het rapport 'Aantrekkelijk werkgeverschap' (geprioriteerd) en Verbeterplan MTO uit.

7.6: 3 MG per medewerker en 5 MG per afd.hfd.

6. Successen samen vieren.

7. Het MT zoekt voortdurend naar de balans tussen objectiveerbare prestaties en sturen op resultaten enerzijds en het benutten van de verschillende bronnen van arbeidsvreugde anderzijds (collectief en individueel).

7.8

(5)

K1 K2 K3 K4 A3: 3.2 Ervoor zorgen dat medewerkers over de

gewenste competenties beschikken.

1. Directie en afdelingshoofden maken gebruik van de bestaande functie- en compententieprofielen bij het eerste MG waarin het POP wordt besproken om te bepalen of (verder) aan competenties moet worden gewerkt. De voortgang verwerkt het MT in de verdere MG's.

Er zijn actuele functie- en competentie- profielen.

meester

2. We managen op competenties als onderdeel van performance management (we verwijzen daarvoor naar het jaarplan PZ).

7.5

3. Directie en afdelingshoofden trainen medewerkers op de gewenste profielen.

A3: 3.3 Medewerkers ontwikkelingsmogelijkheden bieden.

1. In elk eerste MG bespreken directie en afdelingshoofden de noodzakelijke en gewenste ontwikkelingen op basis van het POP. De voortgang verwerken we in de verdere MG's.

7.1 + 7.5 + 7.6 x x x x Wil Verberkt Burge-

meester

2. Directie en afdelingshoofden richten zich tevens op de ontwikkeling van een bredere inzetbaarheid van de medewerkers. Dit wordt betrokken bij het POP.

A3: 3.4 Maatwerk bieden in secundaire arbeidsvoorwaarden.

De afdeling ID werkt dit doel uit in het jaarplan (A-3 en cockpit) op basis van het rapport 'Aantrekkelijk werkgeverschap in een turbulente arbeidsmarkt'.

Besluit MT tot prioritering in relatie met advies OR en de samenwerking met Someren.

7.1 x x x x Theo Koolen Burge-

meester

A3: 3.5 Zorgvuldig communiceren met medewerkers. 1. Directie, afdelingshoofden en MT gaan de dialoog met onze medewerkers aan over de (resultaten) van de organisatieontwikkeling en informeren ze consequent over prestaties en ontwikkelingen van onze organisatie.

Balans tussen zakelijke communicatie (nodig om te functioneren) en relationele communicatie (nodig om je goed geïnformeerd, betrokken en veilig te voelen).

meester

2. Need to know principe: Directie, afdelingshoofden en MT communiceren doelgericht en efficiënt: we informeren onze medewerkers vooral via werkoverleggen en personeelsblad De Gast.

(6)

K1 K2 K3 K4 3. In de MG communiceren directie en

afdelingshoofden direct en open over prestaties, gedrag en inzet van middelen.

7.6

A3: 3.6 Het MT traint meer zichzelf en meer on the job.

Het MT richt het eigen trainingsprogramma 2010-2011 in op basis van training door MT- leden met beperkte externe ondersteuning (5 dagen) en zoveel mogelijk 'on the job'.

7.1 + 9.1 x x x x Wil Verberkt Burge-

meester

Management van middelen

A3: 4.2 Wij optimaliseren de informatievoorziening. 1. De afdeling ID werkt dit doel voor zover gericht op interne informatie uit in het jaarplan (A-3 en cockpit).

Het MT sluit de managementinformatie- structuur aan op de P&C- cyclus en het PDCA- proces.

x x x x Theo Koolen

Wil Verberkt Burge- meester

Afstemming met het project DMS.

2. De afdeling MO werkt dit doel voor zover gericht op externe informatie uit in het jaarplan (A-3 en cockpit).

x x x x Diane van

Zwet

A3: 4.3 Wij verbeteren de juridische kwaliteit. Directie, afdelingshoofden en MT voeren het actieplan Juridische Kwaliteitszorg uit. Het team K&C werkt dit uit in de cockpit team K&C.

Goede samenwerking en afstemming tussen het team K&C en team juridische kwaliteitszorg afd. RO.

6.1 + 6.2 + 6.4 + 6.5 + 9.5 x x x x Tiny Sprangers

Management van processen

A3: 5.1 Procesfocus bij de manager verbeteren. 1. Directie, afdelingshoofden en MT blijven werken aan verbetering van de procesfocus door beschrijving en verbetering van de voor 2011 meest relevante processen, aangegeven in de afdelingsjaarplannen en in de werkbak processen.

Werkbak processen is uitgangspunt voor de werkzaamheden.

9.2 x x x x Wil Verberkt

Tiny Sprangers

PVA op weg naar procesmatig werken wordt gevolgd.

2. Voor de directie zijn dit in ieder geval de processen PMW, PDCA en "MIS" (koppeling P&C aan jaarplannen).

(7)

K1 K2 K3 K4 3. We beschrijven de beoogde prestaties zo

SMART mogelijk in de jaarplannen en cockpits en koppelen er pi's aan. Managers vragen zich af: hoe lopen mijn processen, waar zitten de risico's en hoe verbeter ik structureel?

7.4

A3: 5.2 Procesanalyse en procesverbetering stimuleren.

1. De directie bepaalt vooraf met het MT wat zij wil weten en meten. Het team K&C meet volgens het Check-proces en -planning en rapporteert aan directie en afdelingshoofden in de managementreview.

x Wil Verberkt

Tiny Sprangers

2. De directie stuurt op consequente uitvoering van het proces PDCA.

x x x x

3. Directie en afdelingshoofden voeren de nieuwe P&C-cyclus volledig in en toetsen dit via een procesaudit door het team K&C.

Het P&C proces is beschreven.

De audit richt zich in 2011 op de samenhang en efficiënte

gegevensverstrekking tussen begroting en jaarplanning 2012.

A3: 5.3 (Proces)audits uitvoeren op: Het team K&C werkt dit doel uit in het jaarplan (A-3 en cockpit).

x x x x Tiny

Sprangers

Burge- meester a) Proces behandelen klantvragen.

b) Proces P&C cyclus.

c) Nakomen servicenormen.

A3: 5.4 Implementeren proces projectmatig werken. Het team K&C werkt dit doel uit in het jaarplan (A-3 en cockpit).

x x x x Tiny

Sprangers

Burge- meester A3: 5.5 Borgen van de kwaliteitsontwikkeling met

focus op:

Het team K&C werkt dit doel uit in het jaarplan (A-3 en cockpit).

7.4 + 9.2 x x x x Tiny

Sprangers

Burge- meester a) Doorontwikkelen en borgen van de PDCA

cyclus.

b) Doorontwikkelen en borgen van de INK systematiek.

c) Wij verbeteren zichtbaar en planmatig op basis van: MR, legal audit, INK

aandachtsgebied verbeteren en vernieuwen, onderzoeken RKC, interne controle, accountantsrapportage.

De directie legt de besluiten vast over aansturing, INK, PDCA, formats. We onderzoeken de mogelijkheid van een kwaliteitslabel.

(8)

K1 K2 K3 K4

Kleur conform doelen uit A3:

Voortgang bespreken met:

Prioriteiten bij bespreking: #)

Doelstellingen uit bron 1: programmabegroting 2011 zijn kleur donkerblauw.

Achter op plan *)

Doelstellingen uit bron 2: directieplan 2011 / MT strategie 2009-2015 zijn kleur roze. Martens Gevarenzone

Doelstellingen uit bron 3: eigen afdeling going concern 2011 zijn kleur paars. Huijsmans Conform plan of AF

van Bussel Meting door andere afd Directie Meting niet aan de orde

*) Plan = programmabegroting 2011, directieplan 2011, MT strategie 2009-2015.

#) Meting stand van zaken budget per einde kwartaal, conform voorstel P&C restyle, met behulp van een financieel overzicht uit Civision.