Defensie
2018
Defensie
2018
Inhoud
Voorwoord 3
Integriteitszorg rondom een melding of klacht 4
Profiel: Een klantgerichte integriteitsorganisatie 7
Werkbeleving 9
Preventieve integriteitsactiviteiten 11
Commissie Sociaal Veilige Werkomgeving Defensie 13
Beleidsontwikkeling 2018 15
Reactief optreden 17
Toekomstvisie 2019 23
Annex 1: De Gedragscode Defensie 24
Voorwoord
Bij Defensie werken bijna 60.000 militairen en burgers die zich dagelijks inzetten voor vrede, vrijheid en veiligheid in Nederland en daarbuiten. Werk van betekenis, dat onder moeilijke en soms gevaarlijke omstandigheden met veel motivatie, betrokkenheid en bevlogenheid wordt gedaan.
Het spreekt voor zich dat veiligheid voor Defensie van het grootste belang is. Onze eigen mensen moeten kunnen rekenen op een veilige werkomgeving. Dat is een plek waar alleen verantwoorde risico’s worden genomen en waar onze mensen zich veilig en goed voelen. Het gaat hierbij om fysiek veilig zijn maar ook om sociale veiligheid, waar dit jaarverslag Integriteit Defensie over gaat.
Ik merk dat veiligheid meer en meer tussen de oren komt: safety always. Die gedachte krijgt ook handen en voeten met de uitvoering van het plan van aanpak ‘een veilige defensieorganisatie’. Een mooi initiatief hieruit is de vernieuwde Gedragscode Defensie die in 2018 is samengesteld door medewerkers uit de hele organisatie. De Directie Veiligheid, de Inspectie Veiligheid Defensie en de Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID) helpen ons bij het veiliger maken van de organisatie. Stuk voor stuk goede, voor ons allemaal belangrijke ontwikkelingen.
Belangrijk vind ik ook dat onveilige situaties worden gemeld en aangepakt. In dit jaarverslag staat hoeveel vermoedelijke integriteitsincidenten zijn gemeld. Ik vind het krachtig dat mensen zaken durven te melden die persoonlijk en pijnlijk zijn. Daarnaast wil ik dat we elkaar aanspreken op gedrag en kwesties op de werkvloer bespreken.
Dit verslag laat verder zien hoe we er voor staan op gebied van de sociale veiligheid. Is er nog veel te doen?
Zeker. Zijn we met zijn allen op de goede weg? Ook dat durf ik te beamen. Ik ben trots op de stappen vooruit die we in het afgelopen jaar samen hebben gezet, en heb er vertrouwen in dat deze lijn wordt voortgezet in de toekomst.
Wim Geerts Secretaris-Generaal
Integriteitszorg rondom een melding of klacht
De integriteitszorg binnen Defensie is enerzijds ingericht om de medewerker in brede zin te ondersteunen rondom (het doen van) een melding of klacht. Anderzijds is het systeem ingericht om de verantwoordelijke leidinggevende of commandant in staat te stellen adequaat te reageren op meldingen.
Melding of klacht
Het doen van een melding of klacht start bij de medewerker zelf, die te maken krijgt met ongewenst gedrag of een ver- moeden heeft van een integriteitsschending. De medewerker kan hierin ondersteund worden door diverse partijen.
Defensie heeft een groot netwerk aan Vertrouwenspersonen (VP’en): er werken circa 600 VP’en binnen Defensie. VP’en zijn medewerkers die opgeleid zijn tot VP en deze taak als neventaak uitvoeren. De VP’en bieden een luisterend oor voor medewerkers die in gesprek willen over iets wat hen is overkomen of wanneer zij een vermoeden hebben van een integriteitsschending.
Wanneer aanvullende ondersteuning nodig is, bijvoorbeeld advies over de te nemen stappen of hulp bij het opstellen van een melding of een klacht, ondersteunt de VP de medewerker. Een VP biedt steun en advies en neemt de kwestie niet over: de medewerker beslist.
Elk Defensieonderdeel (DO) heeft een Coördinator Vertrouwenspersonen (CVP). De CVP coördineert het netwerk van Vertrouwenspersonen (VP’en) van het eigen DO, draagt zorg voor de werving, de opleiding en de begeleiding van de VP’en. De CVP’en overleggen met elkaar en periodiek met de COID over trends en ontwikkelingen.
Er zijn verschillende manieren om een melding of klacht in te dienen. Zo kan de medewerker zich rechtstreeks tot zijn of haar direct leidinggevende wenden.
Dit kan mondeling worden gedaan of schriftelijk.
Daarnaast kan de medewerker contact opnemen met het Meldpunt Integriteit Defensie (tevens het Centrale Klachtencoördinatiepunt) om een melding te maken of een klacht in te dienen. Het Meldpunt Integriteit Defensie is er voor zowel interne medewerkers als externe personen en organisaties. Als een klacht of een melding bij het Meldpunt Integriteit Defensie binnenkomt, wordt deze in overleg met de melder naar de juiste functionaris van het DO doorgeleid. Naast het Meldpunt Integriteit Defensie kunnen klachten op diverse andere wijze ingediend worden (bijv. via internet, intranet of per brief). De klachten worden centraal geregistreerd door het centrale klachtenpunt bij de COID of decentraal bij een decentrale klachtencoördinatiepunt van een DO’en.
Behandeling melding of klacht
Gelet op de operationele taakstelling van Defensie kent de leidinggevende of commandant1 een grote verant- woordelijkheid. Het is de taak van deze functionaris om het integriteitsbeleid uit te dragen. Het doel is om een veilige werkomgeving te creëren, waarbinnen schendingen zo min mogelijk voorkomen. Wanneer schendingen zich toch voordoen, worden deze op een adequate wijze in behandeling genomen en wordt gezocht naar een oplossing. De leidinggevende pakt een melding of klacht op of zet deze door nadat deze binnen is gekomen via de medewerker. Ook bewaakt de leidinggevende het proces.
Binnen elk DO is de hoogst verantwoordelijke functionaris het Hoofd Defensie Onderdeel. Het Hoofd DO wordt in deze verantwoordelijkheid ondersteund door de functionaris die als portefeuillehouder integriteit optreedt.
Deze functionaris heeft coördinerende taken op het gebied van integriteit. De portefeuillehouder integriteit is in de meeste gevallen ook de coördinator van het decentrale klachtenpunt en draagt zorg voor het registreren van klachten en volgt en bewaakt de afhandeling van de klacht. Afhankelijk van het DO kan de functionaris
beschikken over een staf die gedelegeerde coördinerende taken vervult. Bij de KMar vallen deze taken onder het Cluster Integriteit (zie pag. 7).
1 Hierna leidinggevende.
Toezicht Beleid Behandeling
Melding
Figuur 1: integriteitszorg rondom een melding of een klacht
Iedere leidinggevende kan voor ondersteuning en advies met betrekking tot integriteit terecht bij de COID. Deze hulp kan ook ingeroepen worden rondom (het oppakken van) een melding of klacht. Voor de DO’n zijn de integriteitsadviseurs het eerste aanspreekpunt van de COID. Zij hebben dagelijks contact met de commandanten, leidinggevenden en medewerkers van DO’n en zijn door het hele land actief. Op het hoogste niveau van een DO nemen de integriteitsadviseurs deel in overleggen met de portefeuillehouder integriteit, Hoofd DO en andere betrokken partijen. De integriteitsadviseurs van de COID zijn de verbindende schakel tussen het DO en de COID.
Als een DO bijvoorbeeld een risicoanalyse integriteit wil laten uitvoeren of een vraag heeft over onderzoek, zal deze zich richten tot de integriteitsadviseur. Deze kan hierover adviseren en deze risicoanalyse (laten) faciliteren.
De COID kan ook ondersteunen door bijvoorbeeld deelname in een Commissie van Onderzoek. Naast eigen COID-onderzoekers kan hierbij de hulp worden ingeroepen van leden van een onderzoekerspoule. In deze onderzoekerspoule zitten defensiecollega’s die opgeleid zijn om interne onderzoeken uit te voeren.
Bij de behandeling van een klacht kan de klachtbehandelaar zich laten adviseren door een klachtadviesinstantie.
Indien de klacht betrekking heeft op ongewenst gedrag dient de klacht conform de Klachtenregeling Defensie ter behandeling te worden voorgelegd aan de Commissie Ongewenst Gedrag (COG). De COG beschikt over een eigen pool van voorzitters. De COG staat los van de DO’n en voert onafhankelijk onderzoek uit.
Beleidsmakers
Het integriteitsbeleid van Defensie en de uitvoering hiervan, vraagt een adaptieve benadering; meldingen en onderzoeken kunnen aanleiding geven tot aanpassing van opleidingen, herstructuren van werkprocessen of andere vormen van (preventieve) beheersmaatregelen. Ook dragen inzichten uit de wetenschap en ervaringen uit het (professionele) werkveld bij aan de verdere ontwikkelingen van het integriteitsbeleid van Defensie.
Diverse actoren en gremia geven vorm aan deze beleidsontwikkeling.
De portefeuillehouder integriteit ondersteunt het Hoofd Defensie Onderdeel en zit namens het DO in het Defensie Integriteitsoverleg (DIO). Het DIO komt periodiek samen onder het voorzitterschap van de Directeur COID voor onderlinge afstemming, het uitwisselen van kennis en het delen van nieuwe ontwikkelingen.
In 2018 heeft Defensie de Directie Veiligheid (DV) opgericht. DV ontwerpt en onderhoudt een op de defensie- organisatie toegesneden veiligheidsmanagementsysteem. DV is beleidsverantwoordelijk voor zowel de fysieke als de sociale veiligheid.
In het gehele proces rondom een melding of klacht zijn diverse ketenpartners terug te vinden die een rol spelen bij het voorkomen dan wel oplossen van integriteitskwesties, zoals Bedrijfsmaatschappelijk Werk, Geestelijke Verzorging, het Coördinatiecentrum Expertise Arbeidsomstandigheden en Gezondheid (CEAG), P&O, Alternatieve Geschillenoplossing (AGO), de Afdeling Bijzondere Rechtspositie (REPOS), Juridische Dienstverlening (JDV), Expertisecentrum Leiderschap Defensie (ECLD), et cetera.
Toezicht
De Inspectie Veiligheid Defensie (IVD) houdt toezicht op de fysieke en de sociale veiligheid. Zij heeft een onafhankelijke positie. De IVD houdt toezicht op de kwaliteit van de taakuitvoering en de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid.
De Inspecteur-Generaal der Krijgsmacht (IGK) zet zich in voor goed werkgeverschap en de werk- en leefomstan- digheden van Defensiepersoneel in Nederland en missiegebied. De IGK treedt op als adviseur en bemiddelaar, en is tevens Inspecteur der Veteranen en Inspecteur der Reservisten. De IGK legt rechtstreeks verantwoording af aan de Minister van Defensie, wat de onafhankelijkheid van de IGK garandeert.
Kennismaking met een integriteitsorganisatie
Profiel: Een klantgerichte integriteitsorganisatie
Elk DO is verantwoordelijk voor de uitvoering van het integriteitsbeleid binnen het eigen DO. De Koninklijke Marechaussee (KMar) kent hiervoor het Cluster Integriteit.
Het Cluster Integriteit vindt haar oorsprong circa 25 jaar geleden. Dit naar aanleiding van de aanbevelingen van de parlementaire Enquêtecommissie Opsporingsmethodes, beter bekend als de Commissie-Van Traa, die tussen 1994 en 1996 onderzoek deed naar opsporingsmethodes en ethiek van opsporingsdiensten in Nederland.
Het Kabinet zegde toe aan de Tweede Kamer dat ethiek en integriteit een prominentere rol dienden te krijgen in het politiewerk en dat ieder korps direct onder de korpschef (CKMar) een voorziening diende in te richten met een repressief en een preventief element. De KMar heeft ethiek en integriteit tot een speerpunt gemaakt.
Dat wat voor de politie geldt, is ook van toepassing op de KMar. Hierbij kent de KMar een bijzondere status. De KMar is een van de weinige gendarmeriekorpsen in de wereld: een militair politiekorps dat naast het werk voor en binnen de krijgsmacht, ook civiele politietaken heeft onder de verantwoordelijkheid van andere departementen. “Deze dubbele status geeft bijzondere omstandig- heden waar rekening mee moet worden gehouden” zegt Majoor Cees Kleijbergen, Hoofd Sectie Interne Onderzoeken (SIO) van het Cluster Integriteit, een van de drie secties van het cluster. Er moet dus aandacht zijn voor de militaire aspecten van het werken binnen een militaire organisatie en tijdens oefeningen en uitzendingen. Ook moet er aandacht zijn voor de omstandig- heden waar ook burgercollega’s mee te maken krijgen. Daarnaast geldt voor KMar-medewerkers een striktere toepassing van integriteitsnormen en wordt wangedrag eerder bekend.
Daarom sluit het Cluster Integriteit nauw aan bij beleid en uitvoering van de politie en bij het werk en de principes van de COID om ervoor te zorgen dat er consequent met het onderwerp integriteit binnen politie en Defensie wordt omgegaan. Het protocol dat bepaalt hoe interne onderzoeken bij SIO worden uitgevoerd, is afgestemd op de verantwoordelijkheden als politiekorps en sluit aan op het protocol dat geldt voor de onderzoekers van de COID. De adviseurs van de tweede sectie van het cluster, de Sectie Integriteit, nemen deel aan de overleggen van de COID en hebben veelvuldig contact met de adviseurs van andere DO’n.
De sectie richt zich op de zuilen ‘beschermen’ en ‘(stimu-)leren’ en adviseert met het oog op integriteitsbevorde- ring ook over organisatie-inrichting. Op het gebied van klachten wijkt de KMar af van andere DO’n, voornamelijk wegens de variëteit aan klachten en meldingen waarmee zij te maken heeft. Waar de meeste klachten bij andere DO’n gaan over relaties tussen Defensiemedewerkers onderling, hebben veel van de klachten over KMar- personeel te maken met de contacten met burgers. De KMar voert namelijk werkzaamheden uit op Schiphol en aan de grenzen van Nederland en Europa. Deze werkzaamheden omvatten 80% van het werk van de KMar, en vallen onder het gezag van andere ministeries.
De KMar heeft een personeelsbestand van rond de 6.500 medewerkers. Incidenten zullen nooit geheel te voorkomen zijn. In de aanpak van incidenten is het devies: “Beschermen en leren waar het kan – handhaven waar het moet”. Het cluster stimuleert om vooral te leren van zaken die goed gaan. Ook veel incidenten worden lerend afgedaan.
De Staf en de drie secties van het cluster, de Secties Integriteit, Interne Onderzoeken en de Sectie Klachten, zijn dagelijks bezig om ‘klantgericht verbinding te maken’ met leidinggevenden en medewerkers, burgers en kritische partners.
Om de bekendheid van het integriteit- zorgsysteem te vergroten, presenteren wij hier de eerste van een reeks kennismakingsprofielen. Deze keer staat het Cluster Integriteit van de Koninklijke Marechaussee centraal.
Het Hoofd van het Cluster Integriteit, LKOL Anton Gakes, zegt dat “klantgericht zijn” een van de kernwaarden is voor de medewerkers die nu en in de toekomst voor het cluster werken. Op de vraag “wie is dan de klant” zegt Gakes dat dat iedereen kan zijn. Het cluster probeert recht te doen aan alle betrokkenen bij een kwestie, klacht, incident of melding, conform de Aanwijzing SG A/984 Uitvoering van het integriteitsbeleid Defensie. De belangen van alle betrokkenen worden gewogen om tot een moreel juiste handeling te komen.
Dit is ook de wijze waarop het Cluster casuïstiek weegt en opvolgt. Gakes: “Wij benaderen kwesties vanuit het brede perspectief en betrekken er meer disciplines bij. Naast het kale incident, oriënteren wij ons op dieperlig- gende oorzaken in de omgeving en op een integrale aanpak. Bij sociale veiligheid spelen vaak ook aspecten op het gebied van leiderschap, P&O, arbeidsomstandigheden en gezondheid. Wij betrekken deze expertises en gaan samen op pad om de eenheid en leidinggevende waar mogelijk een integraal advies te bieden.”
De manier waarop de KMar integriteit benadert en hoe het cluster dit uitdraagt staat op een stevig fundament van de ontwikkelingen sinds de Commissie-Van Traa. Dit wordt grafisch weergegeven in het Managementmodel (figuur 2) Integriteit. Elk van de blokken in dit model kent zijn oorsprong in de ontwikkelingen die de KMar de afgelopen vijf decennia heeft doorgemaakt. In 2014 ontving de KMar de Ien Dales Integriteitsaward.
De KMar blijft zich ontwikkelen. Sinds 2017 focust de KMar zich in haar integriteitsstrategie op een viertal punten: duidelijkheid in rollen en verantwoordelijkheden op alle niveaus, inzicht in kwetsbaarheden, verhogen van de morele fitheid van het personeel en de organisatie, en het integreren van de lessons identified om te komen tot lessons learned.
De strategie is verwerkt in het visiedocument Ethisch vakmanschap KMar 2018-2022, gericht op de morele competenties van medewerkers en een veilige werkomgeving. Het (concept)jaarverslag van de werkgroep GRECO (De Groep van Staten tegen Corruptie) van de Raad van Europa benoemt deze aanpak als ‘Selected Good Practice’.
Het werk van de KMar als gendarmeriekorps is bijzonder. Dit vergt dan ook een bijzondere integriteitsaanpak.
Figuur 2: Managementmodel integriteit Koninklijke Marechaussesee
Risico-inventarisatie Voorbeeldgedrag Controle
Preventieve maatregelen
Verhogen morele oordeelsvorming (groepsgesprek)
Corrigeren/aanspreken
Basiswaarden en
regelgeving Leren van incidenten Sanctie
Beschermen (Stimu)leren Handhaven
Werkbeleving
De afdeling Trends, Onderzoek en Statistiek verricht onderzoek naar omgangsvormen binnen Defensie als onderdeel van het werkbelevingsonderzoek PICTURE2. Het werkbelevingsonderzoek wordt in de basis één keer per drie jaar afgenomen per eenheid van Defensie. Ongewenste omgangsvormen worden binnen het werk- belevingsonderzoek gezien als een belastende factor die negatieve invloed heeft op werkstress.
In het werkbelevingsonderzoek wordt medewerkers gevraagd of zij in de afgelopen 12 maanden te maken hebben gehad met ongewenst gedrag. In 2018 heeft 10% van de medewerkers naar eigen zeggen ongewenste omgangsvormen ervaren (9% soms, 1% vaak). In 2016 was dit nog 17%, in 2017 15% (zie figuur 3).3
Aan medewerkers die ongewenst gedrag hebben ervaren in de betreffende periode(n) is gevraagd met welke ongewenste omgangsvormen zij te maken hebben gehad, door wie dit gedrag werd vertoond en wat voor actie er na het ongewenst gedrag is genomen. Kwaadspreken, denigrerend taalgebruik, buitensluiten, discriminatie en pesten worden door medewerkers het meest genoemd als ervaren ongewenst gedrag. Directe collega’s worden het meest genoemd als pleger. Medewerkers geven aan dat zij meestal in gesprek gaan met directe collega’s en/of degene die het gedrag vertoonde en/of hun direct leidinggevende.
2 Vanaf 2019 heet dit WERKblik.
3 Gezien de diversiteit in eenheden die in 2016, 2017 en 2018 hebben deelgenomen aan het onderzoek, alsmede de verhouding man/vrouw binnen deze eenheden dienen deze cijfers met voorzichtigheid te worden geïnterpreteerd.
22%
17% 16% 15% 14% 16%
10% 8%
15%
2016 2017 2018 Figuur 3: ongewenst gedrag Totaal Mannen Vrouwen
Figuur 4: verdeling respondenten 2016-2018 Man Vrouw Niet opgegeven
0 3000 6000 9000 12000 15000
83% 86% 79%
10%
9%
13%
6%
5%
8%
2016
In 2016 namen 9.329 defensie- medewerkers deel aan het PICTURE-onderzoek. Daarvan was 11% werkzaam bij CZSK, 47% CLAS, 11% CLSK, 20%
KMar en 10% DOSCO.
83% van de respondenten was man, 10% vrouw en 6% niet opgegeven.
2017
De respons op het werkbele- vingsonderzoek van 2017 was het laagst van de drie afgelopen jaren (5286 medewerkers). Van de respondenten was 15%
werkzaam binnen CZSK, 40%
CLAS, 24% CLSK, 7% KMar, 3%
DOSCO en 12% BS. 86% van de respondenten was man, 9% vrouw, 5% niet opgegeven.
2018
De respons op het werkbelevings- onderzoek van 2018 was het hoogst: er namen 13752 medewerkers deel. Hiervan was 25% werkzaam binnen CZSK, 35% CLAS, 15% CLSK en 24%
DOSCO. 79% van de responden- ten was man, 13% vrouw en 8%
niet opgegeven. Het percentage vrouwen was dus hoger in 2018.
Figuur 5: Verdeling respondenten (DO) 2016-2018 DOSCO CLAS CSZK CLSK KMAR BS
0 3000 6000 9000 12000 15000
2016 2017 2018
(9.329) (5.286) (13.752)
0%
15%
25%
35%
24%
12%
7%
24%
15%
40%
3%
0%
20%
11%
11%
47%
10%
Preventieve integriteitsactiviteiten
Defensie besteedt in het kader van haar integriteitszorg veel aandacht aan preventieve activiteiten, waarbij de nadruk ligt op het creëren van sociale veiligheid en het voorkomen van sociale onveiligheid en
integriteitskwesties.
Opleiden, bewustwording en het geven van het goede voorbeeld zijn belangrijk bij het voorkomen van integriteitsschendingen. Ieder defensieonderdeel geeft hier op eigen wijze invulling aan. DO’n faciliteren tal van voorlichtings-, trainings- en gespreksmomenten met als doel het scheppen van voorwaarden voor een veilige werkomgeving.
De COID heeft in 2018 181 sessies voor diverse groepen begeleid (figuur 6). De adviseurs hebben 100 keer een workshop of training verzorgd. Ook zijn er 50 voorlichtingssessies gegeven. In deze sessies wordt er inhoudelijk ingegaan op beleid, regelgeving en toepassingsmogelijkheden in werkeenheden. Daarnaast hebben de adviseurs hebben 31 keer als gastdocent opgetreden tijdens lessen over integriteit en militaire ethiek bij verschillende opleidingsinstituten voor officieren, onderofficieren en manschappen.
Ook VP’en en GV’ers hebben diverse voorlichtingssessies gehouden en activiteiten begeleid waar het juiste doen en het foute nalaten belangrijke thema’s zijn.
Door de COID is in 2018 een toolkit ‘Aanspreken en tegenspraak’ ontwikkeld, waarmee medewerkers en leidinggevenden zelfstandig invulling kunnen geven aan een gezonde aanspreekcultuur. Er is veel animo voor de dilemmakaarten die bij elk DO te krijgen zijn en waarmee leidinggevenden integriteitsbewust- wordingssessies kunnen houden zonder tussenkomst van een integriteits- functionaris. In 2018 is een nieuwe reeks dilemmakaarten beschikbaar gesteld met het werkthema ‘dilemma’s tijdens uitzendingen’.
Nevenwerkzaamheden
Een ander aspect van preventie is de registratie van nevenwerkzaamheden. Nevenwerkzaamheden buiten Defensie, zowel betaald als onbetaald, moeten worden geregistreerd als deze van invloed kunnen zijn op de dienstuitoefening of op Defensie kunnen raken. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de nevenwerkzaamheden een risico van belangenverstrengeling met zich zou kunnen meebrengen. In 2018 is er 221 keer een positief advies uitgebracht met betrekking tot een nevenwerkzaamheid. Er zijn geen negatieve adviezen uitgebracht.
Het aantal positieve adviezen is relatief stabiel in de afgelopen vijf jaar. Een positief advies kan ook inhouden dat er voorwaarden verbonden worden aan het uitoefenen van de nevenwerkzaamheden of de werkzaam- heden voor Defensie. Dit voorkomt dat de nevenwerkzaamheden de dienstuitoefening of Defensie op een negatieve manier raken.
Trainingen Morele Oordeelsvorming en sessies Moreel Beraad
Naast de voorlichtingen, workshops en trainingen die door de adviseurs en anderen worden gegeven, gaat er ook veel aandacht uit naar het ontwikkelen van vaardigheden met betrekking tot het nemen van een moreel juiste beslissing en het op peil houden van deze vaardigheden. Daarvoor wordt er een methodiek gebruikt op basis van het onderzoek van Prof. Dr. Henk van Luijk. De methodiek staat bekend als het 7-stappenplan.
Workshop / training Voorlichting / Presentatie (Gast)lessen
28 % 17 %
55 %
Figuur 7: Positieve adviezen nevenwerkzaamheden 2015-2018
2015 2016 2017 2018
222 204 258 221
Figuur 6: Opleidingen & Trainingen
Trainingen Morele Oordeelsvorming (TMO) vinden plaats in sessies van 2 dagdelen en worden overal binnen Defensie gegeven. Sessies Moreel Beraad worden regelmatig gehouden om ervaring op te doen in het gebruiken van deze methodiek. In 2018 is er 103 keer een TMO of een begeleide sessie Moreel Beraad gehouden.
Verdiepingscursus Militaire Ethiek
De formele studie van de ethische aspecten van oorlogvoering en vredesbedrijfsvoering kent een lange geschiedenis. Ook bij de Nederlandse Defensieorganisatie wordt hier hard aan gewerkt. Naast de vakken ethiek en ethische bewustwording tijdens de initiële militaire opleidingen voor zowel manschappen, onderofficieren als officieren, heeft Defensie ook de Verdiepingscursus Militaire Ethiek (VME) onder de verantwoordelijkheid van de KMA. Elk jaar komen cursisten bij elkaar om een meerdaagse verdiepingsslag te maken in dilemma’s en lastige vragen waar zij tegenaan lopen tijdens gewapend optreden of vredebedrijfsvoering. De VME wordt 3 tot 4 keer per jaar gegeven.
Risicoanalyses Integriteit
De COID kan op verzoek van een commandant een Risicoanalyse Integriteit (RAI) uitvoeren. Een RAI wordt niet uitgevoerd naar aanleiding van een incident, maar juist preventief om de kwetsbaarheden en integriteitsrisico’s inzichtelijk te maken. Na een RAI kunnen er beheersmaatregelen worden geïmplementeerd om de risico’s te mitigeren en de organisatie en de medewerkers te beschermen. In 2018 hebben de risicoanalisten van de COID acht keer een RAI verricht.
De risicoanalisten hebben 12 workshopsessies begeleid om medewerkers en leidinggevenden inzichten te geven in kwetsbare processen, risico- verhogende en –verlagende factoren en beheersmaatregelen.
Overige
Andere activiteiten bij de DO’n, zoals de Top200 van de Defensie Materieel Organisatie (DMO) in februari 2018 met als thema diversiteit en morele fitheid, worden niet apart gerapporteerd in dit Jaarverslag. Deze activiteiten zijn echter wel essentieel, omdat ze laten zien dat de bovenlagen van de DO’n integriteit hoog in het vaandel hebben staan. Meer informatie over deze activiteiten zijn terug te vinden in de Jaarverslagen van de DO’n zelf.
Workshops RAI
60%
40%
Figuur 8: Preventieve activiteiten risicoanalisten integriteit 2018
Tijdens de Top200 van de Defensie Materieel Organisatie, in februari 2018, heeft het door actrice Ayse Oral vertolkte verhaal van een Marokkaans-Nederlandse sergeant de aanwezigen ontroerd.
Commissie Sociaal Veilige Werkomgeving Defensie
De Commissie Sociaal Veilige Werkomgeving Defensie (hierna: commissie-Giebels) heeft van december 2017 tot oktober 2018 onderzoek verricht naar de sociale veiligheid bij Defensie. Hierbij lag de focus op de meldings- bereidheid, meldingssystematiek en de nazorg voor de melder. Maart 2018 heeft de commissie-Giebels haar tussenrapportage aangeboden en het eindrapport is oktober 2018 aan de Tweede Kamer aangeboden. In het eindrapport worden vijf aanbevelingen gegeven:
1. De commissie-Giebels beveelt aan een cultuur te bevorderen van transparantie, openheid en elkaar durven aanspreken, waarin mensen met elkaar in gesprek gaan en diversiteit wordt gewaardeerd en waar meldingen niet als verraad worden gezien.
2. Tevens wordt aanbevolen om een laagdrempelig en eenvoudig meld- en klachtenloket van een onafhankelijke, deskundige partij in te stellen.
3. Ook stelt de commissie-Giebels dat er geïnvesteerd moet worden in een mensgerichte aanpak.
Hard aanpakken is immers niet altijd de oplossing.
4. Vervolgens beveelt de commissie-Giebels aan het functieroulatiesysteem in de huidige vorm af te schaffen.
5. Tot slot wordt aangeraden om vanuit Defensie met een frisse blik opnieuw te kijken naar langlopende zaken.
In de brieven van de staatssecretaris aan de Tweede Kamer van 15 oktober 2018 (Kamerstuk 35 000, nr. 13) en 12 december 2018 (Kamerstuk 35 000, nr. 75) wordt de reactie van Defensie op de bevindingen en aanbevelingen uit dit onderzoek uiteengezet. Defensie ziet vijf operatielijnen waarin acties worden opgestart om invulling te geven aan de aanbevelingen van de commissie-Giebels. Deze operatielijnen zijn onderling afhankelijk en moeten elkaar versterken. Ze zijn uitgewerkt in het integrale plan van aanpak voor de versterking van de sociale veiligheid binnen Defensie. Het plan, dat primair tot stand is gekomen in reactie op het voornoemde onder- zoeksrapport, maar wat ook doorborduurt op reeds opgestarte eigen initiatieven, eerder geleerde lessen en bevindingen van I-SZW is gereed. Het plan is momenteel nog onderwerp van overleg met de medezeggenschap.
Cultuurverandering
Defensie kent een duidelijke groepscultuur. Dit komt rechtstreeks voort uit de bijzondere opdracht aan Defensie.
De werkzaamheden moeten onder moeilijke omstandigheden, met gevaar voor lijf en leden uitgevoerd worden.
Dit wordt in teamverband gedaan, waarbij dat teambelang altijd voorop staat. Van ieder groepslid wordt daarom loyaliteit, discipline en dienstbaarheid aan de groep verlangd. Sterke groepen blijven nodig bij Defensie.
Het rapport van de commissie-Giebels wijst op de keerzijde die dit met zich mee kan brengen. De commissie concludeert dat het niet melden van een klacht verstandiger is voor je carrièreverloop. Dit is onwenselijk.
Daarom verdient de wijze waarop de groep zich manifesteert en haar kracht ontleent een andere invulling.
Het is mogelijk net zulke sterke groepen te creëren zonder de geconstateerde nadelen. Dit kan door kracht te ontlenen aan diversiteit in plaats van uniformiteit binnen de groep. De groep wordt dan de veilige thuishaven van de professional die er deel van uitmaakt. Het belang van de groep blijft in stand, maar de vereiste bijdrage van het individu aan de groep verandert. Van kracht door uniformiteit naar kracht door diversiteit.
De Defensiecultuur moet er een zijn waarbinnen iedereen zich veilig voelt, melden normaal is, lering wordt getrokken uit een melding en collega’s elkaar aan durven spreken. Om dit te realiseren gaat er meer aandacht uit naar sociale integriteit in de opleidings- en trainingscyclus, tijdens functioneringsgesprekken en als onderdeel van de beoordelingssystematiek.
Werving, instroom, doorstroom en uitstroom herzien
Defensie wil van vaste patronen in werving en loopbaanpaden naar flexibele (minder geijkte) loopbaanpaden en meer maatwerk op de persoon (juiste persoon op de juiste plaats), ter bevordering van nieuwe inzichten en interactie met de omgeving van Defensie. Werving moet zich daartoe richten op het binnenhalen van mensen die passen in de open cultuur zonder het militaire karakter van de organisatie uit het oog te verliezen.
Loopbaanpaden moeten worden herzien omdat vaste patronen daarin niet bijdragen aan diversiteit en sociale veiligheid. De mogelijkheden voor deeltijdarbeid en zij-instroom verdienen hierbij speciale aandacht.
Opleiding en vorming
Defensie wil de cultuur waarin vorming gezien wordt als ‘je moet je eerst bewijzen voordat je meetelt’ veranderen naar een cultuur met vorming vanuit congruent voorbeeldgedrag. Vorming vindt initieel plaats in opleidingen maar gebeurt zeker ook op de werkvloer. Het veranderen van het perspectief op vorming is daarom niet eenvoudig en vereist aanpassingen van opleidingen en het bewustmaken van opleiders van het effect van hun gedrag. Naast het gedrag van opleiders moet ook het gedrag van hoger- en middenkader een voorbeeld voor hun omgeving zijn. Er zal dan ook voor hoger- en middenkader aandacht uitgaan naar de vormende rol gedurende hun loopbaan.
Leiderschap
Defensie wil leiders die zowel verbinden én beslissen, als zich kwetsbaar op durven stellen. Hiermee worden zij een voorbeeld voor hun omgeving. Defensie gaat leidinggevenden beter in staat stellen om op effectieve wijze sociale veiligheid te bevorderen en zal dit, zoals gezegd, ook onderdeel maken van de beoordelingssystematiek ten behoeve van bevorderingen.
Meldingen en ondersteunende systemen
Allereerst dient het meldsysteem en -proces grondig vereenvoudigd te worden. Hiermee wordt getracht de meldingsbereidheid te verhogen. Deze vereenvoudiging betekent dat het meld- en registratiesysteem wordt verbeterd en dat er één centraal en onafhankelijk meldpunt komt voor alle klachten en meldingen over ongewenst gedrag, integriteitsschendingen en vermoedens van misstanden. Hierbij zal extra aandacht uitgaan naar de vertrouwelijkheid van de informatie in het registratiesysteem en naar de mogelijkheden om de behandeling van de meldingen en klachten te volgen. Hiermee zullen er betere kwaliteitscontroles kunnen worden uitgevoerd en wordt het lerend vermogen van de organisatie vergroot.
Ten tweede zal de COID direct onder de Secretaris-Generaal en buiten de commandantenlijn gepositioneerd worden. Hiermee is de onafhankelijkheid van de COID gewaarborgd. Deze onafhankelijkheid is belangrijk omdat de COID de kwaliteit en onafhankelijkheid van onderzoeken en onderzoekers bewaakt en verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het registratiesysteem. Daarnaast zal het takenpakket worden uitgebreid zodat de COID zelfstandig en onafhankelijk onderzoek kan verrichten.
Ten derde zal de onderzoeksprocedure die de COID hanteert de norm worden voor integriteitsonderzoek bij de Defensieonderdelen. Het niveau van integriteitsonderzoeken varieert immers sterk. Daarnaast moeten commandanten hun onderzoeksvraag voor een intern integriteitsonderzoek ter advies voorleggen aan de COID en zullen onderzoekers van de COID of uit de onderzoekspoule van de COID deelnemen aan ieder intern integriteitsonderzoek.
Beleidsontwikkeling 2018
Beleid over integriteit is een dynamisch onderwerp binnen Defensie. Het beleid wordt constant aangepast en geactualiseerd op basis van opgedane ervaringen en inzichten.
In 2018 zijn er ontwikkelingen geweest op drie hoofdthema’s, met als doel het ondersteunen van het personeel in het ontwikkelen en uitdragen van integer gedrag.
Gedragscode Defensie herzien
De eerste Gedragscode Defensie is opgesteld naar aanleiding van een aanbeveling van de Commissie Ongewenst Gedrag (commissie-Staal) in 2007. De Gedragscode Defensie levert een bijdrage aan het verhogen van de bewustwording van het personeel en de leidinggevende rondom omgangsvormen.
Na ruim tien jaar is er een behoefte ontstaan om te kijken of de Gedragscode nog actueel was of aangepast diende te worden. In het eerste kwartaal van 2018 is een programma opgezet om in gesprek met het personeel van de DO’n dialoogtafelsessies te organiseren om inzichten van de medewerkers te peilen. Meer dan 200 medewerkers hebben hun collega’s vertegenwoordigd in de sessies en in de evaluatie van de voorlopige resultaten.
Op basis van deze sessies is er begin december 2018 een nieuwe Gedragscode Defensie gepresenteerd aan de politieke, ambtelijke en militaire top van Defensie.
Aanwijzing SG 984 aangepast
De SG-Aanwijzing 984 “Uitvoering van het integriteitsbeleid Defensie” is het brondocument voor veel beleids- regels op het gebied van integriteit. In 2017 zijn hierin diverse wijzigingen doorgevoerd. Deze wijzigingen betroffen voornamelijk het actualiseren van het beleid met betrekking tot het inhuren van oud-Defensie- personeel (de zogenaamde ‘draaideurconstructie’) en een verscherping van de formulering over hoe om te gaan met materieel van Defensie voor privégebruik (bijvoorbeeld gereedschappen om thuis te werken). Daarnaast kwam er een nieuwe rol voor de COID, die vanaf 2018 richtlijnen dient op te stellen ten behoeve van de CVP’en omtrent procedures rondom het melden van misstanden en klachten over ongewenst gedrag, ten behoeve van het registreren van contactmomenten en aangaande het (bij)scholen van de VP’en en de CVP. De aangepaste aanwijzing werd op 20 december 2017 van kracht en is in 2018 geïmplementeerd.
Ik werk samen, help anderen, sta open voor feedback
en spreek aan.
Ik werk veilig. Onveilig of ongewenst gedrag maak ik
bespreekbaar of meld ik.
Ik zorg dat mijn collega’s en de samenleving op mij
kunnen vertrouwen.
Ik toon vakmanschap en neem verantwoordelijkheid
in mijn werk.
Verbondenheid
Vertrouwen
Veiligheid
Verantwoordelijkheid De herziene Gedragscode is gebaseerd op de vier V’s:
Directie Veiligheid
In het tweede kwartaal van 2018 is ter verbetering van het beleid en de processen op het gebied van veiligheid de Directie Veiligheid (DV) tot stand gekomen. DV biedt ter ondersteuning van beleid en uitvoering inzicht in de veiligheidsprestaties van de organisatie en maakt trends inzichtelijk, zo ook op het gebied van sociale veiligheid.
DV ontwikkelt de kaders waarbinnen DO’n hun veiligheidsmanagement inrichten, bewaakt de uitvoering van maatregelen, monitort kritische prestatie-indicatoren en verankert veiligheid in beleid, plannen en begroting.
In haar tweede nieuwsbrief (juli 2018) formuleerde de DV het als volgt: “de Directie Veiligheid voelt zich
verantwoordelijk voor het totale systeem van de veiligheid binnen de defensieorganisatie. Er gebeurt al heel veel in alle lagen van de organisatie en er gaan dagelijks veel zaken goed. Maar het moet en kan beter. En daar gaan we aan werken. Als eerste hebben we overzicht nodig: wat hebben we al, wat moet er nog gedaan worden, wanneer en door wie? De Directie Veiligheid gaat met de defensieonderdelen aan de slag, door te organiseren, adviseren, analyseren, luisteren, enthousiasmeren, maar vooral door samen te werken. Het verbeteren van de veiligheid is belangrijk en we hebben elkaar daarbij hard nodig. Samen staan we sterk!”
Inspectie Veiligheid Defensie
In 2018 is de Inspectie Veiligheid Defensie (IVD) opgericht. Zoals DV verantwoordelijk is voor het beleid, zo is de IVD de toezichthouder op het gebied van veiligheid, met verstrekkende bevoegdheden. De IVD houdt toezicht op de fysieke en de sociale veiligheid binnen Defensie.
Onder toezicht door de IVD wordt onder andere verstaan: algemeen en periodiek toezicht, voorvallenonder- zoek, thematisch onderzoek, systeemgericht onderzoek, toezicht op de methodiek van onderzoek door commandanten bij kleinere incidenten en onderzoek naar de gevolgen van voorvallen. Tevens kan de IVD adviezen en aanbevelingen geven ter verbetering van de veiligheid. Het gaat hier in beginsel om zowel de fysieke als de sociale veiligheid. Veiligheid op het gebied van (cyber)security en de beveiliging en bewaking van Defensieterrein vallen niet onder de bevoegdheden van de IVD.
Presentatie van de Gedragscode Defensie op 4 december 2018. (van L naar R): Majoor D. Rios-Loogman, Drs. A.Th.B. Bijleveld, Minister van Defensie, Drs. W. Geerts, Secretaris-Generaal, Ministerie van Defensie, Drs. B. Visser, Staatssecretaris, Luitenant-Admiraal R. Bauer, Commandant der Strijdkrachten
Reactief optreden
Overzicht geregistreerde (formele) meldingen
In 2018 zijn 454 vermoedens van integriteitsschendingen in het registratiesysteem Melding Voorval (PSMV) geregistreerd door medewerkers of leidinggevenden. Deze daling van 10% ten opzichte van 2017 kan verschil- lende oorzaken hebben.
De drie meest geregistreerde typen van (vermoedens van) integriteitsschendingen zijn: ongewenste omgangs- vormen, oneigenlijk gebruik van dienstmiddelen en/of overschrijding interne regels en misdragingen in de privésfeer.
De meldingen over ongewenste omgangsvormen betreffen voornamelijk intimidatie, agressie, pesten/treiteren en kwaadspreken.
De meldingen over vermoedens van overschrijding interne regels en oneigenlijk gebruik van dienstmiddelen betreffen voornamelijk drugsgebruik, het niet volgen van procedures en misbruik van Defensie middelen zoals dienstauto’s. Meldingen over misdragingen in de privésfeer betreffen vaak agressiemeldingen. Wanneer er bijvoorbeeld aangifte wordt gedaan, wordt de KMar hier als militaire politie bij betrokken indien de dader een militair is.
Meldingen van (vermoedens) integriteitsschendingen 2015-2018
Onderwerpen: 2015 2016 2017 2018
Financiele schendingen 93 45 45 46
Misbruik positie, bevoegdheden en belangen 9 4 18 10
Lekken en misbruik van informatie 14 13 24 37
Misbruik van geweldsbevoegdheid 1 0 1 2
Ongewenst omgangsvormen 103 64 145 136
Misdragingen in de privésfeer 115 114 130 103
Oneigenlijk gebruik van dienstmiddelen/
overschrijding interne regels 81 129 139 120
Misstand volgens de klokkenluidersregeling 1 0 0 0
Totaal 417 369 502 454
Zoals reeds door commissie-Giebels is geconstateerd, dient er een kanttekening geplaatst te worden bij de gepresenteerde cijfers; niet alle meldingen die bij de leidinggevende zijn gedaan zijn daadwerkelijk geregistreerd.
Het huidige melding- en registratie ICT-systeem kent tekortkomingen. Zoals reeds is toegezegd aan de Tweede Kamer op 12 december 2018, zal in 2019 een nieuw registratiesysteem komen. Dit moet voor zorgen dat meldingen en registraties eenvoudiger en vollediger worden bijgehouden.
Misstand volgens klokkenluidersregeling
In 2018 zijn er twee meldingen van vermoedens van misstanden (zgn. klokkenluidersmelding) gemaakt op basis van de Interne Klokkenluidersregeling Rijk, Politie en Defensie. Aangezien een van deze meldingen een fysieke veiligheidkwestie betreft en de ander gaat over het niet juist inzetten van technische ICT-middelen, zijn deze niet als integriteitsmeldingen in PSMV geregistreerd.
Figuur 9: Meldingen van (vermoedens) integriteitsschendingen 2015-2018
Overzicht integriteitsonderzoeken
Defensieonderdelen
Het bevorderen van integriteit vereist dat vermoedens van integriteitsschendingen zorgvuldig worden opgepakt. Dit vraagt om passende maatregelen en indien nodig om onderzoek en/of sancties. Onderzoek is primair gericht op waarheidsvinding en het leren van incidenten, maar kan wel aanleiding geven tot het nemen van rechtspositionele maatregelen.
In 2018 zijn er 143 interne integriteitsonderzoeken uitgevoerd waarvan 91 zijn afgerond. In 59 gevallen heeft dit geleid tot de conclusie dat er sprake was van een integriteitsschending. Vanwege de bijzondere positie van de KMar en om duidelijkheid te creëren is ervoor gekozen om de onderzoeks- en schendingscijfers van de KMar apart van de cijfers van de andere DO’n te presenteren.
Koninklijke Marechaussee
Door de bijzondere taken en verantwoordelijkheden van de Koninklijke Marechaussee (KMar) (zie ook blz. 7) wordt er soms anders omgegaan met schendingen van gedragsregels en integriteitskwesties dan bij andere DO’n. Gedrag dat bij een ander DO als privékwestie wordt gezien — bijvoorbeeld rijden onder invloed — is sneller een schending van het vertrouwen en de geloofwaardigheid voor een opsporingsambtenaar van de KMar.
In 2018 zijn er 215 interne integriteitsonderzoeken uitgevoerd bij de KMar waarvan 117 onderzoeken zijn afgerond in de loop van het jaar. In 83 gevallen heeft dit geleid tot de conclusie dat er sprake was van een integriteitsschending.
COID
In 2018 heeft de COID 25 onderzoeken uitgevoerd of ondersteund. Drie onderzoeken zijn in 2017 gestart en in 2018 afgerond, 16 onderzoeken zijn in 2018 gestart en afgerond, en 6 onderzoeken zijn in 2018 gestart en worden naar verwachting in 2019 afgerond. De COID beheert ook een poule van opgeleide onderzoekers die als neventaak ingezet kunnen worden bij onderzoek.
Overzicht klachten onderzocht door COG
Conform het gestelde in de Klachtenregeling Defensie (KD) kan met instemming van de klager de klachtbehan- delaar bij een klacht wegens ongewenst gedrag deze laten onderzoeken door de Commissie Ongewenst Gedrag (COG). De COG, die op afstand staat van klager, aangeklaagden en de eenheid waartoe zij behoren, onderzoekt de betreffende klacht en brengt op basis van haar onderzoek een advies uit over de afdoening ervan aan het bevoegd gezag.Figuur 10: rechtspositionele maatregelen
0 20 40 60 80 100
45
Ontslag57 13 95 64
Berisping of ambtsbericht Gedwongen verplaatsing Overige maatregel Geen maatregel
Figuur 11: Onderzoeken door de commissie ongewenst gedrag 2015-2018
0 3 6 9 12 15
2015 2016 2017 2018
8 4 14 11
Er zijn in 2018 11 ontvankelijk verklaarde klachten ontvangen en onderzocht door de COG. Eén binnengekomen klacht was niet ontvankelijk bevonden en derhalve niet onderzocht.
Klachten geregistreerd door Dienst Juridische Zaken
De Klachtenregeling Defensie biedt de mogelijkheid om over onbehoorlijk gedrag van het bestuursorgaan of een functionaris van het Ministerie van Defensie en ongewenst gedrag van een functio- naris een klacht in te dienen. Op basis van het klaagschrift wordt de klacht in het klachtenregistratiesysteem, operationeel sinds 1 januari 2018, geregistreerd als een klacht ongewenst gedrag, onbehoorlijk- heidsklacht, of als combinatie van een ongewenste gedraging en een onbehoorlijkheidsklacht. In 2018 zijn er in totaal 47 klachten ingediend door een (oud)medewerker van Defensie.4Daarvan waren er 21 klachten ongewenst gedrag ingediend door Defensiemedewerkers en één klacht door een veteraan/oud- defensiemedewerkers.
Negen klachten hadden betrekking op onbehoorlijkheidsklachten, waarvan er acht klachten waren ingediend door defensiemedewer- kers en één door een veteraan/oud-defensiemedewerker. In 16 gevallen bevatte het klaagschrift een combinatie ongewenst gedrag/onbehoorlijk gedrag. Hiervan waren er 14 door een defensiemedewerker ingediend en twee door een veteraan/
oud-defensiemedewerker.
De klachten ongewenst gedrag verschillen in aantal van het aantal onderzoeken uitgevoerd door de Commissie Ongewenst Gedrag doordat het soms voorkomt dat de ongewenste gedraging zoals beschreven in het klaagschrift niet valt binnen de definitie van ongewenst gedrag conform de Klachtenregeling Defensie.
De klacht wordt in deze gevallen niet doorgezet naar de COG. Bij combinatieklachten ziet het klaagschift op zowel ongewenste als onbehoorlijke gedragingen.
4 Over klachten ingediend door burgers worden gerapporteerd in de bijlage rapportage burgerbrieven van het jaarverslag Defensie
0 5 10 15 20 25
Ongewenst gedrag Onbehoorlijkheidsklacht Ongewenst gedrag / Onbehoorlijkheidsklacht
Veteranen / oud-defensiemedewerkers Defensiemedewerkers
21 1
8 1
14 2
Figuur 12
Overzicht contactmomenten vertrouwenspersonen
VP’en zijn er ten behoeve van de medewerkers. Een medewerker kan een beroep doen op een VP als hij of zij last heeft of heeft gehad van ongewenst gedrag. De VP biedt een luisterend oor aan medewerkers die tegen problemen aanlopen. De VP zoekt samen met de medewerker naar een aanpak die tot een oplossing kan leiden.
Het contact met de VP is vertrouwelijk en wordt niet gezien als een melding. Na contact kan wel een melding of een formele klacht worden ingediend. Een contact tussen een VP en een medewerker heet een contactmoment.
De contactmomenten worden anoniem geregistreerd. In 2018 is een nieuw formulier in gebruik genomen dat beter aansluit op de rapportage.
Geregistreerde onderwerpen contactmomenten vertrouwenspersonen
Onderwerpen: 2015 2016 2017 2018
Intimidatie 106 110 115 90
Seksuele intimidatie 19 20 37 34
Agressie 28 30 30 38
Stalking 5 8 12 8
Discriminatie 22 17 4 38
Pesten/treiteren 128 118 104 115
Kwaadspreken - 64 74 65
Overige 177 114 48 155
Totaal 485 481 424 543
Figuur 14
Het contact met de VP is vertrouwelijk en wordt niet gezien als een melding. Na contact kan wel een melding of een formele klacht worden ingediend. Een contact tussen een VP en een medewerker heet een contactmoment.
De contactmomenten worden anoniem geregistreerd. In 2018 is een nieuw formulier in gebruik genomen dat beter aansluit op de rapportage. Onnodige vragen zijn verwijderd.
Het totaal aantal geregistreerde onderwerpen door VP’n in 2018 (534 in 2018 tegenover 424 in 2017) is toegeno- men. De meeste onderwerpen hebben betrekking op pesten/treiteren, intimidatie en kwaadspreken. Overige cijfers van voorafgaande jaren zijn niet weergegeven omdat deze afwijken van de nieuwe registratiesystematiek.
0 50 100 150 200
Figuur 13: Geregistreerde contactmoment Vertrouwenspersonen 2018
Intimidatie Stalking KwaadsprekenSeksuele intimidatie Discriminatie OverigeAgressie Pesten/treiteren
90 34 38 8 38 115 65 155
Meldpunt Integriteit Defensie
Het Meldpunt Integriteit Defensie heeft als doelstelling om een veilig en toegankelijk meldpunt te zijn, waar zowel medewerkers als niet-medewerkers van Defensie via e-mail of telefoon melding kunnen doen van een vermoedelijke integriteitsschending. Naast melden bij het Meldpunt heeft de medewerker ook de mogelijkheid om direct te melden in de commandantenlijn. De COID adviseert de lijn om meldingen die bij het Meldpunt zijn binnen-gekomen te registreren in PSMV. In 2018 zijn minder meldingen bij het Meldpunt binnengekomen dan in 2017.
Naast feitelijke meldingen komen er ook veel informatievragen binnen bij het Meldpunt. De onderwerpen van deze vragen zijn heel divers, wat ertoe leidt dat de categorie ‘overige’ het grootst is (zie tabel).
Meldingen bij het Meldpunt 2017-2018
Informatievraag Melding
Onderwerpen 2017 2018 2017 2018
Financiële schendingen 1 2 10 8
Misbruik positie, belangenverstrengeling en bevoegdheden 9 9 9 6
Lekken en misbruik van informatie 0 0 7 1
Misbruik van geweldsbevoegdheid 0 0 0 0
Ongewenste omgangsvormen 8 6 85 56
Misdragingen in de privésfeer 1 3 38 18
Oneigenlijk gebruik van dienstmiddelen 1 1 41 17
Overschrijding van interne regels 1 4 64 23
Overige 57 29 69 37
Totaal 78 54 323 166
Figuur 15
Geregistreerde signalen Dienst
Bedrijfsmaatschappelijk Werk (DBMW)
De Dienst Bedrijfsmaatschappelijk Werk (DBMW) biedt alle Defensiemedewerkers, veteranen, militaire oorlogs- en dienstslachtoffers en het thuisfront ondersteuning bij problemen die effect hebben op het werk. Ook bedrijfsmaatschappelijk werkers komen in aanraking met medewerkers die ongewenste omgangsvormen (hebben) ervaren. De signalen over integriteitskwesties op het gebied van arbeidsrelaties worden door hen geregistreerd. Het aantal signalen over integriteitskwesties is licht gedaald ten opzichtevan 2017. In de afgelopen vier jaar zijn er gemiddeld 27 integriteitskwesties per jaar geregistreerd door bedrijfsmaatschappelijk werkers.
N.B. De registratie van deze informatie bij het Dienstencentrum BMW omvat niet welk themaonderwerp (bijvoorbeeld pesten, intimidatie, enz.) wordt bedoeld.
2015 2016 2017 2018
30 17 33 27
Figuur 16: geregistreerde signalen DBMW
35
30
25
20
15
10
5
0
Alternatieve geschillenoplossing (AGO)
Defensie stimuleert het om op alternatieve wijzen, anders dan via de juridische of formele weg, met geschillen om te gaan. Indien er sprake is van een geschil of een conflict kan bij AGO advies, mediation of bemiddeling worden aangevraagd.
Conflicten en geschillen komen op de werkvloer op elk niveau in de organisatie voor. Dat kan bijvoorbeeld een botsing tussen leidinggevende en ondergeschikte zijn, of een ruzie tussen collega’s. Het conflict kan gaan over disfunctioneren, problemen in de onderlinge samenwerking, verzuim of pestgedrag. Ook kan er een geschil ontstaan tussen een externe partij en Defensie.
AGO is het expertisecentrum op het gebied van conflicthantering. AGO geeft informatie en advies, biedt opleiding en training om de conflictvaardigheid van de defensiemedewerkers te vergroten en voert de coördinatie over de interne mediatorpool van Defensie. AGO werkt daarbij nauw samen met andere keten- partners en expertisecentra op het gebied van sociale veiligheid, zoals het ECLD, het CEAG en de COID.
Cijfers AGO 2018
In 2018 zijn in totaal 71 aanvragen voor mediation en bemiddeling binnengekomen bij AGO. Hiervan zijn 26 kwesties doorverwezen voor een andere aanpak dan mediation (bijvoor-beeld teamcoaching door ECLD), bleken 8 kwesties niet mediabel, 13 mediations zijn niet geslaagd of vroegtijdig gestaakt op verzoek van een van de partijen, 18 mediations zijn geslaagd en 9 mediations (inclusief drie mediations die al gestart waren in 2017) waren op 1 januari 2018 nog niet beëindigd.
Het is moeilijk, zo niet onmogelijk, om een harde uitspraak te doen met betrekking tot de relatie tussen het aantal mediations en het aantal klachten, meldingen of onderzoeken. Het is echter wel aannemelijk dat het gebruik maken van mediation de-escalerend werkt bij het vinden van oplossingen voor conflicten op de werkvloer.
Toekomstvisie 2019
Vertrouwen
Het vertrouwen in de integriteit van Defensie heeft bij een aantal mensen een deuk gekregen in de afgelopen periode. De eerste prioriteit is het bouwen aan vertrouwen: het bouwen aan vertrouwen vanuit de medewerkers in de organisatie en ook het vertrouwen vanuit de maatschappij.
Vertrouwen kan alleen verstevigd worden door daadkrachtig en zichtbaar stappen te nemen om de visie van Defensie op integriteit om te zetten in daden, iedere dag, op de werkvloer.
Een belangrijk deel van het bouwen aan vertrouwen zal zijn uitwerking krijgen in de manier waarop de aanbeve- lingen uit de commissie Giebels aangepakt en geïmplementeerd worden.
Verbondenheid
De aanbevelingen zullen dienen als scharnierpunt in het treffen van een nieuwe balans in het integriteitsysteem van Defensie. Dit is gebaseerd op de relaties tussen de medewerkers onderling, tussen de medewerkers en de organisatie en tussen Defensie en de maatschappij in al haar diversiteit. Zeker is dat integriteit een belangrijk onderwerp zal zijn bij alle Defensieonderdelen en alle lagen van de organisatie. De trainingen, voorlichtingen en andere activiteiten zullen doorgaan en een verdere ontwikkeling ondergaan om, als onderdeel van continue verbetering, de verantwoordelijkheid van Defensie op het gebied van integriteit, en de bescherming die daar als fundament dient, vorm te geven.
Verantwoordelijkheid
Het is mede door de bevindingen van de Commissie Van der Steenhoven en de commissie Giebels duidelijk geworden dat er veranderingen nodig zijn met betrekking tot de COID. Deze veranderingen zullen de verant- woordelijkheid die Defensie draagt voor een integere organisatie beter vormgeven.
De COID is met ingang van 2 april 2019 ondergebracht bij de Bestuursstaf om als Bijzondere Organisatorische Eenheid (BOE) onder de Secretaris-Generaal gepositioneerd. Dit maakt de scheiding tussen de COID en de functionele defensieonderdelen duidelijker en draagt op deze wijze bij aan de onafhankelijkheid van de COID Verder zal het Meldpunt Integriteit Defensie, waar medewerkers en externen telefonisch of via de mail
meldingen en klachten kunnen indienen en advies kunnen vragen, losgekoppeld worden van de COID. Deze stap is een reactie op de behoefte uit het rapport van de commissie Giebels om de onafhankelijkheid van het Meldpunt Integriteit Defensie nog sterker te waarborgen.
De COID krijgt ook aanvullende verantwoordelijkheden. De COID gaat toezien op de opvolging van de melding door hierop regie te houden. Daarnaast krijgt de COID de rol van systeemverantwoordelijke voor het werkter- rein onderzoek. De COID kan in de nieuwe situatie ook besluiten zelf onderzoek te verrichten naar vermoedens van integriteitsschendingen of signalen van sociaal onveilige situaties.
Veiligheid
Het doel van dit alles is om uitvoering te geven aan de wens van Defensie om de meldingen en klachten die er zijn op te volgen, op een manier die recht doet aan de belangen van het individu en waarvan Defensie als organisatie leert. Om op deze wijze de kwaliteit van onderzoek te verbeteren en het vertrouwen in de afhande- ling van meldingen te doen groeien.
Dit zal er uiteindelijk toe leiden dat het vertrouwen waaraan wij werken, op een sterk fundament kan komen te staan, om als moreel fitte organisatie onze taken uit te voeren.
Annex 1: De Gedragscode Defensie
Defensie is een organisatie met een unieke taak: het beschermen wat ons dierbaar is. Dit doen wij door te vechten voor vrede en veiligheid. Dag in dag uit, onder moeilijke en soms gevaarlijke omstandigheden. Als wij slagen in deze gezamenlijke missie, maakt dit ons trots. In de Gedragscode Defensie staan de basiswaarden omschreven hoe wij met elkaar, anderen, middelen en bevoegdheden omgaan. Deze gelden voor iedereen, op de werkvloer, op uitzending, op de kazerne en in de top van de organisatie. Door ze te benoemen maken we duidelijk waar we voor staan, wat we van elkaar en wat anderen van ons mogen verwachten.
Verbondenheid
Ik werk samen, help anderen, sta open voor feedback en spreek aan.
Werken bij Defensie draait om verbondenheid, om kameraadschap. Wij gaan voor elkaar door het vuur. Ik ben een echte teamspeler en help mijn collega’s wanneer dit nodig is. Het beste resultaat behalen wij gezamenlijk door elkaar scherp te houden, elkaar te coachen en vooral ook als wij het lef hebben elkaar aan te spreken op ons werk en ons gedrag. Ik sta open voor feedback. Dit maakt ons sterker en stelt ons in staat om te leren als organisatie.
Veiligheid
Ik werk veilig. Onveilig of ongewenst gedrag maak ik bespreekbaar of meld ik.
Geldende procedures zijn bij mij bekend en ik pas deze verstandig toe. Twijfels en dilemma’s maak ik bespreek- baar. Ik ga respectvol met ieder ander om. Ik besef dat er voor pesten, agressie, (seksuele) intimidatie, discrimi- natie of ander ongewenst gedrag geen plaats is binnen Defensie. In het geval van ongewenst gedrag of onaanvaardbare risico’s grijp ik in, bespreek ik dit of maak ik hier melding van. Dit maakt ons als organisatie veiliger en toegerust onze taken uit te voeren.
Vertrouwen
Ik zorg dat mijn collega’s en de samenleving op mij kunnen vertrouwen.
Zowel op kantoor, als op zee, in het veld of in de lucht moeten we op elkaar kunnen vertrouwen. Dit vergt dat ik nauwkeurig werk, mijn afspraken nakom, zorgvuldig omga met middelen en bevoegdheden en dat ik eerlijk en open communiceer. Zoals wij op elkaar vertrouwen, vertrouwt de samenleving op ons. Ik ben mij altijd bewust van mijn voorbeeldfunctie en de hoge eisen die de samenleving stelt aan mijn gedrag. Ik spiegel mijzelf op mijn handelingen, of het nu in dienst is of erbuiten, op uitzending, of op internet. Dit maakt mij betrouwbaar voor mijn collega’s en voor de samenleving.
Verantwoordelijkheid
Ik toon vakmanschap en neem verantwoordelijkheid in mijn werk.
De medewerkers van Defensie dragen grote verantwoordelijkheid. Het succesvol uitoefenen van ons werk draait om vakmanschap. Ik onderhoud daarom mijn kennis en vaardigheden, voer mijn taak uit en lever kwaliteit. Binnen het team hebben we allemaal een eigen taak. Ik ben verantwoordelijk voor mijn eigen gedrag en draag samen met mijn team zorg voor wat wij doen. Ik spoor daarom mijzelf en collega’s aan om het beste uit zichzelf te halen, neem initiatief als de situatie daarom vraagt en geef zelf het goede voorbeeld in mijn gedrag.
Dit maakt ons sterker als individu en als team.
Herculeslaan 1 Utrecht 3509 AA Utrecht
