Personeelsplanning bij Rijkswaterstaat met behulp van FORMASY

Personeelsplanning bij Rijkswaterstaat met behulp van

FORMASY

Citation for published version (APA):

vd Beek, E. (1977). Personeelsplanning bij Rijkswaterstaat met behulp van FORMASY. (Memorandum COSOR; Vol. 7724). Technische Hogeschool Eindhoven.

Document status and date: Gepubliceerd: 01/01/1977

Document Version:

Uitgevers PDF, ook bekend als Version of Record

Please check the document version of this publication:

• A submitted manuscript is the version of the article upon submission and before peer-review. There can be important differences between the submitted version and the official published version of record. People interested in the research are advised to contact the author for the final version of the publication, or visit the DOI to the publisher's website.

• The final author version and the galley proof are versions of the publication after peer review.

• The final published version features the final layout of the paper including the volume, issue and page numbers.

Link to publication

General rights

Copyright and moral rights for the publications made accessible in the public portal are retained by the authors and/or other copyright owners and it is a condition of accessing publications that users recognise and abide by the legal requirements associated with these rights. • Users may download and print one copy of any publication from the public portal for the purpose of private study or research. • You may not further distribute the material or use it for any profit-making activity or commercial gain

• You may freely distribute the URL identifying the publication in the public portal.

If the publication is distributed under the terms of Article 25fa of the Dutch Copyright Act, indicated by the “Taverne” license above, please follow below link for the End User Agreement:

www.tue.nl/taverne Take down policy

If you believe that this document breaches copyright please contact us at: openaccess@tue.nl

providing details and we will investigate your claim.

'.

~RRC'

=

'C-'ARC

81

COS

•

dSA

J

; _{tECHNISCHE HOGESCHOOL EINDHOVEN}

Onderafdeling der Wiskunde

Vakgroep Kansrekening, Statistiek en Operations Research

Personeelsplanning bij Rijkswaterstaat met behulp van FORMASY

door E. van der Beek Memorandum COSOR 77-24

Eindhoven. oktober 1977 Nederland

Voorwoord Samenvatting

-,

..

Inhoud

1 • Inleiding

2. Een gegeneraliseerd Markov-model in de personeelsplanning

2.1. Inleiding 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.B. 3. 3. I. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 4. 4. I. 4.2. 4.3. 4.3. 1. 4.3.2. 4.4. 4.4.1. 4.4.2. 4.5. 4.5.1. 4.5.2. 4.6. 4.7. 4.8.

De hoofdzaak van personeelsplanning

Mathematische modellen in de personeelsplanning Het Markov-model

Een gegeneraliseerde vorm van het Markov-model Modelbouw in de praktijk

•

De mogelijke overgangen in het gegeneraliseerde Markov-model Afsluitende Opmerkingen.

FORMASY: FOrecasting and Recruitment in MAnpower SYstems

--

----Inleiding Historische ontwikkeling Uitvoerproducten Invoergegevens Aanvullende opties Algemene opmerkingen

Een eerste praktijkvoorbeeld: categorale, personeelsplanning Inleiding

De personeelssituatiebij Rijkswaterstaat De ingenieurs bij Rijkswaterstaat

Het personeelsmodel voor de groep ingenieurs

De verzameling van gegevens ten behoeve van de bestandsopbouw van de groep ingenieurs

De groep technisch ambtenaren bij Rijkswaterstaat Het personeelsmodel voor de groep technisch ambtenaren Verzamelins van gegevens ten behoeve van de bestandsopbouw voor de technisch ambtenaren

De groep opzichters bij Rijkswaterstaat Het personeelsmodel voor de groep opzichters

Verzameling van gegevens ten behoeve van de bestandsopbouw voor de groep opzichters

De toepassing van diverse personeelsmodel1en

Een studie over de rangsopbouw van het korps ingenieurs De betrouwbaarheid Van de voorspellingen

5.

5. 1 • 5.2.

Een tweede praktijkvoorbeeld: integrale personeelsplanning Inleiding 5.3. 5.4. 5.4.1. 5.4.2. 5.4.2.1.

Doelstelling van Rijkswaterstaat Het saneringsbeleid

Een cijfermatige analyse van de integratie Inleiding

Opzichters

Een analyse van de voorspelde rangsbezetting en de wenselijk formatieve rangsuitbreiding in de hogere opzichtersrangen 5.4.2.2. Conclusies

5.4.3. Technisch ambtenaren

5.4.3.1. Een analyse van de voorspelde rangsbezetting en de sanerings-mogelijkheden in de lagere rangen

5.4.3.2. Conclusies 5.4.4. ingenieurs

5.4.4.1. Een analyse van de voorspelde rangsbezetting en van de mogelijk-heden tot sanering van de lagere rangen

5.4.4.2. Conclusie 5.5. Resume

6. Conclusies en aanbevelingen 6.1. Conclusies

In dit afstudeerrapport wordt een overzicht gegeven van de werkzaamheden, die ik gedurende de periode van 15 maart tot 15 september 1977 heb verricht bij de afdeling Personeel van de Hoofddirectie van de Waterstaat (Rijks-waterstaat) te 's-Gravenhage. Bij deze wil ik de Rijkswaterstaat dank

zeggen voor de geboden gelegenheid tot het praktisch werkzaam zijn ge-durende de afstudeerfase.

Mijn dank strekt zich ook uit naar de medewerkers van het bureau Personeels-planning en de Interafdelingswerkgroep voor hun constructieve begeleiding. Verder ben ik het bureau Personeelsplanning erkentelijk voor de verleende assistentie bij het verzamelen van informatie en het oplossen van

organisatorische problemen.

Mijn speciale dank gaat uit naar:

Prof. dr. J. Wessels (THE) mijn afstudeerdocent voor zijn stimulerende begeleiding en de door hem verleende raadgevingen

- de heer R.W. van Gent (RWS), voor zijn adviezen wat betreft de benaderings-wijze van de diverse praktijkproblemen

- de heer A. Ouwens (RWS), voor de stimulerende discussies met hem gevoerd en het meedenken over en meewerken aan informatieverwerking en de opbouw van dit rapport

- drs. C.J. Verhoeven (THE), voor zijn bijd~ge aan het realiseren van de wensen van Rijkswaterstaat ten aanzien van het camputerprogramma FORMASY

- de heer G.A. Smith (RWS), voor zijn bereidwilligheid mij waar hij kon te assisteren met name wat betreft de lay-out van de rapporten en de informatieverwerking.

Samenvatting

In dit rapport wordt beschreven welke werkzaamheden zijn verricht ten behoeve van de operationalisering van het personeelsplanningssysteem FORMASY voor Rijkswaterstaat. Het systeem FORMASY wordt besproken voor wat betreft invoergegevens en uitvoerproducten.

Daarnaast komt de mathematische onderbouw van FORMASY door middel van een gegeneraliseerd Markov-model aan de orde. Met behulp van twee praktijkvoorbeelden wordt toegelicht hoe FORMASY bruikbaar kan zijn

voor zowel een categorale als voor een integrale benadering van de personeels-planning. Speciale aandacht wordt besteed aan het beschrijven van

1. Inleiding

In het kader van mijn afstudeerproject aan de Onderafdeling der Wiskunde van de Technische Hogeschool Eindhoven heeft Rijkswaterstaat mij in de gelegenbeid gesteld om bij de afdeling Personeel van de Hoofddirectie van de Waterstaat te werken aan de operationalisering van een personeels-planningssysteem.

De afstudeerwerkzaamheden hebben plaatsgevonden onder toezicht van het bureau Personeelsplanning van de Hoofddirectie en van de zijde van de T.H. Eindhoven onder toezicht van de interafdelingswerkgroep "Toepaseing van de dynamische programmeringll

•

De interafdelingswerkgroep verricht onderzoek naar de toepasbaarheid van een speciale klasee van mathematische modellen, te weten de zgn. Markov-modellen bij de personeelsplanning. Dit onderzoek heeft geresulteerd in de ontwikkeling van een personeelsvoorspellings- en planningssysteem-gebaseerd op een gegeneraliseerde vorm van Markov-modellen. Het ontwik-kelde systeem is operationeel via een conversationeel computerprogramma, FORMASY geheten, op de B7700-computer van de T.H. Eindhoven.

De werkgroep stelt zich tot doel om in de naaste toekomst voor diverse organisaties modellen te ontwikkelen teneinde het systeem beter op de praktijk van de personeelsplanning af te stemmen.

Dit heeft geleid tot het leggen van contact met het bureau Personeels-plannen van RWS.

Rijkswaterstaat werd door dit contact in de gelegenheid gesteld om haar methode van personeelsplanning, zie PPP 1 [7J, te onderbouwen met een personeelsplanning gebaseerd op Markov-modellen.

Dit afstudeerproject had tot doel een en ander te realiseren. Dit afstudeeropdracht kan als voIgt worden omschreven:

Het is de bedoeling dat wordt gewerkt aan de operationalisering van het personeelsvoorspellings- en planningssysteem FORMASY bij Rijkswaters taa t.

Deze operationalise ring houdt in de eerste plaats in dat het be-treffende systeem gebruiksklaar wordt gemaakt door adequate beschik-baarheid van gegevens, eenvoudige hantering van het systeem en overzichtelijkheid van de resultaten. Terwijl bovendien nagegaan zal dienen te worden wat voor verschillende personeelsgroepen de belangrijke vragen zijn en wat de belangrijke karakteriatieken zijn. Dit laatste met het oog op de te kiezen modelparameters voor de onderscheiden groepen.

Het terrein van onderzoek heeft zich niet uitgestrekt tot de hele organisatie van Rijkswaterstaat.

Doelbewust zijn enkele personeelsgroepen geselekteerd, die voldoende groot zijn om statistisch betrouwbare voorspellingen te kunnen doen, en die tevens karakteriatiek zijn voor de diveraiteit binnen het totale personeelsbestand.

De personeelsgroepen, welke zijn beschouwd, nanelijk ingenieurs, technisch ambtenaren en opzichters,vormen vrijwel het gehele middelbaar en hoger technische kader van Rijkswaterstaat.

Benadrukt dient te worden, dat dit rapport niet aIleen bedoeld is als verslaggeving van de resultaten van het afstudeerproject. Het beoogt evenzeer, en zeker niet in de tweede plaats, de beleidsmedewerkers binnen de aideling Personeel van Rijkswaterstaat en die van het Ministerie

van Verkeer en Waterstaat te informeren over de mogelijkheden, die het

systeem FORMASY biedt ten behoeve van de personeelsplanning en over de resul-taten die het gebruik van FORMASY reeds heeft opgeleverd. Daarnaaat

is het bedoeld om personeelsfunctionarissen, vakorganisaties en andere gelnteresseerde overheidsinstellingen te informeren over aspecten van het systeem die voor hen van bijzonder belang zijn.

Vanwege voornoemde redenen wordt in dit rapport uitvoerig ingegaan op de achtergronden van de toepasaing van Markov-modellen in de personeels-planning. Gepoogd zal worden, de kloof die er in de praktijk vaak bestaat tussen modelbouwer en modelgebruiker,te overbruggen. In hoofdstuk 2

wordt daartoe getracht op eenvoudige wijze te beschrijven, op welke wijze Markov-modellen ontworpen kunnen worden, die geent zijn op

praktijksitua-ties, zoals deze binnen een organisatie voor kunnen komen.

In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op het systeem FORMASY. Vervolgens komeu in de hoofdstukkeu 4 en 5 enkele praktijkproblemen aan de orde.

In hoofdstuk 4 worden daarbij steeds afzonderlijke personeelsgroepeu beschouwd, terwijl in hoofdstuk 5 de mogelijkheden, die het systeem

2. Ben gegeneraliseerd Markov-model in de persorteelsplanning

2.1. Inleiding

In §2.2.zal eerst een algemene beschouwing over de noodzaak van personeelsplanning worden gegeven. Vervolgens wordt in §2.3 de plaats van mathematische modellen binnen de personeelsplanning toegelicht.

In §2.4.wordt het Markov-model in z~Jn algemeenheid geschetst.

Daar-na komt in §2.5.het voor FORMASY karakteristieke gegeneraliseerde Markov-model aan de orde. Praktische resultaten van modelbouw worden in §2.6.aan de hand van enkele voorbeelden kort toegelicht.

In §2.7.wordt besproken welke overgangenmogelijk zijn in het ge-generaliseerde Markov-model.

Hoofdstuk 2 wordt besloten met een aantal opmerkingen betreffende modelbouw, bestandsopbouw en- onderhoud.

2.2. De noodzaak van personeelsplanning

De interne personeelsstruktuur is, wat betreft kwalitatieve en kwanti-tatieve opbouw, vaak ondoorzichtig. Tevens doen zich momenteel

allerlei technologische en maatschappelijke veranderingen voor die de struktuur van een organisatie en haar takenpakket sterk bein-vloeden. Het is juist het toekomstige takenpakket, dat in feite de behoefte aan personeel in de toekomst bepaalt. Voornoemde fac-toren hebben er toe geleid, dat het belang van personeelsbeheer en personeelsplanning steeds meer onderkend werd. Samenvattend kan worden gesteld, dat ondermeer de volgende oorzaken leiden tot de noodzaak van de ontwikkeling van personeelsplanningsmethodieken, zie

Tersteeg [4J p. 94.

de wenselijkheid am over,een methode te beschikken am de personeelsbehoefte van de onderneming te kunnen afstemmen op de wensen en capaciteiten van de medewerkers mede in verband met het voeren van een gericht loopbaan-beleid;

• de noodzaak om systematisch aandacht te besteden bij de besluit-vorming aan lange-termijn-ontwikkelingen ten bate van zowel de organisatie als ook de werknemer (loopbaanvisie);

de op stabilisatie van het takenpakket duidende tendenzen. waardoor het noodzakelijk wordt de personeelsstromen op een meer rationele wijze te gaan beheersen d.w.z. om systematiek in

wervings- en promotiebeleid te brengen mede in verb and met de groeiende importantie van de loonkostenfactor;

• de behoefte aan een cijfennatige ondarsteuning van zowel

beleidsvoorbereiding als beleidsuirvoering. Een

personeelsplannings-methodiek ~4akt het mogelijk om aspecten betreffende kennis,

ervaring ed. naast sociale aspecten zoals b.v. geografische mobiliteit op een meer handzame wijze bij de besluitvorming te betrekken.

Met een dergelijke pe~sonee18pl~nningsmethodiekdient ondermeer

onderzocht te worden, wat bij een gegeven activiteitenprogramma, de behoefte aan personeel met een bepaald kwalificatieniveau voor de kamende jaren is. Daarnaast moet worden nagegaan, hoe de huidige bezetting zich onder het voorgenomen beleid naar verwachting zal ontwikkelen m.a.w. wat de te verwachten beschikbaarheid aan personeel op middellange termijn is.

Schema tisch kan een en ander als voIgt worden weergegeven:

activiteiten- loopbaanbeleid

programma +

huidige bezetting

J

behoefte aan beschikbaarheid van

personeel personeel

Figuur 2.1.: De relatie tussen de behoefte aan en de beschikbaarheid

van personeel (zowel kwalitatief als kwantitatief).

In het algemeen kunnen discrepanties optreden tussen de verwachte behoefte aan personeel en de voorspelde beschikbaarheid van personee!. Afhankelijk van de aard van de discrepanties (een teveel of een te-kort aan beschikbaar personeel) kunnen de volgende stuurmogelijkheden

wqrden aangewend om personeelsbehoefte en beschikbaarheid op elkaar

af te stemmen: • recrutering.

Wanneer een tekort aan personeel optreedt kan tot werving worden overgegaan. Wanneer binnen een personeelsgroep voor bepaalde rangen zich tekorten aan personeel voordoen en in andere rangen een

teveel aan personeel optreedt, bestaat de mogelijkheid, dat bij aanvulling van de tekorten door werving de overschotten elders in een later stadium groter worden.

opleiding en vorming.

Op een wat langere ter.mijn kan d.rn.v. opleiding e.n vormbg een tekort aan personeel met zekere kwalificaties worden opgeheven • • verandering van het activiteitenprogramma.

Waar het niet mogelijk blijkt om over de benodigde personeels-aantallen te kunnen beschikken zal tot bijstelling van het acti-viteitenprogramma moe ten worden overgegaan •

• veranderingen in het loopbaanbeleid:

b.v. door wijziging van minimale en gemiddelde looptijden op de verschillende rangsniveaus.

Het blijkt daarom wenselijk om te kunnen beschikken over een analyse-instrument, waarmee de effecten van beleidsvarianten kunnen worden gekwantificeerd. Mathanatische modellen komen in aanmerking om als analyse-instrument te worden gebruikt.

2.3. Mathanatische modellen in de personeelsplanning

Met een mathematisch model kan het dynamische karakter van de wissel-werking tussen personeelsbezetting en personeelsstromen worden

be-schreven. Omdat het onzekerheidsaspect bij een dergelijke wissel-werking een grote rol speeIt, vertoont het personeelssysteem een stochastisch (-toevals)karakter.

Dit stochastische karakter kan in het model worden opgenomen door te veronderstellen, dat voor de individuele personeelsleden z.g.

promo-tiewaarschijnlijkheden en verloopwaarschijnlijkheden bestaan. Een mathematisch model met deze kenmerken heet een stochastisch model. Naast een beschrijving van de personeelsstromen tussen ver-schillende categorieen is voor een dergelijk model een indeling in zgn. klassen of categorieen essentieel.

In bepaalde gevallen kan de vereenvoudigende aanname worden gemaakt, dat de overgangswaarschijnlijkheden aIleen afhangen van de categorie waartoe de employees behoren en niet van hun verieden en voorts, dat de overgangswaarschijnlijkheden niet in de tijd varieren. Bovendien kan t.a.v. de personeeisstromen soms worden verondersteld, dat zij optreden tussen bepaalde equidistante tijdstippen.

Ais aan bovenstaande veronderstellingen voldaan is noemt men het stochastische model een Markov-(keten)-model. De basiskenmerken van het Markov-model worden in het vervoig van dit hoofdstuk besproken. Eerst zij nog vermeld dat in de personeelsplanning naaat systemen,

gegrond op Markov-modellen ook systemen worden gehanteerd, die gebaseerd zijn op zgn. Renewal-modellen (ook wel vernieuwingsmodellen genaamd, dit omdat de samenstelling van de rangsbezettingen steeds wordt ver-nieuwd), (zie Bartholomew [I).

Bij het gebruik van Renewal-modellen wordt aangenomen, dat het aantal arbeidsplaatsen voor de toekomst reeds hekend is. Verondersteld wordt, dat een vast verloop-percentage bestaat dat uit de historie kan worden berekend. Uitgaande van de eindbezetting en een vast verlooppercentage kan de noodzakelijke intensiteit van de promotiestromen en de jaarlijkse werving aan de basis worden bepaald.

Duidelijk is, dat het pranotiebeleid hier een afgaleide grootheid is. Dit in tegenstelling tot systemen, gebaseerd op Merkov-modellen wear het historische promotie- en wervingsbeleid en een historisch verloop uitgangspunten zijn bij de berekening van de beschikbaarheid aan per-· soneel voor de toekomst~

Wordt het Markov-model als planningsinstrument $ebruikt, dan kunnen overeenkomstige result$ten als bif'.het Renewel-model worden verkregen. _{" ,}

"

Met Markov-modellen kunnen namelijkde consequenties van verschillende varianten van recruterings- en loopbaanbeleid worden bazien t.a.v. de verwachte eindbezetting. Voorts zou ook het Renewal-model kunnen worden gebruikt om uitgaande van diverse eindbezettingen de gevolgen voor het promotie- en wervingsbeleid te bepalen.

2.4. Het Markov-model

De volgende karakteristieken treden op bij een Markov-model: a) eindig aantal catesorieen;

b) equidistante observatie-tijdstippen;

c) overgangen tussen catesorieen, waarbij de intensiteit van de personeelsstromen wordt uitsedrukt in een percentage van de aanvanssbezetting.

Onderstaande figuur geeft een schematische voorstelling van een Markov-model.

I

Figuur2.2: SchemaDische voorstelling van een Markov-model met categorieen.

(categorie 8 is de z.g. verloop-categorie)

Achtereenvolgens worden de verschillende karakteristieken van het Harkov-model besproken.

ad. a. C~tegorieen

De verschillende personeelsleden worden vanwege overeenkomstige

ken-m(!rken in categorieen ingedeeld. Mogelijkc kenmerken zijn, b.v.:

- hetzelfde rangsniveau; - dezelfde leeftijdsgroep; - hetzelfde opleidingsniveau;

- de mate van geografische of functionele mobiliteit.

Na een nadere analyse worden een aantal voor de personeelsstruktuur essentiele kenmerken geselekteerd.

Iedere kombinatie van geselekteerde kenmerken b.v. rangsniveau, leef-tijdsgroep en opleidingsniveau (d.i. de standaardkeuze in FORMASY, zie hoofdstuk 3), welke in de praktijk voorkomt bij de employees, kan als een afzonderlijke kategorie in het model worden opgenomen.

- Verondersteld, dat er G rangsniveaus te onderscheiden zijn, genum-merd 1,2, ••• ,G. Als wordt aangenomen dat de rangsstruktuur zowel hierarchisch als lineair is, vindt steeds promotie plaats vanuit een zekere rang g naar rang g+l.

- Veronderstel verder, dat de andere persoonlijke kenmerken van een personeelslid kunnen worden weergegeven door:

a. een kwalificatie-index, welke duidt op opleidingsniveau en/of ervaring.

Laat q deze index zijn, waarbij de waarden 1,2, •••

,Q

kah aannemen. b. een leeftijdsindex a, waarbij a - 1, ••• ,A.

De leeftijdsindex kan duiden op een bepaalde leeftijds-groep b.v. I: 18-25, 2: 26-35, 3:36-45, 4:46-64; of op de werkelijke leeftijd.

Als bovengenoemde kenmerken zijn geselekteerd, verkrijgt men een Markov-keten, waarbij de toestand van de functionarissen als volgt kan worden gekarakteriseerd:

- g het huidige rangsniveau (g-l, ••• G);

- q het huidige opleidingsniveau (q-l, •••

,Q)j

- a de huidige leeftijdsgroep (a-1, ••• ,A).

ledere categorie kan zo d.m.v. een tripel (g,q,a) worden weergegeven. lmpliciet is hierbij de veronder.telling gemaakt, dat bij de gekozen combinatie 'van kenmerken een indeling in hamogene categorieen is

verkregen. Hamogeen is hier bedoeld in de betekenis, dat alle werknemers in een categorie nagenoeg dezelfde promotie vooruitzichten hebben.

Om statistisch relevante uitspraken te kunnen doen, bijvoorbeeld t.a.v. de verwachte rangsbezetting, mag de bezetting op rangsniveau niet te klein zijn. Bij de keuze van de op te nemen kenmerken dient soberheid te worden betracht am te bereiken dat diverse categorieen meerdere personeelsleden zullen bevatten.

ad. b. Observatie-tijdstippen

Het is van belang"dat voor de tijdsintervallen tussen opeenvolgende observatie-tijdstippen een periode wordt gekozen, die karakteristiek is voor pranotie en verloop. De personeelsstromen in de diverse tijdsintervallen dienen namelijk zo weinig mogelijk tijdsafhankelijk te zijn. Een observatie-periode van een jaar blijkt in de praktijk vaak een goede keuze te zijn.

ad. c. Oversangen tussen catesorieen

Tussen de diverse categorieen bestaan personeelsstromen. De intenaiteit van de personeelsstromen hangt af van de kansen op promotie en verloop m.a.w. van de zgn. overgangswaarschijnlijkheden. Last de parameter P_ij de waarschijnlijkheid aanduiden, dat een functionaris, die op een zeker observatie-tijdstip tot categorie i behoort, op het volgende observatie tijdstip behoort tot categorie j. Verder geeft de parameter

p .. aan~ wat de waarschijnlijkheid is om in categorie i te blijven. 1.1.

De overgangswaarschijnlijkheden worden in een matrix M genoteerd.

••• P_2n

M ..

.

..

Het getal n is hier het aantd categoriee.n.

Omdat vanuit categorie i naast overgang naar een andere categorie ook uittrede uit het systeem (verloop) kan plaatsvinden, wordt in rij i van matrix M vaak een extra element p .. +1 toegevoegd. De nieuw in te

1., n

voeren categorie n+l stelt daarbij de categorie van de uitgetreden medewerkers v~~r. De rijsom in rij i(1 ~ i ~ n) geeft de som van aIle overgangswaarschijnlijkheden vanuit toestand i en is daarom gelijk aan 1.

Om de vierkante struktuur van de matrix te behouden wordt een extra rij

n+l

het

toegevoegd, waarin aan de overgang van categorie n+l naar waarschijnlijkheid 1 wordt toegekend. Het nieuwe systeem. verloop, kan worden beschreven d.m.v, de Markov-matrix P.

Pll P21

...

PI,n PI, n+ 1 P Z1 PZ2 P 2,n P 2,n+l p-Pnt PnZ _{Pn,n Pn,n+l}

a

a

a

categorie .inclusief

78

Figuur 2.3: Markov-model'met overgangswaarschijnlijkheden (categorie 8 representeert het verloop).

Aan de hand van een voorbeeld wordt getoond, hoe uitgaande van de huidige bezetting en zekere overgangspercentages de verwachte rangs-bezetting in de toekomst berekend kan worden.

Aangenomen wordt, dat de bezetting op tijdstip 0 in categorie 320 personen en in categorie 2 160 personen bedraagt (zie schema).

Van de 320 personen in categorie 1 blijft i~ verwachting 75% dat is

240 man achter en promoveert naar verwachting 15% d.w.z. 48 personen naar categorie 2.

Op tijdstip 1 wordt daarmee de verwachte bezettting in categorie

1:240 man en in categorie 2: 80% x 160 + 48 • 178 personen. Wanneer geen

werving plaatsvindt, wordt de vollande ontwikking van de bezetting voorspeld:

~

tijdstl. I 2 totaal taO 320 160 480 t= 1 240 176 416 t=2 180 177 357 t-3 135 168 303 t=4 101 155 256 t-S 76 149 215

Met betrekking tot de bepaling van overgangswaarschijnlijkheden kan een tweetal werkwijzen worden gevolgd:

• de waarschijnlijkheden wo.rden berekend ui t gegevens ovel. personeels-stromen, die in het verleden optraden (waarbij correctie plaatsvindt voor toevallige factoren);

• de waarschijnlijkheden worden gekozen op basis van het te voeren beleid.

Ook kombinatie van be ide werkwijzen is mogelijk. In de praktijkvoor-beelden, zie de hoofdstukken 4 en 5, wordt vaak begonnen'met de eerste werkwijze, waarna eventueel een aanpaseing van de

overgangswaarschijn-lijkheden plaats heeft.

De volgens de eerste aanpak bepaalde overgangspercentages korresponderen met een t.o.v. de historie ongewijzigd beleid. De tweede benadering

leidt tot percentages afgestemd op het te voeren beleid.

De wijze waarop de berekening van de overgangswaarschijnlijkheden geschiedt, wardt besproken in hoofdstuk 4, waar het eerste praktijkvoorbeeld

wordt behandeld.

2.5. Een gegeneraliseerde vorm van het Markov~odel

Als aanvulling op de bespreking van de karakteristieken van het Markov-model zij nog vermeld, dat de basisvorm van dit Markov-model met als kenmerken bij de indeling in categorieen b.v. de kenmerken rangsniveau,

leef-tijdsgroep en opleidingsniveau, in de praktijk niet altijd voldoet. Een reden hiervoor is ondermeer, dat promo tie en verloop door meer essentiale faktoren worden belnvloed dan door aIleen rang, opleidings-niveau en lee£tijdsgroep. Een voorname faktor is gelegen in de ervaring, die is opgedaan op het huidige rangsniveau. Deze ervaring kan worden gerelateerd aan de rangsancienniteit d.w.z. de looptijd in de huidige rang.

Het verdient daarom aanbeveling de looptijd in een rang als aanvullend kenmerk op te nemen.

In FORMASY, waar categorieen (z,g,a) worden onderscheiden, metrangs-niveau g, kwalificatieindex q, en leeftijdsgroep a, wordt derhalve bij iedere categorie een uitsplitsing naar looptijd t gemaakt, waarbij R, .. 1,2,. •• ,L. Bij een rangsancienniteit groter dan L jaren wordt in het model uitgegaan van een virtuele ancienniteit van L jaren.

Het totaal aantal klassen wordt zo: G x Q x A x L.

Tegenoverhet voordeel van een meer edequaat model, waarmee de bezetting in de diverse rangen betrouwbaarder wordt voorapeld staat als nadeel, dat meer gedetailleerde gegevens betreffende samenstelling van de

bezetting noodzakelijk zijn. In de praktijk zullen niet aIle kenmerken even belangrijk zijn. Dit wordt gel1lustreerd door de in §2.6.te bespreken praktijkvoorbeelden van modelbo1w.

2.6. Modelbouw in de praktijk

In deze paragraaf wordt uitgegaan van de basiskenmerken zoals deze in FORMASY zijn onderscheiden. Als andere kenmerken van meer belang zijn, kunnen deze worden toegevoegd. Omgekeerd zal het niet altijd noodzakelijk zijn ane basiskenmerken op te nemen (zie de voorbeelden).

Voorts is het ook niet steeds nodig om aIle (g,q,a)- kombinaties als afzonderlijke categorie in het model op te nemen.

Men kan als voIgt een verzaneling van relevante categorieen verkrijgen: i) bepaal de op te nemen kenmerken;

ii) beschouw bij de gekozen kenmerken aIleen die categorieen, welke in de praktijk voorkomen;

ii~ voeg van de resterende categorieen aIle categorieen samen, waarvoor de promotie~en verloopkarakteristieken overeenstemmen.

ad. ii) Onwaarschijnlijke categorieen zoals bv.(l,Q,A) worden op deze wijze geelimineerd.

ad. iii) De consequentie van het samenvoegen is, dat voor de hogere rangs-niveaus niet noodzakelijk een onderscheid naar bv.opleidingsniveau behoeft gemaakt te worden.

Voorbeeld I: De groep technisch ambtenaren bij Rijkswaterstaat. Kenmerken: rangsniveau;looptijd in de rang.

N.B.: Onderscheid naar opleidingsniveau of leeftijdsgroep bleek niet nood-zakelijk (zie §4.4.voor een verklaring van de keuze der kenmerken). Te onderscheiden zijn een vijftal rangsnivea~t t.w.

I. technisch ambtenaar (ta)

2. technisch ambtenaar Ie klasse (ta 1) 3. technisch hoofdambtenaar (tha)

4. technisch hoofdambtenaar Ie klasse (tha 1)

5.[technisch hoofdambtenaa~ voor bijzondere diensten (thabd) technisch inspecteur (ti)

zodat G - 5.

Voorts is een maximale rangsancienniteit van 13 jaren verondersteld, d.w.z. L- 13.

Het aantal klassen wordt hiermede:

G x Q x A xL· 5 x I x I x 13 • 65

w

voIgt worden weergegeven:

tha thaI thabd + ti

[ ] : categorie x

o :

over gang y

W ,. werving V • verloop

Figuur 2.4: Het Markov-model voor de technisch ambtenaren (zonder looptijden)

Voorbeeld 2: De groep opzichters bij Rijkswaterstaat

Kenmerken: rangsniveau opleidingsniveau looptijd

N.B.: Een onderscheid naar leeftijdsgroep bleek hier niet noodzakelijk

(zie §4.5.voor een verklaring van de keuze van de kenmerken). 'l'e onderscheiden zijn een vijftal rangsniveaus, te weten:

I. opzichter D (opz D) 2. opzichter C (opz C) 3. opzichter B (opz B) 4. opzichter A (opz A) 5.\opzichter voor Lhoofdopzichter zodat G

=

5.

bijzondere diensten (opzbd) (hopz)

Voorts wordt onderscheid gemaakt tussen een viertal opleidingsniveaus, te weten:

l.[lager onderwijs (LO)

onvoltooid lager beroepsonderwijs (LBO onv.)

2. lager beroepsonderwijs (LBO)

3. onvoltooid middelbaarberoepso.nderwijs (MBO onv.) 4.)middelbaar beroepsonderwijs (MBO)

Lonvoltooid hoger beroepsonderwijs (HBO onv.)

6

4

3

2

1

zodat Q ". 4.

Tenslotte wordt verondersteld, dat de maximale rangsancienniteit L 12 jaren bedraagt.

De volgende kombinaties (g,q) van ~angsniveau g en van oplcidingsniveau q konden worden samengevoegd:

- (3,1) en (3,2);

- (4,1), (4,2), (4,3) en (4,4);

- (5,1), (5,2), (5,3) en (5,4).

Dit resulteert in het volgende model:

13

0

: categorie

0:

overgang Figuur 2.5: Het Markov~odel voor de groep opzichters (zonder de

looptijden). Het nantnl klassen, groot:

G x Q x A x L

=

5 x 4 x 1 x 12 - 240

is na samenvoegen van diverse categorieen gereduceerd tot 13 x 12 • 156 klassen.

2.7. De mogeUjke overaangen in het aegeneraliseerde Markov-model

In het gegeneraliseerde Markov~odel zoals dit aan FORMASY ten grondslag ligt. zijn de volgende overgangen vanuit een zekere klasse (g,q,a,~)

mogelijk:

- naar (0,0,0) (de aanduiding voor het vetloop);

- naar (gl,ql,al,l) met gl > g, q] 2 q, at 2 a bij promotie; - naar (g,q,a1,t+l) als t < L wanneer de rangsancienniteit wordt

de maximale rangsancienniteit reeds is bereikt.

In be ide gevallen hangt het af van de gekozen Ieeftijdsklassifi-catie of geldt a 1 - a + I _{dan weI a 1 - a.}

2.8. Afsluitende opmerkingen

Het formuleren van een Markov-model voor een bepaalde personeelsgroep vereist inzicht in de interne struktuur van deze groep. Het selecteren van de voor promotie en verloop karakteristieke factoren wordt daaram niet gemakkelijk een routinematige bezigheid. Bij deze selectie van modelparameters moet worden overwogen of de effort, die noodzakelijk

is om de benodigde historische gegevens te verkrijgen, opweegt tegen de waarde die men binnen het model aan de parameter in kwestie toe zou kennen.

In hoofdstuk 3 kamt in detail aan de orde welke kwantitatieve gegevens moeten worden herleid uit de historische personeelsgegevens.

In hoofdstuk 4 wordt besproken hoe de verzameling en verwerking van de historische gegevens voor de beschouwde personeelsgroepen heeft plaatsgevonden.

3. FORMASY: Forecasting and Recruitment in MAnpower Systems 3.1. Inleiding

FORMASY is een systeem, met behulp waarvande personeelsbezetting kan worden voorspeld en de benodigde recrutering kan worden bepaald. FORMASY is daarbij geb~sseerd op een gegeneraliseerd Markov-model met looptijden in de diverse categorieen. Met bebulp van een dergelijk model, dat in het voorgaande boofdstuk reeds werd besproken, kan het dynamiscbe gedrag van een functionaris binnen een personeelssysteem worden bescbreven.

Voorspelprocedures zlJn tezamen met procedures voor de recruterings-planning ontwikkeld op basis van bet gegeneraliseerde Markov-model. Het gebeel van ontwikkelde procedures vormt een instrument met bebulp waar-van de consequenties waar-van een voorgenomen promotie- en recruterings-beleid kunnen worden bestudeerd.

3.2. Historische 'ontwikkelin~

Historisch bezien is h~t personeels,plannings- ~'n voorspellingssysteem FORMASY ontw~kkkeid binn.en de Onderafdeling Wiskunde van de T .H.

" ' , ' ,

Eindhoven. In eerste aanleg is hetsysteem opge,et voor de analyse van een aantal problemen bij de afdeling Technische Efficiency en Organisatie (TEO) van de NV Philips. Dit is gebeurd in een tweetal afstudeerprojecten. Voor TEO, een dienstverlenende tak van

Philips,bleek het van groot belang om over een adequaat personeelsmodel te beschikken. Het resultaat van deze afstudeerprojecten was dat een voor TEO bruikbaar personeelsmodel ontwikkeld werd,dat operationeel was via een computerprogramma FORMASY geheten. Een voorprogramma, dat

uit het Centrale Bestand Systeem van Philips, de voor de planning benodigde kwantitatieve invoergegevens voor FORMASY herleidde, was eveneens beschikbaar. Een beschrijving van het computersysteem FORMASY is door Wessels en Van Nunen gegeven in [6] en [6aJ.

Na het tot stand komen van de reeds genoemde Interafdelingswerkgroep is door Verhoeven het specifiek voor de situatie bij TEO-Philips ontwikkelde computerprogramma, bruikbaar gemaakt voor meer algemene

toepassing, zie [5J. Voorts werd het systeem uitgebreid met tal van procedures. Als testcase heeft in deze fase het korps technisch

ambtenaren bij Rijkswaterstaat gediend. In een latere fase is van bet computerprogramma een interactieve versie, FORMASY 2 geheten, ontwikkeld. Met deze versie van FORMASY kan worden "geconverseerd" met de computer. Op grond van met het programma reeds verkregen planningsresultaten kan door de gebruiker worden kenbaargemaakt, welke veranderingen

moe ten worden aangebracht in hat wervingsbeleid en in het pramotie-beleid bv. door looptijdverlenging of individuale wijziging van overgangspercentages. Ook kan door middel van verschillende opties bijzondere uitvoer worden verkregen.

Diverse beleidsvarianten kunnen op deze wijze snel cijfermatig worden doorgerekend en eventueel worden bijgesteld.

Het interactieve programma is operationeel via het time-sharing system CANDE van de Burroughs B7700-computer van de TH Eindhoven.

3.3.'Uitvoerproducten

De volgende uitvoerproducten kunnen momenteel worden verkregen: a. Voor iedere categorie de gemiddelde tijd (looptijd) waarin

een personeelslid pramoveert respectievelijk het systeem verlaat.

b. Voor elke categorie het percentage medewerkers dat uiteindelijk promotie maakt resp. het verlooppercentage.

c. Het carriereschema (wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan) d.w •. '~. _. gemiddelde leeftijden waarbij pramoties in het rangenstelsel _,; plaatsvinden.

d. De ontwikkeling van de personeelsbezetting in de rangenop

middellange termijn eventueel uitgesplitst naar leeftijdsgroepen, opleidingsniveaus, looptijden of welke andere kenmerken dan oak zijn opgenamen.

e. De jaarlijkse personeelsstramen (recruteringen, promoties,

verloop) die tussen de onderscheiden functiegroepen plaatsvinden. f. De stationaire bezetting bij de laatet opgegeven

wervingsaan-tallen.

Aan verdere uitbreidingen wordt gewerkt. 3.4. lnvoergegevens

Bij het gebruik van het computerprogramma FORMASY worden bepaalde invoergegevens gelezen van zg. databestanden.

Een databestand bevat de volgence gegevens: a. Modelkarakteristieken:

Achtereenvolgens worden ingelezen: aantal rangen (functie-groepen), aantal leeftijdsgroepen, aantal opleidingsniveaus, aantal onderscheiden looptijden ( • L), aantal categorieen, totaal aantal overgangen tussen categorieen.

b. Definitie van,de categorieen:

Steeds ean categorie (g,a,q) per regel met a18 laatste de verloopcategorie.

Intern wordt aan de categorieen het rangnummer 1,2, ••• toegekend. c. Overgangen:

Voor elke overgang wordt opgegeven:

i) nummer van de catcgorie, waaruit overgang kan plaatsvinden en nummer van de categorie, waarheen overgang kan plaats-fiebben.

ii) de bij deze overgang behorende overgangspercentages voor de looptijden 1,2, ••• ,L.

d. Basisjaartal d.w.z. het jaartal waarop de startbezetting be-trekking heeft.

e. Huidige bezetting:

Per regel wordt de startbezetting voor elk van de categorieen (naar oplopend rangnummer) voor de looptijden 1,2, ••• ,L inge-lezen. De verloopcategorie blijft hier buiten beschouwing. ad. a~. • Een categorie is gedefinieerd als een tripel (g,a,q).

De looptijd wordt in het interne programma toegevoegd.

• In plaats van de kenmerken opleidingsniveau en leeftijdsgroep kunnen ook andere antecedenten worden opgenomen •

. De verloopcategorie wordt gedefinieerd als (0,0,0) en moet bij het aantal categorieen worden meegeteld.

Steeds dient een kamma als scheiding tussen opvolgende getallen gebruikt te worden.

Als voorbeeld wordt in tabel 3.1 een bestand voor het korps technisch ambtenaren getoond. (zie ook §2.6.voorbeeld 1).

Er zijn in dit voorbeeld zes categorieen, t.w.: c1

=

(1,1,1), c

2 - (2,1,1), c3 - (3,1,1), c4 - (4,1,1)'C5 - (5,1,1), c

6 .. (0,0,0).

Voorts zijn er tussen deze categorieen negen overgangen mogelijk: 1,2; 1,6; 2,3; 2,6; 3,4; 3,6; 4,5; 4,6; 5,6;

De bezettingscijfers duiden op het jaar 1977 en worden voor de

dertien onderscheiden looptijden bij de categorieen I tIm 5 opgegeven.

Aanvullende invoergegevens kamen ter beschikking van het programma, doordat de gebruiker bepaalde vragen moet beantwoorden b.v. van welk bestand gegevens moeten worden gelezen, wat het aantal jaren is dat voorspeld moet worden. Facultatief d.w.z. indien een bepaalde codenaam is ingetikt, kunnen per categorie wervingsaantallen voor de duur van de voorspelperiode worden ingevoerd.

:(1 1 'J " 'J .I ;,. ,' .. ,i '! J i 0 I, , . i, "i. I., " '; !' .I. :: ,,' I ~.; ! ,! '. J 1\, j :I. ~' ::,~

" . ',";'i :.~ , :. :!,;: HI) ., •• ~ :1 ':) 0 " 0 y ::):! • 9 ~ 44 • 9 , ::~ 0 • 0 , :~ 0 •

°

~ ::i 0 • 0 ~ ~'.) () • 0 , 3 () • () 7 3 () • 0 , :3 () • () y :1,;) v

" i } fi , .. : l' '? ::j y ,~) ,. n y 9. 0 , 10 • ], 1,. 0 y :I. + 0 v 1..

° ,

1. 0 , j .• 0 , :I.. 0 • l.. () , :I.. ()

~()I :' I., :L;'.;, 5.(hl.:::j.B,24.2,23.:~;,32.3v:l,~~.Ov~~1.~5d.5.9,:.;!:~.f.I~ 5.0,5.0

;, .. , ('}"..' . ."

.'

,') f t) :3 ~. .: \ , .. {,'I ;! (> 9 , B.'Yn 9.B,16.3,15.3,10.7,32.4,20.8. 2.0~ ~! " .:) ~' ,., {' H ""

.

_,} ., ) _{('" y i ,. 4·· ::. v ~~; ~,l 2.3, ~~. 9, ~~. 4, 4.~~j, 2.7d~:;.l ;, ,1>.0, 6.0,} " .. i. _' ;, .. ) ",1 !,' 'Lad.'!.'?, 8.8.20.1,l.O.4,23.8, 4. ~), 4.0, 4.(), 4.0 .. 4. <} J " : ':l ' ; .. , f 3.4~ ~f) + ~::j , _{4.5.1.0.4, 4 • f.~ v} 4.(), 4.(), 4.0~ 4.0, 4 •. :) ~ ./ v L _{" c> v} .'~: I . ! ... :~ '.' .' " ; ) f ,'.~ 3 ., 3 '.' .:~ u 1, 0, () ,

o?

011 0, () .} I c·.j .,', ;0'1 .. ,'., J f 4 :'.) :' '/ ',? \' tL~ , 1 2 , 9, 4 ? 6, _:~v:'5l

... :-p. ~ ' .. :; 'i :!~' ~ .:,' '! :~ t , 5 ';. 'I -4 () lJ ~:~ :.~ ~t 1 7 , :I. ::~ , _{(IY :::idO} i .: • .. • • . • ,' ... : ': .• ' :1 :I '} v F,j y 2 'J , :.;:: ~:i , :J. J 1 4 , :~ y ~5 , ~~

"

l.

~~'13. 5. ],13v 2v 2, 2, :1. , 0, 0

Tabel 3.1: Databestand voor het korps technisch ambtenaren, ganaamd TECHNAMBT 77.

3.5. Aanvullende opties

De gebruiker kan, wanneer bepaalda codenamen worden ingetikt, gebruik maken van bepaalde aanvullende opties. In §3.4.werd daarvan de moge-lijkheid wervingsaantallen in te lezen reeds genoemd. Voorts bestaat de mogelijkheid overgangspercentages te wijzigen. De volgende keuze-mogelijkheden bestaan:

afzonderlijke overgangspercentages W1Jzlgenj

- looptijdverlenging of looptijdverkorting bij bepaalde overgangen toe-passen (zie ook §4.7~;

- per overgang voor alle looptijden de overgangspercentages met een-zelfde factor vermenigvuldigen.

Door de opties, betreffende het inlezen van recruteringsaantallen en het wijzigen van overgangspercentages te gebruike~kunnen de conse-quenties van een bepaald promo tie- en wervingsbeleid worden nagegaan. Daarnaast kan met deze opties ook worden nagega~ in welke richting een bepaalde beleidsvariant moet worden omgebogen om een meergewenste

situatie te verkrijgen.

Degenen, die gelnteresseerd Z1Jn in een gedetailleerde beschrijving van het computerprogramma FORMASY2 met e~n vermelding van de diverse opties, worden geattendeerd op de handleiding bij dit programma die binnenkort sereed komt (zie [10J).

Ter illustratie van de interne struktuur van FORMASY is een blokschema van FORMASY2 als bijlage A aan dit rapport toegevoegd.

3.6. Algemene o~erkingen

1. rekentijd en geheugengebruik:

Voor een run van gemiddelde lengte bedraagt de verwerkingstijd ca 3 seconden.

Het geheugenbeslag hierbij is

!

6K woorden ( K-l024). 2. privacy:

Uit de struktuur van de databestanden (zie tabel 3.1) blijkt, dat bij de programmaverwerking geen persoonsgegevens gebruikt worden.

De privacy van individuele personeelsleden is daarom· wat betreft de programmmaverwerking volledig gewaarborgd.

~. raadplegen van de personeelsadministratie:

Het raadplegen van de personeelsadministratie geschiedt om historische promo tie- en verlooppercentages te kunnen berekenen en om de huidige bezettingsaantallen per categorie te bepalen (zie §3.4.) •.

4. de gekozen wijze van bestandsonderhoud:

Momenteel wordt de geautomatiseerde Personeels- en Salaris Admini-stratie (PSA) van Rijkswaterstaat verzorgd door het Rijks~omputer­

centrum(RCC). Aan de PSA worden organisatie-functie- en referentie-bestanden gekoppeld. Het geheel van aan de PSA gekoppelde referentie-bestanden draagt de naam FOA (Functie- en Organisatie Administratie).

Rijkswaterstaat verkrijgt van het RCC halfjaarlijks speciale be-standsoverzichten d.w.z. overzichten waarin wordt weergegeven hoe de bezetting is samengesteld naar: rang, salarisschaal, rangs-ancienniteit, dienstaanduiding, salarisrangs-ancienniteit, geboortejaar en jaar van indiensttreding bij RWS (zie bijlage DI).

De PSA wordt echter maandelijks gamuteerd. Terugmelding van de ingebrachte mutatiestroom geschiedt door middel van zgn. journaal-overzichten. In deze journaaloverzichten is opgenomen (zie bijlage D2) wat de nieuwe toestand wordtt(in geval van bevordering en aan-stelling) dan weI wat de oude toestand was (bij bevordering en ontslag). Daarnaast is opgenomen met welke ingangsdatum de mutatie wordt geeffectueerd. Soms vindt b.v. een bevordering piaats met

terugwerkende kracht. De weergave van de mutaties is echter niet

st~eds volledig. Bij een bevordering wordt met name de rangs-ancienniteit in de oude rang niet meer vermeld.

Voorts is in de PSA geen codering van de bezetting naar opleidings-niveau ingevoerd.

Deze eigenschappen van de PSAhebben tot gevolg dat de RCC-bestands-overzichten tezamen met de journaallijsten waarop de mutaties worden uitgedraaid een zgn. historisch bestand vormen.

Dit historische bestand moet echter handmatig worden aangevuld met gegevens betreffende opleidingsniveau ed.

5. een voor de toekomst gewenste wijze van bestandsonderhoud:

Idealiter zou het jaarlijks bijstellen van de bestandsgegevens een zaak zijn van een speciale uitdraai van het RCC ten behoeve van RWS b.v. aan het begin van ieder kalenderjaa~.

Voorts zou het RCC historische personeelsbestanden over een tijds-spanne van b.v. de laatste 5 jaren moeten aanhouden. In een derge-lijk bestand dienen dan te zijn opgenanen:

- de jaarlijkse aa~angsbezett~ng, dat is d~.bezetting per 31/12 zonder de ui ttredens op 31/12 en de intredens op' 1/1 mee te tellen.

- al1e gegevens over de personeelsstromen gedurende de historische periode voor wat betreft: rang, rangsancienniteit, datum of jaar van de mutatie ed., en dit zowel van de toestand voor als na de mutatie (indien van toepassing). Een voorprogramma, dat uit dit historische bestand gegevens rubriceert en kwantificeert, zodat de uitvoergegevens van dit programma juist de benodigde invoer-gegevens voor FORMASY zijn, zou het gebruik van dit computersysteem

4. Een eerste praktijkvoorbeeld: categorale personeelsplanning 4.1. Inleiding

In dit hoofdstuk wordt in 54.2.een globaal overzicht gegeven van de personeels8ituatie bij Rijkswaterstaat. Vervolgens worden in de

14.3.,

§4.4.en §4.5.de groepen ingenieurst technisch ambtenaren en opzichters

uitgebreider besproken. Speciale aandacht is besteed aan de

model-formulering en aan de wijze, waarop de voor het model benodigde gegevens zijn verzameld en verwerkt. In §4.6.wordt aangeduid welke problemen ondermeer met de ontwikkelde modellen zijn aangepakt. Een voorbeeld hiervan nl. een analyse van de ontwikkeling van de rangsopbouw van het korps ingenieurs in de komende jaren is in §4.7.nader uitgewerkt.

4.2, De personeelssituatie bij Rijkswatarstaat

Het personeelsbestand bij Rijkswaterstaat kent een eategorale struktuur. Naast een aantal kleine personeelsgroepen komen binnen deze organisatie ook grote personeelgroepen v~~r. Voor de diverse personeelsgroepen bestaan hi~rarchische geordende rangenstelsels.

Naast personeelsgroepen, die voor wat betreft het opleidingsniveau homogeen van samenstelling zijn, zoals bijvoorbeeld ingenieurs, technisch ambtenaren en waterstaatkundig ambtenaren treft men ook personeelsgroepen met een inhomogene opleidingsstruktuur zoals b.v. opzichters en administratief personeel binnen Rijkswaterstaat aan. Zowel voor hamogene als voor inhomogene personaalsgroepen is een par-soneelsplanning m.b.v. Markov-modellen mogelijk.

Reeds bij de bespreking van de modelbouw in de praktijk is echter be-nadrukt, dat voor een qua opleidingsniveau homogene groep met een

eenvoudiger model kan worden volstaan dan voor een qua opleidingsniveau inhomogene groep.

4.3. De groep ingenieurs

4.3.1. Het personealsmodel voor de groep ingenieurs

Binnen het korps ingenieurs kunnen de volgende rangen. worden onder-scheiden, namelijk: rang J 2 3 4 rangsbenaming ingenieur (ir) ingenieur Ie klasse (ir I) hoofdingenieur (hir) hoofdingenieur A (hir A)

[

hoofdir.genieur voor bijzondere dienst~;l (bir bd) hoofdingenieur in algemene dienst (hir ad) hoofdingenieur-directeur (HID) 5

De rangen hir bd, hir ad en HID zijn in het model op grond van statistische overwegingen samengevoegd, zodat een vijftal rangen resteert. De reden hiervan is gelegen in het feit, dat het niet mogelijk was afzonderlijk per rang statistisch betrouwbare overgangspercentages uit de historie te bepalen vanwege de 1age bezettingsaanta11en in voornoemde rangen en samenhangend daarmee een te geringe intensiteit van bevordering

en verloop.

Daar bet aantal recruteringen in rang 2 (ir I) beduidend kleiner is dan het aantal recruteringen in rang I (ir), wordt in het model

ver-ondersteld, dat recrutering uits1uitend aan de voet d.w.z. in rang (ir) plaatsvindt.

De ingenieurs hebben allen een ge1ijkwaardige op1eiding genoten, zodat het niet noodzakelijk is om in het model een onderscheid naar oplei-dingsniveau op te nemen. Omdat al1een werving aan de voet van de personeelspyramide p1aatsvindt en de diverse loaptijden in de ra~gen niet sterk varieren is het niet noodzakelijk een splitsing in leef-tijdsgroepen aan te brengen.

Voorgaande overwegingen leiden tot het volgende loopbaanschema voor de ingenieurs:

w

"_~

~

1 ...

_::-

'~V.L2--...

_~I ~ ~.

_HIR

3

I-

'ERA~

4

"-.V

"-.V·· "'V

5

Figuur 4.1: Het loopbaansctema voor de ingenieurs.

De personeelscategorieen welke in het Markov~ode1 voor het korps ingenieurs zijn te onderscheiden worden alleen gekenmerkt door het rangsniveau. Geconstateerd is, dat in de praktijk de rangsancienni-teit veelal beperkt blijft tot minder dan 10 jaren. Daarom zijn in het gegeneraliseerde model de cambinaties (g,1) .at g het rangsniveau en 1 de looptijd in de rang (g - l,2, ••• ,5; 1 - 1, ••• ,10) opgenomen. Schematisch kunnen deze komhinaties met de bijbehorende moge1ijke overgangen worden weergegeven in een netwerk. Dit netwerk is a1s

,

.

bijlage B 1 in het rapPQ~t opgenomen.

In bijlage B 11 is de a ttUk tuur van de overgangamatrix P weergegeven.

, -' '~.' "

Tenslotte zijn in

.))ihage'i

III de u~t de historie berekende

overgangs-percentagea vermeld. "';,'

',I

•

"

,,~ , t "

, ,!! ..

4.3,2. Verzameling van ~e,·.g~gevee!t:en behoeve van de bestandsopbouw voor

;

de groep inaenieurs 'I"~ ";

. I ~ ,

Om de voor FORMASY,b.enodigd.~·invoergegevens over de historische

pro-o ' . '

, ." ' . .' "

motie- en verlooppercetltages te bereke~en moesten een aantal gegevens

verzameld worden. Dezetsegevens konden worden verkregen uit het

RCC-.:

bestandsoverzicht per 28-2-n~'de ancienniteitslijsten voor het

korps ingenieurs, dieop RCC':"'info~ti:e gebaseerd zijn en interne

ver-looplijsten van het bureau pe~soneelsplannen die tot op heden werden

bijgehouden aan de hand ,van gegevens uit de personeelakaarten die het vel' loop lletreffen. .

Prcmotie- en verloopg~gevens over de laatste jaren benaderen Lh.a.

de historische trend beter dan gegevens over eerdere jaren. Daaram is bij de berekening van de overgengspercentage. uitgegaan van de

personeelsgegevens over de per~ode'van 1-1-72 tIm 31-12-76. De

bazet-tingscijfers uit het RCC-bestandloverzicht zijn gecorrigeerd naar 31-12-76.

De bevorderingen, ontslagen en indiensttredingen over de jaren '72, '73, '74, '75 en '76 moesten worden opgespoord en zijn verwerkt en van uitgaande dat:

- een mutatie (d.w.z. warving, pramotie, verloop maar geen overplaatsing) die in de loop van een jaar plaats heeft, voor het model pas wordt

geeffectueerd per 31/12 van ~et betreffende jaar.

Bij de verwerking van een mutatie wordt niet rechtsreeks bepaald bij

welke rangsancienniteit de mutatie plaatsvindt. In de praktijk blijkt

.

het gemakkelijker am uit te gaan van hat jaar van intrede in de

huidige rang. Dit jaartal wordt namelijk aIleen gewijzigd bij pramotie

en is expliciet in het RCC-be.tand.overzicht opsenomen. De ~ijze

waarop de mutatiestroam i. verwe~kt, wardt aanaaduid in een voorbeeld.

,

Vb.: Beschouwd worden een driatal par.onen, waarvan de overgangen van belang zijn voor hetmodel:

A

B

C

IRI

a. b. c.

1972

1973

1974

1975

1976

1977

HlR

H1R

IR

IRI

IR

Voor de berekening van de overgangspercentages zijn de persoonsge£evens als voIgt verwerkt:

31/12-'71 ir I 31/12-'72 hir 31/12-'73 31/12-'74 hir ir ir hir ir 31/12-'75 hir ir 31/12-'76 hit irI NB: Zouden bevordering en verloop in een kal~nderjaar vallen, dan

-

, . \

wordt de bevor~ering voor ~et model nie'~ geregistreerd. Het uit-treden wordt i~ een dergel£jk geval we\·:~geadministreerd.

Als werving en uittrede in"~en kalenderjaar plaatsvinden, wordt de historie van de betreffende persoon helemaal niet in beschouwing genomen.

De mutaties werden verwerkt op diverse lijsten, waarbij voor iedere categorie in het model een afzonderlijke lijst beschikbaar was (zie voor de struktuur figuur 4.2). Voor de reeds beschouwde proefpersonen b en c betekent dit, dat zij beide ten behoeve van het ingenieursmodel moe ten worden ingebracht op de lij.t voor categorie I (ir) en weI

als voIgt:

voor zowel b als c is 1973 het jaar van intrede daarom worden hun overgangsgegevens geregistreerd in de rij bestemd voor het intrede-jaar 1973;

- in 1974 blijft b in categorie 1 en treedt c uit d.w.z. zowel b als c worden geturfd in de totaalkolam T voor 1974, terwijl b bovendien in de kolom B (van blijvers) en c in de kolom V (van verloop) worden genoteerd;

- in 1975 blijft b weer in de categorie zitten d.w.z. voor been telling in de kolommen T en B van 1975

- in 1976 promoveert b uit categorie 1 d.w.z. wordt geturfd in de kolammen T en P van dat jaar. Vanaf 1977 komen eventuele latere overgangen op de lijst voor categorie 2 (ir I) in de rij bestemd voor het jaar van intrede 1976.

~

1972

1973

t

bl

Dr

v

t

bl

Dr

v

t

bl

Dr

v

t

hi

Dr

v

t

19GG

,

1967

1968

1969

1970

1971

i"'--.

t>

<

~

1972

".,. ~

-...

~

~

v

...

_t>

_r<

~

1973

----

-...

r--

--""

r---

II

I

I

I

I

,

~

~

<

~

--.

>

r<:

I---""

-...

>

r<:

---1974

----

f-... ~ r-... - "

"""'-1975

...

t:::>~~'""t:>[...-'"~---~r<~--~

K

~ ____ ~ t - --""

r-.... ...

___

~

r--...

---""

~

r---'"">~~

...

I'-- -,,"""- --I"'--- .-"

~

-...~

<

~

--.

1976

_{____}

_i'-.

_r-...

_{____}

_{~ ~}

_...

_-,,~.c-...

_{... ____}

_~ ~

Figuur 4.~: Voo~beeld van een categorale lijst ter registratie van de personeelsstromcn

(nr. ~a~egori<!: J (ir»

*

jaar van intrede.

...

bl

Dr

I

t>

K

v

t

bt

Dr

--

---T - t..>taal Bt = h 1 ijvers PR

=

P!'omoties \' = verloop

v

w o

Ale alle mutaties over de jaren 1972-1976 op de diverse categorale lijsten zijn ingebracht, weerspiegelt de kolom totaal van 1977 de bezetting per 31-12-76 voor de diverse categorieen uitgesplitst naar looptijd. Door nu de diverse lijsten diagonaalsgewijze te

tota-liseren worden per categorie naar looptijd historische promotie-en verlooppercpromotie-entages verkregpromotie-en.

Opmerking 1: De lijsten van de vorm van figuur 4.2 kunnen ten behoeve van het gebruik in de jaren 1977, 1978 eVe met extra rijen en kolommen worden uitgebreid.

Opmerking 2: Het historische percentage blijvers bij een bepaalde looptijd ligt vast,als het verlooppercentage en het promotiepercentage bekend zijn.

4.4. De groep technisch ambtenaren bij Rijkswaterstaat

.

.~ ,

~.. , :.

4.4.1.Het personeelsmodelvoor de groep ,technisch "ambtenaren

De groept1!chnisch _tenaren is::~yenals de g~ep ingenieurs bij "~ . :. '. '''; '" ";".'\

Rijkswaterstaat homogeen voor wat"betreft het ~pleidingsniveau. Iedere functionaris, die een taak heeft op hoger technisch niveau en in het bezit is van een HTS-diploma of een diploma dat daaraan gelijkwaardig is, is nl. benoembear in het rangenstelsel der technisch ambtenaren. De argumenten, die hebben geleid tot de keuze van het model voor het korps ingenieurs gelden onverkort voor de groep

technisch ambtenaren. Het bleek noodzakelijk om voor het korps technisch ambtenaren de maximale rangsancienniteit te verhagen tot 13 jaar.

Voorts moet voor de categorie technisch ambtenaren rekening worden gehouden met extra verloop veroorzaakt door technisch ambtenaren, die intreden in het rangenstelsel der waterstaatkundig ambtenaren.

De volgende rangen worden onderscheiden: rang rangsbenamina

I technisch ambtenaar (ta)

2

3 4

5

technisch ambtenaar Ie klasse (ta I) technisch hoofdambtenaar (tha)

technisch hoofdambtenaar Ie klasse (tha I)

[

techni8Ch hoofdambtenaar voor bijzondere diens ten (tha bd)

technisch inspecteur (ti)

In het model zijn op statistische gronden de rangen the bd en ti samengevoegd, zodat 5 rangen resteren. Ret volgende loopbaanschema wordt hiermede verkregen:

w

₁

₂

₃

₄

TA

_TAl

~_THA

t----tlTHAI t--_

v

v

v

v

v

W ... werving

v ...

verloop Figuur 4.3: Ret loopbaanschema voor de technisch ambtenaren 4.4.2.Verzameling van gegevene-ten behoeve van de bestandsopbouw voor de

groep technisch ambtenaren

Ret verzamelen van de voor FORMASY benodigde invoergegevens geschiedde analoog aan de wijze waarop de gegevens voor de ingenieurs werden ver-zameld.

4.5. De groep opzichters bij Rijkswaterstaat

4.5.I.Ret personeelsmodel voor de groep opzichters

Ret rangenstelsel voor de groep opzichters bestaat uie een zestal rangen, te weten opzichter D, opzichter C, opzichter B, opzichter A, opzichter voor bijzondere diensten en hoofdopzichter. Voor wat betreft het opleidingsniveau vormt de categorie opzichters een heterogene groep. De opzichl:ersfuncties, die bestemd zijn voor het middelbaar technische kader van Rijkswaterstaat, worden zowel bezet door functionarissen met een MBO-opleiding als door functionarissen die geen enkele beroepsopleiding hebbengenoten.

Wanneer de niveaucodering van de Rijks Psychologische Dienst gehanteerd wordt, komen de volgende opleidingsniveaus voor binnen de groep

opzichters (zie §2.6.,voorbeeld 2):

J: LO, 2: LBO onvoltooid, 3: LBO, 4: MBO onv. 5: MBO, 6: RBO onv. Na analyse van promotie- en verloop karakteristieken en gelet op de grootte van de afzonderlijke opleidingsgroepen bleek het gerechtvaardigd om de opleidingsniveaus I en 2 en de niveaus 5 en 6 samen te voegen. Daarmee resteerden nog een vier tal opleidingsniveaus.

Na hernUDlnering:

I: LO + LBO onv.; 2: LBO;

3: MBO onv.; 4: MBO + HBO onv.

Het bleek niet noodzakelijk om naast onderscheid naar rang en op-leidingsniveau ook onderscheid naar leeftijdsgroepen te maken. De leeftijdssamenstelling van de diverse opleidingsgroepen op een

rangsniveau liep nl. vooral voor de lagere rangsniveaus sterk uiteen. De groep opzichters D van opleidingsniveau 1 heeft b.v.een veel hogere gemiddelde leeftijd dan de groep opzichters D met opleidingsniveau 4. Vanwege de lage bezettingsaantallen voor de rangen opzichter voor bijzondere diensten (opz bd) en hoofdopzichter (hopz) afzonderlijk

zijn deze rangen tot een nieuwe rang samengevoegd. Voor de a£zonderIijke rangen zou het ni. niet mogelijk zijn voldoende betrouwbare bezettings-aantallen te voorspellen. Samenvattend worden de te onderscheiden rangsniveaus daarmede: rang 1 2 3 4 5 rangsbenami!!3 opzichter D opzichter C (opz D) (opz C)' opzichter B (opz B) opzichter A (opz A)

r

opzichter·voor bijzondere lhoofdopzichter (hopz) diensten (opz bd) Voorts is een maximale rangsancienniteit van 12 jaren onderscheiden. In principe komen de volgende combinaties van rangsniveau en oplei-dingsniveau in aanmerking om. a18 categorie in het model te worden opgenomen.

opl-niveau

I

4

D D D D D

•

3

D

D

D

D

0

2

D

D

D D D

1

D D

D D D

1

2

3

4

5

.. rangsniveau

T.a.v. de opleidingsniveaus t en 2 bleken voor de rang opzichter B de promotie vooruitzichten nauwelijks te verschillen. Voor de rangen opz A en opz bd + hopz speeide het opleidingsniveau nauwelijks een rol meer bij de promotie vooruitzichten, zodat voor deze rangsniveaus geen onder.~eid meer is gemaakt near opleidingsniveau.

Samenvattend konden de volgende combineties (g,q) van rangsniveau g en opleidingsniveau q worden samengevoegd:

- (3,1) en (3,2) ;

- ( 4, I), ( 4 , 2), ( 4, 3) en ( 4, 4) ;

- (5,1), (5,2), (5,3) en (5,4).

Aangenamen is,dat bij een bevordering gedurende de historische periode (1972/1976) het opleidingsniveau constant bleef.

Werving heeft in deze historische periode voornamelijk plaats-gevonden in de volgende categorieen: (1,1). (1,2), (1,3) en (1,4);

(2,3) en (2,4); en (3,4) • . , ;",

opl.niveau

I

W

W

W

4

4

₈

₁₁

₁₃

V

3

₁₀

V

2

6

9

V

V

V

1

1

₅

V

_V

1

2

3

4

5

..

rangsniveau

Filuur 4.5: Het Ioopbaanschema voor de opzichters

4.5.2.Verzameling van gegevens ten behoev~ van de bestandsopbouw voor de groep opzichters

Bij de categorie opzichters speelden bij het verzamelen van gegevens in verge1ijking met de groepen ingenieurs en technisch ambtenaren een aantal extra problemen een ro1. Ook voor deze personeelsgroep is als historiache periode gekozen de periode 1-1-'72t/m 31-12-'76. • aan aIle huidige personeelsleden meest een opleidingsniveau worden

toegekend volgen. de RPD-codering.

Omdat deze niveaucodering niet was ingebracht in een

geautomati-seerde administratie moesten ca. 1800 personeelskaarten worden

bekeken;

• ook voor het verloop vanuit de categorie opzichters over de historie van de jaren 1972-1976 werd een niveaucodering bepaald;

• tens lotte werden aIle personeelsleden die gedurende de periode

1972-1976 overgingen naar een ander ra~genstelsel,opgespoord. Ook

voor iedere tot deze categorie behorende functionaris werd het op-Ieidingsniveau bepaa,ld. T.o.v. het opzichtersaysteem zijn deze rangsuittredens als verloop op te vatten.

Voor deze drie Klassen van personeelaleden werden de overgangen, die zijn gemaakt gedurende de beschouwde hiatorie, aIle geadministreerd. T.b.v. deze administratie zijn voor de 13 in het model opgenamen

(g,q)-cambinaties lijsten van de vorm van figuur 4.2 gebruikt.

Opmerking. De diverse over~angen naar een 4nder rangenstelsel kunnen

eventueel van het anderssoortige verloop worden losgekoppeld door naast de ver100pcategorie 8en tweede absorberende categorie in te voeren.

4.6. De toepassing vande diverse perloneelamodellen

Met behu1p van de diverae aeformulaerde personealsmeda11en zijn be-paalde praktijkproblemen bestudaerd. Voor de cateaorie ingenieurs is nagegaan, wat de verwachte ontwikkeling van de rangsbezetting zal zijn, gelet op een wijzigende inschaling van de ingenieurs in de laatste jaren. Daarbij is uitgegaan van een stabiel formatief functiebestand en is bezien welke beleidsvariant, die geformuleerd is in termen vangemiddelde looptijden per rang, binnen de formatieve

ruimte een b~paalda wansbezetting zo goed mogelijk benadart (zie

§4.7.en PPP 8 [2]).

Voor de groep technisch ambtenaren i. het hi.torisch

carriere-perspec-tief, weerapiegeld in de uit de hiltor!e berekende looptijden, ver-galeken met een carriereperlpeetiaf zoal1 lewenst in hat rapport