Amsterdam Business School
EEN CASESTUDIE NAAR DE EFFECTEN VAN DE
INVOERING VAN EEN
AUTOMATISERINGSSYSTEEM OP HET ACCOUNTS
PAYABLE PROCES.
Master scriptie
Student: Amilcar De Leon Sanchez Studentnummer: 10851208 Datum: 26-01-2017
Woorden: 17901
Scriptiebegeleider: Ed Jansen
MSc Accountancy & Control, specialisatie accountancy Amsterdam business school
Statement of Originality
This document is written by student Amilcar De Leon Sanchez who declares to take full responsibility for the contents of this document.
I declare that the text and the work presented in this document is original and that no sources other than those mentioned in the text and its references have been used in creating it.
The Faculty of Economics and Business is responsible solely for the supervision of completion of the work, not for the contents.
INHOUDSOPGAVE Abstract ... 1 Introductie ... 1 1.1 Onderzoeksvraag ... 2 1.2 Relevantie ... 3 1.3 Opbouw onderzoek ... 4 2 Theoretische achtergrond ... 6
2.1 Het implementatieproces van een systeem ... 6
2.2 Succes en faalfactoren ... 9
2.3 Systeem betrouwbaarheid ... 11
2.4 Automatisering ... 15
2.5 Fraude ... 17
3 Het accounts payable proces ... 20
3.1 Het AP-proces (de theorie) ... 20
3.2 Het AP-proces pre-implementatie ... 23
3.3 Het AP-proces post-implementatie ... 26
3.4 Hypotheses ... 31 4 Methodologie ... 33 4.1 Casusbeschrijving ... 33 4.2 Datacollectie ... 34 4.3 Analyse ... 35 5 Resultaten ... 37 5.1 Het implementatieproces ... 37 5.2 Succes en faalfactoren ... 40
5.3 Systeem betrouwbaarheid ... 42 5.4 Automatisering ... 46 5.5 Fraude ... 52 6 Conclusie ... 55 7 Aanbevelingen ... 57 8 Beperkingen ... 58 Bibliografie ... 59 Bijlage ... 62
Bijlage A: SOP AP-proces pre-implementatie ... 62
Bijlage B: SOP AP-proces post-implementatie ... 70
Bijlage C: PPT presentation Readsoft ... 97
Bijlage D: Interviewvragen ... 98
ABSTRACT
Doel: Het doel van de scriptie is om te onderzoeken wat voor impact de implementatie van Readsoft heeft gehad op het accounts payable (AP) proces. Er is gekozen voor dit onderwerp aangezien er tot op heden geen onderzoek is gedaan naar de effecten van het automatiseren van accounting processen.
Methodologie: Het uitvoeren van een casestudie op locatie bij een Amerikaans bedrijf dat zich gespecialiseerd heeft in het bieden van diagnostische oplossingen voor de veterinaire markt. Aan de hand van kwalitatief onderzoek, waaronder interviews, documenten bestudering en persoonlijke observaties is er voldoende inzicht verkregen in de effecten van de implementatie van Readsoft.
Resultaten: Uit het onderzoek is gebleken dat Readsoft een overwegend positief effect heeft gehad op het AP-proces van bedrijf-X. Er is progressie gerealiseerd op het gebied van efficiëntie, waarbij is gebleken dat het dit effect sterker is voor purchase order (PO) facturen dan voor non-purchase order (non-PO) facturen. Bovendien is er verbetering geboekt op het gebied van de volledigheid en beschikbaarheid van facturen en de fraudebestendigheid van het proces. Als negatieve effecten zijn geconstateerd dat het systeem slechts beschikbaar is op het
bedrijfsnetwerk en dat het inefficiënt is bij het controleren van dubbele facturen en bij de e-mail correspondentie met eindgebruikers. Bovendien blijkt dat de kwaliteit van de
kostenallocatie verslechterd indien dit wordt uitgevoerd door een non-financieel persoon.
Implicaties: Dit onderzoek toont aan dat ondanks het feit dat de theorie stelt dat de mens de race tegen de machine verliest dit in de praktijk slechts gedeeltelijk van toepassing is.
Organisaties moeten zich daarom bewust zijn van de beperkingen van systemen en adequate controls invoeren.
Originaliteit: Tot op heden was er voornamelijk onderzoek verricht naar de automatisering van productieprocessen, deze scriptie biedt daarom een toevoeging aan de bestaande kennis omtrent automatisering van AP-proces.
1
1 INTRODUCTIE
De master scriptie betreft een onderzoek omtrent de effecten van de implementatie van een automatiseringssysteem genaamd Readsoft op het accounts payable (AP) proces. Aan de hand van een casestudie op de accountingafdeling bij een internationaal bedrijf, genaamd bedrijf-X, is dit onderzocht. Door middel van dit onderzoek is vastgesteld of een dergelijke implementatie overwegend positieve of negatieve effecten heeft gehad op het AP-proces van de onderneming.
In recente jaren hebben bedrijven de prioriteit verlegd naar het automatiseren van
bedrijfsprocessen en het integreren van bedrijfssystemen. Een belangrijk voorbeeld hiervan zijn de ERP-systemen, die wereldwijd met name bij multinationals de norm zijn geworden (Grabski, Leech, & Schmidt, 2011). Vanwege de technologische vooruitgang van de afgelopen jaren met name op IT-gebied hebben bedrijven de mogelijkheid om een groeiend aantal activiteiten over te dragen aan systemen (Autor, Levy, & Murnane, 2003) (Brynjolfsson & Mcaffee, 2011). Vandaag de dag zijn er verscheidene automatiseringsprogramma’s beschikbaar voor het AP-proces waaronder Readsoft. Er is echter tot op heden beperkt onderzoek gedaan in hoeverre een dergelijk systeem in staat is om een complex AP-proces te automatiseren.
Het is van belang om de impact van het automatiseren op het AP-proces van de organisatie te begrijpen, omdat dit een impact heeft op de grootboekrekening van een organisatie. Het onderzoek illustreert zowel de positieve als de negatieve effecten van de implementatie van Readsoft. Het betreft een diepteonderzoek, waarin door middel van interviews verregaand inzicht is verkregen in de effecten op het AP-proces van bedrijf-X.
2 1.1 ONDERZOEKSVRAAG
Aan de hand van deze scriptie zal onderzocht worden wat voor impact de implementatie van Readsoft heeft gehad op het AP-proces. Hoewel er verscheidene onderzoeken gericht zijn op automatisering in het verleden, is er tot op heden beperkt onderzoek gedaan naar de automatisering van accounting processen. Gezien het feit dat bedrijf-X recent het
automatiseringssysteem Readsoft heeft geïmplementeerd in het AP-proces luidt de onderzoeksvraag:
“Wat voor effect heeft de implementatie van Readsoft gehad het accounts payable proces van bedrijf-X?”
Het belangrijkste doel van het bedrijf met de implementatie van Readsoft was om papierloos te werken en daarmee tegelijkertijd de kosten omtrent printen en vertragingen van facturen verstuurd per post te elimineren. Bovendien wordt door middel van Readsoft getracht om het aantal verloren en vergeten facturen te verminderen en de mogelijkheid om facturen terug te vinden te vergroten. Dit is met name van belang in het geval van een audit, aangezien ontbrekende facturen kunnen duiden op een gebrek aan control binnen een afdeling.
Daarnaast wilde de organisatie verzekeren dat de efficiëntie verbeterd werd door automatische opvolging en allocatie van facturen te laten uitvoeren door het systeem. Tot slot wilde de organisatie de zichtbaarheid van de status van een factuur verhogen, dit leidt tot meer transparantie en kan daardoor ook een impact hebben op de fraudebestendigheid van het proces. Mede daarom zal de focus van de effecten van dit onderzoek liggen op de
bovengenoemde punten.
Er zal gekeken worden naar het implementatieproces en de belangrijkste succesfactoren om te bepalen in hoeverre dit een impact gehad zou kunnen hebben op de effecten. Vervolgens zal gekeken worden naar automatisering in zijn geheel en in hoeverre dit effect heeft op de volledigheid en betrouwbaarheid van de data invoer van facturen. Er zal ook gekeken worden of het proces efficiënter is geworden en in hoeverre dit effect heeft gehad op het AP-team tot
3 dusver. Tot slot zal het onderwerp fraude behandeld worden en in hoeverre de implementatie effect heeft gehad op de drie elementen van de fraudedriehoek van Wells (1997).
1.2 RELEVANTIE
De automatisering van bedrijfsprocessen is een onderwerp wat tot op de dag van vandaag een impact heeft op de maatschappij. Het meest recente voorbeeld hiervan is de
bekendmaking van de reorganisatie van ING op 3 oktober 2016 waarbij in totaal 9000 arbeidsplaatsen verloren zullen gaan (Groot & Molenaar, 2016). Hoewel aan het begin voornamelijk sprake was van automatisering in fabrieken bij de productie van auto’s is deze trend de afgelopen jaren overgeslagen naar accounting processen (Pul, Smeets, & Van dokkum, 2015). Aanbiedende partijen verdedigen het standpunt dat een dergelijk systeem de financiële integriteit verbetert en de kans op fouten reduceert, maar is dit ook daadwerkelijk zo? (Lien & Desmet, 2016).
Onderzoek naar de automatisering van een accounting proces is tot op heden nog niet uitgevoerd, vandaar dat dit aan de hand van dit onderzoek zal worden aangekaart. Vanwege het feit dat voornamelijk grote bedrijven te maken hebben met verschillende entiteiten met eigen belastingregels en regels rondom het activeren van kosten is het twijfelachtig in hoeverre het systeem zelfstandig deze informatie kan verwerken. Het automatiseren van een accounting proces verandert het AP-proces en heeft daardoor directe gevolgen voor de data invoer in de grootboekrekening en de volledigheid van de registratie van de transacties. Indien het proces van data invoer verandert, is het van belang voor het accountantsberoep om de mogelijke impact hiervan te kunnen overzien. Indien de impact bekend is, zijn bedrijven in staat hierop te anticiperen en indien nodig additionele controls toe te voegen om eventuele negatieve effecten te beperken. Voorts is het van belang voor auditors om de impact van een dergelijke
implementatie te begrijpen. Een betrouwbaar systeem en correcte data invoer zijn cruciale aspecten voor een betrouwbare weergave van de financiële cijfers. Vermits auditors een verklaring hierover moeten afgeven, is basiskennis rondom de effecten gewenst. Tot slot is in de praktijk gebleken dat automatisering een significante invloed kan hebben op de
4 werkgelegenheid binnen een sector, hierdoor is het van belang voor eenieder werkzaam in het accounting proces om de effecten van automatisering te overzien (Groot & Molenaar, 2016).
Er is tot op heden voornamelijk onderzoek gedaan naar in hoeverre automatisering een effect heeft op de efficiëntie en de kosten van een organisatie in de productie en
administratieve sector (Autor & Dorn, 2013). Echter is er beperkt onderzoek gedaan naar in hoeverre deze effecten van automatisering van toepassing zijn op het accounting proces. Het is daarom relevant om onderzoek te doen naar deze effecten op basis van ervaringen van
werknemers die gebruik maken van een automatiseringssysteem op dit gebied. Hoewel niet alle resultaten van dit onderzoek volledig gegeneraliseerd kunnen worden gezien het feit dat de evaluatie toegepast zal worden op een specifiek bedrijf. Zal het gros ervan een beter inzicht kunnen verschaffen in de effecten van het automatiseren van het AP-proces aangezien deze processen bij verschillende bedrijven grotendeels overeenkomen.
1.3 OPBOUW ONDERZOEK
De onderwerpen behandeld in de scriptie zullen in deze paragraaf in het kort uiteengezet worden. In hoofdstuk twee van dit wetenschappelijke onderzoek zal worden ingegaan op de bestaande literatuur en theorieën betreffende dit onderwerp. Er zal begonnen worden met een uiteenzetting van de literatuur omtrent de implementatie van een automatiseringssysteem en de betrouwbaarheid van een dergelijk systeem. Vervolgens zal de theorie omtrent
automatisering uiteen worden gezet, en zullen zowel de voor en mogelijke nadelen behandeld worden. Ook zal het onderwerp fraude aan de hand van de fraudedriehoek van Wells (1997) besproken zal worden. Vervolgens zal in hoofdstuk drie het AP-proces stapsgewijs worden geanalyseerd. Ten eerste zal het AP-proces volgens Romney en Steinbart (2012) behandeld worden, waarna het AP-proces in de praktijk bij bedrijf-X beschreven wordt, met tot slot de hypothesevorming gebaseerd op de literatuur en theorieën besproken in het voorgaande hoofdstuk. In hoofdstuk vier zal uitgebreid worden ingegaan op de methodologie van dit onderzoek en in het bijzonder de motivatie waarom er is gekozen voor een specifieke
onderzoeksmethode. Ook zal behandeld worden in hoeverre de resultaten verkregen uit deze onderzoeksmethode als betrouwbaar geacht kunnen worden. In hoofdstuk 5 zal vervolgens alle
5 bruikbare informatie verkregen uit de interviews verwerkt worden, waarin uitgebreid
behandeld zal worden wat de effecten waren van Readsoft op het AP-proces van bedrijf-X. Deze informatie zal vervolgens samengevat worden in hoofdstuk zes waarin een antwoord gegeven zal worden op de hypotheses van dit onderzoek. In hoofdstuk zeven zullen
aanbevelingen gedaan worden naar zowel bedrijf-X als overige organisaties in een vergelijkbare situatie. Tot slot zullen de beperkingen van dit onderzoek besproken worden in hoofdstuk acht om een volledig beeld te geven van de scriptie. De bronnen en additionele documenten
6 2 Theoretische achtergrond
Dit hoofdstuk heeft als doel om belangrijke onderwerpen die aan bod komen in dit onderzoek waaronder het implementatieproces, de succesfactoren hiervan en de betrouwbaarheid van een accounting informatiesysteem uit te werken aan de hand van
bestaande onderzoeken en theorieën. Eveneens zal de huidige theorie omtrent automatisering behandeld worden en tot slot zal het onderwerp fraude aangekaart worden aan de hand van de fraudedriehoek van Wells (1997).
2.1 HET IMPLEMENTATIEPROCES VAN EEN SYSTEEM
De implementatie van een systeem is gebleken een complexe aangelegenheid te zijn, waarbij verschillende partijen betrokken zijn (Grabski, Leech, & Schmidt, 2011) (Romney & Steinbart, 2012). De belangrijkste betrokken partijen bij de implementatie zijn, managers, het projectteam, de stuurgroep, accountants en eindgebruikers. Om het algehele proces
overzichtelijk te houden is het van belang dat er een duidelijke structuur wordt aangebracht in het implementatieproces. In de theorie wordt veelal gesproken van een “system development life cycle” (SDLC) methodologie waarin het projectteam een richtlijn geboden wordt om een informatiesysteem efficiënt en succesvol te implementeren (Romney & Steinbart, 2012). Hierin wordt het implementatieproces onderverdeeld in vijf stappen namelijk, de systeemanalyse, het conceptueel ontwerp, het fysieke ontwerp, de implementatie en conversie en de operatie en het onderhoud.
De systeemanalyse, in de eerste stap ligt de focus voornamelijk op het huidige
systeem/proces in werking en de zwakke punten hiervan. Dit is voornamelijk om voor de organisatie overzichtelijk te hebben welke vereisten er gesteld zullen worden aan het nieuwe systeem. Onderzoek uitgevoerd door Yu et al. (2013) toont aan dat met name het gebrek aan communicatie omtrent het identificeren van alle vereisten een belangrijk risico is in deze fase. Romney en Steinbart (2012), noemen verschillende mogelijke redenen om over te stappen naar een nieuw systeem waaronder, een verandering in behoefte van de organisatie, technologische ontwikkelingen, een verbetering in het proces en een verouderd systeem. Zodra er besloten is
7 om een ander systeem te implementeren zal de organisatie overgaan tot het reviewen van verschillende systemen. Hierdoor voorkomt een projectteam dat het kiest voor het eerste systeem terwijl deze uiteindelijk minder geschikt blijkt voor de organisatie in vergelijking met andere aanbieders. Tot slot zal besloten worden of de implementatie van het systeem wel haalbaar is, heeft de organisatie bijvoorbeeld voldoende middelen waaronder, geld, personeel en technologie beschikbaar om dit te realiseren (Romney & Steinbart, 2012). Het projectteam zal de bevindingen van de bovenstaande onderdelen samenvoegen in een verslag en deze overleggen aan de stuurgroep. De stuurgroep zal het verslag analyseren en vervolgens besluiten of er vervolgstappen genomen zullen worden.
Het conceptueel ontwerp, gedurende het conceptueel ontwerp wordt in grote lijnen
bekeken hoe het systeem moet functioneren. Hierbij kan gedacht worden aan de data invoer van de informatie; zal dit handmatig, via een barcode of door middel van “optimal character recognition” (OCR) gebeuren (Romney & Steinbart, 2012). Bovendien is het van belang om te bepalen of een organisatie van plan is om een standaardversie of een volledig aangepast systeem te implementeren. Een standaardversie zal in grote lijnen voldoen aan de eisen van een organisatie echter zullen er functionaliteiten zijn die niet volledig aansluiten op de behoeften. Indien wordt gekozen voor een aangepaste versie, zal het systeem volledig
aangepast worden aan de behoeften van de organisatie wat leidt tot een betere aansluiting. Er zal echter een significante ondersteuning van de leverancier benodigd zijn wat veelal kostbaar is. Het is daarom van belang voor een organisatie om een afweging te maken in hoeverre de basisbehoeften gedekt zijn en het bereid is extra te betalen voor de overige functionaliteiten van het systeem. De bevindingen van de bovenstaande punten zullen nogmaals
gedocumenteerd en overlegd worden aan de stuurgroep van waaruit een beslissing zal worden genomen om over te gaan naar de volgende stap.
Het fysieke ontwerp, in de fase van het fysieke ontwerp, wordt er in detail gekeken naar
functionaliteiten en de verschijning van het systeem. Dit is van belang aangezien het ontwerp van het systeem van grote invloed zal zijn op de gebruikersvriendelijkheid en de nakoming van het beleid van de organisatie. Een logische orde van het scherm en duidelijke signalen indien er
8 een foutieve handeling wordt verricht kunnen hieraan bijdragen (Romney & Steinbart, 2012). Op het gebied van data invoer zal geanalyseerd worden welke gegevens essentieel zijn voor het proces om in te voeren en welke niet. Hierdoor wordt voorkomen dat het systeem bepaalde informatie eist van een eindgebruiker die niet noodzakelijk is voor het proces. Bovendien zal gekeken worden naar de procedures binnen het systeem aangezien het vorige AP-proces overgeheveld moet worden naar het systeem. Daarnaast zijn ook controls van belang
gedurende het fysieke ontwerp, een goedkeuring van een factuur is namelijk slechts toegestaan indien dit wordt uitgevoerd door de juiste manager. Een gebrek aan effectieve controls op het gebied van functiescheiding en autorisatie binnen het systeem kan leiden tot de goedkeuring van facturen door ongeautoriseerde werknemers en daardoor het niet naleven van het beleid van de organisatie.
De implementatie en conversie, op het moment dat de voorgaande stappen succesvol zijn
uitgevoerd kan worden overgegaan op de implementatie en de conversie van data. Voordat het systeem echter in productie wordt genomen zal eerst een select aantal werknemers getraind moeten worden om onderdeel uit te maken van de test fase van het systeem. Een degelijke training is van significant belang aangezien een gebrek eraan kan leiden tot gebruikers die niet volledig gebruik maken van de functionaliteiten van het systeem (Grossman & Walsh, 2014). Andere voordelen zijn dat eindgebruikers alvorens de productie implementatie betrokken worden, hun feedback wordt daardoor eerder gehoord door het management waardoor potentiele fouten in een vroeg stadium geïdentificeerd kunnen worden (Kordon & Fellow, 2002). Risico’s die worden omschreven zijn dat er meer tijd wordt besteed aan het creëren van een testfase dan nodig is, en dat verkeerde functionaliteiten worden getest waardoor de resultaten niet volledig zijn (Nehal, 2009). Alhoewel er praktijkvoorbeelden zijn waarin de testfase wordt overgeslagen door organisaties om het project op tijd op te leveren zijn de risico’s van een dergelijke benadering significant (Romney & Steinbart, 2012). Op het moment dat het systeem volledig getest is en er geen alarmerende bevindingen hebben plaatsgevonden zal het projectteam met de goedkeuring van de stuurgroep overgaan tot de implementatie van het systeem in productie.
9
De operatie en het onderhoud, Zodra het systeem succesvol is geïmplementeerd in
productie is het van belang dat het opereert en regelmatig onderhouden wordt. Met name vanwege de constante ontwikkeling van de technologie moet het systeem regelmatig gemoderniseerd worden. Er zal een evaluatie plaats vinden om te evalueren in hoeverre het systeem uiteindelijk in staat is gebleken om de doelen voorgesteld aan het project te realiseren.
2.2 SUCCES EN FAALFACTOREN
Enterprise Resource planning systems (ERP) zijn met name in de afgelopen decennium in populariteit gestegen onder bedrijven en veelal geimplementeerd (Grabski, Leech, & Schmidt, 2011). Een verbetering op het gebied van tijdige informatie, integratie van applicaties en bruikbare informatie hebben een belangrijke rol vervuld in het besluitvormingsproces van het management van organisaties om een ERP-systeem te implementeren (Kanellou & Spathis, 2013). Vanwege de sterke overeenkomsten van de implementatie van een ERP-systeem met de implementatie van Readsoft zullen de uitkomsten van de onderzoeken als referentiemiddel dienen voor dit onderzoek. In het verleden is er verscheidene malen onderzoek verricht naar het implementatieproces van ERP-systemen, waaronder de risico’s, de kosten en de
belangrijkste succesfactoren. De uitkomsten van deze onderzoeken zullen in deze paragraaf verder uitgewerkt worden.
Het implementeren van een ERP-systeem is veelal kostbaar gebleken en neemt een aanzienlijke hoeveelheid tijd en middelen in beslag van een organisatie (Grabski, Leech, & Schmidt, 2011). Het onderzoek toont aan dat de implementatiekosten tientallen miljoenen kunnen betreffen waardoor het een significante impact kan hebben op het nettoresultaat van een organisatie. Mede daarom is het van belang voor organisaties om dergelijke projecten niet te onderschatten en vooraf een degelijke risicoanalyse uit te voeren. Onderzoek uitgevoerd door Aloini et al. (2007) toont aan dat de implementatie van een ERP-systeem vaak niet verloopt zoals vooraf was gepland door de organisatie. De auteurs stellen dat er een relatief hoge faalkans is bij dergelijke projecten, 90% wordt te laat opgeleverd en in incidentele
gevallen zelfs voortijdig stopgezet. Belangrijke risicofactoren die hieraan kunnen bijdragen zijn, een zwak project team, weinig betrokkenheid vanuit het management omtrent het project,
10 weinig betrokkenheid van de eindgebruikers bij de implementatie en onvoldoende training en instructies (Aloini, Dulmin, & Mininno, 2007) (Aladwani, 2001). Het is daarom van belang dat er vooraf aan de implementatie zichtbare ondersteuning is vanuit het management. Een
voorbeeld hiervan is dat het management prioriteit geeft aan de implementatie van een systeem in plaats van aan andere projecten. Dit is in overeemstemming met de “tone at the top” benadering van COSO, waarin gesteld wordt dat het management het goede voorbeeld moet geven voor de rest van de organisatie (COSO, 1985). Ook het selecteren van een ervaren project team met kennis van het proces is cruciaal aangezien zij moeten selecteren welke functies van het systeem verreist zijn om een goedlopend proces in het systeem te garanderen. Hiernaast is het van belang dat eindgebruikers betrokken worden bij de implementatie en voldoende getrained. Een belangrijke reden hiervoor is dat eindgebruikers zich ervan bewust zijn hoe zij wensen dat een systeem functioneert. Hierdoor zijn zij in staat om waardevolle feedback te leveren omtrent de functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid van het systeem. Daarnaast is training van de eindgebruikers een belangrijk onderdeel, onderzoek toont aan dat indien individuen het gevoel hebben dat zij niet in staat zijn om met een systeem te werken, bijvoorbeeld door gebrek aan training zij niet gemotiveerd zijn om met een systeem te werken (Pennington, Kelton, & Devries, 2006).
Een belangrijke succesfactor die wordt omschreven in het onderzoek is het vooraf plannen en budgeteren van de implementatie door het projectteam. Dit geeft het projectteam de gelegenheid om secuur de gewenste functionaliteiten te selecteren en te evalueren gedurende de testfase. Keuzes die tijdens de implementatie gemaakt worden kunnen gevolgen hebben op de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van het systeem in een latere fase (Grabski, Leech, & Schmidt, 2011). Een degelijke voorbereiding op deze keuzes is daarom van essentieel belang. In hoeverre de implementatie van een ERP-project als succesvol kan worden geacht is
afhankelijk van verschillende factoren. Lyyntinen en Hirscheim (1988) beschrijven in hun onderzoek vier vormen van een onsuccsvolle implementatie van een informatiesysteem.
Process failure, het project is niet op tijd of binnen het budget opgeleverd door het projectteam.
11 Expectation failure, de functionaliteit van het systeem voldoet niet aan de
voorafgestelde verwachtingen van het management
Interaction falure, de eindgebruikers hebben een negatieve houding tegenover het nieuwe systeem en zijn daarom niet gemotiveerd om het te gebruiken.
Correspondence failure, het systeem is niet in staat gebleken om de functies te vervullen die vooraf aan het project zijn opgesteld.
Gedurende dit onderzoek en met name tijdens de interviews, zal mede daarom aandacht besteed worden aan de bovengenoemde punten om de geslaagdheid van de implementatie te kunnen beoordelen.
Alhoewel ERP-systemen de norm zijn geworden bevat de implementatie van een dergelijk systeem verscheidene risico’s voor een organisatie. Hierdoor is het belangrijk voor een
organisatie om de belangrijkste succesfactoren in overweging te nemen. Hoewel Readsoft minder complex en uitgebreid is, bevat de implementatie overeenkomsten met die van een ERP-systeem. Het is daarom van belang om de conclusies van voorgaande onderzoeken in beschouwing te nemen aangezien deze mogelijk ook van toepassing zijn op Readsoft en van invloed kunnen zijn op effecten die later ontstaan zijn. In de volgende paragraaf zal de theorie omtrent de betrouwbaarheid van een automatiseringssysteem worden beschreven.
2.3 SYSTEEM BETROUWBAARHEID
In de voorgaande paragraaf zijn de belangrijkste aspecten omtrent de implementatie van een systeem behandeld echter is het belangrijk om te verifiëren in hoeverre de
betrouwbaarheid van het systeem en de informatie die het produceert is gewaarborgd. Voor een organisatie is het van belang dat de informatie die verstrekt wordt aan stakeholders, waaronder beleggers en financiers door middel van jaarverslagen geen materiële onjuistheden bevat (COSO, 1985). Om dit te bewerkstelligen is het van belang dat het accounting
informatiesysteem betrouwbaar is en dat voldoende controls zijn ingevoerd. Onjuiste informatie in het systeem is onbruikbaar voor het management en kan leiden tot onjuiste
12 externe verslaggeving. Voorts kan onjuiste data leiden tot verkeerde beslissingen van het management. Dit wordt ondersteund door verschillende onderzoeken waaruit blijkt dat de implementatie van een automatiseringssysteem leidt tot betere informatie met tot gevolg betere beslissingen van het management (Kanellou & Spathis, 2013) (Leopoldo, 2009).Een cruciaal aspect omtrent betrouwbare informatie in het systeem is het garanderen van de juistheid en volledigheid van de data. In recente jaren worden accountingsystemen hiervoor ingezet aangezien onderzoek aantoont dat automatisering de betrouwbaarheid van de data invoer verhoogd (Rom & Rhode, 2007). Romney en Steinbart (2012) beschrijven uitvoerig de controls omtrent systeem betrouwbaarheid. Vijf pilaren worden omschreven waar een systeem van een organisatie rekening mee moet houden namelijk, de beveiliging van het systeem, de vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens, de vertrouwelijkheid van privégegevens van klanten, de integriteit van het proces en de beschikbaarheid van het systeem.
De beveiliging, de mate van beveiliging voor het systeem is cruciaal aangezien het een
direct effect heeft op de overige pilaren, aangezien ongeautoriseerde toegang kan leiden tot incorrecte data invoer of diefstal van vertrouwelijke gegevens. Het betreft de maatregelen getroffen door een organisatie om de toegang tot het systeem voor een onbevoegde te bemoeilijken. Voorbeelden hiervan binnen het systeem zijn geïnstalleerde firewalls en het vereisen van een login voordat toegang wordt verschaft tot het systeem. Ook autorisatie controls worden gebruikt om de toegang van werknemers binnen het systeem te beveiligen. Aan de hand van een autorisatiematrix en een compatibiliteitstest wordt nagegaan tot welke onderdelen van het systeem een werknemer wel of geen toegang heeft. Hierdoor wordt doordringende toegang van een werknemer tot onderdelen binnen het systeem voorkomen en data invoer door onbevoegden beperkt (COSO, 1985). Er zijn echter ook minder fysieke
maatregelen waaronder het informeren van werknemers over mogelijke beveiligingsrisico’s en het beschikbaar stellen van trainingen. Ook hier is het weer van belang dat management het goede voorbeeld geeft waardoor de overige werknemers zullen volgen. De beveiliging kan gegarandeerd worden door deze regelmatig te evalueren en de naleving van het beleid te
13 controleren. Bovendien wordt aangeraden om verschillende controlemaatregelen in te voeren waaronder preventieve, detectieve en correctieve.
De vertrouwelijkheid van gegevens, een organisatie is vaak in het bezit van
vertrouwelijke informatie niet alleen van de organisatie maar ook van leveranciers en klanten. Het is daarom van belang te garanderen dat er zorgvuldig wordt omgegaan met deze informatie, en toegang voor onbevoegden tot deze bestanden niet mogelijk is. In de praktijk wordt veelal gebruik gemaakt van encryptie waardoor de informatie onleesbaar wordt voor onbevoegden. Hierdoor is de vertrouwelijkheid van de informatie gewaarborgd ook als een onbevoegde erin is geslaagd om het systeem te hacken. Echter, zijn er ook minder geavanceerde controls
waaronder toegangsrestricties. Hierbij kan gedacht worden aan een bedrijfspas om in het kantoor te komen of een login om toegang tot het systeem te bemoeilijken. De mate van beveiliging zal met name afhangen van het type organisatie en de waarde van de gegevens. In het nieuws komen regelmatig zaken naar voren waarbij vertrouwelijke gegevens gestolen worden van organisaties met een negatief effect op de aandelenprijs tot gevolg. Onderzoek uitgevoerd door het beveiligingsbedrijf Gemalto stelt dat het aantal datalekken met 15% is gestegen in het afgelopen jaar (Gemalto, 2016). Dit bevestigt het belang en de actualiteit van dit onderwerp voor organisaties.
Proces integriteit, houdt in dat de informatie die verwerkt wordt in het systeem,
volledig, accuraat en juist is. Een manier om de juistheid van de data invoer te garanderen is aan de hand van invoer controls. Een alledaags voorbeeld hiervan is een plausibiliteitscontrole uitgevoerd door het systeem. Dit is een additionele check om de juistheid van de ingevoerde data te valideren, indien de data onwaarschijnlijkheden bevat zal het systeem een
waarschuwing afgeven. Hierdoor wordt de werknemer vooraf aan de data invoer
gewaarschuwd waardoor deze in staat is om bijtijds aanpassingen te verrichten. Echter, is het met name bij grote hoeveelheden data belangrijk dat er gevalideerd kan worden dat de informatie verwerkt door het systeem volledig is. Hiervoor worden voornamelijk processing controles gebruikt waaronder het herberekenen van de totalen. Indien de totalen niet overeenkomen is de werknemer in staat om de ontbrekende of dubbele data invoer te
14 identificeren en vervolgens aan te passen. Ook nadat de data invoer is verricht is het van belang om de uitvoer te controleren, dit wordt voornamelijk gedaan door middel van het consolideren van de data om eventuele oneffenheden te constateren.
De beschikbaarheid, indien de data correct is ingevoerd en het systeem voldoende is
beveiligd tegen onbevoegden is het van belang dat het systeem ten allen tijde beschikbaar is. De beschikbaarheid van het systeem kan met name in het geding zijn in het geval van een storing. Dit kan ervoor zorgen dat operationele taken van een organisatie komen stil te liggen wat significante schade kan toebrengen aan een organisatie. Alhoewel een bedrijf zich kan beschermen tegen een uitval van het systeem valt dit niet uit te sluiten. Al de eergenoemde controls kunnen bijdragen aan het verbeteren van de beschikbaarheid van het systeem. Zo kunnen toegangsristricties voorkomen dat kwaadwillende het systeem aantasten en kan training de kans op virussen bij werknemers reduceren. Echter, is het van belang dat de organisatie is voorbereid indien het systeem toch wegvalt. Mede daarom wordt geadviseerd om ten alle tijde een back-up systeem paraat te hebben in dergelijke gevallen om de schade te beperken. Het plan alleen is echter onvoldoende, aangezien werknemers van organisatie
kunnen veranderen en het back-up systeem in de tussentijd aangetast. Het is mede daarom van belang dat er documentatie beschikbaar is van het plan en dat het back up systeem regelmatig getest wordt.
Concluderend kan gesteld worden dat de betrouwbaarheid van een systeem van essentieel belang is voor een organisatie. Een gebrek eraan kan leiden tot onjuiste beslissingen en in het uiterste geval tot onjuiste externe verslaggeving. De betrouwbaarheid van een systeem kan gewaarborgd worden door rekening te houden met de eergenoemde vijf pilaren (Romney & Steinbart, 2012). Hoewel voorgaand onderzoek stelt dat systemen een positief effect hebben op de data invoer, geldt dit voornamelijk indien deze systemen een ondersteunende rol vervullen (Rom & Rhode, 2007). In het onderzoek van Rom en Rhode betrof het een ERP systeem waarbij de data invoer werd uitgevoerd door een individu. In hoeverre deze conclusie van toepassing is indien een systeem zelfstandig veranderende data moet analyseren en invoeren is tot op heden onduidelijk.
15 2.4 AUTOMATISERING
Tot dusver is de focus van de scriptie voornamelijk gelegd op het implementeren en de betrouwbaarheid van een automatiseringssysteem echter zijn de voordelen en mogelijke negatieve effecten van een dergelijk systeem beperkt behandeld. Het automatiseren van bedrijfsprocessen heeft zijn opkomst gemaakt sinds de mid-20e eeuw na de intrede van de mechanisering (Geertsma, 2014). Machines en systemen werden in deze periode
voorgeprogrammeerd om verscheidene handelingen te verrichten ten behoeve van een
organisatie. Kort samengevat kan gesteld worden dat automatisering inhoudt dat computers en software handelingen verrichten die voorgaand werden uitgevoerd door mensen. Hoewel dergelijke systemen in het begin veelal eenvoudige activiteiten uitvoerden, is met dank aan de technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren steeds meer mogelijk (Brynjolfsson & Mcaffee, 2011) (Autor, Levy, & Murnane, 2003).
Het automatiseren van bedrijfsprocessen wordt voornamelijk verricht om de benodigde mankracht en kosten te verlagen voor organisaties (Autor & Dorn, 2013). Bovendien wordt er gesteld dat automatisering een positief effect heeft op de efficiëntie en betrouwbaarheid van de verwerking van transacties (Rom & Rhode, 2007). Met efficiëntie wordt bijvoorbeeld gedoeld dat meer tijdige informatie de organisatie in staat stelt om sneller te handelen
waardoor er efficiënter gewerkt wordt (Romney & Steinbart, 2012). Op het gebied van een AP-proces kan hierbij dacht worden aan het verbeteren van de traceerbaarheid van de facturen waardoor er minder tijd verspeeld wordt aan het opsporen van facturen. Bovendien kan gedacht worden aan het sneller verwerken van facturen waardoor er geen tijd wordt besteed aan het lezen van reminders en het uitvoeren van een additionele betaling voor de boete van een late betaling. Met betrouwbaarheid van transacties wordt gedoeld op de kwaliteit van de data invoer, dit kan verhoogd worden door een systeem door middel van een waarschuwing bij een foutieve invoer. Bij een AP-proces kan hierbij gedacht worden aan een waarschuwing dat bepaalde informatie al is ingevoerd waardoor dubbele transacties voorkomen worden.
Geautomatiseerde bedrijfsprocessen hebben al vele honderdduizenden banen gekost met name in de administratieve sector. Onderzoek uitgevoerd aan de universiteit van Oxford
16 resulteerde in een voorspelling dat 47% van alle banen in de Verenigde Staten onder druk staan vanwege automatisering (Frey & Osborn, 2013). Deloitte heeft in 2014 een vergelijkbaar
onderzoek uitgevoerd voor de Nederlandse markt en constateerde dat ook in Nederland twee tot drie miljoen banen het risico lopen om te verdwijnen (Deloitte, 2014). Het effect van banenverlies is het grootst bij sectoren waarbij de procedures routinematig zijn en hierdoor volgens de theorie te automatiseren zouden moeten zijn (Autor, Levy, & Murnane, 2003)(Autor & Dorn, 2013). In het onderzoek uitgevoerd door Autor en Dorn (2013) wordt een verschuiving geconstateerd van banen in de fabricage sector naar de dienstverleningssector. De
belangrijkste reden hiervoor is omdat automatisering minder toepasbaar is in deze sector vanwege de flexibiliteit die hier wordt vereist.
Er zijn echter sceptici omtrent de automatisering van bedrijfsprocessen waaronder Nicholas Carr (Carr, 2014). Nicholas stelt in zijn boek dat er wel degelijk dieperliggende verborgen kosten verbonden zijn aan automatisering, waaronder op het gebied van
deskundigheid. Gezien het feit dat het systeem grotendeels het werk verricht vermindert de deskundigheid van de mens op dat gebied. Het gebrek aan deskundigheid zou in het geval van een accounting proces kunnen leiden tot het niet naleven van de regelgeving. Bovendien bieden systemen een gevoel van veiligheid wat gemakzucht met zich mee kan brengen.
Hierdoor is de mens op het moment dat het systeem in de fout gaat niet alert genoeg om dit te constateren wat kan leiden tot incorrecte data invoer. Ook zorgt automatisering ervoor dat er minder uitdaging is voor werknemers op de werkvloer gezien het meeste werk wordt verricht door het systeem.
Concluderend, de automatisering van bedrijfsprocessen heeft in de afgelopen decennia een significante impact gehad op de werkgelegenheid wereldwijd. Hoewel men in het begin dacht de beperkingen van systemen te kennen, is gebleken dat systemen tot meer in staat zijn dan aanvankelijk werd gedacht (Brynjolfsson & Mcaffee, 2011). Hoewel verschillende
onderzoeken hebben aangetoond dat automatisering van bedrijfsprocessen positieve effecten hebben zijn er ook sceptici (Autor & Dorn, 2013)(Rom & Rhode, 2007) (Carr, 2014). In hoeverre
17 de voor en nadelen van toepassing zijn bij het automatiseren van het AP-proces is echter tot op heden onduidelijk, dit onderzoek zal daar verdere invulling aan geven.
2.5 FRAUDE
Fraude is een begrip dat veelvoudig voorkomt en gepleegd kan worden door zowel werknemers binnen een organisatie ook wel “occupational fraud” genoemd, als individuen buiten de organisatie (Association of certified fraud examiners). Het is van belang dat er een intentie is geweest om de fraude te plegen en dat er niet sprake is van een onfortuinlijke menselijke fout. Het openbaar ministerie (Openbaar ministerie) omschrijft fraude als
“Een opzettelijke misleiding om een onrechtmatig voordeel te verkrijgen”
Het betreft een strafbaar feit, waarbij indien geconstateerd, een individu veroordeeld kan worden tot een celstraf door de rechter. Hoewel er verschillende varianten van fraude bestaan zal in dit onderzoek de focus liggen op fraude binnen een organisatie.
Het AP-proces binnen een organisatie is verantwoordelijk voor het op tijd en accuraat verwerken van facturen. Er zijn verschillende fraudezaken bekend waarbij in het AP-proces bedragen overgemaakt zijn naar onjuiste partijen, zoals bij de gemeente Amsterdam in 2015 (Vis, 2015). Een beveiligingsstagiaire onderschepte daar een factuur en vervalste de
bankrekening waardoor de uitgaande betaling op zijn bankrekening terecht kwam. In deze situatie is er overduidelijk sprake van opzettelijke fraude oftewel een opzettelijke handeling om een voordeel te behalen. Er is uitgebreid onderzoek gedaan naar de redenen en eigenschappen van werknemers die fraude hebben gepleegd binnen een organisatie. Een belangrijke en alom geaccepteerde theorie betreffende dit onderwerp is de fraudedriehoek (Wells, 1997). Wells concludeerde na het analyseren van verschillende fraudezaken dat een aantal elementen veelvoudig terugkwamen. Deze elementen zijn, gelegenheid, noodzaak en rationalisatie van de werknemer binnen een organisatie.
Gelegenheid, is een cruciaal onderdeel dat fraude faciliteert binnen een organisatie.
18 een werknemer meer gelegenheid heeft om fraude te plegen, is de kans groter is dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. Dit is in overeenstemming met de “rational choice theory” waarin wordt gesteld dat fraudeurs een kosten baten afweging maken voor zij overgaan op de daad (Scott, 2000). Indien de gelegenheid om fraude te plegen afneemt zullen de kosten oftewel kans om gepakt te worden toenemen. Dit vermindert de neiging bij een individu om fraude te plegen. Davis en Pesch (2012) ondersteunen met resultaten uit hun onderzoek dat het algemeen beperken van de gelegenheid tot fraude van werknemers leidt tot minder fraude. Ook Dechow et al. (1996) ondersteunt deze resultaten echter vanuit een andere insteek, in hun onderzoek wordt aangetoond dat indien er minder toezicht is, dit de kans vergroot dat er fraude gepleegd wordt door managers.
Noodzaak, is het tweede element bij een werknemer dat is beschreven door Wells
(Wells, 1997). Noodzaak kan geïnterpreteerd worden als een versterkende factor om tot fraude over te gaan. Hierbij wordt bijvoorbeeld gedoeld op de noodzaak om schulden af te lossen, of een te luxe leefstijl te onderhouden. Een andere benadering is een manager die onder druk wordt gezet om onmogelijke resultaten te realiseren waardoor deze geneigd is om fraude te plegen. Onderzoeken tonen aan dat druk op managers en cfo’s om bepaalde doelstellingen te behalen de kans vergroot op fraude (Hogan, Rezaee, Riley jr, & Velury, 2008) (Feng, Ge, Luo, & Shevlin, 2011). De werknemer ervaart een dergelijke situatie als zodanig zorgelijk dat er in zijn optiek geen andere oplossing is dan het plegen van fraude. Het is van belang voor organisaties om dergelijke situaties alvorens te constateren om proactief te handelen en de kans op fraude te verkleinen.
Rationalisatie, houdt in het rechtvaardigen van de fraude. De werknemer ervaart dat hij
of zij recht heeft op de verdiensten van de fraude, omdat deze eigenlijk een loonsverhoging had verdiend in zijn of haar ogen. Onderzoeken tonen aan dat indien een werknemer ontevreden is over de werkomstandigheden of het salaris deze eerder geneigd is om over te gaan op fraude (Greenberg, 1990) (Hollinger, 1983). Hoewel de hiervoor genoemde elementen beperkt kunnen worden door een organisatie is dit bij rationalisatie complexer. Een individu kan namelijk de perceptie hebben dat hij of zij recht heeft op loonsverhoging, terwijl dit gebaseerd op het
19 geleverde werk niet het geval is. De invloed die een organisatie kan hebben op de
gedachtegang van een werknemer is in die zin beperkt.
Fraude is een probleem binnen een organisatie dat zowel bij de lagere rangen als in het topmanagement voorkomt (Holtreter, 2005). Onderzoek heeft aangetoond dat de
eergenoemde elementen voor fraude, waaronder, gelegenheid, noodzaak en rationalisatie van invloed kunnen zijn op het gedrag van een werknemer (Wells, 1997). In dit onderzoek zal aan de hand van de drie elementen van Wells geconcludeerd worden in hoeverre de
fraudebestendigheid van het AP-proces sinds de introductie van het automatiseringssysteem is veranderd. Door middel van deze paragraaf wordt het literatuur hoofdstuk afgesloten, in het volgende hoofdstuk zal de nadruk liggen op een beschrijving van het AP-proces en de
20
3 HET ACCOUNTS PAYABLE PROCES
Dit hoofdstuk betreft een uitgebreide analyse van het AP-proces. Om te beginnen zal beschreven worden waaraan het proces tenminste moet voldoen volgens Romney en Steinbart (2012). Vervolgens zal in de opvolgende paragrafen het AP-proces van bedrijf-X, zowel voor als na de implementatie van Readsoft worden omschreven. Stapsgewijs zal het proces beschreven worden om de lezer inzicht te verschaffen in de AP-structuur van de organisatie en tot slot zal de hypothesevorming plaatsvinden. De bronnen voor dit hoofdstuk zijn standaard
operatieprocedures (SOP’s) van bedrijf-X die beschikbaar zijn in bijlage A en B en het boek Accounting information systems (Romney & Steinbart, 2012).
3.1 HET AP-PROCES (DE THEORIE)
In Romney en Steinbart (2012) wordt ingegaan op het AP-proces en met name aan welke eisen een goedlopend proces moet voldoen. Deze criteria zullen besproken worden om een duidelijk beeld te creëren waar het Readsoft systeem aan moet voldoen. Het belang van met name functiescheiding wordt in het boek nogmaals benadrukt en is een hulpmiddel ter
beschikking van het management om in control te blijven van de dagelijkse processen. Er wordt in een dergelijk geval gesproken van controletechnische functiescheiding en wordt gerealiseerd door de beschikkende, bewarende en registrerende functies binnen een proces te scheiden (Hassing, 2004). Dit voorkomt dat een werknemer in staat is om fraude te plegen, verbergen en om te zetten in een voordeel. De beschikkende functie betreft de bevoegdheid om beslissingen te nemen oftewel een verplichting aan te gaan namens de organisatie. De bewarende functie heeft de verantwoordelijkheid de activa van de organisatie in bewaring te nemen het kan hierbij zowel geld als goederen betreffen. De registrerende functie legt de economische gebeurtenissen vast in het systeem bijvoorbeeld door middel van de invoer van een factuur. Een zwakte echter van functiescheiding die in overweging genomen moet worden is dat de effectiviteit vermindert indien meerdere werknemers samenspannen (Tirole, 1986). In het geval van het AP-proces is de beschikkende functie de inkoper, de bewarende functie de
21 De eerste stap in het proces is besluiten wat er besteld moet worden en waneer de
goederen of diensten verreist zijn voor de organisatie. De bestellingen worden veelal verricht door een professionele inkoper aan de hand van een bestellingsformulier. Hierin wordt aangegeven welk product de bestelling betreft, de hoeveelheid, de prijs en de leverdatum. Zodra de goederen zijn ontvangen is het van belang om te verifieren dat de goederen zijn bezorgt naar wens van de inkoper. In het belang van een functionele functiescheiding zal de magazijnmeester de spullen in ontvangst nemen en inspecteren in plaats van de inkoper. De magazijnmeester zal nagaan of de hoeveelheid en kwaliteit overeenkomt met de bestelling van de inkoper en vervolgens de goederen in het systeem invoeren als ontvangen.
Vervolgens zal het AP-team de informatie vermeld op de factuur (ontvangen van de leverancier) vergelijken met de ontvangst informatie ingevoerd door de magazijnmanager. Dit proces wordt ook wel omschreven als de “three way match”. Een bedreiging die wordt
omschreven door Romney en Steinbart is het accepteren van goederen die niet besteld zijn. Dit benadrukt het belang dat de magazijnmanager controleert of de goederen die ontvangen zijn ook daadwerkelijk zijn besteld door de inkoper. Ook wordt een verschil in prijs op de offerte en de factuur aangeduid als een mogelijke bedreiging, dezelfde oplossing is hier echter van
toepassing.
Romney en Steinbart (2012) adviseren dat de betaling wordt uitgevoerd door een caissière, in plaats van de AP-beheerder of de inkoper. Dit om controletechnische functiescheiding
binnen het betalingsproces te garanderen. Een bedreiging, benadrukt door Romney en
Steinbart, is het mislopen van kortingen door een gebrek aan prompte betalingen. Om dit tegen te gaan is het van belang om een systeem te hebben dat registreert wanneer een factuur verschuldigd is om vergeten facturen te vermijden. Bovendien vormen dubbele betalingen een probleem binnen het AP-proces, dit kan voorkomen worden door middel van een applicatie control binnen het systeem.
Het AP-proces beschreven door Romney en Steinbart betreft de basis, en het is van belang dat Readsoft tenminste aan deze eisen kan voldoen. Het scheiden van de beschikkende,
22 Romney & Steinbart (2012). Echter, het is ook interessant om te constateren in hoeverre
Readsoft in staat is om de eergenoemde bedreigingen te beperken. Deze punten zullen met name in de interviews nader besproken worden.
Afbeelding 3.1.1: Dataflow uitgavencyclus.
23 3.2 HET AP-PROCES PRE-IMPLEMENTATIE
Bedrijf-X is een internationaal bedrijf dat opereert in meer dan 40 landen wereldwijd. Hiervoor zijn verschillende entiteiten opgezet in deze landen met een eigen registratie en btw-nummer. De verantwoordelijkheid over de desbetreffende entiteiten is verspreid over
verschillende beheerders binnen het AP-team. Het team bestaat uit één manager, één supervisor, zes beheerders en twee stagiaires. De entiteiten zijn verdeeld gebaseerd op de talenkennis en de werkervaring van de beheerders. Elke entiteit beschikt over een eigen AP-mailbox. Hierdoor is er een duidelijk aanspreekpunt voor zowel externe leveranciers als interne partijen indien er vragen zijn over een specifieke factuur. De AP-mailboxen zijn toegankelijk voor alle AP-beheerders binnen het team om de transparantie te vergroten en het back-up systeem te vergemakkelijken. Facturen worden ontvangen via de post of via de AP-mailbox en vervolgens uitgeprint door de AP-beheerder.
Er moet onderscheid gemaakt tussen een purchase order (PO) bestelling en een non-purchase order (non-PO) bestelling. Een PO-bestelling houdt in dat er een product wordt
besteld door een inkoper en vervolgens door de magazijnmeester in ontvangst wordt genomen. Een non-PO-bestelling houdt in dat er een product of dienst zelfstandig besteld wordt door een manager en dat de ontvangst niet plaatsvindt in het magazijn door de magazijnmeester, maar door de manager zelf. De goedkeuring van een dergelijke bestelling wordt uitgevoerd door de manager die de goederen heeft besteld. Zowel de beschikkende functie als de bewarende functie wordt in dit geval uitgevoerd door de manager. Het AP-proces binnen bedrijf-X zal worden uitgelegd aan de hand van vijf stappen.
Stap 1.
Het AP-proces van bedrijf-X vangt aan zodra een manager of inkoper een bestelling doet bij de leverancier. Deze verstrekt de juiste facturatiegegevens (afhankelijk per entiteit) inclusief zijn naam en het AP-mailadres aan de leverancier indien deze vragen heeft over de betalingsstatus. In het geval van een non-PO-bestelling zal de manager dit doen aan de hand van een
24 van een bestellingsformulier. De inkoper zal bovendien een inkooporder creëren in SAP, waarin hij aangeeft welk product is besteld en tegen welke prijs.
Stap 2.
Op het moment dat de AP-beheerder de factuur ontvangt van de leverancier via de post of mail, zal geverifieerd moeten worden of de goederen en diensten daadwerkelijk geleverd zijn. Indien dit niet gedaan wordt is er een risico dat er een factuur betaald wordt voor goederen of
diensten die nooit geleverd zijn ook wel erkend als een spookfactuur.
In het geval van een non-PO-bestelling zal dit worden gerealiseerd door middel van een fiattering van de manager die de bestelling heeft geplaatst met de juiste autorisatie. Om de factuur te verifiëren en om de juiste autorisatie te verkrijgen is er een “signing authority list” beschikbaar. De lijst bevat de namen van werknemers binnen de organisatie die autorisatie hebben om uitgaven te fiatteren. Bovendien wordt het maximum autorisatie bedrag vermeldt, waardoor grote aankopen alleen uitgevoerd kunnen worden door een beperkt aantal managers in de organisatie. De AP-beheerder verifieert de naam en het autorisatiebedrag van de manager in de autorisatie lijst en zal vervolgens een verzoek tot goedkeuring sturen. Indien de manager niet in staat is om tijdig te fiatteren zal de AP-beheerder zelf opvolgen en de factuur doorsturen naar diegene zijn of haar manager. De goedkeuring kan plaatsvinden door middel van een e-mail of door middel van een handtekening van de manager op de factuur zelf. Het is van belang dat de AP-beheerder regelmatig de lijst raadpleegt vanwege de constante aanpassingen die worden aangebracht. Het controleren van goedgekeurde facturen is een vast onderdeel van zowel interne als externe auditor procedures wat het belang van het correct toepassen van de lijst benadrukt. De AP-beheerder zal zelf moeten opvolgen indien een e-mail niet beantwoord is of een factuur niet goedgekeurd is geretourneerd.
In het geval van een PO-bestelling zal gerefereerd worden naar de inkooporder in SAP om te verifiëren of de goederen geleverd zijn. Zodra de goederen binnen zijn gekomen in het magazijn, zal de magazijnmanager deze invoeren als “ontvangen” in de inkooporder in SAP. Op het
25 moment dat de AP-beheerder de inkooporder opzoekt in SAP is zichtbaar of de goederen geleverd zijn of niet.
Stap 3.
Op het moment dat de vorige stap succesvol is uitgevoerd zal worden overgegaan naar het verwerken van de factuur in het ERP-systeem. De leverancier zal, indien nog niet standaard in het systeem opgenomen, worden aangemaakt, gebaseerd op de gegevens vermeld op de factuur. Eveneens zal de betalingstermijn waarbinnen de factuur betaald moet worden ingevoerd worden. Een applicatie control is opgenomen in SAP waardoor het systeem kan herkennen indien dezelfde gegevens twee keer worden ingevuld. Dit voorkomt dubbel werk en een incorrect leveranciersbestand. Een belangrijke functiescheiding is bovendien toegepast in SAP om fraude en onjuiste data invoer tegen te gaan. Zo is de AP-beheerder geautoriseerd om de leverancier aan te maken, en bankgegevens in te voeren of aan te passen. De leverancier kan echter pas betaald worden zodra de bankgegevens zijn goedgekeurd door een collega die de gegevens niet kan aanpassen. In het geval van bedrijf-X is dit de manager of de AP-supervisor en deze zal verifiëren of de ingevulde bankrekening overeenkomt met de
factuurgegevens ook wel bekend als het “vier-ogenprincipe” (Unido). Bovendien wordt het btw-nummer nagegaan aan de hand van KVK-registraties om te verzekeren dat de leverancier daadwerkelijk geregistreerd staat. Zodra de leverancier is aangemaakt en goedgekeurd kan de factuur in SAP ingevoerd worden. De AP-beheerder is verantwoordelijk voor de juiste allocatie in de grootboekrekening van de uitgaven en correcte toepassing van de btw-regels.
In het geval van een non-PO-bestelling worden de factuurgegevens handmatig ingevoerd in SAP waaronder de factuurdatum, het factuurnummer, het factuurbedrag, het btw-bedrag, een tekstomschrijving en een allocatie van de kosten. Indien nodig is de AP-beheerder in staat om de valuta aan te passen, gezien het feit dat ook sprake is van facturen met buitenlandse valuta’s. Een additionele applicatie control is geprogrammeerd in SAP waardoor de AP-beheerder een waarschuwing krijgt zodra een factuurnummer voor een tweede keer wordt ingevoerd. De voornaamste reden hiervoor is om dubbele betalingen te voorkomen, aangezien in de praktijk
26 een leverancier een factuur per ongeluk twee keer kan verstrekken of een AP-beheerder een factuur twee keer kan uitprinten.
In het geval van een PO-bestelling is de allocatie van de kosten en de fiattering van de bestelling al ingevoerd door inkoper tijdens de creatie van de order. De AP-beheerder hoeft slechts de factuurdatum, het factuurnummer, het factuurbedrag, het btw-bedrag en het ordernummer in te voeren. Vervolgens zal de beheerder moeten nagaan of de gegevens op de factuur
overeenkomen met de ontvangstinformatie in SAP. Zodra dit overeenkomt kan de bestelling in het systeem verwerkt worden.
Stap 4.
Vervolgens wordt overgegaan naar het betalingsproces waarbij de facturen in een wekelijkse betalingsronde worden verwerkt. SAP selecteert zelfstandig de facturen waarvan de
betalingstermijn binnen een week zal vervallen aan de hand waarvan de AP-beheerder een betalingsvoorstel creëert. De te vervallen facturen zullen voor een tweede keer gecontroleerd worden op juiste invoer in SAP en juiste goedkeuring door een collega binnen het team om verkeerde betalingen te verhoeden. Indien alle informatie correct is zal SAP het
betalingsvoorstel doorsturen naar de bank. Een extra controlemaatregel is ingevoerd voordat de betaling de bank verlaat. De betaling zal goedgekeurd moeten worden door de controller of de financiële directeur in de bank. Indien dit gebeurt is het betalingsproces volledig afgewikkeld.
Stap 5.
Zodra de betaling is afgerond worden de papieren facturen gearchiveerd op de afdeling voor twee jaar voordat ze worden doorgestuurd naar een externe opslagplaats. De facturen worden handmatig in mappen opgeborgen op volgorde van de SAP-nummers verkregen uit het ERP-systeem.
3.3 HET AP-PROCES POST-IMPLEMENTATIE
In 2015 heeft bedrijf-X besloten om een automatiseringssysteem in te voeren voor het AP-proces genaamd Readsoft. Een belangrijk attribuut van Readsoft is dat de verwerking van de facturen volledig digitaal plaatsvindt. Hierdoor worden papieren facturen op de afdeling
27 vervangen door facturen in pdf-formaat in het systeem. Het AP-team maakt nog steeds gebruik van een AP-mailbox per entiteit, echter is er op dit moment tevens een gezamenlijk e-mailadres voor Readsoft waar alle facturen van de verschillende entiteiten samenkomen. Indien in het uiterste geval een leverancier niet in staat is om een factuur via e-mail te leveren zullen facturen via de post geaccepteerd worden. In tijden van vakantie of langdurige absentie is het mogelijk om in het systeem een vervanger toe te wijzen voor de verwerking van de facturen om achterstallig werk te voorkomen.
Stap 1.
Het AP-proces van bedrijf-X via Readsoft begint desgelijks zodra de verkoopmanager een bestelling doet bij de leverancier. De manager verstrekt de juiste facturatiegegevens
(afhankelijk per entiteit) en zijn naam aan de leverancier. Bovendien verstrekt de manager het algemene e-mailadres van Readsoft waar de factuur heen gemaild moet worden en het algemene AP-emailadres indien de leverancier vragen heeft over de betalingsstatus. In het geval van een non-bestelling zal dit telefonisch gedaan worden, in het geval van een PO-bestelling zal dit gebeuren aan de hand van een PO-bestellingsformulier. De inkoper zal bovendien een inkooporder creëren in SAP waarin hij aangeeft welk product is besteld en tegen welke prijs. Het e-mailadres van Readsoft kan niet gebruikt worden door leveranciers voor eventuele
vragen over de betalingsstatus. Zodra de factuur is ontvangen door Readsoft, zal de AP-beheerder een mail ontvangen dat er een factuur in het systeem beschikbaar is om te verwerken.
Stap 2.
De informatie op de factuur zal door Readsoft worden gelezen en vergeleken met de database in SAP. Indien het een nieuwe leverancier betreft zal het systeem dit aangeven in Readsoft en zal een AP-beheerder de leveranciersgegevens handmatig moeten verwerken vergelijkbaar met het vorige proces. Vervolgens zal de AP-beheerder in het Readsoft systeem aangeven waar het bepaalde informatie kan lezen. Gezien het feit dat de lay-out van een factuur meestal
onveranderd is zal Readsoft in het vervolg op dezelfde plekken de informatie opzoeken. Vervolgens logt de AP-beheerder in op de website van Readsoft om de factuur te kunnen
28 bekijken en door te sturen naar de manager die de bestelling heeft geplaatst. Als een manager niet handelt binnen drie dagen zal hij of zij automatisch een herinnering ontvangen in de mail van Readsoft. In het geval van een non-PO-bestelling zal de manager verifiëren of de goederen of diensten daadwerkelijk geleverd zijn. De manager is verantwoordelijk voor de allocatie van de uitgaven in de grootboekrekening. Hiermee wordt gedoeld op het correct selecteren van grootboekrekeningen dat de basis vormen voor de financiële verslaggeving en de budgetten van de organisatie. Dit is een verschuiving van de allocatie verantwoording van het AP-team naar de managers. Ondanks dat de AP-beheerders op het moment de allocaties controleert op juistheid voordat deze verwerkt worden in de grootboekrekening, is de verwachting dat deze betrokkenheid van de AP-afdeling op de lange termijn verdwijnt en de allocatie hierdoor verslechterd. Readsoft is in staat om een geschiedenis op te bouwen van de laatst gebruikte allocatie waardoor deze automatisch verschijnt bij de volgende factuur. Als de goederen of diensten geleverd zijn, dan zal de manager in Readsoft aangeven dat de factuur is goedgekeurd. Facturen worden hierdoor niet meer goedgekeurd door middel van een handtekening op de factuur zelf of een e-mail van de betreffende manager. Dit elimineert de mogelijkheid tot vervalsing van handtekeningen wat een positief effect kan hebben op de fraudebestendigheid. Readsoft zal vervolgens nagaan of de manager op de autorisatie lijst staat, indien dit niet het geval is zal het systeem de factuur zelfwerkend doorsturen naar de eerstvolgende manager.
In het geval van een PO-bestelling zal Readsoft zelfstandig nagaan of de goederen zijn ontvangen door te checken of de informatie op de factuur overeenkomt met de
“ontvangstinformatie” in SAP. Indien dit het geval is zal het systeem de bedragen matchen en de factuur verwerken aan de hand van de allocatie ingevuld door de inkoper tijdens de creatie van de inkooporder. Indien de informatie afwijkt, zal Readsoft een notificatie sturen naar de betreffende AP-beheerder om te controleren waar het verschil door wordt veroorzaak.
Stap 3.
Op het moment dat de factuur is goedgekeurd, zal Readsoft de factuur automatisch op de juiste leverancier invoeren in SAP gebaseerd op de allocatie ingevoerd door de manager of inkoper verantwoordelijk voor de bestelling. Bij de boeking voegt Readsoft automatisch de
29 desbetreffende factuur toe in SAP waardoor deze te allen tijde beschikbaar is voor bevoegden tot het leveranciersbestand.
Stap 4.
Vervolgens wordt overgegaan naar het betalingsproces waarbij de facturen in een wekelijkse batch worden verwerkt. SAP selecteert de facturen waarvan de betalingstermijn binnen een week zal vervallen zodra de AP-beheerder een betalingsvoorstel creëert. De te betalen facturen worden voor een tweede keer gecontroleerd op juiste invoer en op goedkeuring van de
manager waarna de betaling zal worden uitgevoerd. Een extra controlemaatregel is ingevoerd voordat de betaling de bank verlaat. De betaling zal tot slot goedgekeurd moeten worden door de controller of de financiële directeur van bedrijf-X in de bank, indien dit gebeurt is het betalingsproces volledig.
Stap 5.
Op het moment dat de betaling is voltooid blijven betaalde facturen gearchiveerd in het ERP-systeem. De verwachting is dat dit de beschikbaarheid en volledigheid van de facturen verbetert, aangezien een systeem niet inherent is aan menselijke fouten.
30 Tabel 3.3.1: Overzicht pre en post implementatieproces.
Ontvangst Autorisatie/goedkeuring Verwerking in SAP Betalingsproces Archiveren
Pre-implementatie. Via e-mail Via de post. Verificatie autorisatie handmatig. Verkrijgen goedkeuring via e-mail of handtekening. Opvolgen facturen handmatig proces uitgevoerd door AP.
Handmatige invoer factuurgegevens. Allocatie in de grootboekrekening uitgevoerd door AP. SAP selecteert de te betalingen facturen. De AP-beheerder pakt de geselecteerde facturen uit de betalingsmap. Facturen worden handmatig gearchiveerd in mappen. Na twee jaar worden de facturen verstuurd naar een externe locatie. Proces. Papieren proces.
Handmatig proces. Handmatig proces. Handmatig proces.
Handmatig proces.
Post-implementatie.
Via e-mail Verificatie autorisatie automatisch. Goedkeuring in elektronisch in Readsoft. Opvolgen facturen automatisch geprogrammeerd in Readsoft. Factuur gegevens gelezen door middel van “OCR” methode door Readsoft. Allocatie in de grootboekrekening uitgevoerd door managers. SAP selecteert de te betalingen facturen. Facturen zijn beschikbaar in Readsoft. Facturen worden automatisch opgeslagen in het ERP-systeem en Readsoft. Proces. Papierloos proces.
Automatisch proces. Partieel handmatig proces.
Automatisch proces.
Automatisch proces.
31 3.4 HYPOTHESES
In de vorige paragrafen is beschreven in hoeverre er aanpassingen zijn verricht aan het AP-proces. Gebaseerd op deze informatie en de theorieën eerder beschreven in hoofdstuk twee zullen de verwachtingen van de effecten van de implementatie worden opgesomd.
Een belangrijk punt dat aangekaart werd in de vorige paragrafen is dat in het voorgaande proces vele handmatige handelingen verricht werden wat inefficiënt is en inherent aan
menselijke fouten. Bovendien kan het leiden tot zoekgeraakte en vergeten facturen, beperkte toegangsrestricties tot facturen en de mogelijkheid tot onderschepping van facturen. De implementatie van Readsoft heeft verzekerd dat de bovengenoemde zwakheden uit het proces verdwenen zijn. Facturen worden niet tot nauwelijks meer uitgeprint en toegang tot facturen is sinds de introductie beperkt tot diegene met toegang tot het Readsoft en SAP. De verwachting is hierdoor dat het Readsoft systeem het AP-proces in bedrijf-X fraudebestendiger heeft gemaakt. Bovendien zorgt het Readsoft systeem ervoor dat facturen ogenblikkelijk opgeslagen worden en zowel AP-beheerders als managers herinnerd worden aan openstaande punten. De verwachting is hierdoor dat er een grotere zekerheid is voor de volledigheid van de registraties van facturen. De hypotheses luiden daarom:
H1: De implementatie van Readsoft heeft een positief effect gehad op de efficiëntie van het AP-proces.
H2: De implementatie van Readsoft heeft een positief effect gehad op de fraudebestendigheid van het AP-proces.
H3: De implementatie van Readsoft heeft een positief effect gehad op de volledigheid van de registraties van facturen.
De implementatie van Readsoft heeft gezorgd voor een verandering in verantwoordelijkheden. Zo is de verantwoordelijkheid van het correct alloceren van kosten verschoven van de AP-beheerders naar de managers. Hierdoor wordt van de managers verwacht dat zij de
32 is ontvangen. Er moet hierbij echter ook rekening gehouden worden met accounting specifieke regels, waaronder het activeren van bepaalde kosten en het verspreiden van kosten over een uitgestrekte periode. Gezien het gebrek aan accounting kennis bij deze individuen, is de
verwachting dat er een vergrote kans is op incorrecte allocatie ten opzichte van het voorgaande AP-proces. De hypothese luidt daarom:
H4: De implementatie van Readsoft heeft een negatief effect gehad op de juistheid van de allocatie van kosten.
Automatisering heeft de afgelopen jaren een significant effect gehad op de werkgelegenheid in de wereld. Zoals wordt omschreven door Brynjolfsson en Mcaffee (2011) verliest men de race tegen de machine, aangezien machines een groeiend aantal activiteiten kunnen uitvoeren. Hierdoor is de verwachting dat dit ook het geval zal zijn met Readsoft.
H5: Het AP-proces zal volledig geautomatiseerd kunnen worden door Readsoft.
Door middel van deze paragraaf wordt hoofdstuk drie afgesloten. In hoofdstuk vier zal verder ingegaan worden op de onderzoeksmethode en de argumentatie waarom er specifiek voor deze benadering is gekozen in dit onderzoek.
33
4 METHODOLOGIE
In dit hoofdstuk zal de casus beschreven worden waarbij nader zal worden verklaard wat de onderzoeksmethode is inclusief de motivatie achter deze methode. Vervolgens zal in detail besproken worden hoe de data is verzameld en zal tot slot het onderzoeksraamwerk
geanalyseerd worden.
4.1 CASUSBESCHRIJVING
De casestudie zal uitgevoerd worden bij een internationaal bedrijf genaamd bedrijf-X dat zich focust op diagnostische oplossingen voor de dieren markt. Dit houdt in: het innoveren van producten met de capaciteit om ziektes of stoornissen bij dieren te diagnosticeren. Het
hoofdkantoor is gevestigd in Hoofddorp echter zijn er kantoren en laboratoriums wereldwijd gevestigd. Het bedrijf biedt zowel producten als diensten aan waarbij de focus ligt op de business to business (B2B) markt. In de afgelopen decennia heeft het bedrijf een krachtig merknaam gevestigd in de veterinaire markt wereldwijd. Mede door de introductie van
verschillende succesvolle producten, is een omzetstijging gerealiseerd van 33% in de afgelopen vijf jaar van 1.2 miljard naar 1.6 miljard (bedrijf-X, 2015).
Bedrijf-X heeft in januari 2016 het automatiseringsprogramma Readsoft geïmplementeerd waarbij alle facturen van de Europese entiteiten voortaan via dit programma verwerkt zullen worden. Deze implementatie heeft verschillende effecten gehad op het AP-proces, in het bijzonder op de manier waarop de data wordt ingevoerd in de grootboekrekening. Zowel de positieve als de negatieve effecten van deze implementatie zullen uiteengezet worden in dit onderzoek door middel van kwalitatief onderzoek. Aan de hand van interviews zal diepgaand inzicht worden verkregen in hoe het AP-proces is veranderd.
Een van de redenen om dit onderzoek uit te voeren bij bedrijf-X, is omdat het bedrijf onlangs het Readsoft programma heeft geïmplementeerd. Dit heeft als voordeel dat de effecten van de implementatie nog goed in het geheugen van de werknemers zit wat de volledigheid van de data vergroot. Bovendien ben ik verscheidene jaren werkzaam bij bedrijf-X wat de toegang tot de benodigde data voor dit onderzoek vergemakkelijkt.
34 4.2 DATACOLLECTIE
In deze scriptie zal er kwalitatief onderzoek verricht worden waarbij aan de hand van een casestudie bij bedrijf-X, data vergaard zal worden. In Bryman en Bell (2015) worden drie vormen van kwalitatief onderzoek besproken, waaronder observaties, kennisnemen van
documenten en interviews. De voornaamste data in dit onderzoek zullen verkregen worden aan de hand van interviews met werknemers die zowel direct als indirect betrokken zijn bij de implementatie van Readsoft. Een aantal onderdelen zullen ondersteund worden met documenten waaronder standaard operatieprocedures (SOP’s) van bedrijf-X. Hoewel ook persoonlijke observaties op de werkvloer meegenomen zullen worden, is dit echter meer ter bevestiging van de vergaarde data van de interviews en de documenten. Kwalitatief onderzoek stelt de onderzoeker in de gelegenheid om de “hoe” en “waarom” vraag beter te
beantwoorden. Dit is vooral omdat er direct contact is met de focus groep, waardoor de onderzoeker beter in staat is diepgaande data te vergaren (Patton, 2002).
Het voornaamste doel van dit onderzoek is om inzicht te krijgen in wat de effecten zijn geweest van de implementatie van Readsoft op het AP-proces. Er is gekozen voor interviews, omdat dit de geïnterviewde de ruimte biedt om uitgebreid en zonder beperkingen ervaringen te delen over het gehele implementatieproces. Bovendien biedt een interview de mogelijkheid om door te vragen op bepaalde onderwerpen die mogelijk interessant zijn voor de
conclusievorming, of op onderwerpen die voorgaand aan het interview niet eerder in overweging waren genomen. In totaal zullen er acht interviews afgenomen worden met werknemers van bedrijf-X. Er zullen twee interviews afgenomen worden met werknemers uit het projectteam, voornamelijk om inzicht te krijgen in de verwachtingen vooraf en in hoeverre de implementatie van Readsoft heeft kunnen voldoen aan deze verwachtingen. Tevens zullen twee interviews afgenomen worden met werknemers van het AP-team. Het zal hierbij gaan om AP-beheerders die gedeeltelijk betrokken waren bij de implementatie en dagelijks werken met de effecten van de implementatie. Vervolgens zullen twee interviews afgenomen worden met eindgebruikers van Readsoft. Gezien het feit dat zij dagelijks met het systeem werken, zullen zij goed in staat zijn om de effecten te benoemen. Tot slot zullen twee interviews afgenomen
