Bezint eer ge begint…
Een evenement organiseren begint niet met het regelen van de locatie en andere
praktische zaken. Voordat je praktische zaken begint te regelen is het verstandig om eerst bij enkele andere zaken stil te staan:
a) De ‘why’ van het evenement
o Er is een idee ontstaan om een evenement te organiseren: zorg dat dit idee kort wordt uitgewerkt zodat iedereen dezelfde doelstelling heeft
o Beschrijf kort wat aanleiding van het evenement is o Definieer de doelstellingen van het evenement o Benoem het karakter van evenement
o Bepaal de doelgroep van je evenement
b) De ‘how’ van het evenement
o Stel het beschikbare budget vast o Bepaal de vorm van het evenement
o Maak een begroting per onderdeel van het evenement o Stel je organisatieteam samen, enkele tips:
Bepaal wie hoofdverantwoordelijk is
Bepaal wie budgetverantwoordelijk is
Bepaal wie verantwoordelijk is voor de (externe) communicatie
Bepaal de taken voor het gehele organisatieteam
Bepaal ook de verantwoordelijkheden voor tijdens het evenement
o Bepaal of het evenement geheel intern wordt georganiseerd of dat er externe hulp wordt ingeschakeld
o Maak een draaiboek voor het evenement (benoem hierin de categorieën wanneer/wat/wie/status)
o Maak een overzicht van iedereen die meewerkt aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en zorg dat het gehele organisatieteam hierover kan beschikken
Inique4U T 033 – 26 00 178 KvK Amersfoort 54104297 Wessel Ilckenstraat 54 M 06 - 461 114 38 BTW-nr. 1887.27.127.B01 3813 ZB Amersfoort info@inique4u.nl ING NL84INGB0005570479
c) De ‘praktische zaken’ voor het evenement
I De locatie
o Bepaal de datum van het evenement
o Onderzoek welke locaties geschikt zijn voor jouw evenement
o Maak afspraken om de locaties te bezoeken (check bij de afspraak of de gewenste datum beschikbaar is)
o Bepaal de locatie en neem hier een optie
[TIP] een optie nemen kan vaak kosteloos, aan een reservering zijn meestal kosten verbonden
o Calamiteitenplan opstellen in samenwerking met de locatie o Bewegwijzering geregeld
o Vervoer van spullen geregeld naar locatie
o Welke catering is er nodig en hoe ver van te voren moet het definitieve aantal deelnemers worden doorgegeven
[TIP] de datum van het definitieve aantal is ook bepalend voor je inschrijftermijn om onnodige kosten te besparen
[TIP] houdt rekening met 10% no show o Is er accommodatie nodig voor team en/of sprekers
Zo ja, inventariseren hoeveel en opties nemen
Kortingsmogelijkheden bespreken in combinatie met het evenement o Indeling ruimtes bepalen aan de hand van de tijdsindeling
VIP-ruimtes nodig
Ontvangstbalie inrichting
Subruimtes voor workshops/lezingen e.d.
Eet- en drinkgelegenheid
Netwerkplein
Parkeerwacht nodig?
Decoratie nodig?
Welke audio visuele middelen zijn er nodig?
Hoe is de internetverbinding en wat is de te verwachten belasting?
[TIP] bij gebruik van een App tijdens het evenement is er sprake van piekbelasting! Spreek dit goed door met de locatie
Inique4U T 033 – 26 00 178 KvK Amersfoort 54104297 Wessel Ilckenstraat 54 M 06 - 461 114 38 BTW-nr. 1887.27.127.B01 3813 ZB Amersfoort info@inique4u.nl ING NL84INGB0005570479
II Inhoud evenement
o Maak een programma met tijdsindeling voor het evenement
[TIP] Bouw enige lucht in je tijdsindeling zodat je eventuele uitloop kunt opvangen
[TIP] Begin je evenement niet te vroeg vanwege de files. Start bijvoorbeeld om 09.30u met de registratie en om 10.00u met je evenement
[TIP] Bouw tijd in het programma voor onderling netwerken
[TIP] Zorg voor een goede spetterende (plenaire) afsluiting zodat deelnemers tot het eind van het evenement blijven
o Bepaal hoeveel deelnemers maximaal bij het evenement kunnen zijn o Maak een inschatting hoeveel personeel er nodig is voor ondersteuning
o Ga in gesprek met MBO scholen in de omgeving zij leveren graag gastvrouwen en –heren als praktijkstage
o Heb je gastsprekers nodig?
Zo ja, maak een long-list van mogelijke gastsprekers
Zo ja, wie is verantwoordelijk voor de contacten met de gastsprekers
Zo ja, maak een korte briefing wat je van de gastsprekers verwacht met deadlines
Zo ja, moet de presentatie in een bepaal format? Stel deze beschikbaar bij de briefing
Zo ja, bepaal welke informatie je van de gastspreker wilt ontvangen voor op de website e.d. (profielfoto, titulatuur, korte samenvatting inhoud)
Zo ja, bepaal of er een vergoeding is voor de gastsprekers of regel een bedankje
Zo ja, wil je achteraf de presentatie beschikbaar hebben voor de deelnemers?
[TIP] zorg voor een laptop op het evenement en verzamel direct na afloop alle presentaties van de gastspreker, zij hebben deze al vaak op een USB stick mee
o Is er entertainment gewenst
o Bepaal of je met een programma boekje wilt werken of dat je het programma digitaal aanbiedt bijv. via een app
o Zorg voor een zogeheten ‘evenementkist’ voor noodgevallen tijdens het evenement (hierin doe je bijvoorbeeld: reserve lege badges, tape, stiften, schaar, batterijen, verlengsnoeren, pennen, correctievloeistof enz.)
III Leveranciers
o Maak een wensenlijst met wat je graag zou willen op het evenement
Verdeel de lijst in need-to-have en nice-to-have
Plan een brainstorm bijeenkomst en laat iedereen zijn ideeën opschrijven o Vraag bij verschillende leveranciers offertes en levertijden op voor dezelfde dienst of
product
o Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers
o Leg schriftelijk de gemaakte afspraken en leveringsvoorwaarden vast o Neem de leverdata op in het draaiboek
o Verwerk de contactgegevens van de vastgelegde leverancier in het draaiboek
Inique4U T 033 – 26 00 178 KvK Amersfoort 54104297 Wessel Ilckenstraat 54 M 06 - 461 114 38 BTW-nr. 1887.27.127.B01 3813 ZB Amersfoort info@inique4u.nl ING NL84INGB0005570479
IV Registratie
o Stuur zodra een datum bekend is, een ‘save the date’ naar je mailinglijst en op sociale media
o Bepaal de inschrijvingstermijn
o Zorg dat de inschrijving goed is ingericht
Denk na hoe je het wilt inrichten: een pagina met registratielink scheelt een hoop handmatige handelingen
Denk na over je opvolgingsmailtjes (betaling, definitieve aanmelding, aanvullende gegevens, dieetwensen enz)
Denk na over het overzicht van inschrijvingen, hoe beter dit is ingericht, hoe makkelijker je de badges kunt maken
o Stuur een uitnodiging met registratielink naar de genodigden
[TIP] Geef een globale tijdsindeling en geen complete planning dit geeft je als organisatie ook nog enige flexibiliteit in het programma
o Geef regelmatig een update van het aantal deelnemers tijdens de meetings van het organisatieteam
o Stuur een reminder naar nog niet aangemelde relaties
o Stuur de dag voor het evenement de ‘laatste details’ e-mail met routebeschrijving naar de locatie en de praktische informatie voor het evenement. Hier kun je eventueel ook de # voor het evenement vermelden
V Communicatie
o De zaken die bij de ‘why’ op papier zijn gezet vormen de basis voor je communicatie.
[TIP] Denk met het (communicatie/organisatie) team na over de volgende vragen:
1) Wat is de reden/doelstelling dat je over het evenement gaat communiceren?
2) Welke (online) communicatie middelen wil hiervoor inzetten? (social share mogelijkheden, bloggen, website, sociale media, newsfeed) 3) Waarom wordt er gekozen voor deze genoemde (online) communicatie
middelen?
4) Bij de ‘why’ is de doelgroep vastgesteld, weet je waar deze doelgroep zich (online) bevindt en welke devices deze doelgroep gebruikt?
5) Welke strategie gaan we volgen (maak een korte beschrijving)?
6) Wat wordt de kernboodschap van het evenement?
o Maak een (sales) pagina op je website aan waar mensen meer kunnen lezen over het evenement en zich kunnen inschrijven (heb je een database waarin de gegevens verzameld kunnen worden)
o Stel marketingteksten op die op diverse fronten gebruikt kunnen worden
o Maak een marketingplanning, waarin wil ik welk platform actief zijn en hoe vaak o Zijn de beelden en eventueel ontwikkelde materialen rechtenvrij
o Is bekend aan welke huisstijl voldaan moet worden o Nodig de (plaatselijke) pers uit
o Zorg voor persberichten voorafgaand aan het evenement o Zorg voor een fotograaf of cartoonist tijdens het evenement
Inique4U T 033 – 26 00 178 KvK Amersfoort 54104297 Wessel Ilckenstraat 54 M 06 - 461 114 38 BTW-nr. 1887.27.127.B01 3813 ZB Amersfoort info@inique4u.nl ING NL84INGB0005570479 o Bepaal of je een (digitaal) magazine van het evenement wil maken
o Bepaal welke vragen je op wil nemen in het evaluatieformulier
o Bepaal of er gebruik gemaakt gaat worden van een App voor/tijdens en na het evenement
o Denk na over een goodybag / gadgets voor de deelnemers
[TIP] Geef iets ludieks mee voor onderweg zodat het evenement blijft ‘hangen’
Inique4U T 033 – 26 00 178 KvK Amersfoort 54104297 Wessel Ilckenstraat 54 M 06 - 461 114 38 BTW-nr. 1887.27.127.B01 3813 ZB Amersfoort info@inique4u.nl ING NL84INGB0005570479