Project:
Project:
“Optimalisatie van het Tenderboard process”
Opdrachtnemer: Niels van Beek Studentnummer: 1122586
Student van: Avans Hogeschool te Breda (AIB) Opdracht: Meesterproef BI
Voorwoord
Dit verslag betreft het productverslag wat tot stand is gekomen in het kader van mijn Werkend Leren 2 afstudeerperiode. De periode heeft plaatsgevonden van 01-09-2009 tot 21-01-2010.
Het verslag heet Productverslag omdat hierin de resultaten staan beschreven die tijdens deze periode zijn opgeleverd. Het verslag is bestemd voor de afstudeerorganisatie Triple A, voor de organisatie Stork waar het project voor is uitgevoerd en voor de examencommissie van Avans Hogeschool Breda. De afstudeeropdracht heb ik succesvol kunnen afronden dankzij de ondersteuning van een aantal personen die ik hiervoor wil bedanken. Ten eerste dhr. Frank Lange die tijdens dit project fungeerde als mijn stagebegeleider en mij tijdens het project begeleidt heeft. Ten 2e dhr. Zikret Hadzic die
binnen Stork was aangesteld als projectleider en waarmee ik erg prettig heb samen kunnen werken, hij heeft mij binnen het project mijn eigen gedeelte laten uitvoeren en ervoor gezorgd dat dit erg goed paste binnen het gehele project. Ten 3e wil ik de medewerkers bedanken die ik tijdens dit
project heb geïnterviewd en die ik heb benaderd voor informatie. Als 4e wil ik dhr. Ed Landman
bedanken die mij gedurende het project uitstekend heeft ondersteund en waarmee ik altijd contact op heb kunnen nemen wanneer ik vragen had. Tot slot wil ik iedereen binnen Triple A bedanken dat ik mijn afstudeeropdracht binnen deze organisatie heb mogen uitvoeren en de hulp die mij hierbij geboden is.
Zaltbommel, 7 januari 2010
Management samenvatting
De opdrachtBinnen Stork heeft men behoefte aan de ondersteuning van ICT bij processen binnen de organisatie. Het proces wat op dit moment binnen Stork de aandacht vestigt om m.b.v. ICT te worden
ondersteund is het proces dat betrekking heeft op het goedkeuren van offertes en binnen Stork het Tenderboard process heet. Het Tenderboard process: dit is binnen Stork het proces dat begint bij het indienen van een Project Passport (offerte) bij de business manager tot de initiatie van de uitvoering van het project. Op dit moment verloopt de goedkeuring van deze Project Passports via veel
verschillende personen en verschillende wegen en doordat dit proces nog niet ondersteund wordt door middel van automatisering is de kans op fouten aanwezig. Stork heeft de opdracht aan Triple A gegeven het Tenderboard process zoveel mogelijk te ondersteunen door middel van SharePoint. De reden dat Stork dit project uit wil laten voeren door Triple A heeft als doel de kans op fouten te reduceren binnen het Tenderboard process en het proces te versnellen.
De afstudeeropdracht bestaat uit drie onderdelen:
- Het in kaart brengen van het huidige Tenderboard process
- Het in kaart brengen van een geoptimaliseerd Tenderboard process
- Het implementeren van het Tenderboard process binnen de omgeving van Stork Resultaten
De afstudeeropdracht wordt projectmatig uitgevoerd in een periode van 21 weken, ik heb gekozen het project in de volgende fasen te verdelen: de voorbereidingsfase, de uitvoeringsfase en de verslagleggingfase. Binnen dit productverslag staan alle producten beschreven. De producten die opgeleverd zijn aan de organisatie Stork en de afstudeerorganisatie Triple A zijn gerealiseerd tijdens de uitvoeringsfase, deze producten zijn:
Een in kaart gebracht huidig Tenderboard process
Beschrijving van knelpunten binnen het huidige Tenderboard process Beschrijving van mogelijke verbeterpunten voor het Tenderboard process Een in kaart gebracht en verbeterd Tenderboard process
Prototype
Geïmplementeerd en getest Tenderboard process Gebruikersdocumentatie
Presentatie / training m.b.t. het doorlopen van het Tenderboard Process Het implementeren van het systeem binnen de productieomgeving van Stork Conclusie
Tijdens de afstudeerperiode zijn alle projectfasen succesvol doorlopen en alle producten opgeleverd. Op dit moment beschikt de organisatie Stork over een geoptimaliseerd Tenderboard process wat is ondersteund met behulp van SharePoint. De gebruikers zijn getraind in het doorlopen van het Tenderboard process, vanaf februari gaat het systeem life. Vanaf 9 januari wordt er gestart met een pilot, tijdens deze pilot worden de bestaande paspoorten ingevoerd binnen het nieuwe systeem. Doordat Stork nu bezit over een door SharePoint ondersteunt Tenderboard process kunnen zij sneller
Inhoudsopgav
INLEIDING... 1
1. OPDRACHT EN DOELEN... 2
1.1. ACHTERGRONDVANHETPROJECT...2
1.2. OPDRACHTOMSCHRIJVING...3 1.3. DEPROJECTDOELSTELLING...4 2. AANPAK... 5 2.1. VOORBEREIDINGSFASE...6 2.2. UITVOERINGSFASE...7 2.3. VERSLAGLEGGINGFASE...12
3. RESULTATEN “OPTIMALISATIE VAN HET TENDERBOARD PROCESS”...13
3.1. EENINKAARTGEBRACHTHUIDIG TENDERBOARDPROCESS...13
3.2. BESCHRIJVINGVANKNELPUNTENBINNENHETHUIDIGE TENDERBOARDPROCESS...16
3.3. BESCHRIJVINGVANMOGELIJKEVERBETERPUNTENVOORHET TENDERBOARDPROCESS...17
3.4. EENINKAARTGEBRACHTVERBETERD TENDERBOARDPROCESS...18
3.5. PROTOTYPE...20
3.6. GEÏMPLEMENTEERDENGETEST TENDERBOARDPROCESS...21
3.7. GEBRUIKERSDOCUMENTATIE...23
3.8. PRESENTATIE / TRAININGM.B.T. HETDOORLOPENVANHET TENDERBOARD PROCESS...23
3.9. HETIMPLEMENTERENVANHETSYSTEEMBINNENDEPRODUCTIEOMGEVINGVAN STORK...24
4. CONCLUSIE... 30
BRONNENLIJST... 31
BIJLAGE 1: DE OPDRACHTFORMULERING... 32
BIJLAGE 2: EEN IN KAART GEBRACHT HUIDIG TENDERBOARD PROCESS...33
BIJLAGE 3: BESCHRIJVING VAN KNELPUNTEN BINNEN HET HUIDIGE TENDERBOARD PROCESS...43
BIJLAGE 4: EEN IN KAART GEBRACHT VERBETERT TENDERBOARD PROCESS...49
BIJLAGE 5: GEÏMPLEMENTEERD EN GETEST TENDERBOARD PROCESS...55
BIJLAGE 6: GEBRUIKERSDOCUMENTATIE... 95
Inleiding
Binnen dit verslag staan de opgeleverde producten weergegeven die zijn gerealiseerd tijdens het afstudeerproject “Optimalisatie van het Tenderboard process”. Het project is in 21 weken uitgevoerd binnen de organisatie Stork voor de organisatie Triple A. Dit verslag is geschreven voor de
afstudeerorganisatie Triple A, de organisatie Stork en de examencommissie van de opleiding BI binnen Avans Hogeschool.
De afstudeeropdracht bestaat uit de volgende drie hoofd onderdelen: - Het in kaart brengen van het huidige Tenderboard process
- Het in kaart brengen van een geoptimaliseerd Tenderboard process
- Het implementeren van het Tenderboard process binnen de omgeving van Stork De structuur van dit document is als volgt:
Hoofdstuk 1: Opdrachtbeschrijving
Dit hoofdstuk staat de achtergrond, de opdrachtomschrijving en de projectdoelstelling van het afstudeerproject “Optimalisatie van het Tenderboard process” beschreven.
Hoofdstuk 2: Aanpak
Dit hoofdstuk bevat een overzicht van alle producten die gedurende dit afstudeertraject zijn opgeleverd en de aanpak die is gebruikt om tot de producten te komen.
Hoofdstuk 3: Resultaten “Optimalisatie van het Tenderboard process”
Binnen dit hoofdstuk zijn alle producten weergegeven die zijn gerealiseerd tijdens de uitvoeringsfase van het project “Optimalisatie van het Tenderboard process”.
Hoofdstuk 4: Conclusie
Dit hoofdstuk bevat een algemene conclusie van het uitgevoerde project “Optimalisatie van het Tenderboard process”. De conclusie is gericht op de vooraf bepaalde projectdoelstelling.
1. Opdracht en doelen
Dit hoofdstuk beschrijft de achtergrond van de uit te voeren opdracht, de opdrachtomschrijving, de projectdoelstelling met bijbehorende projectdoelen en de resultaten die tijdens dit project behaalt dienen te worden.
1.1.
Achtergrond van het project
Binnen Stork heeft men behoefte aan extra business proces functionaliteiten als workflows,
tijdschrijven, maar zeker ook aan de ondersteuning van ICT bij processen binnen de organisatie. Het proces wat op dit moment binnen Stork de aandacht vestigt om m.b.v. ICT te worden ondersteund is het proces dat betrekking heeft op het goedkeuren van offertes en binnen Stork het Tenderboard process heet. Het Tenderboard process: dit is binnen Stork het proces dat begint bij het indienen van een Project Passport (offerte) bij de business manager tot de initiatie van de uitvoering van het project. Op dit moment verloopt de goedkeuring van deze Passports via veel verschillende personen en verschillende wegen en doordat dit proces nog niet ondersteund wordt door middel van
automatisering is de kans op fouten aanwezig. Binnen Stork is er een processchema opgesteld dat beschrijft op welke manier het Tenderboard process in de huidige situatie wordt uitgevoerd, dit schema dient geverifieerd te worden. Triple A is expert op het gebied van SharePoint en biedt bij Stork al enige tijd oplossingen binnen SharePoint. Stork heeft de opdracht gegeven het Tenderboard process zoveel mogelijk te ondersteunen door middel van SharePoint.
De reden dat Stork dit project uit wil laten voeren door Triple A heeft als doel de kans op fouten te reduceren binnen het Tenderboard process en het proces te versnellen. Door middel van de ondersteuning van ICT (SharePoint) wil Stork het proces geautomatiseerd in combinatie met gebruiksvriendelijk laten verlopen.
Triple A gaat het "Tenderboard process" project uitvoeren. We willen m.b.v. SharePoint (ICT) het Tenderboard process zoveel mogelijk ondersteunen maar willen tevens controleren of het proces zoals Stork het beschreven heeft ook wordt nageleefd en of er eventueel verbeterpunten zijn. Het project is geen gevolg van een ander project, er is wel vaker intern binnen Stork naar het Tenderboard process gekeken maar deze werkzaamheden zijn nooit in de vorm van een project uitgevoerd. Het huidige proces is enige tijd voor dit project door een medewerker binnen Stork in kaart gebracht, tevens zijn er ook al vaker verbeteringen aangebracht aan het Project Passport wat gebruikt wordt binnen het proces.
De eerder uitgevoerde werkzaamheden m.b.t. het Tenderboard process hebben geen invloed op het project dat uitgevoerd gaat worden omdat we binnen dit project niet gaan kijken of het Project Passport op de juiste manier is ingericht maar we het proces wat het Project Passport doorloopt willen ondersteunen m.b.v. ICT.
1.2.
Opdrachtomschrijving
Binnen deze paragraaf staat de opdracht samengevat zoals hij is aangeleverd door Triple A aan de afstudeerder, voor de gedetailleerde opdrachtomschrijving verwijs ik U naar Bijlage 1: de
opdrachtformulering.
De afstudeeropdracht bestaat uit de volgende drie onderdelen: - Het in kaart brengen van het huidige Tenderboard process
Het huidige Tenderboard process wordt in kaart gebracht aan de hand van gehouden interviews en participerende observaties. Aan de hand van de gehouden interviews en participerende observaties worden de knelpunten die specifiek gericht zijn op het Tenderboard Process beschreven. Het proces wordt gemodelleerd in de vorm van een detail proces schema. - Het in kaart brengen van een geoptimaliseerd Tenderboard process
Het modelleren van het geoptimaliseerd Tenderboard process gebeurd aan de hand van de knelpunten en verbeterpunten die zijn opgesteld naar aanleiding van de gehouden interviews en participerende observaties. Bij het optimaliseren van het Tenderboard process is de
ondersteuning die SharePoint kan bieden bij het proces verwerkt.
- Het implementeren van het Tenderboard process binnen de omgeving van Stork
Het geoptimaliseerde Tenderboard process wordt geïmplementeerd in SharePoint binnen de omgeving van Stork. De afstudeerder maakt hierbij gebruik van onderdelen die de RAD
methodiek biedt omdat er wekelijks een stuurgroepoverleg wordt gehouden waarin tussentijds de eisen en wensen waaraan het systeem moet voldoen kunnen veranderen. De implementatie zal tevens bestaan uit het opleveren van uitgebreide gebruikersdocumentatie en het geven van een training voor de medewerkers die met het systeem gaan werken.
1.3.
De projectdoelstelling
Stork heeft problemen met het Tenderboard process: dit is binnen Stork het proces dat begint bij het indienen van een Project Passport bij de business manager tot de initiatie van de uitvoering van het project. Het proces verloopt via verschillende personen die vaak veel handelingen moeten verrichten wat het proces vertraagd. Omdat het proces niet geautomatiseerd verloopt en er daardoor fouten plaatsvinden tijdens het proces wil Stork dat de knelpunten binnen het proces worden
geïdentificeerd en worden ondersteund door SharePoint. De afstudeerder is verantwoordelijk voor: (projectdoelstelling)
Het binnen 21 weken opleveren van een geoptimaliseerd Tenderboard process binnen Stork geïntegreerd in SharePoint waardoor het aantal handelingen verminderd en fouten reduceren Subdoelstellingen / projectdoelen
- Een verbeterd en aangepast Tenderboard process aan de hand van de veranderde organisatie waarin de knelpunten en verbeterpunten beschreven staan die door de ondersteuning van SharePoint worden opgelost.
- De medewerkers binnen Stork zijn ervan overtuigd dat de nieuwe manier van werken eenvoudiger is en tijdsbesparend ten opzichte van de huidige manier van werken.
- Het geoptimaliseerde Tenderboard process is ondersteund door middel van SharePoint (ICT) en is geïmplementeerd binnen de testomgeving.
- De verschillende gebruikers weten op welke manier zij moeten omgaan met het nieuwe Tenderboard process d.m.v. gebruikersdocumentatie en training en gaan het systeem gebruiken.
De afstudeerder behaald de volgende resultaten:
- Oriëntatieverslag inclusief hierin verwerkt het Plan van Aanpak (beschrijving organisatieTriple A, beschrijving organisatie Stork Industry Services, risicoanalyse)
- Certificaat Microsoft Office SharePoint Server 2007
- Beschrijving van knelpunten en mogelijke verbeterpunten binnen Tenderboard process - Beschrijving van nieuw Tenderboard process schema gericht op de veranderde organisatie - Beschreven procedures en interactie met het geïmplementeerde systeem.
- Geïmplementeerd en getest Tenderboard process, dat verbeterd is door middel van de ondersteuning van SharePoint
- Training met betrekking tot het doorlopen van het Tenderboard process - Medewerkers die op een andere manier denken en werken
- Opgeleide medewerkers - Productverslag / adviesrapport
2. Aanpak
Binnen dit hoofdstuk wordt de aanpak van het project “Optimalisatie van het Tenderboard process” beschreven. Het project is projectmatig uitgevoerd en onderverdeeld in fasen. Binnen elke fase worden producten opgeleverd, deze producten worden binnen het project beschouwd als mijlpalen en zijn te zien in onderstaande afbeelding. De hoofdstukindeling van dit hoofdstuk is gebaseerd op de fasering van het project.
Fasering
Producten
Voorbereidingsfase Uitvoeringsfase Verslagleggingfase
- Oriëntatieverslag en Plan van aanpak - Opdrachtformulering - Literatuurstudie
- Een in kaart gebracht huidig Tenderboard process.
- Beschrijving van knelpunten binnen het huidige Tenderboard process
- Beschrijving van mogelijke verbeterpunten voor het Tenderboard process
- Een in kaart gebracht verbetert Tenderboard process
- Prototype
- Geïmplementeerd en getest Tenderboard process - Gebruikersdocumentatie - Presentatie / training m.b.t. het doorlopen van het Tenderboard process
- Procesverslag - Productverslag
Figuur 1: Fasering met de bijbehorende producten
2.1.
Voorbereidingsfase
De voorbereidingsfase is de eerste fase die is doorlopen Fase
tijdens het project, deze fase is erop gericht je te verdiepen in de opdracht en exact te beschrijven hoe het project uitgevoerd gaat worden. Dit heeft geleidt tot het product Oriëntatieverslag en Plan van aanpak dat is ondertekend door de docentbegeleider, de stagebegeleider en de opdrachtnemer. De opdracht is definitief vastgesteld wat heeft geleidt tot een goedgekeurde opdrachtformulering die is ondertekend door de docentbegeleider, de stagebegeleider en de opdrachtnemer.
Om de opdracht uit te kunnen voeren is de benodigde Producten
informatie verzameld in de vorm van een gevolgde SharePoint cursus die is afgesloten met een behaald Microsoft examen. Na het succesvol doorlopen van deze fase is er goedkeuring gegeven door de docentbegeleider, de opdrachtnemer,
de opdrachtgever en de stagebegeleider om te starten met de uitvoeringsfase van het project. Oriëntatieverslag en Plan van aanpak
Om een goed beeld te krijgen van de afstudeerorganisatie Triple A en de organisatie Stork waarvoor het project is uitgevoerd is begonnen met de oriëntaties op beide organisaties waarbij is gekeken naar de structuur, cultuur etc. De opdracht is verhelderd d.m.v. gesprekken met de stagebegeleider en de opdrachtgever. Aan de hand van besprekingen met de projectgroep is de scope van het project bepaald wat resulteerde in een afgebakende projectopdracht binnen het gehele project. Het
document Oriëntatieverslag en Plan van aanpak is als bijlage opgenomen in het procesverslag. De uitgevoerde activiteiten:
Interviewen van de opdrachtgever ter oriëntatie op de opdracht
Volgen van bedrijfspresentaties binnen Stork ter oriëntatie op de veranderde organisatie Verzamelen van informatie m.b.t. de uitvoering van het project
Afbakenen van de opdracht in overleg met de projectgroep
Maken van het Oriëntatieverslag en Plan van aanpak waarin de volgende onderwerpen beschreven staan: organisatiebeschrijving, de doelstelling / probleemstelling, beschrijving van de adviseur, de geadviseerden, een inhoud van het advies, een beschrijving van de
projectopdracht, de projectactiviteiten en de fasering van het project, de projectgrenzen en randvoorwaarden, de producten die opgeleverd worden en de bijbehorende
kwaliteitsbewaking, een beschrijving van de projectorganisatie, een kosten- / batenoverzicht, beschrijving van het project / systeemarchief, de planning en een risicoanalyse.
Opdrachtformulering
De opdrachtformulering is tot stand gekomen door het houden van een interview met opdrachtgever dhr. Rob Evers en het voeren van gesprekken met de stagebegeleider. Na de verduidelijking van de opdracht is er een opdrachtformulering opgesteld door opdrachtnemer dhr. Niels van Beek en is er overeenstemming bereikt over de uit te voeren opdracht. De opdrachtformulering is ondertekend door docentbegeleider dhr. Ed Landman, stagebegeleider dhr. Frank Lange en opdrachtnemer dhr. Niels van Beek. Voor de opdrachtformulering verwijs ik U naar Bijlage 1: de opdrachtformulering.
- Oriëntatieverslag en Plan van aanpak
- Opdrachtformulering
- Literatuurstudie Voorbereidingsfase
De uitgevoerde activiteiten:
Literatuurstudie
Aan het begin van de afstudeerperiode heeft de opdrachtnemer een cursus gevolgd die betrekking had op Microsoft Office SharePoint. De cursus is succesvol afgesloten door het behalen van het officiële Microsoft examen. Het diploma had de opdrachtnemer nodig om aan te tonen binnen de organisatie Stork dat hij in het bezit was van de juiste kennis om de opdracht uit te kunnen voeren. De boeken die tijdens de cursus zijn behandeld zijn opgenomen in de literatuurstudie, deze is als bijlage opgenomen in het procesverslag.
Volgen en behalen van een Microsoft Office SharePoint cursus
Literatuurstudie over de boeken: Inside Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 en Microsoft Office SharePoint Server 2007, Administrator’s Companion
2.2.
Uitvoeringsfase
De uitvoeringsfase is de tweede fase die is doorlopen Fase
tijdens het project, binnen deze fase zijn de producten gerealiseerd die in de afbeelding hiernaast zijn weergegeven. De producten die in deze fase zijn opgesteld zijn bestemd voor de organisatie Stork maar zullen tevens uitgereikt worden aan
de afstudeerorganisatie Triple A in de vorm van een Producten
productverslag. De producten binnen deze paragraaf worden in hoofdstuk 4 nader beschreven, deze paragraaf richt zich enkel op de aanpak die gebruikt is om tot de producten te komen.
Uitvoeringsfase
- Een in kaart gebracht huidig Tenderboard process.
- Beschrijving van knelpunten binnen het huidige Tenderboard process
- Beschrijving van mogelijke verbeterpunten voor het Tenderboard process
- Een in kaar gebracht verbetert Tenderboard process - Prototype - Geïmplementeerd en getest Tenderboard process - Gebruikersdocumentatie - Presentatie / training m.b.t. het doorlopen van het Tenderboard process
Een in kaart gebracht huidig Tenderboard process
Het product maakt inzichtelijk voor de organisatie Stork hoe het huidige Tenderboard process
verloopt. Het huidige Tenderboard process is in kaart gebracht d.m.v. een detail processchema waarin getoond wordt welke activiteiten er doorlopen worden en welke rollen / functies de activiteiten uitvoeren. Binnen het huidige Tenderboard process is er sprake van een inconsistente
processtroom omdat het proces op verschillende manieren wordt uitgevoerd. De uitgevoerde activiteiten:
Overleg gehouden met het projectteam om de eisen en wensen in kaart te brengen voor het beschrijven van het huidige Tenderboard process
Interview gehouden met de opdrachtgever om globaal inzicht in het proces te verkrijgen
Interview gehouden met dhr. Roelof Bos om zijn eerder in kaart gebrachte Tenderboard process te verifiëren
Interviews gehouden met Consultants, Business Managers, medewerkers OSP, medewerkers Finance en medewerkers die deel uitmaken van het Tenderboard
Participerende observaties uitgevoerd
Verschillende manieren van procesverloop uitgewerkt in proces stroomschema’s
De verschillende uitgewerkte proces stroomschema’s verwerkt tot één huidig Tenderboard processchema (gebruik gemaakt van Visio omdat men dit binnen Stork gebruikt)
Het proces onderverdeeld in de deelprocessen: Aanmaken Project Passport, Controleren Project Passport, Beslissen Project Passport en Verwerken Project Passport
Beschrijving van knelpunten binnen het huidige Tenderboard process
Het product geeft een overzicht van de knelpunten die aanwezig zijn binnen het huidige Tenderboard process. Bij de uitwerking van dit product is een selectie gemaakt uit alle knelpunten waarbij is gelet op de knelpunten die rechtstreeks betrekking hadden op het procesverloop.
De uitgevoerde activiteiten:
De individuele uitgewerkte interviews samengevoegd tot een uitwerking per rol (Consultants, Business Managers, Finance, OSP, Tenderboard)
Alle knelpunten uit de gehouden interviews beschreven
In samenwerking met de projectleider een selectie van knelpunten gemaakt die rechtstreeks betrekking hadden op het procesverloop
Knelpunten besproken met de opdrachtgever
Knelpunten gekoppeld aan de processtappen binnen het in kaart gebrachte huidige Tenderboard process.
Beschrijving van mogelijke verbeterpunten voor het Tenderboard process
Na het beschrijven van de knelpunten binnen het huidige Tenderboard process was er een duidelijk beeld waarom het proces niet goed verliep. Aan de hand van de beschreven knelpunten is er voor elk knelpunt een verbeterpunt opgesteld door de projectleider en de opdrachtnemer. Bij het opstellen van de verbeterpunten is er gekeken bij welke verbeterpunten SharePoint ondersteuning kan bieden. Het opstellen van de verbeterpunten heeft inzichtelijkheid gegeven in hoe SharePoint ondersteuning kan bieden bij het optimaliseren van het proces.
De uitgevoerde activiteiten:
Verbeterpunt opgesteld per beschreven knelpunt
Overleg gepleegd met de projectleider bij het opstellen van de verbeterpunten
Gecontroleerd of de verbeterpunten een bijdrage leveren aan de optimalisatie van het proces waarbij is gekeken naar de snelheid en de reductie van fouten
Bij het opstellen van de verbeterpunten is rekening gehouden met de mogelijkheden die SharePoint kan bieden om het proces te ondersteunen
De verbeterpunten besproken met de stuurgroep en goed laten keuren door de stuurgroep en de opdrachtgever
Een in kaart gebracht verbetert Tenderboard process
Het product maakt inzichtelijk voor de organisatie Stork hoe het verbeterde Tenderboard process verloopt. Het verbeterde Tenderboard process is in kaart gebracht d.m.v. een detail processchema waarin getoond wordt welke activiteiten er doorlopen worden en welke rollen / functies de
activiteiten uitvoeren. Het verbeterde Tenderboard process is opgesteld aan de hand van de in kaart gebrachte knelpunten en de bijbehorende verbetervoorstellen.
De uitgevoerde activiteiten:
Overleg gehouden met het projectteam om de eisen en wensen in kaart te brengen voor het beschrijven van het verbeterde Tenderboard process
Verschillende verbeterde manieren van procesverloop uitgewerkt in proces stroomschema’s De verbeterde detail proces stroomschema’s besproken met de projectleider
De verbetervoorstellen die voor de knelpunten zijn opgesteld zijn meegenomen in het in kaart gebracht verbeterde Tenderboard process
De verbeterde proces stroomschema’s voorgelegd en uitgelegd aan de stuurgroep waarbij een keuze is gemaakt voor een verbeterd Tenderboard process
Feedback gevraagd over het gekozen verbeterde Tenderboard process bij medewerker van de afdeling OSP, Business Manager, Consultant en een medewerker van de afdeling Finance Het verbetert Tenderboard process detail stroomschema is beschreven zoals het binnen SharePoint gaat verlopen
Het proces is onderverdeeld in de deelprocessen: Aanmaken Project Passport, Controleren Project Passport, Beslissen Project Passport en Verwerken Project Passport
Prototype
Het prototype is een product dat diende als discussiestuk over hoe het Tenderboard process binnen SharePoint eruit zou gaan zien. Het prototype geeft visueel weer hoe het Tenderboard process is ingericht binnen SharePoint zoals de indeling van de site en de lay-out van de site.
De uitgevoerde activiteiten:
Overleg gepleegd met de projectleider en de stuurgroep waarbij is bepaald waar de Tenderboard process site binnen de SharePoint testomgeving van Stork gebouwd diende te worden
De naam van de site bepaald, deze overlegt met de projectleider en de stuurgroep
Wekelijkse stuurgroepvergaderingen gehouden voor overleg te plegen over het prototype Gebruik gemaakt van de RAD methodiek om tussentijds veranderingen door te kunnen voeren
Keuze gemaakt in overleg met de projectleider en stuurgroep over de indeling en lay-out van de Tenderboard process site
Veranderingen doorgevoerd m.b.t. het aanmaken van Document Library’s op basis van in de stuurgroepvergadering bepaalde statussen
Besloten in overleg met de projectleider en de stuurgroep om rechten op de Document Library’s toe te kennen per rol
Feedback gevraagd en gekregen van medewerkster binnen de afdeling OSP, een Business Manager en een Consultant
Draagvlak gecreëerd door het prototype te bespreken met medewerkers binnen OSP, een Business Manager, een Consultant en een medewerker van Finance
Geïmplementeerd en getest Tenderboard process
Na de goedkeuring van het prototype is het systeem gebouwd binnen de SharePoint testomgeving van Stork aan de hand van de eisen en wensen die de stuurgroep aan het systeem stelde. Het verbeterde Tenderboard process is ingericht binnen het systeem en is getest. Het systeem is binnen de scope van het project opgeleverd en er is besloten het systeem in januari over te zetten naar de productieomgeving en een pilot te gaan draaien.
De uitgevoerde activiteiten:
Onderscheid gemaakt tussen drie verschillende projecten
Per project bij het aanmaken van een Project Passport verplichte velden ingericht Aan de hand van de gehouden interviews de requirements per rol bepaald
Wekelijkse stuurgroepvergaderingen ingepland en gehouden om de requirements van het systeem te bespreken en de voortgang van het implementeren te bespreken
Verschillende Document Library’s ingericht en de rechten per rol toegekend
Gebruik gemaakt van de RAD methodiek om tussentijds veranderingen door te kunnen voeren
Het verbeterde Tenderboard process ingericht binnen het systeem door gebruik te maken van workflows
Het systeem is getest met de projectleider en een medewerker van de afdeling OSP aan de hand van testscenario’s
Gebruikersdocumentatie
Het product gebruikersdocumentatie dient als beschrijving voor de key-users hoe zij met het systeem moeten omgaan. De gebruikersdocumentatie is gericht op de verschillende rollen waarbij stap voor stap staat aangegeven hoe zij het Tenderboard process uit dienen te voeren, zij worden door het volgen van de gebruikersdocumentatie door het proces geleid.
De uitgevoerde activiteiten:
In overleg met de projectleider besloten dat de opdrachtnemer de gebruikersdocumentatie opstelt in plaats van de key-users (dit was vooraf gepland)
Overleg gepleegd met de projectleider om de eisen en wensen in kaart te brengen voor het beschrijven van de gebruikersdocumentatie
De gebruikershandleiding is ingericht aan de hand van de eerder bepaalde deelprocessen De interactie en procedures zijn meegenomen binnen de gebruikershandleiding
Aan de hand van de template die binnen Stork wordt gebruikt de gebruikershandleiding opgesteld, wat resulteerde in een step by step handleiding
De gebruikershandleiding is gecontroleerd door de projectleider en besproken met de stuurgroep
Presentatie / training m.b.t. het doorlopen van het Tenderboard Process
De presentatie / training betreft een PowerPoint presentatie die als doel heeft de verantwoordelijken binnen het Tenderboard process kennis en uitleg over het systeem geven.
De presentatie / training wordt gegeven door de opdrachtnemer, de projectleider en de stuurgroep aan het Management Team en iedereen die met het nieuwe systeem dient te gaan werken.
Binnen de training wordt aangegeven wat het doel van het project was, de fasering die tijdens het project is doorlopen en welke knelpunten er zijn opgelost d.m.v. de ondersteuning van SharePoint bij het verbeterde proces. Tijdens de training is het gehele Tenderboard process doorlopen middels een demonstratie waarbij is aangegeven wie voor welk gedeelte van het proces verantwoordelijk is. De uitgevoerde activiteiten:
In overleg bepaald met de stuurgroep wie de presentatie bij mogen wonen Middels de presentatie / training is er draagvlak gecreëerd
Het doel van het project is uitgelegd tijdens de presentatie
De aanpak van het project is besproken tijdens de presentatie en iedereen is bedankt die medewerking heeft verleend, bijv. door het geven van interviews etc.
Het proces is succesvol doorlopen tijdens de presentatie / training
Er is gebruik gemaakt van een conference call i.c. met het gebruik van een NetMeeting zodat de presentatie op afstand bij te wonen was voor iedereen, de betrokkenen zijn hiervan tijdig op de hoogte gesteld door middel van een e-mail.
2.3.
Verslagleggingfase
De verslagleggingfase is de laatste fase die is doorlopen Fase
tijdens het project, binnen deze fase zijn de producten gerealiseerd die in de afbeelding hiernaast zijn weergegeven. Het productverslag en procesverslag worden opgeleverd aan
de examencommissie van de opleiding BI binnen Avans Hogeschool, op basis van het geschreven productverslag en procesverslag wordt de opdrachtnemer beoordeeld door de examencommissie. Het productverslag wordt opgeleverd aan de
afstudeerorganisatie Triple A en aan de organisatie Stork Producten
waar het project voor is uitgevoerd. Procesverslag
Dit product is weergegeven in de vorm van een verslag en beschrijft hoe het afstudeerproject “Optimalisatie van het Tenderboard process” tijdens de afstudeerperiode procesmatig is verlopen. Het verslag is geschreven met het doel aan te tonen dat de afstudeerder voldoet aan de eisen die Avans Hogeschool stelt aan een Bedrijfskundig Informatica student. Het procesverslag is bestemd voor de examencommissie van de opleiding BI binnen Avans Hogeschool.
De uitgevoerde activiteiten:
Tijdens het opstellen van het verslag is er gebruik gemaakt van de Deming Circle om de kwaliteit te verhogen
Overleg gepleegd met de docentbegeleider over de indeling van het verslag De verwachtingen, uitvoering, reflectiemomenten en leermomenten beschreven Productverslag
Dit product is weergegeven in de vorm van een verslag en beschrijft alle producten die gedurende de afstudeerperiode zijn opgeleverd. Het product is geschreven voor de afstudeerorganisatie Triple A en voor de organisatie Stork waar het project voor is uitgevoerd. Tevens wordt dit product overhandigd aan de examencommissie van de opleiding BI binnen Avans Hogeschool.
De uitgevoerde activiteiten:
Overleg gepleegd met de afstudeerorganisatie om de eisen en wensen in kaart te brengen voor het beschrijven van het productverslag
Overleg gepleegd met de docentbegeleider over de indeling van het verslag
De producten die tijdens het afstudeerproject “Optimalisatie van het Tenderboard process” zijn gerealiseerd beschreven
Verslagleggingfase
- Procesverslag
3. Resultaten “Optimalisatie van het Tenderboard process”
Binnen dit hoofdstuk worden de resultaten van het project uit deuitvoeringsfase beschreven, dit zijn de producten die opgeleverd zijn aan de organisatie Stork waar het project voor is uitgevoerd. Bij een aantal producten zal er verwezen worden naar de bijlagen voor een gedetailleerdere productbeschrijving.
De volgende producten komen aan bod:
Een in kaart gebracht huidig Tenderboard process Beschrijving van knelpunten binnen het huidige Tenderboard process
Beschrijving van mogelijke verbeterpunten voor het Tenderboard process
Een in kaart gebracht verbetert Tenderboard process Prototype
Geïmplementeerd en getest Tenderboard process Gebruikersdocumentatie
Presentatie / training m.b.t. het doorlopen van het Tenderboard Process
3.1.
Een in kaart gebracht huidig Tenderboard process
Het in kaart gebracht huidige Tenderboard process betreft het eerste product wat is opgeleverd tijdens de uitvoeringsfase. Dit document beschrijft hoe het huidige Tenderboard process verloopt binnen de organisatie Stork. Het Tenderboard process is een proces dat binnen Stork begint bij het indienen van een Project Passport (offerte) bij de business manager tot de initiatie van de uitvoering van het project. Een Project Passport is een Excel bestand wat dient te worden ingevuld en
goedgekeurd voordat een project uitgevoerd mag worden, hierin staat o.a. wat voor project het is (Acquisition, Execution of Internal project), alle gegevens van de klant (naam, adres, postcode, plaats, BTW-nummer, KvK-nummer etc) en de financiële gegevens en opbrengsten die verwacht worden bij het project (netto marge, totale prijs, risico level, kans etc). Iedereen die een Project Passport in mag vullen heeft dit Passport tot zijn beschikking of kan het downloaden van SisPoint (dit is de naam die Stork intern gebruikt voor SharePoint). Wanneer een consultant acht uur of meer aan het werk is voor een klant maar de klant heeft nog geen opdracht gegeven voor een project worden deze gemaakte uren gezien als acquisitie uren, voor deze uren dient de consultant ook een Project Passport aan te maken omdat hij anders deze gemaakte uren niet kan verantwoorden. Binnen Stork worden er regelmatig interne projecten uitgevoerd waarvan het project “Optimalisatie van het Tenderboard process” een voorbeeld is, alle medewerkers van Stork moeten hun gemaakte uren voor dit project kunnen schrijven binnen het pakket SAP, dit betekend dat er voor een intern project tevens een Project Passport aangemaakt dient te worden. Onderstaand is het huidige Tenderboard process in kaart gebracht met daarbij tekstuele toelichting. Voor een gedetailleerde uitwerking van
Uitvoeringsfase
- Een in kaart gebracht huidig Tenderboard process.
- Beschrijving van knelpunten binnen het huidige Tenderboard process
- Beschrijving van mogelijke verbeterpunten voor het Tenderboard process
- Een in kaar gebracht verbetert Tenderboard process
- Prototype
- Geïmplementeerd en getest Tenderboard process
- Gebruikersdocumentatie
- Presentatie / training m.b.t. het doorlopen van het Tenderboard process
De beschrijving van het huidige Tenderboard process
Het proces begint bij het invullen van het Project Passport (Een Project Passport is een Excel bestand waarin o.a. staat wat voor project het is, de klantgegevens en de financiële gegevens m.b.t. het project) Het aanmaken van het Project Passport gebeurd door zowel Consultants als Business
Managers. De Business Manager controleert het Project Passport en voegt een inkooporder of offerte bij. Wanneer het Passport is goedgekeurd stuurt de Business Manager het Project Passport door naar de afdeling OSP. Het gebeurt binnen de huidige situatie ook dat een Consultant een Project Passport aanmaakt en deze niet laat controleren door zijn / haar Business Manager en het Passport
rechtstreeks verstuurd naar de afdeling OSP. De Project Passports worden inconsequent verstuurd, ze worden naar het mailadres van één van de medewerkers van de afdeling OSP gestuurd of naar het algemene OSP e-mailadres. Het binnengekomen Project Passport bij de afdeling OSP wordt vervolgens opnieuw gecontroleerd op volledigheid, wanneer het Project Passport niet volledig is ingevuld stuurt de medewerkers van OSP het Project Passport terug naar de Business Manager om het bij te werken of de medewerker binnen OSP werkt het Project Passport zelf bij. Wanneer het Project Passport volledig is ingevuld controleert de OSP medewerker het totaalbedrag dat is ingevuld op het Project Passport, wanneer dit bedrag onder de 5000 euro is stuurt de medewerker van OSP het Project Passport door naar de afdeling Finance via de mail. Wanneer het bedrag boven de 5000 euro is dient het Project Passport gecontroleerd en goedgekeurd te worden door het Tenderboard. De OSP medewerker verzamelt alle Project Passports boven de 5000 euro, deze worden geclusterd en uitgeprint voor de eerstvolgende Tenderboard meeting. De Project Passports worden d.m.v. Winzip geclusterd en via de e-mail door de OSP medewerker verstuurd naar alle Senior Business Managers. Elke vrijdag vindt er een Tenderboard meeting plaatst, de leden van het Tenderboard zijn alle Senior Business Managers die binnen Stork werkzaam zijn. De Tenderboard meeting vindt plaats via een conference call waar alle ingestuurde Passporten één voor één worden besproken, hierbij wordt vooral gekeken naar de netto marge, het risicolevel en de totale prijs. Wanneer een Passport niet goedgekeurd wordt dient de Business Manager het aan te passen en wordt het de volgende vrijdag opnieuw besproken. De goedgekeurde Project Passports worden genoteerd door de voorzitter binnen het Tenderboard, hij stuurt deze Passporten terug naar de OSP medewerkers die deze Passporten vervolgens opnemen in een lokale Excel sheet.
Het Project Passport wordt vanuit de afdeling OSP verstuurd naar de afdeling Finance. De medewerkers van de afdeling Finance ontvangen de Project Passports van de afdeling OSP, zij controleren opnieuw de volledigheid en correctheid van het Project Passport, wanneer het Project Passport niet correct is wordt het teruggestuurd naar de verantwoordelijke Business Manager om het bij te werken, wanneer het Project Passport correct is wordt er gekeken of het een wijziging betreft op een bestaand Project Passport. Wanneer het een wijziging betreft op een bestaand Project Passport wordt de wijziging doorgevoerd binnen SAP op het al aangemaakte projectnummer en wordt het projectnummer verstuurd naar alle betrokkenen die op het Project Passport staan
ingevuld. Wanneer het geen bestaand Project Passport is wordt er gecontroleerd wat voor project het betreft en of er een inkooporder of offerte aanwezig is, wanneer deze niet aanwezig wordt deze achterhaald door contact op te nemen met de Business Manager. Als de inkooporder / offerte aanwezig is wordt er een project nummer aangemaakt binnen SAP en worden dit nummer verstuurd naar iedereen die vermeld staat op het Project Passport, dit zijn de Consultants en de
verantwoordelijke Business Manager. Het aangemaakte projectnummer wordt tevens verstuurd naar de afdeling OSP, de medewerkers van OSP verwerken dit nummer in de lokale Excel sheet. De afdeling Finance print het Project Passport uit, slaat het tevens lokaal op in zijn Outlookarchief en plaatst het
3.2.
Beschrijving van knelpunten binnen het huidige Tenderboard process
Een beschrijving van de knelpunten binnen het huidige Tenderboard process betreft het tweede product wat is opgeleverd tijdens de uitvoeringsfase. De knelpunten zijn achterhaald door het houden van interviews en participerende observaties met Consultants, Business Managers, medewerkers van de afdeling OSP, leden van het Tenderboard en medewerkers van de afdeling Finance. Binnen het huidige Tenderboard process bevinden zich knelpunten die ervoor zorgen dat het proces vertraagd verloopt en dat er fouten binnen het proces worden gemaakt. Dit document beschrijft de knelpunten die betrekking hebben op het procesverloop van het Tenderboard process. De knelpunten zijn gekoppeld aan de deelprocessen waar het Tenderboard process in isonderverdeeld. Voor een gedetailleerde uitwerking van dit product verwijs ik U naar Bijlage 3: Beschrijving van knelpunten binnen het huidige Tenderboard process. Aanmaken Project Passport
Consultants weten niet welke gegevens zij verplicht in dienen te voeren binnen het Passport om het Project Passport goed te laten keuren door de afdeling OSP, hiervoor zijn geen beschreven regels.
Consultants maken Passporten aan nadat de offerte al bij de klant ligt omdat het project vaak snel uitgevoerd moet worden en het te lang duurt voordat er een nummer is aangemaakt voor het project.
Er is geen mogelijkheid tot een spoedprocedure, is van belang omdat het niet altijd mogelijk is het Project Passport goed te laten keuren voordat de klant de offerte heeft ontvangen. Geen onderscheidt bij het invullen van een Project Passport tussen een Acquisitie Project en een Execution Project.
Geen consistentie bij het versturen van het Passport, soms naar medewerkers binnen OSP maar meestal naar het algemeen mailadres van de afdeling OSP.
Controleren Project Passport
OSP houdt lokaal een Excel-lijst bij met de Project Passports waarop gegevens over het Passport staan en welk Projectnummer het passport heeft gekregen (controlelijst) Passporten worden niet goed gecontroleerd, test met blanco Project Passport is hierbij gedaan en kwam binnen bij Tenderboard.
Passporten onder de 5000 euro komen ook binnen het Tenderboard. Beslissen Project Passport
Het grote Tenderboard verloopt op een andere manier dan het normale Tenderboard. Verwerken Project Passport
Offerte en inkooporder zijn niet altijd aanwezig en hierdoor wordt het Projectnummer door de afdeling Finance niet aangemaakt en kunnen Consultants geen uren registreren.
Voor interne projecten wordt een Project Passport aangemaakt, deze worden niet geplaatst op SisPoint.
Project Passports komen regelmatig terug vanuit de afdeling Finance omdat financiële gegevens ontbreken.
3.3.
Beschrijving van mogelijke verbeterpunten voor het Tenderboard process
Een beschrijving van de mogelijke verbeterpunten voor het Tenderboard process betreft het derde product wat is opgeleverd tijdens de uitvoeringsfase. De verbeterpunten zijn opgesteld na het bespreken van de knelpunten met de projectgroep. Voor elk knelpunt is een verbeterpunt opgesteld. De verbeterpunten zijn specifiek gericht op de projectdoelstelling, dit wil zeggen dat deverbeterpunten geen betrekking hebben op het Project Passport maar op een geoptimaliseerd procesverloop van het Tenderboard process. Bij het opstellen van de verbeterpunten is de ondersteuning die SharePoint bij het Tenderboard process kan bieden meegenomen.
Dit product beschrijft voor de organisatie Stork hoe de problemen binnen het huidige Tenderboard process opgelost kunnen worden, waar bij de snelheid en de reductie van fouten de belangrijkste elementen zijn.
De verbeterpunten voor het Tenderboard process zijn:
Passporten dienen bij de aanmaak door zowel Consultants als door de Business Manager volledig ingevuld te worden d.m.v. required fields.
Een aangemaakt Passport door een Consultant komt altijd eerst bij een Business Manager, hij controleert het Passport op volledigheid en juistheid zodat het aanmaken van een
projectnummer geen onnodige vertraging oploopt wanneer het om een bestaande klant gaat en gegevens op het Passport ontbreken.
Door middel van statussen het Passport door het proces leiden waardoor het mailverkeer verminderd en de kans op fouten wordt gereduceerd.
Projecten onder de 100000 euro met voldoende netto winstmarge en een risico wat kleiner is dan 1 komen rechtstreeks bij de afdeling Finance zodat hiervoor snel een projectnummer aangemaakt wordt en de uren van de medewerkers hier snel op kunnen worden geschreven (zijn de kleinere projecten die vaak snel uitgevoerd moeten kunnen worden).
Spoedprocedures worden niet speciaal ingericht, d.m.v. het bovenstaande knelpunt wordt er snel een projectnummer aangemaakt voor een kleiner project (spoedproject)
Het onderscheid maken tussen een Acquisitie project en een Uitvoering project.
Één centrale SharePoint lijst waarin alle Project Passports terecht komen wanneer er een nummer voor is aangemaakt zodat niet elke afdeling zijn eigen lokale lijst hoeft op te stellen. Door middel van ingerichte statussen kan het gehele proces worden gevolgd door degenen die controle houden op het proces.
Alle projecten boven de 100000 euro of met een te laag netto winstmarge en een risico level groter dan 2 worden altijd besproken bij het Tenderboard.
Passporten kunnen alleen na versturing van de Business Manager nog terugkomen bij de Business Manager omdat het Tenderboard vindt dat het Passport aangepast moet worden, het Project Passport kan niet meer terugkomen vanuit de afdeling Finance omdat er gegevens ontbreken.
Het grote Tenderboard wordt opgenomen binnen het normale Tenderboard proces, het verschil hierbij is dat er een QLP-melding wordt verstuurd naar de directie. Het blijft verder bestaan in de huidige vorm omdat hier geen problemen bij plaatsvinden.
Door middel van de werking van statussen bestaat er geen onduidelijkheid meer naar welke e-mailbox een Project Passport verstuurd moet worden, dit gebeurd automatisch waardoor het proces versnelt.
3.4.
Een in kaart gebracht verbeterd Tenderboard process
Het in kaart gebracht verbeterde Tenderboard process betreft het vierde product wat is opgeleverd tijdens de uitvoeringsfase. Dit document maakt inzichtelijk voor de organisatie Stork hoe het verbeterde Tenderboard process is geoptimaliseerd m.b.v. de ondersteuning van SharePoint. Het verbeterde Tenderboard process is in kaart gebracht d.m.v. een detail processchema waarin getoond wordt welke activiteiten er doorlopen worden en welke rollen / functies de activiteiten uitvoeren. Het verbeterde Tenderboard process is opgesteld aan de hand van de in kaart gebrachte knelpunten en de bijbehorende verbetervoorstellen. Bij het in kaart brengen van het verbeterde Tenderboard proces is rekening gehouden met de projectdoelstelling van het project “Optimalisatie van het Tenderboard process”, het verbeterde proces zorgt ervoor dat het Tenderboard process sneller doorlopen kan worden doordat het aantal menselijke handelingen is verminderd wat leidt tot de reductie van fouten. Onderstaand is het verbeterde Tenderboard process in kaart gebracht met daarbij tekstuele toelichting. Voor een gedetailleerde uitwerking van dit product verwijs ik U naar Bijlage 4: Een in kaart gebracht verbetert Tenderboard process.
De beschrijving van het geoptimaliseerde Tenderboard process
Het proces begint bij het invullen van het Project Passport, dit betreft het Excel Project Passport. Dit Project Passport wordt geupload binnen SharePoint waarbij metadata ingevuld dient te worden. De Business Manager controleert het geuploade Project Passport aan de hand van de ingevulde metadata of door het Excel Project Passport te openen. De Business Manager is verantwoordelijk voor het controleren van het Project Passport, hij dient het Project Passport aan te vullen wanneer dit onvolledig is. Wanneer het Project Passport volledig is ingevuld inclusief de metadata die SharePoint vraagt om in te vullen zet de Business Manager de status binnen SharePoint om naar BM Agreed. Het systeem controleert aan de hand van de ingevulde gegevens of het Project Passport besproken dient te worden binnen het Tenderboard of dat het rechtstreeks naar de afdeling Finance verstuurd wordt. Het systeem stuurt het Project Passport door naar het Tenderboard bij de volgende criteria: het betreft een Internal project of het totaalbedrag binnen het Project Passport is hoger dan 100000 euro of de netto marge is kleiner dan 10 % of het risicolevel is groter dan 1. Bij alle andere ingevulde criteria wordt het Project Passport rechtstreeks verstuurd naar de afdeling Finance.
Wanneer het totaalbedrag groter is dan 250000 euro wordt er een e-mail verstuurd naar de directie om kenbaar te maken dat er een QLP-project is ingediend.
Elk Tenderboard lid ontvangt een e-mail wanneer een Project Passport de goedkeuring nodig heeft van het Tenderboard. De Project Passports worden elke vrijdag één voor één besproken binnen de Tenderboard meeting, waarbij altijd iemand aanwezig is van de afdeling OSP. Wanneer een Project Passport is goedgekeurd door het Tenderboard geeft de medewerker van de afdeling OSP de Tenderboard goedkeuring door de status om te zetten naar TB Agreed. Wanneer er tijdens de stuurgroep meeting een Passport niet wordt goedgekeurd wordt deze ter plaatse door de Business Manager aangepast en alsnog goedgekeurd of wordt het Project Passport verwijderd wanneer het project geen Tenderboard goedkeuring krijgt. Het systeem verstuurd alle goedgekeurde Project Passports automatisch naar de algemene mailbox van de afdeling OSP. Binnen de afdeling OSP controleert men of op het Project Passport een nieuwe klant is ingevuld, wanneer het een nieuwe klant betreft wordt er gecontroleerd of de klantgegevens volledig en correct zijn ingevuld en wordt er een aanvraag gedaan bij Databeheer om een nieuwe klant aan te maken binnen het pakket SAP. Wanneer het een nieuwe klant betreft en de klantgegevens zijn niet volledig of correct ingevuld stuurt de Finance medewerker via het systeem een mail naar de Business Manager die het Project Passport heeft gecontroleerd voor de ontbrekende klantgegevens. Wanneer de klantgegevens correct zijn en de klant is aangemaakt binnen SAP controleert de Finance medewerker of het een Execution project, Internal project of een Acquisition project is en maakt vervolgens een Execution
projectnummer, Internal Projectnummer of Acquisition projectnummer aan in het pakket SAP. Het aangemaakte projectnummer plaatst de Finance medewerker vervolgens op SisPoint (interne naam voor SharePoint binnen Stork) door het projectnummer in te vullen als metadata bij het betreffende Project Passport. Wanneer het aangemaakte projectnummer is geplaatst op SisPoint zet de Finance medewerker handmatig de status om naar Passport Released. Het systeem verstuurd nu automatisch een e-mail met daarin het aangemaakte projectnummer naar de Business Manager en alle
consultants die zijn ingevuld binnen het Project Passport.
Het Project Passport is nu verplaatst naar een andere bibliotheek binnen SisPoint waar alleen de Business Managers toegang toe hebben, het Project Passport kan vanuit deze bibliotheek gezet worden op de status Revision of Archive. Wanneer het Project Passport door de Business Manager wordt omgezet naar Revision wordt het Project Passport teruggeplaatst in de document bibliotheek Concept en kan het Project Passport gewijzigd worden. Wanneer de status door de Business Manager
3.5.
Prototype
Het prototype betreft het vijfde product wat is opgeleverd tijdens de uitvoeringsfase. Dit product maakt inzichtelijk voor de organisatie Stork hoe het Tenderboard process er binnen SharePoint uit gaat zien. Het prototype geeft visueel weer hoe het Tenderboard process is ingericht binnen SharePoint. Het vragen van feedback over het prototype aan de eindgebruikers draagde bij aan het creëren van draagvlak voor het nieuwe systeem. Voor een gedetailleerde uitwerking van dit product verwijs ik U naar Bijlage 5: Geïmplementeerd en getest Tenderboard process. Het Prototype is verwerkt binnen deze bijlage omdat het een onderdeel is van de RAD-methodiek die is toegepast bij de systeemontwikkeling.
Document Library’s
Concept: hierin worden de Excel Project Passports geupload en ingediend. Er wordt gevraagd bij het uploaden om de projectgegevens in te vullen voor SharePoint (metadata voor het Project Passport) Op basis van het gekozen projecttype worden er velden verplicht gesteld. BM Agreed: het Project Passport is gecontroleerd door de Business Manager, de workflow heeft geconstateerd dat het Passport niet aan de juiste criteria voldoet voor automatisch Tenderboard akkoord. Het Tenderboard behandeld alle Project Passports die in deze Document Library worden geplaatst.
TB Agreed: het Project Passport heeft Tenderboard goedkeuring gekregen en is verplaatst naar deze Document Library, de afdeling Finance maakt voor alle projecten die in deze Document Library zijn geplaatst een projectnummer aan.
Passport Released: deze Document Library bevat alle Project Passports waarvoor een projectnummer is aangemaakt, dit zijn de lopende projecten. Business Managers kunnen de status veranderen naar Revision of naar Archive. Bij een statusverandering naar Revision wordt het Project Passport verplaatst naar de Document Library: Concept. Bij een statusverandering naar Archive wordt het Project Passport verplaatst naar de Document Library: Archive.
Archive: Het Project Passport is gearchiveerd, dit betekend dat het project is afgesloten.
De Document Library’s
Vul hier het adres in van de Tenderboard Process site om naar het systeem te gaan
3.6.
Geïmplementeerd en getest Tenderboard process
Het geïmplementeerde en geteste Tenderboard process betreft het zesde product wat is opgeleverd tijdens de uitvoeringsfase. Dit systeem betreft het eindproduct wat aantoont dat de
projectdoelstelling “Het binnen 21 weken opleveren van een geoptimaliseerd Tenderboard process binnen Stork geïntegreerd in SharePoint waardoor het aantal handelingen verminderd en fouten reduceren” is behaald. Het systeem is door de stuurgroep en de opdrachtgever goedgekeurd, er is besloten een pilot te gaan draaien voor dit systeem op 9 januari 2010 en met het systeem life te gaan op 15 februari 2010. Nadat het prototype was goedgekeurd is de processtroom ingericht aan de hand van workflows en is het systeem getest aan de hand van een testplan waarbij gebruik is gemaakt van testscenario’s om het systeem te testen. Voor een gedetailleerde uitwerking van dit product verwijs ik U naar Bijlage 5: Geïmplementeerd en getest Tenderboard process. Binnen deze bijlage is de
totstandkoming van het systeem uitgebreid beschreven, de workflows zijn visueel uitgewerkt en het testplan inclusief alle testscenario’s staan beschreven.
Document Library’s
Concept: hierin worden de Excel Project Passports geupload en ingediend. Er wordt gevraagd bij het uploaden om de projectgegevens in te vullen voor SharePoint (metadata voor het Project Passport) Op basis van het gekozen projecttype worden er velden verplicht gesteld. BM Agreed: het Project Passport is gecontroleerd door de Business Manager, de workflow heeft geconstateerd dat het Passport niet aan de juiste criteria voldoet voor automatisch
De Document Library’s
Vul hier het adres in van de Tenderboard Process site om naar het systeem te gaan
TB Agreed: het Project Passport heeft Tenderboard goedkeuring gekregen en is verplaatst naar deze Document Library, de afdeling Finance maakt voor alle projecten die in deze Document Library zijn geplaatst een projectnummer aan.
Passport Released: deze Document Library bevat alle Project Passports waarvoor een projectnummer is aangemaakt, dit zijn de lopende projecten. Business Managers kunnen de status veranderen naar Revision of naar Archive. Bij een statusverandering naar Revision wordt het Project Passport verplaatst naar de Document Library: Concept. Bij een statusverandering naar Archive wordt het Project Passport verplaatst naar de Document Library: Archive.
Archive: Het Project Passport is gearchiveerd, dit betekend dat het project is afgesloten. Binnen de Document Library’s zijn workflows ingericht. De workflows bepalen hoe het proces verloopt. Per Document Library zijn de volgende workflows ingericht:
Document Library Workflow (s)
- Concept - Init document
- Restart Init Workflow
- BM Agreed - BM Agreed - Approve Passport
- TB Agreed - Tenderboard overview
- Passport Released - Revisie op Passport Released
De volgende testen zijn met succes uitgevoerd aan de hand van de opgesteld testscenario’s: Een revisie op het Project Passport maken
Acquisition Project aanmaken Execution Project aanmaken Internal Project aanmaken Verplichte velden vergeten QLP project aanmaken
Automatisch Tenderboard akkoord geven
Project Passport goed laten keuren door de Business Manager Project Passport af laten keuren door de Business Manager
Een Project Passport is goedgekeurd door de Business Manager waarbij de klantgegevens onvolledig zijn
Een Project Passport is goedgekeurd door de Business Manager waarbij het veld Select Project staat op Extension project en geen projectnummer is ingevoerd.
Tenderboard keurt het Project Passport goed Tenderboard keurt het Project Passport af
Aanmaken projectnummer voor Acquisition project Aanmaken projectnummer voor Execution project Aanmaken projectnummer voor Internal project Project Passport verplaatsen naar het archief
3.7.
Gebruikersdocumentatie
De gebruikersdocumentatie betreft het zevende product wat is opgeleverd tijdens de uitvoeringsfase. Dit document beschrijft voor de rollen / functies die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het Tenderboard process binnen de organisatie Stork hoe zij het proces dienen te doorlopen. De
gebruikersdocumentatie is opgesteld volgens de eisen en wensen van de organisatie Stork, het betreft een step by step gebruikershandleiding. De gebruikershandleiding is ingedeeld aan de hand van de deelprocessen waaruit het Tenderboard process bestaat. De gebruikershandleiding is een step by step gebruikershandleiding en daarom erg uitgebreid, om deze reden heb ik besloten de
gebruikershandleiding weer te geven in Bijlage 6: Gebruikershandleiding.
3.8.
Presentatie / training m.b.t. het doorlopen van het Tenderboard Process
De presentatie / training betreft het achtste product wat is opgeleverd tijdens de uitvoeringsfase. Voor de training is iedereen uitgenodigd die verantwoordelijk is voor de uitvoering van hetTenderboard process binnen de organisatie Stork. De presentatie / training geeft voor de organisatie Stork een inzicht over hoe het project is uitgevoerd. Het systeem is tijdens de presentatie / training gepresenteerd en alle mogelijke projecten zijn binnen het systeem doorlopen. De presentatie heeft de organisatie Stork overtuigd om het systeem te gaan gebruiken. Er is besloten om een pilot te starten op 9 januari en er is besloten om het systeem in februari life te gaan gebruiken. De gegeven presentatie is in de vorm van hand outs weergegeven binnen dit document. De presentatie / training is opgenomen in Bijlage 7: Presentatie / training m.b.t. het doorlopen van het Tenderboard Process.
3.9. Het implementeren van het systeem binnen de productieomgeving van Stork
Het implementeren van het systeem binnen de productieomgeving van Stork betreft het negende product. Vooraf aan het project was niet bepaald dat dit product opgeleverd zou worden, doordat het systeem nog niet is geïmplementeerd binnen de productieomgeving is dit product tot standgekomen. Het overzetten van het systeem vanuit de testomgeving naar de productieomgeving is nog niet gebeurd, dit zal plaatsvinden na de pilot die vanaf 9 januari gestart wordt. Dit product beschrijft voor de organisatie Triple A hoe het systeem geïmplementeerd dient te worden binnen de
productieomgeving van Stork. Aanmaken van de site
Maak een Team Site aan binnen de productieomgeving van Stork met de naam: Tenderboard Process volgens onderstaande afbeelding.
Aanmaken van de Document Library’s
Maak vervolgens de volgende Document Library’s aan, voeg ze toe aan de quick launge bar en creëer per Document Library een view op de hoofdpagina.
De Document Library’s: Concept BM Agreed TB Agreed Passport Released Archive De Document Library’s
Aanmaken Site Columns
De volgende Site Columns dienen te worden aangemaakt:
Site Columns Type Source
Asset Performance Solution Choice TenderBoard
Business Manager Person or Group TenderBoard
Chamber of Commerce Number (KvK) Single line of text TenderBoard
Chance Choice TenderBoard
Change List Multiple lines of text TenderBoard
Customer Address Single line of text TenderBoard
Customer Contact Single line of text TenderBoard
Customer Country Single line of text TenderBoard
Customer E-mail Single line of text TenderBoard
Customer Fax Number Single line of text TenderBoard
Customer Language Choice TenderBoard
Customer Name Single line of text TenderBoard
Customer P.O. Box Single line of text TenderBoard
Customer Telephone Nr Single line of text TenderBoard
Customer Zipp Code / City Single line of text TenderBoard
Date Quotation Single line of text TenderBoard
Decision Date Date and Time TenderBoard
Invoicing Conditions Choice TenderBoard
Legal Entity Choice TenderBoard
Location City Single line of text TenderBoard
Location Country Single line of text TenderBoard
Log Your Change Multiple lines of text TenderBoard
Nett Margin Number TenderBoard
New Customer Choice TenderBoard
Payment Terms Choice TenderBoard
PP Status Choice TenderBoard
Project Name Single line of text TenderBoard
Project Responsible Person or Group TenderBoard
Project Type Choice TenderBoard
Proposal Number Single line of text TenderBoard
Purchase Order Number Customer Choice TenderBoard
Related Project Number Single line of text TenderBoard
Remark Multiple lines of text TenderBoard
Risk Level Number TenderBoard
Sales Manager Person or Group TenderBoard
Sales Phase Choice TenderBoard
SAP Acquisition Number Single line of text TenderBoard
SAP Order Number Single line of text TenderBoard
Sector Choice TenderBoard
Select Project Choice TenderBoard
Total Price Number TenderBoard
Valid Till Single line of text TenderBoard
Voor de Site Columns van het type Choice dienen de volgende keuze keuzemogelijkheden te worden toegevoegd:
Site Column Choices
Asset Performance Solution
Managed Services Advice & Implementation Interim Professionals Training & Coaching
Chance 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Customer Language NE EN FR Invoicing Conditions Each 2 weeks Monthly
Monthly, fixed price Weekly on c.u.o. basic Monthly on c.u.o. basic
Legal Entity
AMS BV AMS NV ESCI
Stork Maintenance Management
New Customer Yes
No
Payment Terms
30 days after invoice date 60 days after invoice date
60 days after the end of the month
PP Status Concept BM Agreed TB Agreed Passport Released Revision Archive Project Type Acquisition Project Execution Project Internal Project
Purchase Order Number Customer Nummer volgt nog
Sales Phase 10 % Prospect 30 % Qualified 50 % Proposal 75 % Contract Sector
Automotive, Chemicals, Construction, Industry, Energy Environmentional, Service, Food, Healtcare, Machine Oil & Gas, Other
Select Project New Project
Maak de volgende Content Types aan met bijbehorende velden (voeg deze toe vanuit de Site Colums).
Content Type: Execution Project
Name Type Status
Project Name Single line of text Required
Select Project Choice Required
Related Project Number Single line of text Optional
Legal Entity Choice Required
Sector Choice Required
Cluster Choice Required
Total Price Number Required
Nett Margin Number Required
Risk Level Number Required
Business Manager Person or Group Required
Sales Manager Person or Group Required
Project Responsible Person or Group Required
Location City Single line of text Required
Location Country Single line of text Required
Purchase Order Number Customer Choice Required
Invoicing Conditions Choice Required
Payment Terms Choice Required
Asset Performance Solution Choice Required
New Customer Choice Required
Customer Name Single line of text Required
Customer Contact Single line of text Optional
Customer Address Single line of text Optional
Customer Zipp Code / City Single line of text Optional
Customer Country Single line of text Optional
Customer Language Choice Optional
Customer Telephone Nr Single line of text Optional
Customer Fax Number Single line of text Optional
Customer P.O. Box Single line of text Optional
Customer E-mail Single line of text Optional
Chamber of Commerce Number (KvK) Single line of text Optional
VAT Number (BTW) Single line of text Optional
SAP Acquisition Number Single line of text Optional
SAP Order Number Single line of text Optional
Log Your Change Multiple lines of text Optional
Change List Multiple lines of text Optional
Remark Multiple lines of text Optional
Name File Required
Title Single line of text Optional
PP Status Choice Optional
Content Type: Acquisition Project
Name Type Status
Project Name Single line of text Required
Select Project Choice Required
Related Project Number Single line of text Optional
Legal Entity Choice Required
Sector Choice Required
Cluster Choice Required
Total Price Number Required
Nett Margin Number Required
Risk Level Number Required
Business Manager Person or Group Required
Sales Manager Person or Group Required
Project Responsible Person or Group Required
Location City Single line of text Required
Location Country Single line of text Required
Purchase Order Number Customer Choice Required
Invoicing Conditions Choice Required
Payment Terms Choice Required
Asset Performance Solution Choice Required
New Customer Choice Required
Customer Name Single line of text Required
Customer Contact Single line of text Optional
Customer Address Single line of text Optional
Customer Zipp Code / City Single line of text Optional
Customer Country Single line of text Optional
Customer Language Choice Optional
Customer Telephone Nr Single line of text Optional
Customer Fax Number Single line of text Optional
Customer P.O. Box Single line of text Optional
Customer E-mail Single line of text Optional
Chamber of Commerce Number (KvK) Single line of text Optional
VAT Number (BTW) Single line of text Optional
SAP Acquisition Number Single line of text Optional
SAP Order Number Single line of text Optional
Log Your Change Multiple lines of text Optional
Change List Multiple lines of text Optional
Remark Multiple lines of text Optional
Name File Required
Title Single line of text Optional
PP Status Choice Optional
Content Type: Internal Project
Name Type Status
Project Name Single line of text Required
Select Project Choice Required
Related Project Number Single line of text Optional
Legal Entity Choice Required
Cluster Choice Required
Total Price Number Required
Business Manager Person or Group Required
Project Responsible Person or Group Required
Location City Single line of text Required
Location Country Single line of text Required
SAP Order Number Single line of text Optional
Log Your Change Multiple lines of text Optional
Change List Multiple lines of text Optional
Remark Multiple lines of text Optional
Name File Required
Title Single line of text Optional
PP Status Choice Optional
Project Type Choice Hidden
Content Types toevoegen aan de Document Library’s
De aangemaakte Content Types moeten allemaal toegevoegd worden aan de verschillende Document Library’s omdat het Project Passport verplaatst wordt naar de verschillende Document Library’s tijdens de uitvoering van het Tenderboard process.
Workflows
Binnen de Document Library’s zijn workflows ingericht. De workflows dienen geëxporteerd te worden vanuit de testomgeving waar het systeem draait en te worden geïmporteerd binnen de
productieomgeving. Per Document Library zijn de volgende workflows ingericht:
Document Library Workflow (s)
- Concept - Init document
- Restart Init Workflow
- BM Agreed - BM Agreed - Approve Passport
- TB Agreed - Tenderboard overview
- Passport Released - Revisie op Passport Released
Nadat de workflows zijn geïmporteerd dienen zij gecontroleerd te worden. De workflows zorgen voor het versturen van verschillende e-mails, binnen de e-mails zijn links opgenomen die aangepast dienen te worden op de link waar het systeem op draait in de productieomgeving.
Nadat deze werkzaamheden zijn verricht is het systeem geïmplementeerd binnen de productieomgeving van Stork.
