Details

(1)

4.1 Juridisch secretaresse

Algemene informatie

Context van de kwalificatie De juridisch secretaresse is werkzaam in arbeidsorganisaties (groot, klein, profit, non-profit) als een notariaat, een advocatenkantoor, een rechtbank, een

gerechtsdeurwaarderorganisatie, een octrooienbureau, een vastgoedonderneming of een juridische afdeling van een organisatie. Kenmerkend is dat het werk zich

afspeelt op het brede terrein van het Nederlandse recht en de rechtsgang.

Typerende beroepshouding

Essentiële kennis en vaardigheden voor de juridisch secretaresse zijn

klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen schakelen en een spin in 't web zijn. Daarnaast wordt het belang van proactief zijn, ondersteunend en meedenkend werken steeds groter. Het gaat om de specifieke vaardigheden als foutloos Nederlands en Engels spreken en schrijven, foutloos gebruiken van de juridische terminologie, probleemoplossend vermogen hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang voor het helder in beeld krijgen van de wensen, belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega's en klanten. Daarnaast is de juridisch secretaresse in staat om op adequate wijze om te gaan met vertrouwelijke informatie, zodat de belangen van de eigen organisatie en de privacy van de klanten wordt gewaarborgd. Daarnaast zijn ook competenties als stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief nemen en plannen en organiseren essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Niveau van de beroepsuitoefening

Niveau 4 Rol en

verantwoordelijkheden

De juridisch secretaresse zorgt ervoor dat de leidinggevende(n) voortdurend inzicht hebben in de voortgang van de werkzaamheden. Ze adviseert en ondersteunt de leidinggevende(n) door het aandragen van oplossingen voor problemen die gerelateerd zijn aan haar taken. Ze is verantwoordelijk voor het administratief ordenen en vastleggen van gegevens, voor het opstellen van een administratief plan voor de coördinatie en de organisatie van de activiteiten, voor het reageren op verzoeken en klachten en het opbouwen en onderhouden van contacten met klanten of organisaties en ze speelt in op wisselende / onverwachte omstandigheden. In veel gevallen maakt ze deel uit van een secretariaat. De juridisch secretaresse werkt zelfstandig binnen de gegeven taakstelling in de organisatie en heeft coördinerende taken.

Complexiteit Het beroep van juridisch secretaresse wordt gekenmerkt door een grote variatie in en onvoorspelbaarheid van activiteiten. Er wordt een steeds groter beroep gedaan op specialistische kennis en vaardigheden op het gebied van juridische terminologie, Nederlands, een moderne vreemde taal, verschillende culturen en ict.Ze moet de leidinggevende)n kunnen adviseren en ondersteunen. Daarnaast kan ze initiatieven nemen, ideeën stimuleren en zo nodig verbetervoorstellen doen. Door de

technologische ontwikkelingen is het vak complexer geworden. Ze past de standaardcomputertoepassingen aan haar werkzaamheden en/of die van haar leidinggevende(n) aan of ontwikkelt nieuwe standaarden. De juridisch secretaresse moet inzicht en overzicht houden over de informatiestroom die in toenemende mate een specialistisch karakter hebben. Meer dan vroeger moet de juridisch

secretaresse beschikken over communicatieve en sociale vaardigheden. Wettelijke

beroepsvereisten

Nee

Branche vereisten Nee

Nederlands en rekenen In overeenstemming met de wet Referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen zijn de voor het mbo vastgestelde referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen van toepassing. Voor deze kwalificatie zijn het referentieniveau Nederlands en het

(2)

referentieniveau rekenen vastgesteld op 3F. De beroepseisen ten aanzien van Nederlands en rekenen zijn beschreven in deel C van dit dossier.

Moderne vreemde talen

Voor deze kwalificatie zijn de volgende eisen voor beheersing van het Engels van toepassing:

• het ERK-niveau B1 is van toepassing op de vaardigheden lezen en luisteren. • het ERK-niveau A2 is van toepassing op de vaardigheden gesprekken voeren,

spreken en schrijven.

De beroepseisen ten aanzien van een (moderne) vreemde taal (of talen) zijn beschreven in deel C van dit dossier. Het betreft een MVT naar keuze.

(3)

2.2 Juridisch secretaresse

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit Proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse

Kerntaak 1

Voert taken rondom informatiemanagement uit

Competenties

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y

Werkprocessen

1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

x x x x x x x x x

1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling

x x x x x x x

1.3 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief 1.4 Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer x x x x x 1.5 Onderhoudt het relatienetwerk x x x x x x

1.6 Voert administratieve taken uit

(4)

(5)

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit

1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

Omschrijving De juridisch secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de e-mails/post/overige (digitale) documenten. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e-mails/post/overige (digitale) documenten kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden en houdt rekening met procedures en termijnen (fatale data). De juridisch secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post/(digitale) documenten. Ze verwerkt teksten door voldoende informatie te verzamelen om tot een juiste inhoudelijke formulering te komen. Veelal werkt ze teksten uit met behulp van een dictafoon. Ze past bij het uitwerken van teksten de juiste juridische terminologie toe. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (dictaten, contracten, processtukken, juridische akten, bezwaarschriften, memo’s, verslagen, e-mails etc.) Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze. Tenslotte draagt ze in voorkomende gevallen zorg voor verzending per e-mail, koerier of post.

Gewenst resultaat Ingekomen e-mails/post/overige (digitale) documenten zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De

verzamelende gegevens voor uitgaande e-mails/post/overige (digitale) documenten zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste map en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is, indien van toepassing,op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator

• Communicatieve vaardigheden

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties

• Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

van de juridische terminologie

• Kennis van de meest bekende indeling van het recht (privaatrecht en

publiekrecht)

• Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van de organisatie van de

rechterlijke macht in Nederland

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen

Analyseren

• Informatie genereren uit gegevens • Informatie uiteenrafelen

• Verbanden leggen

De juridisch secretaresse analyseert de verzamelde informatie, selecteert de juiste gegevens, maakt

onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, brengt structuur aan in de teksten tbv de schriftelijke

informatie-uitwisseling en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom in de organisatie

Ethisch en integer handelen

• Integer handelen

De juridisch secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van

vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij de schriftelijke informatie-uitwisseling.

Beslissen en activiteiten initiëren

• Beslissingen nemen

• Op eigen initiatief handelen

De juridisch secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende

correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatie-uitwisseling op eigen initiatief af.

Plannen en organiseren • Activiteiten plannen

De juridisch secretaresse plant en regelt de

(6)

1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

van een (elektronisch) archiveringssysteem.

• Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van regels met betrekking tot

geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels • Kennis van verschillen tussen culturen en

vaardigheid in het omgaan met deze verschillen

• Kennis van wettelijke regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens

• Toetsenbordvaardigheid

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet,

naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.)

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties)

• Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal

• Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

• Kennis van wettelijke regels mbt bewaartermijnen

• Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

• Kennis van procedures bij de rechtbank m.b.t. juridische dossiers

• Tijd indelen schriftelijke informatie-uitwisseling, stelt prioriteiten,

stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.

Instructies en procedures opvolgen • Instructies opvolgen

• Werken conform voorgeschreven procedures

De juridisch secretaresse volgt instructies en

aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt de schriftelijke informatie-voorziening.

Met druk en tegenslag omgaan

• Effectief blijven presteren onder druk

De juridisch secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de

prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden.

Samenwerken en overleggen

• Afstemmen

• Proactief informeren

De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.

Formuleren en rapporteren

• Correct formuleren

• Structuur aanbrengen

• Vlot en bondig formuleren

• Communicatie op de ontvanger(s) richten

De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. Vakdeskundigheid toepassen

• Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden

• Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden

De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van benodigde hard- en software.

(7)

1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling

Omschrijving De juridisch secretaresse voert (telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de

leidinggevende(n), voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt zelf overige (telefoon)gesprekken af.

Gewenst resultaat De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de juridisch secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan leidinggevende(n), collega’s of andere medewerkers.

Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de juridische terminologie

publiekrecht)

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

van communicatiemiddelen

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch)

archiveringssysteem.

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van juridische terminologie

• Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van regels met betrekking tot

De juridisch secretaresse neemt beslissingen over wie welke (telefoon)gesprekken moet afhandelen, ze verbindt de telefoongesprekken door naar de betreffende personen en handelt overige

(telefoon)gesprekken zelf af. De overige mondelinge informatie-uitwisseling handelt ze op eigen initiatief af. Samenwerken en overleggen

• Afstemmen

De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n), collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn.

Formuleren en rapporteren • Vlot en bondig formuleren

De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de

gesprekspartner(s). Met druk en tegenslag omgaan

prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling.

(8)

1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief,

gegevensbestanden etc.)

• Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten

• Aansluiten bij behoeften en verwachtingen

De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-voorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de

organisaties/relaties. Relaties bouwen en netwerken

• Relaties opbouwen met mensen

• Relaties opbouwen op verschillende niveaus • Relatienetwerk onderhouden en benutten

De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.

Aandacht en begrip tonen

• Interesse tonen

• Luisteren

De juridisch secretaresse luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen.

(9)

1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer

Omschrijving De juridisch secretaresse legt een (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens voorschrift, registreert documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze zoekt voor de bewaking van procedures en termijnen (fatale data), indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende informatie op in de eigen organisatie, de roladministratie, bij cliënten of daarvoor in aanmerking komende instanties bijv. de rechtbank of financiële instellingen en voegt deze toe aan het (digitale) dossier.

Gewenst resultaat De (digitale) dossiers zijn traceerbaar, actueel, toegankelijk, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche.

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van de materialen en middelen voor het beheren en optimaliseren van een (elektronisch) archief.

publiekrecht)

van communicatiemiddelen • Kennis van en vaardigheid in het

toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van regels met betrekking tot

Vakdeskundigheid toepassen

De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de (digitale) dossiervorming en het dossierbeheer, maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen tbv de verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen van documenten en dossiers.

Analyseren

• Informatie genereren uit gegevens

• Gegevens controleren en aannames toetsen

• Verbanden leggen

De juridisch secretaresse analyseert de verzamelde (digitale) informatie (gegevens/dossiers), selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering uit dossiers, structureert de gegevens om duidelijk te maken welke onderlinge samenhang er bestaat tussen gegevens en dossiers.

aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist verzorgen van de

dossiervorming en het dossierbeheer. Ethisch en integer handelen

vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief.

Formuleren en rapporteren • Vlot en bondig formuleren

De juridisch secretaresse formuleert vlot en bondig bij vragen naar of het overbrengen van zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s).

(10)

1.4 werkproces: Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer • Kennis van wettelijke regels m.b.t.

bescherming persoonsgegevens

• Inzicht in het belang voor de organisatie • Kennis van procedures bij de rechtbank

(11)

1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk

Omschrijving De juridisch secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende(n) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties

(contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn.

Gewenst resultaat Het relatienetwerk is goed onderhouden, is actueel en gegevens zijn snel traceerbaar. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator

• Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

van een (digitaal) registratiesysteem • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen tussen culturen en

• Interesse tonen

De juridisch secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties.

• Afstemmen

De juridisch secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. Relaties bouwen en netwerken

De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatie-uitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen.

De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, afspraken na te

(12)

1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk

komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het

(13)

Proces-competentie-matrix Juridisch secretaresse Kerntaak 2

Voert taken rondom planning en organisatie uit Competenties A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.1 Beheert de agenda x x x x x x x 2.2 Regelt vergaderruimten en faciliteiten x x x x x 2.3 Organiseert bijeenkomsten 2.4 Maakt verslag en handelt

zaken af

x x x x x x

2.5 Ontvangt bezoekers x x x x x x x

2.6 Bereidt het spreekuur voor, ontvangt patiënten, maakt vervolgafspraken en handelt zaken af

2.7 Regelt reizen en accommodaties

x x x x x x x

2.8 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af

(14)

Voert taken rondom planning en organisatie uit A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Werkprocessen 2.9 Handelt facturen en declaraties af x x x x

Betekenis van de kerntaak voor deze kwalificatie

In deze matrix is per kerntaak aangegeven welke competenties aangewend worden bij de uitvoering van de werkprocessen voor deze kwalificatie. Dit is zichtbaar door middel van een kruisje in de matrix.

(15)

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda

Omschrijving De juridisch secretaresse regelt en noteert afspraken van en voor de leidinggevenden(n), van zowel interne als externe contacten en houdt de agenda actueel. Ze synchroniseert de agenda’s, stemt agenda’s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze herinnert de leidinggevende(n) op gezette tijden aan de to-do’s. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor de opvolging ervan.

Gewenst resultaat De agenda wordt dusdanig beheerd dat de leidinggevende(n) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt.

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda

• Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van verschillen tussen culturen en

• Rekenvaardigheid

• Afstemmen

De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de

houders/beheerders van agenda’s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.

• Tijd indelen

werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt

werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken.

aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda. Relaties bouwen en netwerken

De juridisch secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n) in de organisatie en haarzelf.

(16)

2.1 werkproces: Beheert de agenda

De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de directie/het management, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer.

prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda.

De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan.

(17)

2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten

Omschrijving De juridisch secretaresse maakt bij het vastleggen van bijeenkomsten gebruik van een zaalreserveringssysteem. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren, ze maakt een helder overzicht van de gegevens van de zaal, tijdstip, aanvang, duur en frequentie van de bijeenkomsten, de klantnaam, de contactpersoon, opmerkingen, of het een interne of externe bijeenkomst betreft en welke extra's (catering, beamer, laptop) zijn geboekt. Als de bijeenkomst een conference call of videoconference betreft, vraagt ze deze aan (bij een telefoniebedrijf). Vervolgens regelt ze de faciliteiten en organiseert de conference call of videoconference.

Gewenst resultaat De gegevens zijn correct in het zaalreserveringssysteem verwerkt. De rapportage van de boekingen is overzichtelijk en actueel. De vergaderruimten en faciliteiten zijn geboekt.

• Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie

toepassen van

onderhandelingstechnieken

• Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt

• Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten

• Afstemmen

De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over ruimte en

faciliteiten, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren en boeken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.

• Afgewogen risico's nemen

• Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten

De juridisch secretaresse boekt, al dan niet in een (digitaal) reserveringssysteem, op verzoek of op eigen initiatief vergaderruimtes en faciliteiten voor de

leidinggevenden(n), voert de gegevens van de boeking nauwgezet in in het reserveringssysteem, wijst ruimte en faciliteiten toe en zorgt voor een overzichtelijke en actuele rapportage van de boekingen per periode. Vakdeskundigheid toepassen

De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van het (digitale) reserveringssysteem, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten.

• Tijd indelen

werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het boeken van vergaderruimtes en faciliteiten, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt

(18)

2.2 werkproces: Regelt vergaderruimten en faciliteiten • Kennis en vaardigheid in het gebruik van

de Nederlandse taal

het verloop van de werkzaamheden rondom de boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij. Bedrijfsmatig handelen

• Kostenbewust handelen

De juridisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het boeken van

vergaderruimtes en faciliteiten voor de

leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

(19)

2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af

Omschrijving De juridisch secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag van een

vergadering/werkoverleg nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze mb.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst.

Gewenst resultaat Het verslag is een juiste weergave van het besprokene en/of de besluiten. Het document is opgemaakt volgens de huisstijl.

archiveringssysteem.

• Kennis van regels met betrekking tot geheimhouding, bewaartermijnen, brancheafspraken en overheidsregels

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen bij

verslaglegging

vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.

Formuleren en rapporteren

• Correct formuleren

• Structuur aanbrengen

• Vlot en bondig formuleren

De juridisch secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep

De juridisch secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.

• Tijd indelen

werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.

aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist opstellen van een verslag en het

(20)

2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af

afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.

prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst.

(21)

2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers

Omschrijving De juridisch secretaresseontvangt (internationale) bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven door de juridisch secretaresse. De juridisch secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen. Gewenst resultaat Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of

persoon.

• Kennis van en vaardigheid in het toepassen van

onderhandelingstechnieken • Kennis van en vaardigheid in het

toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van financiële zaken en prijzen op

de markt

• Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen

• Interesse tonen

• Luisteren

De juridisch secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer).

vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers.

Presenteren

• Duidelijk uitleggen en toelichten

De juridisch secretaresse legt zaken mbt het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties.

prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het ontvangen van bezoekers/relaties.

aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers. Relaties bouwen en netwerken

De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen,

(22)

2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers

knelpunten snel op te lossen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de organisaties/relaties.

(23)

2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties

Omschrijving De juridisch secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage.

Gewenst resultaat De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever.

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van software / een instrument voor timemanagement

• Kennis van en vaardigheid in het toepassen van

onderhandelingstechnieken • Kennis van en vaardigheid in het

toepassen van gesprekstechnieken • Kennis van financiële zaken en prijzen op

de markt

De juridisch secretaresse neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie.

• Afstemmen

De juridisch secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook

vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties.

• Tijd indelen

werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.

De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze reizen regelt en accommodaties boekt aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen.

Bedrijfsmatig handelen

De juridisch secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n) en anderen in

(24)

2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

van een (elektronische) agenda

• Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen

de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties.

prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties.

(25)

2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af

Omschrijving De juridisch secretaresse stelt declaraties, nota’s en rekeningen voor cliënten op. Ze controleert declaraties, kosten voor personele inzet, deurwaarderskosten, hoogte van griffierechten, subsidies van de raad voor de rechtsbijstand, nota's en aanvragen voor gefinancierde bijstand en handelt deze af of verwerkt de financiële gegevens in een geautomatiseerd boekhoudkundig systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie.

Gewenst resultaat Facturen en declaraties zijn volgens voorschrift voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie. Vakkennis en vaardigheden Competentie en component(en) Prestatie-indicator

• Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie

van een (digitaal) registratiesysteem • Kennis van en vaardigheid in het gebruik

archiveringssysteem. • Kennis van financiële zaken

• Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt

• Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie

vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het afhandelen van facturen en declaraties.

aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het afhandelen van facturen en declaraties.

Bedrijfsmatig handelen

• Financieel bewustzijn tonen

De juridisch secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat met zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van cliënten en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties.

De juridisch secretaresse sluit in de wijze waarop ze nota's en declaraties afhandelt aan op de

verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en afspraken na te komen.

(26)

2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af • Kennis van vaardigheid in het gebruik van

een moderne vreemde taal

• Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken

• Kennis van en vaardigheid in het verwerken van (financiële) gegevens in een (project)administratie