‘It takes two to tango’ Zakelijk partnerschap tussen gemeenten en reïntegratiebedrijven Zakelijk partnerschap tussen gemeenten en reïntegratiebedrijven Zakelijk partnerschap tussen gemeenten en reïntegratiebedrijven

Zakelijk partnerschap tussen gemeenten en reïntegratiebedrijven

‘It takes two to tango’

Zakelijk partnerschap tussen gemeenten en reïntegratiebedrijven

Zakelijk partnerschap tussen gemeenten en reïntegratiebedrijven

Zakelijk partnerschap tussen gemeenten en reïntegratiebedrijven

Zakelijk partnerschap tussen gemeenten en reïntegratiebedrijven

‘It takes two to tango’

Colofon

De eindrapportage op basis waarvan deze waaier tot stand is gekomen is geschreven door Orbis Advies & Onderzoek (www.orbis.nl) in opdracht van Divosa en Borea.

Uitgave

© april 2006, Divosa, Utrecht

Eindredactie

Yolanda van Empel, VEMP redactie & pr Ontwerp

Rolf Resink,

RLF Communicatieve vormgeving

2 1

Inleiding: Partnership bij beter aanbesteden

Het proces: stroomschema van aanbesteding naar uitvoering

Praktische informatie over het proces van aanbesteden van reïntegratietrajecten. Het stroomschema biedt inzicht in de verschillende fases van het proces van aanbesteden.

Gouden regels

Tips & tricks voor gemeenten en reïntegratiebedrijven voor een florerende reïntegratiemarkt.

3

over Divosa en Borea

InHoUD

“Inkoop van reïntegratiediensten door gemeenten is een enorm administratief en juridisch proces geworden, waardoor klanten en vooral hun mogelijkheden uit het oog zijn verloren.

Aanbesteding is een doel op zich geworden.”

Tof Thissen, voorzitter van Divosa (vereniging van directeuren van sociale diensten)

“Er is een waar aanbestedingscircus ontstaan waarin inkoopvoorwaarden zo strak omschreven stonden en prijs allesbepalend was.

De torenhoge verwachtingen bleken niet reëel en moesten wel tot tegenvallende resultaten leiden.”

Ella Vogelaar, voorzitter Borea (brancheorganisatie van reïntegratiebedrijven) Tof Thissen

Ella Vogelaar

1

Inleiding

Partnership bij beter aanbesteden

‘It takes two to tango’

Hoe kunnen gemeenten en reïntegratiebedrijven het proces van aanbesteden van reïntegratietrajecten zo effectief mogelijk organiseren? Zo, dat het hoofddoel niet uit het vizier raakt: zoveel mogelijk mensen met een bijstandsuitkering weer aan het werk krijgen. Mét oog voor mogelijkheden en talenten van mensen. Dat waren de centrale vragen van het project Partnership bij beter aanbesteden, dat Divosa en Borea in 2005 gezamenlijk startten.

Aanleiding voor Partnership bij beter aanbesteden was het toenemend ongenoegen van gemeenten over de resultaten van reïntegratiebedrijven. Ook reïntegratiebedrijven worstel- den met de wijze waarop gemeenten het aanbesteden en

inkopen georganiseerd hadden. Meer en betere samenwerking tussen reïntegratiebedrijven en gemeenten is kortom onont- beerlijk: It takes two to tango.

Stroomschema en ‘gouden regels’

De praktische aanbevelingen van de dialoog tussen gemeen- ten en reïntegratiebedrijven over het beter organiseren van het proces van aanbesteden van reïntegratietrajecten zijn gebundeld in deze waaier. Gemeenten en reïntegratiebedrij- ven hebben gezamenlijk het proces in beeld gebracht en het stroomschema en de gouden regels in deze waaier geformu- leerd. Naast de waaier verschijnt analoog de Verkenning -

‘It takes two to tango’.

2

Het proces:

stroomschema aanbesteding

van reïntegratietrajecten

In welke fases in het proces ligt de focus voor een gezonde reïntegratiemarkt?

Dit stroomschema geeft de verschillende fases in het proces van aanbesteden van reïntegratietajecten door gemeenten bij reïntegratiebedrijven weer. Uit welke praktische handelingen bestaat een project van aanbesteden? Waar ligt de focus in het proces? Wanneer moet wat in welke fase gebeuren? En wat moet wanneer concreet door gemeenten en reïntegratiebedrijven gedaan worden?

Praktisch instrument

Het schema is bedoeld als praktisch instrument bij het aanbesteden en inkopen van reïntegratiediensten door gemeenten en reïntegratiebedrijven. Lag voorheen de focus in het proces voornamelijk op fase 3: de aanbesteding, in de gewenste situatie verschuift deze focus naar fase 1,2, 4 en 5.

Het proces gevisualiseerd: stroomschema aanbesteding van reïntegratietrajecten

Voorfase

Doelformulering Toetsing Bijstelling

Specificatie

Bestek

Aanbesteding

Bekendmaking Selectie Gunning Contract

Uitvoering

Uitvoering Monitoring

Evaluatie

Evaluatie

1 2 ^{3 4 5}

• Doel en subdoelen (intergemeentelijk) formuleren en beschrijven voor welke cliënten de gemeente een reïntegra- tiebeleid wil ontwikkelen.

• (Eventueel) vastleggen in de reïntegratieverordening van de gemeente.

• Inzicht geven in de wijze waarop gemeenten haar klantma- nagement inricht (en de realisatie hiervan).

• Welke taken voert de gemeente zelf uit (‘inbesteden’) en welke taken voeren derden uit (uitbesteden)?

• Welke sturingsfilosofie hanteert de gemeente: op afstand of in partnership?

• Pro-actieve houding,

• Beeldvorming verbeteren,

• Organiseren van (regionale) conferenties,

• Toegevoegde waarde van reïntegratiebedrijven vergroten,

• Toegevoegde waarde van het Borea-keurmerk vergroten.

GEmEEntEn rEïntEGrAtIEBEDrIjVEn

VoorfASE - Doelformulering

1

VoorfASE - toetsing

• Marktverkenning: initiëren van een breed overleg (jaarlijkse conferentie) om de haalbaarheid van de doelformulering te toetsen. Deelname door verschillende (ook gemeentelijke) partijen deelnemen, zoals onderwijs, economische zaken, CWI, (regionale) werkgevers, lokaal welzijnswerk, reïntegra- tiebedrijven.

• Vertrekken vanuit ‘partnership’ (mogelijkheden benutten en aanreiken voor additionele cofinanciering).

• Ontwikkelen van innovatieve projecten en diensten (eventueel in co-makership met andere partijen zoals zelforganisaties).

• Zoek samenwerking met regionale partijen.

GEmEEntEn rEïntEGrAtIEBEDrIjVEn

1

VoorfASE - Bijstelling

• Opbrengsten verwerken,

• Actuele situatie (kansen en bedreigingen) benutten,

• Taken en verantwoordelijkheden uitschrijven.

• Voorsorteren op de (gemeentelijke) vraag,

• Infrastructuur actualiseren,

• Sluitende keten realiseren (samenwerken met andere reïntegratiebedrijven werkgevers, zelforganisaties),

• Projecten en diensten aanbod (zonodig) aanpassen,

• Continu proces van kwaliteitsontwikkeling.

GEmEEntEn rEïntEGrAtIEBEDrIjVEn

1

SPECI fICAtI E - Bestek

• Een transparante markt (aan beide kanten).

• Opstellen specificatie-bestek door een Programma van Eisen (PvE).

• Hoe specifieker de vraag en hoe nauwkeuriger de gemeente een inschatting kan maken van de aard van werkzaamheden, hoe realistischer de prijs (soort dienstverlening, voor welke (doel)groep, gebeurt de inkoop op basis van een bestandsana- lyse, et cetera).

• Ook tijdens de fase waarin een bestek wordt opgesteld is contact met reïntegratiebedrijven gewenst (realistischere inschatting van te behalen resultaten). Als de gemeente deze informatie transparant maakt is dit geen belemmering voor de aanbestedingsprocedure)

• In het bestek kan de gemeente een ‘menu’ van verschillende combinaties van risico en prijs opnemen.

Pro-actief:

- een transparante markt (aan beide kanten), - gemeentelijk netwerk optimaal benutten,

- adviseren gemeenten (risico-prijscombinaties aanreiken en mogelijk cofinanciering van trajecten),

- afstemmen met (regionale en/of lokale samenwerkingspart- ners (zoals Wsw en welzijnswerk).

GEmEEntEn

rEïntEGrAtIEBEDrIjVEn

• Korte duidelijke bestekken vanuit gemeenten voorkomen veel vragen door reïntegratiebedrijven en onduidelijkheden in offertes.

2

A An BEStEDI nG - Bekendmaking

• www.reïntegratiemeldpunt.nl

• www.aanbestedingskalender.nl

• website van de gemeente

• dagbladen

• ook: vaststellen termijn (voor het stellen van vragen en uiterste datum voor inschrijven)

• Op deze aanbesteding kan elk reïntegratiebedrijf inschrijven nadat deze is gepubliceerd,

• Deelname aan inschrijving bekendmaken,

• Netwerk benutten en (be)vragen,

• Vragen formuleren en stellen.

GEmEEntEn rEïntEGrAtIEBEDrIjVEn

3

A An BEStEDI nG - Selectie

• Beoordelen offertes (door alle niveaus, directie, beleid en uitvoering). Objectieve beoordeling, criteria (uitsluitingscrite- ria, financiële en economische draagkracht en bekwaamheid reïntegratiebedrijf) moeten voor alle inschrijvers gelijk zijn en op gelijke wijze worden toegepast.

• Informatieronde (presentatie door reïntegratiebedrijven) organiseren waarbij de uitvoering wordt betrokken. Gebruik hierbij een bestaande casus. Ondervraging gebeurt via de STAR methode = Situatie, Taak, Actie en Resultaat.

• Vastleggen beoordeling.

• Keuze bepalen.

• Afvallers schriftelijk (met vermelding van reden) informeren.

• Via een presentatie (eventueel aangevuld met een rond- leiding op de ‘eigen’ werkvloer) inzage geven in de offerte.

Betrek hierbij de uitvoerder (accountmanager).

• Visualiseer de offerte.

• Benoem de lokale/regionale samenwerkingspartners (lokaal welzijnswerk, zelforganisaties).

GEmEEntEn rEïntEGrAtIEBEDrIjVEn

3

A An BEStEDI nG - Gunning

• Het gaat hier niet om de aanbieder maar om de aanbieding.

• Gunningscriteria moeten worden vermeld in het bestek (bijvoorbeeld prijs, kwaliteit, duurzaamheid). Géén discrimi- natoir karakter.

• Samenwerking met branches en werkgevers door reïntegra- tiebedrijven opnemen als gunningscriteria.

• Navraag doen bij gemeenten wanneer men géén gebruik wenst te maken van het aanbod.

GEmEEntEn rEïntEGrAtIEBEDrIjVEn

3

A An BEStEDI nG - Contract

• Het bieden van verschillende contractvormen; zoals gedeel- telijke resultaatfinanciering, volledige resultaatfinanciering, voorfinanciering.

• Schriftelijke opdrachtverstrekking (contract) aan opdracht- nemer eventueel aangevuld met gemeentelijke inkoopvoor- waarden.

• Afrekenen op resultaat (vermindering administratieve belasting).

• Volledige resultaatfinanciering is niet de meest effectieve vorm van contractfinanciering (grote risico’s betekenen hoge trajectprijzen).

• Zorg dat bij de contractvorming ook de uitvoering wordt betrokken (eventueel door het opstellen van een uitvoerings- protocol).

• Formuleer uitvoeringseisen en neem deze op in het contract en/of protocol.

• In partnerschap de inhoud van het contract vormgeven (zoals toeleiding, trajectinhoud, uitstroom, resultaat).

• Afrekenen op resultaat (vermindering administratieve belasting),.

• Bij gedeelde resultaatfinanciering, een aanzienlijke vrijheid bieden bij de invulling van het traject.

• Capaciteit bedrijfsvoering kan beter ingevuld worden wan- neer gemeenten een minimale instroom garanderen.

• Minder bedrijfsrisico, meer aandacht voor de cliënt.

• Beperking van de uitval.

GEmEEntEn

rEïntEGrAtIEBEDrIjVEn

• Het gewenste resultaat wordt liefst helder gedefinieerd en moet meetbaar zijn.

• Bieden van een instroomgarantie (gedeeld ondernemersri- sico betekent beperking van risico-opslag).

3

UItVoErI nG - Uitvoering

• Eisen stellen aan de kwaliteit van dienstverlening.

• Opstellen uitvoeringsprotocol waarin wederzijdse praktische afspraken over taken en verantwoordelijkheden maar ook over communicatiewijzen en -momenten kunnen worden neergelegd.

• (wellicht) Voorkeur geven aan een specifieke accountma- nager van een reïntegratiebedrijf (voorbeeldrol, aansluiting doelgroep).

• Maandelijks een driehoeksoverleg met opdrachtgever, opdrachtnemer en de accountmanager inkoop om de voort- gang te bespreken. Hierdoor blijft het zicht op de kwalita- tieve prestaties van zowel opdrachtnemer als opdrachtgever helder.

• Effectiever sturen op (tussen)producten waar ketenpartners (eventueel vanuit de gemeente) verantwoordelijk voor zijn (bijvoorbeeld schuldhulpverlening, algemeen maatschap- pelijk werk).

• Het kan wenselijk zijn om voorkeur te geven aan een speci- fieke accountmanager (voorbeeldrol, aansluiting doelgroep).

• Uitvoering binnen de gemeentegrenzen (dicht bij elkaar binnen het bedrijfsverzamelgebouw (BVG).

• Maandelijks een driehoeksoverleg met opdrachtgever, opdrachtnemer en de accountmanager inkoop over de voort- gang. Hierdoor wordt zicht behouden op de kwalitatieve prestaties van zowel opdrachtnemer als

opdrachtgever.

GEmEEntEn rEïntEGrAtIEBEDrIjVEn

4

• Een goede communicatie gedurende het gehele proces en op alle niveaus, tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vergroot de effectiviteit van de reïntegratiedienstverlening.

• Wil communicatie succesvol zijn dan moet er chemie bestaan tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (bevorde- ren van wederzijds vertrouwen en begrip).

• Goed en tijdig monitoren van (tussentijdse) resultaten en kosten levert inzicht op, zowel kwalitatief als financieel.

• Splitsing verantwoording op management en cliëntniveau.

• Een goede communicatie, gedurende het gehele proces en op alle niveaus, tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vergroot de effectiviteit van de reïntegratiedienstverlening.

• Wil communicatie succesvol zijn dan moet er chemie te bestaan tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (bevorde- ren van wederzijds vertrouwen en begrip).

• Goed en tijdig monitoren van (tussentijdse) resultaten en kosten levert inzicht op, zowel kwalitatief als financieel.

• Splitsing verantwoording op management en cliëntniveau.

GEmEEntEn rEïntEGrAtIEBEDrIjVEn

UItVoErI nG - monitoring

4

EVAlUAtI E - Evaluatie

• Leren van eerdere aanbestedingen: “meten is weten”.

Hierdoor krijgt de gemeente een beter inzicht in prijzen en producten.

• Effectmeting biedt:

- Inzicht in de effectiviteit van de verschillende instrumenten,

- Inzicht in de aanpak die voor een bepaalde cliëntgroep het meest effectief is,

- Inzicht in welke ‘typen’ casemanagers de beste resultaten voor de verschillende cliëntgroepen behalen.

• Kennis en informatie-uitwisseling bevorderen (via de Divosa regioteams) tussen gemeenten in de regio door ervaringen met eerdere aanbestedingen met elkaar te bespreken.

• Actief meewerken aan effectmeting zodat inzicht wordt verkregen in;

- kwaliteit van het bedrijf,

- specifieke contract afspraken, et cetera.

• Bevorderen van de markttransparantie (Blik op Werk Borea Keurmerk en reïntegratiemonitor (RWI).

• Contractbenchmark gemeenten.

GEmEEntEn rEïntEGrAtIEBEDrIjVEn

5

Gouden regels

Gemeenten en reïntegratiebedrijven hebben gouden regels voor een effectieve reïntegratiemarkt opgesteld. De gouden tips, de

‘tips and tricks’, kwamen tijdens de bijeenkomsten van vertegen- woordigers van gemeenten en reïntegratiebedrijven bovendrijven en zijn dus ‘bottom up’ totstandgekomen. Ook is gebruikgemaakt van de praktische tips en adviezen die het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft opgesteld tijdens de reeks workshops over het thema uit- en aanbesteden in het kader van Partnership bij beter aanbesteden.

Algemeen

Te raadplegen: websites voor praktische tips en trucs en hulpmiddelen, zoals wet- en regelgeving, voorbeeldcontracten en cliënttevredenheid voor gemeenten en reïntegratiebedrijven om de uitbesteding van reïntegratiediensten soepel en goed te laten verlopen.

www.divosa.nl www.boreakeurmerk.nl www.reïntegratiemeldpunt.nl

www.ministerievaneconomischezaken.nl www.aanbestedingskalender.nl www.europadecentraal.nl www.aanbestedingonline.nl www.borea.nl

www.rwi.nl

www.gemeenteloket.nl

Strategisch

Algemeen

•

Neem cliënttevredenheid mee in de visie en verantwoording op reïnte- gratiegebied. De reïntegratiemarkt is een quasi-markt, daar de cliënt geen marktpartij is (behalve bij de persoonsgebonden reïntegratiebud- getten).

• Werk (eventueel) samen (gemeenten en reïntegratiebedrijven) en profiteer zo van schaalvoordelen.

Visie

•

Formuleer en communiceer (transpa- rant) de visie op reïntegratie helder en concreet,

•

Deel de kennis en informatie.

Aanbesteden en inkopen

•

Maak kleine bestekken op hoofdlijnen en vul na de gunning de (contractuele) details in.

•

Betrek werkgevers (de vraagkant) bij de uitvoering van het reïntegratiepro- ces. Maak ook gebruik van deelbudget- ten om werkgevers te stimuleren, bijvoorbeeld door loonkostensubsidies, stagebanen of ‘contract compliance’.

•

Geef de contractperiode aan. Veel gemeenten en reïntegratiebedrijven ervaren dat een contractperiode van één jaar te kort is om continuïteit in de dienstverlening te kunnen waarbor- gen. Mogelijkheid is ook om de optie van contractverlenging op te nemen,

wanneer het reïntegratiebedrijf goed presteert.

•

Hanteer dezelfde definities.

Communicatie en verantwoording

•

Gemeenten en reïntegratiebedrijven leggen gezamenlijk verantwoording af aan politiek en publiek. Beide partijen dienen immers hetzelfde doel: een effectieve reïntegratiemarkt.

•

Als opdrachtgever moet de gemeente de regie over de reïntegratie voeren en houden. Dat betekent tijdige en nuttige sturingsinformatie.

•

Evalueer gezamenlijk de verschillende fasen van het reïntegratieproject.

tactisch

Algemeen

•

Maak afspraken over de uitwisseling van (privacygevoelige) gegevens en leg deze zonodig voor aan het College van WBP (Wet Bescherming Persoonsgege- vens).

Visie

•

Gemeente: maak de doelstellingen die de gemeente wil bereiken met de reïntegratie duidelijk. Organiseer bijvoorbeeld een reïntegratiedag met reïntegratiebedrijven uit de regio, consulenten en toeleiders (CWI) om uit te leggen waar de gemeente mee bezig is en welke rol reïntegratie daarin heeft.

•

Doelstelling en visie veronderstelt een goed inzicht in het bestand van de te reïntegreren klanten en kennis van de regionale arbeidsmarkt.

> Reïntegratiebedrijf: maak de visie op reïntegratie helder en specifiek.

> Beide: bespreek de contractparame- ters, voorwaarden en doelen met elkaar op realisme en haalbaarheid.

•

Weet als gemeente wat er aan reïntegratie-instrumentarium reeds aanwezig is (bijvoorbeeld taalscholing, schuldhulpverlening, diensten en producten van de lokale SW-instelling) en ga na wat aanvullend aan dienst- verlening gewenst is. Dit is mede afhankelijk van de doelgroep. Voor

gemeenten is het dan ook belangrijk om te weten wat de kenmerken van de doelgroep zijn. Wat heeft deze nodig om te reïntegreren?).

Aanbesteden en inkopen

•

Geef reïntegratiebedrijven de kans om mee te denken over de uitvoering van het reïntegratiebeleid door:

- Tijdens de aanbesteding een informatiebijeenkomst (‘prebid’) te organiseren over het bestek. Dit geeft de inschrijvers de mogelijk- heid mee te denken in het proces en draagt (voor de aanbestedende dienst) bij aan kwalitatief hoogwaar- dige en realistische inschrijvingen;

> Leg in het bestek de mogelijkheid tot verlenging (wanneer voldaan wordt aan bepaalde eisen) vast en communiceer deze werkwijze transparant. Het is dan niet nodig om opnieuw aan te besteden.

> Let bij het organiseren van een bijeenkomst wel op het non- discriminatiebeginsel: nodig alle geïnteresseerde/geslecteerde partijen uit en verschaf ze dezelfde informatie.

•

Gebruik zo min mogelijk uitzonde- ringen op de algemene aanbeste- dingsregels. Houd bij afwijkende aanbestedingsregels rekening met hogere administratieve lasten voor beide partijen.

•

Noem in de aankondiging/advertentie de termijn waarbinnen gereageerd kan worden op een opdracht en beschrijf het vervolg van de procedure.

•

Gemeente: nodig in de aanbesteding reïntegratiebedrijven uit om in te tekenen en vraag nog niet alle formele vereisten uit, maar vraag of reïntegra- tiebedijven aan de formele vereisten voldoen. Zijn zij bereid om aan de benodigde formaliteiten te voldoen?

Na de selectie hoeft slechts een beperkt aantal reïntegratiebedrijven de benodigde documenten/verkla- ringen te overleggen. Als blijkt dat reïntegratiebedrijven dat niet kunnen, vallen zij alsnog af.

•

Betrek het geven van een presentatie (na voorselectie) van de ingediende voorstellen door reïntegratiebedrijven bij de beoordeling.

•

Gun niet – en zeker niet uitsluitend – op basis van het criterium ‘laagste prijs’. Het is beter om te gunnen op basis van het criterium: ‘economisch meest voordelige aanbieding’. De kwaliteit van de dienstverlening kan daarbij meegewogen worden.

Kwaliteit betaalt zich terug.

•

Beperk in de aanbesteding de hoeveel- heid A4-tjes. Beperk tot de echte vragen die ertoedoen (zie voorbeeld aanbestedingscontract):

> Maak inzichtelijk hoe het cliëntenbe-

stand eruitziet (doelgroepen),

> Doorlooptijd,

> Methodiek,

> Intensiteit,

> Realistisch plaatsingspercentage,

> Communicatie en verantwoording na elke fase in het traject,

> Afspraken over communicatie:

- overleg (óók schriftelijk), maandelijks en driemaandelijks, handhaving.

- Afspraken over verantwoordingsin- formatie:

- managementinformatie per kwartaal (SGR),

- cliëntinformatie (dossier) per maand.

> Bepaal welk type financiering het meest geschikt is: duidelijk inzich- telijke prijsopbouw (bijvoorbeeld no cure/less pay etc)

> Facturering (na realisatie of per fase).

•

Creëer een gelijkwaardige contractuele relatie tussen gemeente en reïnte- gratiebedrijf. Door een balans in het ondernemersrisico tussen gemeenten en reïntegratiebedrijven. De resultaat- verplichting ligt vaak nog alleen bij reïntegratiebedrijven.

- Beschrijf in het contract de dienst- verlening van beide partijen, door bijvoorbeeld als gemeente in het contract een instroomgarantie van een minimum aantal klanten af te

geven;

•

Prijzen in staffels aanbrengen: hoe meer aanmeldingen bij reïntegratie- bedrijven binnenkomen, hoe lager de prijs (dat werkt selectie aan de poort van rib tegen).

•

Maak afspraken over de uitwisseling van persoonsgegevens en leg deze voor aan het college WBP.

•

Investeer in vertrouwen en langdurige marktrelaties:

> Maak gebruik van de mogelijkheid langdurige contracten met elkaar aan te gaan, bijvoorbeeld contract voor één jaar met een optie voor verlenging als het reïntegratiebedrijf goed presteert.

> Maak ook gebruik van de status

‘preferred supplier’.

•

Hanteer de dezelfde definities, maak daarbij gebruik van de begrippen- en definitielijst van het partnership.

•

Gebruik resultaatfinanciering, maak vantevoren helder wat de definities zijn. Wat zijn de afspraken met betrek- king tot bijvoorbeeld hoeveelheid?

Communicatie en verantwoording

•

Wissel met elkaar de kennis en ervaringen uit. Sommige reïntegratie- bedrijven zijn bang dat ze daardoor het ‘trucje’ verklappen dat ze verkopen.

Andere reïntegratiebedrijven zijn daarvoor niet zo bevreesd, omdat zij ervanuitgaan dat het de netwerken

en de persoonlijke contacten zijn die ze verkopen. Zij zijn niet zo bang het

‘trucje’ te verkopen, want dat verschilt niet zo erg tussen de verschillende reïntegratiebedrijven.

•

Minimaliseer en standaardiseer de verantwoordingsinformatie. Wees je ervan bewust dat extra uitvraag van gegevens lastenverzwarend kan werken voor beide partijen en tijd en energie afleiden van de eigenlijke reïntegratie.

•

Evalueer gezamenlijk de verschillende fasen van het reïntegratieproject.

operationeel

Algemeen

•

Reïntegratiebedrijf en gemeenten:

zoek elkaar op, netwerk met elkaar, investeer in elkaar, besteed tijd en aandacht aan elkaar voor-tijdens-na het reïntegratieproject.

> Er is een opdrachtgever-opdracht- nemersrol, dat wil zeggen dat er gedifferentieerd moet worden in de manier van communicatie naar fase van contact: gedurende de officiële aanbesteding en uitvoering moet de communicatie formeel gereguleerd zijn, daarvoor en daarna kan het contact informeler zijn.

•

Leer van elkaars ervaringen: dit geldt

zowel voor gemeenten als reïntegra- tiebedrijven. Zoek elkaar op.

Aanbesteden en inkopen

•

Een klantmanager betrekken bij de aanbestedingsprocedure, deze weet vanuit de uitvoering wat realistisch is om van reïntegratiebedrijven te vragen/eisen.

•

Reïntegratiebedrijven stellen het op prijs als gemeenten ook aandacht besteden aan de afwijzingen, want zo wordt transparantie bevorderd.

•

Verzin en gebruik alternatieve vormen van loonkostensubsidie (communice- rende vaten: bij instroom in regulier

werk loon in aanvulling op uitkering geven. Als de werknemer produc- tiever wordt, kan het uitkeringsdeel verminderen en het loon stijgen. De werknemer verdient vanaf het begin een gewoon salaris.)

•

Gemeente en reïntegratiebedrijf kunnen elkaar in de nazorg helpen.

Als de geplaatste cliënt geen arbeidsovereenkomst overlegt, hoeft de gemeente de eventuele nazorg door het reïntegratiebedrijf niet te vergoeden. De gemeente kan ook het nog te betalen vakantiegeld inzetten om de arbeidsovereenkomst alsnog te verkrijgen.

Communicatie en verantwoording

•

Formuleer een heldere opdracht met concrete gegevens en communiceer veel en vooral snel met elkaar. Maak heldere en concrete afspraken over de communicatie tijdens het project.

Wanneer dient de gemeente van zich te laten horen en wanneer het reïntegratiebedrijf, bijvoorbeeld elk kwartaal op beleids- en uitvoerend niveau. De neiging is vooral alleen schriftelijk te communiceren, hoewel bijvoorbeeld het gezamenlijk optrek- ken op het gebied van handhaving snelle communicatie vereist.

•

Open en objectieve communicatie in het aanbestedingsproces helpt risico’s te voorkomen.

•

Maak een scheiding tussen informatie, namelijk klant- en managementni- veau:

> op klantniveau > dossier/factuur op basis van de producten en de hand- tekening van de cliënt (gegevens over de verantwoording over de voortgang van trajecten: toegepaste diensten en producten, motivatie en inzet van cliënten),

> periodieke managementniveau > op basis van een beperkt aantal items (cumulatieve gegevens over aantal en soort ingezette trajecten, in- en uitstroom en resultaten).

•

Evalueer gezamenlijk de verschillende fasen van het reïntegratieproject.

•

Zet een elektronische databank op

waar reïntegratiebedrijven de formele vereisten (Borea-keurmerk, liquiditeit, inschrijving KvK, overleggen) voor de aanbesteding kan deponeren en het voor gemeenten in te zien is.

•

Maak efficiënt gebruik van de bestaande infrastructuur om de

‘dialoog’ effectief te kunnen voortzet-

•

ten. Evalueer gezamenlijk en structureel het reïntegratieproject.

over Divosa en Borea

over Divosa

Divosa is de belangen- en netwerkorganisatie van managers van gemeentelijke diensten voor Werk, Inkomen en Zorg. Kennis van de uitvoeringspraktijk stelt Divosa in staat een sterke schakel te zijn tussen beleid/bestuur en uitvoering, samenwerkings- partners en leden en het lokale en landelijke niveau. Divosa is in 1934 opgericht. Divosa staat oorspronkelijk voor Vereniging van directeuren van overheidsorganen voor sociale arbeid.

Meer informatie

Kijk voor meer informatie op de website van Divosa, de vereniging van directeuren van sociale diensten: www.divosa.nl

over Borea

Borea is de brancheorganisatie voor private reintegratiebedrijven. Inmiddels zijn 140 bedrijven aangesloten, die jaarlijks meer dan 150.000 mensen begeleiden naar de arbeidsmarkt in opdracht van gemeenten, UWV en werkgevers en verzekeraars. Borea staat voor de ontwikkeling naar een duurzame reintegratiemarkt met een keurmerk dat clienten en opdrachtgevers de garantie biedt voor kwaliteit.

Meer informatie

Kijk voor meer informatie op de website van www.borea.nl