D
EPARTMENT OF
M
EDICAL
I
NFORMATICS
Appendices
Mobile support for ambulatory multidisciplinary teams in mental
healthcare: A user-centred approach for requirements gathering
L.J.M. Heerink BSc.
August 3, 2017
Appendix A Description and BPMN diagrams of the FACT care processes
A-1
A.1 Admission . . . A-1
A.2 Intake . . . A-3
A.3 Treatment . . . A-5
A.4 Evaluation . . . A-6
A.5 Termination . . . A-7
Appendix B Questionnaire
B-8
B.1 Invitation mail to participants of the questionnaire . . . B-8
B.1.1 Invitiation mail FACT-employee . . . B-8
B.1.2 Invitiation mail FACT-team . . . B-9
B.1.3 Invitation mail mental healthcare institution . . . B-10
B.2 Questions questionnaire . . . B-11
B.3 Questionnaire participant characteristics . . . B-21
B.4 Results on the closed questions from the questionnaire . . . B-23
Appendix C Requirement prioritization method
C-30
Appendix D Requirement based prototypes
D-31
D.1
Not included requirements in the prototype . . . D-31
D.2
Designs and included requirements of prototype A: FACT-app . . . D-33
D.3
Designs and included requirements of prototype B: FACT-board . . . D-40
Appendix E Requirement validation
E-43
E.1 Characteristics of the sample that validated the prototype . . . E-43
E.2
Task description . . . E-44
E.3
Validation matrix . . . E-45
E.4
Task assignment . . . E-46
E.5
Validated requirements
.
. . . .
E-47
Appendix F Satisfaction with the currently used EHR and prototypes
F-56
F.1
Satisfaction with the currently used EHR “mijnQuarant” . . . .
F.2
Satisfaction with the FACT-app prototype . . . .
F.3
Satisfaction with the FACT-board prototype . . . .
Appendix G Supplementary data files
G-62
G.1
Synthesis matrix
.
. . . .
G-62
G.2
Traceability matrix . . . .
G-62
G.3
Transcription matrix . . . G-62
F-56
F-58
F-60
A
Description and BPMN diagrams of the FACT care processes
A.1
Admission
The process starts when the application form of the referrer is received by the central application department
or secretary of the mental healthcare institution. Some institutions also allow self-application when the
patient has a valid referral letter. The application form is received, assessed and processed by a central
application department or secretary within the mental healthcare institution, which are not part of the
FACT-team. First, the central administration department or secretary will assess the application form for
being complete. When an application form is incomplete, they will contact the GP or the patient for more
information. Based on the available information, it will be decided whether the patient is eligible for FACT.
When a crisis is expected based on the application, the patient will be referred to the crisis service of the
mental healthcare institution. When the FACT-team cannot deliver the right care to the patient, they will
refer the patient back to the referrer with advice for another treatment. Some mental healthcare institutions
will inform a patient about how to meet the application criteria when they do not comply.
The patient will be admitted to the FACT-team when the application meet the admission criteria. First, a
main care provider (Dutch: “regiebehandelaar”) from the FACT-team will be assigned to the patient who
best suits the problems and care needs of the patient. A main care provider can be a psychiatrist, clinical
(neurological) psychologist, psychotherapist, health psychologist, nurse practitioner, or addiction expert.
Then the patient and close relatives will be invited for a first intake interview. Furthermore, the central
application department or secretary will add the patient to the EHR and will register the patient details and
referral letter. They are point of contact between the referral and intake. The intake process will start when
the intake interview will take place.
A.2
Intake
The goal of the intake process is to determine the patient’s diagnosis and a preliminary treatment plan. The
duration of the intake process varied between organisations from one day to multiple weeks. Furthermore,
in some mental healthcare organisations not always a FACT-member is involved during the intake. Although
differences in duration were present, the same sub processes were found.
One or multiple FACT-members will perform the first intake interview. From then on, the main care provider
is the point of contact for the patient, close relatives, and others. The goal of the first intake interview is to
determine a diagnosis. The patient will complete a ROM questionnaire, prior or during the intake interview.
Additional examinations may take place when the situation is not clear after the first intake interview. These
examinations may include a psychological examination, psychiatric examinations, laboratory research, or
physical examination (somatic screening).
When the patient’s situation is clear, the main care provider will determine the patient’s diagnosis and
care needs and may discuss the results in a multidisciplinary meeting. It will be determined whether the
FACT-team can deliver the right care based on the diagnosis and first care needs. This information will be
recorded in an intake report which also includes a treatment advice.
Then the patient and close relatives of the patient will be invited for an advisory interview. In this interview,
the results of the intake will be discussed. The patient will get to know if the FACT-team can provide the
right care. When this is not the case, the main care provider will provide an explanation and will inform the
patient about being referred back to the GP or other referrer. They will also receive the intake report which
includes information about the diagnosis and recommendations for further treatment. When the patient
is eligible for FACT, the patient will receive information about treatment options and a treatment advice.
Together with the patient and close relatives of the patient, a preliminary treatment plan will be determined.
In this plan also agreements are included about when the treatment will start. In some cases, the main
care provider will discuss the preliminary treatment plan within the FACT-team. Also the patient will be
asked to agree with the treatment plan.
At the end of the intake process, the GP or other referrer will be informed about the conclusion, diagnosis
and proposed treatment. Furthermore, an initial Diagnosis Treatment Combination (Dutch: Diagnose
Behandel Combinatie, DBC) will be opened for the patient and care will be allocated. The preliminary
treatment plan and the intake report will be added to the EHR. The patient may receive a copy of the
treatment plan.
A.3
Treatment
A.5
Termination
During the evaluation, the FACT-team may have concluded that care can be terminated. The process of
termination will be initiated when the patient meets six termination criteria for at least two years. These
criteria are related to the frequency of contact, medication use, support system, work or daytime activities,
accommodation, and financial situation. Furthermore, termination should be wished by the patient. The
case manager will make agreements with the patient and GP about the continuation of care at the GP.
Furthermore a final ROM questionnaire will be completed. Agreements will be made appointments with the
GP about returning the patient to the FACT-team when the patient shows signs of relapse or has greater
care needs after termination. Often it will be agreed that a patient can receive intensive team care from the
FACT-team without a waiting list and without the intake procedure.
The case manager will write a termination letter which contains information about that care will be
terminated, the results of the treatment and agreements which are made about the continuation of care.
With this termination letter, the care will be transferred to the GP.
After agreements are made about the continuation of care, the termination letter will be registered in the
EHR. Then, the DBC will be discontinued.
B
Questionnaire
B.1
Invitation mail to participants of the questionnaire
B.1.1
Invitiation mail FACT-employee
Beste <name FACT-employee>,
<Personal approach>
Ik benader u omdat ik voor mijn afstudeeronderzoek een enquête verspreid onder zoveel mogelijk FACT
teams. Ook de CCAF en F-ACT Nederland hebben een nieuwsbericht op haar website geplaatst over
mijn onderzoek. Wilt u mij helpen door onderstaande enquête in te vullen en te verspreiden onder uw
collega’s?
Bent u FACT-medewerker? Help mij door onderstaande enquête in te vullen en draag bij aan de
ontwikkeling van een mobiele app die u als FACT-medewerker optimaal ondersteunt tijdens uw
werk. Ik doe onderzoek naar uw werkwijze en uw behoeften. Hierdoor verkrijg ik inzicht in waar deze
mobiele app aan moet voldoen om u optimaal te ondersteunen in uw dagelijkse werkzaamheden. Tevens
doe ik onderzoek naar uw tevredenheid over het elektronisch patiëntendossier (EPD). Op basis van dit
tevredenheidsonderzoek kijken we hoe we het EPD kunnen verbeteren. Kortom: een unieke kans om uw
mening te geven.
Wie ben ik?
Mijn naam is Lisette Heerink. In het kader van mijn afstudeeronderzoek voor de masteropleiding Medical
Informatics aan de Universiteit van Amsterdam doe ik in samenwerking met PinkRoccade onderzoek naar
FACT-teams.
Doe mee en win
U kunt volledig anoniem deelnemen en het onderzoek duurt ongeveer 10 minuten. Enquête ingevuld?
Dan maakt u kans op 1 van de 5 VVV-cadeaubonnen ter waarde van 50 euro!
Onderstaande link geeft u toegang tot de vragenlijst. U vindt hier ook meer informatie over het onderzoek
https://nl.research.net/r/e-GGZFACT
Heeft u nog vragen of opmerkingen? Neem dan contact met mij op.
Lisette Heerink
Master student Medical Informatics aan de UvA
l.j.heerink@amc.uva.nl
B.1.2
Invitiation mail FACT-team
Beste <name FACT-team>,
Voor mijn afstudeeronderzoek verspreid ik een enquête onder zoveel mogelijk FACT teams, en jullie zijn er
daar één van! Ook de CCAF en F-ACT Nederland hebben een nieuwsbericht op haar website geplaatst
over mijn onderzoek. Aan alle FACT-medewerkers van <name FACT-team> de vraag of jullie onderstaande
enquête in willen vullen en willen verspreiden onder jullie collega’s?
Bent u FACT-medewerker? Help mij door onderstaande enquête in te vullen en draag bij aan de
ontwikkeling van een mobiele app die u als FACT-medewerker optimaal ondersteunt tijdens uw
werk. Ik doe onderzoek naar uw werkwijze en uw behoeften. Hierdoor verkrijg ik inzicht in waar deze
mobiele app aan moet voldoen om u optimaal te ondersteunen in uw dagelijkse werkzaamheden. Tevens
doe ik onderzoek naar uw tevredenheid over het elektronisch patiëntendossier (EPD). Op basis van dit
tevredenheidsonderzoek kijken we hoe we het EPD kunnen verbeteren. Kortom: een unieke kans om uw
mening te geven.
Wie ben ik?
Mijn naam is Lisette Heerink. In het kader van mijn afstudeeronderzoek voor de masteropleiding Medical
Informatics aan de Universiteit van Amsterdam doe ik in samenwerking met PinkRoccade onderzoek naar
FACT-teams.
Doe mee en win
U kunt volledig anoniem deelnemen en het onderzoek duurt ongeveer 10 minuten. Enquête ingevuld?
Dan maakt u kans op 1 van de 5 VVV-cadeaubonnen ter waarde van 50 euro!
Onderstaande link geeft u toegang tot de vragenlijst. U vindt hier ook meer informatie over het onderzoek
https://nl.research.net/r/e-GGZFACT
Heeft u nog vragen of opmerkingen? Neem dan contact met mij op.
Lisette Heerink
Master student Medical Informatics aan de UvA
l.j.heerink@amc.uva.nl
B.1.3
Invitation mail mental healthcare institution
Beste <name mental healthcare institution>,
<name mental healthcare institution> heeft meerdere gecertificeerde FACT teams.
Voor mijn
afstudeeronderzoek verspreid ik een enquête onder zoveel mogelijk FACT teams, waaronder ook onder
de teams van <name mental healthcare institution>. Ook de CCAF en F-ACT Nederland hebben een
nieuwsbericht op haar website geplaatst over mijn onderzoek. Aan alle FACT-medewerkers van de FACT
teams van <name mental healthcare institution> de vraag of jullie onderstaande enquête in willen vullen
en willen verspreiden onder jullie collega’s?
Bent u FACT-medewerker? Help mij door onderstaande enquête in te vullen en draag bij aan de
ontwikkeling van een mobiele app die u als FACT-medewerker optimaal ondersteunt tijdens uw
werk. Ik doe onderzoek naar uw werkwijze en uw behoeften. Hierdoor verkrijg ik inzicht in waar deze
mobiele app aan moet voldoen om u optimaal te ondersteunen in uw dagelijkse werkzaamheden. Tevens
doe ik onderzoek naar uw tevredenheid over het elektronisch patiëntendossier (EPD). Op basis van dit
tevredenheidsonderzoek kijken we hoe we het EPD kunnen verbeteren. Kortom: een unieke kans om uw
mening te geven.
Wie ben ik?
Mijn naam is Lisette Heerink. In het kader van mijn afstudeeronderzoek voor de masteropleiding Medical
Informatics aan de Universiteit van Amsterdam doe ik in samenwerking met PinkRoccade onderzoek naar
FACT-teams.
Doe mee en win
U kunt volledig anoniem deelnemen en het onderzoek duurt ongeveer 10 minuten. Enquête ingevuld?
Dan maakt u kans op 1 van de 5 VVV-cadeaubonnen ter waarde van 50 euro!
Onderstaande link geeft u toegang tot de vragenlijst. U vindt hier ook meer informatie over het onderzoek
https://nl.research.net/r/e-GGZFACT
Heeft u nog vragen of opmerkingen? Neem dan contact met mij op.
Lisette Heerink
Master student Medical Informatics aan de UvA
l.j.heerink@amc.uva.nl
FACT-medewerker? Draag bij aan de ontwikkeling van een mobiele app die u optimaal
ondersteunt tijdens uw werk.
Ik doe onderzoek naar uw werkwijze, uw behoeften en uw tevredenheid over het gebruikte elektronisch
patiëntendossier (EPD). Het doel van dit onderzoek is om een mobiele app te ontwerpen die
FACT-medewerkers optimaal ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden. Ook bekijk ik met een
tevredenheidsonderzoek hoe we het EPD kunnen verbeteren.
Wie ben ik?
Mijn naam is Lisette Heerink. In het kader van mijn afstudeeronderzoek voor de masteropleiding Medical
Informatics aan de Universiteit van Amsterdam doe ik in samenwerking met PinkRoccade onderzoek
naar FACT-teams.
Doe mee en win
U kunt volledig anoniem deelnemen en het onderzoek duurt ongeveer 10 minuten. Enquête ingevuld?
Dan maakt u kans op 1 van de 5 VVV-cadeaubonnen ter waarde van 50 euro!
Heeft u nog vragen of opmerkingen? Neem dan contact met mij op.
Lisette Heerink
Master student Medical Informatics aan de UvA
l.j.heerink@amc.uva.nl
Onderzoek naar de werkwijze en behoeften van FACT-medewerkers en tevredenheid
over het EPD
Een EPD is een softwaretoepassing waarin medische patiëntengegevens in digitale vorm kunnen
worden vastgelegd door verschillende behandelaren in één dossier. Met een EPD kunnen zorgverleners
binnen één organisatie elkaars gegevens over een patiënt digitaal inzien. Voorbeelden van veel
gebruikte EPD's in de GGZ zijn: mijnQuarant, USER, NEXUS/EPD en EZIS.
1. Gebruikt u zelf een elektronisch patiëntendossier (EPD)?
*
Ja Nee2. Bent u werkzaam in een FACT-team?
*
Ja, in een FACT-team
Ja, in een Forensisch FACT-team Ja, in een FACT-team Jeugd Ja, in een FACT-team LVB Nee
3. Welke functie vervult u binnen het FACT team?
Meerdere antwoorden mogelijk
*
Sociaal psychiatrisch verpleegkundige (SPV) Verpleegkundige Psychiater Psycholoog Casemanager Teamleider Maatschappelijk werker IPS-trajectbegeleider Ervaringsdeskundige Verslavingsdeskundige Anders, namelijk
4. Binnen welke leeftijdscategorie valt u?
18 - 24 25 - 34 35 - 44 45 - 54 55 - 64 65 > 0 1 - 2 3 - 5 6 - 7 8 > Op kantoor Op locatie5. Hoeveel patiënten ziet u gemiddeld per dag?
*
PC Laptop Tablet Smartphone
Mobiele telefoon Geen van deze apparaten Bezit ik privé
Bezit ik privé en gebruik ik voor mijn werk
Bezit ik privé en gebruik ik om toegang te krijgen tot het EPD
Worden door mijn werk aangeboden
Worden door mijn werk aangeboden en gebruik ik voor mijn werk
Worden door mijn werk aangeboden en gebruik ik om toegang te krijgen tot het EPD
*
6. Beantwoord de volgende stellingen. Deze apparaten...
*
7. Op welk van onderstaande apparaten moet het EPD voor u toegankelijk zijn?
PC Laptop Tablet Smartphone Mobiele telefoon
Nooit
Minder dan 1 keer per maand
1 of meerdere keren per maand
1 of meerdere keren per week
1 of meerdere keren per dag EPD FACT-bord MS Office (word/excel) Papier Voice-to-text (inspreken naar tekst)
8. Hoe vaak gebruikt u onderstaande middelen om informatie tijdens uw FACT-werkzaamheden
vast te leggen?
*
9. Hoe ziet uw FACT-bord er uit?
*
Digitale versie van het FACT-bord die gebruikt wordt naast het EPD Digitale versie van het FACT-bord verwerkt in het EPD
Papier Whiteboard
Ik gebruik geen FACT bord Anders, namelijk:
1
0. Hoe onthoudt u gedurende de dag welke informatie er op het FACT-bord staat?
*
Ik kan ten allen tijde het digitale FACT-bord openen Ik heb een pdf of afbeelding van het FACT-bord
Ik maak gedurende het FACT-bord overleg mijn eigen aantekeningen op pen en papier
Ik maak gedurende het FACT-bord overleg mijn eigen aantekeningen op een laptop/tablet/smartphone Ik ben in staat om deze informatie te onthouden
0 uur < 1 uur 1 - 2 uur 2 - 3 uur 3 uur > In het EPD
Buiten het EPD
*
1
1. Hoeveel uur bent u per werkdag kwijt aan het registreren van patiëntinformatie?
Huidige situatie Gewenste situatie
Aan het begin van de dag
Op een moment dat ik tijd heb (gedurende de dag)
Op het moment dat ik relevante informatie heb verkregen (gedurende de dag)
In aanwezigheid van de patiënt (bv. tijdens huisbezoek) Aan het einde van de dag
*
1
2. Wanneer werkt u het EPD bij?
Nooit
Minder dan 1 keer per maand
1 of meerdere keren per maand
1 of meerdere keren per week
1 of meerdere keren per dag Patiënten
FACT Teamleden Familie/vrienden van de patiënt
Buren van de patiënt Politie/Justitie Crisisdienst Wijkteams Apotheek Huisarts Opnamekliniek
Daarnaast heb ik ook contact met (bijvoorbeeld andere FACT teams in de regio, gemeente, ziekenhuis, etc.):
1
3. Hoe vaak heeft u tijdens uw werk contact met onderstaande personen en organisaties?
Om informatie te krijgen van... Om informatie te geven aan... N.v.t. Patiënten FACT Teamleden
Familie/vrienden van de patiënt Buren van de patiënt
Politie/Justitie Crisisdienst Wijkteams Apotheek Huisarts Opnamekliniek
1
4. Waarom heeft u contact met onderstaande personen en organisaties tijdens uw werk ?
*
Face to face (je ziet
elkaar in
het echt) Beeldbellen Telefonisch E-mail SMS/Whatsapp Anders N.v.t.
Patiënten Teamleden
Familie/vrienden van de patiënt
Buren van de patiënt Overige organisaties Anders, namelijk:
EPD FACT-bord Digitaal document Lijst op papier Adressenlijst
op telefoon Google Anders N.v.t.
Patiënten Teamleden Familie/vrienden van de patiënt Buren van de patiënt Organisaties
Licht uw keuze toe indien u "anders" heeft ingevuld:
16. Waar vindt u de contactgegevens van onderstaande personen en organisaties?
*
*
17. Waar ziet u uw agenda afspraken met de patiënt?
EPD FACT-bord
Digitale agenda (bijvoorbeeld op telefoon) Papieren agenda
N.v.t.
Anders, namelijk:
18. Hoe komt u bij de patiënt?
*
Auto Motor/scooter Fiets Lopend Openbaar vervoerOp kantoor Onderweg Bij de patiënt Agenda
Caseload (patiënten)
Gegevens die op het FACT-bord staan Contactgegevens
Behandelhistorie van de patiënt Voortgang patiënt
(Sociale) netwerk van de patiënt Diagnose en behandelplan Rapportages
Medicatie
19. Welke informatie zou u willen kunnen inzien op kantoor, onderweg, of bij de patiënt? Geef per
kolom maximaal 5 onderdelen aan die voor u het belangrijkst zijn.
*
20. Stel u beschikt over een mobiele app die u ondersteunt tijdens uw werk (onderweg
en bij de patiënt). Hoe zou deze app u dan optimaal kunnen ondersteunen? Kortom:
waar
heeft u behoefte aan tijdens uw werk?
2
1.
*
Welk EPD gebruikt u?
mijnQuarant (voorheen PSYGIS Quarant) van PinkRoccade Healthcare USER van Impulse Info Systems
NEXUS/EPD (voorheen XmCare/Horizon) van Nexus Anders
Weet ik niet
2
2. Hoeveel jaar ervaring heeft u met mijnQuarant?
*
Helemaal
oneens Oneens Neutraal Eens
Helemaal eens Over het algemeen ben ik tevreden over het gemak waarmee dit EPD te
gebruiken is
Het is eenvoudig om met dit EPD te werken
Met dit EPD kan ik effectief werken (ik kan mijn doel bereiken ook al is dit niet de meest praktische manier)
Met dit EPD kan ik mijn werk snel doen
Met dit EPD kan ik efficiënt werken (ik kan mijn taak uitvoeren op de meest praktische manier)
Ik vind het prettig om dit EPD te gebruiken Het was eenvoudig om dit EPD te leren gebruiken Ik kon snel goed leren werken met dit EPD
Dit EPD geeft foutmeldingen die mij duidelijk vertellen hoe ik het probleem kan oplossen
Als ik een fout maak in dit EPD kan ik dit snel en gemakkelijk herstellen De informatievoorziening (e-learning en/of documentatie) die bij dit EPD hoort is duidelijk
In dit EPD kan ik eenvoudig de informatie vinden die ik nodig heb De informatievoorziening die bij dit EPD hoort is eenvoudig te begrijpen De indeling van informatie op het scherm helpt mij mijn taken effectief te voltooien
De indeling van informatie op het scherm is duidelijk
De gebruikersinterface (scherm) van dit EPD werkt aangenaam Ik vind het fijn om de gebruikersinterface van dit systeem te gebruiken Dit EPD biedt alle functies en mogelijkheden die ik verwacht in een EPD
Over het algemeen ben ik tevreden over dit EPD
*
2
3. Onderstaande stellingen gaan over uw tevredenheid met mijnQuarant.
Onderzoek naar de werkwijze en behoeften van FACT-medewerkers en tevredenheid
over het EPD
Bedankt voor uw deelname aan dit onderzoek.
Op basis van uw input ga ik een prototype ontwerpen voor een mobiele app die FACT-medewerkers optimaal zal ondersteunen tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Om dit prototype nog beter te maken ben ik ook op zoek naar FACT-medewerkers die feedback op dit prototype zouden willen geven.
Vindt u het leuk om feedback op het prototype te geven of wilt u op de hoogte blijven van de resultaten van dit onderzoek, laat dan hieronder uw e-mailadres achter. Tevens maakt u dan kans op een VVV-cadeaubon t.w.v. 50 euro. Uw e-mailadres zal niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan u hieronder heeft aangegeven.
Mijn e-mailadres is:
25. E-mailadres
Ja, ik vind het leuk om feedback op het prototype te geven en hierdoor bij te dragen aan een toekomstige nieuwe app
Ja, ik wil op de hoogte worden gehouden worden van de resultaten van dit onderzoek Ja, ik wil kans maken op een VVV-cadeaubon t.w.v. 50 euro
Bedankt voor uw deelname aan dit onderzoek.
Op basis van uw input ga ik een prototype ontwerpen voor een mobiele app die FACT-medewerkers optimaal zal ondersteunen tijdens hun dagelijkse werkzaamheden.
Wilt u op de hoogte blijven van de resultaten van dit onderzoek of kans maken op een VVV-cadeaubon t.w.v. 50 euro, laat dan hieronder uw e-mailadres achter. Uw e-mailadres zal niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan u hieronder heeft aangegeven.
27. E-mailadres
B.3
Questionnaire participant characteristics
Table B.1: Questionnaire participant characteristics (part 1). Percentages are based on the total number of included
participants (n = 269)
Characteristics Frequency Percent
Age 18 - 24 6 2% 25 - 34 67 25% 35 - 44 75 28% 45 - 54 59 22% 55 - 65 60 22% 65 > 1 0% Missing 1 0% Speciality
Psychiatric nurse practitioner 52 19%
Nurse practitioner 21 8% Nurse 55 20% Psychiatrist 23 9% Psychologist 28 10% Case manager 32 12% Team leader 9 3% Social worker 24 9%
Individual Placement and Support counsellor (IPS) 11 4%
Peer support worker 17 6%
Addiction expert 4 2% Other 36 13% Type of FACT-team FACT 237 88% Forensic FACT 20 7% FACT youth 12 5% FACT LVB 0 0%
Use of an electronic health record
Yes 269 100%
No 0 0%
Type of electronic health record
mijnQuarant 162 60% USER 44 6% NEXUS/EPD 38 14% Other 14 5% I do not know 2 1% Missing 9 3%
Table B.2: Questionnaire participant characteristics (part 2). Percentages are based on the total number of included
participants (n = 269)
aInstitutions were based on provided work email addresses (n=194). Institutions could not be
determined when personal email addresses were provided (n=16) or when email addresses were missing (n=58).
Characteristics Frequency Percent
Institutiona
Altrecht 6 2%
Delta Psychiatrisch Centrum 4 2%
Emergis 1 0% GGNet 8 3% GGZ Breburg 6 2% GGZ Delfland 1 0% GGZ Drenthe 1 0% GGZ Eindhoven 10 4% GGZ Friesland 10 4% GGZ InGeest 9 3% GGZ Noord-Holland-Noord 3 1% GGZ Oost Brabant 10 4%
GGZ Westelijk Noord Brabant 6 2%
Iriszorg 3 1% Jellinek 1 0% Lentis 14 5% Mediant 13 5% Mentrum 25 9% MET GGZ 3 1% Mondriaan 13 5% Parnassia 11 4% Pro Persona 7 3%
Reinier van Arkel 4 2%
Rivierduinen 17 6% Transfore 2 1% Triversum 1 0% Zuyderland 5 2% VNN 1 0% Unknown 16 6% Missing 58 22%
B.4
Results on the closed questions from the questionnaire
Table B.3: Number of patients seen per day by a FACT-member at the office (Q5).
At the office Responses (n) Percent based on cases (%)
0 25 26% 1 - 2 113 42% 3 - 5 113 42% 6 - 7 21 8% 8 > 7 3% Total 269 100%
Table B.4: Number of patients seen per day by a FACT-member outside the office (Q5).
Outside the office Responses (n) Percent based on cases (%)
0 12 5% 1 - 2 100 37% 3 - 5 139 52% 6 - 7 14 5% 8 > 4 2% Total 269 100%
Table B.5: Privately owned and by the mental healthcare institution provided devices. Multiple answers were possible
(Q6).
Mobile None of these
Statement PC Laptop Tablet Smartphone phone devices Total
I own private 113 (42%) 219 (81%) 164 (61%) 232 (86%) 46 (17%) 4 (2%) 778 (289%)
I own private and I am using for my work
45 (17%) 103 (38%) 22 (8%) 71 (26%) 10 (4%) 109 (41%) 360 (134%)
I own private and I am using to get access to the EHR
42 (16%) 95 (35%) 8 (3%) 5 (2%) 0 (0%) 138 (51%) 288 (107%)
Are provided by my work
133 (49%) 130 (48%) 54 (20%) 199 (74%) 66 (25%) 8 (3%) 590 (219%)
Are provided by my work and I am using for my work
129 (48%) 117 (44%) 47 (18%) 193 (72%) 60 (22%) 9 (3%) 555 (206%)
Are provided by my work and I am using to get access to the EHR
Table B.6: Devices on which access to the EHR is desirable according to FACT-members. Multiple answers were
possible (Q7).
Device Responses (n) Percent based on cases (%) Percent based on responses (%)
PC 185 69% 29%
Laptop 202 75% 32%
Tablet 121 45% 19%
Smartphone 123 46% 19%
Mobile phone 7 3% 1%
None of these devices 1 0% 0%
Total 639 238% 100%
Table B.7: Combination of devices on which access to the EHR is desirable according to FACT-members (Q7).
Device Responses (n) Percent based on cases (%)
None 1 0% PC 24 9% Laptop 29 11% Tablet 3 1% Smartphone 0 0% PC + laptop 37 14% PC + smartphone 9 3% PC + tablet 10 4% Laptop + smartphone 19 7% Laptop + tablet 7 3% Tablet + smartphone 10 4%
Laptop + tablet + smartphone 12 5%
PC + tablet + smartphone 9 3%
PC + laptop + tablet 30 11%
PC + laptop + smartphone 25 9%
PC + laptop + tablet + smartphone 37 14%
Other combination including mobile phone 7 3%
Total 269 100%
Table B.8: Frequency of resources used by FACT-members to record information during their work (Q8).
Never < 1 p/m 1 > p/m 1 > p/w 1 > p/d Total
EHR 0 (0%) 2 (1%) 2 (1%) 0 (0%) 265 (99%) 269 (100%)
FACT-board 6 (2%) 5 (2%) 5 (2%) 82 (31%) 171 (64%) 269 (100%)
MS Office (Word/Excel) 27 (10%) 20 (7%) 37 (14%) 95 (35%) 90 (34%) 269 (100%)
Table B.9: Type of FACT-board which is used by the FACT-member (Q9).
At the office Responses (n) Percent based on cases (%)
Digital version of the FACT-board which is used alongside the EHR 181 67%
Digital version of the FACT-board which is included in the EHR 81 30%
Paper version 0 0%
Whiteboard version 1 1%
I do not use a FACT-board 1 0%
Other 4 2%
Total 269 100%
Table B.10: How FACT-members remember information on the FACT-board. Multiple answers were possible (Q10).
Percent based on Percent based on Responses (n) cases (%) responses (%)
I can always open the digital FACT-board 134 50% 31%
I have a PDF or image of the FACT-board 0 0% 0%
I make notes with pen and paper during the FACT-board meeting
130 49% 30%
I make notes with a laptop/tablet/smartphone during the FACT-board meeting
29 11% 7%
I am able to remember this information 121 45% 28%
Other 21 8% 5%
Total 435 162% 100%
Table B.11: Number of hours spend per working day on recording patient information in the EHR (Q11).
In the EHR Responses (n) Percent based on cases (%)
0 hour 3 1% < 1 hour 25 9% 1 - 2 hours 176 65% 2 - 3 hours 50 19% 3 hours > 15 6% Total 269 100%
Table B.12: Number of hours spend per working day on recording patient information outside the EHR (Q11).
Outside the EHR Responses (n) Percent based on cases (%)
0 hour 78 29%
< 1 hour 150 56%
1 - 2 hours 34 13%
2 - 3 hours 3 1%
Table
B.13: The moment in time when FACT-members register information in the EHR. Multiple answers were possible (Q12).
Percent based on (%) Percent based on
Current situation Responses (n) cases (%) responses (%)
At the start of the day 80 30% 12%
At a moment during the day when I have time 218 81% 33%
At a moment during the day when I retrieved relevant information
142 53% 22%
In the presence of the patient 38 14% 6%
At the end of the day 179 67% 27%
Total 657 244% 100%
Table B.14: The desired moment in time when FACT-members would like to register information in the EHR (Q12).
Percent based on Percent based on
Desired situation Responses (n) cases (%) responses (%)
At the start of the day 51 19% 10%
At a moment during the day when I have time 89 33% 18%
At a moment during the day when I retrieved relevant information
135 50% 28%
In the presence of the patient 134 50% 27%
At the end of the day 80 30% 16%
Total 489 182 100%
Table B.15: The frequency of contact by FACT-members with persons or organisations (Q13).
Never < 1 p/m 1 > p/m 1 > p/w 1 > p/d Total
Patients 0 (0%) 1 (0%) 7 (3%) 13 (5%) 240 (92%) 261 (100%)
FACT team members 6 (2%) 1 (0%) 1 (0%) 5 (2%) 254 (97%) 261 (100%)
Family/friends of the patient 2 (1%) 25 (10%) 68 (26%) 129 (49%) 37 (14%) 261 (100%)
Neighbours of the patient 51 (20%) 131 (50%) 65 (25%) 12 (5%) 2 (1%) 261 (100%)
Police/justice 29 (20%) 130 (50%) 82 (31%) 18 (7%) 2 (1%) 261 (100%) Crisis team 22 (8%) 104 (40%) 108 (41%) 22 (8%) 5 (2%) 261 (100%) Community teams 29 (11%) 81 (31%) 99 (38%) 44 (17%) 8 (3%) 261 (100%) Pharmacy 41 (16%) 53 (20%) 90 (35%) 71 (27%) 5 (2%) 261 (100%) General practitioner 24 (9%) 85 (33%) 115 (44%) 36 (14%) 1 (0%) 261 (100%) Psychiatric confinement 12 (5%) 61 (23%) 118 (45%) 66 (25%) 4 (2%) 261 (100%)
Table B.16: The reason of FACT-members for having contact with persons or organisations (Q14).
To receive information To provide information Not applicable Total
Patients 258 (99%) 241 (92%) 1 (0%) 261 (100%)
FACT team members 255 (98%) 259 (99%) 0 (0%) 261 (100%)
Family/friends of the patient 249 (95%) 237 (91%) 6 (2%) 261 (100%)
Neighbours of the patient 187 (72%) 88 (34%) 69 (26%) 261 (100%)
Police/justice 215 (82%) 161 (62%) 36 (14%) 261 (100%) Crisis team 196 (75%) 222 (85%) 23 (9%) 261 (100%) Community teams 212 (81%) 193 (74%) 35 (13%) 261 (100%) Pharmacy 203 (78%) 175 (67%) 40 (15%) 261 (100%) General practitioner 223 (85%) 224 (86%) 0 (0%) 261 (100%) Psychiatric confinement 238 (91%) 236 (90%) 15 (6%) 261 (100%)
Table B.17: The communication methods used by FACT-members to have contact with persons or organisations.
Multiple answers were possible (Q15).
FACT team Family/friends Neighbours of
Patients members of the patient the patient Organisations
Face to face 259 (99%) 259 (99%) 242 (93%) 183 (70%) 222 (85%) Video calling 12 (5%) 8 (3%) 2 (1%) 0 (0%) 6 (2%) Calling 248 (95%) 240 (92%) 238 (91%) 85 (33%) 243 (93%) Email 218 (84%) 240 (92%) 145 (56%) 14 (5%) 238 (91%) SMS/Whatsapp 183 (70%) 173 (66%) 74 (28%) 10 (4%) 54 (21%) Other 8 (3%) 3 (1%) 2 (1%) 1 (0%) 7 (3%) Not applicable 0 (0%) 0 (0%) 4 (2%) 69 (26%) 11 (4%) Total 261 (100%) 261 (100%) 261 (100%) 261 (100%) 261 (100%)
Table B.18: The sources used by FACT-members to find contact details of persons and organisations. Multiple
answers were possible. (Q16).
FACT team Family/friends Neighbours of
Patients members of the patient the patient Organisations
258 (99%) 39 (15%) 245 (94%) 119 (46%) 115 (44%) 92 (35%) 16 (6%) 26 (10%) 16 (6%) 19 (7%) 23 (9%) 104 (40%) 7 (3%) 5 (2%) 77 (30%) 27 (10%) 73 (28%) 12 (5%) 9 (3%) 62 (24%) 91 (35%) 204 (78%) 70 (27%) 42 (16%) 130 (50%) 14 (5%) 5 (2%) 4 (2%) 13 (5%) 173 (66%) 2 (1%) 31 (12%) 8 (3%) 47 (18%) 24 (9%) EHR FACT-board Digital document List on paper
Contact list in telephone Google
Other
Table B.19: The sources used by FACT-members to view the calendar appointments with patients. Multiple answers
were possible. (Q17).
Responses (n) Percent based on cases (%) Percent based on responses (%)
EHR 182 70% 39% FACT-board 45 17% 10% Digital calendar 86 33% 18% Paper calendar 138 53% 29% Not applicable 2 1% 0% Other 18 7% 4% Total 471 181% 100%
Table B.20: Transporting method used by FACT-members to visit patients. Multiple answers were possible (Q18).
Responses (n) Percent based on cases (%) Percent based on responses (%)
Car 196 75% 42% Motor/scooter 12 5% 3% Bicycle 165 64% 35% Walking 69 27% 15% Public transport 27 10% 6% Total 469 180% 100%
Table B.21: The information needs of FACT-members in the office, on the road, and at the patient. A maximum of 5
answers were possible for each of the three categories (Q19).
In the office On the road At the patient Total
Calendar 198 (76%) 206 (79%) 196 (75%) 600 (231%)
Caseload 174 (67%) 67 (26%) 46 (18%) 287 (110%)
Contact details 184 (71%) 200 (77%) 145 (56%) 529 (204%)
Details on the FACT-board 166 (64%) 99 (38%) 101 (39%) 366 (141%)
Diagnosis and treatment plan 209 (80%) 116 (45%) 188 (72%) 513 (197%)
Medication 200 (77%) 138 (53%) 203 (78%) 541 (208%)
Progress of the patient 193 (74%) 120 (46%) 168 (65%) 481 (185%)
Reports 212 (82%) 152 (59%) 190 (73%) 554 (213%)
Social network of the patient 156 (60%) 104 (40%) 139 (54%) 399 (154%)
Treatment history of the patient 179 (69%) 58 (22%) 89 (34%) 326 (125%)
Table B.22: The type of EHRs used by the FACT-members (Q21).
Table B.24: The satisfaction of FACT-members about mijnQuarant. This question was only asked when the participant
used mijnQuarant as EHR (Q23).
Strongly Strongly
disagree Disagree Neutral Agree agree Total
Overall, I am satisfied with how easy it is to use mijnQuarant
14 (9%) 43 (27%) 39 (25%) 56 (35%) 6 (4%) 158 (100%)
It is simple to use mijnQuarant 16 (10%) 42 (27%) 45 (29%) 49 (31%) 6 (4%) 158 (100%)
I can effectively complete my work using mijnQuarant
8 (5%) 27 (17%) 50 (32%) 64 (41%) 9 (6%) 158 (100%)
I am able to complete my work quickly using mijnQuarant
28 (18%) 59 (37%) 43 (27%) 22 (14%) 6 (4%) 158 (100%)
I am able to efficiently complete my work using mijnQuarant
22 (14%) 67 (42%) 44 (28%) 19 (12%) 6 (4%) 158 (100%)
I feel comfortable using
mijnQuarant
21 (13%) 43 (27%) 55 (35%) 33 (21%) 6 (4%) 158 (100%)
It was easy to learn to use mijnQuarant
14 (9%) 29 (18%) 37 (23%) 70 (44%) 8 (5%) 158 (100%)
I became productive quickly using mijnQuarant
14 (9%) 26 (17%) 38 (24%) 71 (45%) 9 (6%) 158 (100%)
mijnQuarant gives error
messages that clearly tell
me how to fix problems
45 (29%) 73 (46%) 28 (18%) 11 (7%) 1 (1%) 158 (100%)
Whenever I make a mistake using mijnQuarant, I recover easily and quickly
37 (23%) 70 (44%) 37 (23%) 12 (8%) 2 (1%) 158 (100%)
The information (e-learning
and/or documentation) provided with mijnQuarant is clear
15 (10%) 26 (17%) 72 (46%) 43 (27%) 2 (1%) 158 (100%)
It is easy to find the information I needed in mijnQuarant
11 (7%) 50 (32%) 39 (25%) 53 (34%) 5 (3%) 158 (100%)
The information provided
for mijnQuarant is easy to
understand
11 (7%) 25 (16%) 70 (44%) 48 (30%) 4 (3%) 158 (100%)
The layout of information on the interface of mijnQuarant is effective in helping me complete the tasks
9 (6%) 40 (25%) 65 (41%) 42 (27%) 2(1%) 158 (100%)
The layout of information on the interface of mijnQuarant is clear
4 (3%) 33 (21%) 56 (35%) 62 (39%) 3 (2%) 158 (100%)
The interface of mijnQuarant is pleasant
10 (6%) 37 (23%) 61 (39%) 47 (30%) 3 (2%) 158 (100%)
Table B.23: The years of experience of FACT-members with mijnQuarant. This question was only asked when the
participant used mijnQuarant as EHR (Q22).
Responses (n) Percent based on cases (%)
< 1 year 15 10%
1 - 2 years 14 9%
3 - 4 years 31 20%
5 years > 98 62%
C
Requirement prioritization method
Figure C.1: Requirement prioritization method used.The initial priority could be adapted when: (1) the requirement
was self-explanatory to be a ‘must have’; (2) when the requirement was considered to be of higher, equal or lower
priority based on the literature, closed-questions, or both; (3) or when the requirement was considered to be
necessary for another higher prioritized requirement. In step 2 and 3, a priority could be increased or decreased with
D
Requirement based prototypes
D.1
Not included requirements in the prototype
Table D.1: Requirements which were not included in the prototype because they had a low priority or were not feasible
to implement.
Requirement_ID Description Reason for not including
CAL_FR_8 When the end-user has added, edited, or deleted a calendar appointment
in the system, the system shall synchronize the calendar appointment with the EHR calendar and vice versa
Not feasible to implement
CAL_FR_9 When the end-user has added, edited, or deleted a calendar appointment
in the system, the system shall synchronize the calendar appointment in the outlook calendar and vice versa
Not feasible to implement
COM_FR_1.6 (6) Other contact persons within the mental healthcare organization Low priority
COM_FR_4 The system shall allow the end-user to video call a contact person
registered in the system
Low priority
COM_FR_7 When the external navigation application has navigated the end-user from
starting point to destination, the system should calculate and save the distance travelled in kilometres between starting point and destination according to the external navigation application
Low priority
COM_FR_8 When the external navigation application has navigated the end-user from
starting point to destination, the system should calculate and save the travel costs based on the distance travelled between starting point and destination
Low priority
PAT_FR_6.1 (1) The patient’s hobbies Low priority
PAT_FR_6.2 (2) The patient’s sources of income Low priority
PAT_FR_6.3 (3) The patient’s work experience Low priority
PAT_FR_6.7 (7) The patient’s personal strengths Low priority
PAT_FR_8 The system shall allow the end-user to view, add, edit and delete whether
it is safe to visit a patient
Low priority
PAT_FR_11 The system shall allow the end-user to view, add, and delete pictures of
patient’s documents made by the end-user and other team members
Low priority
MED_FR_6 The system shall retrieve the most recent type(s) of medication from the
Electronic Prescription System (Dutch: "Elektronisch Voorschrijf Systeem, EVS")
Not feasible to implement
MED_FR_7 The system shall be able to check whether the dosage and type of depot
medicaton which the end-user wants to provide, corresponds to the dosage and type of medication in the system
Low priority
MED_FR_8 The system shall allow the end-user to search for information regarding a
type of medication in the pharmacotherapeutic compass
Low priority
REP_FR_5 The system shall allow the end-user to mark important (decursus reports) Low priority
TRP_FR_4 The system shall allow the end-user to view, add, edit or delete the
"trajectplan" of a patient
Low priority
TRP_FR_5 The system shall allow the end-user to view, add, edit or delete the
rehabilition plan of a patient (Dutch: "herstelplan")
Low priority
LAB_FR_1 The system shall allow the end-user to request a lab test Low priority
LAB_FR_2 The system shall allow the end-user to view whether lab results of a patient
are requested by one of the team members
Low priority
LAB_FR_3 The system shall allow the end-user to view the most recent lab values of
the patient
Low priority
SOM_FR_1 The system shall allow the end-user to add results of a somatic screening
including weight, waist size, and blood pressure
Requirement_ID Description Reason for not including
FAC_FR_3.9 The next date of depot medication Low priority
FAC_FR_3.10 The expiration date of depot medication Low priority
FAC_FR_8 The system shall allow the end-user to synchronize information on the
FACT-board with information in the system
Not feasible to implement
SYS_NFR_1 The system shall be accessible on the following devices Not feasible to implement
SYS_NFR_1.1 (1) Desktop or notebook with Windows 7+ Not feasible to implement
SYS_NFR_1.2 (2) A touchscreen enabled tablet with a minimum screen size of 7 inch
with iOS 9+, Android 4.0+, Windows 10 Mobile
Not feasible to implement
SYS_NFR_1.3 (3) A touchscreen enabled smartphone with a minimum screen size of 4.7
inch with iOS 9+, Android 4.0+, Windows 10 Mobile
Not feasible to implement
SYS_FR_2 The system shall be able to recognize Dutch voice commands from the
end-user
Low priority
SYS_FR_3 The system shall be able to convert voice commands from the end-user
into text
Low priority
PER_NFR_1 The system shall meet the performance requirements as set by the
developer particularly those related to:
Not feasible to implement
PER_NFR_1.1 (1) The time it takes to log on Not feasible to implement
PER_NFR_1.2 (2) The time it takes to respond to input Not feasible to implement
PER_NFR_1.3 (3) Reliability Not feasible to implement
PER_NFR_1.4 (4) Stability Not feasible to implement
PER_NFR_1.5 (5) Connectivity Not feasible to implement
USA_NFR_1.1 (1) Providing clear error messages which include information about how
to solve a problem
Not feasible to implement
USA_NFR_1.3 (3) Providing information on a single location Not feasible to implement
INT_NFR_1 The system shall be able to interoperate with the EHR as provided by the
developer
Figure D.3: The menu item “contacten” contains two tabs. The tab “alle” provides contact details of team members,
patients, organisations, and supply chain partners. The tab “recent” provides information about the phone calls
registered by the system. The menu item “berichten” provides an overview of sent and received messages. New
Figure D.5: The menu item “patients” contains a list with all patients where the end-user is involved in. A patient can
be found by searching on name or patient number or by filtering on the care phase. After opening the patient’s file, the
end-user can obtain the following information about the patient: goals, a history timeline, to-do items related to the
Figure D.7: The menu item “to-do” allows the end user to create to-do lists. Tasks can also be assigned to a team
member, or can be related to a patient. The tab “received tasks” provides reminders created by the system or tasks
that have been sent to the end user from other FACT-members. The tab “verzonden” provides information about the
E
Requirement validation
E.1
Characteristics of the sample that validated the prototype
Table E.1: Characteristics of the sample that validated the prototype
Characteristics Frequency Percentage
Age 18 - 24 0 0% 25 - 34 0 0% 35 - 44 9 45% 45 - 54 4 20% 55 - 65 7 35% 65 > 0 0% Gender Male 9 45% Female 11 55% Speciality
Psychiatric nurse practitioner 3 15%
Nurse practitioner 2 10% Nurse 5 25% Psychiatrist 1 5% Psychologist 2 10% Case manager 5 25% Team leader 2 10% Social worker 0 0%
Individual Placement and Support counsellor (IPS) 0 0%
Peer support worker 0 0%
Addiction expert 1 5% Other 1 5% Type of FACT-team FACT 20 100% Forensic FACT 0 0% FACT youth 0 0% FACT LVB 0 0% Institution
Antes (Bavo europoort) 1 1%
Altrecht 1 5%
Arkin (Mentrum and Jellinek) 8 40%
GGNet 1 5%
Lentis 2 10%
Reinier van Arkel 1 5%
Rivierduinen 5 25%
Years of experience with mijnQuarant
< 1 year 2 10%
1 - 2 year 0 0%
E.2
Task description
Table E.2: Description of all tasks used to validate the requirements.
Task-ID Description
T1 Na het FACT-bord overleg staan er afspraken gepland. Je weet niet met wie en hoe laat. Zoek op met wie je vandaag een
afspraak hebt gepland en zeg wat voor type afspraak dit is.
T2 Je wilt een nieuwe afspraak inplannen met een patiënt. Open de agenda en voeg een nieuwe afspraak toe. Bekijk de
invoervelden onder plannen en afhandelen.
T3 Omdat het FACT-bord overleg is uitgelopen kun je niet meer op tijd bij je eerstvolgende afspraak met Karel Jansen zijn. Ga
op het home scherm naar de afspraak met Karel Jansen en klik op de snelkeuze. Bel Karel Jansen.
T4 Je bent inmiddels bij Karel Jansen thuis en je wilt informatie uit Karels dossier raadplegen. Zoek de patient Karel Jansen
op, maar open nog niet het dossier.
T5 Open het dossier van Karel Jansen en beschrijf wat je ziet. Bekijk vervolgens één voor één de volgende informatie: (1)
geschiedenis tijdlijn, (2) to-do, (3) agenda, (4) diagnose, (5) behandelplan
T6 Karel Jansen gebruikt verschillende soorten medicatie. Bekijk welke medicatie Karel Jansen gebruikt.
T7 Tijdens het huisbezoek je een depot toegediend aan Karel Jansen, maar je hebt opgemerkt dat de psychiater nog geen
herhaalrecept heeft aangevraagd voor dit depot. Vraag het herhaalrecept aan. Daarnaast wil je het depot van vandaag registeren. Klik op het tabblad registratie.
T8 Vorige week heb je voor Karel een HONOS (ROM) vragenlijst ingevuld. Tijdens het huisbezoek vraagt Karel hoe zijn
voortgang is ten opzichte van de vorige keer. Bekijk de uitslag van de ROM meting en bekijk zowel de totaalscore als de subscores op de verschillende deelgebieden.
T9 Voordat je weg gaat bij Karel Jansen wil je je activiteiten vastleggen in een rapportage. Voeg een nieuwe rapportage toe.
T10 Je wilt nu de afspraak met Karel Jansen afhandelen in je agenda. Open de afspraak met Karel Jansen in de agenda en klik
op het tabblad afhandelen. Bekijk de volgende velden: (1) administratietijd, (2) bijzonderheden, (3) producttype. Vul in dat je 10 minuten adminstratietijd hebt gehad voor deze afspraak. Het producttype was een consult. Voeg vervolgens een bestaande rapportage toe en selecteer de rapportage die je zojuist hebt toegevoegd voor Karel Jansen.
T11 Je gaat verder met je dag. Tijdens een huisbezoek schiet het je te binnen dat je vandaag niet moet vergeten om het UWV
te bellen. Open de to-do lijst en voeg deze Ttoe.
T12 Tijdens het huisbezoek bij Karel Jansen kreeg je de vraag of de medicatie niet kan worden verminderd. De psychiater moet
dit uitzoeken. Open de to-do lijst. Typ de Tin en wijs deze Ttoe aan Heleen Schmidt (de psychiater van het team) en Karel Jansen (patiënt).
T13 Open onder to-do in het dossier van Karel Jansen de ontvangen taken. Je ziet dat er binnenkort een behandelplanbespreking
moet worden ingepland omdat het behandelplan binnenkort verloopt. Plan deze behandelplanbespreking in in de agenda. Deze vindt plaats op woensdag 10 mei van 10.00 - 12.00. De afspraak is op kantoor in Vergaderzaal 1. Naast jezelf zijn ook de volgende deelnemers aanwezig: de psychiater en de SPV’er. Nadat je de behandelplanbespreking hebt ingepland, blijf je in de agenda. Klik nu bovenin op het weergave icoon. Klik daarna op het teamleden icoon.
T14 Tijdens het laatste huisbezoek onstaat er een gevaarlijke situatie met de patiënt. Stuur een noodbericht.
T15 Je hebt een nieuw bericht ontvangen van Maurice Alberts. Open dit gesprek. Beantwoord het bericht en ga vervolgens
terug naar het overzicht met gesprekken.
T16 Je wilt één van je teamleden bellen en daarom ben je op zoek naar contact gegevens. Open ’contacten’ vanaf je home
scherm.
T17 Het systeem geeft meldingen als bepaalde zaken, zoals het verlopen van een behandelplan, actie vereisen. Open ’to-do’
en klik vervolgens de ontvangen taken aan.
T18 Open het dossier van Karel Jansen. Bekijk vervolgens de informatie die wordt getoond onder ’over mij’. Open ook de
tabbladen ’afspraken’ en ’overig’.
T19 Je hebt vandaag meerdere telefonische contacten gehad die je allemaal nog moet afhandelen in je agenda. Je hebt onder
andere gebeld met Karel Jansen. Je wilt dit telefoontje afhandelen. Open ’contacten’ vanaf je home scherm en klik op het tabblad ’recent’. Klik nu het gesprek met Karel Jansen aan. Vul 5 minuten administratietijd in en selecteer als producttype
E.3
Validation matrix
Table E.3: The requirements related to each task.
Task ID Related requirements
T1 [CAL_FR_1]
T2 [CAL_FR_4.1], [CAL_FR_4.2], [CAL_FR_4.3], [CAL_FR_4.4], [CAL_FR_4.5], [CAL_FR_4.5],
[CAL_FR_4.6], [CAL_FR_4.7], [CAL_FR_4.8], [CAL_FR_4.9], [CAL_FR_7.1], [CAL_FR_7.2], [CAL_FR_7.3], [CAL_FR_7.4]
T3 [CAL_FR_1], [CAL_FR_2], [CAL_FR_5], [CAL_FR_4], [CAL_FR_4.1], [CAL_FR_4.2],
[CAL_FR_4.3], [CAL_FR_4.4], [CAL_FR_4.5], [CAL_FR_4.6], [CAL_FR_4.7], [CAL_FR_4.8]
T4 [CAL_FR_7], [CAL_FR_7.1], [CAL_FR_7.2], [CAL_FR_7.3], [CAL_FR_7.4]
T5 [CAL_FR_7], [CAL_FR_7.1], [CAL_FR_7.2], [CAL_FR_7.3], [CAL_FR_7.4], [COM_FR_11],
[COM_FR_11.1], [COM_FR_11.2], [COM_FR_11.3], [COM_FR_11.4]
T6 [USA_NFR_1.2], [COM_FR_3]
T7 [COM_FR_1], [COM_FR_1.1], [COM_FR_1.2], [COM_FR_1.3], [COM_FR_1.4], [COM_FR_1.5],
[COM_FR_2], [COM_FR_2.1], [COM_FR_2.2], [COM_FR_2.3], [COM_FR_3], [COM_FR_5], [COM_FR_6], [PAT_FR_7]
T8 [COM_FR_12]
T9 [COM_FR_9], [COM_FR_9.1], [COM_FR_9.2], [COM_FR_9.3], [COM_FR_9.4], [COM_FR_9.5]
T10 [USA_NFR_1,2], [PAT_FR_1], [PAT_FR_2], [PAT_FR_2.1], [PAT_FR_2.2], [PAT_FR_3],
[USA_NFR_1.2]
T11 [USA_NFR_1.2], [CAL_FR_3], [PAT_FR_9], [PAT_FR_6.6], [HIS_FR_1], [HIS_FR_1.1],
[REM_FR_2], [CAL_FR_3], [TRP_FR_1], [TRP_FR_2], [TRP_FR_3], [TRP_FR_6]
T12 [PAT_FR_5], [PAT_FR_5.1], [PAT_FR_5.2], [PAT_FR_5.3], [PAT_FR_5.4], [PAT_FR_6.4],
[PAT_FR_6.5], [PAT_FR_10]
T13 [USA_NFR_1.2], [MED_FR_1], [MED_FR_1.1], [MED_FR_1.2], [MED_FR_1.3], [MED_FR_1.4],
[REM_FR_1.12], [REM_FR_1.11]
T14 [MED_FR_2], [MED_FR_3], [MED_FR_4], [MED_FR_4.1], [MED_FR_4.2], [MED_FR_4.3],
[MED_FR_4.4], [MED_FR_4.5], [MED_FR_4.6], [MED_FR_5]
T15 [ROM_FR_1], [ROM_FR_2]
T16 [REP_FR_1], [REP_FR_2], [REP_FR_3], [REP_FR_4], [REP_FR_6], [REP_FR_6,1],
[REP_FR_6,2]
T17 [REM_FR_2], [REM_FR_3]
T18 [REM_FR_4], [REM_FR_5]
T19 [REM_FR_1], [REM_FR_1.1], [REM_FR_1.2], [REM_FR_1.3], [REM_FR_1.4], [REM_FR_1.5],
[REM_FR_1.6], [REM_FR_1.7], [REM_FR_1.8], [REM_FR_1.9], [REM_FR_1.10], [REM_FR_1.11], [REM_FR_1.14], [REM_FR_1.15]
T20 [FAC_FR_3.6], [FAC_FR_3.7], [FAC_FR_3.8], [FAC_FR_3.12], [FAC_FR_3.15], [FAC_FR_3.16]
T21 [FAC_FR_3.1], [FAC_FR_3.2], [FAC_FR_3.3], [FAC_FR_3.4], [FAC_FR_3.5], [FAC_FR_3.11],
[FAC_FR_3.13], [FAC_FR_3.14]_[FAC_FR_4], [FAC_FR_4.1], [FAC_FR_4.2], [FAC_FR_4.3], [FAC_FR_5] T22 [FAC_FR_4.3] T23 [FAC_FR_3.1], [FAC_FR_3.4] T24 [FAC_FR_3.13] T25 [FAC_FR_1], [FAC_FR_2] T26 [FACT_FR_6], [FAC_FR_7]
E.4
Task assignment
Table E.4: Task assignment to the 23 participants. Appointments with participant 11, 18 and 23 were cancelled.
• = Assigned task and executed, ◦ = Assigned task but not executed, = Reserve task and executed, = Reserve
task but not executed
Tasks 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 T1 • • • • ◦ • ◦ • • T2 • • ◦ • • ◦ ◦ • ◦ T3 • • • • ◦ • • • • T4 • • • • • • • • • T5 • ◦ • ◦ • • ◦ • • T6 • • ◦ • • ◦ • ◦ • T7 ◦ • • ◦ • ◦ • • ◦ T8 • • • • ◦ • ◦ • • • T9 • • • • • • • ◦ • • T10 • • • • • • • • • T11 • • • • • • • • • T12 • ◦ • ◦ • ◦ ◦ • • ◦ T13 • • • • • • ◦ • • • T14 • • • • • • • • • T15 • • • • • ◦ • • • • T16 • • • • • • • • • T17 ◦ • • • • • ◦ • T18 • • • ◦ • • • ◦ • T19 • • • ◦ • • ◦ ◦ • T20 • • • • • • • ◦ T21 • • • • • • • ◦ T22 • • • • • • • ◦ T23 • • • • • • • ◦ T24 • • • • • • • ◦ T25 • • • • • • • ◦ T26 • • • • • • • ◦
Table E.5: Number of times a task was executed during the validation.
Assigned Assigned Executed Executed Total
Tasks tasks reserve tasks tasks reserve tasks executed tasks
T1 9 6 8 1 9 T2 9 5 5 0 9 T3 9 6 8 0 8 T4 9 6 9 1 10 T5 9 6 6 0 6 T6 9 7 6 3 9 T7 9 6 5 1 6 T8 10 5 8 0 8 T9 10 6 9 0 9 T10 9 6 9 1 10 T11 9 7 9 4 13 T12 10 6 5 1 6 T13 10 6 9 1 10 T14 9 6 9 1 10
E.5
Validated requirements
Table
E.6: Requirements related to the calendar after validation (V = •). The priority before (B) and after validation (A)
are
shown. D = deleted requirement, R = replaced (part of) requirement, S = requirement which is split, U = updated
requirement
description.
Priority
Requirement ID Requirement description B A V A
CAL_FR_1 The system shall allow the end user to view his calendar appointments in a
calendar grid
M - • U
CAL_FR_2 The system shall allow the end user to view calendar appointments of team
members in a calendar grid
S - • U
CAL_FR_3 The system shall allow the end user to view calendar appointments of a patient
including appointments with other team members involved in the patient’s treatment in a calendar grid
C S • U
CAL_FR_A When the devices’ screen size is smaller than 7 inch, the system shall allow the
end user to view calendar appointments by:
- M • N
CAL_FR_1_a (1) Day M M • SR
CAL_FR_1_b (2) Week (end-user’s working days) M S • USR
CAL_FR_1_c (3) Month M C • SR
CAL_FR_B When the device’s screen is 7 inch or larger, the system shall allow the end user
to view calendar appointments by:
- M • N
CAL_FR_1_d (1) Day M M • SR
CAL_FR_1_e (2) Week (end-user’s working days) M M • USR
CAL_FR_1_f (3) Month M S • SR
CAL_FR_C The system shall allow the end user to block not available time in his calendar - C • N
CAL_FR_4 The system shall allow the end user to add a new calendar appointment by: M - • U
CAL_FR_4.1 (1) Specifying a title/description M S •
-CAL_FR_4.2 (2) Selecting a date M - •
-CAL_FR_4.3 (3) Selecting a starting time M - •
-CAL_FR_4.4 (4) Selecting the treatment time (known as direct time) in minutes M - •
-CAL_FR_4.5 (5) Selecting the travel time in minutes C S •
-CAL_FR_4.6 (6) Selecting a location M - •
-CAL_FR_4.7 (7) Selecting one or multiple of the following attending participants: M - • US
CAL_FR_4.7_a (7.1) FACT team members M - • S
CAL_FR_4.7_b (7.2) Patients M - • S
CAL_FR_D (7.3) Patient’s close relatives - C • N
CAL_FR_4.8 (8) Selecting a type of appointment: (1) FACT-board meeting, (2) house visit, (3)
appointment at the office, (4) phone call, or (5) other
S - • U
CAL_FR_4.9 (9) Selecting the option to indicate the appointment as: (1) busy, (2) tentative, or (3) free
C • D
CAL_FR_E (10) Specifying whether the appointment is recurrent - C • N
CAL_FR_7.1 (11) Selecting the administration time in minutes (known as indirect time) M - • R
CAL_FR_5_a When a team member is selected as participant in a calendar appointment, the
system shall:
M - • US
CAL_FR_5_a1 (1) Add the appointment in the calendar of the team member M - • S
CAL_FR_E (2) Notify the team member about the new appointment - S • N
CAL_FR_F (3) Ask the team member to accept or decline the new appointment - S • N
CAL_FR_5_b When a patient is selected as participant in a calendar appointment, the system
shall:
Priority
Requirement ID Requirement description B A V A
CAL_FR_I While a calendar appointment is not approved, and when the end-user is a
participant of a calendar appointment, the system shall allow the end user to edit the time and date of a calendar appointment without opening it
- C • N
CAL_FR_7 While a calendar appointment is not approved, and when the end-user is a
participant of a calendar appointment, the system shall allow the end user to manually approve a calendar appointment by:
M - • U
CAL_FR_7.1 (1) Selecting the administration time in minutes (known as indirect time) M - • R
CAL_FR_7.2 (2) Selecting one or multiple product types as configured by the mental healthcare
organisation
M - • U
CAL_FR_7.3 (3) Selecting whether it was a no show yes or no C S • U
CAL_FR_7.4 (4) Adding an existing or new report about the appointment with the patient M - •
-CAL_FR_J When the end user has approved the calendar appointment, the system shall
allow the end user to schedule a new appointment for this patient without manually adding this patient as a participant
- C • N
CAL_FR_8 When the end user has added, edited, or deleted a calendar appointment in the
system, the system shall synchronize the calendar appointment with the EHR calendar and vice versa
M - •
-CAL_FR_9 When the end user has added, edited, or deleted a calendar appointment in the
system, the system shall synchronize the calendar appointment in the outlook calendar and vice versa
S C •
-CAL_FR_10 When viewing a calendar appointment involving a patient, the end user can open
that patient’s record
C S •
-Table
E.7: Requirements related to contact details and communication after validation (V = •). The priority before (B)
and
after validation (A) are shown. D = deleted requirement, R = replaced (part of) requirement, S = requirement
which
is split, U = updated requirement description.
Priority
Requirement ID Requirement description B A V A
COM_FR_1_a For each patient, the system shall allow the end-user to view, add, edit, or delete
contact details of the following involved contact persons:
M - • US
COM_FR_1.1_a (1) The patient M - •
-COM_FR_1.2_a (2) Team members S - •
-COM_FR_1.3_a (3) Close relatives of a patient M - •
-COM_FR_1.4_a (4) Supply chain partners (e.g. GP, inpatient care clinics, protected living,
pharmacy, community teams)
S - •
-COM_FR_1.5_a (5) Organisations S - •
-COM_FR_1_b The system shall allow the end-user to view, add, edit, or delete contact details of
the following contact persons:
M S • S
COM_FR_1.2_b (1) Team members S - • S
COM_FR_1.6_b (2) Other contact persons within the mental healthcare organisation C - • S
COM_FR_2 The system shall allow the end-user to view, add and edit the following contact
details for every contact person in the system:
M - •
-COM_FR_2.1 (1) Name M - •
-Priority
Requirement ID Requirement description B A V A
COM_FR_7 When the external navigation application has navigated the end user from starting point to destination, the system should calculate and save the distance travelled in kilometres between starting point and destination according to the external navigation application
C • D
COM_FR_8 When the external navigation application has navigated the end user from starting point to destination, the system should calculate and save the travel costs based on the distance travelled between starting point and destination
W • D
COM_FR_9 The system shall allow the end user to send secured text messages to one or
multiple phone number(s) of the following contact persons registered in the system:
S C •
-COM_FR_9.1 (1) Patients S C •
-COM_FR_9.2 (2) Team members S C •
-COM_FR_9.3 (3) Close relatives of a patient C - •
-COM_FR_9.4 (4) Supply chain partners (e.g. GP, inpatient care clinics, protected living,
pharmacy, community teams)
W - •
-COM_FR_9.5 (5) Organisations C W •
-COM_FR_10 The system shall allow the end user to view the last registered moment of contact between each patient and a FACT-member
W • D
COM_FR_11 When the end user is being called by, or when the end user has called a person
who is registered in the system, the system shall register the call in an overview by providing the following information:
S - •
-COM_FR_11.1 (1) The name of the person S - •
-COM_FR_11.2 (2) The date that the phone call took place C S •
-COM_FR_11.3 (3) The starting time of the call S - •
-COM_FR_11.4 (4) The duration of the call S - •
-COM_FR_A The system shall allow the end-user to approve a phone call in the calendar from
the overview with registered calls, where the system automatically adds the date, participants and product type
- S • N
COM_FR_12 When the end user is in a dangerous situation with a patient, the system shall allow
the end-user to warn team members or emergency services within 5 seconds by sending:
C S • US
COM_FR_B (1) The location of the calendar appointment corresponding to the time of the
emergency call when available
- C • N
COM_FR_12_a (2) The GPS location of the end user when no calendar appointment with location
is registered
C S • US
COM_FR_C (3) A voice recording - C • N
Table
E.8: Requirements related to the patient related information after validation (V = •). The priority before (B) and
after
validation (A) are shown. D = deleted requirement, R = replaced (part of) requirement, S = requirement which is
split,
U = updated requirement description.
Priority
Requirement ID Requirement description B A V A
PAT_FR_1 The system shall allow the end user to view a list containing all patients the
end-user is involved by showing the patient’s first and last name and date of birth
M - • U
PAT_FR_2 The system shall allow the end user to find the patient’s record containing patient
related information by searching in the list on:
S M • U
PAT_FR_2.1 (1) One or multiple letters where the patient’s first or last name starts with S M • U
PAT_FR_2.2 (2) The patient number C • D
