2. Verslag vanuit de toezichthoudende rol
6.0 Toezicht op financiële en operationele prestaties
Vooraf
De RvC heeft in 2019 toezicht uitgeoefend op belangrijke beslisdocumenten (w.o. de jaarrekening, de begroting, het treasury jaarplan en het audit jaarplan) en belangrijke investeringsvoorstellen.
De auditcommissie vervulde hierin een adviesfunctie naar de plenaire RvC en een klankbordrol naar de bestuurder. In deze paragraaf gaan wij nader in op de financiële en operationele prestaties van Intermaris en de wijze van uitvoering van onze toezichtstaak daarin.
Kwartaalrapportages
Middels kwartaalrapportages zijn wij goed geïnformeerd hoe Intermaris er financieel en
operationeel voor staat. De kwartaalrapportages bieden naar ons oordeel een goed en breed inzicht in het functioneren van Intermaris. Tevens bieden de rapportages een goed handvat om de dialoog met het bestuur te voeren, bijvoorbeeld over belangrijke volkshuisvestelijke prestaties (zie onze toelichting in dit verslag aldaar).
Jaarrekening over 2018
In de april-vergadering van de RvC zijn de jaarstukken over het voorgaand boekjaar (2018) behandeld en vastgesteld. PwC was aanwezig bij de behandeling van de jaarstukken in onze vergadering. De auditcommissie heeft in het voortraject bij de totstandkoming van de jaarstukken een toetsende rol gespeeld.
De jaarrekening was voor het eerst op basis van waardering via de zogenoemde Full-versie uitgevoerd. Hier lag een volledige externe taxatie van het bezit aan ten grondslag. De financiële effecten op het resultaat waren beperkt. We hebben de organisatie gecomplimenteerd met het uitstekend organiseren van deze impactvolle systeemwijziging.
Een andere majeure wijziging betrof de toepassing van de beleidswaarde in plaats van de
bedrijfswaarde. De plenaire RvC heeft zich uitvoerig laten informeren over de effecten hiervan op onder meer de belangrijke kengetallen LTV en ICR. Bij de behandeling van de jaarstukken is door ons ook het gesprek gevoerd over fiscaliteit (waar onder de onderhoudsvoorziening) en de wijze waarop de waardering van het vastgoed in de toekomst georganiseerd gaat worden.
De raad heeft naast de behandeling en vaststelling van de jaarstukken ook kennisgenomen van de Assurance rapporten van de accountant welke de verantwoordingsinformatie van de
woningcorporatie aan het ministerie (dvi) begeleiden.
De raad is zich bewust van de invoering van het OOB-regime voor Intermaris per 1 januari 2020.
Dit heeft evenwel nog geen effect op het lopende controlejaar 2019.
Begroting 2020 en huurbeleid
Tijdens de najaarsconferentie in oktober is met het bestuur en huurdersorganisaties uitgebreid gesproken over de begrotingsuitgangspunten voor 2020 en verder. Bestuur had de afgelopen maanden beide verenigingen intensief betrokken bij de totstandkoming van de begroting. Aan verenigingen en klantenpanel is de vraag voorgelegd, waar beschikbaar budget in de ogen van de bewoners het beste voor aangewend kon worden. Over de resultaten hebben wij met vaststelling van de begroting onze goedkeuring verleend.
We zijn van bestuurszijde uitgebreid geïnformeerd over de portefeuilleontwikkeling en over de effecten van kostenstijgingen in de bouw/stichtingskosten. Het realisme in productie – tempo en financiering – is door ons getoetst bij het bestuur. We hebben ons een goed beeld gevormd van de belangrijkste ratio’s, de risico’s en bijsturingsmogelijkheden. Wij zijn naar ons oordeel in staat om aan de hand van de verstrekte informatie en de financiële ratio’s (WSW) een goed afgewogen beeld te vormen over dit continuïteitsvraagstuk.
Ook andere strategische vraagstukken rondom duurzaamheid, portefeuillestrategie, kwaliteit van het bezit en huurprijsbeleid passeerden tijdens de begrotingsbespreking de revue. Daarbij is ook gesproken over het nieuwe realisme en de financiële effecten die volgen uit de nieuwe meerjaren beleidsvisie van Intermaris. Ondanks de financiële gezondheid van Intermaris, zien wij met het bestuur dat de randen van het maatschappelijk mogelijke in zicht zijn. Bovendien vormt de begroting voor 2020 gelijk het maximum budget vanuit de liquiditeitspositie van Intermaris.
De begroting 2020 van Intermaris is in de RvC vergadering van november plenair behandeld en door ons goedgekeurd.
Risicomanagement, compliance en Auditjaarplan
Risicomanagement staat bij de RvC hoog op de agenda. Het gaat hierbij niet alleen om de beheersing van de (financiële) risico’s, maar ook om risicobesef. De werkzaamheden binnen Intermaris worden uitgevoerd door de afdeling risicomanagement, compliance en audit. Hierdoor geeft Intermaris invulling aan het belangrijkste deel van de concern control-functie.
Tweemaal per jaar bespreekt de auditcommissie de specifieke rapportage op dit werkterrein. De uitkomsten worden vervolgens met de plenaire raad gedeeld. De concerncontroller licht de bevindingen en ontwikkelingen ook persoonlijk in de plenaire raad toe en heeft ook in 2019 risico-sessies met de plenaire RvC georganiseerd.
Intermaris beschikt over een risicoraamwerk dat geïntegreerd is in het planning en control instrumentarium. De belangrijkste maatregelen vanuit toezicht op belangrijke risico’s hebben een plek in de reguliere interne audits. De RvC heeft het Auditjaarplan behandeld en goedgekeurd.
Wij hebben daarbij wederom onze waardering uitgesproken voor de kwaliteit van dit plan.
Daarenboven zijn wij in hoge mate content met de scope en kwaliteit van uitvoering van de internal audits en de monitoring van eerdere actiepunten.
Accountant
De jaarrekening over 2018 is gecontroleerd door PwC. Het functioneren van de accountant is door ons geëvalueerd. Ondanks de druk op de strakke planning hebben alle partijen de deadlines gehaald en lichte PWC haar bevindingen in de RvC van april bij ons toe. Het functioneren van de accountant over het controlejaar 2018 is door ons als adequaat beoordeeld. We zien dan ook het controletraject over 2019 met vertrouwen tegemoet. De auditcommissie heeft ook buiten
aanwezigheid van bestuurder een gesprek met de accountant gevoerd. Hieruit kwamen geen bijzonderheden.
Rapportages accountant
De Management Letter, het accountantsverslag en Assurance rapporten zijn besproken in de auditcommissie. De belangrijkste bevindingen zijn door de accountant ook met de plenaire raad besproken.
Vastgoedsturing, assetmanagement en portefeuillemanagement
Met interesse volgt de raad de stappen die Intermaris zet rondom de wijze waarop vastgoedsturing steeds verder gestalte krijgt. Zowel vanuit de raad plenair, als vanuit de commissies, volgen wij de ontwikkelingen. We sparren daarin over de beleidsvragen rondom bijvoorbeeld de
portefeuillestrategie en de doorontwikkeling van rendementsnormen bij investeringsbeslissingen.
We worden naar ons oordeel op adequate wijze betrokken en geïnformeerd over de wijze waarop vastgoedsturing binnen de organisatie is ingebed. Wij hebben een goed beeld bij de borging hiervan in functies en de wijze waarop dit proces ondersteund wordt met geautomatiseerde systemen.
Toezicht op Inkoopbeleid
De raad laat zich regelmatig informeren over de toepassing van het inkoopbeleid. De raad is geïnformeerd over de wijze waarop het inkoopbeleid en governancestructuur binnen Intermaris is ingeregeld.
Toezicht op privacyregelgeving en cybersecurity
Onderwerp van gesprek in de auditcommissie gaat ook over de toepassing van de
privacywetgeving en cybersecurity. Naar ons oordeel geeft Intermaris goed invulling aan alle aspecten die de regelgeving voor de corporatie met zich meebrengt. Ook is Intermaris alert op de noodzaak van bewustwording bij medewerkers omtrent IT-gerelateerde risico’s. De governance-structuur – inclusief de belegging van de privacy officers rol – is op dit onderdeel naar ons oordeel adequaat ingeregeld.
Toezicht op Informatisering en automatisering
In het verlengde van de privacywetgeving bespreekt de auditcommissie ook het
informatiebeveiligingsbeleid en de maatregelen die Intermaris daarop neemt. De auditcommissie – en via terugkoppeling de plenaire raad – is geïnformeerd over de belangrijkste risico’s voor
Intermaris. De auditcommissie heeft de op ICT uitgevoerde audit besproken. De RvC heeft zich hierover een goed beeld kunnen vormen.
Toepassing systemen
Via de auditcommissie zijn we goed aangesloten op de belangrijkste vraagstukken als het gaat om risico’s, upgrades, toepassing en continuïteit van het primaire systeem (Aareon) en de
kantoorautomatisering waar Intermaris mee werkt. We zien ook de goede toepassingen van gegenereerde en geanalyseerde ‘data’ helder terugkomen in de aan ons voorgelegde kwartaalrapportages. Intermaris gebruikt daarbij Katoomba als rapportage tool. We zijn geïnformeerd over het ICT keuzeproces ten gunste van de verdere verbetering van
vastgoedsturing. We zijn geïnformeerd over de wijze waarop Xcellent ten behoeve van alle kantoorautomatisering en ondersteuning is ingezet. Via de OR (soft control) horen we ook waar medewerkers in de dagelijkse praktijk nog tegen aan lopen.
Toepassing data
We zien dat Intermaris steeds gerichter en beter Big Data inzet om de dienstverlening te optimaliseren. Dit door bijvoorbeeld onderzoek te laten doen naar de spreiding van de
betalingsrisico’s om daar gerichter het preventiebeleid op in te regelen. Ook zijn wij benieuwd naar de resultaten van het meedoen aan het Drone experiment bij onderhoud. Tenslotte is Intermaris naar ons oordeel alert bij het genereren van informatie en monitoren daarvan op het terrein van verduurzaming.
Aansluiting op klantbehoeften
We zijn regelmatig ook kritisch geweest naar bestuur als het gaat om de snelheid en kwaliteit waarmee de bewoners nu digitaal vanuit Intermaris via de openbare website ondersteund worden.
Rondom die service toepassingen naar bewoners liggen naar ons oordeel nog reële kansen voor Intermaris tot verbetering. Het bestuur heeft hierin inmiddels toezeggingen tot verbetering gedaan.
Toezicht op de organisatieontwikkeling
De RvC is regelmatig zowel schriftelijk als mondeling geïnformeerd over de voortgang van de organisatieontwikkeling bij Intermaris. De RvC ziet en spreekt regelmatig naast de
contactmomenten met bestuur en directie ook met andere leidinggevenden, medewerkers en OR-leden (zie hiervoor: toezicht op de dialoog met stakeholders). De RvC geeft adequaat invulling om vanuit de werkgeversverantwoordelijkheid naar de bestuurder en vanuit de adviesrol bij te dragen aan het toekomstbestendig maken en houden van Intermaris (zie hiervoor verderop de passage over: toezicht op soft controls).
Toezicht op verbindingen
De Stichting Intermaris kent – in vergelijk met het recente verleden – nog maar een beperkt aantal verbindingen. De RvC wordt via kwartaalrapportages – en bij specifieke gebeurtenissen tussentijds – geïnformeerd over verbindingen. De nieuwe Woningwet stelt stringente eisen aan
samenwerkingsrelaties en investeringen in zogenoemde niet-Daeb activiteiten. Wij zijn naar ons oordeel goed geïnformeerd en goed in staat de ontwikkelingen (met name in afbouw) van de diverse laatste verbindingen vanuit Intermaris te volgen. De bespreking van de uitkomsten van de specifieke (interne) audit op toepassing van het verbindingenstatuut heeft begin 2019 binnen de auditcommissie plaats gevonden.
Speciaal onderwerp van gesprek vormde het noodzakelijke uittreden van Intermaris uit Terra Marique (Holenwegkwartier – de voormalige Philipslocatie – te Hoorn). Intermaris bouwt daar wel de sociale huurwoningen, maar is geen partij meer in deze verbinding.
Ook de samenwerking met Bot Bouw BV via de BV Maelson had in 2019 onze aandacht met het oog op de grondpositie van Intermaris aan het Westeinde te Enkhuizen. Bestuur heeft ons adequaat geïnformeerd over de afspraken tot afwikkeling terzake.
Toezicht op Financieringsbeleid
De raad kent het treasury beleid en stelt jaarlijks in het verlengde van de begrotingsbehandeling het treasury jaarplan daarop vast. De raad is adequaat geïnformeerd over de bestaande en geprognosticeerde financieringsbehoefte. De raad is geïnformeerd over de breakmomenten van de nog in portefeuille zijnde derviaten, als ook de consequenties daarvan als het gaat om het verplicht aanhouden van liquiditeitsbuffers. De raad heeft goedkeuring verleend aan de beëindiging – het
breakplan – van een derivatencontracten uit het verleden conform voorstel. Tegelijk vormt de raad zich een beeld als het gaat om de financiering van het niet-Daeb deel.
Toezicht op adaptatievermogen Intermaris m.b.t. externe ontwikkelingen
De raad laat zich informeren over de wijze waarop Intermaris omgaat met bijvoorbeeld de impact en (negatieve) financiële consequenties van de invoering van de ATAD. De invoering van het OOB-regime is ter sprake geweest. De raad besteedt met regelmaat aandacht aan de effecten van andere stelselwijzigingen, met name waar het gaat om de overgang naar rekenen vanuit de beleidswaarde. Ook de aanpak en uitvoering van het taxatieproces van het bezit (toepassing zogenoemde Full-versie) is uitgebreid onderwerp van gesprek geweest.
In dit kader kijken wij als raad ook naar financiële effecten van belastingmaatregelen (w.o. BTW, VPB, Verhuurdersheffing), ontwikkelingen rondom de bouwkosten en telkens oplopende kosten ten gevolge van de energietransitie. Vanuit onze rol informeren wij ook naar ontwikkelingen op de bijvoorbeeld de arbeidsmarkt in relatie tot de continuïteit in bedrijfsvoering.
Toezicht op externe verantwoording
De raad is adequaat geïnformeerd over de wijze waarop Intermaris verantwoording aflegt aan bijvoorbeeld de Autoriteit Woningcorporaties (Aw) en het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW). De raad is goed geïnformeerd over het oordeel dat de externe toezichthouders over Intermaris hebben. Dit omvat de positieve resultaten van de Governance Check van de Aw en het verlengen van het borgingsplafond door het WSW.
De raad monitort de voorgenomen wijzigingen in de governancecode voor woningcorporaties en voert standaard jaarlijks integraal een toets uit op de toepassing van de vigerende code. De raad – in de regel via de commissie governance en remuneratie – laat zich goed informeren over
beleidsontwikkelingen en nieuwe inzichten op het terrein van toezicht.
Toezicht bij het visitatietraject
In nauw overleg met bestuur is het selectieproces voor de visitatieronde die in 2019 plaatsvond ingericht. Wij hebben goedkeuring verleend aan de bureaukeuze en de opdrachtverlening aan Ecorys. In 2019 is de visitatie uitgevoerd over de jaren 2015-2018. Wij verwijzen naar de website voor het rapport en de resultaten. Wij kijken terug op een goed proces met voor Intermaris mooie resultaten.
Toezicht op uitkomsten Aedes Benchmark
De raad is alert op de ontwikkeling die Intermaris doormaakt in de Aedes Benchmark. De raad voert mede vanuit dat perspectief het gesprek met het bestuur over reputatie en klantgericht werken vanuit Intermaris.