Fase 1 Ontwikkelfase
Gedurende de eerste fase van het contract is het doel om in samenwerking en –spraak tussen op-drachtgever en opdrachtnemer vast te stellen welke werkelijke beheer- en onderhoudsinspanningen dienen te worden uitgevoerd. Wijzigingen kunnen bijvoorbeeld voortkomen uit de optimalisatie van het ontwerp, de werkelijke kwaliteit van de aangelegde infrastructuur, het uiteindelijk gekozen materieel van de vervoerder en andere omstandigheden. Ook zal deze fase gebruikt worden om de uiteindelijke rol-verdeling tussen strategisch beheerder , de tactisch beheerder, zijn onderaannemers, de vervoerder en de omgeving (overige beheerders) nader vorm te geven en in te vullen. Daarnaast wordt in deze fase door de tactisch beheerder geadviseerd in het ontwerp- en realisatieproces.
De tactisch beheerder zal op basis van dit contractbeheerplan:
1. beheerplannen (instandhoudingsplan) met looptijd van 20, 5 en 1 jaar, opstellen en actualiseren;
2. Aanbestedingen uitvoeren voor onderhoudswerkzaamheden als gedelegeerd opdrachtgever na-mens de PZH ;
3. Op basis van het normenkader onderhoudsnormen ontwikkelen.
4. Verbetervoorstellen doen in afstemming met ontwerp, realisatie en vervoerder.
5. Een KPI-meetsysteem ontwikkelen waarmee de KPI’s gemeten kunnen worden.
6. V&G-plan en Calamiteitenplan opstellen en onderhouden.
7. Het beheer na oplevering van de infrastructuur moeten overnemen, inclusief de garanties op diver-se subsystemen. Hierover zullen afspraken met het realisatieteam en aannemer gemaakt moeten worden.
De tactisch beheerder neemt in deze periode maatregelen die er voor zorgen dat ze zo spoedig moge-lijk, doch uiterlijk tegen het eind van deze periode:
1. Bekend is met het verband tussen de haar ter beschikking staande middelen, haar werkzaamhe-den, haar operationele doelen en de uitkomsten daarvan;
2. Bekend is met de interactie-effecten tussen haar werkzaamheden, operationele doelen en de uit-komsten daarvan, en die van de vervoerder(s) die van de spoorinfrastructuur gebruik maken;
3. Bekend is met de levenscycluseffecten van de wijze waarop zij de spoorinfrastructuur beheert;
4. Bekend is met de risico’s die haar werkwijze met zich mee brengen voor de prestaties ten aanzien van de kwaliteit van de infrastructuur en van het beheer ervan;
5. In staat is om haar bedrijfsvoering met betrekking tot het tactisch beheercontract te richten naar de onder hierboven bedoelde kennis.
Voor de strategisch beheerder is het in deze fase van belang dat de voorspellingen voor de beheerin-spanningen door de tactisch beheerder op een transparante wijze tot stand komen.
Fase 2 Testfase
In de testfase is de tactisch beheerder in staat om de werkelijk gerealiseerde infrastructuur als basis voor zijn nieuwe beheerplan te gebruiken. Er worden afwijkingen vastgesteld ten opzichte van de ver-onderstelde kwaliteit van de infrastructuur en deze worden verwerkt in de geactualiseerde beheerplan-nen. Als resultaat van deze fase zullen de "assets" door het realisatie team worden overgedragen aan het beheerteam.
Fase 3 Proefbedrijf
Op de gerealiseerde en geteste infrastructuur gaat de vervoerder proefrijden, waarbij de dienstregeling wordt uitgevoerd zonder reizigers. Dit is bedoeld voor het testen van de interactie tussen het materieel en de infrastructuur, het testen en inregelen van systemen, beveiligingen, verkeerssituaties en -systemen en werkprocessen. Een en ander in relatie tot de veronderstelde dienstregeling.
Tijdens deze fase zal de tactisch beheerder eventuele verbetervoorstellen indienen in afstemming met de vervoerder en aanpalende beheerders die gericht zullen zijn op de verbetering van het vervoerssys-teem, de organisatie of de kostenefficiëntie van de beheerinspanningen.
Fase 4 Optimalisatiefase
Na optimalisatie en vaststelling van de scope en inspanning van de beheeractiviteiten kan de tactisch beheerder een onderbouwde prognose maken van de inspanningen die noodzakelijk zijn voor het be-heer. De vervoerder gaat diens dienstregeling mèt reizigers rijden.
Fase 5 Prestatiefase
Op grond van de ervaringen in de Ontwikkelings- en Optimalisatiefase worden de verantwoordelijkhe-den en bevoegdheverantwoordelijkhe-den duidelijk voor alle partijen. Deze vormen dan ook het uitgangspunt voor de pres-tatiefase. In deze fase dient de voorspellende waarde van de beheerplannen te worden verbeterd en de prestaties van de KPI´s te worden bijgesteld naar een reëel niveau voor de prestatiefase. De laatste fase van het tactisch beheercontract wordt gebruikt om het geoptimaliseerde beheer uit te voeren op basis van prestatie eisen uit het PvE tactisch beheer en de ontwikkelde KPI’s en inzichten uit de eerde-re fasen. Ook wordt de overdracht voorbeeerde-reid naar een eventuele andeeerde-re partij, die na aanbesteding van een volgende opdracht het beheer en onderhoud dient te gaan overnemen. Hiervoor is een grote hoeveelheid actuele en historische informatie nodig over de staat van de infrastructuur op basis waar-van de nieuwe partijen hun inschrijving kunnen maken.
5 Kritische Prestatie Indicatoren
De beleidskeuze van de provincie om het tactisch en operationeel beheer aan te besteden, en zich daarmee te beperken tot de rol van strategisch beheerder betekent, dat de contractrelatie tussen de provincie en de marktpartijen gestuurd wordt op zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren (vanaf hier: KPI’s). Indicatoren die een weergave zijn van de belangrijkste parameters voor het functioneren van het vervoerssysteem RGL, in het bijzonder de infrastructuur en het functioneren van de tactisch beheerder op basis van het overeengekomen contract.
In de contractrelatie tussen de strategisch en tactisch beheerder worden de KPI´s onderscheiden ten aanzien van:
- het vervoerssysteem en de infrastructuur - de contractprestatie van de tactisch beheerder
Ten aanzien van de dienstregeling en het materieel worden in genoemde contractrelatie geen prestatie-indicatoren opgenomen. Deze componenten maken al onderdeel uit van de contractrelatie tussen de provincie en de vervoerder, die ook voor inkoop en beheer en onderhoud van het materieel gaat zorg-dragen. Gegevens over het presteren van de vervoerder op deze onderdelen kunnen worden opge-vraagd door de tactisch beheerder, voor zover relevant voor de analyse van de prestaties van het ver-voerssysteem. Eveneens kan de vervoerder gegevens over de kwaliteit van de infrastructuur met bijho-rende voorzieningen bij de tactisch beheerder opvragen voor zover relevant voor de analyse van de prestaties van de vervoerder.
Ook dient het systeem de samenhang tussen de verschillende KPI’s in de vorm van systeemeffectiviteit te meten en moet het mogelijk zijn de KPI’s en de systeemeffectiviteit af te zetten tegen de kosteneffici-ëntie. Daarnaast biedt het een instrument om de samenhang tussen prestatie, inspanningen en kosten van het beheer uit te drukken. Dit systeem zal ook worden gebruikt om de kostenbesparingen over de levensduur als gevolg van een verbetervoorstel te berekenen.