16.1. Uw online aanwezigheid ontwikkelen
De kleine ondernemingen en zelfstandigen zijn zich niet altijd bewust van het belang om een di-gitale strategie vanaf de opstart van hun activiteit toe te passen. Door het creëren van een online aanwezigheid voor uw onderneming kunt u vanaf het begin de bekendheid en zichtbaarheid van uw onderneming op het web vergroten. U heeft, afhankelijk van uw doelstellingen en behoeften, verschillende opties.
Aanwezig zijn op sociale media is een eerste stap die een onderneming in staat stelt zich met een beperkt budget te profileren. De keuze is groot wanneer u op zoek bent naar sociale media om uw activiteit te promoten (Facebook, Twitter, Instagram, ...). Idealiter concentreert u zich echter op de meest geschikte kanalen naargelang uw activiteitengebied; het is vooral belangrijk om die regelma-tig bij te werken om contact met uw abonnees te behouden.
Door een website kunt u uw potentiële klanten over de kwaliteit van uw diensten, uw producten, uw competenties informeren, hen een nieuwsbrief toesturen, ... Als u van plan bent om online te verkopen is het essentieel om over een website te beschikken. Het grootste voordeel ligt in de uitbreiding van uw potentiële klantenkring naar het internationale niveau.
Heeft uw onderneming een website of Facebook-pagina? Belangrijke informatie moet er verplicht op worden opgenomen.
Heeft uw onderneming een website of Facebook-pagina?
Als uw bedrijf een website of Facebook-pagina heeft, moet u er enkele verplichte gegevens op ver-melden, zelfs als u geen producten of diensten online verkoopt. In het bijzonder moet u aangeven :
• de naam van uw onderneming en uw ondernemingsnummer;
• het adres waar uw onderneming gevestigd is;
• de contactgegevens om rechtstreeks met uw onderneming te kunnen communiceren (bijvoor-beeld een telefoonnummer of e-mailadres);
© Adobe Stock.com
• of uw activiteit al dan niet btw-plichtig is;
• als voor de uitoefening van uw commerciële activiteit een machtiging nodig is, moet u de gege-vens van de bevoegde toezichthoudende autoriteit vermelden;
• als u een gereglementeerd beroep uitoefent, moet u de beroepsvereniging waarvan u deel uit-maakt, uw beroepstitel en de toepasselijke beroepsregels aangeven; als uw onderneming on-derworpen is aan een gedragscode moet u dat bekend maken en preciseren hoe die code kan worden geraadpleegd.
Verkoopt u producten of diensten online?
Als u ook online producten of diensten verkoopt, bent u onderworpen aan andere wettelijke be-palingen (zoals bijv. de reglementering over de verkoop op afstand) en moet u op uw website of Facebook-pagina aanvullende informatie vermelden, zoals de totale prijs, de belangrijkste kenmer-ken van de goederen of diensten, de wijze van betaling en levering, enz.
U vindt alle informatie over de internetverkoop op de website van de FOD Economie – pagina Verkoop via internet en op de website Infoshopping.be.
Privacy
Daarnaast legt de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ondernemingen diverse verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming op. Tot die verplichtingen be-hoort in het bijzonder het nemen van passende technische en organisatorische maatregelen om de bescherming van de door uw onderneming verwerkte persoonsgegevens (bijv. personeels-, klanten- en leveranciersbestanden, enz.) te waarborgen. Het niet-naleven van die verplichtingen kan leiden tot zware sancties voor uw onderneming. Voor meer informatie kunt u terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
16.2. Naar een globale digitale strategie?
Zichtbaar zijn op het internet en over een strategie voor digitale communicatie en/of e-commerce beschikken zijn belangrijke elementen voor een onderneming maar de mogelijkheden zijn, zelfs voor een zeer kleine onderneming, veel groter.
Door een globale digitale strategie aan te nemen kunt u ook uw productie- en arbeidsorganisatie-processen verbeteren. Digitalisering is tegenwoordig de eerste en belangrijkste vector voor inno-vatie, concurrentievermogen en groei binnen de ondernemingen geworden.
Digitale communicatie, e-commerce, online agenda, digitaal voorraadbeheer, digitale organisatie van het werk via online bestellingen, elektronische verzending van offertes, elektronische factu-ratie ... zijn allemaal uitdagingen die zelfs door zeer kleine structuren moeten worden aangepakt.
Er zijn tegenwoordig veel goedkope digitale toepassingen op de markt beschikbaar. Zonder bege-leiding zou u misschien nog verschillende pogingen moeten doen om door trial & error die toepas-singen te vinden die het best aan uw verwachtingen voldoen, maar de investering blijft beperkt in verhouding tot de uiteindelijke winst die u kunt behalen.
16.3. Cyberveiligheid: is uw bedrijf er klaar voor?
Keerzijde van de medaille. Met het ontwikkelen van uw online aanwezigheid verhogen ook de risico’s op cyberaanvallen op uw onderneming.
Het maakt niet uit hoe groot de onderneming is, cyberaanvallen veroorzaken meestal onaange-name verstoringen of zelfs ernstige verliezen, zoals:
• het aantasten van het imago en verlies van vertrouwen van de buitenwereld;
• vernietiging en/of diefstal van commercieel belangrijke informatie;
• onbereikbaarheid van bepaalde websites of beschadiging van het werkinstrument door bepaal-de cyberaanvallen;
• eventuele sancties in het geval van het lekken van persoonsgegevens ...
Bij elk incident kunnen de financiële gevolgen aanzienlijk zijn en kan de continuïteit van de acti-viteit snel in het gedrang komen. Het is dus belangrijk goed geïnformeerd te zijn over risico’s die zich kunnen voordoen in uw onderneming en over de middelen waarmee u het daartegen kunt beschermen.
De grote meerderheid van ondernemingen beschikt over belangrijke gegevens (bedrijfsgeheimen, klantenbestanden, facturatie, boekhouding...) en over werkinstrumenten, die beide van cruciaal belang zijn.
Het adequaat beschermen van die gegevens en instrumenten moet een prioriteit zijn voor uw onderneming. U kunt hieraan met enkele essentiële acties bijdragen (maak een back-up van uw gegevens, bescherm ze met sterke wachtwoorden, gebruik antivirussoftware, werk uw software regelmatig bij, ...).
Om u te helpen, stellen de FOD Economie, het Centrum voor Cyberveiligheid België en de Cyber Security Coalition u verschillende instrumenten ter beschikking. Voor meer informatie kunt u de pagina “Cybersecurity en kmo’s” op de website van FOD Economie en onze handleiding
“Cyberveiligheid: Is uw bedrijf er klaar voor?” raadplegen.