Scriptie Executive Internal Auditing Programme
University of Amsterdam, Amsterdam Business School
De persoonlijkheid van internal auditors in het
vooronderzoek van een audit;
een exploratief onderzoek
Student: Drs. R. (Rico) Dijkstra EMITA
Studentnummer: 6020389
Plaats: Leeuwarden
Datum: 22 juli 2016
2
Voorwoord
Ter afsluiting van de opleiding Executive Internal Auditing Programme (EIAP) aan de Amsterdam Business School van de Universiteit van Amsterdam is het afronden van de scriptie de laatste stap. Voor u ligt mijn scriptie die inzichtelijk maakt welke persoonlijkheidskenmerken van belang zijn voor auditwerkzaamheden in het vooronderzoek. Ik hoop dat deze inzichten een bescheiden bijdrage leveren aan het vakgebied Auditing.
De uren op zolder achter de laptop in de afgelopen jaren zijn voorbij. De tentamens zijn gehaald, de opdrachten ingeleverd, de presentaties gehouden en de scriptie is ingeleverd. Het is een intensieve periode geweest, waarbij voor het slotstuk – de scriptie – gold dat dit laatste loodje het zwaarst woog.
Vanuit de Universiteit van Amsterdam is de heer Dr. J.R.H.J. van Kuijck mijn afstudeerbegeleider geweest. Ik wil hem van harte bedanken voor zijn goede inhoudelijke ideeën, zijn uitleg en het doorlezen van mijn stukken. Zijn enthousiasme en vakkundig inzicht hebben me geholpen in het opleveren van dit uiteindelijke resultaat.
Ten slotte wil ik alle docenten bedanken voor de leerzame colleges tijdens de opleiding. Dit alles heeft me geholpen bij het schrijven van deze scriptie, maar ook bij het verbreden van mijn vakkennis op het gebied van operational auditing, en de toepassing hiervan in de praktijk. Als laatste wil ik mijn partner Attie en mijn zoon Daan bedanken. Ze hebben de afgelopen jaren het vaak zonder mijn gezelschap moeten doen. Deze tijd wil ik vanaf nu graag inhalen.
Tot slot wens ik u veel plezier bij het lezen van mijn scriptie.
Rico Dijkstra
3
Samenvatting
Onderzoek persoonskenmerken in de auditfase vooronderzoek
Met dit onderzoek wordt getracht om vast te stellen welke persoonskenmerken gewenst zijn bij internal auditors in de auditfase vooronderzoek. De centrale vraagstelling is:
“Welke persoonlijkheidskenmerken van internal auditors zijn van belang voor een effectieve uitvoering van het vooronderzoek van een audit?”
Onderzocht is wat de verwachte persoonskenmerken zijn bij internal auditors in de fase vooronderzoek, en hoe deze zich verhouden tot de controlegroep, hoogopgeleide Nederlanders van de
beroepsbevolking. Op basis van deze inzichten is geanalyseerd hoe de persoonlijkheidseigenschappen van internal auditors op een effectieve manier kunnen worden ingezet in de auditfase vooronderzoek om een gedegen auditaanpak te waarborgen.
Op basis van literatuuronderzoek zijn hypotheses opgesteld voor de verwachte score van de onderzoeksgroep (internal auditors) ten opzichte van de normgroep (hoogopgeleide Nederlanders). In dit onderzoek is een digitaal survey onderzoek uitgevoerd om de persoonlijkheidskenmerken van internal auditors in kaart te brengen. Voor het survey-onderzoek is gebruik gemaakt van de Personality for Professionals Inventory (PfPI). De PfPI meet 21 persoonlijkheidstrekken die zijn geclusterd op de vijf persoonlijkheidskenmerken van de Big Five door De Fruyt en Wille (2013). De Big Five bestaat uit vijf persoonlijkheidskenmerken: Openness, Conscientiousness, Extraversion, Agreeableness en Neuroticism (McCrae en John, 1992). Het model is zeer populair bij het onderzoeken naar werk-gerelateerde onderzoeken naar persoonlijkheidskenmerken.
In de eerste stap van het onderzoek zijn de activiteiten uit de fase vooronderzoek onderzocht. Deze staan beschreven in de Standaarden en de Praktijkadviezen onder 2200: Planning van de opdracht. Vervolgens is onderzocht welke dimensies van de Big Five een hoge impact hebben op activiteiten in de fase vooronderzoek op internal auditors ten opzichte van de normgroep. Als laatste stap zijn van de geclusterde persoonlijkheidstrekken van deze dimensies hypotheses opgesteld.
De hypotheses zijn getoetst op basis van een grootschalig bestaand exploratief onderzoek dat is
uitgevoerd onder de internal auditpopulatie in Nederland (N = 312) op basis van de PfPI. De uitkomsten hiervan zijn vervolgens vergeleken met de uitkomsten van de normgroep hoogopgeleide Nederlanders (N = 311) die ook op basis van het PfPI zijn onderzocht.
Conclusies
Gebleken is dat Internal auditors die zich bezighouden met activiteiten in de fase vooronderzoek op twee dimensies gemiddeld hoger scoren dan de normgroep hoogopgeleide Nederlanders. Deze dimensies zijn Conscientiousness en Neuroticism.
Voor de gekoppelde persoonlijkheidstrekken van conscientiousness is gebleken is dat voor de persoonlijkheidstrek prestatie oriëntatie auditors niet verschillen van de Nederlands hoogopgeleide normgroep. Er is geen bewijs gevonden dat auditors verschillen van de normgroep in de behoefte om te presteren, ondersteunend te zijn, hard te werken en goed gemotiveerd te zijn. Voor
4
planmatigheid –organisatie en zelfdiscipline geldt wel een significant verschil met de normgroep.
Voor de gekoppelde persoonlijkheidstrekken van Neuroticism geldt dat Internal auditors gemiddeld significant lager scoren op sensitiviteit dan de normgroep. Auditors scoren hoger op
frustratietolerantie dan de normgroep en voor stressgevoeligheid geldt dat auditors significant lager
scoren. Auditors zijn hier minder vatbaar voor dan de normgroep. Ook scoort de auditor op zelfvertrouwen hoger dan de normgroep.
De algehele conclusie ten aanzien van de centrale vraagstelling in dit onderzoek luidt dat internal auditors op de dimensies Conscientiousness en Neuroticism en op de gekoppelde personeelstrekken planmatigheid-organisatie, zelfdiscipline, frustratietolerantie, stressgevoeligheid en zelfvertrouwen duidelijk verschillen van de normgroep van Nederlandse hoogopgeleiden. Hogere scores op deze dimensies en personeelstrekken ondersteunen het verband tussen de voor internal auditing gewenste dimensies en persoonlijkheidstrekken en activiteiten in de fase vooronderzoek.
5
Inhoudsopgave
1. Inleiding ... 7
1.1. Aanleiding ... 7 1.2. Probleemstelling en onderzoeksvragen ... 9 1.3. Werkwijze en onderzoeksmethoden ...11 1.4. Opbouw scriptie ...132.
Theoretisch kader ... 15
2.1 IIA Standaarden en de fase vooronderzoek ...15
2.2 Big Five persoonlijkheidskenmerken ...17
2.3 PfPI persoonlijkheidskenmerken ...18
2.4 Relatie Big Five en de persoonlijkheidstrekken van de PfPI ...19
2.5 Big Five en impact op de fase vooronderzoek ...20
2.6 Samenvatting dimensies Big Five met hoge invloed ...26
2.7 Conscientiousness ...27
2.7.1 Prestatieoriëntatie (motivation to perform) ...27
2.7.2 Planmatigheid – organisatie (systematic and organized approach) ... 29
2.7.3 Zelfdiscipline (self discipline) ... 29
2.8 Neuroticism...30
2.8.1 Sensitiviteit (sensitivity) ...30
2.8.2 Frustratietolerantie (frustration tolerance) ...31
2.8.3 Stressgevoeligheid (susceptibility to stress) ...32
2.8.4 Zelfvertrouwen (self confidence) ...33
2.9 Samenvatting hypothesen ...35
3.
Onderzoeksresultaten en analyse ... 36
3.1 Onderzoeksopzet ...36
3.2 Populatie en steekproef ...36
6
3.4 Statistische analyses ...38 3.4.1 Conscientiousness ...39 3.4.2 Neuroticism ...40 3.5 Samenvatting onderzoeksresultaten ...424.
Conclusie en discussie ... 44
4.1 Beantwoorden deelvragen ...44 4.2 Conclusie ...494.3 Implicaties voor de praktijk ...51
4.4 Beperkingen van het onderzoek ...52
Literatuurlijst ... 54
Bijlagen ... 58
Bijlage 1 IIA Standaarden 2200 ... 59
Bijlage 2 Practice Advisory 2200... 61
7
1.
Inleiding
In dit hoofdstuk wordt de achtergrond en de aanpak van het onderzoek beschreven. Hiervoor wordt in paragraaf 1.1 de aanleiding besproken. De probleemstelling en onderzoeksvragen staan in paragraaf 1.2 weergegeven en in paragraaf 1.3 de werkwijze en de onderzoeksmethoden. In paragraaf 1.4 ten slotte wordt de opbouw van de scriptie behandeld.
1.1.
Aanleiding
De gedragscode van het IIA stelt dat internal auditors hun diensten uitvoeren in overeenstemming met de Internationale Standaarden voor de Beroepsuitoefening van Internal Auditing. Het doel van deze Standaarden is onder andere om de basis te leggen voor een goede beroepsuitoefening van de internal auditfunctie.
In de werksituatie is het streven van het management er vaak op gericht om medewerkers gelijkgericht te laten functioneren. In de managementliteratuur is dat een belangrijk uitgangspunt in de beheersing van organisaties. Als blijkt dat een werknemer qua persoonlijkheid niet past binnen een team, dan komen de gemeenschappelijke automatismen die de werkrelatie drijven moeizaam tot stand, en kan dit een behoorlijk effect hebben op de productiviteit of het resultaat van de organisatie als geheel (Van Kuijck, 2011).
Persoonlijkheidskenmerken bepalen in zekere mate de manier waarop mensen zich uiten in relatie tot anderen, zowel privé als in een zakelijke werkomgeving. Wanneer we ons beperken tot de zakelijke werkomgeving is het interessant om vast te stellen in hoeverre deze kenmerken ons nou ondersteunen in het bereiken van onze specifieke werkdoelen. Ofwel staan ze ons in de weg? Of helpen ze ons? En bij welke onderdelen dan?
Natuurlijk geldt voor de auditor en bij de toepassing van zijn werkzaamheden bij de uitvoering van een audit een hoge mate van zorgvuldigheid. Het Instituut van Internal Auditors (IIA) standaard 1210 stelt ten slotte dat “internal auditors moeten beschikken over kennis, vaardigheden en andere
bekwaamheden, die benodigd zijn voor de uitvoering van hun individuele verantwoordelijkheid. De internal auditfunctie als geheel moet kennis, vaardigheden en andere bekwaamheden, die benodigd zijn om haar verantwoordelijkheden te nemen, bezitten of verkrijgen.“
Deze hoge mate van zorgvuldigheid kan in gevallen onderwerp zijn van discussie. Herrbach (2005, p. 391) geeft aan dat “the existence of ‘irregular auditing’ practices is evidence that proper
implementation of audit procedures by field auditors may not always be achieved”. Irregular auditing
wordt gedefinieerd als “an action taken by an auditor during an engagement which reduces
evidence-gathering effectiveness inappropriately” (Malone en Roberts, 1996). “As a result, the collected evidence can be unreliable, false or inadequate quantitatively or qualitatively”. Het is dus
8
zorgvuldigheid uit te voeren omdat bij een gebrek hieraan dit negatieve gevolgen heeft voor het vervolg van de audit, en de audituitkomsten.
Voor het verkrijgen van kennis en vaardigheden bestaat er een breed aanbod aan opleidingen en cursussen. De vraag is echter of de auditor er daarmee is. In hoeverre zijn doelen te bereiken indien de persoonskenmerken een beperkende of belemmerende factor zijn in het bereiken van de werkdoelen? Een dergelijk inzicht zou van grote toegevoegde waarde kunnen zijn voor het aannamebeleid, voor de samenstelling van auditteams en het bewustzijn van auditors naar elkaar toe ten aanzien van elkaars persoonlijkheidskenmerken en elkaars kwaliteiten bij de uitvoering van auditactiviteiten.
Focus op het vooronderzoek
Het auditproces kent globaal drie fasen: (1) information search, (2) decision making, en (3) reporting (Van Kuijck, 1999). In dit onderzoek wordt de scope beperkt tot de fase information search of vrij vertaald vooronderzoek. Besluiten in deze fase hebben impact op de navolgende fasen. Vaassen (1994) stelt dat risk assessments en de vastgestelde besluiten rond planning (aard, omvang en timing van audit procedures) van grote invloed zijn. Mock en Wright (1992) stellen in dit kader daarnaast dat “there is widespread
recognition within the auditing profession that evidential planning decisions are critical to the effectiveness and efficiency of an engagement”. Het vooronderzoek is dus van evident belang voor de verdere kwaliteit
van een audit.
Het IIA maakt de activiteiten in deze fase specifiek in de standaarden van haar gedragscode. In deze gedragscode stelt het IIA dat internal auditors hun diensten uitvoeren in overeenstemming met de Internationale Standaarden voor de Beroepsuitoefening van Internal Auditing. Het doel van deze standaarden is:
1. De basisprincipes afbakenen die weergeven wat de werkwijze van internal audit dient te zijn; 2. Een raamwerk aanreiken voor het uitoefenen en bevorderen van een breed aanbod van interne
auditdiensten die meerwaarde bieden;
3. De basis leggen voor de evaluatie van het functioneren van de internal auditfunctie; 4. Het bevorderen van verbeterde organisatorische processen en operaties.
De Standaarden bestaan uit richtlijnen voor de kenmerken en prestaties van de beroepsuitoefening van Internal Auditing. De kenmerken beschrijven de eigenschappen van organisaties en personen die internal audits uitvoeren. De prestaties beschrijven de aard van de internal auditdiensten en bieden kwaliteitscriteria om de resultaten van deze diensten te evalueren. De fase vooronderzoek is in de prestatiestandaarden opgenomen onder 2200 - Planning van de opdracht. Activiteiten bij de planning van de opdracht zijn:
2201 – Overwegingen bij de planning 2210 – Doelstellingen van de opdracht 2220 – Reikwijdte van de opdracht
2230 – Toekenning van middelen aan de opdracht 2240 – Werkprogramma van de opdracht
9
De planningsfase van de audit is de fase waar het bewustzijn moet zijn dat hier de basis wordt gelegd voor het welslagen van de audit. “Speed is of the essence in today’s business world, and the time
required to perform audits is a consideration for all our departments. However, failing to devote enough time to planning can result in audits that are flawed and of little value or relevance”.
(Hubbard, 2000).
Persoonlijkheidskenmerken
De persoonlijkheidskenmerken die in dit onderzoek worden onderzocht bij auditors zijn ontleend aan het Big Five model (ook genoemd het Five factor Model (FFM)). De naam van dit persoonlijkheidsmodel slaat op de vijf karaktertrekken die het onderscheidt. De Big Five theorie is onder psychologen algemeen geaccepteerd als het belangrijkste persoonlijkheidsmodel in zijn soort. Het is een theoretisch neutraal model, gebaseerd op het voorkomen van persoonsbeschrijvende termen in de natuurlijke taal. In dit model worden individuele verschillen gegroepeerd in vijf onafhankelijke factoren, te weten extraversie, altruïsme (vriendelijkheid), openheid (voor nieuwe dingen), consciëntieusheid (ordelijkheid) en neuroticisme (emotionele instabiliteit). Op basis van mijn literatuuronderzoek in de internationale literatuur zijn mij geen onderzoeken bekend ten aanzien van persoonlijkheidskenmerken van de Big Five bij internal auditors.
Scope
In deze scriptie wordt de invloed van persoonlijkheidskenmerken toegespitst op de 2200 standaard Planning van de opdracht van de IIA prestatiestandaarden. Hierbij is het uitgangspunt dat in deze standaard de activiteiten van de fase vooronderzoek zijn opgenomen.
Daarnaast kent internal auditing de assurance- en adviesopdracht. Internal auditing bestaat in essentie uit deze twee verschillende onderzoeksvormen. Het assurance-onderzoek is gericht op het verschaffen van zekerheid door het verstrekken van een oordeel, en kent een strikte aanpak met onder andere een duidelijke normstelling waarop getoetst wordt. Een adviesopdracht kent meer vrijheden en wordt uitgevoerd op verzoek van de gebruiker (ook wel de klant genoemd) en is in beginsel alleen ten behoeve van die gebruiker (Jonker, 2007). De adviesopdracht is geen onderdeel van de scope van deze scriptie.
1.2. Probleemstelling en onderzoeksvragen
De onderzoeksdoelstelling is gericht op het leveren van een bijdrage aan het vakgebied en is als volgt:
“Inzicht geven in welke activiteiten plaatsvinden in de fase vooronderzoek van een audit en welke persoonlijkheidskenmerken van de Big Five gewenst zijn voor een effectieve uitvoering van deze activiteiten.”
Afgeleid van de onderzoeksdoelstelling wordt hier de centrale onderzoeksvraag geformuleerd. Het antwoord op de centrale onderzoeksvraag moet leiden tot het realiseren van de onderzoeksdoelstelling.
10
Centrale onderzoeksvraag:“Welke persoonlijkheidskenmerken van internal auditors zijn van belang voor een effectieve uitvoering van het vooronderzoek van een audit?”.
Om deze centrale onderzoeksvraag te kunnen beantwoorden zijn de volgende deelvragen geformuleerd:
1. Welke activiteiten vinden plaats in de auditfase vooronderzoek?
2. Welke persoonlijkheidskenmerken van de Big 5 hebben een hoge invloed op de activiteiten uit het vooronderzoek?
3. Welke onderliggende persoonlijkheidstrekken van deze Big 5 persoonlijkheidskenmerken dragen bij aan het effectief uitvoeren van de activiteiten in de vooronderzoeksfase?
De uitwerking van de centrale onderzoeksvraag in de genoemde deelvragen kan als volgt onderbouwd worden. Om vast te stellen welke persoonlijkheidskenmerken gewenst zijn voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de activiteiten in de vooronderzoeksfase, is het van belang te weten welke activiteiten er plaats vinden in het vooronderzoek, en welke persoonskenmerken in de Big 5 zijn opgenomen. Vervolgens zal op basis van theoretische onderbouwing de invloed van de Big 5 op de uitvoering van de activiteiten in de onderzoeksfase worden bepaald. Door het analyseren van schriftelijke enquête resultaten kan de invloed van de Big 5 op de vooronderzoeksfase worden getoetst, en aantoonbaar worden gemaakt welke persoonlijkheidskenmerken van de Big 5 gewenst zijn voor de uitvoering van activiteiten in de fase vooronderzoek. Op basis van de gestelde deelvragen ziet het te onderzoeken conceptueel model op basis van de deelvragen er als volgt uit:
Afbeelding 1: Conceptueel model o.b.v.deelvragen Activiteiten auditfase
vooronderzoek
Persoonlijkheidsken -merken Big Five (FFM) Persoonlijkheidsken - merken auditor DV2 DV1
DV3
11
1.3. Werkwijze en onderzoeksmethoden
Dit onderzoek bestaat uit literatuuronderzoek en empirisch onderzoek. Vanuit het literatuuronderzoek zijn de concepten beschreven. Ook is het literatuuronderzoek de basis voor de hypothesen (deelvraag 3) die empirisch zijn getoetst.
Onderzoek naar persoonlijkheidskenmerken bij internal auditors is onder de aandacht. De Stichting Verenigde Register Operational Auditors (SVRO) is samen met het Instituut van Internal Auditors (IIA) een onderzoekstraject gestart om hier meer inzicht in te verkrijgen. De Universiteit van Amsterdam (UvA) levert een bijdrage middels het uitvoeren van een afstudeeronderzoek naar dit onderwerp. Het SVRO/IIA onderzoeksproject heeft tot doel om een beeld te krijgen van de relatie tussen persoonlijkheidskenmerken van internal auditors en de invloed daarvan op de bedrijfsuitoefening. Hierbij worden drie fasen van een audit onderkend, te weten information search (vooronderzoek), decision making en reporting. Er is echter weinig bekend over dit thema. Het onderzoek is dan ook te typeren als een exploratief onderzoek. Dit onderzoek is daarom breed opgezet en raakt daarom ook verschillende aspecten.
Het literatuuronderzoek is het uitgangspunt voor de formulering van hypothesen die worden getoetst middels de uitkomsten van een surveyonderzoek. Doordat het onderzoek breed is opgezet, leidt dit tot een omvangrijk aantal hypothesen in hoofdstuk 2. Om de hypothesen uit het literatuuronderzoek te bevestigen of te ontkrachten wordt in deze studie gekeken naar de beroepsgroep van internal auditors. De persoonlijkheidskenmerken van deze groep worden vergeleken met de Nederlandse beroepsbevolking (controlegroep). Hierbij wordt getoetst of er een verband bestaat tussen persoonlijkheid van de internal auditor en de werkzaamheden in de auditfase vooronderzoek. Voor de werkzaamheden in deze fase wordt gekeken naar de IIA Standaarden die bestaan uit standaarden voor de kenmerken en prestaties. De fase vooronderzoek is in de prestatiestandaarden opgenomen onder 2200 - Planning van de opdracht. Daarnaast worden ook de praktijkadviezen (practice advisory) hiervoor gebruikt. Praktijkadviezen helpen internal auditors bij het toepassen van de definitie van internal auditing, de Standaarden en het bevorderen van goede werkwijzen.
De activiteiten in de fase vooronderzoek zullen vervolgens worden gerelateerd aan de Big Five (Five Factor Model). De Big Five is een breed geaccepteerde en wetenschappelijk veel gehanteerde theorie over persoonlijkheid, waarin persoonlijkheid wordt gevormd door vijf dimensies. In deze scriptie zullen deze dimensies worden gerelateerd aan de activiteiten. De dimensies die hoog scoren, worden meegenomen in het vervolgonderzoek. De persoonlijkheidstrekken van deze dimensies worden hier gescoord. Uitgangspunt hierbij is de mate waarin deze trek wordt verwacht aanwezig te zijn in relatie tot de activiteiten uit de fase vooronderzoek. De 21 persoonlijkheidstrekken zijn in de Personality for Professional Inventory (PfPI) test geclusterd in de vijf dimensies van de Big Five door De Fruyt en Wille (2013). Deze persoonlijkheidskenmerken zijn dus een detaillering van de Big Five. Dit leidt uiteindelijk tot de afleiding van de hypothesen ten aanzien van de gewenste persoonlijkheid.
12
De onderzoeksresultaten kunnen aanwijzingen opleveren die bevestigen dat er inderdaad verschillen zijn in persoonlijkheidskenmerken tussen Internal auditors in relatie tot werkzaamheden in de auditfase vooronderzoek en de Nederlandse beroepsbevolking. Het gaat dus om een waarneming in de praktijk en literatuuronderzoek die mogelijk meer inzicht geeft in de relatie tussen persoonlijkheid en de werkzaamheden in de auditfase informatie verwerven.
Literatuuronderzoek
Bij literatuuronderzoek wordt gesteund op bestaande vakliteratuur. De onderzoeker kiest deze onderzoeksstrategie als deze de theoretische stand van zaken op een bepaald terrein of thema in kaart wil brengen (Verschuren en Doorewaard, 2007). In deze scriptie zal in kaart worden gebracht wat voor onderzoek er al gedaan is, wat de conclusies zijn van deze onderzoeken en hoe deze conclusies kunnen worden gebruikt voor het maken van hypotheses.
De literatuurstudie beantwoordt de onderzoeksvragen 1 en 2. Het beschrijft de activiteiten welke plaats vinden in de auditfase vooronderzoek en geeft onderbouwd weer welke persoonlijkheidskenmerken van de Big 5 een hoge invloed hebben op deze activiteiten uit de fase vooronderzoek. Zie hiervoor ook de literatuurlijst.
Het literatuuronderzoek is uitgangspunt voor de formulering van hypothesen die worden getoetst middels waarnemingen in de praktijk. In de literatuur bestaat een beeld van de relatie tussen persoonlijkheid van internal auditors en de activiteiten in de fase vooronderzoek. Inzicht hierin schetst een beeld waarin bepaalde persoonlijkheidskenmerken gewenst zijn om de activiteiten in deze fase effectief uit te voeren. De beantwoording van dit vraagstuk geeft diverse partijen gerelateerd aan internal audit, de mogelijkheid om gerichter invulling te geven aan de invulling van de internal audit functie. Verderop in het onderzoek worden deze hypotheses getest.
Kwantitatief survey onderzoek
Voor het tweede gedeelte van deze scriptie – het kwantitatieve onderzoek – is data verzameld onder een representatieve groep internal auditors. Deze data wordt statistisch geanalyseerd en vergeleken met een vergelijkbare normgroep van de Nederlandse beroepsbevolking van voldoende omvang. De data is verkregen vanuit ingevulde enquêtes die zijn uitgezet onder internal auditors. De enquête betreft een gevalideerd instrument dat is ingekocht bij Pearson Education en staat bekend onder de naam Personality for Professional Inventory (PfPI). Er is voor de PfPI test gekozen, omdat de test een gevalideerd instrument is waarmee getoetst wordt welke persoonlijkheidskenmerken een persoon heeft en gebruikt in zijn werkomgeving (De Fruyt en Wille, 2013).
Om de centrale onderzoeksvraag te kunnen beantwoorden is het volgende onderzoeksmodel gehanteerd:
13
Afbeelding 2: Onderzoeksmodel gewenste persoonlijkheidskenmerken in de fase vooronderzoek
Eerst worden de activiteiten in kaart gebracht die in de auditfase vooronderzoek kunnen worden geïdentificeerd (deelvraag 1). Nadat ook de persoonlijkheidskenmerken zijn beschreven (FFPI), zullen de dimensies van de Big Five worden gerelateerd aan de activiteiten uit het vooronderzoek (deelvraag 2). De hypothesen die hier hoog scoren vormen het vertrekpunt voor het opstellen van de hypothesen van de onderliggende persoonlijkheidstrekken van deze dimensies. Voor het toetsen van de hypotheses zal gebruik worden gemaakt van de PfPI (Personality for Professionals Inventory). Dit is een gerenommeerde wetenschappelijke persoonlijkheidstest bedoeld voor werkrelevante selectievraagstukken. Deze vragenlijst bestaat uit 183 vragen welke uitgesplitst worden naar de Big Five persoonlijkheidskenmerken die ruim en breed worden geaccepteerd binnen de psychologie. De uitkomsten van deze vragenlijsten onder internal auditors worden gerelateerd aan de normgroep. De PfPI beschikt over een normgroep voor de Algemene Nederlandse beroepsbevolking en normen uitgesplitst naar het opleidingsniveau van de Nederlandse beroepsbevolking (hoog, midden en laag). Op basis van deze vergelijking worden de hypotheses geaccepteerd of verworpen (deelvraag 3). De sample die hiervoor is gehanteerd wordt beschreven in hoofdstuk 3.
1.4. Opbouw scriptie
In hoofdstuk 2 is een literatuurstudie uitgevoerd. Hierin wordt antwoord gegeven op de vraag welke activiteiten plaats vinden in de auditfase vooronderzoek, en wordt onderzoeksvraag 1 beantwoord. Daarnaast worden de activiteiten in de fase vooronderzoek gerelateerd aan de Big Five (Five Factor Model), met als resultaat de dimensies die hoog scoren. Hiermee wordt onderzoeksvraag 2 beantwoord. Deze dimensies van de Big Five zijn meegenomen in het vervolgonderzoek, dat ook is beschreven in hoofdstuk 2. Van deze dimensies zijn voor de persoonlijkheidstrekken die hieraan zijn geclusterd hypotheses opgesteld. Deze hypotheses zijn gerelateerd aan de activiteiten in de fase vooronderzoek en zijn gescoord ten opzichte van de controlegroep met een score gemiddeld “lager”, “even hoog” of “hoger”. In hoofdstuk 3 zijn de onderzoeksmethode en – resultaten beschreven en zijn de hypotheses getoetst. Na het accepteren en/of verwerpen van de hypotheses ontstaat een beeld met daarin de gewenste personeelstrekken voor de auditactiviteiten in de fase vooronderzoek. Hiermee is onderzoeksvraag 3 beantwoord. In hoofdstuk 4 wordt de centrale vraagstelling van dit
Literatuur Audit
Big 5 Persoonlijkheids- Kenmerken FFPI
Onderliggende persoonlijkheids -trekken van deze Big 5 persoonlijkheidskenmerken die bijdragen aan het effectief uitvoeren van de activiteiten in de vooronderzoeksfase (hypotheses) Activiteitenauditfase Vooronderzoek (Vraag 1) Persoonlijkheidskenmerken van de Big 5 met een hoge invloed op de activiteiten uit het vooronderzoek (Vraag 2)
Five Factor Personality Inventory
Persoonlijkheidskenmerken van internal auditors van belang voor een effectieve uitvoering van het vooronderzoek van een audit (centrale vraagstelling)
Toetsen hypotheses en analyse van de resultaten
14
onderzoek beantwoord. Daarnaast zijn in hoofdstuk 4 de beperkingen van dit onderzoek belicht en worden suggesties gedaan voor toekomstig vervolgonderzoek.
15
2.
Theoretisch kader
Hoofdstuk 2 beschrijft in paragraaf 2.1 welke activiteiten plaatsvinden in de fase vooronderzoek. In de paragrafen 2.2 en 2.3 wordt beschreven wat wordt verstaan onder de Big Five en de PfPI persoonlijkheidskenmerken. Ook wordt beredeneerd wat de relatie is tussen de Big Five en de PfPI (paragraaf 2.4). In paragraaf 2.5 wordt beredeneerd welke Big Five dimensies een hoge impact hebben op de fase vooronderzoek. In paragraaf 2.6 ten slotte staat samenvattend opgenomen welke conclusies er getrokken zijn over de impact van de Big Five dimensies op de fase vooronderzoek en tot welke hypotheses dit heeft geleid. In paragraaf 2.7 zullen voor de dimensie conscientiousness hypotheses worden geformuleerd voor de persoonlijkheidstrekken prestatieoriëntatie, planmatigheid – organisatie en zelfdiscipline. Voor de persoonlijkheidstrekken sensitiviteit, frustratietolerantie, stressgevoeligheid en zelfvertrouwen die behoren bij de dimensie neuroticism zullen in paragraaf 2.8 hypotheses worden opgesteld. In paragraaf 2.9 zijn alle hypotheses in een overzicht geplaatst.
2.1 IIA Standaarden en de fase vooronderzoek
Het IIA is de internationale beroepsvereniging van internal auditors, en is wereldwijd actief. De gedragscode van het IIIA stelt dat internal auditors hun diensten uitvoeren in overeenstemming met de Internationale Standaarden voor de Beroepsuitoefening van Internal Auditing. Volgens de definitie van de IIA wordt onder internal audit verstaan:
Internal audit is een onafhankelijke, objectieve functie die zekerheid verschaft en adviesopdrachten uitvoert, om meerwaarde te leveren en de operationele activiteiten van de organisatie te verbeteren. De internal auditfunctie helpt de organisatie haar doelstellingen te realiseren door met een systematische, gedisciplineerde aanpak de effectiviteit van de processen van risicomanagement, beheersing en governance te evalueren en te verbeteren.
Het IIA is opgericht in 1941 en heeft als doel de uitoefening van internal auditing op een hoger plan te brengen door het professionaliseren van de leden van de vereniging. Dat gebeurt onder meer door het faciliteren van onderzoek op het vakgebied en het inrichten van een register van professionals die voldoen aan de eisen om ingeschreven te kunnen worden.
Om vast te stellen welke werkzaamheden er bij de uitvoering van een audit door een internal auditor worden verricht in de fase vooronderzoek is in eerste instantie gekeken naar welke IIA Standaarden relevant zijn voor deze fase. De IIA prestatiestandaarden die hier betrekking op hebben vallen onder de 2200 standaard “Planning van de opdracht” (zie tabel 1). In bijlage 1 is opgenomen uit welke onderdelen de standaard 2200 bestaat. Per standaard is het nummer, de naam en de interpretatie van de standaard opgenomen.
16
Standaard nr Naam standaard
2200 Planning van de opdracht 2201 Overwegingen bij de planning 2210 Doelstellingen van de opdracht 2220 Reikwijdte van de opdracht
2230 Toekenning van middelen aan de opdracht 2240 Werkprogramma van de opdracht
Tabel 1 IIA Standaarden voor de fase vooronderzoek Praktijkadviezen
Praktijkadviezen (Practice Advisories) helpen internal auditors bij het toepassen van de definitie van internal auditing, de gedragscode, en de Standaarden en het bevorderen van goede werkwijzen. Praktijkadviezen hebben betrekking op de aanpak, methode en overwegingen van internal audit maar niet op gedetailleerde processen of procedures. Zij bevatten werkwijzen met betrekking tot internationale, landelijke of bedrijfstak specifieke zaken, bijzondere opdrachten, en vraagstukken op het gebied van wet- of regelgeving. De nummering van de praktijkadviezen is overeenkomstig die van de Standaarden (www.iia.nl). In tabel 2 zijn de belangrijkste attentiepunten uit de practice advisory voor de standaard 2200 (samengevat) opgenomen.
Belangrijkste attentiepunten uit de practice advisory standaard 2200
Practice Advisory nummer
Practice Advisory
2200 Planning van de opdracht
2200-2 Het gebruik van een top-down, risicogebaseerde benadering om beheersmaatregelen die beoordeeld moeten worden te identificeren bij een IA opdracht.
2210 Doelstellingen van de opdracht
2210.A1 Risico beoordeling bij het opstellen van een auditplan 2230-1 Toekenning van middelen aan de opdracht
2240-1 Werkprogramma van de opdracht Tabel 2 IIA Praktijkadviezen voor de fase vooronderzoek
De uitwerkingen van de IIA standaard 2200 tot en met 2240 en de practice advisory hiervan zijn uitgangspunt voor het afbakenen van de activiteiten die worden uitgevoerd in de fase vooronderzoek. Dit is in figuur 1 grafisch af te lezen.
17
Overzicht activiteiten fase vooronderzoek W el ke a ct iv ite ite n vi nd en p la at s in d e au di tf as e vo or on de rz oe k? Act iv ite ite n fa se vo or on de rz oe k St an da ar dn um m er s IIA Om sc hr ijv in g Pr ac tic e ad vi so ry nu m m er s O m sc hr ijv in g Centrale onderzoeksvraagDeelvraag 1 IIA Standaarden 2200 Planning van de opdracht
2200 Planning van de opdracht
Practice Advisory 2201 Overwegingen
bij de planning
2200-2 Het gebruik van een top-down, risicogebaseerde benadering om beheersmaatregelen die beoordeeld moeten worden te identificeren bij een IA opdracht.
2210 Doelstellingen
van de opdracht
2210 Doelstellingen van de opdracht
2220 Reikwijdte van
de opdracht
2210.A1 Risico beoordeling bij het opstellen van een auditplan
2230 Toekenning van
middelen aan de opdracht
2230-1 Toekenning van middelen aan de
opdracht
2240 Werkprogramm
a van de opdracht
2240-1 Werkprogramma van de opdracht
Figuur 1 activiteiten in de fase vooronderzoek
Hiermee zijn de activiteiten van deelvraag 1 - Welke activiteiten vinden plaats in de auditfase vooronderzoek? - uitgewerkt. De volgende stap is vast te stellen welke dimensies van de Big Five een hoge impact hebben op de activiteiten in deze fase. Deze analyse door middel van literatuuronderzoek wordt in paragraaf 2.2 uitgewerkt.
2.2 Big Five persoonlijkheidskenmerken
Het „Big Five Model‟ is een theoretisch neutraal model over persoonlijkheidskenmerken. De Big Five geeft vijf dimensies weer waarmee de persoonlijkheid min of meer nauwkeurig kan worden beschreven. Dit wordt gedaan door bij elk van de vijf dimensies aan te geven of die meer of minder van toepassing is op de persoon. Elk van deze vijf dimensies heeft extremen van heel sterk naar heel zwak bij een persoon. (John en Srivastava, 1999). Persoonlijkheid wordt door Bozionelos (2004) omschreven als “Personality refers to cognitive and behavioral patterns that show stability over time
and across situations. Therefore, it is reasonable to expect that personality traits influence personal values and attitudes”.
Deze structuur van de Big Five geeft niet aan dat de persoonlijkheid van een persoon kan worden beschreven door slechts vijf persoonlijkheidskenmerken. Integendeel, de vijf dimensies representeren de persoonlijkheid op een abstracte manier waarbij elk dimensie een verzameling is van een groot aantal specifieke kenmerken. De vijf factoren zijn de vijf dimensies Extraversie - Introversie, Meegaandheid - Wantrouwend, Zorgvuldigheid - Laksheid, Neuroticisme - Emotionele stabiliteit en Openheid voor ervaring - Geslotenheid voor ervaring. De Engelse termen hiervoor zijn: Openness, Conscientiousness, Extraversion, Agreeableness, Emotional Stability en Neuroticism (OCEAN).
18
De repliceerbaarheid van de structuur van de Big Five en de consistentie van de theorie ongeacht cultuur, geslacht en leeftijd, werden telkens bevestigd (Baker e.a., 2004). Repliceerbaarheid houdt in dat wanneer een ander onderzoeker dezelfde methoden gebruikt, dit tot vergelijkbare resultaten leidt als de resultaten uit voorgaand onderzoek. Ondanks dat ook andere methoden toepasbaar zijn, wordt de Big Five veelvuldig toegepast in de werkgerelateerde context, en dat maakt het een instrument dat zijn waarde heeft bewezen op dit gebied. Wille e.a. (2014) stellen dat het model zeer
populair is bij het onderzoeken naar werk gerelateerde onderzoeken naar
persoonlijkheidskenmerken in relatie tot werkhouding, prestaties op het werk, leiderschap en motivatie (Judge e.a., 2008).
2.3 PfPI persoonlijkheidskenmerken
PfPI staat voor Personality for Professionals Inventory. De PfPI beschrijft de positie van een kandidaat op een aantal persoonlijkheidstrekken met specifieke relevantie voor de werkcontext. De PfPI meet die werkrelevante trekken die in selectievraagstukken en loopbaanbegeleiding belangrijk zijn (De Fruyt en Wille, 2013). Daarnaast wordt ook voorzien in een beschrijving van de kandidaat in termen van de Big Five dimensies zoals beschreven in paragraaf 2.2.
De PfPI is een digitale vragenlijst bestaande uit 183 items en beschrijft de positie van een kandidaat op 21 persoonlijkheidstrekken. Deze 21 persoonlijkheidstrekken zijn: zelfreflectie, creativiteit, innovatiegerichtheid, openheid voor veranderingen, intellectuele versus actie oriëntatie, prestatieoriëntatie, beheersing, planmatigheid – organisatie, proactiviteit, zelfdiscipline, assertiviteit, sociabiliteit, energie, enthousiasme, inschikkelijkheid, gerichtheid naar anderen, competitiviteit, vertrouwen in anderen, sensitiviteit, frustratietolerantie, stressgevoeligheid en zelfvertrouwen. De PfPI is ontwikkeld door Pearson Assessment and Information, een bekende internationale uitgever en ontwikkelaar van hoogwaardig en wetenschappelijk onderbouwd testmateriaal. De PfPI beschikt over een normgroep voor de Algemene Nederlandse beroepsbevolking en normen uitgesplitst naar het opleidingsniveau van de Nederlandse beroepsbevolking (hoog, midden en laag). Met behulp van dit instrument is het zodoende mogelijk om een onderbouwde inventarisering uit te voeren naar de persoonlijkheidstrekken van auditors die de effectiviteit en kwaliteit van een IAF ten goede komen.
Vragenlijsten leveren kwantitatieve gegevens op, op basis waarvan statistische bewerkingen mogelijk zijn en hypotheses getoetst kunnen worden. De PfPI voegt daar nog aan toe dat het een valide en betrouwbare methode biedt voor het beoordelen van individuele persoonlijkheidstrekken welke relevant zijn voor werkgedrag en prestaties (De Fruyt en Wille, 2013). De PfPI beschikt daarnaast over verschillende Nederlandse en Vlaamse normgroepen. De PfPI is zodoende een valide, betrouwbaar en goed genormeerd instrument voor het meten van werkgerelateerde persoonlijkheidstrekken en voorziet tevens in de benodigde normgroepen. Hierdoor is de PfPI een uitermate geschikt instrument voor het toetsen van hypothesen. Deze zullen in de komende paragrafen worden uitgewerkt.
De PfPI is een digitale, online vragenlijst die sinds 2005 in enkele Europese landen op de markt is. De Fruyt heeft de PfPI in 2013 aangepast aan de Nederlands - Vlaamse situatie. De vragenlijst bestaat uit
19
183 items die telkens een korte werkgerelateerde beschrijving bevatten waarvan de respondent dient aan te geven in hoeverre de geschetste situatie op hem van toepassing is. Antwoorden dienen te worden gegeven op een 5-punts antwoordschaal die loopt van ‘geheel mee eens’ naar ‘geheel mee oneens’. Het invullen van de vragenlijst vergt van de kant van de respondent 25 tot 30 minuten. Doordat de vragenlijst online is in te vullen kan de respondent zelf een geschikt moment kiezen voor het invullen van de vragenlijst. Afname vindt plaats via het online testplatform van TalentLens.
2.4 Relatie Big Five en de persoonlijkheidstrekken van de PfPI
De PfPi test is ontwikkeld door De Fruyt en Wille (2013) en toetst 21 persoonlijkheidskenmerken van personen. Deze persoonlijkheidskenmerken zijn een detaillering van de Big Five. De test is ontwikkeld voor selectie- en ontwikkelvraagstukken om personen inzicht te geven in de eigen persoonlijke persoonlijkheidskenmerken. Ook kunnen de persoonlijkheidskenmerken gegroepeerd worden en bijdragen aan het verklaren van werkgedrag en prestaties. Fruyt en Rolland (2013) report halen in hun artikel een reeks onderzoeken aan “demonstrating that specific PfPI traits predict a broad range
of work performance indices, including task (quality and quantity), contextual and adaptive performance, underscoring its claim as a work-relevant personality inventory.”
De Fruyt en Wille (2013) hebben met de PfPI test ook een koppeling gemaakt met de Big Five. Deze koppeling is als volgt:
S_FFM = (60- Sensitiviteit) + Zelfvertrouwen + (60 - Stressgevoeligheid) + Frustratietolerantie ; E_FFM = Enthousiasme + Sociabiliteit + Energie + Assertiviteit;
O_FFM = Innovatiegerichtheid en Creativiteit + Intellectuele vs actie-oriëntatie + Zelfobservatie + Openheid voor verandering ;
A_FFM = (60 - Competitiviteit) + Gerichtheid naar anderen + Vertrouwen in anderen + Inschikkelijkheid;
C_FFM = Planmatigheid en Organisatie + Zelfdiscipline + Prestatiemotivatie.
Hierbij dient opgemerkt te worden dat voor de dimensie Conscientiousness, de persoonlijkheidskenmerken Beheersing en Zelfvertrouwen niet zijn gekoppeld. Uiteindelijk worden dus slechts 19 persoonlijkheidskenmerken gebruikt met de PfPI test. In tabel 3 is deze koppeling opgenomen.
Nr Big Five dimensie Nr PfPI persoonlijkheidskenmerk
1 Openness 1 Zelfreflectie
2 Creativiteit en innovatiegerichtheid 3 Openheid voor veranderingen 4 Intellectuele versus actie oriëntatie 2 Conscientiousness 5 Prestatieoriëntatie 6 Planmatigheid – organisatie 7 Zelfdiscipline 3 Extraversion 8 Assertiviteit 9 Sociabiliteit 10 Energie 11 Enthousiasme 4 Agreeableness 12 Inschikkelijkheid
13 Gerichtheid naar anderen 14 Competitiviteit
20
5 Neuroticism 16 Sensitiviteit
17 Frustratietolerantie 18 Stressgevoeligheid 19 Zelfvertrouwen
Tabel 3: koppeling Big Five met PfPI persoonlijkheidskenmerken (bron: De Fruyt en Wille (2013))
2.5 Big Five en impact op de fase vooronderzoek
In deze paragraaf zal worden uitgewerkt welke van de vijf factoren van de big five een hoge impact hebben op activiteiten in de fase vooronderzoek. Op basis hiervan zal verder uitgezocht welke gekoppelde PfPI persoonlijkheidskenmerken van specifiek deze dimensies verondersteld worden ook een hoge impact te hebben op deze fase vooronderzoek.
Openness
Openheid voor ervaring houdt in dat men bereid is sociale, politieke en religieuze waarden tegen het licht te houden en te heroverwegen. Hoogscoorders kenmerken zich eerder door twijfel en een kritische, zoekende houding dan door zekerheden en vaste overtuigingen, en conformeren zich niet bij voorbaat aan de beschikbare regels, schema’s, gewoonten en uitgangspunten (Dollinger, 1996). Mensen die hoog scoren op openheid hebben de neiging om een grote belangstelling te ontwikkelen voor de activiteiten waarmee ze bezig zijn. Dit wordt door empirisch onderzoek bevestigd waarbij een positieve relatie bestaat tussen openheid en inzet op het werk (Lounsbury e.a., 2003). Internal auditors die hoog scoren op deze factor staan open voor nieuwe aanpakken, ideeën en methoden. Ze zijn flexibel en willen nieuwe zaken graag uitproberen. Ze staan ook open voor suggesties en feedback om hun eigen gedrag te analyseren, bij te sturen en ze zijn veelal geïnteresseerd om zichzelf te ontwikkelen en bij te leren (Costa en McCrae, 1992; De Fruyt en Rolland, 2013).
In de practice advisory 2200, aandachtspunt 1 (engagementplanning) is opgenomen dat de internal auditor onder andere de doelstellingen van de opdracht opstelt, de technische voorwaarden, doelen, risico’s, processen en transacties in kaart brengt die onderzocht moeten worden. De auditor verklaart hoe en hoeveel er getest moet worden en welke procedures de internal auditor dient te hanteren om informatie te verzamelen, te analyseren, te interpreteren en te documenteren gedurende de opdracht. Daarnaast wordt in aandachtspunt 2 genoemd dat de internal auditor vergaderingen leidt met het management verantwoordelijk voor de onderzochte activiteit, discussies samenvat en conclusies trekt uit gesprekken in deze vergaderingen. Hierbij dient de internal auditor ook rekening te houden met belangrijke factoren die invloed hebben op zakelijke voorwaarden en operaties van de gebieden die beoordeeld worden, inclusief recente veranderingen in interne en externe omgeving en zorgen of verzoeken van het management. Internal auditors die laag scoren op Openness zijn meer praktisch, staan met beide benen op de grond en pakken liever problemen aan waarvoor ze reeds oplossingen hebben. Ze verkiezen methoden en technieken die hun deugdelijkheid en nut hebben bewezen, dan liever iets nieuws uit te proberen. Het kost hen moeite om zich te verplaatsen in nieuwe omgevingen die andere eisen stellen. Ze zoeken niet actief naar feedback over hun eigen gedrag of hoe ze overkomen en ze zijn minder geïnteresseerd om zichzelf verder te ontwikkelen of bij te sturen (Costa en McCrae, 1992; De Fruyt en Rolland, 2013). Internal auditors die laag scoren, zijn veelal welgemanierd en plichtsgetrouw.
21
De activiteiten in de fase vooronderzoek impliceren dat er sprake is van een behoorlijke mate van methodisch werken waarbij openheid ook een belangrijke rol speelt. Bij het opstellen en afstemmen van een opdracht dienen belangrijke onderwerpen met de juiste diepgang te worden uitgewerkt. Daarnaast dient de internal auditor een kritische houding aan te nemen om de invulling van deze onderwerpen op objectieve wijze uit te voeren. De kritische houding en objectieve uitvoering van genoemde activiteiten kan zowel door een hoogscoorder als een laagscoorder op openness worden toegepast, zonder afbreuk te doen aan de inhoudelijke kwaliteit van deze werkzaamheden. Bewezen methoden en technieken blijven van kracht in omgevingen die niet snel veranderen. Daarentegen zullen in omgevingen die wel snel veranderen laagscoorders moeite hebben om zich aan te passen. Aangezien de omgeving waarin internal auditors actief zijn een mix is van snel en minder snelle veranderingen, is de verwachting dat op deze dimensie ook beide perspectieven zullen voorkomen. Als conclusie kan daarom worden gesteld dat internal auditors op het gebied van openness gemiddeld zullen scoren.
Conclusie
“internal auditors die zich bezighouden met activiteiten in de fase vooronderzoek scoren gemiddeld even hoog op het persoonlijkheidskenmerk “Openness” als de normgroep”
Conscientiousness
Consciëntieuze personen zijn verantwoordelijk en volhardend in hun werk. Zij houden zich graag aan regels en pakken zaken ordelijk en planmatig aan. Personen met een lage score op consciëntieusheid hebben eerder de neiging om zaken uit te stellen. Zij zijn nonchalant en houden zich minder strikt aan regels. De term consciëntieusheid verwijst volgens Goldberg (De Fruyt en Mervielde, 1997) naar termen als aanhoudendheid, ordelijkheid en gehoorzaamheid. Uit hun onderzoek naar correlaties tussen het Big Five domein en het RIASEC model (dit model legt een link tussen beroepsinteresses en verschillende mogelijke werkomgevingen) bleek dat “conscientiousness is related to both the
enterprising type and the conventional type” (De Fruyt en Mervielde, 1997).
Organ en Lingl (1995) beweren dat een hogere consciëntieusheid wordt geassocieerd met een grotere waarschijnlijkheid op het verkrijgen van positieve waardering van het uitvoeren van werkzaamheden, wat positieve evaluaties van werk faciliteert. Personen die hoog scoren op consciëntieusheid hebben volgens Barrick e.a. (1993) “a constant striving for success and express a
tendency to set challenging goals and to do what it takes to succeed. “ Personen met een hoge
consciëntieusheid hebben daarnaast “a strong sense of duty toward every role they engage in
including the work role (Organ en Lingl, 1995). Personen met een lagere score ontbreekt het niet aan
normen, waarden, idealen, noch aan regels of principes voor allerlei taken. Ze zijn alleen minder streng en precies in het toepassen ervan. Ze werken aan het bereiken van hun doelen op een meer ontspannen manier en nemen het voor lief dat dingen soms mislukken, en dat sommige doelen niet bereikbaar blijken.
In de practice advisory 2210 A1, aandachtspunt 1 (Risk Assessment in Engagement Planning) is opgenomen dat de internal auditor de beoordeling van risico’s door het management als aandachts- en beoordelingspunt moet meenemen. De internal auditor moet rekening houden met: de
22
betrouwbaarheid van de beoordeling van het risico door het management, het monitoringsproces, rapportages en het oplossen van risico en beheersingskwesties. De internal auditor heeft daarnaast aandacht voor de rapportage over voorvallen door het management die de grenzen hebben
overschreden van de risicobereidheid van de organisatie (risk appetite) en de reacties van het management op die rapporten.
Deze uitwerking van de prestatiestandaard 2210 A1 over risico’s en de bijzondere aandacht hiervoor in het traject van planning impliceert dat de internal auditor een kritische houding aanneemt ten aanzien van de risico’s die binnen de scope van de audit relevant zijn, en de mate waarin het verantwoordelijke management bewust is van deze risico’s, en hoe zij om gaat met deze risico’s (risk appetite). Bij het vaststellen van de relevante risico’s en het toetsen van de hiervoor in te zetten beheersmaatregelen kan het voorkomen dat het er verschil is in de perceptie hiervan tussen internal auditor en verantwoordelijk management. De internal auditor moet overtuigd zijn van de relevantie van de risico’s, hiervoor staan en kunnen overbrengen aan het management waarom deze belangrijk zijn voor de organisatie, zodat er gepaste acties op kunnen worden gezet om deze te beoordelen. Hiervoor is een sterk geloof vereist en een houding om dit geloof met verve te verdedigen om overtuigend over te komen om het doel van de internal auditor te bereiken. Als conclusie kan daarom worden gesteld dat internal auditors op het gebied van consciëntieusheid hoog moeten scoren.
Conclusie
“internal auditors die zich bezighouden met activiteiten in de fase vooronderzoek scoren gemiddeld hoger op de dimensie “Conscientiousness” dan de normgroep”
Extraversion
Mensen die hoog scoren op extraversion zijn sociale mensen in die zin dat ze graag in het gezelschap van anderen vertoeven en van gezelligheid houden. Ze zijn vaak assertiever, spraakzamer en actiever dan introverten. Volgens Costa en McCrae (1992) zijn personen die hoog scoren op extravertie “more
optimistic and fun loving in nature ()”. In het algemeen waarderen ze het leven positiever dan
gemiddeld en hun carrières in het bijzonder (Judge e.a., 1999). In hun aandachtsfunctie zijn ze oplettend, alert en sterk op hun directe omgeving gericht. Judge en Ilies (2002) stellen dat personen met een hoge score op extravertie “are more likely to demonstrate greater commitment to the work
role as high scores have shown to be accompanied by high work performance motivation. Heinström
(2005) vond een positieve correlatie tussen extraversie en broad scanning, waarbij breed en grondig naar informatie wordt gezocht vanuit veel verschillende bronnen en waarbij het gemakkelijk werd gevonden om de informatie te vinden. Er blijkt een significante relatie tussen deze vorm van informatie-zoekgedrag en extraversie. Broad scanning is met name bij de opstart van een audit van groot belang.
Aan de andere kant van de schaal zijn kenmerken gereserveerder. Internal auditors die laag scoren zijn meer onafhankelijk dan onderdanig en eerder rustig dan sloom. Introverte mensen zijn doorgaans niet verlegen, maar geven er vaak de voorkeur aan om alleen te zijn (Helgoe, 2010). Introverte mensen geven er de voorkeur aan om te luisteren, en denken liever goed na voor ze antwoord geven op een vraag. Extraverte mensen hebben een voorkeur om vragen te stellen, en denken terwijl ze praten. Daarnaast zijn introverte Internal auditors reflectiever dan extraverte. Ze
23
zijn sceptisch, denken meer over dingen na, kunnen zaken beter van verschillende kanten bekijken en hebben een hoge weerstand tegen beïnvloeding. Dit zijn eigenschappen die in de auditfase vooronderzoek erg belangrijk zijn.
In de practice advisory wordt aangegeven dat de internal auditor onder andere de opdracht plant en opstelt, waarbij voorwaarden, doelen, risico’s, processen en transacties in kaart gebracht dienen te worden en onderzocht moeten worden. Bij dit proces van opstellen en afstemmen is het breed en grondig naar informatie zoeken vanuit veel verschillende bronnen gewenst. Er dient daarom ook een sterke gerichtheid te zijn naar de directe omgeving. Aan de andere kant dient de informatie kritisch te worden beoordeeld, daar deze mede bepalend is voor onder andere de risico’s, risico-
inschattingen en de daaruit voortvloeiende controle werkzaamheden die in het vooronderzoek worden bepaald. Reflectie is dan gewenst, evenals een houding waarbij geluisterd wordt om de juiste vragen te stellen.
Gezien het feit dat van internal auditors wordt verwacht dat zij open staan voor informatie vanuit verschillende invalshoeken, is het van belang dat zij sociaal en assertief zijn om zo aan alle benodigde informatie te komen. Goed contact met auditees is daarbij tevens van groot belang. Extraverte auditors hebben hier van nature aanleg voor. Daarnaast dient de auditor goed te kunnen luisteren, informatie kritisch te kunnen beoordelen en een hoge weerstand te hebben tegen beïnvloeding. Dergelijke eigenschappen zijn vooral terug te vinden bij meer introverte auditors.
Als conclusie wordt daarom gesteld dat internal auditors op het gebied van extraversie gemiddeld scoren.
Conclusie
“internal auditors die zich bezighouden met activiteiten in de fase vooronderzoek scoren gemiddeld even hoog op de dimensie “Extraversion” dan de normgroep”
Agreeableness
Altruïsme is de mate waarin iemand het belang van anderen boven zijn eigen belang stelt. Bij hoogscoorders is de ander subject in relaties, de relatie wordt vaak vanuit de ander beleefd. Altruïstische mensen zijn hulpvaardig, bescheiden, vriendelijk, tolerant en geneigd tot samenwerken; ze verplaatsen zich in de ander en bezien situaties (mede) vanuit het doel van de ander. De altruïst is van nature begaan met het welzijn van anderen en neigt naar milde oordelen over anderen, “They
generally tend to be mild and forgiving in their evaluations, whereas more disagreeable individuals have the reputation of being harsh and contrary” (Costa en McCrae, 1992). Organ en Lingl (1995)
stellen in hun onderzoek dat personen die hoog scoren op altruïsme “are also more motivated to get
along with others in a pleasant work relationship, which should facilitate positive work evaluations as well”. Judge e.a. (1999) stellen dat – vanwege hun altruïsme en bescheidenheid – personen die hoog
scoren op dit persoonskenmerk (altruïsme), relaties met anderen prioriteren boven succes in werk en carrière.
Mensen die laag scoren op de A-schaal zijn eerder competitief dan coöperatief. Laagscoorders gaan meer uit van hun eigen belang. De niet-altruïst is geïnteresseerd in macht en is harder in zijn sociale opvattingen en oordelen over anderen. De Fruyt en Rolland (2013) bevestigen dit beeld. Zij stellen dat hoogscoorders liever samenwerken met collegae dan met hen in competitie te treden. Zij streven naar harmonie en vermijden conflicten en ruzies. Ze zijn sterk georiënteerd op anderen en stemmen
24
eigen gedrag en reacties daarop af. Een laagscoorder op deze dimensie zal eerder geneigd zijn de eigen belangen te verdedigen en gaat conflicten en confrontaties daarbij niet uit de weg (De Fruyt en Rolland, 2013).
In de fase vooronderzoek zal de internal auditor zich bezig houden met het in kaart brengen van de risico’s, het plannen van het testen van passende controls en het afstemmen van deze aanpak met de auditee. Internal auditors die laag scoren op altruïsme zijn competitief, strijdbaar en egocentrisch ingesteld. Zij verdedigen hun eigen inzichten en handelen primair vanuit hun eigen perspectief. Conflicten of confrontaties schrikken hen niet af. In de afstemming met de auditee is dit niet gewenst. De Internal auditor zal de auditee op gepaste wijze moeten kunnen overtuigen van de aanpak, en wat de toegevoegde waarde is van de audit. Daarnaast dient de internal auditor ervoor te zorgen dat (…) de objectiviteit van de internal auditor behouden blijft op het proces van verzamelen,
analyseren, interpreteren en documenteren (practice advisory 2210 A1).
Hoogscoorders aan de andere kant kunnen te mild zijn bij het plannen van de audit. Aangezien internal auditors in staat moeten zijn hun aanpak en meningen goed onderbouwd te verdedigen in besprekingen met auditees is het van belang dat zij niet al te meegaand zijn. Auditees kunnen emotioneel heftig reageren op auditactiviteiten en dan is het van belang dat een internal auditor een ‘rechte rug’ houdt.
Zo bezien is het gewenst dat internal auditors geen lage score hebben op altruïsme omdat zij niet te meegaand moeten zijn. Aan de andere kant is een dominante internal auditor onwenselijk, aangezien dat niet ten goede komt aan het draagvlak voor de aanpak van de audit. Als conclusie wordt daarom gesteld dat internal auditors op het gebied van agreeableness gemiddeld moeten scoren.
Conclusie
“internal auditors die zich bezighouden met activiteiten in de fase vooronderzoek scoren gemiddeld even hoog op de dimensie “Agreeableness” dan de normgroep”
Neuroticism
Mensen met een lage score zijn emotioneel stabiel, maken zich niet snel zorgen en zijn moeilijk uit het lood te slaan. Men is tevreden met zichzelf, ontspannen en weinig emotioneel. Ze hebben gewoonlijk een gelijkmatig humeur en benaderen stresssituaties rustig en zonder gespannen opwinding. Mensen met een hoge score zijn minder emotioneel stabiel en zijn sterker geneigd angst te ervaren. Costa en McCrae (1992) stellen dat “ individuals high on neuroticism are described as
angry, embarrassed, anxious, hostile, depressed, worried, and nervous (). “ Ook interpreteren
hoogscoorders situaties op een pessimistische wijze. Judge en Ilies (2002) stellen daarnaast dat er een negatieve associatie bestaat tussen neuroticism en motivatie.
In de auditfase vooronderzoek kunnen emotioneel geladen en stressvolle situaties zich voordoen, zowel binnen en buiten het auditteam. Internal auditors die laag scoren op neuroticism kunnen effectiever en efficiënter werken als zulke situaties zich voordoen. Aan de andere kant bestaat het risico dat een lage score leidt tot bagatellisering door moeilijkheden niet op tijd te zien en/of
25
ongevoelig over te komen. Dit kan een negatieve invloed hebben op de samenwerking met directe collega’s als ook met de auditee.
Gelet op de onafhankelijke positie van de internal auditor dient deze dus niet zonder meer toe te geven aan organisatorische belangenconflicten of aan eigenbelang, waarmee het risico op bagatellisering dient te worden beperkt. Internal auditors dienen zich te houden aan de beroepsnormen. Toch kan de internal auditor hier enigszins in laveren, door bij niet-kritische tekortkomingen tot een compromis te komen, als daarbij kritische tekortkomingen daardoor wel worden opgepakt door de organisatie. Kerngedachte blijft dat een internal auditor tekortkomingen signaleert en met de organisatie bespreekt, zonder direct toe te geven aan eventuele druk die hierbij ontstaat.
Internal auditors die hoog scoren op neuroticism maken zich sneller ongerust dan anderen. Ze piekeren regelmatig over problemen die ze op het werk tegenkomen en kunnen die moeilijk loslaten. Een tegenslag komt bij hen meestal hard aan en kritiek kunnen ze heel persoonlijk nemen, waarbij ze zich aangevallen en verongelijkt kunnen voelen. Soms vergroten ze problemen uit of ze halen er andere problemen bij die er in beginsel weinig mee te maken hadden (Costa en McCrae, 1992; De Fruyt en Rolland, 2013). Een hoge score op neuroticism heeft een negatieve invloed op de werkprestatie in alle auditfasen (Barrick en Mount, 1991; Judge e.a., 2002; Rothmann en Coetzer, 2003). Oreg en Sverdlik (2014) stellen dat laagscoorders op neuroticism beter kunnen overtuigen dan introverte individuen. Van personen met emotionele stabiliteit wordt verondersteld “that being
self-confident, calm and unemotional may be predominantly important for persuasion”. Volgens de IIA
(The Global Internal Audit Competency Framework (2013)) is overtuigingskracht één van de vereisten voor succesvolle en effectieve internal auditors. Zij dienen competent te zijn in communicatie, overtuigen en samenwerken en kritisch denken.
Gedurende de planning van de audit is er reeds afstemming met de opdrachtgever ten aanzien van het plan van aanpak. Hierbij worden onder andere de processen, risico’s en te toetsen beheersmaatregelen in kaart gebracht op basis van risicoanalyse. In deze afstemming kunnen er situaties voorkomen waarbij er veel weerstand is over de geïdentificeerde risico’s en de werkzaamheden die dienen te worden uitgevoerd. In dergelijke, stressvolle situaties is het gewenst als internal auditor om met overtuigingskracht de auditee ertoe te bewegen de gepaste auditwerkzaamheden te accepteren. Als conclusie kan daarom worden gesteld dat internal auditors op het gebied van neuroticism laag moeten scoren.
In de PfPI test wordt een hoge score gerelateerd aan personen die emotioneel stabiel zijn, terwijl in de literatuur zoals hierboven beschreven een lage score hier juist naar refereert. Voor het opstellen van de hypothese wordt daarom de score hoog toegepast.
Conclusie
“internal auditors die zich bezighouden met activiteiten in de fase vooronderzoek scoren gemiddeld
26
2.6 Samenvatting dimensies Big Five met hoge invloed
Op basis van het literatuuronderzoek zoals behandeld in paragraaf 2.5, is gesteld dat drie dimensies gemiddeld een lagere impact hebben op activiteiten uit de fase vooronderzoek dan de normgroep. Deze dimensies zijn openness, extraversion en agreeableness. De overige twee - conscientiousness en neuroticism - scoren in het literatuuronderzoek hoger. De verwachting is dan ook dat internal auditors voor deze twee dimensies in de fase vooronderzoek gemiddeld hoger scoren dan de normgroep. Dit leidt tot de volgende hypotheses:
Tabel 4: hypotheses dimensies met hoge impact op fase vooronderzoek
In hoofdstuk 3 zullen deze hypotheses worden getoetst aan de normgroep en vervolgens worden geaccepteerd of verworpen. Nu is vastgesteld welke dimensies een hoge impact hebben op de fase vooronderzoek, is het interessant om vast te stellen in welke mate de onderliggende persoonlijkheidstrekken van deze dimensies zich verhouden tot activiteiten uit de fase vooronderzoek. De gekoppelde persoonlijkheidstrekken hierbij zijn voor conscientiousness: prestatieoriëntatie, planmatigheid – organisatie en zelfdiscipline (3). Voor neuroticism zijn dat sensitiviteit, frustratietolerantie, stressgevoeligheid en zelfvertrouwen (4).
Voor elk van deze persoonlijkheidsstrekken zijn hypotheses opgesteld op basis van literatuuronderzoek. Vervolgens zijn deze hypotheses getoetst aan de uitkomsten van enquêtes aan een grote groep internal auditors. Dit leidt uiteindelijk tot het accepteren of verwerpen van de hypothese (hoofdstuk 3). In figuur 2 is deze uiteenzetting grafisch weergegeven.
Overzicht dimensies met te onderzoeken persoonlijkheidstrekken W el ke pe rs o o nl ijk he id sk en m er k en v an d e B ig 5 h eb be n ee n ho ge in vl o ed o p de ac ti vi te it en u it h et vo o ro nd er zo ek ? Pe rs o ne el sk en m er ke n m et e en h o ge im pa ct o p fa se v o o ro nd er zo ek C o ns ci en ti o us ne ss (t e o nd er zo ek en pe rs o ne el st re kk en ) N eu ro ti ci sm ( te o nd er zo ek en pe rs o ne el st re kk en ) Centrale onderzoeksvraag
Deelvraag 2 Openness Prestatieoriëntatie Sensitiviteit
Conscientiousness Planmatigheid – organisatie
Frustratietolerantie
Extraversion Zelfdiscipline Stressgevoeligheid
Agreeableness Zelfvertrouwen
Neuroticism
Fig 2 Persoonlijkheidskenmerken van de Big 5 met hoge invloed op fase vooronderzoek (in witte tekst)
Nr Hypothese
1 “internal auditors die zich bezighouden met activiteiten in de fase vooronderzoek scoren gemiddeld hoger op de dimensie “Conscientiousness ” dan de normgroep”
2 “internal auditors die zich bezighouden met activiteiten in de fase vooronderzoek scoren gemiddeld hoger op de dimensie “Neuroticism” dan de normgroep”
27
In de voorgaande paragrafen zijn ook de activiteiten benoemd die in de fase vooronderzoek van de audit worden uitgevoerd. Hiervoor zijn de IIA prestatiestandaarden 2200 – 2240 en de practice advisory van deze standaarden als uitgangspunt genomen. Ook is de PfPI test toegelicht, waarbij 7 persoonlijkheidstrekken zijn gekoppeld aan de Big Five persoonlijkheidskenmerken conscientiousness en neuroticism. Hiermee zijn de deelvragen 1 - Welke activiteiten vinden plaats in de auditfase vooronderzoek -, en 2 - Welke persoonlijkheidskenmerken van de Big 5 hebben een hoge invloed op de activiteiten uit het vooronderzoek? – uitgewerkt.
2.7 Conscientiousness
Conscientiousness bestaat uit de PfPI persoonstrekken prestatieoriëntatie, planmatigheid – organisatie en zelfdiscipline. Per persoonstrek zal worden beargumenteerd wat de verwachte impact (laag, midden of hoog) is op de activiteiten van de internal auditor in de fase vooronderzoek. Deze impact zal worden geformuleerd in een hypothese per persoonstrek.
2.7.1 Prestatieoriëntatie (motivation to perform)
Prestatieoriëntatie kan worden omschreven als de behoefte om te presteren en om ondersteunend te zijn, en hierbij past ook de rol van harde werker in relatie tot motivatie. Van belang hierbij is de intrinsieke motivatie omdat wanneer men intrinsiek gemotiveerd is, de betrokkenheid met het werk groter is dan wanneer men niet intrinsiek gemotiveerd is. De werknemer heeft dan vaker iets extra over voor het werk (Den Hartog en Belschak, 2007). Intrinsieke motivatie gaat daarnaast gepaard met initiatief. Een kenmerk van initiatief, namelijk dat men volhardend moet zijn, uit zich hierbij ook. Het is eenvoudiger volhardend te zijn en barrières te overwinnen, wanneer de motivatie van binnenuit komt, aangezien het gedrag persoonlijk relevant is. Enig bewijs voor deze relatie wordt geboden door een meta-analyse van Fuller en Marler (2009). Zij stellen dat individuen die hoog scoren op pro-activiteit eerder gedrag vertonen op het gebied van leiding nemen. Daarnaast demonstreren ze ook hogere carrière initiatieven dan individuen die laag scoren op pro activiteit. Tuckman en Sexton (1990) stellen dat volharding in veel gevallen nodig is om taken succesvol uit te voeren. Hierbij is volharding niet alleen een voorwaarde om meer tijd en energie te steken in
dergelijke taken, maar ook om gezichtsverlies te voorkomen in het geval taken niet leiden tot succes. “Many of the tasks and enterprises that individuals undertake require persistence for their successful
completion. Persistence implies not only the willingness to spend time and expend effort beyond the ordinary but to withstand discomfort and face failure as well. They have labeled the behavior that such tasks require as self-regulated performance and used this performance as an indication of motivation.”
In de standaarden (2230, toekenning van middelen aan de opdracht) dienen internal auditors te bepalen wat passende en voldoende middelen zijn om de doelstellingen van de opdracht te bereiken, gebaseerd op een evaluatie van de aard en de complexiteit van elke opdracht, de gestelde tijdslimieten en de beschikbare middelen. Internal auditors die zich bezighouden met deze activiteiten worden geconfronteerd met de eigen internal audit organisatie waar capaciteit schaars is en vaak effectief wordt ingepland. Daarnaast vraagt ook de interne organisatie om een specifieke planning waarbij capaciteit beperkt ter beschikking wordt gesteld. In een dergelijke complexe,
