In deze bijlage zijn de uitgebreide interviewresultaten terug te vinden welke beknopt grafisch zijn weergegeven in paragraaf 4.5. In totaal zijn er 10 supervisors geïnterviewd. De weergave van de gespreksresultaten zullen per supervisor worden weergegeven. Ten behoeve van de volledigheid worden allereerst de vragen en de beknopte resultaten weer gegeven waarna de uitgebreide interviewresultaten zullen volgen.
Psychologische factoren
1A Houden assistenten hun rug recht in situaties waarbij gevraagd wordt onjuiste handelingen te verrichten? Dit verzoek kan door de supervisor gedaan worden of door druk van de klant.
1B Neemt de assistent bij een jaarrekeningcontrole tijdens busy season tijdig alle beslissingen die ter plekke bij de klant genomen moeten worden (inclusief de vragen die aan de klant gesteld moeten worden)?
1C Bespreekt de assistent alle bevindingen met de klant, ongeacht de grootte of situatie waarin de klant zich bevindt?
1D Heeft de assistent slechts een zakelijke relatie (uit het perspectief van het accountantskantoor) met de klant en controleer je dat als supervisor regelmatig?
Jaarrekeningcontrole
2A Wordt er voor elke controle een pre-audit meeting uitgevoerd? 2B Is de assistent getraind om dilemma’s bij de klant juist op te lossen?
2C Vult de assistent alle benodigde checklists/werkprogramma’s/auditsoftware documenten juist en tijdig in en houd je dit als supervisor bij?
2D Legt de assistent alle stappen van een controle juist en tijdig vast?
2E Wordt er altijd voldoende dossieronderbouwing gevormd door de assistent voor bijzondere posten? 2F Wordt het werk van de assistent altijd tijdig gereviewd tijdens busy season?
2G Controleer je altijd persoonlijk het werk van de assistenten?
2I Ben je van mening dat de afdeling kwaliteitscontrole12 een sluitende en goede kwaliteitscontrole verricht? 2J Heb je ooit (geprobeerd) afdeling kwaliteitscontrole te beïnvloeden?
Disfunctioneel gedrag
3A Wordt de assistent genoeg en tijdig gestuurd? Zijn de stappen die genomen moeten worden duidelijk gemaakt?
3B Wordt de assistent door de supervisor genoeg gestimuleerd en gemotiveerd ondanks de werkdruk/werktijden? 3C Komen de verwachtingen met betrekking tot de kennis en kunde van de assistent uit een bepaalde jaarlaag overeen met de werkzaamheden die door de assistent moet worden verricht?
3D Zijn de assistenten genoeg op de hoogte gehouden van algemene ontwikkelingen binnen de accountancywereld/ controleaanpak/ auditsoftware/checklists?
Beoordelen en belonen
4A Geef je als supervisor een objectieve beoordeling?
4B Kan je op basis van de beoordelingssystematiek de prestaties van de assistenten met elkaar vergelijken? 4C Is het mogelijk om twee of meer assistenten eenzelfde pakket van werkzaamheden van gelijke zwaarte te geven op één controleopdracht?
4D Is de prestatie van een assistent goed meetbaar tijdens een controleopdracht welke in teamverband wordt uitgevoerd?
4E Wordt de beoordelingssystematiek tijdig en correct gecommuniceerd door human resources aan de beoordelaars?
4F Is de assistent bewust gemaakt van het gevolg van gedrag voor de hoogte van de beoordeling?
12 Dit is een interne afdeling welke tot doel heeft alle uitgaande verklaringen te controleren op juistheid en volledigheid. Op juistheid, omdat er voldaan moet worden aan wet- en regelgeving, correcte controleaanpak en juiste vastlegging. Er wordt ook gecontroleerd op volledigheid, omdat alle materiële posten gecontroleerd moeten worden en alles volledig vast gelegd dient te worden.
Supervisor 1A 1B 1C 1D 1 0 0 0 1 2 1 0 0 1 3 0 0 0 1 4 1 0 0 1 5 1 1 0 1 6 0 0 0 1 7 1 0 0 1 8 1 0 0 1 9 0 0 0 1 10 0 1 0 1 Totaal 5 2 0 10
Supervisor 2A 2B 2C 2D 2E 2F 2G 2H 2I 2J 1 1 0 0 1 1 0 0 1 1 0 2 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 3 1 1 0 1 0 0 0 1 1 0 4 1 1 0 1 1 0 0 1 1 0 5 1 1 0 1 0 0 0 1 1 0 6 0 1 0 1 0 0 0 1 1 0 7 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 8 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 9 1 1 0 1 1 0 0 1 1 0 10 1 1 0 1 0 0 0 1 1 0 Totaal 9 6 0 10 3 0 0 10 10 0
Supervisor 3A 3B 3C 3D 1 1 1 1 1 2 1 0 1 1 3 1 0 1 1 4 1 1 1 1 5 1 0 1 1 6 1 1 0 1 7 1 1 1 1 8 1 1 1 1 9 1 1 1 1 10 1 1 1 1 Totaal 10 7 9 10
Supervisor 4A 4B 4C 4D 4E 4F 1 0 1 0 1 0 1 2 0 1 1 1 0 1 3 1 1 1 1 0 1 4 0 1 1 0 1 1 5 0 0 1 1 0 1 6 0 0 0 1 0 1 7 0 0 1 0 0 0 8 0 1 1 1 0 1 9 0 1 1 1 0 1 10 0 0 1 1 0 1 Totaal 1 6 8 9 1 9
Supervisor 1 Vraag 1A
Sup1: Hoe moet ik de vraag interpreteren?
Antwoord: Vanuit het perspectief toen jijzelf nog assistent was.
Sup1: Dan moet ik nee antwoorden. Zeker als beginnend assistent ben je nog niet op de hoogte van alle gedragsregels. Hier dient de supervisor rekening mee te houden en in te grijpen waar nodig.
Vraag 1B
Sup1: Hoe moet ik de vraag interpreteren?
Antwoord: Vanuit het perspectief toe jijzelf nog assistent was.
Sup1: Nee, want het stellen van de benodigde vragen is niet altijd mogelijk. Tijdens busy season heeft de klant vaak ook niet genoeg tijd en zal de supervisor die doorgaands langer op een job staat ingepland dit op moeten pakken. Belangrijk is natuurlijk dat de assistent de openstaande zaken goed vast legt.
Vraag 1C
Sup1: Nee, assistenten doen nooit navraag indien er misstatements zijn gevonden. Het is praktisch onhaalbaar om voor centenverschillen de klant te ondervragen of dit vaker voorkomt. Dit komt de relatie met de klant niet ten goede.
Vraag 1D
Sup1: In principe heeft de assistent alleen een zakelijke relatie, maar zodra je vaker over de vloer komt bij de klant, dan wordt de scheidslijn minder scherp. Zo kan het zijn dat de klant tevreden over het werk is en bijvoorbeeld het hele auditteam uitnodigt om deel te nemen aan de Nieuwjaarsborrel. Mijn mening is dat zowel de supervisor als de assistenten gezond verstand moeten gebruiken. Overigens, als ik zie dat een assistent over de schreef gaat, dan grijp ik in. Echter, het is niet haalbaar dat elke assistent door mijn wordt gecontroleerd op dit punt.
Vraag 2A
Sup1: Ja, standaard plan ik altijd een pre-audit meeting in. Dit doe ik naar aanleiding van de voorschriften, als het werk verdelen. Op deze wijze werk ik efficiënter en sneller.
Vraag 2B
Sup1: Nee, maar dat kan je ook niet verwachten. Een assistent moet ook in het vak groeien. Bij echte dilemma’s neem ik het altijd over.
Vraag 2C
Sup1: Dit is een stapelvraag. Laat ik eerst antwoord geven op de eerste vraag. Assistenten vullen niet altijd tijdig het auditprogramma. Dat wil ik wel, maar dat ik niet altijd mogelijk doordat er bijvoorbeeld nog een post open staat of er gewoonweg op dat moment geen tijd is. Nu jouw tweede vraag, ja dat houd ik bij en indien ik attendeer de assistent erop dat hij/zij nog wat af te maken heeft. Het bijhouden vindt plaats als ik afrondende werkzaamheden zoals het vullen van de auditsystemen/werkprogramma’s verricht.
Vraag 2D
Sup1: Ja en een klein beetje nee. Ja, de ervaren assistenten (tweede- en derdejaars) doen dit wel en dat wordt ook van ze verwacht. Van iemand die net begint kan je dat natuurlijk niet verwachten. Hierin helpen de meer ervaren assistenten de newbie.
Vraag 2E
Sup1: Ja, zorg dat het werk van de assistent altijd wordt gereviewd door een meerderejaars of door mijzelf (of beiden). Van tevoren geef ik ook aan wat voor documenten ik verwacht. Hierdoor kan de assistent precies vragen wat benodigd is. Uiteraard, moeilijke posten of zeer unieke posten worden niet door onervaren assistenten uitgevoerd.
Vraag 2F
Sup1: Eerlijkheidshalve moet ik zeggen dat ik niet altijd tijdig het werk van de assistenten review. Werk van de eerstejaars wordt door meerderejaars gereviewd, maar ik review de meerderejaars ook wel als we niet meer op locatie zitten. Dit is ook afhankelijk van het type klant (risicovol/niet-risicovol) en mijn vertrouwen in de meerderejaars assistent.
Vraag 2G
Vraag 2H
Sup1: Ja, zie ook antwoord vraag 2F. Vraag 2I
Sup1: Ja, de jongens van de kwaliteitscontroleafdeling zijn heel kritisch en ervaren. Ik ben overtuigd dat zij een goede taak verrichten.
Vraag 2J
Sup1: Nee, zo zit ik niet in elkaar en dar is carrièretechnisch ook niet erg handig. Vraag 3A
Sup1: Ja, dat vind ik wel. Ik doe er ook alles aan om ervoor te zorgen dat assistenten voldoende begeleid worden. Vraag 3B
Sup1: Ja, maar dat moet ook in de aard van de medewerker liggen. In principe werken er alleen gemotiveerde mensen bij dit bedrijf.
Vraag 3C
Sup1: Ja, het is voor iedereen duidelijk wat er van jou verwacht wordt. Het principe is duidelijk, meegroeien of eruit (niet meer werkzaam zijn voor de organisatie).
Vraag 3D
Sup1: Ja, er zijn ruim voldoende mogelijkheden om op de hoogte te blijven Vraag 4A:
Sup1: Nee, ik denk ook niet dat dat mogelijk is. Uiteraard probeer ik dat wel, maar ik merk toch wel enige subjectiviteit. Met name als het om grensgevallen gaat.
Vraag 4B
Vraag 4C
Sup1: Nee, elke post is anders en daarom is het moeilijk om een takenpakket van gelijke zwaarte te geven aan twee gelijke assistenten. Voor eerstejaars vind ik dit punt van belang, maar voor twee tweedejaars assistenten zie ik hier geen knelpunt.
Vraag 4D
Sup1: Ja, het resultaat is wat telt. Hier kijk ik ook naar. Vraag 4E
Sup1: Nee, de beoordelingsmethodiek van human resources wordt niet altijd tijdig doorgegeven aan ons (supervisors). Dit is een bekend knelpunt.
Vraag 4F
Sup1: Ik denk van wel. Goed presteren is noodzakelijk voor een goede beoordeling.
Supervisor 2 Vraag 1A
Sup2: Assistenten krijgen tijdens de introductieperiode genoeg te weten over wat er wel en wat er niet door de beugel kan.
Vraag 1B
Sup2: Assistenten stellen vaak eerst de vragen aan de supervisors voordat deze gesteld worden aan de klanten. Echter, tijdens busy season heeft de supervisor het ook erg druk en is hij/zij niet altijd ter plekke. Met andere woorden, vragen worden zeker niet altijd tijdig aan de supervisors gesteld.
Vraag 1C
Sup2: Zoals aangegeven bij de vorige vraag, zullen assistenten zeker niet alle vragen stellen aan de klant. De supervisor neemt deze taak vaak op zich.
Vraag 1D
Sup2: Een ieder die bij een accountantskantoor werkt mag eigenlijk alleen een puur zakelijke relatie met de klant hebben. Je ziet wel dat er assistenten zijn die zeer makkelijk contact leggen. Je moet dus in de gaten houden dat een assistent niet een etentje heeft met de secretaresse van de klant. Als supervisor merk ik dat vrij snel. Het is uiteindelijke ook een stuk vertrouwen en integriteit welke je van collega's mag verwachten.
Vraag 2A
Sup2: Pre-auditmeetings zijn verplicht, dus die plan ik ook altijd in. Vraag 2B
Sup2: Nee, omgaan met dilemma's vergt ervaring en tijd. In het begin is het dus met name leren van onder andere moeilijke situaties.
Vraag 2C
Sup2: Nee, dat is niet mogelijk. Zie ook een van de eerste antwoorden (refererend aan antwoord vraag 1B). Vraag 2D
Sup2: Ja, je ontkomt er ook niet aan. Het systeem is zo opgezet dat je alle stappen moet volgen om verder te komen.
Vraag 2E
Sup2: Nee, daarom zijn het ook bijzondere posten. Bij review geef ik dan aan wat er mist. Vraag 2F
Sup2: Nee, zie weer antwoord op één van de eerste vragen (refererend aan antwoord vraag 1B). Vraag 2G
Sup2: Nee, dat is onmogelijk. Ik besteed een deel uit aan meerderejaars. Vraag 2H
Vraag 2I
Sup2: Ik neem aan dat je hiermee de afdeling kwaliteitscontrole en de partner bedoeld. Deze zijn zo ervaren dat ze echt wel de gevoelige plekken zo boven water hebben.
Vraag 2J Sup2: Nee. Vraag 3A
Sup2: Assistenten worden voldoende begeleid. Deels moet je ze ook in het diepe gooien, maar je moet ze niet laten verdrinken.
Vraag 3B
Sup2: Dat lijkt mij niet nodig. Assistenten werken en hoeven niet gestimuleerd te worden anders zou je misschien hier niet moeten werken.
Vraag 3C
Sup2: In principe wel. Soms komt het voor dat een assistent een jaarlaag blijft zitten, maar het jaar later is het erop of eronder.
Vraag 3D
Sup2: Ja. Gewone oren en ogen open houden is al voldoende. Vraag 4A:
Sup2: Nee, waar mensen zijn, zijn verscheidene meningen. Dit beïnvloed dus ook de beoordeling. Vraag 4B
Sup2: Over de gehele breedte genomen lukt dat wel. Vraag 4C
Vraag 4D
Sup2: Op zich wel, dat is geen probleem. Vraag 4E
Sup2: Nee, daar vallen nog wat steken. Vraag 4F
Sup2: Jawel. Zo niet, dan merkt de assistent dat vanzelf.
Supervisor 3 Vraag 1A
Sup3: Vooral eerstejaars assistenten staan vaak wat minder sterk in hun schoenen ten opzichte van de auditee welke al een stuk meer ervaren zijn. Tijdens de pre-audit meeting hebben we het ook over de integriteit van de klant. Indien er een werknemer bij de klant ‘minder integer’, dan wordt dat van tevoren aangegeven.
Vraag 1B
Sup3: Ook hier is het een kwestie van ervaring. Eerstejaars assistenten weten nog niet waar precies de prioriteiten liggen en dus worden er niet altijd tijdig de vragen gesteld aan de klanten.
Vraag 1C
Sup3: Ik heb liever dat eerstejaars eerst alle vragen eerst aan meerderejaars stellen voordat deze aan de klant gesteld worden.
Vraag 1D
Sup3: In het eerste jaar zie je vaak dat assistenten weinig contact en oppervlakkig contact hebben met de klant. Echter, in de jaren erop krijgen assistenten steeds meer contact met de klant. In het algemeen ervaar ik dat het contact steriel blijft indien er een redelijke band is met de klant. Bij sommige klanten is er een prettigere werkrelatie en daar zie je dat je door de klant wordt uitgenodigd. De relatie blijft in principe wel zakelijk, maar af en toe met een persoonlijk tintje.
Vraag 2A
Sup3: Ja, ondanks dat het soms moeilijk is om iedereen bij elkaar te krijgen, probeer ik toch altijd een pre- auditmeeting te organiseren. Mocht dat niet lukken, dan praat ik de desbetreffende persoon bij zodra hij/zij zich aansluit bij de audit.
Vraag 2B
Sup3: Zolang de dilemma's in zijn/haar werkgebied liggen is de assistent vrij snel in staat om deze naar behoren op te pakken. Het kan zijn dat de assistent deze aan een meerdere doorgeeft indien noodzakelijk.
Vraag 2C
Sup3: Was dat maar waar. Het auditpakket is complex en er is altijd te weinig tijd. Hierdoor schiet het compleet invullen van de documentatie er wel wat bij in.
Vraag 2D
Sup3: In principe wel. In het auditpakket wordt aangegeven welke stappen je moet ondernemen en in het dossier van vorig jaar kan je ook een hoop informatie terug vinden over de audit van dat jaar.
Vraag 2E
Sup3: Nee, maar ik denk ook niet dat dat mogelijk is. De bijzondere posten laat ik vaak controleren door meerderejaars of ik controleer deze zelf.
Vraag 2F
Sup3: Nee, tijdsgebrek. Vraag 2G
Sup3: Nee, tijdsgebrek Vraag 2H
Vraag 2I
Sup3: De afdeling kwaliteitscontrole bestaat deels uit collega's waarmee je vaak contact hebt. Met hun kan je ook overleggen over problemen. Zij zijn dus ook op de hoogte van kwesties die er bij specifieke klanten afspelen. Vraag 2J
Sup3: Nee, dat zo niet erg handig zijn. Vraag 3A
Sup3: Ik stuur assistenten in de praktijk weinig aan. Veelal delegeer ik meerderejaars studenten om eerstejaars te ondersteunen en te begeleiden.
Vraag 3B
Sup3: Nee, waarom? Vraag 3C
Sup3: Over het algemeen wel. Uitzonderingen nagelaten. Vraag 3D
Sup3: Geregeld wordt er een vaktechnisch overleg georganiseerd. Dit naast de email updates. Vraag 4A:
Sup3: Ik denk wel dat ik een objectieve beoordeling geef. Vraag 4B
Sup3: Jawel, hoewel ik moet toegeven dat ik mijn eigen nuances aan de bestaande beoordelingssystematiek heb gegeven.
Vraag 4C
Vraag 4D
Sup3: De prestaties van assistenten zijn goed te volgen, mits duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens de audit.
Vraag 4E
Sup3: Nee, human resources is daar vaak wat laat mee. Vraag 4F
Sup3: In alle papieren over beoordelingen en bonussen wordt gerept over de prestatie en de bijbehorende beloning. Lijkt mij duidelijk dus.
Supervisor 4 Vraag 1A
Sup4: Jawel, er vanuit gaande dat je de assistent niet direct met het hoofd van de interne accountantsdienst laat praten over zaken waarbij er een verschil van interpretatie is.
Vraag 1B
Sup4: Nee, dat is niet mogelijk. Gebrek aan ervaring en het geven van prioriteiten. Vraag 1C
Sup4: Nee, zie punt 1B. Vraag 1D
Sup4: Ja, in het geval dat een assistent met een werkneemster van de klant gaat stappen, dan moet hij dat melden en wordt hij van de klus gehaald.
Vraag 2A
Vraag 2B
Sup4: In principe wel, maar niet als de problemen buiten zijn/haar kennisgebied liggen. Je kunt een eerstejaars niet zomaar elke post voorzieningen voorschotelen. Dat is vragen om problemen.
Vraag 2C
Sup4: Nee, het pakket is erg complex. Antwoorden in een bepaald veld van een bepaald formulier roepen weer open velden op in een ander formulier. Niet te volgen als je het pakket niet super goed kent.
Vraag 2D
Sup4: Ja, als alle stappen netjes worden gevolgd in 1 formulier wel ja. Vraag 2E
Sup4: Ja, mits de post niet te bijzonder is. Beetje onduidelijke vraag. Vraag 2F
Sup4: Nee, niet mogelijk. Vraag 2G
Sup4: Nee, wederom niet mogelijk. Vraag 2H
Sup4: Ja, stukje werkdrukverlichting en training on the job voor meerderejaars. Vraag 2I
Sup4: Ja, die mensen zijn erg kritisch en ervaren. Vraag 2J
Sup4: Nee, begin ik niet aan met mijn minieme kennis ten opzichte van het kennisoverschot bij afdeling kwaliteitscontrole!
Vraag 3A
Sup4: Ja, anders ben je geen goed supervisor. Vraag 3B
Sup4: Je moet zelf wel willen werken, dus stimuleren zou niet echt nodig moeten zijn. Echter, ik geef wel peptalks om de mensen net iets scherper te krijgen.
Vraag 3C
Sup4: Bij een gemiddeld persoon is dat zeker zo. Mensen die achter blijven vallen snel af en de talenten, dat spreekt voor zich.
Vraag 3D
Sup4: De informatie ligt aan hun voeten of kan zo opgevraagd worden. Je hebt zoveel collega's die je kan mailen. Vraag 4A:
Sup4: Ik zou liegen als ik ja zou zeggen. Probeer het wel altijd te doen, maar beoordelen blijft mensenwerk. Vraag 4B
Sup4: Op zich wel. Zeker als je een scala hebt van beoordelingen van verscheidene supervisors. Vraag 4C
Sup4: Alleen bij een grote klant. Vraag 4D
Sup4: Niet echt. Naast het afronden van eigen werkzaamheden vind ik het teamverband aspect ook erg belangrijk. Door elkaar te helpen kan de opdracht op tijd worden voltooid. Zeker als het bij een andere post erg moeizaam loopt. Dit zijn voor mij belangrijke momenten welke ik meeneem in de beoordeling.
Vraag 4E
Vraag 4F
Sup4: Ja, zoniet, dan kom je er snel achter! Supervisor 5
Vraag 1A
Sup5: Het is niet zo dat we criminele klanten bedienen. Ben het nooit zoiets nooit tegen gekomen. Vraag 1B
Sup5: Ja, tenzij er echt iets raars is. Ik probeer ruim van tevoren de klant te informeren over onze komst en dat hij/zij niet teveel moet aan afspraken in moet plannen.
Vraag 1C
Sup5: Soms lijkt een bevinding insignificant en wordt er geen navraag over gedaan. Begrijpelijk. Vraag 1D
Sup5: Ja, hoe zou het anders volgens jou kunnen zijn? Vraag 2A
Sup5: Daar zorg ik altijd voor. Een must. Vraag 2B
Sup5: Ja, mits het onderwerp niet te gecompliceerd is. Vaak zien de assistenten de dilemma's dan ook niet. Vraag 2C
Sup5: Onmogelijk opgave. Nee dus. Vraag 2D
Sup5: Als de opgegeven stappen gevolgd worden en er in het dossier van vorig jaar gekeken is, dan zou dat wel moeten.
Vraag 2E
Sup5: Ik denk niet dat dat mogelijk is. Overigens, eerstejaars krijgen nooit bijzondere posten van mij. Vraag 2F
Sup5: Dit is ook een onmogelijke opgave. Vraag 2G
Sup5: Ik delegeer een groot deel naar meerderejaars. Vraag 2H
Sup5: Ja. Vraag 2I
Sup5: Zeker weten. Ze controleren erg streng. Vraag 2J
Sup5: Nee. Vraag 3A
Sup5: Ik laat altijd een meerderejaars over de schouder van de eerstejaars meekijken. Dit is een belangrijk