WEBTUISTES AS KOMMUNIKASIEMIDDEL

In vandag se samelewing vind kommunikasie al hoe meer op ’n elektroniese basis plaas. Die organisasie se webtuiste, intern en ekstern, word die organisasie se elektroniese beeld, asook die hoof kanaal van interaksie met belangegroepe. Dit is dus belangrik vir organisasies en besighede om die volle potensiaal van ’n webtuiste te ontgin om die impak van ’n webtuiste as ’n kommunikasiekanaal so effektief as moontlik te gebruik. Die gesamentlike beeld van die webtuiste moet die algehele doelwitte en boodskappe van die organisasie aan belangegroepe doeltreffend deurgee. Nie net die gebruik van Internetkanale moet geïntegreer wees nie, maar die organisasie of besigheid se algehele aanlyn teenwoordigheid moet samehangend van aard wees om ’n deurlopende boodskap aan belangegroepe te kan kommunikeer (De Bussy et al., 2000:145).

Die internet verskaf ’n unieke manier vir organisasies om te kommunikeer met die publiek en deelname te bewerkstellig onder die organisasie se verskillende belangegroepe. Ten spyte van ’n gebrek aan fondse vir advertensies en bemarking kan organisasies steeds ’n groot gedeelte van die publiek bereik deur ’n webtuiste wat goed ontwerp en uitgelê is. Nie- winsgewende organisasies wat afhanklik is van donateurs vir fondse om hulle missie te bewerkstelling, kan ’n verhouding met hierdie belangegroep bou om sodoende genoeg fondse in te samel sonder om groot bedrae uit te gee. Vir organisasies bied webtuistes ’n beheerde kanaal waardeur die organisasie met die media, belangegroepe en die publiek kan kommunikeer. Vir belangegroepe bied webtuistes ’n manier waarop die belanghebbende die organisasie visueel kan sien en beter verstaan (Kent et al., 2003:1).

Die behoefte vir ’n webtuiste wat goed ontwerp is, word al hoe meer belangrik vir organisasies, aangesien dit die gebruiker toelaat om maklik en effektief inligting te verkry oor die organisasie (Cooper, 2003:232). Webtuistes het verskeie eienskappe. Die eerste belangrike eienskap wat

gebruik kan word om ’n webtuiste te beskryf, is die inhoud van die webtuiste. Die inhoud van ’n webtuiste moet relevant wees tot die doel daarvan, dit moet maklik leesbaar en verstaanbaar wees, dit moet handig en doelmatig wees, ’n groot hoeveelheid inligting bevat en gegrond wees. Dit moet relevante en opgedateerde inhoud bevat. Tweedens is die navigasie- eienskappe van die webtuiste ook belangrik. Die bruikbaarheid van die webtuiste hang af van hoe die inhoud georganiseer en gerangskik is met betrekking tot ontwerp, uitleg en volgorde. Die organisering van inligting behels ook aspekte soos byvoorbeeld die aantal en effektiwiteit van skakels op die webtuiste, asook hoe die inligting as geheel georganiseer is. Die bogenoemde bepaal hoe maklik en effektief ’n gebruiker die nodige inligting op ’n webtuiste verkry (Tarafdar & Zhang, 2006:14).

Die derde eienskap van ’n webtuiste is die gebruikersvriendelikheid daarvan. ’n Webtuiste moet so ontwerp wees dat dit effektiewe voltooiing van take wat met die webtuiste geassosieer, fasiliteer. Hoe meer pret en visueel aanloklik ’n webtuiste is, hoe meer gebruikersvriendelik maak dit die webtuiste. Die gebruik van grafiese beelde, multimedia, asook ander interaktiewe elemente maak webtuistes meer interessant en gebruikersvriendelik. Interaktiewe elemente soos byvoorbeeld soekenjins en inkopieskakels maak dit maklik vir gebruikers om te wisselwerk op die webtuiste (Tarafdar & Zhang, 2006:14).

Die vierde eienskap is die verpersoonliking van webtuistes. Dit sluit in die geleentheid vir webtuistes om inligting te kan aanpas vir spesifieke behoeftes. As daar gekyk word na MSF Suid-Afrika se webtuiste het hulle ’n skakel wat donateurs toelaat om deur die webtuiste geld te skenk. MSF het dus hulle webtuiste aangepas om by hulle eie behoeftes en hulle belangegroepe se behoeftes aan te pas. Die laaste eienskap van ’n webtuiste is die tegniese aspekte. Dit behels die sekuriteitstellings en dies meer (Tarafdar & Zhang, 2006:14).

Om die vloei van inligting op organisasies se webtuistes te bestuur, moet daar seker gemaak word dat die inligting opgedateer en akkuraat bly. Organisasies moet ook so gou en deeglik as moontlik reageer op gebruikers se navrae op die webtuiste. Die webtuiste kan gebruik word as ’n promosionele item om die organisasie se missie en visie te kommunikeer, die bestuur bekend te stel, asook om produkte en dienste te adverteer. Nuusflitse van vennootskappe wat gevorm is, kwartaallikse nuusgebeure, ens. kan ’n organisasie se positiewe beeld en handelsmerk versterk en kan sodoende die organisasie bekendstel as ’n waardevolle bate vir belangegroepe. Webtuistes wat nie openbare kwessies aanspreek nie kan ’n organisasie se reputasie meer skade doen as wat dit ’n positiewe impak om belangegroepe het (Duhé, 2007:139).

Elemente soos byvoorbeeld skakels na ander media, laat organisasies toe om ook jonger teikengroepe te bereik, aangesien donateurs se gemiddelde ouderdom ouer as 55 jaar is volgens Fischer en Neumann (2003:13), soos genoem in Ingenhoff en Koelling (2008:1). Organisasies moet belangegroepe se terugvoer in ag neem, daarop aanspraak maak, sowel as daarby aanpas, aangesien die sukses van die verhouding tussen die belangegroep en die organisasie daarvan afhang. Die bevindinge uit Kent, Taylor en White (2003) se studie dui daarop aan dat webtuistes wat meer dialogies georiënteerd is, geneig is om meer en vinniger te reageer op belanghebbendes wat inligting van die organisasie soek (Kent et al., 2003:1). Organisasies se webtuistes help om die bewustheid en beskrywing van ’n organisasie of besigheid se produkte en dienste te bevorder. Die effektiwiteit van die gebruik van die Internet as deel van ’n organisasie of besigheid se kommunikasie- en verhoudingsboutaktieke, word as krities beskou wanneer die potensiaal van ’n webtuiste as ’n dialogiese kommunikasietoestel beskou word. Die gebruik van die ’n webtuiste dra nie vanself by tot die bou van verhoudings binne ’n organisasie nie. Dit is belangriker dat die webtuiste reg geïmplementeer word en daar ’n deeglike begrip is van dialogiese kommunikasie (Hyojung & Reber, 2008:409).