Q&A Reglement financieel beleid en beheer
Versie 16-8-2017
1. Op een aantal plaatsen komt de zinsnede voor: “de corporatie maakt in haar reglement inzichtelijk hoe zij dit geborgd heeft” (of: “… hoe zij de actualiteit van het reglement geborgd heeft” (p. 5) of “…. Hoe zij uitvoering heeft gegeven aan een passende organisatiestructuur” (p8)).
Vraag: is het de bedoeling dat dit “inzichtelijk maken”
a. in het reglement zelf gebeurt, dat wil zeggen: dat de corporatie aanvullende tekst in het reglement zelf moet opnemen?
b. gebeurt door in het reglement aan te geven waar (in welk document) dit wordt beschreven, dus met een verwijzing?
Antwoord: de corporatie geeft in het reglement in een korte omschrijving aan hoe ze dit geborgd heeft binnen haar organisatie (1 a 2 alinea(s)) en vervolgens neemt ze een verwijzing op waar het binnen haar organisatie is vastgelegd. Het gebruik van
tijdgebonden documenten wordt afgeraden, omdat het reglement dan telkens opnieuw moet worden opgesteld, zodra er een nieuw document is met andere datum.
2. Vraag: Waarom wordt de scheiding DAEB / niet-DAEB maar eenmaal genoemd in het modelreglement?
Antwoord: Het reglement geldt voor de toegelaten instelling en verbonden
ondernemingen (zie 1.2 van het modelreglement). Het verschil in normen tussen DAEB en niet-DAEB komt naar voren in de meegezonden kengetallen.
3. Vraag: Van welke functies moeten er proces- en functieomschrijvingen meegestuurd worden?
Antwoord: Van de beschikkende, bewarende, registrerende, beherende en controlerende financiële functies van de treasury activiteiten dient een functie omschrijving meegestuurd te worden (artikel 105 lid 1 c BTIV).
4. Vraag: We hebben geen streefwaarden en prestatie-indicatoren in onze MJB opgenomen. Kunnen we het reglement indienen zonder de streefwaarden en prestatie indicatoren?
Antwoord: Artikel 104 lid 2 c stelt het hanteren van streefwaarden en prestatie- indicatoren verplicht. Een reglement dat zonder deze indicatoren wordt voorgelegd kan niet worden goedgekeurd. Dus indien de corporatie die niet heeft opgesteld, moet ze dat alsnog doen.
5. Vraag: Welke stukken moeten we meesturen met het reglement?
Antwoord: de proces- en functieomschrijvingen (zie vraag 3) en een overzicht van de prestatie-indicatoren en streefwaarden. Daarnaast moet de actuele Meerjarenbegroting (MJB) ook worden toegestuurd. Regelmatig zijn de prestatie-indicatoren en
streefwaarden in de MJB opgenomen. Het treasury- verbindingen- en/of het investeringsstatuut hoeven niet te worden meegestuurd.
6. Vraag: Wat is volgens de Aw de definitie van een treasurystatuut?
Antwoord: Het treasurystatuut is het toetsingskader m.b.t. activiteiten/besluiten in het kader van de treasuryfunctie. De treasuryfunctie omvat het geheel van verantwoordelijkheden gericht op:
- Geldmiddelenbeheer in enge zin (cash management zijnde: liquiditeitenbeheer, - saldobeheer, geldstromenbeheer en bankrekeningbeheer)
- Beheer en beheersing van financiële risico’s: renterisico; beschikbaarheidsrisico;
- liquiditeitsrisico; tegenpartijrisico en kredietrisico.
- Financiering: het aantrekken van eigen en vreemd vermogen in de gewenste - verhouding ten behoeve van de corporatie, haar dochters en deelnemingen.
- Het beheersen van de financieringslasten binnen eigen vastgestelde risicokaders - en extern opgelegde risicokaders.
- Beheer van financiële derivaten - Beheer van beleggingen.
7. Vraag: wat zijn streefwaarden en prestatie-indicatoren?
Antwoord: dit zijn verwachte liquiditeitspositie, de verwachte solvabiliteit, het verwachte kasstroomsaldo en de verwachte financieringsbehoefte van de toegelaten instelling en de dochtermaatschappij(en) in de prognosejaren.
8. Vraag: Geldt het reglement financieel beleid en beheer ook voor deelnemingen en groepsmaatschappijen van de corporatie?
Antwoord: Het reglement geldt ook voor verbonden ondernemingen.
9. Vraag: Hebben gemeente(n) of huurdersbelangenverenigingen een rol bij de goedkeuring van het reglement?
Antwoord: Gemeenten en huurdersbelangenverenigingen hebben geen formele rol bij de goedkeuring van het reglement.
10. Vraag: Mag er, als het Aedes-model wordt gebruikt, niets veranderd worden aan de tekst? Vanaf wanneer wordt geoordeeld dat het model niet is gebruikt en vervalt hiermee de maand uitstel om het reglement in te dienen?
Antwoord: Corporaties die het Aedes-model van het financieel reglement gebruiken moeten het reglement uiterlijk 1 oktober 2016 indienen, corporaties die ervoor kiezen om een ander model te hanteren moeten uiterlijk 1 september 2016 aanleveren. Het Aedes- model bevat alle artikelen die conform de wet, BTIV en RTIV verplicht zijn. Bij de
beoordeling door de Aw van de reglementen wordt gecontroleerd of alle verplichte artikelen zijn opgenomen. Omdat deze beoordeling bij gebruikmaking van het Aedes- model minder tijd vergt, mogen die reglementen een maand later worden aangeleverd.
Als een corporatie ervoor kiest om extra paragrafen toe te voegen, paragrafen te verplaatsen en extra teksten op te nemen dan zal het reglement door de Aw worden gezien als eigen model, waarvoor een uiterlijke aanlevertermijn van 1 september geldt.
Het model is bedoeld om variabelen in te vullen waar dit nodig is; de teksten zijn bedoeld als “vaste” tekst.
11. Vraag: In artikel 105 lid 1 j BTIV wordt gesproken over een ‘financieel jaarplan’.
Kunt u aangeven wat hiermee wordt bedoeld: de begroting en meerjarenbegroting (inclusief financiële paragraaf) of het treasuryjaarplan of beide?
Antwoord: In het treasuryjaarplan worden de financieringsactiviteiten vastgelegd en in het investeringsjaarplan c.q als een onderdeel van de MJB de investeringsplannen. In de meerjarenbegroting komen de financierings- en investeringsactiviteiten samen. Met het financieel jaarplan wordt de meerjarenbegroting bedoeld, waarin dus zowel de herkomst als de besteding van middelen wordt verantwoord.
12. Vraag: Het reglement wordt goedgekeurd door de Aw. Is er ook een rol voor de minister weggelegd?
Antwoord: De minister heeft de goedkeuring gemandateerd aan de Aw.
13. Vraag: Mag één persoon de functie van manager financiën en controller (zoals bedoelt in art. 105 lid 1 sub e BTiV) bij een corporatie combineren?
Antwoord: Nee, dat is niet toegestaan. De wetgever wil een scheiding aanbrengen tussen bedrijfsvoering en control (artikel 105 lid 1 e BTIV).
14. Vraag: Wat moet de positie van de controller in de organisatie zijn?
Antwoord: corporaties met meer dan 2500 woongelegenheden en gebouwen moeten een scheiding aanbrengen tussen enerzijds de uitvoerende, beschikkende, bewarende en registerende functies (financiën, bedrijfsvoering) en anderzijds de controlerende functie (de controller). Dit om te voorkomen dat uitvoeren, beschikken, bewaren, registeren en controleren in één hand zitten. In de BTiV is aangegeven dat de controlerende functie apart gepositioneerd dient te worden (art. 105 lid 1 sub e BTiV), daarom mag de
controlerende functie geen onderdeel zijn van financiën/bedrijfsvoering en daar ook niet hiërarchisch onder vallen.
15. Vraag: Kan ik uitstel krijgen voor het indienen van het reglement?
Antwoord: Nee, buiten de regeling dat een reglement naar Aedes-model een maand later mag worden ingediend verleent de Aw geen uitstel.
16. Vraag: Hoe worden garages gewogen bij de bepaling van het aantal bezitseenheden?
Antwoord: De Woningwet, BTIV en RTIV spreken over woongelegenheden en
gebouwen, er wordt geen weging beschreven. Elke (ongewogen) verhuureenheid telt als een eenheid. Een garage telt volgens deze definitie als 1 (ongewogen) verhuureenheid.
17. Vraag: Waarom wordt in het modelreglement gesproken over verbonden
ondernemingen, terwijl in artikel 55a lid 2 van de Woningwet staat dat het reglement
“mede betrekking op de dochtermaatschappijen en op de
samenwerkingsvennootschappen waarin zij volledig aansprakelijke vennote is”?
Antwoord: Op 1 januari 2017 treedt waarschijnlijk de Veegwet Wonen in werking, de definitieve besluitvorming heeft nog niet plaatsgevonden. Omdat de Aw verwacht dat de Veegwet op het onderwerp van de reikwijdte van het financieel reglement zal worden aangenomen, is in het model op deze besluitvorming vooruitgelopen.
Zodoende wordt in het modelreglement gesproken over “verbonden ondernemingen”.
18. Vraag: Wat wordt bedoeld met een verbonden onderneming?
Antwoord: Conform artikel 1 lid 2 van de Woningwet is een verbonden onderneming een rechtspersoon of vennootschap:
- dochtermaatschappij: dochtermaatschappij als bedoeld in artikel 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van een toegelaten instelling;
- verbonden onderneming: rechtspersoon of vennootschap:
a. welke een dochtermaatschappij is;
b. in welke een toegelaten instelling deelneemt in de zin van artikel 24c van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, of
c. met welke een toegelaten instelling anderszins een duurzame band heeft, waaronder mede wordt begrepen het hebben van stemrechten in de algemene vergadering van die rechtspersoon;
19. Vraag: Waarom is in het modelreglement (in paragraaf 2.10) opgenomen dat de RvC de financiële risico’s bespreekt met de controlerend accountant en met functionarissen die belast zijn met de beheersing van de risico`s. Deze bespreking vindt plaats zonder dat daarbij het bestuur aanwezig of vertegenwoordigd is?
Antwoord: Het modelreglement gaat hiermee inderdaad verder dan BTIV artikel 105 lid 1 sub i. Daarin staat dat het de RvC is toegestaan om de financiële risico’s zonder dat het bestuur daarbij aanwezig of vertegenwoordigd is te bespreken met degene aan wie hij de opdracht, bedoeld in artikel 37, eerste lid, van de wet, heeft gegeven en met de
functionarissen die met de beheersing van die risico’s belast zijn.
Dit is een bewuste afweging geweest. De reden hiervoor is dat de bepalingen die in het Btiv terecht zijn gekomen zijn ontleend aan een kader van minister Dijsselbloem voor het financieel beheer bij instellingen met een publiek belang. Daar wordt ook de “kan”
bepaling gebruikt maar uit publicaties en de brief die Dijsselbloem aan de TK stuurde hierover blijkt dat het wel degelijk de bedoeling is dat er daadwerkelijk periodiek wordt gesproken. .
Zie: https://www.accountant.nl/nieuws/2013/11/eisen-aan-financieel-beheer-bij- instellingen-met-publiek-belang/
Zie: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-33822-1
20. Vraag: Corporaties kunnen hun Reglement financieel beleid en beheer in lijn brengen met de Veegwet Wonen door een bijlage in te vullen, te ondertekenen en op te sturen naar de AW. In deze bijlage, die is gepubliceerd op de website van Aedes, is korte tijd na publicatie al een kleine correctie doorgevoerd. Toegevoegd aan de volgende regel is:
“waar dat specifiek is aangegeven” zodat de regel nu luidt:
‘Het reglement van corporatie xxx geldt waar dat specifiek is aangegeven voor haar dochtermaatschappijen en de in bijlage A genoemde ondernemingen in de zin van de Woningwet.'
Waarom is deze wijziging doorgevoerd?
Antwoord:
De eerdere tekst wekte ten onrechte de suggestie dat het Reglement financieel beleid en beheer in zijn geheel van toepassing is op alle verbonden ondernemingen. Dit is niet het geval. In artikel 55a lid 2 van de Woningwet staat namelijk: “In het reglement wordt mede ingegaan op de verbonden ondernemingen”.
Hoewel in het addendum wordt uitgewerkt op welke wijze in het reglement dient in te worden gegaan op de verbonden ondernemingen, wekte de aanvankelijke formulering mogelijk verwarring op, waardoor deze regel is aangepast.
In het modelreglement van Aedes is uiteraard dezelfde correctie doorgevoerd.
De bijlage, het modelreglement en wat toelichting, zijn te vinden op:
BW Boek 2. Rechtspersonen Titel 1. Algemene bepalingen Artikel 24a
1 Dochtermaatschappij van een rechtspersoon is:
a. een rechtspersoon waarin de rechtspersoon of een of meer van zijn dochtermaatschappijen, al dan niet krachtens overeenkomst met andere stemgerechtigden, alleen of samen meer dan de helft van de stemrechten in de algemene vergadering kunnen uitoefenen;
b. een rechtspersoon waarvan de rechtspersoon of een of meer van zijn dochtermaatschappijen lid of aandeelhouder zijn en, al dan niet krachtens overeenkomst met andere stemgerechtigden, alleen of samen meer dan de helft van de bestuurders of van de commissarissen kunnen benoemen of ontslaan, ook indien alle stemgerechtigden stemmen.
2 Met een dochtermaatschappij wordt gelijk gesteld een onder eigen naam optredende
vennootschap waarin de rechtspersoon of een of meer dochtermaatschappijen als vennoot volledig jegens schuldeisers aansprakelijk is voor de schulden.
3 Voor de toepassing van lid 1 worden aan aandelen verbonden rechten niet toegerekend aan degene die de aandelen voor rekening van anderen houdt. Aan aandelen verbonden rechten worden toegerekend aan degene voor wiens rekening de aandelen worden gehouden, indien deze bevoegd is te bepalen hoe de rechten worden uitgeoefend dan wel zich de aandelen te verschaffen.
4 Voor de toepassing van lid 1 worden stemrechten, verbonden aan verpande aandelen,
toegerekend aan de pandhouder, indien hij mag bepalen hoe de rechten worden uitgeoefend. Zijn de aandelen evenwel verpand voor een lening die de pandhouder heeft verstrekt in de gewone uitoefening van zijn bedrijf, dan worden de stemrechten hem slechts toegerekend, indien hij deze in eigen belang heeft uitgeoefend.
Artikel 24c
1 Een rechtspersoon of vennootschap heeft een deelneming in een rechtspersoon, indien hij of een of meer van zijn dochtermaatschappijen alleen of samen voor eigen rekening aan die
rechtspersoon kapitaal verschaffen of doen verschaffen teneinde met die rechtspersoon duurzaam verbonden te zijn ten dienste van de eigen werkzaamheid. Indien een vijfde of meer van het geplaatste kapitaal wordt verschaft, wordt het bestaan van een deelneming vermoed.
2 Een rechtspersoon heeft een deelneming in een vennootschap, indien hij of een dochtermaatschappij:
a. daarin als vennoot jegens schuldeisers volledig aansprakelijk is voor de schulden; of
b. daarin anderszins vennoot is teneinde met die vennootschap duurzaam verbonden te zijn ten dienste van de eigen werkzaamheid.
Bijlage 4 bij de Regeling toegelaten instellingen volkshuisvesting 2015
(ACCOUNTANTSPROTOCOL REGELING TOEGELATEN INSTELLINGEN VOLKSHUISVESTING 2015)
Ten behoeve van het bepalen of er sprake is van een ‘duurzame band’ kan het volgende kader worden gehanteerd dat volgt uit de Woningwet, de memorie van toelichting, het BW en de jurisprudentie. Er is sprake van een duurzame band wanneer:
- de toegelaten instelling stemrechten heeft in de algemene vergadering;
- en/of wanneer er sprake is van een bestuurlijke band of financiële band, met dien verstande dat het uitsluitend verstrekken van financiering niet voldoende is om van een duurzame band te kunnen spreken;
- en/of wanneer de duurzame band uit de statuten van de verbinding (bijvoorbeeld een dochterstichting) kan worden afgeleid;
- en/of wanneer er sprake is van een duurzame band als bedoeld in artikel 2:24c lid 1 BW. Uit de memorie van toelichting op dat artikel kan worden afgeleid dat er een oogmerk moet bestaan om duurzaam verbonden te zijn. Hiermee wordt e.e.a. afgebakend ten opzichte van de “eenvoudige belegging”;
- en/of wanneer er sprake is exclusieve invloed op de benoeming van het bestuur van de verbinding;
- en/of wanneer er sprake is van bezit van 100% van de aandelen.
Onder duurzame band wordt niet verstaan uitsluitend het hebben van een langdurige contractuele relatie.
