De termen werkoverleg en werkbespreking worden nogal eens met elkaar vergeleken, maar er is wel degelijk verschil tussen beide. Wat dit verschil is wordt uitgelegd, evenals de vraag waarom het belangrijk is om werkoverleg te voeren. Daarnaast worden nog aanwijzingen gegeven voor het invoeren van werkoverleg en komt de inhoud van het werkoverleg aan de orde.
1.1 Wat is een werkbespreking?
Een werkbespreking is geen werkoverleg.
Een werkbespreking is een overleg over het werk tussen leidinggevende en medewerkers, maar ook medewerkers onderling en gaat over het te verrichten werk op korte termijn.
Een werkbespreking heeft een instructief karakter. Het doel van een werkbespreking is meer afstemming en planning van de dagelijkse of wekelijkse werkzaamheden en het oplossen van problemen. Denk bijvoorbeeld aan werkplanning, taakverdeling, afwijkende bestellingen van klanten, nieuwe producten, vakanties of het inwerken van nieuwe collega’s. De frequentie van de werkbespreking is meestal hoger dan die van een werkoverleg (dagelijks of wekelijks).
1.2 Wat is werkoverleg
Werkoverleg is een regelmatig¹, gestructureerd² overleg tussen werkgever (of leidinggevende) en medewerkers.
In het werkoverleg worden informatie en meningen uitgewisseld over alle aangelegenheden³ die het werk en de werksituatie betreffen. Het gaat bij werkoverleg om wederzijds informeren. Een werkoverleg is dus meer dan een werkinstructie of een werkbespreking.
¹ Werkoverleg dient geregeld plaats te vinden. Maak in het bedrijf afspraken over hoe vaak dit overleg plaatsvindt. Er dient een zekere regelmaat te zijn, bijvoorbeeld maandelijks, tweemaandelijks of eens per kwartaal. Veelal wordt dit vastgelegd op een bepaald tijdstip. Dit heeft als voordeel dat het niet ‘vergeten’ of ‘even uitgesteld wordt omdat het net niet uitkomt’.
² Werkoverleg moet gestructureerd zijn. Dat wil zeggen:
- dat er vooraf is nagedacht over de onderwerpen die besproken worden - dat er een bepaalde vergaderorde is
- dat bekend is wat er met de besluiten van het overleg gedaan wordt
- dat de deelnemers aan het werkoverleg van tevoren een agenda hebben ontvangen, zodat ieder zich op het overleg kan voorbereiden
- dat er een verslag wordt gemaakt, waarin op zijn minst de besluiten staan en ook aangegeven wordt wie daarop actie moet ondernemen.
³ Zie paragraaf 1.5
Werkoverleg moet een tweezijdig karakter hebben. Dit wil zeggen dat zowel de werkgever als de medewerkers actief deelnemen aan het overleg en dat de informatie en de opvattingen die de medewerkers inbrengen evenveel waardering krijgen als de informatie en de opvattingen van de werkgever. Werkoverleg met een éénzijdig karakter is niet meer dan een werkinstructie. Bij dit tweezijdige karakter ligt vaak de moeilijkheid bij het tot stand brengen van een werkoverleg, waarin dus ook de invloed van de medewerker op het werk tot zijn recht komt. Het vraagt een cultuurverandering in het bedrijf om niet alleen met ‘opdrachten naar beneden’ te werken, maar ook signalen ‘van onderaf’ op te pikken en er daadwerkelijk wat mee te doen.
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van 4 dit document zou kunnen voortvloeien.
1.3 Waarom werkoverleg
Het doel van werkoverleg is het informeren van medewerkers, ze de mogelijkheid te geven invloed uit te oefenen op de werksituatie, ze te betrekken bij de bedrijfsvoering en daardoor te motiveren. Door het houden van werkoverleg krijgen alle medewerkers dezelfde informatie op dezelfde manier. Er is tijd om stil te staan bij bepaalde onderwerpen en rustig te overleggen, zonder gestoord te worden. Werkoverleg heeft enerzijds zakelijke redenen (bijvoorbeeld besluiten over verbeteringen binnen het bedrijf) en anderzijds sociale redenen (bijvoorbeeld tegemoet komen aan de behoefte aan informatie en het kunnen uiten van een mening).
1.4 Het invoeren van werkoverleg
Werkoverleg van de één op de andere dag invoeren is moeilijk. Medewerkers zijn er niet aan gewend en misschien is het ook wel onduidelijk wat nu precies de bedoeling is. Daarom is het goed om ‘rustig’ te beginnen, bijvoorbeeld met een ‘verlengde koffiepauze’. U zou een vel papier in de kantine op kunnen hangen, waarop de medewerkers mogelijke gespreksonderwerpen aan kunnen geven. Vervolgens kan het werkoverleg steeds meer gestructureerd worden.
Er is een aantal zaken waarmee u rekening moet houden bij de invoering van een werkoverleg:
Denk na over de aanpak van het werkoverleg, bijvoorbeeld:
- hoe vaak vindt het overleg plaats (let op regelmaat)?
- hoe gaat u een werkoverleg voorbereiden?
- wat is de samenstelling van de groep?
- welke (vaste) onderwerpen stelt u aan de orde? (zie ook paragraaf 1.5) - hoe ziet de verslaglegging eruit en wie verzorgt dit?
- is er een geschikte ruimte binnen het bedrijf om een werkoverleg te houden?
- etc.
Zie ook hoofdstuk 2
Bij de invoering van werkoverleg is het belangrijk dat u de medewerkers invloed wilt geven. Daarbij gaat het zowel om het inbrengen van ideeën en voorstellen als om besluitvorming. Als dit niet mogelijk is bij een bepaald onderwerp, leg dan uit waarom dat zo is. Aan de andere kant mag u van de medewerkers verwachten dat zij bereid zijn actief deel te nemen aan het werkoverleg.
Werkoverleg vindt plaats tussen leidinggevende en alle directe medewerkers. Binnen bedrijven met meer personeel en meerdere hiërarchische lagen heeft het de voorkeur om per afdeling een werkoverleg te organiseren. Iedere leidinggevende houdt op zijn beurt een werkoverleg met collega’s en chef. Op deze manier vindt er een verticale ‘doorsluizing’ van beneden naar boven plaats en omgekeerd.
Het is belangrijk dat binnen het hele bedrijf voor iedereen duidelijk is wat een werkoverleg is en kan betekenen voor de onderneming. Werkoverleg als middel om met elkaar te communiceren moet onderdeel van de bedrijfscultuur worden. Zowel directie als leidinggevenden en uitvoerende medewerkers moeten achter het werkoverleg staan. Als de directie niet wil en de werkvloer wel, dan is er grote kans dat verbeteringsvoorstellen van de werkvloer niet worden uitgevoerd en verdwijnt de motivatie bij de medewerkers. Als de directie wel wil maar de werkvloer niet, dan zal een werkoverleg zonder resultaten blijven. Daarom is het van belang dat bij invoering van een werkoverleg direct resultaten zichtbaar zijn, zodat de motivatie om daaraan actief deel te blijven nemen toeneemt.
De voorzitter van het werkoverleg speelt een cruciale rol om het werkoverleg tot een succes te maken.
Voorzitterschap vereist dat u boven de groep kunt staan en veel hangt dan ook af van de leidinggevende capaciteiten. Het is verstandig dat, zeker in de opstartfase van het werkoverleg, begeleiding vanuit het eigen bedrijf (bijvoorbeeld P&O) of een extern bedrijf (bijvoorbeeld een extern bureau als LTO Noord Advies) wordt gegeven. Eventueel kan scholing gevolgd worden op dit onderdeel.
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van 5 dit document zou kunnen voortvloeien.
1.5 Wat is de inhoud van het werkoverleg?
Werkoverleg gaat over alle aangelegenheden die het werk en de werksituatie betreffen. Dit betekent dat er in principe geen enkel onderwerp is dat niet besproken kan worden, tenzij het gaat om persoonlijke, individuele zaken of onenigheid tussen mensen onderling of tussen chef en medewerker. In het werkoverleg worden langere termijn zaken besproken. Onderwerpen die aan de orde kunnen komen in het werkoverleg zijn:
Werkomstandigheden
- Werksfeer en onderlinge verhoudingen (let op: onenigheid tussen mensen onderling of tussen chef en medewerker worden niet in een werkoverleg aan de orde gesteld)
- Verbouwing en/of aanpassingen
- Arbeidsomstandigheden (veiligheid, gezondheid, welzijn, d.w.z. dat het werk niet ongezond mag zijn, veilig moet zijn en dat de werknemers zich er zo prettig mogelijk bij voelen. Concreet valt bijvoorbeeld te denken aan fysieke belasting, werkplekinrichting, persoonlijke beschermingsmiddelen, werk- en rusttijden, ervaren werkdruk, temperatuur, etc)
- Hoeveelheid werk en de kwaliteit van het werk - Afwisseling in het werk
De organisatie van het werk - Werkmethoden - Overwerk
- Arbeidsproductiviteit (sluiten planning en uitvoering op elkaar aan?) - Logistieke processen
- Personeelsplanning
- Regelingen, procedures, afspraken, etc.
Technische middelen - Apparatuur
- Machineonderhoud, machineopstelling Belangrijke ontwikkelingen in het bedrijf
- Informatie over bedrijfsresultaten en bedrijfsproblemen - Resultaten van de productie
- Jaarplan
- Doelstelling van het bedrijf c.q. de afdeling
- Notulen van de OR vergaderingen (> 50 medewerkers) Personele aspecten
- Opleiding en training (nu en toekomst) - Werktijden
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van 6 dit document zou kunnen voortvloeien.
Tip:
Als gestart wordt met werkoverleg, begin dan niet met de meest moeilijke onderwerpen. Gezien de herkenbaarheid lenen vooral arbeidsomstandigheden en de voortgang van het werk zich goed als agendapunt voor het werkoverleg. Inventariseer de tekortkomingen en ga daarmee aan de slag. Benoem echter ook de punten die goed geregeld zijn.
1.6 Deelnemers aan het werkoverleg
Het werkoverleg is in feite bedoeld voor alle medewerkers binnen het bedrijf. Het werkoverleg kan met alle medewerkers tegelijkertijd worden gehouden, maar vaak wordt ook de keuze gemaakt – zeker in de grotere bedrijven - om verschillende overleggen te organiseren. Er wordt dan bijvoorbeeld per afdeling een overleg gehouden en de leidinggevenden en directie vergaderen met elkaar. Belangrijk is dan dat leidinggevenden bepaalde punten uit het afdelingsoverleg meenemen naar het overleg tussen leidinggevenden en directie.
Andersom geldt natuurlijk ook dat leidinggevenden relevante zaken uit hun overleg terug moeten koppelen naar het afdelingsoverleg.
Het is de vraag of scholieren en uitzendkrachten ook bij het overleg betrokken moeten worden. Dit is een lastige vraag, aangezien voor zowel deelname als voor geen deelname wel iets te zeggen valt. Het belangrijkste is dat scholieren en uitzendkrachten goed geïnformeerd moeten worden over voor hen relevante zaken. Als het werkoverleg daaraan bijdraagt, dan moet deze groep daar ook bij betrokken worden. In de praktijk blijkt dat bedrijven er op verschillende manieren mee omgaan. Bedrijven die ervoor kiezen om alle medewerkers bij het werkoverleg te betrekken, dus ook scholieren en uitzendkrachten, vinden niet alleen de informatievoorziening belangrijk, maar geven ook aan dat scholieren en uitzendkrachten als ‘buitenstaander’ met een frisse blik naar het werk en het bedrijf kijken en daar iets van kunnen leren.
Dan zijn er natuurlijk ook nog de buitenlandse uitzendkrachten, zoals Polen en Grieken. Door de taalbarrière wordt deze groep vaak niet betrokken bij het werkoverleg. Individueel contact met deze mensen kan ertoe leiden dat ze punten naar voren brengen die meegenomen kunnen worden in het werkoverleg. Andersom is het ook verstandig om relevante punten uit het werkoverleg terug te koppelen.
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van 7 dit document zou kunnen voortvloeien.