Inventory management bij webwinkels
Toegespitst op de kledingindustrie Fergil Hesterman 10187502 29 juni ’16 Definitieve versie BSc Accountancy & Control Universiteit van Amsterdam R. van loon
Verklaring eigen werk
Hierbij verklaar ik, Fergil Hesterman, dat ik deze scriptie zelf geschreven heb en dat ik de volledige verantwoordelijkheid op me neem voor de inhoud ervan. Ik bevestig dat de tekst en het werk dat in deze scriptie gepresenteerd wordt origineel is en dat ik geen gebruik heb gemaakt van andere bronnen dan die welke in de tekst en in de referenties worden genoemd.
Abstract
Het aantal webwinkels in de kledingindustrie in Nederland groeit. Deze webwinkels hebben veel te maken met retourzending. In dit onderzoek is gepoogd vast te stellen wat het onderscheid tussen webwinkels en conventionele winkels is en welke manier van inventory management het best past bij webwinkels. In dit onderzoek komen de volgende inventory management systemen naar voren: het re-order systeem, het order-up-to systeem en het just-in-time systeem. Online is er een intensievere prijsconcurrentie gaande en ook is er sprake van een andere vorm van loyaliteit van de consument ten opzichte van webwinkels. Het grootste onderscheid is het aantal retourzendingen bij webwinkels. Dit is een probleem waar webwinkels mee te maken hebben, samen met de variabiliteit van deze retourzendingen en de modegevoeligheid van de kledingindustrie. In dit onderzoek is vastgesteld dat op basis van de problemen bij webwinkels in de kledingindustrie het just-in-time inventory management systeem het best bij deze webwinkels past.
Inhoudsopgave
1 INLEIDING 5 2 HET ONDERSCHEID TUSSEN CONVENTIONELE WINKELS EN WEBWINKELS 6 2.1 INTENSIEVE PRIJSCONCURRENTIE 7 2.2 E-LOYALITEIT 7 2.3 RETOURZENDINGEN 8 2.4 MODEGEVOELIGHEID 10 3 INFORMATIESYSTEMEN EN INFORMATIE 11 4 INVENTORY MANAGEMENT SYSTEMEN 12 4.1 RE-ORDER INVENTORY MANAGEMENT SYSTEEM 13 4.2 ORDER-UP-TO INVENTORY MANAGEMENT SYSTEEM 13 4.3 JUST-IN-TIME INVENTORY MANAGEMENT SYSTEEM 14 4.4 INFORMATIEBEHOEFTEN MET BETREKKING TOT RETOURZENDINGEN 14 5 INVENTORY MANAGEMENT SYSTEMEN EN DE PROBLEMATIEK BIJ WEBWINKELS 15 5.1 RETOURZENDINGEN 16 5.2 DE VARIABILITEIT VAN RETOURZENDINGEN 17 5.3 MODEGEVOELIGHEID 18 5.4 INVENTORY MANAGEMENT SYSTEMEN EN DE PROBLEMATIEK BIJ WEBWINKELS SCORES 19 6 CONCLUSIE 20 BIBLIOGRAFIE 221 Inleiding
De Nederlandse kledingindustrie kent een groei in het aantal webwinkels. Het aantal webwinkels in deze industrie steeg van 6.850 webwinkels eind 2014 (Centraal Bureau voor de statistiek, 2016a) naar 7.990 aan het eind van het vierde kwartaal van 2015 (Centraal Bureau voor de Statistiek, 2016b). Dit betekent dat in een jaar tijd het aantal webwinkels in de kledingindustrie is toegenomen met 1.140 winkels, 16,6 procent. De webwinkels in deze industrie hebben veel te maken met retourzendingen (Yeo & Yuan, 2011).
Bij de webwinkel Wehkamp komt 30 procent tot 40 procent van hun verkochte kledingproducten terug (ING, 2015). En de webwinkel Zalando bijvoorbeeld heeft te maken met retourzendingen van zelfs 50 procent van hun verkochte goederen (RTL Nieuws, 2015). Het bedrijf Zalando heeft in 2014 voor het eerst in vijf jaar tijd winst gemaakt. In 2014 behaalde het bedrijf een winst van 47 miljoen euro. In de jaren 2010 tot en met 2014 zag het bedrijf de omzet wel stijgen van 159 miljoen euro naar 1,7 miljard euro, een stijging van 969 procent in die vijf jaar tijd (Keuning, 2015). Bij webwinkels in de kledingindustrie is het vaak mogelijk om gekochte producten kosteloos of tegen een lage vergoeding terug te sturen (Zalando, 2015; Wehkamp, 2015; H&M, 2015; V&D, 2015).
Deze retourzending brengen veel kosten met zich mee (Cheung & Zhang, 1999), zoals de kosten van het terugsturen, het controleren of de retourzendingen terugkomen, het opnieuw opnemen van de artikelen in de voorraad, het verzenden naar de volgende consument en de facturen en betalingen terugdraaien. Het retour ontvangen van artikelen kan ook de oorzaak zijn van een onverwachte grote voorraad (Cheung & Zhang, 1999).
In de wetenschappelijke literatuur worden verschillende soorten inventory management systemen genoemd in het geval van annuleringen van bestellingen, retourzendingen. Yeo en Yuan (2011) en Pyke en Cohen (1993) spreken over een re-order systeem als optimaal systeem voor een webwinkel die te maken heeft met veel retourzendingen. Terwijl anderen spreken over een order-up-to systeem als optimaal systeem in het geval retourzendingen (Yuan & Cheung, 2003; Cheung & Zhang, 1999) Lovejoy, 1990). Een derde systeem dat in de wetenschappelijk literatuur wordt
besproken, is het just-in-time inventory management systemen (Bhimani, Horngren, Datar & Rajan, 2012; Deaking, 1988; Hariharan & Zipkin, 1995).
Het doel van dit onderzoek is om vast te stellen waarin een webwinkel zich onderscheidt van een conventionele winkel met betrekkingen tot een inventory management systeem en welk systeem het beste past bij een webwinkel. Dit zal onderzocht worden door middel van een literatuur onderzoek. Deze empirisch literatuur kan worden gekoppeld aan de literatuur over de problemen waar webwinkels mee geconfronteerd worden en waar de conventionele winkels minder tot geen last van hebben. Dit onderzoek draagt bij aan kennis over vormen van een inventory management systeem voor webwinkels in de kledingindustrie in tegenstelling tot de conventionele winkels in deze industrie. Het belang van dit onderzoek is dat het in gaat op een sterk groeiende markt.
Het onderscheid tussen conventionele winkels en webwinkels hun inventory management beleid zal onderzocht worden aan de hand van een aantal deelvragen. In de tweede paragraaf zal onderzocht worden wat het onderscheid is tussen een conventionele winkel en een webwinkel. Ook zullen hier de problemen waar de webwinkels mee te kampen hebben, worden besproken. In de derde paragraaf zal dieper worden ingegaan op wat een accounting informatie systeem is, informatie en de informatiebehoeftes met betrekking tot het beheersen van de goederenstroom. In de vierde paragraaf worden de verschillende vormen van een management inventory systemen geïntroduceerd en worden deze gekoppeld aan de informatiebehoeften uit paragraaf drie. In de vijfde paragraaf zal aan de hand van de problemen waar de webwinkels mee te maken hebben, worden gekeken welke manier van inventory management hebt beste past bij webwinkels in de kledingindustrie. In de zesde paragraaf zal er een conclusie worden getrokken en zal er een voorstel voor een vervolg onderzoek worden aangedragen.
2 Het onderscheid tussen conventionele winkels en webwinkels
Tussen conventionele winkels en webwinkels kunnen drie grote verschillen worden onderscheden. Het eerste verschil is dat er online een intensievere prijscompetitie gaande is dan tussen conventionele winkels (Alba, Lynch, Weitz, Janiszewski, Lutz,
Sawyer & Wood, 1997; Brynjolfsson & Smith, 2000). Het tweede verschil is de loyaliteit van consumenten ten opzichte van webwinkels en conventionele winkels (Srinivasan, Anderson & Ponnavolu, 2002). In hun onderzoek hebben Srinivasan, Anderson en Ponnavolu acht factoren ontdekt die unieke invloed hebben op de loyaliteit bij webwinkels (2002). Het laatste onderscheid is de mate waarin retourzendingen plaats vinden (Yeo & Yuan, 2011; Cohen, Pierskalla & Nahmias, 1980). Deze verschillen zullen hieronder verder worden toegelicht. Ook zal dit hoofdstuk ingaan op de modegevoeligheid van de industrie waarin de webwinkels opereren. Deze modegevoeligheid is van invloed op het management inventory systeem van de webwinkels (Liu, So & Zhang, 2010; Ehrenthal, Honhon & van Woensel, 2014; Haijema, 2014).
2.1 Intensieve prijsconcurrentie
Het eerste wat kan worden onderscheden tussen een conventionele winkel en een webwinkel is dat er onder webwinkels een veel intensievere prijsconcurrentie gaande is (Alba, Lynch, Weitz, Janiszewski, Lutz, Sawyer & Wood, 1997). Dit komt vooral doordat voor de consument de kosten gedaald zijn om een prijsvergelijking te maken. Brynjolfsson en Smith hebben in hun onderzoek naar een prijsvergelijking tussen conventionele winkels en webwinkels bij homogene producten een verschil van 9 tot 16 procent gevonden (2000). Ook de prijsaanpassingen zijn bij webwinkels kleiner dan de prijsaanpassingen bij conventionele winkels. Deze prijsaanpassingen zijn na verloop van tijd tot honderd keer kleiner dan bij conventionele winkels (Brynjolfsonn & Smith, 2000).
2.2 E-loyaliteit
Het tweede onderscheid tussen conventionele winkels en webwinkels is de loyaliteit. Srinivasan, Anderson en Ponnavolu definiëren E-loyaliteit als de positieve houding van een consument ten opzichte van een webwinkel welke resulteert in terugkerend koopgedrag bij die webwinkel (2002). Uit hun onderzoek is gebleken dat er acht factoren zijn die een potentiële unieke invloed hebben op de E-loyaliteit van consumenten. Deze acht factoren zijn: “customization, contract interactivity, cultivation,
care, community, choice, convenience en character” (Srinivasan, Anderson & Ponnavolu, 2002). Deze acht factoren worden door hun de 8c’s genoemd. “Customization” is de mogelijkheid van een webwinkel om producten en diensten te leveren aan een individuele consument. “Contract interactivity” verwijst naar de dynamische natuur van een overeenkomst tussen een webwinkel met haar consumenten doormiddel van de website. “Cultivation” is de mate waarin een webwinkel relevante informatie verstrekt en prikkels probeert los te maken bij haar consumenten om zo hun aankopen uit te breiden over de tijd. “Care” is de aandacht die een webwinkel geeft aan alle (toekomstige) consumenten interface activiteiten en die zo ontworpen is om aan zowel de korte termijn transacties te voldoen als wel te voldoen aan de lange termijn consumenten relatie. Een “community” kan worden beschreven als een online sociale entiteit die bestaat uit bestaande en mogelijke consumenten. Deze entiteit wordt georganiseerd en bijgehouden door een webwinkel om te voorzien in makkelijke uitwisseling van mogelijkheden en informatie aangaande producten en of diensten. De “choice” is in vergelijking tot een conventionele winkel veel breder bij een webwinkel. De webwinkel heeft de mogelijk een wijdere range aan productcategorieën en verschillende producten binnen zo een categorie aan te bieden. “Convenience” verwijst naar de mate waarin een consument het gevoel heeft dat de website makkelijk is, intuïtief en gebruiksvriendelijk. Het “character” kan worden gedefinieerd als het gehele imago of de persoonlijkheid die de webwinkel uitstraalt op de consument door middel van inputs als tekst, stijl, afbeeldingen, kleuren, logos en slogans of thema’s op hun website (Srinivasan, Anderson & Ponnavolu, 2002). Door het zo goed mogelijk inrichten van deze 8c’s proberen webwinkels consumenten aan zich te binden. 2.3 Retourzendingen Het derde onderscheid wat gemaakt kan worden, is de hoeveelheid retourzendingen bij webwinkels. Reclamecampagnes als “geld terug garantie” maken het populair voor consumenten om hun artikelen terug te sturen (Yeo & Yuan, 2011). Consumenten hebben een gelimiteerde periode om hun artikelen uit te proberen en als ze er niet tevreden mee zijn, hebben zij de mogelijkheid om deze terug te sturen, al dan niet kosteloos. Deze risicovrije beloftes die webwinkels maken, geven de consumenten de
gelegenheid om bestelde artikelen te retourneren en andere artikelen uit te proberen (Yeo & Yuan, 2011). Een retourzending is het systeem waarbij consumenten artikelen kopen met de mogelijkheid deze terug te sturen (Cohen, Pierskalla & Nahmais, 1980). Voor het vervolg van dit onderzoek zullen order annuleringen van bestelling ook worden beschouwd als retourzendingen. Dit omdat webwinkels bij het ontvangen van de bestelling het proces in werking zetten om de bestelde goederen aan de consument te leveren (Yeo & Yuan, 2011). In dit onderzoek wordt rekening gehouden met de hoge percentages retourzending die in de praktijk bij webwinkels in deze industrie plaatsvinden.
Een van de problemen waar de webwinkels mee te maken hebben, is de variabiliteit van de retourzendingen. Het is voor een webwinkel niet zeker of en wanneer een bestelling wordt geannuleerd dan wel wordt teruggestuurd (Cheung & Zhang, 1999). Uit het model dat Cheung en Zhang hebben opgesteld, blijkt dat als de verwachte waarde van de duur van de tijd tot een order wordt geannuleerd stijgt ook de totale kosten stijgen. Op basis van 104 case studies concluderen zij onder andere dat aan de hand van een levertijd (L) van één periode, een vergoeding (q) van 5, een kans dat het artikel retour wordt gezonden (p) tussen de 0 en 3/8, een gemiddelde vraag (λp) tussen de 0,0 en 0,6 en een verwachte waarde van de duur van de tijd tot een artikel retour wordt gezonden (E(G)) van 0,25 tot en met 1 dat de totale kosten stijgen van 4,769 procent tot 4,884 procent (Cheung & Zhang). Zie figuur 1. Figuur 1: De invloed van E(G) en p op de totale optimale kosten Optimale kosten voor E(G) L q p λp 0,25 0,50 0,75 1 1 5 0 0,0 4,769 4,769 4,769 4,769 1/6 0,2 4,795 4,820 4,825 4,827 2/7 0,4 4,820 4,827 4,833 4,845 3/8 0,6 4,825 4,833 4,853 4,884 (Cheung & Zhang, 1999)
Door de onzekerheid wanneer artikelen retour worden gezonden kan het webwinkels meer tijd kosten om te voldoen aan de vraag van consumenten naar hun producten. Het duurt langer om zo eventuele verliezen op niet verkochte, retour gezonden artikelen te
vermijden (Cheung & Zhang, 1999). Yeo en Yuan hebben ook onderzocht dat het verlagen van deze variabiliteit kan leiden tot lagere kosten bij webwinkels. Dit komt doordat managers intuïtief voorzichtiger zijn met het bestellen van voorraad als er sprake is van een grotere variabiliteit (Yeo & Yuan, 2011). Uit hun onderzoek bleek echter ook dat het verlagen van de frequentie van de annulering niet noodzakelijkerwijs hoeft te leiden tot een kostenverlaging voor de webwinkels (2011). 2.4 Modegevoeligheid De modegevoeligheid van de industrie is een probleem waarmee zowel de webwinkels als de conventionele winkels te maken hebben. Er zal worden uitgegaan van dat de kledingindustrie te maken heeft met “bederfelijke” goederen (Liu, So & Zhang, 2010), dit vanwege deze modegevoeligheid van de kledingindustrie.
De vraag naar de retailindustrie kan variëren afhankelijk van de dag in de week, de tijd in het jaar en rond belangrijke dagen en of vakanties, zoals bijvoorbeeld de kerstdagen/kerstvakantie (Ehrenthal, Honhon & van Woensel, 2014). Op basis van een numerieke analyse van data uit de praktijk laten Ehrenthal, Honhon en van Woesel (2014) zien dat rekening houden met specifieke periodes kan leiden tot een gemiddelde kostenreductie van 4,19 procent. Hieruit blijkt de noodzaak om rekening te houden met bijvoorbeeld de seizoenen in het inventory management systeem (Ehrenthal, Honhon & van Woensel, 2014).
Er moet rekening worden gehouden met de hoeveelheden waarin de artikelen op voorraad worden gehouden, omdat na het seizoen de waarde van de voorraad verminderd of zelfs geen waarde meer heeft, afhankelijk van de aanbieder en welk deel van de markt hij wenst aan te spreken (Haijema, 2012). Uit het onderzoek van Haijema kan worden geconcludeerd dat door rekening te houden met bepaalde periodes de kostenreducties op het houden van voorraad kunnen liggen tussen de 8,3 procent en de 12,3 procent (2012).
3 Informatiesystemen en informatie
Voorafgaand aan het bekijken van de drie inventory management systemen die in de inleiding worden genoemd, is het eerst nodig om te kijken wat een accounting informatie systeem (AIS) is. Dit omdat de genoemde drie inventory management systemen onderdeel zijn van het AIS. Romney en Steinbart omschrijven een AIS als "een systeem dat data verzameld, registreert, opslaat en verwerkt om informatie voor besluitvormers te creëren”. Volgens hen zou een AIS een organisatie zijn primaire informatie systeem moeten zijn dat de gebruikers van het systeem de benodigde informatie verschaft voor het volbrengen van hun taken (2012). Informatie is data die is verzameld en verwerkt om betekenis te geven aan en het verbeteren van het besluitvormingsproces (Romney & Steinbart, 2012). De waarde van de informatie is het voordeel dat wordt behaald op basis van de informatie minus de kosten die gemaakt worden om de informatie te produceren.
Dit komt overeen met de definitie van administratieve organisatie zo als Paur, van Boxtel, Leefttink en Paape (2014) hem omschrijven: “Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens ten behoeve van het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een organisatie en ten behoeven van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.” Informatiebehoeften zijn onder te verdelen in drie niveaus van informatie (Paur, van Boxtel, Leefttink en Paape 2014; Starreveld, van Leeuwen & van Nimwegen, 2004). Het eerste niveau zijn de strategische informatiebehoeften. Deze informatie is bestemd voor het topmanagement om strategische beslissingen te nemen voor een onderneming. Het tweede niveau gaat in op de tactische informatiebehoeften. Met deze informatie kan het middenmanagement bepalen of de gezette doelstelling gehaald worden en deze waar nodig bij stellen. Het derde en laatste niveau zijn de operationele informatiebehoeften. Deze hebben vooral betrekking op het uitvoerend management om de dagelijkse gang van zaken goed te laten verlopen.
Een van de informatiestromen binnen inventory management is de goederenstroom. “Dit is het economische proces dat goederen ondergaan binnen een huishouden op hun weg van de inkoopmarkt naar de verkoopmarkt” (Starreveld, van Leeuwen & van Nimwegen, 2004). Starreveld, van Leeuwen en van Nimwegen
benoemen een dertiental informatiebehoeften met betrekking tot het reguleren van de goederenstroom. Deze informatiebehoeften hebben betrekking op zowel management informatiebehoeften als wel op informatie die nodig is voor het ondersteunen van de logistieke informatievoorzieningsprocessen (2004). Wel zeggen zij dat de informatiebehoeften met betrekking tot het houden van een voorraad niet gelimiteerd is tot deze dertien behoeften.
De behoeften die Starreveld, van Leeuwen en van Nimwegen noemen zijn: De reële grote van de technische voorraad, de reële grote van de economische voorraad, nog te ontvangen goederen uit hoofde van inkoop- of productieorders, behoeften uit hoofde van reeds geaccepteerde maar nog niet uitgevoerde verkooporders, de uit voorgaande behoeften af te leiden grootte van het deel van de technische of economische voorraad waarover nog vrij kan worden beschikt, de plaats waar goederen zich in het bedrijf of bij derde bevinden, ontwikkeling van de verkoop of verbruik in het verleden, de omzetsnelheid en/of de gemiddelde ouderdom van de aanwezige voorraad, prognose met de met betrekking tot de toekomstige ontwikkeling van de verkoopcijfers, ervaringscijfers met betrekking tot de leverings- of productietermijnen, de vastgestelde minimum voorraad, het laatst vastgestelde bestel niveau, de optimale bestelhoeveelheid of de formule ter berekening van die hoeveelheid (2004).
4 Inventory management systemen
In deze scriptie worden drie soorten inventory management systemen onderzocht. Deze drie systemen zijn: het re-order inventory management systeem (Yeo & Yuan, 2011; Bhimani, Horngren, Datar & Rajan, 2012; Pyke & Cohen, 1993), het order-up-to inventory management systeem (Pyke & Cohen, 1993; Cheung & Zhang, 1999; Yuan & Cheung, 2003; Lovejoy, 1990) en het just-in-time inventory management systeem (Bhimani, Horngren, Datar & Rajan, 2012; Deaking, 1988; Hariharan & Zipkin, 1995). In deze paragraaf wordt verder ingegaan op deze drie inventory management systemen. Daarna wordt gekeken welke, uit de in de vorige paragraaf genoemde, informatiebehoeften van Starreveld, van Leeuwen en van Nimwegen (2004) betrekking hebben op de retourzendingen.4.1 Re-order inventory management systeem
Een re-order inventory management systeem is een systeem waarbij een order wordt geplaatst op het moment dat de oorspronkelijke voorraad onder het zo geheten re-order punt komt (Yeo & Yuan, 2011). Onder zekerheid van de vraag kan het re-order punt worden berekend door het aantal te verkopen producten per tijdseenheid te vermenigvuldigen met de levertijd van de leverancier (Bhimani, Horngren, Datar & Rajan, 2012).
Yeo & Yuan hebben een model opgesteld waarbij zij periodiek het inventory systeem evalueren. Zij gaan er vanuit dat bestellingen worden gedaan op basis van reserveringen in de periode voorafgaand aan de huidige periode. Yeo en Yuan stellen op basis van dit model dat als er stochastisch een groter deel van de bestelling niet worden geannuleerd dit re-order punt omhoog kan worden bijgesteld (2011).
Pyke en Cohen laten met een aantal numerieke voorbeelden van hun model zien dat bij een laag re-order punt de totale kosten voor het houden van voorraad hoger zijn. Deze kosten nemen eerst af naarmate het order punt stijgt, maar indien het re-orderpunt te hoog wordt gesteld, zullen deze kosten weer stijgen (1993). In hun onderzoek concluderen zij dat de indien het optimale re-order punt gevonden wordt de inventory management kosten kunnen dalen met 7,5 procent (Pyke & Cohen, 1993). Yeo & Yuan concluderen ook dat de kosten om een inventory te managen hoger zijn wanneer de verdeling van de retourzendingen een grotere variabiliteit heeft. Uit hun onderzoek blijkt dat als de variantie van het aantal bestelling dat niet terug wordt gezonden in periode één kleiner is dan de variantie van het aantal bestelling dat niet terug word gezonden in periode twee dat dan de optimale totale kosten van periode één ook lager zijn dan optimale totale kosten van periode twee (2012). 4.2 Order-up-to inventory management systeem Een order-up-to inventory management systeem is een systeem waarbij elke periode de voorraad wordt aangevuld tot het order-up-to niveau (Pyke & Cohen, 1993). Uit het model dat Yuan en Cheung hebben opgesteld is af te leiden dat het order-up-to niveau afhankelijk is van de hoeveelheid bestelling die ontvangen worden in het systeem (2003).
Uit het onderzoek van Cheung en Zhang blijkt dat numeriek gezien de voordelen van het houden van voorraad opwegen tegen de nadelen van order annuleringen (1999). Lovejoy sluit zich hier bij aan. Hij zegt dat een order-up-to systeem met een specifiek order-up-to niveau optimaal of bijna optimaal kan zijn. In zijn onderzoek laat hij aan de hand van het door hem opgestelde model zien dat bij een order-up-to management inventory systeem de totale kosten kunnen dalen tot 7,93 procent en indien er rekening worden gehouden met seizoenen tot 11,31 procent (1990).
4.3 Just-in-time inventory management systeem
Een just-in-time inventory management systeem is een systeem dat zo is ingericht dat de inkopen worden gedaan direct voorafgaand aan de bestelling van een consument (Bhimani, Horngren, Datar & Rajan, 2012). Een van de voordelen waarin het just-in-time inventory management systeem zich van de andere twee inventory management systemen onderscheidt, is dat er een lage hoeveelheid aan voorraad kan worden gehouden. Dit leidt tot lagere kosten voor het houden van een voorraad (Deaking, 1988). Met behulp van electronic data interchange (EDI) zou de computer van de consument aan de computer van de leverancier van de webwinkel kunnen worden gekoppeld. Vervolgens weet de leverancier van de webwinkel wat deze moet leveren aan de webwinkel of zelfs aan de bestellende consument (Hariharan & Zipkin, 1995).
4.4 Informatiebehoeften met betrekking tot retourzendingen
Een aantal van de door Starreveld, van Leeuwen en van Nimwegen (2004) genoemde informatiebehoeften hebben betrekking op de retourzendingen bij de webwinkels. Onder de reële grote van de economische voorraad vallen ook de nog retour te ontvangen goederen die nog in handen van derde zijn. Hiervan is ook de grote van de nog vrij over te beschikken voorraad afhankelijk. Retour ontvangen goederen kunnen nogmaals verkocht worden (Cohen, Pierskalla & Nahmais, 1980).
Ook is het voor ondernemingen van belang dat zij weten welke goederen verkocht zijn zodat zij weten of er mogelijke retourzendingen tussen kunnen zitten en binnen welke gelimiteerde periode zij deze retour kunnen ontvangen van de consument.
Uit verkoopcijfers en retourcijfers uit het verleden kunnen webwinkels afleiden hoeveel van de verkochten goederen zij retour kunnen verwachten. Hiermee kan vervolgens rekening gehouden worden in het inventory management systeem en de te bestellen voorraad.
Voor een onderneming is het van belang om te weten wat de omzetsnelheid is van haar producten. Indien de omzetsnelheid lager is dan de gemiddelde periode dat het duurt voordat een artikel retour komt, kan dit artikel snel weer verkocht worden. Indien de omzetsnelheid hoger is, zal er extra voorraad aan moeten worden gehouden om te kunnen voldoen aan de vraag van consumenten (Yeo & Yuan, 2011).
De vastgestelde minimum voorraad zal voor de drie inventory management systemen verschillend zijn. Zo zal de vastgestelde minimum voorraad bij een re-order management systeem gelijk zijn aan het vastgestelde re-order punt (Yeo & Yuan, 2011). Bij een order-up-to management systeem wordt periodiek inkocht tot het order-up-to niveau. Dit resulteert in geen vastgestelde minimum voorraad. Wel zal de onderneming er voor moeten zorgen dat ze niet zonder voorraad komen te zitten en aan de vraag van de consument kunnen blijven voldoen (Yuan & Cheung, 2003). In het geval van een just-in-time management inventory systeem zal er geen tot een zeer lage vastgestelde minimum voorraad op handen worden gehouden. Door de manier waarop het systeem is ingericht zal de voorraad alleen toenemen vlak voordat een bestelling voor de consument wordt ingepakt en verzonden (Deaking, 1988).
Aan de hand van het laatst vastgestelde bestelniveau, de verkopen en het aantal retourzendingen in een periode kan worden gekeken of er genoeg, te weinig of te veel is ingekocht. Hier kan vervolgens in de volgende periode rekening mee worden gehouden. Op basis van alle informatiebehoeften van de onderneming zou dan de optimale bestelhoeveelheid of de formule ter berekening van die optimale hoeveel kunnen worden vastgesteld per periode (Starreveld, van Leeuwen en van Nimwegen, 2004).
5 Inventory management systemen en de problematiek bij
webwinkels
In dit hoofdstuk wordt er gekeken naar de mate waarin de verschillende soorten inventory management systemen kunnen worden geïmplementeerd onder de
problemen waar de webwinkels in deze industrie mee te maken hebben, waarbij de retourzendingen los van de variabiliteit van de retourzendingen worden bekeken. Daarna zullen zij aan de hand van een score 1, 2 of 3 worden beoordeeld en kan er gekeken of er een van de drie inventory management systemen een betere score behaald dan de andere twee inventory management systemen.
5.1 Retourzendingen
In het geval een re-order management systeem is het re-order niveau afhankelijk van het aantal retourzendingen. Zoals Yeo en Yuan concluderen kan het punt waarop nieuwe voorraad besteld wordt omhoog worden bijgesteld in het geval er minder verkocht artikelen retour komen. In het geval dat er minder goederen retour komen is het mogelijk voor een onderneming om een hogere voorraad aan te houden, omdat zij er meer van verzekerd zijn dat deze wordt verkocht. Het aanhouden van hogere voorraden kan wel leiden tot hogere kosten voor bijvoorbeeld opslag van goederen (2011). Pyke en Cohen laten in hun onderzoek zien dat met het optimale re-order punt de kosten voor het beheersen van de inventory met 7,5 procent kunnen dalen (1993).
Cheung & Zhang (2003) en Lovejoy (1990) laten met een aantal numerieke voorbeelden zien dat voordelen van een order-up-to inventory management systeem onder de voorwaarde van order annuleringen opwegen tegen de nadelen ervan. Lovejoy laat in zijn onderzoek zien dat een order-up-to inventory management systeem de inventory management kosten kan verlagen tot 7,93 procent (1993).
Doordat bij een just-in-time inventory management systeem de inkooporders gedaan worden direct voorafgaand aan de bestelling van de consument kan bij dit inventory management systeem goed ingespeeld worden op retourzendingen. Indien er retourzendingen in het magazijn aanwezig zijn, hoeft er geen nieuwe inkooporder bij de leverancier te worden geplaatst. Hierdoor kunnen de kosten voor het houden van een voorraad beperkt worden (Hariharan & Zipkin, 1995; Deaking, 1988). Cheung & Zhang (2003) en Lovejoy (1990) hebben numeriek laten zien dat met een daling van de totale inventory management kosten van 7,93 procent het order-up-to inventory management systeem het best functioneert in het geval van retourzendingen. Het just-in-time inventory management systeem is alleen afhankelijk van de retourzendingen indien de artikelen ook daadwerkelijke retour zijn ontvangen. In dit
geval hoeft er niet vooraf aan de bestelling van een consument een order bij de leverancier te worden gedaan. Het re-order inventory management systeem is met een daling van 7,5 procent van de kosten nog steeds afhankelijk van het aantal retourzendingen om hun re-order niveau te bepalen.
5.2 De variabiliteit van retourzendingen
Onder zekerheid van de vraag kan het re-order punt worden berekend door het aantal te verkopen producten per tijdseenheid te vermenigvuldigen met de levertijd van de leverancier (Bhimani, Horngren, Datar & Rajan, 2012), maar doordat er retourzendingen plaatsvinden, is er geen sprake van zekerheid van de vraag. Uit het onderzoek van Yeo en Yuan blijkt dat het re-order niveau afhankelijk is van de grote van de variabiliteit van de retourzendingen. Het verlagen van deze variabiliteit kan leiden tot lagere totale inventory management kosten. Dit laten zij in hun onderzoek zien aan de hand van een voorbeeld (2011).
Doordat er een order-up-to niveau is, begint elke periode met een vaste hoeveelheid aan voorraad (Pyke & Cohen, 1993). Door deze vast hoeveelheid aan het begin van een periode is een onderneming minder afhankelijk van de variabiliteit van de retourzendingen. Een onderneming hoeft minder rekening te houden met een te lage voorraad indien artikelen door consumenten besteld worden. Deze artikelen zullen nog in de voorraad aanwezig zijn. Pas later in de periode zal het order-up-to niveau afhankelijk zijn van de retourzendingen om over bevoorrading of stock-outs te voorkomen. In de tussentijd kan er wel geanticipeerd worden op de hoeveelheid voorraad die ophanden wordt gehouden (Yuan & Cheung, 2003).
Bij het just-in-time inventory management systeem hoeft er van te voren geen rekening te worden gehouden met de verwachte verkopen, omdat de inkoop orders vooraf aan de bestelling van de consument bij de leverancier worden geplaatst. Indien een artikel retour ontvangen is, kan deze naar de nieuwe consument toe gezonden worden in plaats van een nieuwe bestelling te plaatsen bij de leverancier. Het just-in-time management systeem is dus minder afhankelijk van de variabiliteit van de retourzendingen met betrekking tot het inventory management systeem.
Het just-in-time inventory management systeem hoeft het minst rekening te houden met de variabiliteit van de retourzendingen, vanwege het feit dat de inkoop
order gedaan wordt voorafgaand aan een bestelling. Het order-up-to management systeem is minder afhankelijk van de variabiliteit dan het re-order management systeem, omdat het order-up-to management systeem er voor zorgt draagt dat er aan het begin van de periode genoeg voorraad op handen is om te voorzien in de korte termijn vraag van consumenten. Het re-order systeem is het meest afhankelijke van de variabiliteit omdat bij dit inventory management systeem het re-order niveau aangepast zal worden aan de hand van de grote van de variabiliteit van de retourzendingen. 5.3 Modegevoeligheid
Een re-order inventory management systeem kan goed inspelen op de mode en/of seizoenen in de markt, omdat indien er veel van een bepaald product besteld wordt het re-order eerder niveau bereikt wordt en er opnieuw besteld zal worden.
Dit is in tegenstelling tot het order-up-to inventory management systeem dat periodiek een bestelling plaats. Als bij dit systeem de voorraad laag wordt of op dreigt te raken, zal er handmatig een bestelling gedaan moeten worden. Dit kan leiden tot het missen van verkopen (Cheung & Zhang, 1999). Lovejoy (1990) toont in zijn onderzoek aan dat als er rekening wordt gehouden van seizoenen de kosten van een voorraad bij een order-up-to inventory management systeem kunnen dalen met 11,31 procent. Bij het just-in-time inventory management systeem zal er doordat de inkoop orders plaatsvinden aan de hand van bestellingen van de consumenten geen tot weinig voorraad over zijn na het seizoen of indien producten uit de mode raken (Deaking, 1988). In dit geval zullen alleen de retour ontvangen artikelen die vervolgens niet meer verkocht kunnen worden overblijven.
Het just-in-time inventory management systeem kan het best inspelen op de modegevoeligheid van de markt en op de seizoenen. Bij dit systeem wordt de laagst mogelijk voorraad gehouden en zal er dus geen tot bijna geen sprake zijn van overgebleven, niet meer te verkopen voorraad na het seizoen of als iets uit de mode raakt. Het re-order inventory management systeem kan beter inspelen op de mode en/of seizoenen dan het order-up-to systeem, omdat zij inkopen doet als de voorraad het re-order niveau bereikt. Dit systeem springt beter in op de vraag van de markt dan het order-up-to inventory management systeem dat aan het begin van een periode haar voorraad aanvult.
5.4 Inventory management systemen en de problematiek bij webwinkels scores In de figuur 2 wordt gekeken hoe de bepaalde inventory management systemen scoren ten opzichte van elkaar uitgaande van de drie problemen die in dit artikel zijn onderzocht: retourzendingen waar webwinkels mee te maken hebben, de variabiliteit van de retourzendingen en de modegevoeligheid van de markt waarin geopereerd wordt. Aan de hand de in vorige sub paragrafen getrokken conclusies zullen de inventory management systemen beoordeeld worden met een score 1, 2 of 3 en kan er gekeken worden welk inventory management systeem het hoogst zal scoren.
Figuur 2: Scores inventory management systemen Problematiek Inventory management systeem Re to ur ze nd in ge n Va ria bi lit ei t van de re tour ze nding en Mo de g ev oe lig he id Re-order inventory management systeem 1 1 2 Order-up-to inventory management systeem 3 2 1 Just-in-time inventory management systeem 2 3 3
Uit figuur 2 is af te leiden dat het just-in-time management inventory management systeem het beste inspeelt op de retourzendingen, de variabiliteit van de retourzendingen en de modegevoeligheid van de markt bij webwinkels in de kledingindustrie.
6 Conclusie
In Nederland steeg het aantal webwinkels in de kleding industrie met 16,6 procent in het jaar 2015. Veel van de webwinkels hebben te maken met retourzendingen. In de wetenschappelijke literatuur worden drie soorten inventory management systemen genoemd in het geval van retourzendingen. Het re-order inventory management systeem, het order-up-to inventory management systeem en het just-in-time inventory management systeem. Door de grote stijging van het aantal webwinkels in de kledingindustrie en dat deze drie systemen in de literatuur worden genoemd als inventory management systeem in het geval van order annuleringen is de vraag ontstaan waarin een webwinkel zich onderscheidt van een conventionele winkel en welk van de drie inventory management systemen het best past bij een webwinkel in de kledingindustrie.
In dit onderzoek is gekeken naar drie verschillen tussen webwinkels en conventionele winkels. Webwinkels hebben te maken met een intensievere prijs concurrentie. Verder hebben consumenten die bij webwinkels een bestelling plaatsen een andere vorm van loyaliteit dan consumenten die bij conventionele winkels kopen. Srinivasan, Anderson en Ponnavolu (2002) noemen dit de E-loyaliteit. Het belangrijkste onderscheid zijn de mate van de retourzendingen bij webwinkels. Hier is de rest van het onderzoek op gefocust. Webwinkels hebben te maken met grotere hoeveelheden retourzendingen dan conventionele winkels.
Er zijn drie problemen waar webwinkels met te maken hebben naar voren gekomen in dit onderzoek. Ten eerste hebben de winkels te maken met grotere mate van retourzendingen. Het tweede probleem is de variabiliteit van deze retourzending. Het is voor ondernemingen onzeker of en wanneer verkocht artikelen retour worden gezonden. Het derde probleem is de modegevoeligheid van de industrie waarin de webwinkels opereren. Dit laatste is geen specifiek probleem voor de webwinkels, maar voor de gehele industrie.
De drie genoemde inventory management systemen zouden alle drie onderdeel van het AIS van een onderneming moeten zijn. Een AIS is het primaire systeem voor betrouwbare informatie ten behoeve van de besluitvormen en verantwoording. Een van de informatiestromen binnen inventory management is de goederenstroom. “Dit is het
economische proces dat goederen ondergaan binnen een huishouden op hun weg van de inkoopmarkt naar de verkoopmarkt” (Starreveld, van Leeuwen & van Nimwegen, 2004). Een aantal informatiebehoeften die betrekking hebben op retourzending zijn de reële grote van de economische voorraad, de plaats waar de goederen/retourzendingen, zich bevinden, de verkoop- en retourcijfers uit het verleden, de omzetsnelheid van de artikelen, de vastgestelde minimum voorraad, het laatst vastgestelde bestelniveau en de optimale bestelhoeveelheid en/of de berekening hiervan.
Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek kan geconcludeerd worden dat het just-in-time inventory management het beste past bij webwinkels in de kleding industrie die te maken hebben met grote aantallen retourzendingen. Het just-in-time inventory management systeem reageert het best op de variabiliteit van de retourzendingen en op de modegevoeligheid waarmee de industrie te maken heeft. In een vervolgonderzoek zou kunnen worden onderzocht er numerieke vergelijkingen tussen de drie inventory management systemen gemaakt kan worden. Er kan worden onderzocht of numeriek gezien dezelfde conclusies getrokken kunnen worden als op basis van de onderzocht theorie.
Bibliografie
Alba, J., Lynch, J., Weitz, B., Janiszewski, C., Lutz, R., Sawyer, J. &Wood, S. (1997). Interactive home shopping: Consumer, retailer, and manufacturer incentives to participate in electronic marketplaces. Journal of marketing, 61, (3), 38-53.
Bhimani, A., Horngren, C. T., Data, S. M. & Rajan, M .V. (2012). Management and cost accounting. New Jersey: Prentice Hall Brynjolfsson, E. & Smith, M. D. (2000). Frictionless Commerce? A comparison of internet and conventional retailers. Management Science, 46, (4), 563-585. Centraal Bureau voor de Statistiek (2016a). Aantal webwinkels in kledingindustrie 2014 (http://statline.cbs.nl/Statweb/publication/?DM=SLNL&PA=81589ned&D1=a& D2=834-842&D3=31&HDR=G2,T&STB=G1&VW=T), 5 april 2016. Centraal Bureau voor de Statistiek (2016b). Aantal webwinkels in kledingindustrie 2015 (http://statline.cbs.nl/Statweb/publication/?DM=SLNL&PA=81589ned&D1=a& D2=834-842&D3=35&HDR=G2,T&STB=G1&VW=T), 5 april 2016. Cheung, K. L. & Zhang, A. X. (1999). The impact of inventory information distortion due to customer order cancellation. Naval research logistics, 46, 213-231.
Cohen, M. A., Pierskalla, W. P. & Nahmias S. (1980). A dynamic inventory system with recycling. Naval research ligistics quarterly, 27, (2), 289-296.
Deaking, E. B. (1988). Supplier management in a just- in-time inventory system. Journal of accountancy, 166, (6), 128-133.
Ehrenthal, J. C. F., Honhon, D. & Woensel, T., van. (2014). Demand seasonality in retail inventory management. European journal of operational research, 238, (2), 527- 539.
Haijema, R. (2014). Optimal ordering, issuance and disposal policies for inventory management of perishable products. International journal of production economics, 157, 158-169. Hariharan, R. & Zipkin, P. (1995). Custom-order information, leadtimes, and inventories. Management science, 41, (10), 1599-1607. H&M (2015). (https://www.hm.com/nl/customer-service/returns), 29 maart. ING (2015). 30 procent online aankopen gaat retour (https://www.ing.nl/nieuws/nieuws_en_persberichten/2013/12/in_het_nieuws _30_procent_online_aankopen_gaat_retour.html), 13 april.
Keuning, W. (2015). Zalando sluit voor het eerst een jaar met winst af. Financieel dagblad, 5 maart.
Liu, S., So, K. C. & Zhang, F. (2010). Effect of supply reliability in a retail setting with joint marketing and inventory decisions. Manufacturing & service operations management, 12, (1), 19-32.
Lovejoy, W. S. (1990). Myopic policies for some inventory models with uncertain demand distributions. Management science, 26, (6), 724-738. Paur, M., Van Boxtel, A. G. J., Leeftink, C.B. & Paape, L. (2014). De kern van administratieve organisatie. Groningen/Houten: Noordhoff Uitgevers Pyke, D. F. & Cohen, M. A. (1993). Performance characteristics of stochastic integraded production-distributions systems. European Journal of operation research, 68, 23- 48. RTL Nieuws (2015). Gratis terugsturen kost Zalando miljoenen
(http://www.rtlnieuws.nl/economie/home/gratis-terugsturen-kost-zalando- miljoenen), 13 april.
Romney, M. B. & Steinbart, P. J. (2012). Accounting information systems. New Jersey: Pearson Education
Srinivasan, S. S., Anderson, R. & Ponnavolu, K. (2002). Customer loyalty in e-commcer: an exploration of its antecedents and consequences. Journal of retailing, 78, (1), 41-50.
Starreveld, R.W., Leeuwen, O. C. van & Nimwegen, H. van. (2004). Bestuurlijke informatieverzorging. Fasen van de waardekringloop Groningen/Houten: Stenfert Kroese. V&D (2015). (http://www.vd.nl/contents/retour), 29 maart Wehkamp (2015). Homepage (www.wehkamp.nl), 29 maart. Yeo, W. M. & Yuan, X. M. (2011). Optimal inventory policy with supply uncertainty and demand cancellation. European journal of operational research, 211,(1), 26-34. Yuan, X. M. & Cheung, K. L. (2003). Optimal inventory policy for systems with demand cancellations. Institute of industrial engineers transactions, 35, 739-747. Zalando (2015). Homepage (www.zalando.nl), 29 maart.
