Voorstel aan college van Burgemeester en Wethouders
Registratienummer: 291878 Portefeuillehouder:
De heer P. Lucassen
Datum voorstel: 1 mei 2018 Afdeling: BV Finance & Control Agendapunt 6
Openbaar Niet openbaar
Onderwerp/Titel:
- Verslag interne controle 2017 - Interne controleplan 2018 Samenvatting:
In de bijgevoegde documenten treft u het verslag van de interne controlewerkzaamheden 2017 en het interne controleplan 2018 aan. De interne controle 2018 is uitgevoerd door de IC-functionaris en een medewerker van het cluster F&C van de gemeente Gennep.
In het accountantsverslag van BTB (d.d. april 2018) concludeert BTB dat “de organisatie voldoende beheersing heeft van haar bedrijfsprocessen”. Dit ligt in lijn met het beeld dat ontstaat op basis van de uitgevoerde interne controle.
In het interne controleverslag 2017 worden op hoofdlijnen per proces de controledoelstelling, de uitgevoerde werkzaamheden, de bevindingen, aanbevelingen en conclusies beschreven. Daarnaast is er ook een terugkoppeling opgenomen van de opvolging van de IC acties 2016.
Voor 2018 willen we het huidige niveau van interne beheersing vasthouden en waar mogelijk verbeteren. Voor het interne controleplan 2018 laten we ons mede leiden door de resultaten van de interne controle 2017. Het sociaal domein blijft ook in 2018 het belangrijkste aandachtspunt. Het actualiseren van de procesbeschrijvingen en bijbehorende autorisaties in GWS is hierbij in 2018 van groot belang. Daarnaast is het streven om de controle op de prestatielevering en de bijbehorende dossiervorming beter in te bedden in de processen binnen het sociaal domein. Ook willen we meer (in samenspraak met de accountant) gebruik maken van data-analyse. Tevens hebben we
controlewerkzaamheden ten aanzien van belastingzaken zoals WKR, BTW en VPB toegevoegd.
In het interne controleplan 2018 zijn de acties uit 2017 verwerkt in de voorgestelde
testwerkzaamheden en benoemd in de beschreven aandachtspunten. Daarnaast geeft het interne controleplan 2018 een overzicht van de geplande interne controlewerkzaamheden en de wijze waarop deze worden uitgevoerd.
De verandering die de IC de afgelopen jaren heeft doorgemaakt en de wijzigingen die zijn
doorgevoerd in het IC plan sluiten aan op de beoogde organisatieontwikkeling. Met de opvolging van de actiepunten uit de IC haken we aan op lopende verandertrajecten zoals de implementatie van Djuma en de digitalisering van de P&C cyclus.
Voorstel aan college van Burgemeester en Wethouders
(ADVIES) Het college besluit:
1. Kennis nemen van het verslag interne controle 2017.
2. Vaststellen van het interne controleplan 2018 en dit ter kennisname aanbieden aan het Auditcomité en BakerTillyBerk.
Datum: 8 mei 2018 Het college besluit:
- Kennis te nemen van het verslag interne controle 2017.
- Het interne controleplan 2018 vast te stellen en dit ter kennisname aan te bieden aan het Auditcomité en BakerTillyBerk.
Voorstel aan college van Burgemeester en Wethouders
AANLEIDING
Sinds de invoering van de rechtmatigheidscontrole als onderdeel van de accountantscontrole is de interne controle (IC) in belang toegenomen. In de
managementletter (ML) 2017 van de accountant is een aantal opmerkingen geplaatst in het kader van de interne controle. Deze opmerkingen worden jaarlijks meegenomen in het IC- plan, om op deze wijze tot verbeterslagen te komen.
BESTUURLIJKE KADERS
Op basis van Gemeentewet artikel 212 is de gemeentelijke financiële verordening artikel 25;
Interne controle opgesteld:
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatievoorziening en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Het verslag interne controle en het interne controleplan is een uitvloeisel van bovenstaand artikel.
ADVIES
De ambtelijke organisatie stelt aan het college van burgemeester en wethouders voor:
1. Kennis nemen van het verslag interne controle 2017.
2. Vaststellen van het interne controleplan 2018 en dit ter kennisname aanbieden aan het Auditcomité en BakerTillyBerk.
ARGUMENTEN
In de bijgevoegde documenten treft u het verslag van de interne controlewerkzaamheden 2017 en het interne controleplan 2018 aan. De interne controle 2017 is uitgevoerd door de IC-functionaris van de gemeente Gennep.
Achtergrond
De afgelopen jaren heeft het controleniveau zich ontwikkeld van meer gegevensgericht, naar meer procesgericht. Diverse processen zijn verbeterd op verschillende
aandachtsgebieden, zoals zelfcontrole en dossiervorming.
Er zijn negen fundamentele processen van de gemeente Gennep gecontroleerd. Van deze processen zijn de cruciale beheersmaatregelen getest. Bij de controle heeft het interne controleplan 2017 als leidraad gediend. De IC 2017 is verspreid over het jaar uitgevoerd.
In het accountantsverslag van BTB (d.d. april 2018) concludeert BTB dat “de organisatie voldoende beheersing heeft van haar bedrijfsprocessen”. Dit ligt in lijn met het beeld dat ontstaat op basis van de uitgevoerde interne controle.
Voorstel aan college van Burgemeester en Wethouders
Voor 2018 willen we het huidige niveau van interne beheersing vasthouden en waar mogelijk verbeteren. Voor het interne controleplan 2018 laten we ons mede leiden door de resultaten van de interne controle 2017. Het sociaal domein blijft ook in 2018 het
belangrijkste aandachtspunt. Het actualiseren van de procesbeschrijvingen en bijbehorende autorisaties in GWS is hierbij in 2018 van groot belang. Daarnaast is het streven om de controle op de prestatielevering en de bijbehorende dossiervorming beter in te bedden in de processen binnen het sociaal domein. Ook willen we meer (in samenspraak met de accountant) gebruik maken van data-analyse. Tevens hebben we controlewerkzaamheden ten aanzien van belastingzaken zoals WKR, BTW en VPB toegevoegd.
Inhoud stukken
In het interne controleverslag 2017 worden op hoofdlijnen per proces de
controledoelstelling, de uitgevoerde werkzaamheden, de bevindingen, aanbevelingen en conclusies gepresenteerd. Daarnaast is er ook een terugkoppeling opgenomen van de opvolging van de IC acties 2016. De gedetailleerde vastlegging van de bevindingen ligt in de uitgebreidere IC-rapportages en in de onderliggende controledossiers vast, welke aanwezig zijn bij het cluster financiën & control en bij de betreffende clusters.
De accountant onderschrijft de bevindingen uit de IC; de aandachtspunten welke zij in hun ML presenteren hebben een directe relatie met de bevindingen uit de IC, zie ook ML van BTB van februari 2018. Daarnaast zijn alle bevindingen, aanbevelingen en conclusies reeds met MT-leden en de betrokken medewerkers van de gemeente Gennep besproken. De actiepunten zijn in overleg met de diverse clusters tot stand gekomen. Met hen zijn concrete afspraken gemaakt over het op een effectieve en efficiënte wijze implementeren van de acties. Op deze wijze wordt getracht om jaarlijks een kwaliteitsslag te maken.
In het interne controleplan 2018 zijn de acties uit 2017 verwerkt in de voorgestelde testwerkzaamheden en benoemd in de beschreven aandachtspunten. Daarnaast geeft het interne controleplan 2018 een overzicht van de geplande interne controlewerkzaamheden en de wijze waarop deze worden uitgevoerd.
De monitoring en opvolging van de actiepunten wordt bewaakt door de IC-functionaris, dit zal zijn beslag krijgen tijdens de testwerkzaamheden voor de IC 2018. De
verantwoordelijkheid voor het opvolgen van de afgesproken actiepunten ligt uiteraard echter altijd binnen de clusters zelf.
Tot slot kunnen we stellen dat de noodzaak voor het uitvoeren van interne controle binnen de gemeente Gennep onderschreven wordt door de verschillende bevindingen welke jaarlijks aan het licht komen, zowel positief als negatief. De toegevoegde waarde van het uitvoeren van de interne controle is duidelijk zichtbaar; het zelf-controlerend vermogen van de organisatie neemt toe. De processen worden mede hierdoor steeds efficiënter en effectiever ingevuld wat leidt tot een verhoging van de kwaliteit van onze dienstverlening richting burgers, verenigingen, bedrijven en andere belanghebbenden.
Voorstel aan college van Burgemeester en Wethouders
KANTTEKENINGEN EN RISICO’S N.v.t.
WAT BETEKENT DIT VOORSTEL VOOR DE INWONERS?
Door het verbeteren van onze interne processen zal de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers ook toenemen. Zodoende hebben burgers, bedrijven of verenigingen baat bij een goede interne controle, alsmede een interne beheersing welke van voldoende niveau is.
EXTERN ADVIES, INSPRAAK EN DRAAGVLAK N.v.t.
COMMUNICATIEPARAGRAAF
De resultaten uit de IC 2017 zijn besproken met de afdelingshoofden en verantwoordelijke beleidsmedewerkers. Het IC-plan 2018 wordt aan accountant BTB en het auditcomité aangeboden.
JURIDISCHE PARAGRAAF N.v.t.
FINANCIELE PARAGRAAF
Niet van toepassing
Financiële consequenties, namelijk: Alleen lopende begrotingsjaar (incidenteel) Ook komende begrotingsjaren (structureel)
PERSONELE PARAGRAAF N.v.t.
UITVOERING
De verandering die de IC de afgelopen jaren heeft doorgemaakt en de wijzigingen die zijn doorgevoerd in het IC plan sluiten aan op de beoogde organisatieontwikkeling, waarbij verantwoordelijkheden lager in de organisatie komen te liggen. Een voorbeeld hiervan is het proactief uitvoeren van (IC) controlewerkzaamheden binnen het sociaal domein, welke ertoe geleid hebben dat de jaarrekeningcontrole soepel is verlopen. Met de opvolging van de actiepunten uit de IC, betreffende de aanpassing van werkprocessen, haken we aan op lopende verandertrajecten zoals de implementatie van Djuma en de digitalisering van de P&C cyclus. Tot slot zal onderzocht worden of de afronding en vaststelling van de IC 2018 voor de accountantscontrole in maart 2019 kan plaatsvinden.
BIJLAGEN
1. Verslag interne controle 2017 2. Interne controleplan 2018
