7. Zo optimaal mogelijke situatie rond silo’s 7.4 Zo optimaal mogelijke situatie rond de processilo De processilo bestaat uit twee subsoorten, namelijk de gedragsprocessilo en werkprocessilo. De zo optimaal mogelijke situatie is onder andere beschreven aan de hand van de invloed op andere subsoorten en het effect op bouwprojecten. De gedragsprocessilo en werkprocessilo hebben beide een versterkende invloed op alle andere subsoorten silo’s. De gedragsprocessilo en werkprocessilo hebben zelfs een versterkende invloed op elkaar. De andere soorten silo’s hebben meer negatieve dan positieve effecten. Deze effecten zijn dus indirect beïnvloed door de processilo. Daarnaast heeft de processilo directe effecten op een bouwproject. De gedragsprocessilo heeft meer effecten dan de werkprocessilo. Beide hebben ‘toepassingen kosten minder geld of tijd dan die voor het niet hebben van silo’s’ als positief effect. De gedragsprocessilo heeft daarnaast het voordeel ‘productiviteit van niet taakoverschrijdend werk hoger dan zonder silo’. Hiernaast heeft de processilo nadelen. De gedragsprocessilo heeft achttien nadelen, waarvan er dertien ook aanwezig zijn bij de werkprocessilo. Aan de hand van direct en indirecte effecten lijkt een situatie zonder gedrags- of werkprocessilo de optimale situatie. In de onderstaande alinea’s is de optimale situatie per subsoort verder uitgediept, waarbij de mogelijkheid van deze situatie beschreven is. De vorige alinea geeft aan, dat het niet hebben van een gedragsprocessilo de optimale situatie lijkt. Beide combinaties hebben aangegeven, dat dit niet mogelijk is. combinatie B heeft het bij de start zelfs geprobeerd, maar heeft daarna gedragsprocessilo’s toegevoegd. Het niet hebben van gedragsprocessilo’s zorgde voor hoge kosten door aanwezigheid van alle medewerkers en tijd door de inefficiëntie. De medewerkers van beide bouwcombinaties zijn van mening dat de negatieve effecten verminderd moeten worden. Het verminderen van de negatieve effecten moet volgens de medewerkers gedaan worden via informatiemomenten. Met informatiemomenten bedoelen de medewerkers momenten waarbij iedereen samenkomt en waar de informatie verteld is. Er zijn een aantal medewerkers die ook het nut inzien van een informatiemail met interne nieuwsbrief. Deze medewerkers vinden daarbij dat een persoonlijke 56 benadering via informatiemomenten ook nodig is. De medewerkers geven voorwaarden voor de informatiemomenten om het nut te zien voor de tijdsbesteding aan deze activiteiten. De voorwaarden zijn: - Het informatiemoment moet inhoudelijk gaan over het project of zaken rond het project - Er moet een plenair deel in zitten, waarbij de stand van zaken m.b.t. het project wordt gedeeld - Er moet een interactief deel in zitten, waarbij nagedacht wordt vanuit hun eigen perspectief - Medewerkers moeten verplicht door elkaar gezet worden, omdat de medewerkers anders bij hun eigen team gaan staan en met de medewerkers praten met wie ze zonder de sessie al mee zouden praten Kortom, er is gesteld dat ‘de optimale situatie het verminderen van de negatieve effecten door het hebben van een gedragsprocessilo via informatiemomenten is. De informatie moeten voldoen aan vier voorwaarden, namelijk: inhoudt gaat over of heeft betrekking op het project, geeft plenaire informatie over de stand van zaken voor het hele project, bevat een interactief deel en medewerkers zijn door elkaar gezet’. Voor de werkprocessilo lijkt het niet hebben van deze type silo aan de hand van de direct en indirecte effecten de optimale situatie. Dit houdt in dat werkprocessen geen black-boxen zijn, de controle en coördinatie niet wordt gehouden per afdeling en/of discipline en de prestatiebeoordeling gedaan wordt op het resultaat van de bouwcombinatie. combinatie B heeft deze situatie. De medewerkers van de bouwcombinatie zijn het eens met deze optimale situatie. Bij combinatie A komt de mening overeen met de medewerkers van combinatie B op de punten controle, coördinatie en prestatiebeoordeling. Er zijn twee medewerkers van combinatie A die niet inzien of dit mogelijk is. Deze medewerkers weten niet hoe deze activiteiten dan te beheersen zijn. De maatregelen om een optimale situatie te beheersen vallen buiten dit onderzoek. Daarbij heeft de andere combinatie deze situatie, dus het is mogelijk. Hierdoor is gesteld dat dit de zo optimaal mogelijke situatie is. Rond de aanwezigheid van black-boxen is de mening binnen combinatie A anders dan die van combinatie B. Alle medewerkers vinden een situatie zonder black-boxen op bepaalde onderdelen niet alleen optimaal maar ook noodzakelijk. De medewerkers willen geen black-boxen met afdelingen en/of disciplines waar ze zich afhankelijk van voelen. De medewerkers voelen zich afhankelijk als de acties van een andere afdeling en/of discipline impact heeft op hun beoordeling. Aangezien de medewerkers geen processilo’s willen in de controle en prestatiebeoordeling, is dit de zo optimaal mogelijke situatie rond black-boxen in werkprocessen. Kortom, er is gesteld dat ‘de zo optimaal mogelijke situatie het niet hebben van een werkprocessilo is, wat inhoudt dat de werkprocessen geen black-boxen zijn, de controle en coördinatie niet wordt gehouden per afdeling en/of discipline en de prestatiebeoordeling gedaan wordt op het resultaat van de bouwcombinatie’. 7.5 Resumerend In dit hoofdstuk is de zo optimaal mogelijke situatie rond silo’s beschreven. De zo optimaal mogelijke situatie is opgesteld aan de hand van de relaties tussen de subsoorten, effecten op een bouwproject en de gewenste situatie volgens de de medewerkers van de bestudeerde bouwcombinaties. De zo optimaal mogelijke situatie is per subsoort silo geformuleerd in een stelling. De stellingen, te zien in Tabel 34, geven antwoord op de hoofdvraag. De hoofdvraag is: ‘Wat is voor nieuw op te richten bouwcombinaties de zo 57 Tabel 34: De gesteld zo optimaal mogelijke situatie die mogelijk is per subsoort silo Subsoort silo Gestelde zo optimaal mogelijke situatie Dimensiesilo Ruimtelijke dimensiesilo Het zo min mogelijk hebben van een ruimtelijke dimensiesilo, wat inhoudt dat medewerkers op één locatie zijn geplaatst en er zo min mogelijk ruimtelijke opdeling is binnen de bouwkeet Tijdsgebonden dimensiesilo Het deels hebben van een tijdsgebonden dimensiesilo, wat inhoudt dat het bouwproject in fases is opgebouwd en vanaf de start van elke fase van het project een vertegenwoordiger, die de verantwoordelijkheid voor die fase van het project draagt, aanwezig is Mensensilo Silogedrag Het niet hebben van silogedrag, wat inhoudt dat medewerkers gemotiveerd zijn om te communiceren of samen te werken met andere afdelingen en/of disciplines, handelingen verricht zijn voor de hele bouwcombinatie en managementacties gericht zijn op de verantwoordelijkheid dat de afdeling en/of discipline integreert met de hele bouwcombinatie Silomentaliteit Het niet hebben van silomentaliteit, wat inhoudt dat medewerkers sociale identificatie toepassen op de bouwcombinatie en niet op afdelingen en/of disciplines van de bouwcombinatie Middelensilo Arbeid middelensilo Het niet hebben van een arbeid middelensilo, wat inhoudt dat arbeid niet verdeeld is in manuren per afdeling en/of discipline Geld middelensilo Het niet hebben van een geld middelensilo, wat inhoudt dat er één gemeenschappelijk budget is Materiaal middelensilo Het niet hebben van materiaal middelensilo, wat inhoudt dat er gemeenschappelijk gebruik van materiaal is Materieel middelensilo Het niet hebben van een materieel middelensilo, wat inhoudt dat er voor de hele combinatie een globale en gedetailleerde planning (voor een kleiner stuk van de globale planning) is en materieel voor gemeenschappelijk gebruik is Technologie middelensilo Het niet hebben van een technologie middelensilo, wat inhoudt dat er geen verdeling in de toegankelijkheid van technologieën is Processilo Gedrags-processilo Het verminderen van de negatieve effecten van een gedragsprocessilo via informatiemomenten. De informatie moeten voldoen aan vier voorwaarden, namelijk: inhoudt gaat over of heeft betrekking op het project, geeft plenaire informatie over de stand van zaken voor het hele project, bevat een interactief deel en medewerkers zijn door elkaar gezet Werk-processilo Het niet hebben van een werkprocessilo, wat inhoudt dat de werkprocessen geen black-boxen zijn, de controle en coördinatie niet wordt gehouden per afdeling en/of discipline en de prestatiebeoordeling gedaan wordt op het resultaat van de bouwcombinatie 58 In document De verkenning van silo's binnen bouwcombinaties - een exploratief onderzoek naar de aanwezigheid van silo's en de zo optimaal mogelijke situatie (pagina 59-62)
