8a. De (financiële) opbouw en uitwerking van de businesscase in januari 2018
43 De businesscase is in 2018 als volgt opgebouwd;
a. + De huidige directe kosten van de gemeenten b. + De toegerekende overhead
c. Totale kosten van de archieftaken bij twee archiefdiensten
d. + De toekomstige opgaven e. -/- de besparing van een fusie
f. Totale kosten van gefuseerde archiefdienst
g. Nieuwe begroting op basis van normbedragen
a. De huidige directe kosten van de gemeenten
Onderstaande tabel uit de rapportage 2018 geeft een overzicht van de begrote kosten en inkomsten die in de gemeentelijke begroting van Hilversum en Gooise Meren direct gerelateerd zijn aan de archiefdiensten.
Kosten 2017-2019 (x1000)
Gooise Meren en Huizen
Streekarchief Gooi en Vechtstreek
Totaal
Personeelskosten € 252 € 310 € 562
Overige kosten exploitatie (o.a. website, software, materialen etc.)
€ 23 € 58 € 81
TOTALE KOSTEN € 275 € 368 € 643
INKOMSTEN DEELNEMERS (Huizen, Wijdemeren, Laren, Blaricum, en regionale overheden)
€ 74 € 174 € 248
44 b. De toegerekende overhead
In bovenstaande overzicht zijn de overhead en bedrijfsvoeringskosten niet meegenomen. Tot 2016 is binnen de gemeenten Hilversum en Gooise Meren een verdeelsleutel gebruikt op basis van de formatie. In de berekening van de overhead en toepassing van de verdeelsleutel zitten verschillen. Dit is niet verwonderlijk, want elke verdeelsleutel is in alle gevallen arbitrair.
Om toch een idee en vertrekpunt te krijgen geeft de onderstaande tabel de totale doorbelaste kosten in de jaarrekening van 2016 van beide gemeenten. De verschillen tussen beide archiefdiensten zijn te verklaren uit o.a. verschillende definities van de overhead en de verdeelsleutel. Een vergelijking tussen beiden is op basis van deze informatie niet zondermeer te maken.
Gooise Meren en Huizen
Streekarchief Gooi en Vechtstreek
Totaal Doorbelaste Kosten in 2016
(inclusief salariskosten) € 371 € 664 €1035
Locatie gerelateerde kosten (Gas,
water, licht etc.) in 2016 €22 Gebouwkosten zijn verwerkt in toegerekende overhead
€ 22
Salariskosten 2016 € 252 € 310 €562
Totale overheadkosten € 141 € 354 € 495
% opslag over personeelskosten 56% 114% 88%
c. De totale kosten voor de archiefdiensten
De verdeling van de kosten over de gemeenten is (inclusief overhead) niet even hoog. Een herverdeling op basis van inwoners is toegevoegd in de laatste kolom.
Kosten/
bijdrage per gemeente per jaar 2016
Overhead-kosten op basis van 2016
Totale kosten
Gooise Meren € 201.000 €141.000 € 342.000
Huizen € 74.000 € 74.000
Hilversum € 194.000 € 354.000 € 548.000
Wijdemeren € 90.000 € 90.000
Blaricum € 37.000 € 37.000
Laren € 42.000 € 42.000
45
Regio G&V € 9.000 € 9.000
Veiligheidsreg € 8.000 € 8.000
Totaal € 1.150.000
D. Ontwikkelopgaven en kosten per archiefdienst
De kosten voor een de toekomstige opgaven komen tot een volgende opsomming. Het gaat hier om structurele kosten.
Opgave Gooise Meren en
Huizen
Streekarchief Gooi en Vechtstreek Opgave 1
Basis wettelijke taken op orde en achterstanden wegwerken
€70.000 -
Opgave 2 = (digitale)
dienstverlening versterken € 5.000 € 5.000
Opgave 3 De transformatie naar
duurzame digitale archivering €205.000 €205.000
TOTAAL €280.000 €210.000
D. De besparing van een fusie.
Besparing
Effect van een fusie op de bestaande formatie: Een besparing in de totale formatie wordt beperkt ingeschat, namelijk (0,5 fte).
€35.000 Effect van een fusie op de vorming van een e-depot
(aanschaf en 1 fte) € 170.000
TOTAAL €205.000
D. De totale kosten van een gefuseerde archiefdienst De totale kosten van de gefuseerde archiefdienst zijn €1.418.000
TOTALE kosten organisatie inclusief ontwikkelopgave
Geraamde Besparing Fusie
TOTALE organisatie kosten na fusie (EXculsief overhead)
TOTALE kosten organisatie inclusief
ontwikkelopgave € 1.623.000 € 205.000 € 923.000 € 1.418.000
46 E. De toekomstige begroting.
Voor de toekomstige begroting zijn de volgende uitgangspunten van toepassing.
- De bijdrage van de 6 deelnemende gemeenten zal op basis zijn van inwoneraantal, waarbij de bijdragen van de gemeenten per inwoner gelijk zullen zijn.
- De omvang van de toekomstige formatie is 10 fte. Op basis van de rekennorm en de ontwikkelopgaven. De kosten per fte zijn €70.000, (zie ter referentie bijlage 6)
- De totale directe kosten voor o.a. de website en materialen baseren we op basis van het totaal van de huidige directe kosten. De omvang van de directe kosten is geraamd op €81.000.
- De kosten voor het e-depot zijn nu begroot op €100.000 (exclusief personeelskosten). Onderbouwing hiervan is eerder gegeven op basis van drie referentieprojecten. (NB. In de oorspronkelijke businesscase 2018 is dit inclusief de opslag van TB, in de vernieuwde versie van 2019 is de opslag van TB buiten de begroting gelaten)
- In de situatie is de toerekening van overheadkosten opnieuw bekeken, om deze ook te harmoniseren tussen de gemeenten. In een nieuw
samengevoegd archief willen we een kostprijs bepalen van de totale archieforganisatie inclusief de overhead, om zo ook een reëel en onderbouwd tarief door te kunnen belasten aan de deelnemers. De omvang van de toegerekende overhead is gerelateerd aan drie archiefdiensten (zie ook bijlage 6), en ook de overheadkosten bij de gemeente Hilversum en Gooise Meren. Dit resulteert in een normering van de overhead van €360.000 voor de totale archiefdienst.
De totale bijdrage per inwoner is bij de huidige conceptbegroting en de nieuwe toerekening van overhead €5,27.
47
Nieuwe Archiefdienst (op basis van genormeerde begroting en overhead)
Herverdeelding totaalsom basis van herberekende bijdrage per inwoner Geen Fusie
WEL FUSIE Nieuwe organisatie Zonder
Bijlage 8b De (financiële) opbouw en uitwerking van de businesscase in 2019
48 De businesscase is in 2019 als volgt opgebouwd;
h. + De huidige directe kosten van de gemeenten i. + De toegerekende overhead
j. Totale kosten van de archieftaken bij twee archiefdiensten
k. + De toekomstige opgaven l. -/- de besparing van een fusie
m. Totale kosten van gefuseerde archiefdienst
d. De huidige directe kosten van de gemeenten
Onderstaande tabel uit de rapportage 2019 geeft een overzicht van de begrote kosten en inkomsten die in de gemeentelijke begroting van Hilversum en Gooise Meren direct gerelateerd zijn aan de archiefdiensten.
Kosten 2017-2019 (x1000)
Gooise Meren en Huizen
Streekarchief Gooi en Vechtstreek
Totaal
Personeelskosten € 265 € 358 € 623
Overige kosten exploitatie (o.a. website, software, materialen etc.)
€ 23 € 58 € 81
TOTALE KOSTEN € 288 € 416 € 704
INKOMSTEN DEELNEMERS (Huizen, Wijdemeren, Laren, Blaricum, en regionale overheden)
€ 79 € 151 € 230
e. De toegerekende overhead
Op basis van deze begrotingsregels is een grove rekensom als volgt te maken. Uit de begroting van de deelnemende gemeenten blijkt de volgende verhouding tussen de overhead en het aantal FTE.
49 Bovenstaande cijfers geven een indicatie. Verdere conclusies over bijvoorbeeld de verschillen zijn zonder verdere duiding en analyse niet betrouwbaar. Waarbij voor de gemeenten Blaricum en Laren, beiden onderdeel van de BEL-gemeenten, de berekening is gemaakt op basis van overhead, formatie naar rato van aantal
inwoners binnen de BEL-gemeenten.
Op basis van deze indicatie komen we ook de overhead voor de gemeenten Hilversum en Gooise Meren toevoegen aan de kosten van het archief. Deze hanteren we voor het berekenen van de overheadkosten een normbedrag van €38.500 per fte voor Gooise Meren, en een normbedrag van €46.700 per fte voor Hilversum.
f. De totale kosten voor de archiefdiensten
De verdeling van de kosten over de gemeenten is (inclusief overhead) niet even hoog. Een herverdeling op basis van inwoners is toegevoegd in de laatste kolom.
Kosten/
bijdrage per gemeente
Overhead-kosten op basis van overhead per FTE
Totale kosten
Gooise Meren € 209.000 €141.000 € 350.000
Huizen € 79.000 € 79.000
Hilversum € 251.000 € 217.000 € 468.000
Wijdemeren € 78.000 € 78.000
Blaricum € 36.500 € 36.500
Laren € 36.500 € 36.500
Regio G&V € 7.000 € 7.000
Veiligheidsreg € 7.000 € 7.000
Totaal € 1.062.000
Overhead Begroting 2018 FTE organisatie begroting 2018 Kosten per fte Hilversum € 29.800.000 638 € 46.708 Gooise Meren € 14.100.000 366 € 38.531 Huizen € 11.900.000 272 € 43.750 Blaricum* € 3.800.000 69,79 € 54.448 Wijdemeren € 6.935.000 143 € 48.497 Laren* € 4.200.000 73,40 € 57.218 Gemiddeld € 48.192
50 E. Ontwikkelopgaven en kosten per archiefdienst
De kosten voor een de toekomstige opgaven komen tot een volgende opsomming. Het gaat hier om structurele kosten.
Opgave Gooise Meren en
Huizen
Streekarchief Gooi en Vechtstreek Opgave 1
Basis wettelijke taken op orde en achterstanden wegwerken
€35.000 €35.000
Opgave 2 = (digitale)
dienstverlening versterken € 5.000 € 5.000
Opgave 3 De transformatie naar
duurzame digitale archivering €205.000 €205.000
TOTAAL €245.000 €245.000
20% overhead opslag per FTE
uitbreiding €11.000 Nvt
€266.000 €245.000
F. De besparing van een fusie.
Besparing
Effect van een fusie op de bestaande formatie: Een besparing in de totale formatie wordt beperkt ingeschat, namelijk (0,5 fte).
€35.000 Effect van een fusie op de vorming van een e-depot
(aanschaf en 1 fte) € 120.000
TOTAAL €155.000
D. De totale kosten van een gefuseerde archiefdienst De totale kosten van de gefuseerde archiefdienst zijn €1.418.000
51 TOTALE kosten organisatie inclusief
ontwikkelopgave
Geraamde Besparing Fusie
TOTALE organisatie kosten na fusie (EXculsief overhead)
TOTALE kosten organisatie inclusief
ontwikkelopgave € 1.573.000 € 155.000 € 1.060.000 € 1.418.000
Voor de toekomstige begroting zijn de volgende uitgangspunten van toepassing.
- De bijdrage van de 6 deelnemende gemeenten zal op basis zijn van inwoneraantal, waarbij de bijdragen van de gemeenten per inwoner gelijk zullen zijn.
- De omvang van de toekomstige formatie is 10 fte. Op basis van de rekennorm en de ontwikkelopgaven. De kosten per fte zijn €70.000, (zie ter referentie bijlage 6)
- De totale directe kosten voor o.a. de website en materialen baseren we op basis van het totaal van de huidige directe kosten. De omvang van de directe kosten is geraamd op €81.000.
- De kosten voor het e-depot zijn nu begroot op €100.000 (exclusief personeelskosten). Onderbouwing hiervan is eerder gegeven op basis van drie referentieprojecten. Structurele Kosten voor aanschaf, onderhoud, licenties, beheer en onderhoud
Structurele Kosten voor aansluiting van gemeenten op het e-depot (koppelingen)
Structurele kosten voor digitale opslag (uitgedrukt in kosten per terabyte)
Structurele kosten voor inhuur en advies van deskundigheid.
Incidentele kosten voor training en opleiding.
Incidentele kosten voor ondersteuning bij implementatie
Daarbij is het van belang de kosten van gebruikte (externe) storage als afzonderlijke kostenpost te beschouwen. Dit zijn de kosten per terabyte. Deze kosten kunnen per gemeente verschillen, en zijn afhankelijk van het gebruik en het aanleveren van de hoeveelheden data. Ze zullen niet mee worden genomen in deze businesscase, maar hier dient in gemeentelijke begroting wel rekening mee te worden gehouden.
Hoeveel Terabyte aan opslag een gemiddelde gemeente nodig zal hebben is nog moeilijk te bepalen. Dit hangt van verschillende zaken af. Zo zijn gescande documenten in de regel groter in digitaal volume dan ‘digital born’ documenten, en zijn grafische en audiovisuele bestanden ook vele malen groter dan tekstbestanden. De benodigde hoeveelheid aan dataopslag hangt ook af van de manier waarop het e-depot binnen de gemeente ingezet zal worden (alleen afgesloten dossiers opslaan, of ook semi-statische en/of dynamische opslag).
De kosten voor het aantal gebruikte Terabyte aan opslag zal per TB doorberekend worden aan de betreffende gemeenten. Dit omdat de gemeenten met verschillende snelheden, omvang en kwaliteit bestanden zullen gaan plaatsen in het e-depot.
52 - In de nieuwe situatie is de toerekening van overheadkosten opnieuw bekeken, om deze ook te harmoniseren tussen de gemeenten. In een nieuw
samengevoegd archief willen we een kostprijs bepalen van de totale archieforganisatie inclusief de overhead, om zo ook een reëel en onderbouwd tarief door te kunnen belasten aan de deelnemers. De omvang van de toegerekende overhead is gerelateerd aan drie archiefdiensten (zie ook bijlage 6), en ook de overheadkosten bij de gemeente Hilversum en Gooise Meren. Dit resulteert in een normering van de overhead van €38.500 per fte voor de totale archiefdienst.
De totale bijdrage per inwoner is bij de huidige conceptbegroting en de nieuwe toerekening van overhead €5,32
Deelnemer Inwoners Bijdrage
Personele lasten € 700.000 Gooise Meren 57.311 € 304.815 Directe kosten € 81.000 Huizen 41.418 € 220.286 E-depot € 100.000 Hilversum 90.261 € 480.063 Overhead € 385.000 Wijdemeren 24.013 € 127.716 Blaricum 11.202 € 59.579 Laren 11.195 € 59.542 Regio + Veileigheidsregio - € 14.000
TOTAAL € 1.266.000 € 1.266.000
Lasten Baten
TOTAAL Opbouw kosten archief
Concept Raadsvoorstel
Brinklaan 35 | Postbus 6000, 1400 HA Bussum | 035 207 0000 | gooisemeren.nl
Zaaknummer: 1586558
Portefeuillehouder: De heer G.J. Hendriks, wethouder
Voorstel: Fusie archiefdiensten Gooi en Vechtstreek Betreft een conceptraadsvoorstel, ter bespreking in het college.
Aan de raad
,1. Beslispunten
1. Kennis te nemen van het (geactualiseerde) onderzoek naar de fusie van de twee archiefdiensten in de Regio Gooi en Vechtstreek.
2. Besluiten tot het samengaan van beide archiefdiensten.
3. Besluiten het voornemen uit te spreken om de archieftaken uit te voeren onder de bevoegdheid van Hilversum als centrumgemeente per 1 juli 2020. Er wordt een
begeleidingscommissie ingesteld waarin alle deelnemers zitting hebben. Een verzoek tot toestemming als bedoeld in art 1 lid 2 van de Wgr van het college, voor een met de colleges van de deelnemende gemeenten overeen te komen gemeenschappelijke regeling, af te wachten.
4. Besluiten om het monumentale pand aan de Cattenhagestraat te Naarden (Gooise Meren) aan te wijzen als primaire bezoek- en dienstverleningslocatie.
5. De structurele financiële gevolgen van de noodzakelijke doorontwikkeling van de archiefdienst te verwerken in begroting 2020.
6. Voor de vorming van de nieuwe archiefdienst een incidenteel budget beschikbaar te stellen van € 30.000.
7. Een bedrag van € 55.000 beschikbaar te stellen voor eventuele frictiekosten die kunnen ontstaan door de (personele) gevolgen van de fusie.
2. Inleiding
In de Gooi en de Vechtstreek zijn in de loop der jaren twee archiefdiensten ontstaan.
- het Streekarchief Gooi en Vechtstreek in Hilversum; voor de archieven van de gemeente Hilversum en die van Blaricum, Laren, Wijdemeren en van de regionale overheden (=Regio en Veiligheidsregio).
- het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen in Naarden; voor archieven van de gemeenten Gooise Meren en Huizen.
De Colleges van burgemeester en wethouders van Gooise Meren en Hilversum hebben in april 2017 besloten tot het laten uitvoeren van een onderzoek naar een voorgenomen fusie van de
Archiefdiensten van Gooise Meren & Huizen en Hilversum. De colleges geven hiermee invulling aan de al eerder geuite wens van de colleges, de archiefdiensten en de Provincie om over te gaan tot
intensivering van de samenwerking i.c. fuseren van deze diensten. Hierover zijn de gemeenteraden in de regio geïnformeerd middels een raadsinformatiebrief.
In januari 2018 was voorzien de gemeenteraden van Hilversum en Gooise Meren te laten besluiten over het samengaan van de beide archiefdiensten in de Regio Gooi en Vechtstreek. De gemeente Gooise Meren heeft het besluit aangehouden, om eerder gestelde vragen (onder andere gesteld tijdens de Politieke Avond van de gemeente Gooise Meren op 10 januari 20181) te kunnen beantwoorden, en ook de contouren van het implementatietraject verder uit te werken2. Ook de recente financiële cijfers zijn opgenomen in de nieuwe businesscase. Dit heeft voor de uitkomsten en opzet van de businesscase
1Verslag Politieke Avond Gemeente Gooise Meren – Het Gesprek 10 januari 2018
2Verslag Vergadering Commissie Economie & Bestuur Hilversum 17 januari 2018
Pagina 2 van 8
Brinklaan 35 | Postbus 6000, 1400 HA Bussum | 035 207 0000 | gooisemeren.nl
geen significante consequenties. Belangrijkste financiële wijzigingen zijn in de bijlage 8 overzichtelijk weergegeven.
3. Beoogd effect
Deze businesscase markeert het afronden van een vervolgonderzoek naar het tot stand brengen van een gezamenlijke archiefdienst in Gooi en Vechtstreek. De voorliggende businesscase geeft alle bouwstenen voor de definitieve besluitvorming door de besturen van de gemeente Gooise Meren en Hilversum met betrekking tot het oprichten van een gezamenlijke archiefdienst, welke de archieftaken uitvoert voor de gemeenten in de regio.
De belangrijkste uitkomsten van de businesscase zijn de volgende:
a) Uit het onderzoek blijkt dat beide archiefdiensten niet volledig voldoen aan de wettelijk gestelde eisen, met name op het punt van de inrichting van een digitale bewaarplaats. Daarnaast zijn er andere wettelijke eisen waar deels niet aan voldaan wordt. Zo zijn er bijvoorbeeld achterstanden in de bewerking van archieven.
b) Gezien de positieve te verwachten effecten op kwaliteit, kosten, kansen en het verminderen van kwetsbaarheid is een fusie van beide archiefdiensten zeker aan te bevelen.
c) De fusie van beide archiefdiensten leidt tot de vorming van een stabielere en robuustere
archieforganisatie, die in staat is om de drie belangrijkste opgaven voor nu en de nabije toekomst;
(1) voldoen aan de minimale wettelijke taken, (2) verbetering van de digitale dienstverlening, en (3) de transitie naar duurzaam digitaal archiefbeheer, o.a. door middel van een verder door te
ontwikkelen e-depot, adequaat op te pakken en uit te voeren.
d) Eén archief kan beter invulling geven aan de unieke mogelijkheid de geschiedenis van de regio Gooi en Vechtstreek te ontsluiten, reconstrueren en uit te dragen. Een regionale archiefdienst kan de integraliteit en diversiteit van het archief versterken, en zo ook bijdragen aan een betere ontsluiting op specifieke lokale thema’s. Daarmee geeft het regionaal archief invulling aan de belangrijke educatieve-, cultuur- en erfgoedtaken.
e) Een samenvoeging levert financieel voordeel op t.o.v. zelfstandig voorbestaan van beide archiefdiensten afzonderlijk. Het gezamenlijk aanpakken van de transitie naar een duurzaam digitaal archiefbeheer levert de belangrijkste schaalvoordelen op. Als we kijken naar de totale ontwikkeling van de archiefdienst zien we de volgende opzet.
- Waarbij de huidige kosten van beide archiefdiensten gezamenlijk zijn € 1.062.000,- - Inclusief de kosten na de ontwikkelopgaven gezamenlijk zijn € 1.573.000,- - De besparing van een fusie (€155.000) leveren een totaal op van € 1.418.000,- - Nieuwe Archiefdienst (op basis van genormeerde begroting
en overhead) obv centrumgemeente Hilversum € 1.266.000,-
De totale bijdrage per inwoner zal per inwoner €5,32 bedragen, ten opzichte van iets meer dan €6 per inwoner als beide archiefdiensten de ontwikkelopgave afzonderlijk aanpakken. De kosten voor het aantal gebruikte Terabyte aan opslag zal per TeraByte doorberekend worden aan de
betreffende gemeenten. Dit omdat de gemeenten met verschillende snelheden, omvang en kwaliteit bestanden zullen gaan plaatsen in het e-depot.
f) De incidentele kosten voor het wegwerken van achterstanden worden gedragen door de gemeente Hilversum en Gooise Meren, ieder voor haar eigen deel.
Pagina 3 van 8
Brinklaan 35 | Postbus 6000, 1400 HA Bussum | 035 207 0000 | gooisemeren.nl
g) Wat betreft de rechtsvorm zijn verschillende mogelijkheden verkend en afgewogen. De
samenwerking krijgt vorm door de archieftaken te laten uitvoeren middels een centrumgemeente constructie, waarbij Hilversum als centrumgemeente zal worden aangewezen.
h) Er wordt een begeleidingscommissie ingesteld waarin alle deelnemers zitting hebben. De begeleidingscommissie adviseert en stemt zaken af over de beleidsmatige agenda, financiële aangelegenheden en (jaar)plannen.
i) De naam van de nieuwe organisatie zal zijn “Archief Gooi en Vechtstreek”.
j) De primaire bezoeklocatie en de dienstverlening zal vorm krijgen vanuit het monumentale pand aan de Cattenhagestraat te Naarden (Gooise Meren). De fysieke studiezaal in Hilversum blijft voorlopig op bepaalde momenten open voor bezoekers; de (digitale) toegankelijkheid van de archieven in Hilversum blijft voor het publiek gewaarborgd.
4. Argumenten
1.1 Het op orde hebben van archieftaken is van belang voor de bedrijfsvoering, de verantwoording aan de raad en voor het vastleggen van de geschiedenis van de gemeente. Daarnaast is het een nodig met het oog op transparant bestuur en actieve openbaarheid van informatie. Onderzoek naar de archiefdiensten en de voorgenomen fusie geven inzicht in de bedrijfsvoering, kwaliteiten van beide archiefdiensten en de opgaven voor de toekomst.
2.1 Uit het onderzoek blijkt dat beide archiefdiensten nog niet volledig voldoen aan de wettelijk gestelde eisen, met name op het punt van de inrichting van een digitale bewaarplaats. Daarnaast zijn er andere wettelijke eisen waar deels niet aan voldaan wordt. Zo zijn er bijvoorbeeld
achterstanden in de bewerking van archieven.
2.2 Gezien de positieve te verwachten effecten op kwaliteit, kosten, kansen en het verminderen van kwetsbaarheid is een fusie van beide archiefdiensten zeker aan te bevelen.
2.3 Eén archief kan beter invulling geven aan de unieke mogelijkheid de geschiedenis van de regio Gooi en Vechtstreek te ontsluiten, reconstrueren en uit te dragen. Een regionale archiefdienst kan de integraliteit en diversiteit van het archief versterken, en zo ook bijdragen aan een betere ontsluiting op specifieke lokale thema’s.
2.4 De fusie van beide archiefdiensten leidt tot de vorming van een stabielere en robuustere
archieforganisatie, die in staat is om de drie belangrijkste opgaven voor nu en de nabije toekomst;
(1) voldoen aan de minimale wettelijke taken, (2) verbetering van de digitale dienstverlening, en (3) de transitie naar duurzaam digitaal archiefbeheer, o.a. door middel van een verder te ontwikkelen e-depot, adequaat op te pakken en uit te voeren.
2.5 Een samenvoeging levert financieel voordeel op t.o.v. zelfstandig voorbestaan van beide archiefdiensten afzonderlijk. Het gezamenlijk aanpakken van de transitie naar een duurzaam digitaal archiefbeheer levert de belangrijkste schaalvoordelen op.
3.1 De nieuwe archieforganisatie dient een passende juridische vorm te krijgen, die voldoende waarborgen biedt om de doelstellingen te bereiken en om de taken goed uit te voeren. De opties zijn op de volgende criteria gewogen.
- De toepasbaarheid in deze situatie - Democratische legitimatie
Pagina 4 van 8
Brinklaan 35 | Postbus 6000, 1400 HA Bussum | 035 207 0000 | gooisemeren.nl
- Bestuurlijk draagvlak
- Mate van beïnvloeding en controle door de gemeenten - Slagvaardigheid en flexibiliteit
3.2 De gemeentewet geeft weinig ruimte voor een private invulling van publieke taken en schrijft daarmee voor dat de publiekrechtelijke lijn de voorkeur verdient als het resultaat hetzelfde is als een privaatrechtelijke lijn. Er is dus gekozen binnen de mogelijkheden die de Wet
Gemeenschappelijke Regelingen biedt. Er zijn verschillende mogelijkheden binnen de WGR om een functionele samenwerking tussen bestuursorganen van gemeenten op te richten om een gezamenlijk belang te behartigen.
3.3 De oprichting van een centrumgemeenteconstructie kost relatief weinig energie: het gaat om uitbreiding van de capaciteit van een al functionerende afdeling plus de ontwikkeling van afspraken
3.3 De oprichting van een centrumgemeenteconstructie kost relatief weinig energie: het gaat om uitbreiding van de capaciteit van een al functionerende afdeling plus de ontwikkeling van afspraken