De zorg voor medewerkers en de kwaliteit van het werk is een voortdurend punt van aandacht. De medewerkers van KansPlus zijn betrokken en bevlogen. Ze zijn altijd bereid er een schepje bovenop
15
te doen. Met elkaar bewaken we dat we niet het onmogelijke van mensen vragen. Dat zou ten koste gaan van hun welzijn en uiteindelijk ook van de kwaliteit van het werk.
Het landelijk bestuur en het bureau van KansPlus werken ten behoeve van de leden en de vereniging.
Klantvriendelijkheid en bereikbaarheid van bestuur en bureau zijn daarbij essentiële onderdelen.
6.1 Capaciteit landelijk bureau
De uitvoering van dit jaarplan wordt, waar het gaat om de mogelijkheden van het landelijke bureau in belangrijke mate bepaald door beschikbare menskracht en middelen. Ten aanzien van de
beschikbare, betaalde menskracht wordt het volgende opgemerkt:
- De capaciteit van het bureau omvat op 1 januari 2020 3.9 fte.
- Met de beschikbare capaciteit wordt zo veel mogelijk ingezet op primaire processen: het Kennis- en adviescentrum, Public Relations en Communicatie, de uitvoering van projecten en de lokale belangenbehartiging
- De genoemde bouwstenen in het meerjarenbeleidsplan vragen nadrukkelijk aandacht en uitwerking waarbij een prioritering door bestuur en directie is vastgesteld
- Samenwerking met andere landelijke cliëntenorganisaties, de koepel Ieder(in) en andere stakeholders wordt uitdrukkelijk nagestreefd
De ervaring leert dat in de loop van het planjaar, door externe ontwikkelingen, nieuwe activiteiten op KansPlus afkomen en dat actualisering en aanpassing van het jaarplan nodig is. Zo kunnen we goed en flexibel inspelen op ontwikkelingen en wensen. Het bestuur maakt daarvan melding in haar verantwoording over 2020.
De medewerkers van het landelijk bureau verzetten met de beschikbare capaciteit veel werk. Het bureau zit wat dat betreft aan het maximum van haar kunnen. Dit vraagt om het stellen van
prioriteiten en een beperking van activiteiten in het jaarplan. Er moet voldoende vrije ruimte zijn om in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen.
Resultaat
- Overbelasting van de medewerkers het bureau wordt voorkomen.
6.2 Administratieve en financiële systemen 6.2.1 Administratie
In 2019 is opnieuw veel aandacht besteed aan het optimaliseren van de administratieve systemen waar KansPlus gebruik van maakt. In 2019 zijn grote slagen gemaakt zodat verwacht wordt dat de administratie in 2020 effectief verloopt.
Resultaten
- De eerste contributiebrieven zijn in februari verzonden naar de leden en de eerste herinnering voor eind mei
- De ledenadministratie is kloppend
16
- Het Perfect View systeem is opgeschoond en voldoet aan de regels van de Algemene Verordening persoonsgegevens en het privacy beleid van KansPlus
- De toepassing van de AVG is breed gecommuniceerd naar de ledengroepen en van KansPlus - Er vindt twee keer per jaar een penningmeesteroverleg plaats.
6.2.2 Financieel
In 2019 zijn de penningmeesters/voorzitters van de ledengroepen vier keer bij elkaar geweest. Twee algemene penningmeester overleggen en twee regionale bijeenkomsten in Eindhoven en Zwolle.
Tijdens deze overleggen komen diverse onderwerpen aan de orde zoals de samengevoegde
jaarrekening, de jaarlijkse financiële bijdrage aan de ledengroepen, de financiële verhouding tussen de ledengroepen en het landelijk bureau en de impact van de AVG op de ledengroepen. De
onderwerpen beperken zich niet tot alleen tot de financiën, maar betreffen breder de verhouding landelijke organisatie en ledengroepen. Het gaat om een totaalplaatje. De landelijke organisatie en de ledengroepen moeten samen stappen zetten om tot de verhoudingen meer inzichtelijk te maken en ook daarna te handelen. Dit zal ook in 2020 een belangrijk punt van aandacht zijn.
Resultaten
- Er is inzicht in uitstaande verplichtingen
- Er is sprake van een goed en transparant financieel beleid.
6.3 Public relations en communicatie
PR en communicatie omvatten werkzaamheden op het gebied van alle bouwstenen uit het beleidsplan. Goede PR en communicatie zijn onder andere nodig om:
- Informatie uit te wisselen met en tussen de verschillende leden en geledingen van de vereniging
- Verbinding te leggen en te onderhouden met mensen en organisaties die vergelijkbare belangen hebben
- Ideeën en voorstellen uit te wisselen met externe belanghebbenden
- Belangenbehartigers en naasten te informeren over ontwikkelen die voor hen van belang zijn - Actuele informatie te verstrekken
- Standpunten te verduidelijken
- Het onder de aandacht blijven brengen van ontwikkeld voorlichtingsmateriaal - De bekendheid van KansPlus te vergroten.
Bij PR/communicatieactiviteiten speelt de actualiteit een grote rol. We streven naar een
evenwichtige balans tussen het gebruik van traditionele communicatiemiddelen voor mensen die daaraan gewend zijn en de meer moderne middelen voor de jongere generaties. Tevens willen we inzetten op verbetering van de methoden die gebruikt worden. Een voorbeeld hiervan is een andere manier om het katern voor de ledengroepen bij PlusPunt vorm te geven.
KansPlus zet in 2020 communicatiemiddelen in om het belang van onze vereniging zo goed mogelijk neer te zetten. Het verenigingsblad PlusPunt met het katern ZEG’s wordt viermaal uitgebracht in 2020, in het vernieuwde format. Ook nieuwsbrieven, diverse sociale media en de website zullen de actuele ontwikkelingen weergeven.
17
Naast het gebruik maken van eigen communicatiemiddelen, wordt er ook naar gestreefd gebruik te maken van de mediakanalen van andere organisaties.
Het bureau van KansPlus kan ook benaderd worden door ledengroepen met het verzoek ondersteuning te bieden op het gebied van communicatie.
Resultaten
- PlusPunt met katern ZEG’s is vier keer verschenen
- Er wordt maandelijks een nieuwsbrief uitgegeven (zowel KansPlus als VraagRaak)
- Per kwartaal een thema nieuwsbrief, over bijvoorbeeld dementie of stand van zaken van projecten
- De informatie op de KansPlus website is actueel en volledig
- De VraagRaak website geeft actuele en inhoudelijke informatie over collectieve (mede)zeggenschap
- Het aanbod van brochures en voorlichtingsmateriaal is actueel
- Er wordt via verschillende social media informatie gegeven en gereageerd
- Er zijn cursussen en voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd die cliëntenraden en familieverenigingen beter toerusten bij hun werkzaamheden
- Ledengroepen worden op hun verzoek ondersteund met communicatie, zoals actualiseren eigen website, gebruik sociale media en verder wat binnen de mogelijkheden ligt.
6.4 Het Bestuur
Bestuursleden zijn meewerkend in de zin dat ze een deel van de strategische externe contacten voor hun rekening nemen en deelnemen in diverse werkgroepen. Gezien de hoeveelheid werk die er ligt streeft het bestuur naar uitbreiding; het liefst met tenminste twee leden die een achtergrond hebben in de PR/Communicatie en in het (speciaal) onderwijs. Dat zijn gebieden die inhoudelijk nog niet in het bestuur vertegenwoordigd zijn.
Binnen het bestuur is een verdeling gemaakt van de ledengroepen. Iedere bestuurder onderhoudt in dat kader periodiek contact met een aantal ledengroepen. Ook streven bestuursleden ernaar om regelmatig in de regio’s acte de présence te geven op ledenbijeenkomsten, desgewenst als inleider bij specifieke thema’s.
Resultaten
- Er is een persoonlijke uitwisseling van informatie tussen ledengroep bestuurders en landelijk bestuurders
- Landelijke bestuurders van KansPlus zijn bekend met de ledengroepen in het land.
18
Slotwoord
Met dit jaarplan spreken we het vertrouwen uit dat we ook in 2020 samen met de inbreng van onze leden, lokale ledengroepen, cliëntenraden, familieverenigingen en samenwerkingspartners
samenwerken aan de uitvoering van dit jaarplan en daarmee aan de missie en visie van KansPlus.
Dit jaarplan is in afstemming met het strategische beleidsplan 2019-2023 en draagt daarmee bij aan een sterke en bestendige toekomst van de vereniging. De uitvoering van het jaarplan is gedurende het jaar te volgen via de diverse communicatiekanalen van KansPlus.
www.kansplus.nl Facebook KansPlus Twitter: @KansPlusNL