Installeer eerst de Microsoft Teams app vanuit de (publieke) app store als dat nog niet is gebeurd.
Start de app en log in met het mindefnl.onmicrosoft.com-account.
Om een vergadering in te plannen op een mobiel apparaat, dien je vervolgens onderstaande stappen uit te voeren:
1. Tik op de knop “Agenda” onderin het scherm
2. Tik rechtsboven in het scherm op de knop “Nieuwe gebeurtenis”
3. Geef de vergadering een titel in het veld “Titel”
4. Voeg de vereiste deelnemers toe in het veld "Deelnemers toevoegen". Je kunt op voor- of op achternaam deelnemers opzoeken. Ook kun je hier een mailadres opnemen van een externe deelnemer.
5. Laat “Delen in een kanaal” leeg
6. Stel de datum en het tijdstip in. Eventueel met herhaling indien nodig.
7. Laat het veld “Locatie” leeg
8. Voeg eventueel begeleiden tekst toe in het veld "Beschrijving"
9. Sla de vergadering op door boven in het scherm op “Gereed” te tikken
De vergadering is nu opgeslagen in de agenda in Microsoft Teams van jezelf en van de genodigden.
Let op: de deelnemers krijgen geen melding en zien de afspraak alleen wanneer zij in hun agenda in Microsoft Teams kijken. Hij komt niet automatisch in hun agenda op MULAN terecht.
3.2.2 Een geplande vergadering starten
Als je als organisator de geplande vergadering wilt starten, dien je de volgende stappen uit te voeren:
1. Tik onderin het scherm op “Agenda”
2. Tik op de knop “Deelnemen” bij de afspraak die je wilt starten
De deelnemers ontvangen nu een notificatie in hun app en kunnen van daar uit deelnemen aan het overleg.
Tips:
1) Mochten niet alle deelnemers in de vergadering zitten, dan kun je met de knop “Chat” (tekstballon icoon) een berichtje versturen naar alle deelnemers dat de vergadering is begonnen.
2) Tenslotte is het ook mogelijk om de deelnemers via de knop “Deelnemers aan de vergadering” rechts boven in het scherm direct uit te nodigen. Klik dan op de naam en kies voor “Vragen om deel te nemen”.
4 Direct overleggen met collega’s vanuit de Agenda
Het is met Microsoft Teams ook mogelijk om vanuit de Agenda adhoc een overleg te starten met Defensie collega’s (niet met externe deelnemers). Binnen het overleg kan gebruikgemaakt worden van voice, video en chat. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar op de desktop/laptop variant van Microsoft Teams.
Voer hiervoor onderstaande stappen uit:
1. Klik op Agenda
2. Klik op Nu vergaderen
3. Pas eventueel de naam van de vergadering aan
4. Klik op Nu deelnemen
5. Nodig de deelnemer(s) uit voor dit overleg. Dit kan op voornaam of achternaam. Je kunt alleen Defensiemedewerkers selecteren.
Let op: hij gaat direct een verbinding maken met de genodigde!
6. Je kunt je microfoon en camera dempen. Het is ook mogelijk om je scherm te delen. Klik op het rode kruis om de vergadering te beëindigen
5 Veelgestelde vragen
1) Hoe vind ik de juiste persoon als er meerdere met dezelfde voor- en achternaam zijn?
Vanwege beveiligingsvoorschriften wordt geen organisatie-informatie opgenomen bij de namen in MS Teams. Dit kan het lastig maken om de juiste persoon te vinden, als er meerdere
personen met dezelfde voor- en achternaam zijn.
Het onderscheid is dat te maken op de naam zoals deze normaal gesproken voor @mindef.nl in een mailadres staat.
2) Waarom kan ik geen @mindef.nl adres gebruiken als Email adres voor authenticatie?
Vanwege technische redenen is dit helaas niet mogelijk. Er kan vanaf het
@mindefnl.onmicrosoft.com domein niet gemaild worden naar het @mindef.nl domein.
Andersom kan wel.
3) Waarom zie ik maar x-aantal personen in een videoconference?
Hoeveel deelnemers Microsoft Teams kan tonen in een videoconference verschilt per device.
Op mobiele devices kunnen minder deelnemers tegelijk weergegeven worden dan op een desktop. Teams toon automatisch degene die spreekt. Ook is het mogelijk om het beeld van iemand vast te pinnen. Microsoft heeft dit al wel een aantal malen verhoogd, dus wellicht gaat het in de toekomst nog verder omhoog.
4) Hoe kan ik mijn wachtwoord herstellen?
Kies in het aanmeldscherm voor de optie “Heb u geen toegang tot het account?” of
“Wachtwoord vergeten”. Volg vervolgens de instructies op het scherm.
5) Hoeveel deelnemers kan een vergadering of live event hebben?
De limiet wordt met enige regelmaat aangepast, meer informatie daarover is op internet te vinden op deze link.
6) Op mijn iPhone/iPad blijft de agenda hangen op de melding “Uw planning wordt bijgewerkt…”
Dit lijkt een bug in de IOS App van Microsoft Teams. De workaround is om een afspraak in te plannen m.b.v. de knop “Nieuwe gebeurtenis” ( ). Daarna zou de Agenda met deze afspraak erin gewoon moeten verschijnen. Wellicht dient het device hiervoor opnieuw opgestart te worden.
7) Ik heb geen mailbericht ontvangen. Hoe kan dat?
Bij de implementatie van Microsoft Teams voor de Defensie organisatie hebben alle personen voor wie een account was aangemaakt een mail ontvangen. Sindsdien wordt periodiek
(minimaal wekelijks) gecontroleerd of er wijzigingen in het personeelsbestand zijn waardoor er
nieuwe accounts voor Microsoft Teams moeten worden aangemaakt of juist moeten worden verwijderd. Gebruikers ontvangen daar echter niet automatisch meer een mail van.
Als je dus sinds kort in dienst bent, dien je dus zelf de Service Desk Defensie te bellen om informatie over je Teams account, zoals userid en wachtwoord te krijgen (zie ook vraag 8).
Daarnaast kan het nog zijn dat er geen account voor je is aangemaakt omdat je als bijzondere functionaris bent aangemerkt. De Beveiligingsautoriteit staat het niet toe dat informatie van bijzondere functionarissen extern verspreid worden. Je kunt dit zelf controleren door jezelf in de Rijksadressengids op te zoeken (te benaderen via het Rijksportaal, blokje Rijksadresgids in het rechtermenu) Als je daar ook niet vindbaar bent, ben je aangemerkt als bijzondere functionaris en kun je helaas niet zo maar gebruikmaken van de Microsoft Teams omgeving van Defensie, maar zul je moeten vragen of hier een uitzondering op gemaakt mag worden.
Bij wie je dat kunt doen, kun je achterhalen met onderstaande tabel.
Defensie
CLAS KCT EM.Hollaar@mindef.nl CLAS JISTARC PA.Wit@mindef.nl
CLSK PH.Noordover@mindef.nl 8) Hoe kom ik aan mijn account en wachtwoord voor Microsoft Teams?
Hiervoor kun je de Servicedesk Defensie bellen (SDD - 0800 2255733). Er is daar een speciale menu-optie beschikbaar voor Microsoft Teams (keuze-optie 1 “IV en ICT Problemen”, optie 3
“Communicatie middelen” en dan optie 5 voor vragen over Microsoft Teams). Houdt je Defensiepas bij de hand voor de persoonsverificatie. Na verificatie verstrekt de SDD het account en tijdelijk wachtwoord.
9) Op mijn defensie iPad of iPhone werkt de MS Teams app traag. Kan ik daar wat aan doen?
Om de performance van MS Teams te verbeteren, kun je de bij de instellingen op de iPad of iPhone de VPN verbinding uitzetten.
10) Waarom kan ik mijn scherm niet delen op een iPhone of iPad?
Het delen van het scherm is vanuit beveiligingsoverwegingen niet toegestaan op een iPhone of iPad die met behulp van MobileIron gekoppeld is aan het Defensie netwerk. Op een iPad of iPhone zonder MobileIron werkt het wel.
11) Hoe kan ik mijn telefoonnummer of emailadres voor authenticatie wijzigen?
Via https://aka.ms/ssprsetup kun je het telefoonnummer en eventueel het mailadres wijzigen waar controleberichten en –mails naartoe worden gestuurd.
12) Waarom moet ik opnieuw een beveiligingscode invoeren?
Microsoft Teams werkt met multi-factor authentication (MFA) waarbij je naast het invullen van je userid en password ook een code moet intikken die via SMS of een MFA-app krijgt. Bij het inloggen kun je instellen dat er een bepaalde periode (momenteel 7 dagen) niet opnieuw naar een MFA code gevraagd wordt. Na die periode zul je dus opnieuw een MFA code moeten
invoeren. Deze instelling geldt overigens per browser/device/app. Als je Teams dus op een ander apparaat opent, zul je wel opnieuw om een MFA gevraagd worden.
Het kan dus zijn dat de MFA-periode verstrijkt op het moment dat je in een meeting zit. Dit kan soms onvoorspelbare consequenties hebben. Soms kun je gewoon door blijven praten, maar kun je geen acties meer in de app uitvoeren. Als je Teams dan opnieuw opstart, krijg je weer een MFA verzoek.
Wil je dit voorkomen, kun je op een vast moment in de week je helemaal afmelden in de Teams applicatie en je weer opnieuw aanmelden. Je wordt dan altijd gevraagd om de MFA-code en dan kun je weer aangeven dat pas weer na het verstrijken van de periode opnieuw wordt gevraagd.
13) Mag/kan ik Microsoft Teams via Internet op de Werkplek gebruiken?
Je kunt de web interface van Microsoft Teams gebruiken via Internet op de Werkplek. Internet op de Werkplek is echter niet echt toegerust op het ondersteunen van voice- en
videoconferences, dus daarbij zul je merken dat dit niet zo goed werkt. Ook kun je niet je MULAN scherm delen, alleen je browserscherm in de Internet op de Werkplek sessie.
14) Waarom kan ik geen voice/video vergaderingen opslaan?
Deze optie is uitgeschakeld vanuit beveiligingsoverwegingen.
15) Waarom zie ik op mijn mobiele device niet alle afspraken?
De mobiele apps van Microsoft Teams voor Android en IOS tonen alleen de afspraken in de komende week. Als je in die week geen afspraken hebt staan, lijkt het dus alsof je agenda leeg is. Op een desktop of in een browser kun je wel de volledige agenda van Microsoft Teams raadplegen.
16) Hoe kan ik een voicemail afluisteren?
Als iemand je via Teams belt en je neemt niet (op tijd) op, kan de beller een voicemail achterlaten. Deze vind je dan bij Calls of Oproepen on de de Voicemail optie.
17) Hoe kan ik breakout rooms gebruiken?
Sinds eind 2020 beschikt Microsoft Teams over de mogelijkheid om deelnemers aan
vergaderingen in groepen op te splitsen. Een (grotere) vergadering kan dan tijdelijk gesplitst worden in een aantal vergaderingen met kleinere groepen deelnemers. Op internet is op verschillende plaatsen meer informatie te vinden over hoe dit werkt, bijvoorbeeld op de volgende links:
a) https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/using-breakout-rooms b) https://youtu.be/DMfsilBhW7A
c) https://www.master-it.nl/p/blog/breakout-rooms-maken-en-beheren-in-microsoft-teams
Versiegeschiedenis
Versie Datum Beschrijving
0.1 26 maart 2020 Eerste versie voor gebruik bij test.
1.0 30 maart 2020 Versie voor de Defensiebrede uitrol van Microsoft Teams. Bevat diverse aanvullingen en aanpassingen naar aanleiding van de test.
2.0 31 maart 2020 Naar aanleiding van de eerste ervaringen de volgende wijzigingen doorgevoerd:
Tekst §1.2, punt 4 aangepast
§2.1 en §2.2 Aanmeld procedure aangepast, registratie van een extra mailadres is optioneel
H5 twee vragen toegevoegd 3.0 1 april 2020 H5 veelgestelde vragen aangevuld 4.0 3 april 2020 H2 op een aantal punten aangevuld
H5 veelgestelde vragen aangevuld
5.0 8 april 2020 H5, vraag 7 uitgebreid met uitzonderingenprocedure 6.0 17 april 2020 H1 Opmerking opgenomen mbt Zoom
H5 Aanpassingen doorgevoerd aan vragen 2 en 3, vraag 13 toegevoegd
7.0 21 april 2020 Diverse wijzigingen naar aanleiding van verstrekte IATO:
§1.1 Laatste alinea aangepast
§1.2 Voorwaarden aangevuld (1, 2 en 7) H5 Vraag 14 toegevoegd
Overige wijzigingen:
H2 1e alinea aangevuld met opmerking dat je eerst een mail moet hebben voordat je je kunt aanmelden
8.0 27 mei 2020 §1.2, 2e bullet aangevuld met informatie via chats.
H5 Vraag 7, in tabel bij b aanspreekpunt BS aangepast
9.0 13 juli 2020 §1.4 aangepast naar aanleiding van gewijzigd keuzemenu Service Desk Defensie.
H5:
- Vraag 3 aangepast naar nieuwe versie MS Teams
- Vraag 7 aangepast naar aanleiding wijziging in werkwijze 10.0 15 januari 2021 H5:
- Antwoorden vraag 3 en 5 aangepast, gebruikt nu geen specifiek aantal gebruikers meer.
- In vraag 8 informatie bijgevoegd mbt SDD menu.
- Antwoord op vraag 12 uitgebreid.
- Vragen 15, 16 en 17 toegevoegd.
11.0 18 februari 2021
§2.1 Voorwaarden voor gebruik verduidelijkt en consistent gemaakt met inlogtekst.
H5:
- Vraag 2 en 5 antwoord uitgebreid.