4.1 Medisch secretaresse
Algemene informatieContext van de kwalificatie De medisch secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) zoals ziekenhuizen, GGD, huisartsenpraktijk etc. waar sprake is van diverse medische en paramedische specialismen.
Typerende beroepshouding
Essentiële kennis en vaardigheden voor de medisch secretaressen van de toekomst zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en
meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels schrijven, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn.
Deze vaardigheden zijn vooral van belang het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende patiënten en collega's.
Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de patiënten wordt gewaarborgd. Verder zijn ook competenties als vakmanschap, stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen, plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden.
Niveau van de beroepsuitoefening
Niveau 4 Rol en
verantwoordelijkheden
De medisch secretaresse zorgt ervoor dat de specialist voortdurend inzicht heeft in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de specialist door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met patiënten of organisaties en speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt zij deel uit van een medisch secretariaat. De medisch secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling vanuit de organisatie en ze heeft coördinerende taken.
Complexiteit Het beroep van de medisch secretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie
in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van medische terminologie, Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict. Er wordt gesproken over zaken als macht en invloed, over professionalisering, bijscholing en over loopbaanbeleid van de medisch secretaresse. Ze moet de specialist/arts kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de technologische
ontwikkelingen is het vak complexer geworden, werk waarbij zij standaarden aanpast en/of nieuwe standaarden maakt. De huidige medisch secretaresse besteedt meer tijd aan organisatorische en coördinerende taken. De nadruk is komen te liggen op specialistische informatie en kennis van en vaardigheden voor bedrijfsuitvoering. Ze moeten inzicht en overzicht houden over de informatiestroom. Het vak vergt een hoger opleidingsniveau en meer bijscholing en wordt in toenemende mate gezien als een op zichzelf staande functie met eigen taken en verantwoordelijkheden. Meer dan vroeger moet de medisch secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden.
Wettelijke
beroepsvereisten
Nee
Branche vereisten Nee
vreemde talen, rekenen en wiskunde
de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het referentieniveau rekenen vastgesteld op 3F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier.
De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft MVT naar keuze.
2.3 Medisch secretaresse
Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Medisch secretaresse
Kerntaak 1
Voert taken rondom informatiemanagement uit
Competenties
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y
Werkprocessen
1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
x x x x x x x x x
1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling
x x x x x x x x
1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer x x x x x 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk x x x x x x
1.6 Voert administratieve taken uit
Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie
Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit
1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
Omschrijving De medisch secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de e-mails/post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e-mails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De medisch secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Veelal werkt ze teksten uit met behulp van een dictafoon. Ze past in het uitwerken van teksten de juiste medische terminologie toe. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie, dictaten, onderzoeksverslagen, uitslagen, rapporten, mailings, faxen,
(specialisten)brieven, offertes, fax, e-mail en vakbladen etc). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Gewenst resultaat Ingekomen e-mails/post zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande e-mails/post
zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl,
opgeslagen in de juiste directory en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Beslissen en activiteiten initiëren
• Beslissingen nemen
• Acties en activiteiten initiëren
De medisch secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatie-uitwisseling op eigen initiatief af.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties
• Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van de medische terminologie • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette
• Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg
• Algemene kennis van de
werking van het menselijk lichaam
Ethisch en integer handelen • Integer handelen De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij de schriftelijke informatie-uitwisseling.
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de
schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software.
Formuleren en rapporteren • Correct formuleren
• Structuur aanbrengen
• Vlot en bondig formuleren
De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de
1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
• Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van
communicatiemiddelen
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
• Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens
• Toetsenbordvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.)
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Communicatie op de ontvanger(s) richten
informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep.
Analyseren • Informatie genereren uit
gegevens
• Informatie uiteenrafelen
• Verbanden leggen
De medisch secretaresse analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt onderscheid tussen hoofd-en bijzakhoofd-en, brhoofd-engt structuur aan in de teksthoofd-en tbv de
schriftelijke informatie-uitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de
informatiestroom in een project en/of de organisatie.
Plannen en organiseren • Activiteiten plannen
• Tijd indelen
De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.
Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt de schriftelijke informatie-voorziening.
Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk
• Gevoelens onder controle houden
De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden.
1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal • Inzicht in het belang voor
de organisatie
1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling
Omschrijving De medisch secretaresse voert (telefoon)gesprekken, ze coördineert de informatiestromen van en naar de
leidinggevende(n)/collega's en voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden
doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af.
Gewenst resultaat De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de medisch secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan de specialist(en), collega’s of andere medewerkers.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Beslissen en activiteiten initiëren
• Beslissingen nemen
• Op eigen initiatief handelen
De medisch secretaresse neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen en handelt de overige mondelinge informatie-uitwisseling op eigen initiatief af.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van de medische terminologie • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette
• Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg
• Algemene kennis van de
werking van het menselijk lichaam
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van
communicatiemiddelen
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem.
• Kennis van en
vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van regels met
betrekking tot
Aandacht en begrip tonen • Interesse tonen
• Luisteren
De medisch secretaresse luistert goed naar de
gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen.
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n), collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.
Ethisch en integer handelen • Integer handelen De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Relaties bouwen en netwerken • Relaties opbouwen met
mensen
• Relaties opbouwen op
verschillende niveaus
• Relatienetwerk
onderhouden en benutten
De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf.
Formuleren en rapporteren • Vlot en bondig formuleren
• Aantrekkelijk en boeiend formuleren
De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de
1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling
geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.) • Kennis en vaardigheid in
het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal • Inzicht in het belang voor
de organisatie van informatie-uitwisseling informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de
gesprekspartner(s).
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-voorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.
Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk
De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de
mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling.
1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer
Omschrijving De medisch secretaresse legt een (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties b.v. zorgverzekeraar, huisarts en voegt deze toe aan het (digitale) dossier. In voorkomende gevallen stelt ze dossiers samen voor het disciplinair overleg. De uitslagen van onderzoeken die de patiënten ondergaan, verwerkt ze in het medisch dossier.
Gewenst resultaat De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of debranche.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen tbv de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van de medische
terminologie
• Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. • Kennis van wettelijke
regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens • Kennis en vaardigheid in
het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal • Inzicht in het belang voor
de organisatie van informatie-uitwisseling
Analyseren • Informatie genereren uit
gegevens
• Informatie uiteenrafelen
• Verbanden leggen
De medisch secretaresse analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste
gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers.
Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist verzorgen van de dossiervorming en het dossierbeheer.
Ethisch en integer handelen • Ethisch handelen De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief.
Formuleren en rapporteren • Vlot en bondig formuleren
• Communicatie op de
ontvanger(s) richten
De medisch secretaresse formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s).
1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer
• Inzicht in het belang voor de organisatie van het (digitale) archief
1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk
Omschrijving De medisch secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende(n) en ctualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties, personen en patiënten vast in een relationele database of in een geautomatiseerd patiëntenregistratiesysteem en geeft aan hoe relaties (Arbodienst, GGD, huisartsen, specialisten, patiënten etc.) met elkaar verbonden zijn.
Gewenst resultaat Het relatienetwerk is goed onderhouden, is actueel en gegevens zijn snel traceerbaar.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Aandacht en begrip tonen • Interesse tonen De medisch secretaresse toont interesse voor de relaties in
woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties .
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (digitaal)
registratiesysteem
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
• Toetsenbordvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De medisch secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het
gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. Relaties bouwen en netwerken • Relaties opbouwen met
mensen
• Relaties opbouwen op
verschillende niveaus
• Relatienetwerk
onderhouden en benutten
De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de
leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen.
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevenden(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op
1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk
(internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.)
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal • Inzicht in het belang van
een relatienetwerk te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij
de organisaties/relaties. Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk.
Proces-competentie-matrix Medisch secretaresse Kerntaak 2
Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.1 Beheert de agenda x x x x x x x 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten x x x x x 2.3 Organiseert bijeenkomsten 2.4 Maakt verslag en handelt
zaken af
x x x x x x
2.5 Ontvangt bezoekers x x x x x x x
2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af x x x x x x x x x 2.7 Regelt reizen en accommodaties x x x x x x x
2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af
Voert taken rondom planning en organisatie uit A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.9 Handelt facturen en declaraties af x x x x
Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie
In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix.
Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda
Omschrijving De medisch secretaresse regelt en noteert afspraken van en voor de specialist(en) en eventueel medisch ondersteunend personeel, van zowel interne als externe contacten/patiënten en houdt de agenda actueel. Ze bewaakt de (vervolg)afspraken en doorverwijzingen en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de specialist(en) op gezette tijden aan de to-do’s die zij niet mogen vergeten. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan.
Gewenst resultaat De agenda wordt dusdanig beheerd dat de specialist(en) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda’s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.
• Communicatieve vaardigheden • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
• Rekenvaardigheid
• Toetsenbordvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.) Relaties bouwen en netwerken • Relaties opbouwen met
mensen
• Relaties opbouwen op
verschillende niveaus
• Relatienetwerk
onderhouden en benutten
De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de
leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de specialist(en), maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer.
Plannen en organiseren • Activiteiten plannen
• Tijd indelen
De leidinggevende(n) plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexible beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken.
Instructies en procedures opvolgen
• Instructies opvolgen De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda.
2.1 werkproces: Beheert de agenda
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda
• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal • Inzicht in het belang voor
de organisatie van de agenda en agendabeheer
• Werken conform
voorgeschreven procedures
Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk
De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda.
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de specialist(en) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan.
2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten
Omschrijving De medisch secretaresse maakt bij het vastleggen van bijeenkomsten gebruik van een zaalreserveringssysteem. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren, ze maakt een helder overzicht van de gegevens van de zaal, tijdstip, aanvang, duur en frequentie van de bijeenkomsten, de klantnaam, de contactpersoon, opmerkingen, of het een interne of externe bijeenkomst betreft en welke extra's (catering, beamer, laptop) zijn geboekt. Als de bijeenkomst een conference call of videoconference betreft, vraagt ze deze aan (bij een telefoniebedrijf). Vervolgens regelt ze de faciliteiten en organiseert de conference call of
videoconference.
Gewenst resultaat De gegevens zijn correct in het (digitale) zaalreserveringssysteem verwerkt. De rapportage van de boekingen is overzichtelijk en actueel. De vergaderruimten en faciliteiten zijn geboekt.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevenden voor afstemming bij het boeken van
vergaderruimtes en faciliteiten, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over ruimte en faciliteiten, toont flexibiliteit maar ook
vasthoudendheid bij het reserveren en boeken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties • Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (digitaal)
registratiesysteem • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en • Rekenvaardigheid • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, Beslissen en activiteiten initiëren • Beslissingen nemen • Afgewogen risico's nemen • Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten
De medisch secretaresse boekt, al dan niet in een (digitaal) reserveringssysteem, op verzoek of op eigen initiatief vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevende(n) en andere personen in de organisatie, voert de gegevens van de boeking nauwgezet in in het reserveringssysteem, wijst ruimte en faciliteiten toe en zorgt voor een overzichtelijke en actuele rapportage van de boekingen per periode.
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van het (digitale) reserveringssysteem, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten.
Plannen en organiseren • Activiteiten plannen
• Tijd indelen
De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het boeken van
vergaderruimtes en faciliteiten, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de
2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten
archief,
gegevensbestanden etc.)
• Kennis van en
vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten
• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal werkzaamheden rondom de boekingen in de gaten en stelt waar
nodig bij.
Bedrijfsmatig handelen • Kostenbewust handelen De medisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met
middelen van de organisatie bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten voor de leidinggevende(n) en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.
2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af
Omschrijving De medisch secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze m.b.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst.
Gewenst resultaat Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is volgens de huisstijl.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Ethisch en integer handelen • Integer handelen De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van de medische terminologie • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. • Kennis van regels met
betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
Formuleren en rapporteren • Correct formuleren
• Structuur aanbrengen
• Vlot en bondig formuleren
• Communicatie op de
ontvanger(s) richten
De medisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
• Vakspecifieke manuele
vaardigheden aanwenden
De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.
Plannen en organiseren • Activiteiten plannen
• Tijd indelen
De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.
2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af
• Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens
• Toetsenbordvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.)
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van (digitale)
hulpmiddelen bij verslaglegging
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren
onder druk
De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.
2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers
Omschrijving De medisch secretaresseontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven en de medisch secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste specialist(en).
Gewenst resultaat Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Aandacht en begrip tonen • Interesse tonen
• Luisteren
De medisch secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer)
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van de medische terminologie • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (digitaal)
registratiesysteem
• Kennis van en
vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
• Kennis van en
vaardigheid in het geven van instructies
• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal Ethisch en integer handelen • Integer handelen De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in
het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers.
Relaties bouwen en netwerken • Relaties opbouwen met mensen
• Relaties opbouwen op
verschillende niveaus
• Relatienetwerk
onderhouden en benutten
De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de
leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf
Presenteren • Duidelijk uitleggen en
toelichten
• Kernachtig
communiceren
De medisch secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties.
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties. Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers.
2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren
onder druk
• Gevoelens onder controle houden
De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties.
2.6 werkproces: Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af
Omschrijving De medisch secretaresse bereidt het spreekuur voor en maakt (telefonisch) (vervolg)afspraken met patiënten voor het spreekuur in het patiëntenregistratiesysteem en zoekt voor het spreekuur begint de statussen, dossiers en foto’s op, beoordeelt of nog aanvullende (vertrouwelijke) informatie en/of uitslagen elders verkregen moeten worden en voegt deze gegevens in voorkomende gevallen toe aan het patiëntendossier. Ze ontvangt patiënten vanuit verschillende culturen, controleert waarvoor de patiënt komt, neemt de documenten in ontvangst, zoals een verwijzing, brief, ziektekostenpas, verwerkt de gegevens in het systeem in verband met financieel administratieve afhandeling van zaken, voorziet hen van (medische) informatie en verwijst of begeleidt hen naar de juiste arts of afdeling. Daarnaast voorziet ze de spreekkamers van onderzoeksmaterialen, controleert of de apparatuur werkt en legt formulieren klaar ten behoeve van het spreekuur.
Gewenst resultaat Er zijn (telefonische) (vervolg)afspraken gemaakt met patiënten, het patiëntenregistratiesysteem is volledig en actueel, de patiëntendossiers zijn compleet, de patiënten zijn correct ontvangen en artsen zijn in het bezit van het betreffende patiëntendossier.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Aandacht en begrip tonen • Interesse tonen
• Luisteren
De medisch secretaresse luistert goed naar de vragen en/of opmerkingen van patiënten en/of hun begeleiders, voorziet hen van informatie en verwijst of begeleidt hen naar de wachtkamer of de spreekkamer van de specialist.
• Communicatieve vaardigheden • Kennis van de financiering van de gezondheidszorg (DBC Diagnose-behandelcombinatie) • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van de medische terminologie • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette
• Kennis van de organisatie van de gezondheidszorg
• Algemene kennis van de
werking van het menselijk lichaam
• Kennis van de wettelijke regelgeving m.b.t. bewaartermijnen van medische gegevens Ethisch en integer handelen • Integer handelen De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in
het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten.
Relaties bouwen en netwerken • Relaties opbouwen met mensen
• Relaties opbouwen op
verschillende niveaus
• Relatienetwerk
onderhouden en benutten
De medisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de
leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.
Presenteren • Duidelijk uitleggen en
toelichten
• Kernachtig
communiceren
De medisch secretaresse legt zaken mbt het spreekuur duidelijk uit aan de patiënten en/of hun begeleiders.
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze patiënten en hun begeleiders ontvangt aan op de verwachtingen van deze relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen.
2.6 werkproces: Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem.
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda
• Kennis van en
vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen
tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen
• Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie
• Kennis van en
vaardigheid in het geven van instructies
• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn bij het
voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten en/of hun begeleiders.
Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk
• Gevoelens onder controle houden
De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het
voorbereiden van het spreekuur en het ontvangen van patiënten en/of hun begeleiders.
Plannen en organiseren • Activiteiten plannen
• Tijd indelen
De medisch secretaresse plant werkzaamheden ter
voorbereiding op het spreekuur, maakt en/of verzet afspraken met patiënten, registreert deze in het patiëntenregistratie-systeem, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.
Vakdeskundigheid toepassen • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden • Vakspecifieke mentale
vermogens aanwenden
De medisch secretaresse werkt vlot en accuraat bi het afhandelen van zaken m.b.t. het spreekuur.
2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties
Omschrijving De medisch secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage.
Gewenst resultaat De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Beslissen en activiteiten initiëren
• Beslissingen nemen
• Op eigen initiatief handelen
De medisch secretaresse neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie.
• Communicatieve
vaardigheden
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van e-mailopties • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van
communicatiemiddelen
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechniek en • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van financiële
zaken en prijzen op de markt
• Rekenvaardigheid
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik
Samenwerken en overleggen • Afstemmen
• Proactief informeren
De medisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en
accommodaties.
Plannen en organiseren • Activiteiten plannen
• Tijd indelen
De medisch secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en
knelpunten snel op te lossen. Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties.
Met druk en tegenslag omgaan • Effectief blijven presteren onder druk
De medisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties.
2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) • Kennis en vaardigheid in
het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van (digitale)
hulpmiddelen
Bedrijfsmatig handelen • Kostenbewust handelen De medisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met
middelen van de organisatie bij het regelen van reizen en accommodties, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.
2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af
Omschrijving De medisch secretaresseverzamelt financiële gegevens m.b.t. declaraties, nota’s en rekeningen, controleert deze, voert deze gegevens in de DBC (diagnose behandelcombinatie) of in een geautomatiseerd (boekhoudkundig of administratief) systeem en handelt de overige financiële gegevens af ter voorbereiding op de verwerking van deze gegevens door de financiële administratie. Gewenst resultaat Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.
Competentie Component(en) Prestatie-indicator Vakkennis en vaardigheden
Ethisch en integer handelen • Integer handelen De medisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke of gevoelige aard bij de afhandeling van facturen en declaraties
• Kennis van de financiering van de gezondheidszorg (DBC Diagnose-behandelcombinatie) • Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (digitaal)
registratiesysteem
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van
communicatiemiddelen
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. • Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie • Rekenvaardigheid • Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief,
gegevensbestanden etc.)
Bedrijfsmatig handelen • Kostenbewust handelen
• Financieel bewustzijn tonen
De medisch secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk en gaat met
zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van cliënten/patiënten en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties en kan deze gegevens in een DBC coderen. Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen • Werken conform voorgeschreven procedures
De medisch secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan procedures bij het afhandelen van facturen en declaraties.
Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten
• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen
De medisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze nota's en declaraties afhandelt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en afspraken na te komen.
2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af
• Kennis van en
vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) • Inzicht in de wijze van
verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie • Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie mbt afhandeling van eenvoudige financiële zaken • Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal
• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal
• Kennis van en
vaardigheid in het omgaan met financiële zaken
