Thesis Executive Internal Auditing Programme (EIAP) Universiteit van Amsterdam, Amsterdam Business School
BEPALENDE PERSOONLIJKHEIDSKENMERKEN VOOR HET
HANTEREN VAN CONFLICTEN BIJ INTERNAL AUDITORS
Een studie naar persoonlijkheidskenmerken en conflicthantering bij internal auditors in Nederland
Auteur: J.J.P. (Sjak) Vennix MSc
Plaats Mierlo
Datum 29-6-2016
Begeleider: Dr. J.R.H.J. (Bob) van Kuijck RA RC
Instelling: Universiteit van Amsterdam Business School
3
VOORWOORD
In het tweede studiejaar van het Executive Internal Auditing Programme (EIAP) ben ik geïntrigeerd geraakt door het vak ‘Personal skills’. Specifiek door het onderwerp conflicthantering. Vanuit mijn dagelijkse praktijk onderschrijf ik de zienswijze van de docent van dit vak dat conflicten tot de alledaagse werkelijkheid van de auditor behoren (Tophoff, 2013). Dat is ook wat ik in mijn dagelijkse praktijk ervaar, gesprekken worden erg delicaat op het moment dat je bij bepaalde werkwijzen kritische kanttekeningen plaatst. Het is mijn persoonlijke overtuiging dat het de taak van de internal auditor is om conflicthanteringsvaardigheden te gebruiken om het gesprek niet onnodig te laten escaleren tot een conflict. Dit voegt geen waarde toe voor de organisatie. Dit is voor mij de aanleiding geweest om mijn onderzoek te schrijven over bepalende persoonlijkheidskenmerken voor het hanteren van conflicten bij internal auditors.
Dit onderzoek is voor mij een afsluiting van een zeer leerzame periode. In deze periode heb ik me volledig ondergedompeld in de wereld van internal audit, ontzettend veel geleerd, interessante contacten opgedaan maar bovenal ook een erg leuke tijd gehad. De opleiding heeft er voor mij aan bijgedragen dat ik als volwaardig zelfstandig internal auditor in de praktijk kan opereren. Graag wil ik de medewerkers van de opleiding bedanken voor het delen van hun kennis en kunde. Tevens wil ik de Rabobank als mijn werkgever bedanken dat deze het mogelijk heeft gemaakt dat ik deze opleiding heb kunnen volgen. Voor de totstandkoming van deze scriptie wil ik graag mijn begeleider Dr. J.R.H.J. van Kuijck RA RC bedanken voor de mogelijkheid die hij mij heeft geboden om te participeren in het onderzoek naar persoonlijkheidskenmerken van internal auditors en de ondersteuning die hij mij gedurende het schrijfproces heeft geboden.
Een speciaal dankwoord richt ik aan mijn vrouw Jiska. In de afgelopen tweeënhalf jaar heeft zij zichzelf ten koste van mijn ontwikkeling op veel vlakken opgeofferd. Het is niet in woorden uit te drukken hoe dankbaar ik haar ben voor deze ondersteuning: ontzettend bedankt Jiska! Nu de laatste hindernis is genomen kunnen we alle verloren tijd samen weer gaan inhalen, ik verheug me daar in ieder geval ontzettend op.
5
SAMENVATTING
In dit onderzoek staat de volgende probleemstelling centraal:
“Welke persoonlijkheidskenmerken zijn belangrijk voor een internal auditor om conflicten te kunnen hanteren?”
Gelet op het beroep van een internal auditor is het de verwachting dat het voor deze beroepsgroep onvermijdelijk is om in aanraking te komen met conflicten tijdens de beroepsuitoefening (Allen, 1996). Uit onderzoek van de overkoepelende beroepsorganisatie (Instituut van Internal Auditors) blijkt niet voor niets dat conflicthantering een belangrijke competentie is voor de hedendaagse internal auditor (Bailey, 2010). Uit de wetenschappelijke literatuur is gebleken dat internal auditors inderdaad bij de uitoefening van hun beroep te maken krijgen met conflictsituaties. Dit betreffen zowel interne als externe conflicten (Knapp, 1985; Mills en Bettner, 1992; Allen, 1996; Johnson en Means, 1998; Espinosa-Pike en Barrainkua, 2015). Aangezien persoonlijkheid zich continu ontwikkelt gedurende het leven, het belangrijk is hierin te blijven investeren (Van Kuijck, 2015) en de beroepsorganisatie dit ook van hun leden verwacht op basis van de gedragscode (Instituut van Internal Auditors, 2015) is de verwachting dat de Nederlandse populatie van internal auditors bovengemiddeld over deze competentie beschikt.
De eerste stap van het onderzoek bestond uit het onderzoeken wat conflicthantering is. Uit de literatuurstudie is gebleken dat conflicthantering het proces is dat wordt gebruikt door partijen in een conflict om tot een schikking te komen (Sweeney en Carruthers, 1996). Er worden in consensus vijf verschillende stijlen onderkend (Blake en Mouton, 1964) op basis van de aandacht voor het eigenbelang en het belang van een ander: (1) smoothing (lage mate nastreven eigen doelen/hoge mate nastreven doelen anderen); (2) withdrawing (lage mate nastreven eigen doelen/lage mate nastreven doelen anderen); (3) compromising (gemiddelde mate nastreven eigen doelen/gemiddelde mate nastreven doelen anderen); (4) problem-solving (hoge mate nastreven eigen doelen/hoge mate nastreven doelen anderen) en (5) forcing (hoge mate nastreven eigen doelen/lage mate nastreven doelen anderen).
Als tweede stap is door middel van een krachtenveldanalyse bepaald welke conflicthanteringsstijlen passend zijn voor gebruik door internal auditors (Goldman en Barlev, 1974; Instituut van Internal Auditors, 2016). Hieruit blijkt dat de conflicthanteringsstijlen problem-solving, forcing en compromising als passend zijn beoordeeld en de stijlen smoothing en withdrawing als niet passend.
6 Bij de derde stap is onderzocht welke persoonlijkheidskenmerken belangrijk zijn voor het hanteren van de conflicthanteringsstijlen problem-solving, forcing en compromising. Hiervoor is gebruik gemaakt van het ‘Five Factor Model’ wat uit vijf persoonlijkheidskenmerken (big five) bestaat: emotionele stabiliteit, extraversie, openheid voor ervaringen, altruïsme en consciëntieusheid (McCrae en John, 1992). Op basis van dit onderzoek zijn per big five persoonlijkheidskenmerk hypotheses geformuleerd waarbij is verondersteld dat een hogere score op de kenmerken emotionele stabiliteit, extraversie, openheid voor ervaringen en consciëntieusheid passen bij het gebruik van deze conflicthanteringsstijlen. Tevens is verondersteld dat het big five element altruïsme hierbij niet van significant belang is.
Tot slot zijn bij de vierde stap deze hypotheses getoetst op basis van een exploratief onderzoek1 dat is
uitgevoerd onder de populatie van internal auditors in Nederland (N = 312) op basis van het ‘Personality for Professionals Inventory (PfPI)’ (Fruyt en Rolland, 2013). Op basis van deze uitkomsten is een statistische vergelijking gemaakt met de uitkomsten van een vergelijkbare groep die fungeert als normgroep (hoogopgeleide Nederlanders, N = 311). Deze groep is geselecteerd door TalentLens en is ook onderworpen aan de PfPI. Op grond van de analyses blijkt dat voor alle vijf de geformuleerde hypotheses de nulhypotheses zijn verworpen en de alternatieve hypotheses zijn geaccepteerd (figuur 14). Samengevat betekent dit dat de onderzoeksgroep internal auditors inderdaad significant hoger scoren op vier van de vijf big five elementen: emotionele stabiliteit, extraversie, openheid voor ervaringen en consciëntieusheid. Conform de verwachting scoort de onderzoeksgroep internal auditors in lijn met de normgroep voor wat betreft altruïsme en is hierbij geen sprake van een significant verschil.
Conclusie:
Deze studie toont aan dat emotionele stabiliteit, extraversie, openheid voor ervaringen en consciëntieusheid belangrijke persoonlijkheidskenmerken zijn voor een internal auditor om conflicten te kunnen hanteren. In deze studie is bewijs geleverd dat de internal auditpopulatie in Nederland in hogere mate beschikt over deze persoonlijkheidskenmerken dan de normgroep hoogopgeleide Nederlanders.
De belangrijkste beperking van dit onderzoek heeft betrekking op de eenzijdige onderzoeksmethode die is gebruikt, namelijk een door respondenten ingevulde PfPI. Aanbeveling voor toekomstig onderzoek is het valideren van de verkregen antwoorden uit de PfPI in praktijksituaties of –simulaties. Andere aanbevelingen zijn het verkrijgen van duidelijkheid over het belang van de onderliggende persoonlijkheidstrekken in relatie tot conflicthanteringsstijlen en het onderzoeken wat kenmerkende conflictsituaties en conflicthanteringsstijlen zijn voor internal auditors in de praktijk.
1
Dit betreft een grootschalig onderzoek naar persoonlijkheidskenmerken van internal auditors in Nederland. Lime Tree Research & Education heeft de projectleiding van dit onderzoek wat door het IIA wordt gesponsord. De Universiteit van Amsterdam verleent medewerking door het begeleiden van scripties binnen dit onderzoek.
7 INHOUDSOPGAVE VOORWOORD 3 SAMENVATTING 5 INHOUDSOPGAVE 7 1. INLEIDING 9 1.1. AANLEIDING 9 1.2. PROBLEEMSTELLING EN ONDERZOEKSVRAGEN 12 1.3. WERKWIJZE EN ONDERZOEKSMETHODE 12 1.4. OPBOUW SCRIPTIE 14 2. THEORETISCH KADER 15 2.1. INLEIDING 15 2.2. PERSOONLIJKHEIDSKENMERKEN 15 2.2.1. DEFINITIE PERSOONLIJKHEIDSKENMERKEN 15
2.2.2. VORMING VAN PERSOONLIJKHEIDSKENMERKEN 16
2.2.3. METEN VAN PERSOONLIJKHEIDSKENMERKEN 17
2.3. KENMERKEN VAN CONFLICTEN 18
2.4. KENMERKEN VAN CONFLICTHANTERING 20
2.5. CONFLICTHANTERING BIJ INTERNAL AUDITORS 22
2.5.1. KRACHTENVELD INTERNAL AUDIT 22
2.5.2. CONFLICTHANTERINGSSTIJLEN INTERNAL AUDIT 25
2.6. HYPOTHESES PERSOONLIJKHEIDSKENMERKEN EN CONFLICTHANTERING BIJ INTERNAL AUDITORS 28
2.6.1. EMOTIONELE STABILITEIT (NEUROTICISME) 30
2.6.2. EXTRAVERSIE 31
2.6.3. OPENHEID VOOR ERVARINGEN 32
2.6.4. ALTRUÏSME (AGREEABLENESS) 33 2.6.5. CONSCIËNTIEUSHEID 35 2.7. CONCLUSIE 36 3. ONDERZOEKSMETHODE EN -RESULTATEN 37 3.1. INLEIDING 37 3.2. ONDERZOEKSOPZET 37 3.3. ONDERZOEKSINSTRUMENT 38 3.4. ONDERZOEKSPOPULATIE 39 3.5. DATAPREPARATIE EN -ANALYSE 39
8
3.7. HYPOTHESETESTEN OP BASIS VAN STATISTISCHE ANALYSE 45
3.7.1. HYPOTHESE I–EMOTIONELE STABILITEIT 46
3.7.2. HYPOTHESE II-EXTRAVERSIE 46
3.7.3. HYPOTHESE III–OPENHEID VOOR ERVARINGEN 47
3.7.4. HYPOTHESE IV-ALTRUÏSME 47 3.7.5. HYPOTHESE V-CONSCIËNTIEUSHEID 48 3.8. SAMENVATTING 48 4. CONCLUSIE EN DISCUSSIE 49 4.1. INLEIDING 49 4.2. BEANTWOORDING ONDERZOEKSVRAGEN 49 4.3. DISCUSSIE 50
4.3.1. HYPOTHESE I–EMOTIONELE STABILITEIT 50
4.3.2. HYPOTHESE II–EXTRAVERSIE 51
4.3.3. HYPOTHESE III–OPENHEID VOOR ERVARINGEN 52
4.3.4. HYPOTHESE IV–ALTRUÏSME (AGREEABLENESS) 53
4.3.5. HYPOTHESE V–CONSCIËNTIEUSHEID 54
4.4. CONCLUSIE 55
4.5. IMPLICATIES 55
4.6. BEPERKINGEN VAN HET ONDERZOEK 56
4.7. AANBEVELINGEN VOOR TOEKOMSTIG ONDERZOEK 57
LITERATUURLIJST 59
BIJLAGEN 65
1. OVERZICHT PFPI SCHALEN EN KOPPELING FFM 65
2. FIVE-FACTOR THEORY 66
3. GEBRUIKTE FORMULES DATA-ANALYSE 66
4. OPLEIDINGSNIVEAUS FRUYT EN ROLLAND (2013) EN RESPONDENTEN INTERNAL AUDITORS 67
5. HISTOGRAM- EN Q-Q PLOT ANALYSE PER BIG FIVE ELEMENT ONDERZOEKSGROEP 68
6. VERDELING RESPONDENTEN ONDERZOEKSGROEP NAAR NATIONALITEIT 70
9
1. INLEIDING 1.1. Aanleiding
Illustratief voor de mate waarin internal auditors worden geconfronteerd met conflicten bij de uitoefening van hun werkzaamheden is de uitspraak van Allen (1996):
“If auditors never face conflict, then they’re probably not effective auditors”.
Conflicten zijn voor internal auditors onontkoombaar als je kijkt naar de missie van internal audit (Instituut van Internal Auditors, 2015): “To enhance and protect organizational value by providing risk-based and objective assurance, advice, and insight.” Het op deze wijze beschermen en verbeteren van organisatorische waarden brengt onherroepelijk met zich mee dat op enig moment, bij het uitvoeren van de werkzaamheden, kritische bevindingen worden gesignaleerd. Om de organisatie te verbeteren zal de internal auditor deze kritische bevindingen met de verantwoordelijk(e) medewerker(s) bespreken. Deze gesprekken hebben de potentie in zich om tot conflicten te leiden.
Dat conflicthantering, de wijze waarop een individu omgaat met een conflict, een belangrijke competentie is voor internal auditors blijkt ook uit het vooraanstaande langjarig wereldwijde ‘Common Body of Knowledge (CBOK)’ onderzoek van het Instituut van Internal Auditors (Bailey, 2010). In dit onderzoek is aan 13.500 internal auditors uit 107 landen gevraagd om aan te geven wat voor hen belangrijke kerncompetenties zijn om de werkzaamheden uit te kunnen voeren op hun positie in de organisatie. De uitkomsten van het CBOK onderzoek zijn weergegeven in figuur 1. Hieruit blijkt dat bijna 60% van de respondenten ‘conflict resolution/negotiation skills’2 als belangrijke kerncompetentie aanmerkt.
2
In dit onderzoek wordt specifiek gefocust op ‘conflict resolution’ en niet op ‘negotiation skills’. De belangrijkste reden is om dit onderzoek af te bakenen en ‘negotiation skills’ (onderhandelingsvaardigheden) een geheel eigen onderzoeksterrein kent met verschillende methodieken en modellen.
10
Figuur 1: Belangrijke kerncompetenties van internal auditors (Bailey, 2010).
Het belang van conflicthantering is door het IIA ook door vertaald naar het ‘Global Internal Audit Competency Framework’ (2013). In dit raamwerk zijn de competenties opgenomen die benodigd zijn om aan de eisen van het International Professional Practices Framework (The Institute of Internal Auditors, 2015) te voldoen. Het raamwerk bestaat uit tien kerncompetenties. Conflicthantering komt terug in de hoofdcategorie ‘Personal skills’, kerncompetentie ‘Persuasion and collaboration’. Hierbij staat als derde punt aangegeven: “Manages conflict by negotiating and resolving disagreements”, waarbij wordt opgemerkt dat het voor alle medewerkersniveaus (staf, manager, chief audit executive) relevant is. Uit de literatuur blijkt eveneens dat internal auditors bij de uitoefening van hun beroep te maken krijgen met conflictsituaties. Dit betreffen zowel interne als externe conflicten (Knapp, 1985; Mills en Bettner, 1992; Allen, 1996; Johnson en Means, 1998; Espinosa-Pike en Barrainkua, 2015). Enkele voorbeelden zijn het uitoefenen van druk door de opdrachtgever om bepaalde bevindingen niet of in andere bewoordingen op te nemen in de rapportage of interne druk op de tijdsbudgetten voor een audit door de verantwoordelijk manager dat de kwaliteit onder druk zet. Onder wetenschappers is er overeenstemming dat conflicten met zorg moeten worden gehanteerd omdat slecht beheerde conflicten ernstige nadelige gevolgen kunnen hebben voor enerzijds de individuen en anderzijds voor de organisaties (Mills en Bettner, 1992; Johnson en Means, 1998). Tevens blijkt uit de literatuur dat er verschillende conflicthanteringsstijlen (Blake en Mouton, 1964) worden onderkend en dat er sprake is van individueel consistent voorkeursgedrag voor het hanteren van conflicten op basis van persoonlijkheidskenmerken van het individu (Schneer en Chanin, 1987; Moberg, 1998; Antonioni, 1998; Hopeck, Desrayaud, Harrison en Hatten, 2014).
11 Als conflicthantering een dermate belangrijke competentie is voor internal audit beroepsbeoefenaars is de verwachting dat de Nederlandse internal audit populatie ook over deze competentie beschikt. Zeker als je het bekijkt vanuit de gedragscode van de beroepsorganisatie (Instituut van Internal Auditors, 2015) en de literatuur waaruit blijkt dat persoonlijkheid continu ontwikkelt gedurende het leven en het belangrijk is om hierin te blijven investeren (Van Kuijck, 2015). Eén van de principes uit de gedragscode van de beroepsorganisatie van internal auditors (Instituut van Internal Auditors, 2015) veronderstelt dat internal auditors bekwaam zijn. Hiermee wordt bedoeld dat internal auditors gebruik maken van de kennis, vaardigheden en ervaring die nodig zijn bij de uitvoering van de internal auditdienstverlening. Meer specifiek mogen ze uitsluitend diensten verlenen waarvoor zij de nodige kennis, bekwaamheden en ervaring hebben. Op basis van de bovenstaande uiteenzetting kan conflicthantering worden gezien als belangrijke bekwaamheid voor de internal audit beroepsbeoefenaars.
In de praktijk kan op verschillende manieren worden omgegaan met conflicten. In de literatuur worden verschillende conflicthanteringsstijlen onderkend (Blake en Mouton, 1964). Figuur 2 laat vijf verschillende stijlen zien op basis van de aandacht voor het eigenbelang en het belang van een ander.
Figuur 2: Conflicthanteringsstijlen van Blake en Mouton (1964)
Om te komen tot een uitspraak of internal auditors in voldoende mate geëquipeerd zijn om conflicten te hanteren is het belangrijk om inzicht te verkrijgen in de persoonlijkheidskenmerken van internal auditors. Uit de literatuur blijkt dat er sprake is van individueel consistent voorkeursgedrag voor het hanteren van conflicten op basis van persoonlijkheidskenmerken van het individu (Blake en Mouton, 1964). Welke persoonlijkheidskenmerken zijn belangrijk voor een internal auditor om conflicten te kunnen hanteren? Deze vraag was de directe aanleiding voor dit onderzoek.
12 1.2. Probleemstelling en onderzoeksvragen
Binnen dit onderzoek staat de volgende probleemstelling centraal:
“Welke persoonlijkheidskenmerken zijn belangrijk voor een internal auditor om conflicten te kunnen hanteren?”
Om antwoord te kunnen geven op de probleemstelling zijn de volgende onderzoeksvragen geformuleerd: 1. Welke persoonlijkheidskenmerken zouden op grond van literatuurstudie van significant belang
zijn voor conflicthantering door internal auditors?
2. In hoeverre beschikt de onderzochte populatie van internal auditors in Nederland over de persoonlijkheidskenmerken die op grond van literatuurstudie van significant belang zijn voor conflicthantering door internal auditors?
3. Welke conclusies volgen uit de discrepantie tussen de theoretisch vereiste eigenschappen en de empirische resultaten?
1.3. Werkwijze en onderzoeksmethode
Zoals Swanborn (2010) aangeeft, bepaalt de aard van de gewenste gegevens in belangrijke mate de onderzoeksstrategie die je volgt. Aangezien dit onderzoek gericht is op persoonlijkheidskenmerken bij Internal Audit professionals is aansluiting gezocht bij een onderzoeksproject naar persoonlijkheidskenmerken bij deze beroepsgroep in Nederland. Lime Tree Research & Education heeft de projectleiding van dit onderzoek dat door het IIA wordt gesponsord. De Universiteit van Amsterdam verleent medewerking door het begeleiden van scripties binnen dit grootschalig exploratief onderzoek. Het onderzoek bestaat uit twee delen, een theoretisch onderdeel en een empirisch gedeelte. Deze opbouw wordt ook gevolgd in dit onderzoek (figuur 3) en wordt hieronder toegelicht.
13
Figuur 3: Grafische weergave opzet onderzoek.
Theoriegericht onderzoek
Het theoriegericht onderzoek is gefocust op de beantwoording van de eerste onderzoeksvraag. Op basis van literatuuronderzoek naar persoonlijkheidskenmerken, conflicten, conflicthantering in relatie tot internal audit worden hypotheses geformuleerd. Deze hypotheses dienen als input voor het empirisch gericht onderzoek om de tweede onderzoeksvraag te kunnen beantwoorden.
Empirisch gericht onderzoek
Het empirisch gericht onderzoek in dit onderzoek is gericht op de beantwoording van de tweede onderzoeksvraag. Om inzicht te verkrijgen in de persoonlijkheidskenmerken van de huidige Internal audit populatie in Nederland wordt gebruik gemaakt van een al bestaande dataset die is verkregen in het kader van het grootschalig exploratief onderzoek naar persoonlijkheidskenmerken bij deze beroepsgroep in Nederland. Deze data is verkregen door de ‘Personality for Professionals Inventory (PfPI)’ (Fruyt en Rolland, 2013) via een web survey die onder alle Nederlandse leden van het Instituut van Internal Auditors (ongeveer 2.600) is uitgezet. De PfPI is een persoonlijkheidsvragenlijst die trekken meet die relevant zijn op de werkvloer. Aanvullend wordt ook voorzien in een beschrijving in termen van de dimensies van het ‘Five-Factor Model’ (Costa en McRae, 1992). De data die voortkomt uit de PfPI vragenlijst wordt geanalyseerd in relatie tot de opgestelde hypotheses (theoriegericht onderzoek). Op basis van deze analyse zal onderzoeksvraag drie worden beantwoord en eventuele aanbevelingen worden gemaakt.
14 1.4. Opbouw scriptie
In hoofdstuk 2 wordt de eerste onderzoeksvraag: “Welke persoonlijkheidskenmerken zouden op grond van literatuurstudie van significant belang zijn voor conflicthantering door internal auditors?” uitgewerkt. Voorts gaat hoofdstuk 3 in op de tweede onderzoeksvraag: “In hoeverre beschikt de onderzochte populatie van internal auditors in Nederland over de persoonlijkheidskenmerken die op grond van literatuurstudie van significant belang zijn voor conflicthantering door internal auditors?”. Tot slot zal in hoofdstuk 4 de derde onderzoeksvraag: “Welke conclusies volgen uit de discrepantie tussen de theoretisch vereiste eigenschappen en de empirische resultaten?” worden uitgewerkt. Tevens wordt in dit hoofdstuk ingegaan op de conclusies, aanbevelingen, beperkingen en suggesties voor vervolgonderzoek.
15
2. THEORETISCH KADER 2.1. Inleiding
In dit hoofdstuk wordt het theoretisch kader behandeld waarop dit onderzoek is gebaseerd. Achtereenvolgens wordt ingegaan op de theorie omtrent persoonlijkheidskenmerken (paragraaf 2.2), kenmerken van conflicten (paragraaf 2.3) en kenmerken van conflicthantering (paragraaf 2.4). Op basis van dit theoretisch fundament wordt er verder ingezoomd op conflicthantering bij internal auditors (paragraaf 2.5) om vervolgens te komen tot hypotheses ten aanzien van de relatie tussen persoonlijkheidskenmerken en conflicthantering gericht op de internal audit populatie (paragraaf 2.6). Tenslotte wordt een conclusie gegeven op de eerste onderzoeksvraag (paragraaf 2.7).
2.2. Persoonlijkheidskenmerken
In paragraaf 2.2.1 wordt de vraag beantwoord wat persoonlijkheidskenmerken zijn. Voorts wordt in paragraaf 2.2.2 vastgesteld hoe persoonlijkheidskenmerken worden gevormd. Tot slot wordt in paragraaf 2.2.3 beoordeeld in hoeverre persoonlijkheidskenmerken kunnen worden gebruikt als voorspellers van werkgerelateerd gedrag en wordt beoordeeld of deze kenmerken meetbaar zijn? Dit zijn allemaal belangrijke vragen om te beantwoorden alvorens de relatie met conflicthantering wordt gelegd.
2.2.1. Definitie persoonlijkheidskenmerken
Wat zijn persoonlijkheidskenmerken? McCrae en Costa (McCrae en John, 1992; McCrae en Costa, 1995; McCrae en Costa, 1997; McCrae, e.a., 2000; McCrae en Costa 2004) zijn vooraanstaande wetenschappers op het terrein van persoonlijkheidskenmerken. Zij definiëren persoonlijkheidskenmerken als: “dimensions of individual differences in tendencies to show consistent patterns of thoughts, feelings, and actions” (McCrae en Costa, 1995). Ook zijn McCrae en Costa (1992) onder een breed publiek bekend als de drijvende krachten achter het bekende Five-Factor Model (FFM) voor het beschrijven en meten van persoonlijkheidskenmerken (zie paragraaf 2.2.3.).
In de literatuur heeft Pervin (1994) kritiek geuit op de wijze waarop McCrae en Costa naar persoonlijkheidskenmerken kijken. De belangrijkste kritiek van Pervin (1994) heeft betrekking op het FFM van McCrae en Costa (1992) en hun interpretatie en analyse van het construct persoonlijkheidskenmerken. De kritiek die Pervin (1994) uit heeft niet zozeer betrekking op het model zelf maar wel op de beweringen die bij het model worden gemaakt. Pervin ziet het FFM als één van de vele manieren om naar persoonlijkheidskenmerken te kijken. Hij beschouwt het als een statistisch model dat geen aandacht heeft voor andere relevante aspecten die van invloed zijn op persoonlijkheidskenmerken. Verder stelt Pervin (1994) dat het begrip persoonlijkheidskenmerken helemaal niet voor zichzelf spreekt
16 zoals McCrae en Costa (1992) impliceren. Hij beschrijft persoonlijkheidskenmerken zelf als: “a disposition to behave expressing itself in consistent patterns of functioning across a range of situations”.
Samenvattend valt op dat, gelet op de kritiek die Pervin (1994) heeft op McCrae en Costa (1992; 1995), beide definities in redelijke mate overeenkomsten vertonen. In beide definities komen elementen voor als ‘verschillen tussen individuen’ en de ‘neiging tot het vertonen van consistente gedragingen’. McCrae en Costa (1995) beschrijven expliciet de soorten patronen (gedachten, gevoelens en daden) waarbij Pervin (1994) algemeen meer spreekt over ‘gedragingen’. De conclusie is dat persoonlijkheidskenmerken in dit onderzoek worden gedefinieerd als het vertonen van consistente gedragingen van een individu. Het zorgt ervoor dat een individu uniek is en maakt het mogelijk om individuen met elkaar te vergelijken. 2.2.2. Vorming van persoonlijkheidskenmerken
Op welke wijze worden persoonlijkheidskenmerken gevormd? Al in de Griekse oudheid dacht men na over de wijze waarop persoonlijkheidskenmerken worden gevormd. De Grieken gebruikten hiervoor een methode van temperamenten (Goldsmith, e.a., 1987). Dit is vandaag de dag nog steeds een onderzoeksrichting in de literatuur naar persoonlijkheid(kenmerken) (Rothbart, 2007; Evans en Rothbart, 2007). Goldsmith e.a. (1987) beschrijven dat het temperament van een individu bestaat uit een relatief consistente basis van gemoedstoestanden die vorm geven aan de expressie, reactiviteit, emotionaliteit en sociabiliteit van het individu. McCrae, e.a. (2000) beschrijven temperament in lijn met ‘The American Heritage Dictionary of the English Language’ als: “The manner of thinking, behaving, or reacting characteristic of a specific individual”. Binnen de wetenschappelijke onderzoekswereld (Goldsmith, e.a., 1987; Evans en Rothbart, 2007) is er overeenstemming dat het temperament is geworteld in het biologische systeem van de mens waarbij emotie een fundamentele drijver is (Evans en Rothbart, 2007). Hierbij wordt het temperament van een individu beschouwd als een subonderdeel van de persoonlijkheid. Persoonlijkheid wordt dan als een omvangrijker construct gedefinieerd wat naast temperament ook bestaat uit onder anderen het zelfbeeld, de houding, het karakter, waarden, normen en afweermechanismen (Evans en Rothbart, 2007). Bij pasgeborene bestaat de persoonlijkheid enkel nog uit het temperament. De overige elementen uit het persoonlijkheidsconstruct worden later in het leven gevormd naarmate een individu volwassen wordt.
Over de wijze waarop persoonlijkheid uiteindelijk wordt gevormd is nog veel discussie in de literatuur. Het belangrijkste twistpunt is de invloed die externe factoren al dan niet hebben op de vorming van de persoonlijkheid van een individu (McCrae, e.a., 2000). Hierin zijn twee zienswijze te onderscheiden. De eerste zienswijze ligt in lijn met de visie van Pervin (1994). Hij stelt dat externe factoren (environment) erg belangrijke zijn en zorgen voor tenminste de helft van de variantie in persoonlijkheidskenmerken. De tweede zienswijze wordt vertegenwoordigd door McCrae e.a. (2000). Zij onderschrijven de visie van
17 Pervin (1994) dat externe factoren directe invloed hebben op persoonlijkheidskenmerken omdat de expressies van individuen hierop moet worden aangepast. Als voorbeeld geven McCrae e.a. (2000) aan dat de uiting van persoonlijkheidskenmerken moet passen in de culturele context waarin het individu zich bevindt. In een cultuur waarbij overleden personen nooit bij naam worden genoemd kan het als beledigend worden ervaren als er sympathie voor de overledenen wordt geuit. Volgens McCrae e.a. (2000) hebben externe factoren maar beperkt impact op de persoonlijkheidskenmerken van een individu. In de visie van McCrae e.a. (2000) zijn persoonlijkheidskenmerken gebaseerd op de meer fundamentele temperamentvolle processen, welke niet direct kunnen worden geobserveerd maar moeten worden afgeleid uit gedragspatronen en ervaringen. De indicatoren die hierbij worden gebruikt moeten gevoelig zijn voor variaties door cultuur, leeftijd en overige externe factoren.
Terugkomend op de vraag op welke wijze persoonlijkheidskenmerken worden gevormd, blijkt er over het algemeen overeenstemming te zijn onder de wetenschappers. De eerder genoemde wetenschappers zijn het er overeen eens dat de basis van persoonlijkheid wordt gevormd door het temperament van een individu en persoonlijkheid wordt gezien als een omvangrijker construct wat in de loop van de jaren wordt gevormd na de geboorte. Er bestaat overigens wel een verschil van inzicht over de mate van invloed van externe factoren op de vorming van persoonlijkheidskenmerken.
2.2.3. Meten van persoonlijkheidskenmerken
Kunnen persoonlijkheidskenmerken worden gebruikt als voorspellers van werkgerelateerd gedrag en zijn deze kenmerken meetbaar? Uit onderzoek van Barrick e.a. (2001) blijkt dat persoonlijkheidskenmerken robuuste voorspellers zijn van werkgerelateerd gedrag, attitudes en prestaties. Dit concluderen zij na een studie waarin de resultaten van 15 meta-analytische studies naar de relatie tussen persoonlijkheidskenmerken en prestaties op de werkvloer kwantitatief zijn samengevat.
Tevens voeren wetenschappers al meerdere decennia onderzoek uit naar wat de belangrijkste persoonlijkheidskenmerken zijn en hoe deze kunnen worden gemeten (McCrae en John, 1992). Mol (2014) meent dat persoonlijkheidskenmerken bij internal auditors goed te meten zijn met het FFM van McCrae e.a. (1992). In het FFM (zie bijlagen 1 en 2) worden individuen geclassificeerd aan de hand van de vijf persoonlijkheidskenmerken: emotionele stabiliteit, extraversie, openheid voor ervaringen, altruïsme en consciëntieusheid. Deze vijf persoonlijkheidskenmerken kunnen worden onderzocht met behulp van statistisch gevalideerde vragenlijsten. In hetzelfde onderzoek van Mol (2014) wordt onderbouwd dat de Personality for Professionals Inventory (Fruyt en Rolland, 2013) uit een veelheid aan modellen een geschikt model is om persoonlijkheidskenmerken te meten. De voornaamste redenen hiervoor zijn dat dit hulpmiddel is ontwikkeld om persoonlijkheidskenmerken te meten, de persoonlijkheidskenmerken
18 koppelt aan de big five persoonlijkheidskenmerken (bijlage 1) en bedoeld is om te gebruiken in een werkgerelateerde omgeving.
De conclusie is dat uit de literatuur blijkt dat persoonlijkheidskenmerken kunnen worden gebruikt als voorspellers van werkgerelateerd gedrag en de PfPI (Fruyt en Rolland, 2013) een geschikt hulpmiddel is om persoonlijkheidskenmerken in deze context te meten.
2.3. Kenmerken van conflicten
Alvorens verder in te gaan op de theorie omtrent het hanteren van conflicten is het fenomeen conflicten te definiëren. Conflicten zijn net zo oud als de mensheid, zijn onlosmakelijk met het leven verbonden (Alinsky, 1969), komen voor bij alle niveaus van sociale interactie (Spector, 2008) en hebben verschillende verschijningsvormen (Kriesberg, 1973; Mills en Bettner, 1992; Fisher, 2000). Uit verschillende onderzoeken (Kessler en Schilling, 1989; Suls, Martin en David, 1998) blijkt dat conflicten behoren tot één van de krachtigste bronnen van emotionele stress in het dagelijks leven (‘distress’). Het begrip conflict kent een breed spectrum aan verschijningsvormen en er kunnen een vijftal hoofdcategorieën worden onderkend (Fisher, 2000): (1) conflicten tussen individuen met onverenigbare wensen, doelen en benaderingswijzen in een relatie (interpersoonlijke conflicten); (2) conflicten als gevolg van verschillen in definities, verwachtingen en verantwoordelijkheden tussen van elkaar afhankelijke individuen (rolconflicten); (3) conflicten tussen individuen die behoren tot eenzelfde groep (intergroepconflicten); (4) conflicten tussen meerdere groepen als gevolg van andere prioritering, inzet van middelen en ontwikkelingen (multipartij conflicten); (5) conflicten tussen naties op mondiaal niveau als gevolg van onder meer de inzet van hulpbronnen en de waarde van macht (internationale conflicten).
In de literatuur bestaat er geen consensus over een uniforme (conceptuele) definitie voor conflicten. Ieder onderzoek en onderzoeksrichting binnen dit domein heeft zijn eigen specifieke elementen en omstandigheden waardoor de definitie voor conflicten telkens anders wordt geformuleerd (Sweeney en Carruthers, 1996; Spector, 2008; Rahim, 2001; Baron, 1990). In veel studies worden conflicten eendimensionaal benaderd door bijvoorbeeld het situationeel- of gedragsmatig perspectief te onderzoeken. Om een goed beeld te krijgen is het belangrijk om conflicten vanuit een meerdimensionaal perspectief te beoordelen (Baron, 1990; Rahim, 2001; Mayer, 2012; Schneer en Chanin, 1987). Baron (1990) heeft meerdere conflictdefinities geanalyseerd en hieruit vijf overlappende karakteristieke elementen gedestilleerd die richting geven aan het begrip:
19 - Conflicten omvatten tegengestelde belangen tussen individuen of groepen in een zero-sum3
situatie.
- De tegengestelde belangen moeten worden herkend om het conflict te laten bestaan.
- De overtuiging dat belangen zijn of worden gedwarsboomd moet bij beide partijen aanwezig zijn. - Een conflict is een proces wat zich ontwikkelt vanuit bestaande relaties tussen individuen of
groepen en een weerspiegeling is van de interacties uit het verleden en de context waarin deze hebben plaatsgevonden.
- Acties van één of beide zijde dwarsbomen de doelen van de andere betrokkene(n).
Spector (2008) beschrijft dat er in de wetenschap geen consensus is over de noodzaak en mogelijke gevolgen van conflicten. Hij geeft aan dat er twee verschillende zienswijzen zijn te onderscheiden. De eerste zienswijze veronderstelt dat conflicten altijd schadelijk zijn voor de betrokkenen en eventuele positieve elementen niet opwegen tegen de negatieve elementen van een conflict. In de tweede zienswijze wordt verondersteld dat conflicten noodzakelijk zijn voor het effectief functioneren van een organisatie. Een goed uitgevoerd conflict (Tjosvold, 2008) zorgt in deze zienswijze voor een beter begrip tussen individuen en zorgt voor optimalisatie van werkprocessen. Hiermee bedoelt Tjosvold (2008) een situatie waarbij betrokkenen vanuit een open-mind de discussie met elkaar voeren, zienswijzen direct open met elkaar bespreken, men elkaar tracht te begrijpen en als uitgangspunt hanteert dat het beste uit deze verschillende zienswijzen wordt gecombineerd om zo voor alle betrokkenen het probleem op te lossen. Vanuit beide zienswijzen (Spector, 2008; Tjosvold, 2008) is er wel overeenstemming dat conflicten met zorg moeten worden gehanteerd omdat slecht beheerde conflicten ernstige nadelige gevolgen kunnen hebben voor individuen en organisaties (Mills en Bettner, 1992; Johnson en Means, 1998).
3
Een zero-sum situatie komt voort uit de speltheorie en geeft een situatie weer waarin de winst of het verlies van de eerste participant exact gelijk is aan het verlies of de winst van de tweede participant.
20 2.4. Kenmerken van conflicthantering
Net als voor de definitie van conflicten geldt ook voor de term conflicthantering dat er lange tijd geen uniforme definitie is geweest in de literatuur. Sweeney (1996) heeft verschillende definities uit meerdere artikelen van verschillende wetenschappers geanalyseerd, de kernelementen hieruit gedestilleerd en deze samengevoegd in de volgende conceptuele definitie (vertaald):
“Conflicthantering is het proces dat door partijen wordt gebruikt in een conflict om tot een schikking te komen”.
De afgelopen decennia is er veel gepubliceerd over conflicthanteringstheorieën. De ‘dual concerns theory’ van Blake en Mouton (1964) is de eerste theorie die bekend is bij een breed publiek (zie ook figuur 2). Deze theorie stelt dat individuen twee primaire motivaties (dual concerns) hebben bij het hanteren van conflicten, namelijk de wens om eigen doelen te realiseren (concern for self) versus de wens om interpersoonlijke relaties te behouden door aandacht te hebben voor de belangen en doelen van een ander (concern for others). Deze twee primaire motivaties zijn door Blake en Mouton (1964) op beide assen van de door hen ontwikkelde ‘Managerial Grid’ geplaatst waardoor vijf verschillende conflicthanteringsstijlen zijn gedefinieerd, te weten:
- Smoothing wordt gekenmerkt door het in lage mate nastreven van eigen doelen en in hoge mate nastreven van de doelen en belangen van een ander.
- Withdrawing wordt gekenmerkt door het in lage mate nastreven van eigen doelen en van de doelen en belangen van een ander.
- Compromising wordt gekenmerkt door het in gemiddelde mate nastreven van eigen doelen en van de doelen en belangen van een ander.
- Problem-solving wordt gekenmerkt door het in hoge mate nastreven van eigen doelen en van de doelen en belangen van een ander.
- Forcing wordt gekenmerkt door het in hoge mate nastreven van eigen doelen en in lage mate nastreven van de doelen en belangen van een ander.
De theorie van Blake en Mouton (1964) maakt het mogelijk om de vijf verschillende conflicthanteringsstijlen cijfermatig te classificeren. Op basis hiervan zijn verschillende afgeleide theorieën ontwikkeld die gebruik maken van zelfonderzoek vragenlijsten om individuen te categoriseren in één van de vijf conflicthanteringsstijlen. Volgens Holt en DeVore (2005) zijn de navolgende afgeleide theorieën het meest belangrijk:
21 - Hall’s (1969) conflict management survey (CMS);
- Rahim’s (1983) organizational conflict inventories I and II (ROCI-I and ROCI-II); - Renwick’s (1975) employee conflict inventory (ECI);
- Thomas en Kilmann’s (1974) management-of-differences exercise (MODE).
In een meta-analyse tonen Holt en DeVore (2005) aan dat deze vier belangrijkste afgeleide theorieën zijn gebaseerd op dezelfde uitgangspunten, namelijk de ‘dual concerns’ theorie van Blake en Mouton (1964). Dit is weergegeven in figuur 4.
Figuur 4: Samenvoeging van verschillen conflicthanteringsstijlen gebaseerd op de ‘dual concerns’ theorie (Holt en DeVore, 2005).
In figuur 4 hebben Holt en DeVore (2005) de conflicthanteringsstijlen uit de verschillende theorieën (Hall, 1969; Rahim, 1983; Renwick, 1975; Thomas en Kilmann, 1974) op de ‘Managerial Grid’ van Blake en Mouton (1964) geplaatst. Hieruit blijkt dat de naamgevingen verschillend zijn maar de conflicthanteringscategorieën nagenoeg identiek zijn. Op basis hiervan worden in dit onderzoek de vijf conflicthanteringsstijlen van Blake en Mouton (1964) gebruikt.
22 2.5. Conflicthantering bij internal auditors
2.5.1. Krachtenveld internal audit
In het literatuuronderzoek zijn geen artikelen gevonden die expliciet ingaan op de relatie tussen het ontstaan van conflicten en het krachtenveld waarin een internal auditor functioneert. Goldman en Barlev (1974) hebben hierover wel gepubliceerd in relatie tot de externe accountant. Aangezien de problematiek van de externe accountant in belangrijke mate vergelijkbaar is met die van een internal auditor, is de literatuur van Goldman en Barlev (1974) als basis gebruikt voor het in kaart brengen van het krachtenveld waarin een internal auditor functioneert.
Goldman en Barlev (1974) beschrijven voor de externe accountant dat conflicten bij deze beroepsgroep ontstaan omdat zij bij de uitoefening van hun dagelijkse werkzaamheden in een bijzonder krachtenveld functioneren. In dit krachtenveld wordt van nature zonder extra waarborgen de autonomie (onafhankelijkheid) van de externe accountant ondermijnd. Dit is een situatie die vergelijkbaar is voor de internal auditor. Dit is weergegeven in figuur 5 door het basisschema van Goldman en Barlev (1974) aan te passen naar de situatie voor de internal auditor.
Figuur 5: Visuele weergaven krachtenveld internal audit (aangepast (Goldman en Barlev, 1974))
Een internal auditor kan met verschillende soorten krachten en belangenconflicten worden
geconfronteerd, deze zijn weergegeven in figuur 5. De belangrijkste krachten en belangenconflicten waarmee een internal auditor te maken krijgt worden hierna toegelicht.
23
Druk vanuit de auditee
In dit onderzoek wordt met auditee de persoon, afdeling of entiteit bedoeld waarbij de audit wordt uitgevoerd. De auditee is verantwoordelijk voor of betrokken bij het auditobject. Op het moment dat de internal auditor het auditobject beoordeelt brengt dit voor de auditee spanning met zich mee. Deze spanning wordt onder andere veroorzaakt omdat een internal auditor een oordeel geeft over de mate waarin de risico’s door de auditee worden beheerst. Dit geldt zeker op het moment dat er tekortkomingen of onvolkomenheden worden geconstateerd. Op dat moment kan de auditee de druk op de auditor vergroten door bijvoorbeeld bevindingen te ontkrachten of trachten deze te verhullen. Deze situaties hebben de potentie in zich om te ontwikkelen tot een conflictsituatie.
Druk vanuit de opdrachtgever
In de basis is een opdrachtgever gebaad bij een objectief beeld van de werkelijke situatie, is tevens ontvanger van het auditrapport. Dit kan onder druk komen te staan als het gemeenschappelijk belang van de auditee en de opdrachtgever groter is dan de onafhankelijkheid van de internal auditor. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een internal audit rapport naar een toezichthoudende instantie moet worden verstuurd. Op dat moment kan de opdrachtgever de internal auditor onder druk zetten om tekortkomingen/onregelmatigheden niet op te nemen in auditrapporten (Knapp, 1985; Allen, 1996; Hatfield, Jackson en Vandervelde, 2011). Ook kan er druk worden uitgeoefend over bepaalde bewoordingen in het auditrapport (Allen, 1996). Deze situaties hebben de potentie in zich om te ontwikkelen tot een conflictsituatie en zetten de onafhankelijkheid van een internal auditor op het spel.
Druk vanuit de internal audit afdeling
Ook binnen de eigen afdeling heeft de internal auditor te maken met krachten en belangenconflicten. In lijn met de externe accountants kunnen internal auditors te maken krijgen met druk vanuit de eigen internal audit afdeling. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op auditbudgetten (Espinosa-Pike en Barrainkua, 2015). Uit onderzoek blijkt namelijk dat sturing op het tijdsbudget binnen auditbedrijven wordt gezien als één van de meest effectieve kostenmaatregelen bij een auditopdracht (Azad, 1994; Pierce en Sweeney, 2004). Dit zet echter de kwaliteit onder druk doordat het kan leiden tot het vroegtijdig aftekenen van opdrachten, onderrapportage van besteedde tijd en overrulen van de auditprogrammatuur (Azad, 1994). Een ander voorbeeld van krachten die binnen de internal audit afdeling aanwezig kunnen zijn is de druk die superieuren kunnen uitoefenen op auditors om conclusies te wijzigen om klanten of superieuren tevreden te houden (Espinosa-Pike en Barrainkua, 2015). In lijn met de andere voorbeelden hebben deze situaties de potentie in zich om te ontwikkelen tot een conflictsituatie en zetten de onafhankelijkheid van een internal auditor op het spel.
24
Eigenbelang
Bij de beroepsuitoefening dient een internal auditor ook rekening te houden met zijn eigenbelang. Primair is dit het voorzien in eigen levensonderhoud. Daarnaast is een internal auditor gebaad bij een prettige werkomgeving, waardering van collega’s en positieve prestatiebeoordelingen. Op het moment dat er druk wordt uitgeoefend op een internal auditor kan deze besluiten toe te geven aan deze druk om op deze manier te voorzien in zijn eigenbelang. Dit kan hem op korte termijn wellicht de beloning of functie opleveren die hij nastreeft. Hiermee zet de internal auditor wel zijn onafhankelijkheid op het spel.
Uit de verschillende krachten en belangenconflicten blijkt dat het voor een internal auditor lastig is om onafhankelijk binnen een organisatie te opereren. Een natuurlijk machtsmechanisme dat de onafhankelijkheid waarborgt ontbreekt. Dit is ook onderkend door de beroepsvereniging van internal auditors, het Instituut van Internal Auditors (IIA). Zij hebben het begrip ‘onafhankelijkheid’ zowel in de definitie van internal audit opgenomen als in het internationale raamwerk voor de beroepsuitoefening: International Professional Practices Framework (IPPF) (Instituut van Internal Auditors, 2016). Hiermee heeft de beroepsorganisatie het ontbrekende mechanisme gecreëerd waarmee de onafhankelijkheid van een internal auditor beter moet zijn gewaarborgd. Doordat de professionele standaarden (IPPF) van het IIA nadrukkelijk ingaan op de onafhankelijkheid van een internal auditor geeft het de beroepsuitoefenaars minder bewegingsvrijheid. Aangezien de beroepsnormen moeten worden nageleefd kan de internal audit moeilijker toegeven aan het eigenbelang of aan de druk die vanuit de organisatie ontstaat.
Het krachtenveld laat zien dat de internal auditor met veel verschillende soorten krachten en belangen te maken krijgt, wat onvermijdelijk zal resulteren in conflicten. Dit alles maakt dat een internal auditor een uitzonderlijke rol heeft binnen een organisatie in vergelijking met andere beroepsgroepen en meer te maken zal hebben met conflicten.
25 2.5.2. Conflicthanteringsstijlen internal audit
Als onafhankelijkheid van een internal auditor belangrijk is en mogelijk conflicten kunnen ontstaan doordat deze is aangetast, welke conflicthanteringsstijlen worden dan naar verwachting door een internal auditor gebuikt? Om deze vraag te beantwoorden wordt het model van Blake en Mouton (1964) met de vijf verschillende conflicthanteringsstijlen (figuur 4) als uitgangspunt genomen. Per conflicthanteringsstijl wordt aangegeven of deze, gelet op het krachtenveld waarbinnen een internal auditor functioneert, past bij de functie.
Smoothing
Smoothing kenmerkt zich als conflicthanteringsstijl doordat een persoon eigen doelen in lage mate nastreeft en in hoge mate belang hecht aan de belangen van een ander (Blake en Mouton, 1964). Personen die deze stijl gebruiken vermijden onenigheid, negatieve emoties, frustraties door het conflict glad te strijken. Ook komt het voor dat personen het verschil van inzicht bagatelliseren en juist de overeenkomsten tussen beide partijen benadrukken. Er is zit een element van zelfopoffering in deze stijl (Hall, 1969; Rahim, 1983; Renwick, 1975; Thomas en Kilmann, 1974; Rahim, 2001; Holt en DeVore, 2005) doordat het belang van een ander belangrijker is dan het eigenbelang. Hoewel het behouden van de interpersoonlijke relatie ook belangrijk kan zijn voor een internal auditor is het niet passend als deze onenigheid vermijdt. Immers, het constateren van tekortkomingen kan gepaard gaan met onenigheid/verschil van inzicht. Dit verschil van inzicht moet een internal auditor niet bagatelliseren maar juist benoemen. Op basis hiervan wordt smoothing als conflicthanteringsstijl voor internal auditors, als niet passend beoordeeld.
Withdrawing
Withdrawing kenmerkt zich als conflicthanteringsstijl doordat een persoon eigen doelen in lage mate nastreeft en weinig oog heeft voor het belang van een ander (Blake en Mouton, 1964). Kenmerkend voor deze stijl is dat er sprake kan zijn van uitstelgedrag, wachten op een beter moment om het conflict op te lossen. Dit kan uiteindelijk leiden tot het niet oplossen van het conflict, conflictvermijding. Er is veelal sprake van een onbezorgde houding ten opzichte van problemen/conflicten en personen ontkennen veelal in het openbaar dat hiervan sprake is (Hall, 1969; Rahim, 1983; Renwick, 1975; Thomas en Kilmann, 1974; Rahim, 2001; Holt en DeVore, 2005). Net als bij de conflicthanteringsstijl smoothing is dit geen passende stijl voor internal auditors. Het beroep van een internal auditor vereist juist dat eventuele problemen/tekortkomingen worden benoemd, worden besproken en worden aangepakt. Het is niet passend als internal auditors deze gesprekken vermijden. Op basis hiervan wordt withdrawing als niet passende conflicthanteringsstijl gezien voor internal auditors.
26
Compromising
Compromising kenmerkt zich als conflicthanteringsstijl doordat een persoon evenveel belang hecht aan zijn eigenbelang als aan het belang van een ander (Blake en Mouton, 1964). Kenmerkend voor deze stijl is dat de elementen geven en nemen even belangrijk zijn. Het doel hiervan is om tot een aanvaardbare oplossing voor beide partijen te komen. Dit kan betekenen dat het verschil wordt gesplitst, concessies worden uitgeruild of op zoek wordt gegaan naar de tussenoplossing (Hall, 1969; Rahim, 1983; Renwick, 1975; Thomas en Kilmann, 1974; Rahim, 2001; Holt en DeVore, 2005). Hoewel deze conflicthanteringsstijl niet in alle situaties als passend wordt gezien voor internal auditors, denk aan tekortkomingen omtrent wet- en regelgeving, zijn er ook situaties denkbaar waarbij dit een passende conflicthanteringsstijl is. Bijvoorbeeld bij een proces waarbij geen dwingende (wetgeving)regels gelden. Internal Audit kan dan instemmen met een tussenoplossing waarbij wel de belangrijkste tekortkomingen worden aangepakt maar de niet-kritische tekortkomingen niet of pas op een later moment. Op basis hiervan wordt compromising gezien als een passende conflicthanteringsstijl voor internal auditors.
Problem-solving
Problem-solving kenmerkt zich als conflicthanteringsstijl doordat een persoon in hoge mate zowel belang hecht aan zijn eigenbelang als aan het belang van een ander (Blake en Mouton, 1964). Kenmerkend voor deze stijl is dat het gaat om de samenwerking tussen de partijen. Dit behelst volledige openheid, uitwisselen van informatie en het onderzoeken van de verschillen om tot een aanvaardbare oplossing te komen voor beide partijen (Hall, 1969; Rahim, 1983; Renwick, 1975; Thomas en Kilmann, 1974; Rahim, 2001; Holt en DeVore, 2005). Aangezien in deze conflicthanteringsstijl rekening wordt gehouden met het belang van alle partijen past deze prima bij de werkzaamheden van een internal auditor. Hierbij kan een internal auditor openlijk zijn geconstateerde tekortkomingen met het bedrijf bespreken en wordt in goed overleg een oplossing voor het probleem gezocht die voor beide partijen passend is. Gelet op deze kenmerken wordt deze stijl in de literatuur veelal omschreven als de optimale conflicthanteringsstijl (Antonioni, 1998; Park en Antonioni, 2007; Goodwin, 2002) aangezien er een zogenaamde win-win situatie voor beide partijen wordt gerealiseerd. Op basis hiervan wordt problem-solving ook voor internal auditors als best passende conflicthanteringsstijl gezien.
27
Forcing
Forcing kenmerkt zich als conflicthanteringsstijl doordat een persoon in hoge mate belang hecht aan zijn eigen belang en in lage mate aan het belang van een ander (Blake en Mouton, 1964). Kenmerkend voor deze stijl is dat alles in het werk wordt gesteld om te voldoen aan het eigenbelang en als gevolg hiervan vaak voorbij wordt gegaan aan de behoeften en verwachtingen van de andere partij. Vaak wordt dit ook in verband gebracht met het opkomen voor je rechten en/of verdedigen van een positie waarin wordt geloofd. Ook komt het bij deze stijl voor dat ten kosten van alles eigen doelen moeten worden gerealiseerd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van bedrog, bluf, gebruik maken van de macht van superieuren, etc. (Hall, 1969; Rahim, 1983; Renwick, 1975; Thomas en Kilmann, 1974, Rahim, 2001; Holt en DeVore, 2005). Aangezien bij deze conflicthanteringsstijl het eigenbelang prevaleert boven het belang van een ander kan dit een nieuw conflict veroorzaken. Het is dan ook niet de verwachting dat dit de voorkeursstijl is van internal auditors. Echter is wel de veronderstelling dat internal auditors deze conflicthanteringsstijl moeten kunnen gebruiken in de praktijk. Er zijn situaties waarbij geen onderhandelingsruimte mogelijk is, bijvoorbeeld bij geconstateerde tekortkomingen omtrent wet- en regelgeving. Ook kan het zo zijn dat al langere tijd tekortkomingen niet worden aangepakt door de organisatie waardoor een internal auditor een statement moet maken door deze conflicthanteringsstijl te gebruiken. Als strategie kan er dan bijvoorbeeld worden gekozen om de chief audit executive een rol in het proces te laten vervullen. Op basis hiervan wordt forcing, in bepaalde situaties, gezien als een passende conflicthanteringsstijl voor internal auditors.
In figuur 6 is op basis van bovenstaande uiteenzetting een samenvatting opgenomen van alle vijf de conflicthanteringsstijlen van Blake en Mouton (1964) waarbij is aangegeven welke stijlen wel en niet passend zijn bevonden voor gebruik door internal auditors.
Figuur 6: Conflicthanteringsstijlen voor internal auditors (Blake en Mouton, 1964)
Passende conflicthanteringsstijlen voor internal auditors:
•Problem-Solving; •Compromising; •Forcing.
Niet passende conflicthanteringsstijlen voor internal auditors:
•Smoothing; •Withdrawing.
28 De verwachtingen die zijn weergegeven in figuur 6 sluiten aan bij het onderzoek dat Goodwin (2002) heeft uitgevoerd. Hiervoor is bij 72 audit partners en managers in Australië en Nieuw Zeeland onderzocht welke conflicthanteringsstijl zij aangeven te gebruiken bij het oplossen van conflicten die betrekking hebben op de totstandkoming van een jaarrekening. Goodwin (2002) heeft hiervoor gebruik gemaakt van de conflicthanteringsstijlen en –vragenlijsten van Rahim (1983). De koppeling tussen de stijlen van Rahim (1983) en Blake en Mouton (1964) blijkt uit figuur 4. Uit dit onderzoek komt naar voren dat de respondenten aangeven voornamelijk de integrating stijl (gelijkaardig aan problem-solving) te hanteren om conflicten op te lossen. Bij de integrating stijl is er oog voor de belangen van beide partijen en is gericht op een zogenaamde win-win situatie. De conflicthanteringsstijlen compromising en dominating (gelijk aan forcing) worden in mindere mate gebruikt en de andere twee stijlen (smoothing en withdrawing) worden, volgens opgaaf van de respondenten, zelden gebruikt.
Deze uitkomsten zijn tevens in lijn met de uitgangspunten die in de artikelen van Allen (1996) en Tophoff (2013) worden benoemd. Deze artikelen zijn specifiek gericht op het hanteren van conflicten door internal auditors en onderstrepen het belang van inzicht in het eigen belang en inzicht in het belang van de tegenstander. De motivatie hierbij is dat wanneer aan beide belangen gehoor wordt gegeven de best passende oplossing wordt verkregen. Dit sluit aan bij de conflicthanteringsstijlen problem-solving en compromising (figuur 4). Deze uitgangspunten passen in mindere mate bij de conflicthanteringsstijl forcing, waarbij met name aandacht is voor het eigenbelang. Het is verklaarbaar dat deze stijl niet wordt benoemd in de artikelen omdat deze stijl niet wordt gezien als voorkeursstijl, maar meer als noodoplossing.
2.6. Hypotheses persoonlijkheidskenmerken en conflicthantering bij internal auditors
In deze paragraaf worden voor de big five persoonlijkheidskenmerken (McCrae en John, 1992) hypotheses geformuleerd die zijn toegespitst op de passende conflicthanteringsstijlen voor internal auditors (figuur 6). De theoretische kaders uit de voorgaande paragrafen vormen het fundament waarop de hypotheses zijn geformuleerd. Deze kaders worden verrijkt met onderzoeksresultaten uit literatuur waarbij de koppeling is onderzocht tussen conflicthanteringsstijlen en persoonlijkheidskenmerken (Antonioni, 1998; Moberg, 1998; Moberg, 2001). In figuur 7 zijn deze aangetroffen verbanden tussen persoonlijkheidskenmerken (McCrae en John, 1992) en conflicthanteringsstijlen (Blake en Mouton, 1964) weergegeven.
29
Figuur 7: Verbanden tussen conflicthanteringsstijlen en persoonlijkheidskenmerken
PERSOONLIJK- HEIDS- KENMERKEN
ONDERZOEKERS PASSENDE CONFLICTHANTERINGSSTIJLEN
NIET PASSENDE CONFLICT HANTERINGS- STIJLEN
PROBLEM-SOLVING COMPROMISING FORCING
SMOOTHING en WITHDRAWING EMOTIONELE
STABILITEIT(1)
Antonioni (1998) Geen sig. verband Geen sig. verband Positief verband Negatief verband
Moberg (1998; 2001) Positief verband Negatief verband Geen sig. verband Negatief verband
EXTRAVERSIE Antonioni (1998) Positief verband Geen sig. verband Positief verband Negatief verband
Moberg (1998; 2001) Positief verband Geen sig. verband Geen sig. verband Negatief verband
OPENHEID VOOR ERVARINGEN
Antonioni (1998) Positief verband Geen sig. verband Geen sig. verband Negatief verband
Moberg (1998; 2001) Positief verband Positief verband Geen sig. verband Geen sig. verband
ALTRUÏSME (agreeableness)
Antonioni (1998) Positief verband Geen sig. verband Negatief verband Positief verband Moberg (1998; 2001) Geen sig. verband Positief verband Negatief verband Geen sig. verband
CONSCIËN-TIEUSHEID
Antonioni (1998) Positief verband Geen sig. verband Geen sig. verband Negatief verband
Moberg (1998; 2001) Positief verband Geen sig. verband Geen sig. verband Negatief verband (1) Emotionele stabiliteit is een positieve tegenhanger van neuroticism. In het PfPI wordt gebruik gemaakt van emotionele stabiliteit. In de literatuur wordt gebruik gemaakt van het begrip neuroticism. Ten behoeve van de leesbaarheid zijn de uitkomsten uit de literatuur van neuroticism (negatief geformuleerd) omgezet naar emotionele stabiliteit (positief geformuleerd). Dit betekent als er wordt gesproken over een positief verband ten aanzien van emotionele stabiliteit in de literatuur wordt gesproken over een negatief verband ten aanzien van neuroticism.
Er is in het figuur 7 zichtbaar onderscheid aangebracht tussen de conflicthanteringsstijlen die als passend en als niet passend zijn aangemerkt voor gebruik door internal auditors (figuur 6). De conflicthanteringsstijlen die als niet passend zijn aangemerkt (smoothing en withdrawing) zijn op deze wijze weergegeven om de verschillen per persoonlijkheidskenmerk in de aangetroffen verbanden per conflicthanteringsstijl zichtbaar te maken. Dit is van belang omdat bij de hypotheseformulering rekening wordt gehouden met de tegengestelde verbanden die aanwezig zijn tussen de passende en niet passende conflicthanteringsstijlen voor internal auditors.
Uit de onderzoeken die zijn weergegeven in figuur 7 blijken drie soorten verbanden:
- Positief verband (groen): Er is sprake van een positief verband tussen het betreffende persoonlijkheidskenmerk en de conflicthanteringsstijl.
- Geen verband (wit): Er geen sprake van een positief of negatief verband tussen het betreffende persoonlijkheidskenmerk en de conflicthanteringsstijl.
- Negatief verband (rood): Er sprake van een negatief verband tussen het betreffende persoonlijkheidskenmerk en de conflicthanteringsstijl.
In de volgende paragrafen worden per big five persoonlijkheidskenmerk (McCrae en John, 1992), op basis van de onderzoeksresultaten in figuur 7 en informatie uit andere wetenschappelijke bronnen, hypotheses geformuleerd.
30 2.6.1. Emotionele stabiliteit (neuroticisme)
Uit figuur 7 blijkt dat er voor het persoonlijkheidskenmerk emotionele stabiliteit sprake is van een positief verband voor de passende conflicthanteringsstijlen problem-solving (Moberg, 1998; 2001) en forcing (Antonioni, 1998). Er zijn negatieve verbanden aangetroffen voor de passende conflicthanteringsstijl compromising (Moberg, 1998; 2001) en de niet passende conflicthanteringsstijlen smoothing en withdrawing (Antonioni, 1998; Moberg, 1998; Moberg, 2001). Binnen de als passend aangemerkte conflicthanteringsstijlen voor internal auditors is sprake van een contrair beeld door het negatieve verband bij de conflicthanteringsstijl compromising. Moberg (2001) geeft in zijn artikel aan dat dit verband ook niet was verwacht. In zijn artikel gaat hij vervolgens niet expliciet in welke betekenis of consequenties dit onverwachte verband heeft.
De aangetroffen verbanden kunnen wel verklaard worden op basis van de literatuur. Costa en McCrae definiëren neuroticisme (negatieve tegenhanger van emotionele stabiliteit, zie voetnoot figuur 7) als: “representing emotional instability and maladjustment characterized by negative emotions such as fear, anger, disgust, sadness, anxiety and guilt” (Moberg, 2001). Vanuit deze definitie kan op basis van het schema van Blake en Mouton (1964) wel gemotiveerd worden wat de reden is van het verschil in aangetroffen verbanden. In het conflicthanteringsschema van Blake en Mouton (1964), zie figuur 4, wordt onderscheid gemaakt in twee typen belangen: eigenbelang en het belang van de tegenstander. Moberg (2001) onderbouwt in zijn artikel dat hij een koppeling verwacht tussen een lage mate van emotionele stabiliteit (hoge mate van neuroticisme) en de voorkeur voor het vermijden van conflicten of sluiten van compromissen. De achterliggende gedachte hierbij is dat mensen die niet emotioneel stabiel zijn (hoog scoren op neuroticisme) niet goed in staat zijn om gelijktijdig om te kunnen gaan met hun eigen impulsen alsmede de stress en belangen van de tegenpartij die voorkomen bij conflicten. Personen die niet emotioneel stabiel zijn (hoog scoren op neuroticisme) zullen hierdoor de voorkeur hebben om conflicten te vermijden (inclusief het sluiten van compromissen). Dit sluit aan bij de aangetroffen negatieve verbanden voor de conflicthanteringsstijlen compromising, smoothing en withdrawing. In het verlengde hiervan zullen personen die emotioneel stabiel zijn (laag scoren op neuroticisme) conflicten juist niet schuwen. Dit past bij de aangetroffen positieve verbanden voor de conflicthanteringsstijlen problem-solving en forcing.
31 Eerder is al beargumenteerd dat - gelet op de onafhankelijke positie - de internal auditor niet zonder meer kan toegeven aan organisatorische belangenconflicten of aan het eigenbelang. Internal auditors dienen zich te houden aan de beroepsnormen. Hierdoor zijn de conflicthanteringsstijlen smoothing en withdrawing als niet passend beoordeeld voor gebruik door internal auditors. Compromising is wel als een passende conflicthanteringsstijl aangemerkt, echter wel met de opmerking dat deze stijl niet in alle situaties als passend wordt gezien. Bij niet-kritische tekortkomingen heeft de internal auditor ruimte om tot een compromis te komen, als kritische tekortkomingen daardoor bijvoorbeeld wel kunnen worden opgepakt door de organisatie. Kerngedachte blijft dat een internal auditor tekortkomingen signaleert en met de organisatie bespreekt, zonder direct toe te geven aan eventuele druk die hierbij ontstaat. Hiervoor dient een internal auditor te beschikken over een emotioneel stabiele persoonlijkheid in lijn met de aangetroffen verbanden bij de conflicthanteringsstijlen problem-solving en forcing. Op basis hiervan is de verwachting dat de internal audit populatie, in verhouding tot de normgroep, significant hoger scoort op het aspect emotionele stabiliteit.
Hypothese I:
H : μ emotionele stabiliteit = μ emotionele stabiliteit H : μ emotionele stabiliteit > μ emotionele stabiliteit
2.6.2. Extraversie
De interpretatie van het construct extraversie is in de afgelopen honderd jaar opmerkelijk veranderd (Watson en Clark, 1997). In de oudere conceptuele definities werden extraverte personen als niet-sociaal, niet-nadenkend, roekeloos, impulsief en onbetrouwbaar beschouwd. In de huidige definities is er meer aandacht voor de adaptieve en productieve kant van het construct. Deze definities benadrukken dat extraverte personen gelukkig, enthousiast, zelfverzekerd, actief en energiek zijn. Moberg (2001) beschrijft dat in relatie tot conflicthantering bij extraverte personen de verwachting bestaat dat ze interpersoonlijke strategieën gebruiken, bijvoorbeeld confronteren of het trachten te sluiten van een compromis. Dit stelt extraverte personen namelijk in staat om de natuurlijke aanleg voor interpersoonlijk gedrag te gebruiken. Bijgevolg verwacht Moberg (2001) bij minder extraverte personen dat ze als strategie voor het hanteren van conflicten sociale interactie proberen te minimaliseren, bijvoorbeeld door het vermijden van conflicten. Dit wordt ook bevestigd in de onderzoeken die zijn uitgevoerd door Antonioni (1998) en Moberg (1998; 2001) waarvan de onderzoeksresultaten zijn weergegeven in figuur 7. Hieruit blijkt dat er sprake is van een negatieve verbanden bij het persoonlijkheidskenmerk extraversie voor de conflicthanteringsstijlen smoothing en withdrawing en van een positieve relatie bij de stijlen solving en forcing. Al eerder is toegelicht dat de verwachting is dat conflicthanteringsstijlen problem-solving en forcing door internal auditors worden toegepast en de stijlen smoothing en withdrawing
32 minder passend zijn bij deze beroepsgroep. Uit figuur 7 blijkt dat er positieve verbanden bestaan tussen het persoonlijkheidskenmerk extraversie en het toepassen van de conflicthanteringsstijlen problem-solving en forcing. Op basis hiervan is de verwachting dat de internal audit populatie, in verhouding tot de normgroep in het algemeen, significant hoger scoort op het aspect extraversie.
Hypothese II:
H : μ extraversie = μ extraversie H : μ extraversie > μ extraversie
2.6.3. Openheid voor ervaringen
Openheid voor ervaringen wordt beschreven als een weerspiegeling van het bewustzijn in relatie tot de behoefte van een persoon om te blijven leren door ervaringen te onderzoeken (McCrae en Costa, 1997). Daarbij wordt het construct in relatie gebracht met de volgende kenmerken: intellectuele activiteit, culturele verfijning, bedachtzaamheid, originaliteit, betrekken van verbeeldingen, behoefte aan variatie en voorkeur voor cognitieve complexiteit (Moberg, 2001). De tegenpool van openheid voor ervaringen, geslotenheid, wordt door McCrae (1997) omschreven met de termen: voorkeur voor het vertrouwde, eenvoud, geslotenheid, minder flexibel, vasthouden aan regels en moeite met het begrijpen van andermans inzichten. In relatie tot het hanteren van conflicten zal een persoon met een gesloten persoonlijkheid voor ervaringen de voorkeur hebben om het conflict op een efficiënte, snelle en procedurele wijze op te lossen.
Daarentegen zullen personen met een open persoonlijkheid voor ervaringen conflicten op een flexibele wijze willen hanteren door zichzelf aan te passen aan de situatie waarin ze verkeren en open te staan voor de overwegingen en standpunten van de tegenstander (Moberg, 2001). Dit is ook verklaarbaar op basis van het conflicthanteringsschema van Blake en Mouton (1964). Personen die hoog scoren op openheid voor ervaringen moeten begrip hebben van eigen doelen en die van anderen. Dit correspondeert met hogere waarden op zowel de x- als y-as van figuur 4 en bijgevolg met de conflicthanteringsstijlen problem-solving en compromising. Deze redenatie blijkt tevens uit de onderzoeken die door Antonioni (1998) en Moberg (1998; 2001) zijn uitgevoerd. Zij hebben ten aanzien van het persoonlijkheidskenmerk openheid voor ervaringen positieve verbanden gerapporteerd gericht op de conflicthanteringsstijlen problem-solving en compromising. Daarnaast hebben zij negatieve verbanden gerapporteerd ten aanzien van de stijlen smoothing en withdrawing. Eerder is al toegelicht dat de verwachting is dat conflicthanteringsstijlen problem-solving en compromising door internal auditors worden toegepast en de stijlen smoothing en withdrawing niet passend zijn bij deze beroepsgroep. Dit
