Het AB heeft voor de jaren 2013, 2014, 2015, 2016 en 2017 geen afzonderlijke beleidsprogramma’s
vastgesteld zoals voorgeschreven in artikel 28 en 29 van de GR. Bij het opvragen van de beleidsprogramma’s is ons aangegeven dat de inhoudelijke hoofdstukken van de begroting als beleidsprogramma beschouwd moeten worden [rekenkamers: die voldoen echter niet aan de eisen die gesteld worden aan het beleidsprogramma in artikel 28 van de GR. Het ligt verder niet voor de hand dat de regelgever dit zo had bedoeld, omdat hij dan geen afzonderlijke procedure voor het beleidsprogramma naast die voor de vaststelling van de begroting had geformuleerd].
Er is wel een start gemaakt met een uitvoeringsprogramma bij de Meerjarenstrategie, maar uiteindelijk is alleen het onderdeel ‘vernieuwende en verbindende producten in het kader van de Meerjarenstrategie’ uitgewerkt. Hierna is op een rij gezet hoe dat proces is verlopen.
14 april 2016: Uitvoeringsprogramma Meerjarenstrategie in AB-vergadering
Op het voorblad bij dit agendapunt (en (deels) in het verslag) stond: De meerjarenstrategie 2016 – 2019 ‘Over bruggen’ van GGD Gelderland-Zuid is 17 december 2015 vastgesteld door het Algemeen Bestuur. De
vormgegeven versie van de meerjarenstrategie met daarbij de aanbiedingsbrief van de DPG is bijgevoegd. Dit jaar wordt de meerjarenstrategie verwerkt en geconcretiseerd in een uitvoeringsprogramma. In het
uitvoeringsprogramma staan producten die de Meerjarenstrategie ondersteunen. Deze producten en diensten zijn:
- Nieuwe taken (waaronder Veilig Thuis)
- Activiteiten in het kader van verbinden en makelen
- Vernieuwende verbindende producten [rekenkamers: de uitgebreide toelichting hierop hebben wij op deze plaats achterwege gelaten].
Het voorblad sluit af met een overzicht van de tijdsplanning voor de ontwikkeling van de vernieuwende en verbindende producten:
• 29 maart 2016: RAO geeft commentaar op idee c.q. 1e conceptversie van de producten • 21 juni 2016: RAO geeft commentaar op laatste conceptversie van de producten • 15 sept. 2016: uitvoeringsprogramma/vernieuwende producten ter kennisname naar DB • 6 oktober 2016: uitvoeringsprogramma/vernieuwende producten ter kennisname naar AB [rekenkamers: in deze planning is geen ruimte voor de gemeenteraden ingeruimd].
Besloten is: Kennis te nemen van het proces ten behoeve van de totstandkoming van het
uitvoeringsprogramma, behorende bij de meerjarenstrategie en dan met name van de vernieuwende verbindende producten.
In geen van de gemeenten is op de raadsagenda’s iets teruggevonden over het uitvoeringsprogramma. In elk geval is vanuit de raden van Nijmegen en Wijchen bij het bespreken van de Meerjarenstrategie juist
aangegeven benieuwd te zijn naar het uitvoeringsprogramma, en graag betrokken te worden bij de uitwerking daarvan [rekenkamers: dat is door Nijmegen ook teruggekoppeld in het AB; ook vanuit Heumen werd dit toen aangegeven, hoewel dat in de raadsbehandeling niet is terug te vinden]. De portefeuillehouder in Nijmegen heeft toegezegd dat dit uiteraard zal gebeuren. Tot op heden zijn de raden niet gevraagd mee te denken bij de (verdere) uitwerking van het uitvoeringsprogramma; vanuit de raden zelf is hier ook niet meer om gevraagd.
Rekenkamer(commissie)s gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, Nijmegen, West Maas en Waal en Wijchen Bijlage 5, bladzijde 5
15 december 2016: Vernieuwende en verbindende producten in het kader van de
Meerjarenstrategie in AB-vergadering
Op het voorblad bij dit agendapunt stond: ‘In de vergadering van het AB van 14 april jl. is informatie verstrekt over de (ontwikkeling van de) vernieuwende en verbindende producten in het kader van de Meerjarenstrategie GGD 2016 - 2019. Destijds zijn met name de grote lijnen, waaronder de uitgangspunten, geschetst van de ontwikkeling van de vernieuwende en verbindende producten. Hieronder (en in de bijlagen) worden de vernieuwende en verbindende producten gepresenteerd. (…).De werkzaamheden die (zullen) worden verricht voor de GGD-brede producten vallen voor een groot deel binnen het uniforme pakket. In een aantal gevallen betreft het facultatieve taken (gezond ouder worden, onderdelen van een goed begin en welbevinden op school). In de bijlagen wordt het product beschreven en de stand van zaken per product. Deze zijn toegelicht in het regionaal ambtenarenoverleg. De producten bevinden zich in verschillende fasen; een aantal producten wordt momenteel al uitgevoerd, terwijl andere zich nog in de ontwikkelfase bevinden (zij starten in 2017)’. [rekenkamers: Veilig Thuis komt in de beschrijving van de vernieuwende en verbindende producten enkele keren voor; het gaat dan steeds om één van de partijen waarmee samengewerkt wordt en/of waarvan de expertise wordt benut voor de realisatie van het betreffende product].
Besloten is: Kennis te nemen van de vernieuwende verbindende producten in het kader van de Meerjarenstrategie.
Rekenkamer(commissie)s gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, Nijmegen, West Maas en Waal en Wijchen Bijlage 5, bladzijde 6
Rekenkamer(commissie)s gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, Nijmegen, West Maas en Waal en Wijchen BIJLAGE 6
NORMENKADER
In deze bijlage zijn de normen opgenomen die de rekenkamers hanteerden in het regionale onderzoek naar de governance van Veilig Thuis Gelderland Zuid. Voor het overzicht zijn de normen geordend naar de deelvragen voor dit onderzoek.
Rekenkamer(commissie)s gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, Nijmegen, West Maas en Waal en Wijchen Bijlage 6, bladzijde 1
De centrale onderzoeksvraag is:
Welke inzichten en concrete handvatten voor versterking van de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden bij bestuurlijke samenwerking kunnen uit de casus VTGZ worden afgeleid?
De bijbehorende deelvragen zijn:
• Hoe is de besluitvorming over de vorming van VTGZ en de onderbrenging bij de GGD GZ (inclusief de daaraan gestelde condities en voorwaarden) verlopen, en welke rol hebben de gemeenteraden hierin gespeeld?
Normen:
Regionaal is niets geregeld voor hoe omgegaan moet worden met het onderbrengen van een nieuwe regionale taak. In diverse gemeenten zijn in lokale nota’s verbonden partijen wel (algemene)
uitgangspunten en regels geformuleerd. Die worden in het rekenkameronderzoek gehanteerd als norm. Daarnaast maken de rekenkamers gebruik van de toelichtingen op lessen voor de rol van de raad uit de Handreiking Grip op regionale samenwerking1.
Verder hanteren de rekenkamers een aantal algemeen geaccepteerde uitgangspunten als norm: • de besluitvorming dient eenvoudig traceerbaar, transparant en controleerbaar te zijn; dat geldt ook
voor niet openbare besluiten;
• de besluitvorming vindt in het openbaar plaats, tenzij. De grenzen van tenzij worden bepaald door artikel 10 en 11 van de Wob;
• Vooraf is de te volgen procedure voor het organiseren van een nieuwe regionale taak vastgelegd. De te volgen procedure past binnen de geldende wet- en regelgeving;
• voorafgaand aan de besluitvorming zijn beschikbare opties geïdentificeerd;
• de opties zijn tenminste vergeleken op de criteria realisatie inhoudelijke doelen, eenmalige en structurele kosten, (bij)sturingsmogelijkheden door de gemeente(raad).
• in het kader van het onderzoek naar de opties is er contact geweest met betrokken partijen;
• voor de twee best scorende opties is een risico-analyse uitgevoerd. In het kader van die risico-analyse is er contact geweest met betrokken partijen;
• het voorgenomen besluitvormingsproces is gedeeld met de gemeenteraad;
• de gemeenteraad is voorafgaand aan besluitvormingsmomenten actief geïnformeerd door het college, het DB of het AB; en ook weer op het moment dat besluiten genomen zijn;
• de gemeenteraad heeft zo nodig zelf navraag gedaan naar de stand van zaken bij de voorbereidingen. Rond het stellen van condities en randvoorwaarden zijn geen regels vastgelegd. De rekenkamers hanteren een aantal algemeen geaccepteerde uitgangspunten als norm:
• er is helder vastgelegd wat de inhoudelijke en financiële randvoorwaarden zijn waarbinnen de taak gerealiseerd moet worden;
• uit een confrontatie van de ambities en beschikbare middelen (personeel, financiën, organisatie) blijkt dat de geformuleerde condities en voorwaarden realistisch zijn;
• op de (tussentijdse) verantwoordingsmomenten is niet alleen gekeken naar de mate van realisatie van de doelen binnen de beschikbare middelen, maar ook naar het realiteitsgehalte van de condities en voorwaarden. Zo nodig heeft bijstelling plaatsgevonden.
Rekenkamer(commissie)s gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, Nijmegen, West Maas en Waal en Wijchen Bijlage 6, bladzijde 2
• Hoe is de governance (sturing, beheersing, toezicht en verantwoordelijkheid) bij de start van VTGZ geregeld? Hoe verhoudt deze zich tot de wettelijke regels? Wat zijn de bevoegdheden en
verantwoordelijkheden van gemeenteraden, colleges, Algemeen Bestuur en Dagelijks Bestuur? Hebben de gemeenteraden in dit verband specifieke kaders aan hun colleges gesteld?
Normen:
De normen voor het beantwoorden van deze onderzoeksvraag vloeien voort uit de Wet
Gemeenschappelijke Regelingen, het beginsel openheid en integriteit uit de Nederlandse code voor goed openbaar bestuur, de bepalingen uit de gemeenschappelijke regeling GGD GZ, lokale regels in de Kadernota’s verbonden partijen en de Nota Grip op samenwerking.
• Welke beleidsmatige doelen zijn geformuleerd voor VTGZ? Hoe zijn deze tot stand gekomen? En hoe zijn die financieel vertaald?
Normen: • Inhoud:
• dekken de inhoudelijke doelen de wettelijke opdracht af?
• zijn de doelen zodanig geformuleerd dat erop gestuurd kan worden?
• Proces: er zijn geen regels voor het proces voor de totstandkoming van doelen in de
voorbereidingsfase vastgelegd. Deze zijn wel af te leiden uit de regels voor totstandkoming van het beleidsplan en –programma uit de GR GGD GZ.
• Norm voor financiële vertaling is de samenhang tussen de 3 w-vragen in de begroting: 1) wat willen we bereiken (logsich volgend uit het projectplan, vanaf 2015 uit het beleidsplan en -programma), 2) wat gaan we daarvoor doen en 3) wat gaat dat kosten.
• Hoe zag de informatiestroom tussen Dagelijks Bestuur, Algemeen Bestuur, colleges en gemeenteraden eruit rond de inrichting en het functioneren van VTGZ? En hoe zag die eruit voor de P&C-producten van GGD GZ: begroting, begrotingswijzigingen, jaarstukken, beleidsplan en uitvoeringsprogramma? Normen:
De normen voor het beantwoorden van deze onderzoeksvraag vloeien voort uit de Wet
Gemeenschappelijke Regelingen, het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, de nota verbonden partijen van de commissie BBV, de beginselen doelgerichtheid en doelmatigheid, legitimiteit, verantwoording en lerend en zelfreinigend vermogen uit de Nederlandse code voor goed openbaar bestuur, de bepalingen uit de GR GGD GZ, lokale regels in eventuele Kadernota’s verbonden partijen (of vergelijkbare lokale afspraken) en de Nota Grip op samenwerking.
• Hoe hebben de bovengenoemde actoren, en de gemeenteraden in het bijzonder, gebruik gemaakt van hun bevoegdheden bij de aansturing van en controle op VTGZ?
Rekenkamer(commissie)s gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, Nijmegen, West Maas en Waal en Wijchen Bijlage 6, bladzijde 3
• Welke lessen zijn er te leren uit de gang van zaken, zowel in de voorbereidende fase als tijdens de eerste jaren van VTGZ, en welke aanbevelingen komen hieruit voort voor de gemeenteraden, met name ten aanzien van hun kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid?
Rekenkamer(commissie)s gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, Nijmegen, West Maas en Waal en Wijchen Bijlage 6, bladzijde 4
Rekenkamer(commissie)s gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, Nijmegen, West Maas en Waal en Wijchen BIJLAGE 7
REACTIES VAN COLLEGES VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS OP HET RAPPORT