Verslag van het ingevolge artikel 5, eerste lid sub d. van het Archiefbesluit 1995 gevoerde overleg tussen SIO-Provisa en het Nationaal Archief met betrekking tot de selectielijst, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor de
archief-bescheiden van de provinciale organen en de commissaris van de Koning over de periode 1 januari 2014 tot 1 januari 2020.
Den Haag, november 2021 Rianne Smelt
Emanuel Tomassen
Selectiedoelstelling en belangen
Tijdens het opstellen van de selectielijst en tijdens het gevoerde overleg is rekening gehouden met de in artikel 2, sub c van het Archiefbesluit 1995 genoemde waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het onder sub d van
hetzelfde artikel genoemde belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Als uitgangspunt geldt de selectiedoelstelling zoals geformuleerd in de selectielijst, die inhoudt dat de belangrijkste bronnen van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig worden gesteld voor blijvende bewaring. Met het te bewaren materiaal moet het mogelijk zijn om een reconstructie te maken van de hoofdlijnen van het handelen van de overheid ten opzichte van haar omgeving, maar ook van de belangrijkste historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen, voor zo ver deze zijn te reconstrueren uit de
overheidsarchieven.
Organisatie van het overleg
Het overleg over de concept-selectielijst tussen de vertegenwoordigers van de zorgdrager en de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris vond mondeling en schriftelijk plaats in de periode juni 2021 tot september 2021. De concept-selectielijst werd tevens voorgelegd aan een externe deskundige, in overeenstemming met artikel 3, lid 1, sub d, van het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995.
29 Aan dit overleg werd door de volgende personen deelgenomen:
Als archief- en materiedeskundigen namens de zorgdrager:
Peter Diebels, Provinciearchivaris van de provincie Zuid-Holland Ellie Schetters, Voorzitter SIO-Provisa
Als vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris:
Rianne Smelt, senior medewerker waardering en selectie Emanuel Tomassen, senior medewerker waardering en selectie Als externe deskundige:
Roger Vleugels
Verslag van het overleg
Reikwijdte van de selectielijst
De voorliggende selectielijsten zijn van toepassing op archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen in de periode 1 januari 2014 tot 1 januari 2020 door de provinciale organen dan wel de commissaris van de Koning als rijksorgaan.
De organen van gemeenschappelijke regelingen, waaraan één of meer provincies
deelnemen, vallen niet onder de werking van deze voorliggende selectielijsten. Voor die organen blijft de selectielijst voor provinciale organen 2005 gelden. Hierbij geldt één
uitzondering, namelijk Samenwerkingsverband Noord-Nederland, die onder de toepassing van de voorliggende selectielijst valt. De selectielijst voor de provinciale organen vanaf 1 januari 2020 is van toepassing op de gemeenschappelijke regelingen indien zij SIO Provisa hebben gemachtigd om hieraan deel te nemen, hetgeen in de bijlage bij de selectielijst 2020 is aangegeven.
De volgende selectielijsten worden ingetrokken:
• De ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van de provinciale organen, ontvangen of opgemaakt vanaf 1 januari 2014’, zoals vastgesteld in de Staatscourant van 14 december 2017, nr. 71583;
• De ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van de commissaris van de Koning als rijksorgaan 2014’, vastgesteld in de Staatscourant van 14 december 2017, nr. 71588.
Opmerkingen bij het ontwerpen van de selectielijsten
Waar op rijksniveau de algemene rijksarchivaris een directe rol heeft in het ontwerpen van selectielijsten, staat deze voor decentrale overheden meer op afstand. Concreet hebben de provinciale archivarissen een eigen verantwoordelijkheid bij het vaststellen van bewaar-termijnen van (categorieën) archiefbescheiden bij de selectielijst voor provinciale organen.
De algemene rijksarchivaris heeft twee rollen bij de totstandkoming van deze selectielijst:
30 1. Het toetsen van de concept selectielijst aan de eisen gesteld in artikel 5 Archiefbesluit
1995;
2. Het borgen van de eenheid van het selectiebeleid. Hiervoor kijkt de algemene rijksarchivaris naar een aantal methodische elementen (waaronder
selectiedoelstelling, selectiecriteria en toepassing van de waarderingsmethodiek).
Hieruit volgt dat de algemene rijksarchivaris niet inhoudelijk de afzonderlijke processen met de daaraan gekoppelde bewaartermijnen heeft getoetst.
De zorgdragers van in dit geval de provinciale organen, betrekken bij het opstellen van een selectielijst een externe deskundige. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris hebben vastgesteld dat de externe deskundige ook als zodanig is benoemd en een advies heeft uitgebracht over de voorliggende selectielijst. Daarmee is invulling gegeven aan de vereisten van het Archiefbesluit 1995. Bij de selectielijst voor de commissaris van de Koning als rijksorgaan daarentegen heeft de algemene rijksarchivaris wel een directe rol in het opstellen ervan. Onderstaand verslag is dan ook primair een weergave van het gesprek tussen de vertegenwoordigers van zowel SIO-Provisa als het Nationaal Archief.
Opmerkingen bij de toelichtende tekst
Bij de vaststelling van de nieuwe selectielijsten in 2020 voor zowel de provinciale organen als de commissaris van de Koning als rijksorgaan, werd duidelijk dat in de in 2014 en 2017 vastgestelde selectielijsten wijzigingen waren doorgevoerd in Provisa in de periode 2014-2020. Dit betrof geheel nieuwe of het intrekken van oude selectiebeschrijvingen, het wijzigen van de wettelijke basis of het aanpassen van de omschrijving. Al deze wijzigingen zijn nooit officieel door de algemene rijksarchivaris namens de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld. Ten behoeve van een correcte selectie van alle archiefbescheiden van provinciale organen en de commissaris van Koning als rijksorgaan voor de periode 2014 – 2020, zijn de delen B en C van deze selectielijsten aangevuld. In deel A (de toelichting) is het actualiseringsproces beschreven.
Bij de actualisatie van de voorliggende selectielijsten overheerste een praktische benadering.
Het uitgangspunt was om zoveel mogelijk intact te laten en slechts aan te passen of aan te vullen qua selectiebeschrijvingen om een volledige selectielijst te bereiken. Het opstellen van nieuwe selectielijsten zouden een te grote inspanning vergen van de zorgdragers om door te voeren in hun archiefbeheer over de periode 2014 tot 2020. Het bieden van continuïteit in de toen uitgevoerde waardering en selectie heeft eveneens een rol gespeeld. Dat betekende in dit specifieke en eenmalige geval ook het aanhouden van een selectiedoelstelling en -criteria die tegenwoordig bij het opstellen van selectielijsten niet meer worden aangehouden.
Een andere praktische oplossing lag in het toepassen van deze selectielijst op het
Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN). Voor deze gemeenschappelijke regeling bleek geen selectielijst te zijn vastgesteld. Omdat een actualisatie van de selectielijst voor
31 provinciale organen 2005 naar het zich laat aanzien niet aan de orde zal zijn, is er voor gekozen om SNN aan te laten sluiten bij de voorliggende selectielijst. Zodoende is er voor SNN in ieder geval voor de periode 2014 tot 2020 een selectielijst voorhanden. De afgegeven machtiging geldt echter niet voor de selectielijst voor de provinciale organen 2020; wanneer deze laatstgenoemde selectielijst wordt geactualiseerd, zal SNN SIO-Provisa opnieuw moeten machtigen om daaraan deel te kunnen nemen.
In de voorliggende selectielijsten zijn de uitzonderingscriteria en het aanwijzen van hotspots als afzonderlijke processen opgenomen. De vertegenwoordigers van zowel de zorgdragers als de algemene rijksarchivaris vinden dit onwenselijk. Het toepassen van de uitzonderings-criteria van vernietiging leidt tot het afwijken van de in een selectielijst vastgestelde
bewaartermijnen. Een set met criteria is om die reden niet standaard of structureel op te nemen bij de procesbeschrijvingen. Uitzonderen moet geen structurele optie in een selectielijst zijn, maar een uitzondering blijven. In de praktijk vindt waardering plaats op grond van een termijn uit de vastgestelde selectielijst, in dit geval te vernietigen na x aantal jaar. Hierna kan het inzicht ontstaan om bepaalde dossiers toch uit te zonderen van
vernietiging op grond van artikel 5, lid 1, sub e, Archiefbesluit 1995. Door het artikel toe te passen ná vaststelling van de selectielijst, is het transparant dat de provincies zijn gekomen tot een uitzondering in het toepassen van de selectielijst. Dit geldt ook voor hotspots. Het aanwijzen van hotspots is een activiteit die aanvullend is op een vastgestelde selectielijst.
Alleen de procedure om te komen tot een hotspotlijst is opgenomen in de toelichting van een selectielijst. Niettemin is bij deze actualisatie gekozen om de lijsten uit 2014/2017 intact te laten en alleen aan te vullen waar nodig. De opname van uitzonderingscriteria en het aanwijzen van hotspots als afzonderlijke processen zijn dan ook niet aangepast.
In de toelichting op beide concept selectielijsten was niet geëxpliciteerd dat de selectielijsten uit 2017 ingetrokken dienden te worden. Op verzoek van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris is dit alsnog opgenomen in onderdeel 3 ‘Reikwijdte en werking van de selectielijsten’. Evenzo is in datzelfde onderdeel 3 verduidelijkt wanneer welke selectie-lijst van toepassing is. Naast enkele tekstuele wijzigingen, hebben de vertegenwoordigers van de zorgdrager in de bijlage een overzicht opgenomen wat inzicht biedt in wanneer welke selectielijst van toepassing is.
In de concept selectielijsten waren processen opgenomen waarvan het wettelijk kader vóór 1 januari 2014 eindigde. Een korte verduidelijking hierop was ook in de toelichting opge-nomen. De neerslag van deze processen dienen echter niet volgens de voorliggende selectielijsten geselecteerd te worden, maar volgens de selectielijst voor de provinciale organen uit 2005 dan wel de vernietigingslijst voor de commissaris van de Koningin uit 1989/1994. De vertegenwoordigers van beiden zijden kwamen tot de slotsom dat het opnemen van deze processen verwarring kon stichten en een onjuiste toepassing van de selectielijsten in de hand kon werken. De processen, en de toelichting daarop, zijn er daarom
32 uit gehaald.
Bespreking van afzonderlijke werkprocessen van de selectielijst van de commissaris van de Koning als rijksorgaan
Werkproces 352: Het adviseren over verzoeken voor toekenning van Koninklijke onderscheidingen (routinematige toekenning), en werkproces 353: Het adviseren over verzoeken voor toekenning van Koninklijke onderscheidingen (bijzondere betekenis)
Voor de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris was niet geheel duidelijk wat in dit verband ‘routinematig’ en ‘bijzondere betekenis’ behelsden. De vertegenwoordigers van de zorgdragers gaven aan dat bijzonder opgaat voor, bijvoorbeeld, degenen die olympisch goud winnen. Personen die tijdens de jaarlijkse lintjesregen een lintje krijgen vallen meestal onder routinematige toekenningen. De vertegenwoordigers konden zich vinden in deze toelichting.
Werkproces 390: Het doorzenden aan de minister van de standpunten van gemeenteraden over de besluiten genomen tijdens een ramp of crisis alsmede het geven van een oordeel over die besluiten De neerslag uit dit proces is voor vernietiging vatbaar en kent een vernietigingstermijn van 7 jaar. De vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris vroegen of dit niet de
waardering bewaren moet krijgen. De vertegenwoordigers van de zorgdragers gaven aan dat er, indien gewenst, gebruik kan worden gemaakt van één van de uitzonderings-criteria, maar dat bewaren eerder op gemeentelijk niveau zal plaatsvinden.
Werkproces 716: Het afleggen van werkbezoeken aan gemeenten
De vraag van de vertegenwoordigers van de algemene rijksarchivaris was of het verslag van het bezoek hieronder valt. De vertegenwoordigers van de zorgdragers gaven aan dat de organisatie van het bezoek onder het proces met betrekking tot de uitvoering valt (zie proces 358). Het verslag heeft echter een relatie met beleidsbepalende zaken en valt daarom onder dit werkproces.
Verder is een aantal werkprocessen naar aanleiding van vragen van de vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris nader verduidelijkt of toegelicht.
Over de formulering en waardering van de overige werkprocessen waren de betrokken partijen het eens.
Advies externe deskundige
In november 2021 heeft de heer R. Vleugels als externe deskundige zijn advies uitgebracht over de concept-selectielijst van de commissaris van de Koning als rijksorgaan. De heer Vleugels is expliciet tevreden over de volgende punten:
• De standaardisering van bewaartermijnen van 1, 7 en 10 jaar verhoogt naar zijn
33 inzicht de hanteerbaarheid voor gebruikers van archieven;
• Het werken vanuit een zaaksopzet vindt hij een goede verbetering, al rijst bij hem wel de vraag naar de houdbaarheid ervan in het licht van de hantering van algoritmes;
• De interne hanteerbaarheid wordt zijns inziens vergroot. De heldere indeling en het werken met hotspotmonitors verhogen de toegankelijkheid voor de burger.
De heer Veugels heeft enkele kanttekeningen ten aanzien van de selectielijst voor de commissaris van de Koning als rijksorgaan.
Ten eerste vindt hij de titel van de selectielijst onjuist. Hij vindt archiefbescheiden in bestuursrechtelijke zin niet meer van het bestuursorgaan, maar bij of onder het bestuurs-orgaan vanwege de invoering van de Wet openbaarheid van bestuur in mei 1980. De vertegenwoordiger(s) van zowel de zorgdragers als de algemene rijkarchivaris nemen zijn opmerking niet over. Zij opteren voor het gebruik van het woord ‘van’ in de titel vanwege algemene gebruik en standaardisering. Daarbij moet de ‘van’ begrepen worden in de zin van de Archiefwet 1995, waarin het begrip archiefbescheiden is gedefinieerd als bescheiden door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten.
De heer Vleugels plaatst een andere kanttekening bij de bewaartermijnen in de selectielijst.
Hij stelt dat documenten, of tenminste die een rol spelen in aansprakelijkheidskwesties, op grond van artikel 3:310 lid 1 Burgerlijk Wetboek 20 jaar bewaard moeten blijven. Dit punt nemen de vertegenwoordigers niet over. Uit onderzoek door Pels Rijcken, uitgevoerd in 2019 in opdracht van SIO-Provisa, blijkt dat er geen (wettelijke) verplichting bestaat om standaard bij archiefbescheiden een bewaartermijn van 20 jaar aan te houden, ook niet bij bescheiden die (mogelijk) van belang zijn bij een eventuele toekomstige aansprakelijkheids-stelling. Verjaringsregels kunnen wel worden meegewogen in het bepalen van bewaar-termijnen, doch bepalend zijn ze niet. Overal dezelfde bewaartermijn van 20 jaar aanhouden doen de verschillende waarden en belangen, die meegewogen worden in het bepalen van de bewaartermijnen, ook tekort. Discordantie zou dan ontstaan met artikel 2, sub c, Archief-besluit 1995. Bovendien schrijft de wetgever in wetten en onderliggende regelgeving soms ook specifieke bewaartermijnen voor.
Tot slot de kanttekening van de heer Vleugels dat bestuurlijke overwegingen te dominant aanwezig zijn in de selectielijst, ten nadele van het cultureel en historisch belang en het bewijsbelang; ook de AVG speelt hierin een rol. De vertegenwoordigers van beide zijden erkennen dat bij elke selectielijst de meegewogen belangen in balans dienen te zijn. Zij delen de opvatting van een dominante bestuurlijke overweging niet. Wel is het zo dat de selectie-doelstelling en de selectiecriteria in deze selectielijst de nadruk leggen op de beleidsmatige kant van de taken. Het Nationaal Archief hanteert daarom tegenwoordig een andere
selectiedoelstelling en ook andere selectiecriteria. Uitgangspunt bij deze actualisatie (van een
34 lijst uit 2014) is om zoveel mogelijk intact te laten en slechts aan te passen waar nodig. Het hanteren van een nieuwe selectiedoelstelling en -criteria zou dit uitgangspunt onmogelijk maken en een geheel nieuwe selectielijst opleveren.
Naast deze punten geeft de heer Vleugels enkele overwegingen mee voor de toekomst ten behoeve van het bredere stelsel van archivering in het algemeen en waardering en selectie in het bijzonder. De vertegenwoordiger van de algemene rijksarchivaris neemt met interesse kennis van de overige overwegingen. Omdat ze echter buiten de reikwijdte van deze selectielijst vallen worden ze hier niet verder besproken.