Artikel 38
Algemene bepalingen betreffende gebruikmaking van andere meldingsplichtige entiteiten 1. Meldingsplichtige entiteiten kunnen gebruik maken van andere meldingsplichtige
entiteiten, ongeacht of die zich in een lidstaat of in een derde land bevinden, om te voldoen aan de cliëntenonderzoeksvereisten van artikel 16, lid 1, punten a), b) en c), mits:
a) de andere meldingsplichtige entiteiten de in deze verordening vastgestelde vereisten inzake cliëntenonderzoek en bewaring van gegevens of daaraan gelijkwaardige vereisten toepassen wanneer zij in een derde land gevestigd of gelegen zijn;
b) op een manier die consistent is met hoofdstuk IV van Richtlijn [referentie invoegen – voorstel voor de zesde antiwitwasrichtlijn – COM(2021) 423 final]
toezicht wordt gehouden op de naleving van de AML/CFT-vereisten door de andere meldingsplichtige entiteiten.
De eindverantwoordelijkheid voor de naleving van de cliëntenonderzoeksvereisten blijft berusten bij de meldingsplichtige entiteit die gebruik maakt van een andere meldingsplichtige entiteit.
2. Wanneer meldingsplichtige entiteiten besluiten gebruik te maken van andere, in derde landen gelegen meldingsplichtige entiteiten houden zij rekening met de in de bijlagen II en III vermelde geografische risicofactoren en met alle relevante informatie of richtsnoeren van de Commissie, de AMLA of andere bevoegde autoriteiten.
3. In het geval van meldingsplichtige entiteiten die deel uitmaken van een groep, kan de naleving van de vereisten van dit artikel en van artikel 39 worden gewaarborgd door middel van op groepsniveau geldende gedragslijnen, controlemaatregelen en procedures, mits aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan:
a) de meldingsplichtige entiteit maakt gebruik van informatie die uitsluitend wordt verstrekt door een meldingsplichtige entiteit die deel uitmaakt van dezelfde groep;
b) de groep past AML/CFT-gedragslijnen en -procedures, cliëntenonderzoeksmaatregelen en regels voor het bewaren van gegevens toe die volledig in overeenstemming zijn met deze verordening of met gelijkwaardige regels in derde landen;
c) de effectieve uitvoering van de in punt b) bedoelde vereisten staat op groepsniveau onder toezicht van de toezichthoudende autoriteit van de lidstaat van herkomst overeenkomstig hoofdstuk IV van Richtlijn [referentie invoegen – voorstel voor de zesde antiwitwasrichtlijn – COM(2021) 423 final] of de toezichthoudende autoriteit van het derde land overeenkomstig de regels van dat derde land.
4. De meldingsplichtige entiteiten maken geen gebruik van in derde landen gevestigde meldingsplichtige entiteiten die op grond van afdeling 2 van dit hoofdstuk zijn geïdentificeerd. In de Unie gevestigde meldingsplichtige entiteiten met bijkantoren en dochterondernemingen die in die derde landen zijn gevestigd, kunnen echter gebruik maken van die bijkantoren en dochterondernemingen, mits aan alle voorwaarden van lid 3, punten a), b) en c), is voldaan.
Artikel 39
Procedure voor gebruikmaking van een andere meldingsplichtige entiteit
1. De meldingsplichtige entiteiten verkrijgen van de meldingsplichtige entiteit waarvan zij gebruik maken, alle nodige informatie betreffende de cliëntenonderzoeksvereisten van artikel 16, lid 1, eerste alinea, punten a), b) en c), of de voorgestelde bedrijfsactiviteit.
2. Meldingsplichtige entiteiten die gebruik maken van andere meldingsplichtige entiteiten, nemen alle nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat de meldingsplichtige entiteit waarvan gebruik wordt gemaakt, op verzoek het volgende verstrekt:
a) kopieën van de voor de identificatie van de cliënt verzamelde informatie;
b) alle bewijsstukken of betrouwbare informatiebronnen die zijn gebruikt om de identiteit van de cliënt en, in voorkomend geval, van de uiteindelijk begunstigden van de cliënt of van personen namens wie de cliënt handelt, te verifiëren, met inbegrip van gegevens die zijn verkregen met behulp van elektronische identificatiemiddelen en relevante vertrouwensdiensten als bedoeld in Verordening (EU) nr. 910/2014; en
c) verzamelde informatie over het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie.
3. De in de leden 1 en 2 bedoelde informatie wordt door de meldingsplichtige entiteit waarvan gebruik wordt gemaakt, onverwijld en in elk geval binnen vijf werkdagen verstrekt.
4. De voorwaarden voor de doorgifte van de in de leden 1 en 2 bedoelde informatie en documenten worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst tussen de meldingsplichtige entiteiten.
5. Indien de meldingsplichtige entiteit gebruik maakt van een meldingsplichtige entiteit die deel uitmaakt van haar groep, kan de schriftelijke overeenkomst worden vervangen door een op groepsniveau vastgestelde interne procedure, mits aan de voorwaarden van artikel 38, lid 2, is voldaan.
Artikel 40 Uitbesteding
1. De meldingsplichtige entiteiten mogen taken die voortvloeien uit de vereisten van deze verordening met het oog op het verrichten van cliëntenonderzoek uitbesteden aan een agent of externe dienstverlener, ongeacht of het een natuurlijke of een rechtspersoon betreft, met uitzondering van natuurlijke of rechtspersonen die verblijven of gevestigd zijn in derde landen die op grond van afdeling 2 van dit hoofdstuk zijn geïdentificeerd.
De meldingsplichtige entiteit blijft volledig aansprakelijk voor alle handelingen die deze agenten of externe dienstverleners in verband met de uitbestede activiteiten verrichten.
2. De in lid 1 bedoelde uitbesteding doet geen wezenlijke afbreuk aan de kwaliteit van de maatregelen en procedures van de meldingsplichtige entiteit om te voldoen aan de vereisten van deze verordening en van Verordening [referentie invoegen – voorstel voor een herschikking van Verordening (EU) 2015/847 – COM(2021) 422 final]. De volgende taken worden in geen geval uitbesteed:
a) de goedkeuring van de risicobeoordeling van de meldingsplichtige entiteit;
b) de in artikel 7 bedoelde interne controles;
c) het opstellen en goedkeuren van de gedragslijnen, controlemaatregelen en procedures van de meldingsplichtige entiteit om aan de vereisten van deze verordening te voldoen;
d) de toewijzing van een risicoprofiel aan een potentiële cliënt en het aangaan van een zakelijke relatie met die cliënt;
e) de vaststelling van criteria voor het opsporen van verdachte en ongebruikelijke transacties en activiteiten;
f) de melding van verdachte activiteiten of op limieten gebaseerde verklaringen aan de FIE op grond van artikel 50.
3. Meldingsplichtige entiteiten die op grond van lid 1 taken uitbesteden, zien erop toe dat de agent of de externe dienstverlener de door de meldingsplichtige entiteit vastgestelde maatregelen en procedures toepast. De voorwaarden voor de uitvoering van deze taken worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst tussen de meldingsplichtige entiteit en de entiteit waaraan de taken worden uitbesteed. De meldingsplichtige entiteit controleert regelmatig of de entiteit waaraan de taken zijn
uitbesteed, deze maatregelen en procedures effectief toepast. De frequentie van deze controles wordt bepaald op basis van de kritieke aard van de uitbestede taken.
4. De meldingsplichtige entiteiten zorgen ervoor dat de uitbesteding geen wezenlijke afbreuk doet aan het vermogen van de toezichthoudende autoriteiten om de naleving van alle in deze verordening neergelegde vereisten door de meldingsplichtige entiteit te monitoren en na te gaan.
Artikel 41
Richtsnoeren voor de uitvoering door derden
Uiterlijk [drie jaar na de datum van inwerkingtreding van deze verordening] vaardigt de AMLA richtsnoeren voor de meldingsplichtige entiteiten uit over:
a) de voorwaarden waaronder de meldingsplichtige entiteiten gebruik mogen maken van informatie die door een andere meldingsplichtige entiteit is verzameld, ook in het geval van een cliëntenonderzoek op afstand;
b) het aangaan van uitbestedingsrelaties overeenkomstig artikel 40 en de desbetreffende governance en procedures om de uitvoering van functies door de uitbestede entiteiten te monitoren, met name waar het gaat om functies die als kritiek moeten worden beschouwd;
c) de rol en verantwoordelijkheid van elke partij, ongeacht of sprake is van gebruikmaking van een andere meldingsplichtige entiteit of van uitbesteding;
d) de aanpak van het toezicht op gebruikmaking van een andere meldingsplichtige entiteit en op uitbesteding.
HOOFDSTUK IV
TRANSPARANTIE INZAKE UITEINDELIJK BEGUNSTIGDEN