In deze vragenreeks polsen we naar de eerder technische oplossingen die een centraal erfgoedplatform volgens de cultureel-erfgoedsector zou moeten aanbieden.
* Welke oplossing is voor uw organisatie het meest interessant/nuttig?
Welke oplos-sing is voor uw organisatie het meest interes-sant/nuttig?
Algemeen
(P=98) Landelijk er-kende musea (P=19)
Lokale en re-gionale musea (P=20)
Archieven en collectiebe-heersysteem + beheersysteem voor foto’s, vi-deo’s ... + digitaal depot
68 69,39% 13 68,42% 10 50,00% 10 71,43% 17 73,91% 10 45,45%
Een collectiebe-heersysteem + beheersysteem voor foto’s, vi-deo’s ... en het maken van afge-leide bestanden (DAM)
20 20,41% 6 31,58% 6 30,00% 3 21,43% 5 21,74% 8 36,36%
Een collectie-beheersysteem met enkele fotografische afbeeldingen / reproducties, geen video of andere content (zoals 3D)
6 6,12% 0 0,00% 2 10,00% 1 7,14% 0 0,00% 3 13,64%
Ik weet het niet 2 2,04% 0 0,00% 1 5,00% 0 0,00% 0 0,00% 1 4,55%
Niet ingevuld 2 2,04% 0 0,00% 1 5,00% 0 0,00% 1 4,35% 0 0,00%
TOTAAL 98 100,00% 19 100,00% 20 100,00% 14 100,00% 23 100,00% 22 100,00%
CO NCL USIE
• Het valt op dat de meeste deelnemers opteren voor een collectiebeheersysteem in combinatie met zowel een beheersysteem voor foto’s en video’s als een digitaal depot. Momenteel beschikt slechts een beperkt aantal actoren over een eigen DAM-systeem, laat staan over een digitaal depot.
• Er is tevens een significante groep die tevreden zou zijn met een collectiebeheersy-steem in combinatie met een DAM-sycollectiebeheersy-steem, dus zonder digitaal depot.
• Nauwelijks iemand zit te wachten op een platform waarbij enkel een collec-tiebeheersysteem wordt aangeboden. Nochtans is dit het model dat momenteel het meest courant wordt ingezet.
* Wat is volgens u de maximale betalingsbereidheid voor een centraal registratieplatform/systeem bij uw organisatie?
Wat is volgens u de maximale betalingsbereid-heid voor een centraal regi-stratieplatform/
systeem bij uw organisatie?
Algemeen
(P=98) Landelijk er-kende musea (P=20)
Lokale en re-gionale musea (P=19)
Archieven en
5.000 tot 10.000
euro per jaar 2 2,04% 2 10,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00%
Niet van
toepas-sing 2 2,04% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 2 9,09%
Niet ingevuld 3 3,06% 2 10,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 1 4,55%
Totaal 98 100,00% 20 100,00% 19 100,00% 14 100,00% 23 100,00% 22 100,00%
NCL USIE
• Alhoewel uit de vorige vraagstelling blijkt dat men een systeem met zeer uitgebreide functionaliteiten verkiest, is de jaarlijkse betalingsbereidheid niet groot.
• De grootste betalingsbereidheid vindt men bij de landelijk erkende musea, de archieven, de bibliotheken en de erfgoedcellen alhoewel men ook daar uitzonderlijk boven de 2.500 euro op jaarbasis uitkomt.
• Bij de regionale en lokale musea en de erfgoedverenigingen zit deze betalings-bereidheid grotendeels onder de 500 euro per jaar.
* Hebt u er een idee van wat de huidige opslagcapaciteit is die uw organisatie nodig heeft en zo ja, hoe-veel?
Hebt u er een idee van wat de huidige opslag-capaciteit is die uw organisatie nodig heeft?
Algemeen
(P=98) Landelijk er-kende musea (P=20)
Lokale en re-gionale musea (P=19)
Archieven en erfgoedbiblio-theken (P= 14)
Erfgoedcellen
(P=23) Erfgoedvereni-gingen (P=22)
Ja 41 41,84% 10 50,00% 3 15,79% 8 57,14% 11 47,83% 9 40,91%
Nee 57 58,16% 10 50,00% 16 84,21% 6 42,86% 12 52,17% 13 59,09%
Totaal 98 100,00% 20 100,00% 19 100,00% 14 100,00% 23 100,00% 22 100,00%
58% van de deelnemers heeft op de bevraging zelf geen actieve kennis van de noodzakelijke opslagcapaci-teit.
Indien u op de vorige vraag ‘ja’
antwoordde, hoeveel opslag-capaciteit is dat dan?
Algemeen
(P= 35) Landelijk er-kende musea (P=8)
Lokale en re-gionale musea (P=4)
Archieven en erfgoedbiblio-theken (P=7)
Erfgoedcellen
(P= 7) Erfgoedver-enigingen (P=9)
Minder dan 100
GB 3 8,57% 0 0,00% 1 25,00% 0 0,00% 0 0,00% 2 22,22%
Bij de deelnemers die het wel weten valt de hoge opslagcapaciteit op, gaande van minstens 3 gigabyte tot maximaal 800 terrabyte. Dergelijke opslagcapaciteit valt moeilijk te rijmen met de lage betalingsbereidheid.
CO NCL USIE
• De verwachtingen naar de opslagcapaciteit zijn (waarschijnlijk terecht) zeer hoog, maar staan opnieuw nauwelijks in verhouding tot de betalingsbereidheid.
• Wie de marktprijzen voor bv. opslagcapaciteit, licenties voor collectiebeheersyste-men en DAM-systecollectiebeheersyste-men kent, weet dat de betalingsbereidheid niet in verhouding is met de effectieve kost en dat de verwachtingen wat investeringen van de Vlaamse overheid betreft verhoudingsgewijs zeer hoog zijn.
• Het vergt verder kwantitatief onderzoek om te bepalen wat de noodzakelijke opslag-capaciteit voor een centraal erfgoedplatform zou moeten zijn.
* Welke softwaresystemen gebruikt u nu binnen uw organisatie als collectiebeheersysteem?
Algemeen
(P=98) Landelijk erkende
musea (P=20) Lokale en
regiona-le musea (P=19) Archieven en erf-goedbibliotheken
Axiell Collections (eigen
licentie) 1 0 1 0 0 0
Axiell Collections Cloud 4 3 1 0 0 0
Adlib (via
Erfgoedin-zicht) 42 11 12 1 12 6
Axiell Collections (via
Erfgoedinzicht) 27 8 11 1 6 1
Axiell Move 11 5 4 0 2 0
The Museum System
(TMS) 2 2 0 0 0 0
Collective Access 10 0 0 1 6 3
Keep Thinking - QI 1 0 0 1 0 0
Stralo 0 0 0 0 0 0
Skinsoft 0 0 0 0 0 0
ErfgoedRegister (via
ErfgoedPlus) 20 0 0 1 7 12
Eigen oplossing op
maat gemaakt 8 1 1 2 0 4
Geen
collectiemanage-mentsysteem 4 0 2 1 1
Een ander systeem 11 1 0 2 5 3
Ik weet het niet 10 1 4 1 1 3
* Welke software/dienstverlener gebruikt u nu als beheersysteem voor uw foto’s, video’s, … ?
Algemeen
(P=98) Landelijk er-kende musea (P=20)
Lokale en re-gionale musea (P=19)
Archieven en erf-goedbibliotheken Maior (eigen licentie)
Resour-cespace 6 6
Axiell DAMS 4 1 3
CollectiveAc-cess 9 1 6 2
DAMS (Stad
Antwerpen) 3 2 1
Via Lukas, Art in Flanders (nu meemoo)
12 9 3
Een ander
be-heersysteem 23 4 5 6 8
Geen
beheer-systeem 30 7 6 5 4 8
Een cloudser-vice zoals Dropbox, Googledocs, iCloud Drive, Microsoft …
5 5
Ik weet het
niet 7 2 2 1 1 1
CO NCL USIE
• Adlib/Axiell is veruit het meest gebruikte systeem binnen de cultureel-erfgoedsec-tor (vooral bij de musea en de erfgoedcellen). Verder is het diversiteit troef wat de inzet van collectiebeheersystemen en DAM-systemen betreft.
• Het valt tevens op dat niet-erfgoedspecifieke systemen als Excell en Access nog steeds zeer intens in de cultureel-erfgoedsector worden gebruikt.
• Het lijkt zeker zinvol in de derde fase van dit onderzoek expliciet nog eens te polsen naar de bereidheid om over te stappen van Adlib of andere Axiell-oplossingen naar andere systemen.
* Zou uw organisatie bereid zijn om over te stappen naar een ander systeem?
Algemeen
(P=98) Landelijk er-kende musea (P=20)
Lokale en re-gionale mu-sea (P=19)
Archieven en erf-goedbibliotheken
• Bij de meeste deelnemers en groepen hangt de bereidheid om over te stappen af van de voorwaarden die met het nieuwe platform samenhangen.
• Het valt op dat bij de archieven en de erfgoedbibliotheken het aantal actoren dat geen bereidheid toont om over te stappen even groot is als het aantal actoren dat wel bereid is. In die groep is er duidelijk het minst bereidheid om over te stappen.
* Open vraag: Wat zijn volgens u de doorslaggevende elementen bij een eventuele overstap?
. geen dataverlies bij overstap . gebruikersvriendelijk systeem . betaalbaar
. flexibiliteit voor het aanpassen aan eigen noden . goede ondersteuning, begeleiding en support . aangepast aan collectie en depot
. betere workflows mogelijk, LOD, delen data, ingebouwde verrijking . veiligheid van het systeem
. eenvoudige overstap naar nieuw systeem
. geen verhoging van de arbeidsintensiviteit van de medewerkers . open source
. documentatie van het systeem . uitbreidbaarheid van het systeem
. integratie met eigen toepassingen en sectorale oplossingen . meertaligheid van het systeem
. behoud van de huidige functionaliteiten . openheid van het systeem, API beschikbaar
. eventuele subsidies voor het werk door een vereniging . beschikbaarheid van de vrijwilligers
. vlotte import en export
. de kwaliteit van de opleiding voor het nieuwe systeem . eenvoud van het systeem
. minimale eigen tijdsbesteding . kwaliteit foto’s
CONCLUSIE
• Belangrijk bij de overstap is de vrees voor dataverlies en het gebruikscomfort (ondersteuning, gebruiksvriendelijkheid, eenvoud, documentatie).
• Via de chat werd gewezen op het toenemend belang van de helpdesk ten aanzien van de (mindere) kwaliteit en (grotere) complexiteit van het centraal registratiesysteem.
* Welke oplossingen zijn volgens u geschikt om uw collectie zichtbaar en doorzoekbaar te maken op uw eigen website? (meerdere antwoorden mogelijk)
Algemeen
(P=98) Landelijk er-kende musea (P=20)
Lokale en re-gionale musea (P=19)
Archieven en erfgoedbiblio-theken (P=14)
Erfgoedcellen
(P=23) Erfgoedvereni-gingen (P=22)
1. Ik wil mijn collectie zichtbaar maken in Europeana, Wikimedia-platformen ...
61 23% 15 26% 14 25% 12 31% 13 20% 7 13%
2. Ik wil mijn collectie zichtbaar maken via een gemeenschappelijke web-site zoals ErfgoedInZicht of ErfgoedPlus.
58 22% 10 18% 12 22% 5 13% 17 27% 14 26%
3. Ik wil een API om mijn collectie zichtbaar en doorzoekbaar te maken in applicaties en platformen van mijn eigen organisa-tie of van derden.
56 21% 15 26% 11 20% 9 23% 16 25% 5 9%
4. Ik wil een uitgebreide oplossing en integratie in mijn eigen website via een API.
52 19% 14 25% 6 11% 11 28% 12 19% 9 17%
5. Ik wil een eenvoudige oplossing die ik kan in-tegreren in mijn website (soort widget).
33 12% 2 4% 10 18% 1 3% 6 9% 14 26%
6. Mijn organisatie heeft
geen eigen website. 4 1% 1 2% 2 4% 0 0% 0 0% 1 2%
7. Ik wil mijn collectie kunnen afschermen zodat deze enkel voor de leden zichtbaar is.
3 1% 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% 3 6%
8. Mijn organisatie wil haar collectie niet zicht-baar maken op een eigen website.
1 0% 0 0% 0 0% 1 3% 0 0% 0 0%
268 100% 57 100% 55 100% 39 100% 64 100% 53 100%
* Open vraag: zijn er belangrijke issues die nog niet aan bod kwamen en die u toch wil aankaarten?
. Inspraakmogelijkheden bij ontwikkeling.
. Mogelijke koppelingen naar interne systemen (verhuismodule, resourcespace).
. Mogelijkheden tot (beperkt) maatwerk.
. De rol / visie van departement als collectiebeheerder zelf.
. De kosten en al dan niet verplichtingen.
. Immaterieel erfgoed en integratie met databases van onroerend erfgoed.
. Keuzevrijheid tussen gemeenschappelijk en eigen platform.
. Lastig dat Vlaanderen eigen systeem stimuleert, terwijl ze het jaren geleden jammer vond dat alle erfgoedcel-len een eigen systeem lieten ontwikkeerfgoedcel-len en zo telkens de financiële middeerfgoedcel-len lieten versnipperen.
. Het systeem moet ontsluiting stimuleren en het systeem moet gebruikersvriendelijk zijn.
. Functionaliteit van bulkimport.
. Garanties rond duurzaamheid, vooral naar de actoren die ondersteunen en toeleiden naar het platform.
. Belang van ondersteuning bestaande systemen.
. Ondersteuning in digitaal leiderschap bij erfgoedmedewerkers.
. Beheer van collecties voor derden, aandacht voor privé-eigenaars.
. Continuïteit op lange termijn.
. De input van de eindgebruiker.
. Erfgoedbank voldoende als beheersinstrument beschouwen, niet voornamelijk als publieke ontsluitingstool.
. Voor kleine organisaties is het belangrijk om één systeem te hebben voor het beheer en het tonen aan het publiek.